Come Mantenere un’Eccellente Esperienza del Candidato Durante una Crescita Rapida
Creare un’ottima esperienza per i candidati è fondamentale se desideri assumere le persone giuste per i tuoi ruoli.
Se da un lato il processo di assunzione è un momento entusiasmante all'interno di un’organizzazione, dall'altro non è privo di sfide e c'è il rischio che si verifichino esperienze negative per i candidati.
Quando si tratta di inserire nuovi membri rapidamente, la maggior parte inizierà a parlare di automazione e di marketing su larga scala rivolto ai candidati.
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Tuttavia, potresti notare che i tuoi punteggi di feedback dai candidati, sia nei sondaggi che su Glassdoor, iniziano a scendere di conseguenza.
Perché?
Perché esiste la falsa convinzione che una buona esperienza per il candidato e assumere rapidamente su larga scala siano aspetti che si escludono a vicenda.
Ma non è vero!
Durante la mia esperienza in una FAANG, ho raddoppiato il numero di dipendenti in EMEA mentre contemporaneamente raddoppiavo il nostro punteggio di feedback dei candidati.
Questo articolo spiegherà come io e il mio team abbiamo raggiunto questo risultato. Ma prima, una rapida definizione.
Cos’è l’esperienza del candidato?
L’esperienza del candidato è ciò che i candidati vivono durante il tuo processo di selezione.
Essa è influenzata da fattori come comunicazione, lunghezza, difficoltà, qualità dei colloqui e l’efficienza complessiva del processo.
Perché è importante l’esperienza del candidato?
Lavorare per creare una esperienza positiva per i candidati offre molti vantaggi, tra cui:
- Chiudