Come mantenere connessi i team virtuali (con Ben Hoffman di cityHUNT)

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Tim ReitsmaChe il tuo team sia distribuito o lavori in ufficio, coinvolgimento e connessione sono due ingredienti fondamentali per creare un ambiente di lavoro sano. Ma come possiamo creare e mantenere connessioni in un mondo virtuale attraverso caffè online o eventi di squadra? Beh, sì, entrambi sono ottimi. Nell'episodio di oggi parlerò delle connessioni in un mondo virtuale con Benjamin Hoffman, fondatore di cityHUNT, un'azienda costruita attorno a una semplice missione: offrire ai team relazioni più forti e significative.

Grazie per averci seguito. Sono Tim Reitsma, il conduttore di People Managing People. Benvenuti al podcast. Siamo persone che gestiscono persone e vogliamo guidare e gestire meglio. Siamo proprietari, fondatori, imprenditori, responsabili intermedi e leader di team che gestiscono persone. E sì, ci occupiamo di risorse umane, ma non siamo le Risorse Umane, almeno non nel senso tradizionale. Siamo in missione per aiutare le persone a guidare e gestire i propri team e le proprie organizzazioni in modo più efficace. Quindi, se vuoi guidare e gestire meglio, se vuoi diventare un leader organizzativo migliore e un manager più efficace, unisciti a noi. Continua ad ascoltare il podcast per trovare i suggerimenti, i trucchi e gli strumenti di cui hai bisogno per assumere, trattenere, gestire e guidare le tue persone e la tua organizzazione in modo più efficace. E mentre ascolti il programma, iscriviti e unisciti alla nostra mailing list su peoplemanagingpeople.com per rimanere aggiornato su tutto ciò che accade.

Benvenuto al podcast. Ben, come stai?

Ben Hoffman Fantastico. Grazie. Sono davvero entusiasta di essere qui.

Tim ReitsmaÈ fantastico. Racconta ai nostri ascoltatori qualcosa di te e della tua azienda. Ci piace sapere chi sei.

Ben HoffmanCerto. Ho iniziato questa azienda nel 2000 alla NYU. Studiavo teatro, stavo per laurearmi e ho deciso che non volevo fare teatro nel modo tradizionale, quindi dovevo trovare un'alternativa.

Con il mio socio di allora abbiamo iniziato a organizzare cacce al tesoro e tour dei pub con macchine fotografiche Polaroid, per divertimento, per i nostri amici. Poi le persone ci hanno chiesto se potevamo farlo per feste di compleanno e addii al nubilato. Abbiamo pensato: certo, è il nostro modo divertente di creare un'esperienza teatrale. Un giorno qualcuno ci ha chiesto se potevamo organizzarlo per un evento aziendale di team building. Ho risposto: certo, qual è il vostro budget? Ci hanno detto il budget e ho pensato: sì, è proprio quello che facciamo. Siamo un'azienda di team building, ovviamente.

Poi ho dovuto imparare come costruire un'azienda di team building, ma tutto si collegava a ciò che avevo capito essere la mia passione: la psicologia positiva, la gamification e la creazione di esperienze coinvolgenti. Negli ultimi anni ho spostato gran parte della mia energia e del mio tempo verso la consapevolezza e la presenza nel momento. Abbiamo iniziato con le Polaroid, siamo passati alle fotocamere digitali, ci siamo espansi a livello nazionale e poi sono arrivati i nuovi iPhone, così abbiamo creato app. Cerchiamo davvero di capire, parlando con i nostri clienti, come costruire esperienze che permettano alle persone di conoscere meglio se stesse, gli altri e l'ambiente circostante.

Ora una di queste cose è un po' diversa. Le persone non possono più vivere l'ambiente allo stesso modo quando partecipano a queste esperienze, quindi abbiamo creato un'esperienza completamente nuova, basata sul mondo in cui viviamo oggi. È stato un periodo molto interessante, impegnativo, ma anche straordinario e gratificante, con tutto ciò che sta accadendo.

Tim ReitsmaSì, il mondo è sicuramente cambiato: dai primi tempi delle Polaroid al digitale, ai telefoni e ora al lockdown. Uscire e organizzare un evento di team building o una caccia al tesoro oggi deve essere molto diverso. Come avete cambiato approccio in questo periodo?

Ben HoffmanÈ cambiato drasticamente. Stavamo crescendo molto e l'anno scorso avevo introdotto una nuova idea: rendere straordinario il mondo per gli altri. Come potevamo costruire qualcosa del genere? Organizzavamo moltissimi eventi aziendali, collaboravamo con organizzazioni non profit, portavamo le persone fuori a giocare e ampliavamo la nostra tecnologia. Poi, a marzo, tutto si è fermato. Tutti gli eventi aziendali sono stati cancellati. Abbiamo quindi iniziato a creare nuovi giochi tramite Zoom, utilizzando la nostra tecnologia e un'esperienza a due schermi: cacce al tesoro, quiz, progetti artistici e giochi investigativi.

I clienti ce li chiedevano e noi li realizzavamo, ma non erano sinceramente divertenti quanto avrei voluto. Le connessioni non si creavano. Le persone erano esauste per tutte quelle videoconferenze e le esperienze non raggiungevano il livello a cui eravamo abituati. Così abbiamo fatto un passo indietro, raccolto i dati di tutti i giochi e analizzato cosa piaceva davvero alle persone, dove sentivano una connessione e quando si dimenticavano di essere su Zoom.

Abbiamo raccolto quei dati e creato un'esperienza con il meglio di tutto. Oggi offriamo soprattutto questo: prendiamo le parti migliori di ogni gioco e le combiniamo in un'esperienza di un'ora, alla quale le persone possono partecipare comodamente da casa continuando a divertirsi e a connettersi. Ci sono molte risate, sorrisi e un ritmo molto veloce. L'obiettivo più importante è permettere alle persone di vedersi in un modo diverso, più leggero, rispetto a come si sono vissute negli ultimi tempi.

Tim ReitsmaParlavo ieri con un amico di come si è svolta la mia settimana. Ho iniziato a contare tutte le chiamate e le videochiamate a cui ho partecipato. Il venerdì, alla fine della giornata, alcuni di noi si incontrano per un'altra videochat, di solito con una birra in mano. È un ottimo modo per concludere la giornata, ma sono stanco di guardare le persone attraverso uno schermo. In che modo aggiungere questo elemento di divertimento favorisce una connessione più profonda?

Ben HoffmanDeve essere proprio così, perché è difficile. Anch'io mi sento allo stesso modo. Sono stanco e cerco di limitare il numero di riunioni e di chiedermi se siano davvero necessarie. Passo molto più tempo nella natura, ma durante i giochi cerchiamo di dare a tutti un momento per brillare. Chiediamo alle persone di togliere l'audio, salutare qualcuno, condividere una risposta o raccontare una preferenza. In questo modo costruiamo piccoli momenti di connessione in cui sembra di non essere più su Zoom.

Alla fine le persone si muovono, scattano fotografie, tornano e condividono ciò che hanno fatto. Abbiamo musica, ottimi conduttori e molte conversazioni spontanee. Non sai mai quando potresti essere coinvolto, un po' come in un quiz televisivo, e quando succede tutti fanno il tifo per te.

È un momento davvero bello quando tutta la tua azienda pronuncia il tuo nome e fa il tifo per te perché hai indovinato la risposta. Facciamo anche sondaggi, ad esempio chiedendo a cento persone quale sia il dolce preferito per le feste: biscotti, caramelle o altro. Quando qualcuno risponde correttamente, tutti festeggiano insieme.

Tim ReitsmaÈ interessante che ci sia questo elemento personale. Non si tratta soltanto di un altro quiz online. Perché è così importante aggiungere un tocco personale? Cosa produce questo nelle persone?

Ben HoffmanIn tutti i nostri giochi cerchiamo di personalizzare l'esperienza, capire chi sono le persone, cosa amano e ascoltarle. Così il gioco non sembra qualcosa di casuale. Deve essere rilevante. È divertente imparare qualcosa gli uni sugli altri, e questo è ciò che abbiamo perso. In ufficio imparavamo a conoscerci quasi senza pensarci, attraverso le conversazioni spontanee. Online è diverso, quindi cerchiamo di scoprire cosa interessa alle persone e cosa fanno.

Usiamo spesso il cibo nei nostri giochi. Chiediamo qual è il loro piatto preferito o una storia legata al cibo. Sono argomenti con cui le persone si sentono a proprio agio. Abbiamo perso quelle conversazioni casuali, come chiedere a qualcuno come sta mentre ci si incontra vicino alla macchina del caffè o al distributore dell'acqua.

Tim ReitsmaHo sentito qualcuno dire di sentirsi quasi in colpa per avere una conversazione che non riguardi il lavoro. In ufficio ci saremmo presi un caffè o avremmo parlato vicino al distributore dell'acqua. Ora le persone possono guardare il calendario di un collega e chiedergli di partecipare a un caffè virtuale. Perché è così importante?

Ben HoffmanSiamo esseri umani. Ci piace connetterci a un livello profondo, condividere uno spazio e stare insieme. Amiamo la comunità. Nel profondo, ci piacciono quei momenti, indipendentemente dalle parole. È ciò da cui proveniamo: siamo esseri sociali. Quando ci sentiamo isolati, cerchiamo di creare esperienze che siano un antidoto all'isolamento, in cui le persone si sentano parte di una comunità e di qualcosa di più grande di loro.

Quando siamo con altre persone è più facile essere presenti nel momento, invece di rimanere soli con i nostri pensieri giorno dopo giorno davanti allo schermo di un computer.

Tim ReitsmaPer le persone che ci ascoltano, fondatori, manager o membri di un'organizzazione, cosa possiamo fare diversamente per favorire la connessione?

Ben HoffmanPenso che sia importante fare domande, ascoltare e creare uno spazio senza cercare subito di risolvere il problema. Con i miei team facciamo una chiamata quotidiana. Iniziamo condividendo qualcosa di positivo che sta accadendo nella nostra vita o al lavoro e poi chiediamo se c'è qualcosa che potrebbe diventare ancora più positivo. Non abbiamo molte riunioni: facciamo questa, che è breve, e mi permette di sapere come stanno vivendo le persone.

Celebriamo ciò che funziona e affrontiamo ciò che ha bisogno di aiuto, in un ambiente sicuro e senza giudizio. Se qualcuno ha bisogno di fare un pisolino o di uscire a fare una passeggiata, lo incoraggio. Preferisco che si prenda cura di sé e torni pienamente presente, piuttosto che lavorare in condizioni di esaurimento.

Tim ReitsmaCome hai creato un livello di vulnerabilità tale per cui le persone si sentono libere di condividere queste cose?

Ben HoffmanDevi essere vulnerabile per primo. È un processo dall'alto verso il basso. Cerco di essere presente e consapevole, facciamo esercizi di respirazione insieme e, se ho bisogno di supporto, lo dico apertamente. Se chiedo alle persone di vivere in questo modo, devo dimostrare di farlo anch'io.

Parlo delle mie meditazioni, dei miei pisolini e di ciò che faccio per prendermi cura di me. Durante il COVID ho capito che le persone devono prendersi cura di se stesse prima di poter prendersi cura degli altri. Ho dovuto riconoscere quanto la mia identità fosse legata al successo dell'azienda e agli apprezzamenti ricevuti. Quando tutto si è fermato, ho capito quanto fossi stanco e ho dovuto lavorare su me stesso per essere più presente con il team, i clienti e i partner.

Tim ReitsmaLa vulnerabilità può spaventare, e insieme alla vulnerabilità c'è l'empatia. Quando il mondo si è fermato, dovevamo essere vulnerabili e avvicinarci ai nostri team con empatia, perché non sappiamo cosa stia accadendo nella vita o nella casa degli altri. Diresti che vulnerabilità ed empatia sono collegate alla creazione di una connessione?

Ben HoffmanCertamente. Aggiungerei la presenza, cioè l'essere nel momento. Tutto riconduce a una domanda: posso essere qui con te adesso? Indipendentemente da ciò che sta accadendo, questo è il significato della connessione. Se non riesci a stare con te stesso in uno spazio tranquillo, è molto difficile riuscire a stare in quello spazio con gli altri.

Tim ReitsmaNel mondo virtuale Slack, email e messaggi arrivano continuamente. In che modo si può creare un ambiente in cui le persone riescano davvero a connettersi?

Ben HoffmanQuando le aziende ci coinvolgono, voglio che l'esperienza sia così straordinaria da non sembrare un'altra videochiamata. Nella vita quotidiana cerco di limitare le riunioni e di essere consapevole di quando invio un messaggio. Mi chiedo se sia davvero necessario e se sto entrando nella vita di qualcuno in quel momento. Cerco di incoraggiare il team a fermarsi, respirare e rallentare.

Tim ReitsmaPer chi vuole creare connessioni più significative, cosa consigli? Alcune persone amano stare davanti alla videocamera, altre non vogliono fare un'altra videochiamata.

Ben HoffmanAbbiamo capito che non tutti vogliono stare davanti alla videocamera. Alcuni preferiscono partecipare come pubblico, altri vogliono essere coinvolti direttamente. Va bene in entrambi i casi. Dobbiamo incontrare le persone nel punto in cui si trovano, invece di presumere che tutti si connettano nello stesso modo.

Abbiamo anche definito modalità di comunicazione chiare: se rispondo a un'email entro 24 ore lavorative, per qualcosa che serve in giornata si può mandare un messaggio e, per un'urgenza, telefonare. Le conversazioni su Slack possono rimanere informali. In questo modo le aspettative sono condivise e diminuiscono incomprensioni e sofferenze.

Tim ReitsmaÈ importante stabilire queste aspettative, soprattutto quando una nuova persona entra nel team.

Ben HoffmanSì, e bisogna anche lasciare scelta. Chiedo sempre se quel sistema funziona per loro e se preferiscono comunicare in un modo diverso. Non voglio imporre un metodo che non sia adatto a tutti.

Tim ReitsmaParliamo di creare connessione in un mondo virtuale: la comunicazione è una parte fondamentale. Sembra che lo straordinario sia uno dei valori fondamentali di cityHUNT.

Ben HoffmanLo è. In passato parlavamo di rendere il mondo più straordinario per gli altri. Ora sento più forte l'idea di essere più straordinari insieme. Voglio creare momenti in cui tutti vivono la stessa esperienza, ridono e condividono energia.

Tim ReitsmaQualche settimana fa abbiamo giocato a due verità e una bugia e abbiamo imparato moltissimo sulle persone dell'azienda. Non serve molto per creare connessioni significative e non deve essere qualcosa di forzato. Hai sentito parlare di divertimento forzato?

Ben HoffmanSì, ed è proprio ciò che cerchiamo di evitare. Dobbiamo vivere l'esperienza insieme, ma ognuno deve trovare il proprio spazio. Ciò che è divertente per me potrebbe non esserlo per te. Per questo costruiamo esperienze abbastanza diverse da permettere a tutti di trovare il proprio modo di partecipare.

Anche chi preferisce restare nel pubblico può divertirsi, fare il tifo e partecipare a livello energetico. Dopo l'evento le persone possono continuare a parlare dell'esperienza. È importante anche eliminare le distrazioni: disattivare le notifiche e stare davvero con gli altri.

Tim ReitsmaÈ importante sentirsi autorizzati a dire che non è il momento giusto per parlare e proporre un altro orario. Spesso chiediamo attenzione mentre l'altra persona è distratta, e questo crea una connessione superficiale invece di una connessione profonda.

Ben HoffmanEsatto. Prima di contattare qualcuno, fermati e chiediti se sia davvero necessario farlo subito. Pochissime cose sono veramente urgenti. A volte è meglio aspettare la riunione quotidiana. Anche con i miei figli cerco di essere presente, perché cercare di fare tutto contemporaneamente significa non ascoltare davvero nessuno.

Tim ReitsmaEssere presenti è il punto centrale del podcast: creare una connessione in un mondo virtuale richiede spazio e attenzione.

Ben HoffmanEsatto. A volte lasci il telefono da parte e resti semplicemente con l'altra persona, senza un obiettivo particolare. Sono momenti magici: non abbiamo bisogno di ottenere nulla l'uno dall'altro, siamo semplicemente insieme.

Con il mio team faccio anche un esercizio di respirazione alla fine delle chiamate. L'obiettivo è far respirare insieme un miliardo di persone per un minuto al giorno. Chiudi gli occhi, inspiri ed espiri. In questo modo il respiro, la mente e il cuore iniziano a sincronizzarsi e tutto il resto può svanire.

Tim ReitsmaSe non riusciamo a connetterci con noi stessi, come possiamo connetterci con gli altri? Qual è un consiglio pratico per fondatori, manager o membri di un team?

Ben HoffmanDipende dalla cultura del team e da ciò di cui ha bisogno. Un esercizio semplice è respirare insieme per un minuto. Rallenta tutto e aiuta a essere più presenti. Potete iniziare o concludere le riunioni in questo modo.

E poi create esperienze di team building, anche usando soltanto una piattaforma di videoconferenza. Come potete usarla per costruire una comunità, ridere insieme e creare momenti straordinari? Quando penso alle persone intorno alla macchina del caffè o al distributore dell'acqua, penso alle risate. Possiamo ricreare virtualmente quei momenti di risate, entusiasmo e condivisione.

Stiamo organizzando molte feste aziendali virtuali. Abbiamo preso il meglio delle nostre attività e lo abbiamo adattato al tema delle feste, con quiz, cacce al tesoro e altri elementi. Non stiamo cancellando l'esperienza: la stiamo reinventando. Il momento migliore di una festa è quando le persone ridono, sorridono, fanno il tifo e stanno insieme. Questo è possibile anche virtualmente.

Tim ReitsmaPer chi sta organizzando una festa aziendale, la domanda è: quali obiettivi vuoi raggiungere? Vuoi semplicemente inviare un buono regalo o creare un'esperienza? Le persone possono trovarti su cityHUNT.com, giusto?

Ben HoffmanSì. Sto anche lavorando a un libro. Puoi visitare il mio sito, BenjamínPeaceHoffman.com, per scoprire su cosa sto lavorando. Parlo di consapevolezza, team building, abbondanza interiore, vitalità fisica ed emotiva e sostenibilità finanziaria. Sto cercando di raccontare il passaggio da imprenditore concentrato sul lavoro a imprenditore più consapevole e socialmente orientato, condividendo le esperienze, le difficoltà e gli strumenti che ho ricevuto da persone meravigliose.

Puoi trovare informazioni su di me in quei due luoghi. Al momento non sono molto presente sui social media, perché mi sto prendendo una pausa.

Tim ReitsmaPer chi ci ascolta e sta pensando a eventi di team building, Ben ha scritto un ottimo articolo per peoplemanagingpeople.com. Visitate il sito e iscrivetevi per non perdere i nuovi articoli. È stato un piacere parlare con te oggi. Grazie per essere stato con noi.

Ben HoffmanGrazie a te. È stato bellissimo. Mi piace molto il lavoro che fai per aiutare le persone a connettersi in modi più profondi e significativi.

Tim ReitsmaGrazie. A tutti i nostri ascoltatori: visitate il sito e iscrivetevi. Fateci sapere quali argomenti vorreste ascoltare e condividete il vostro feedback. Buon pomeriggio a tutti e a presto.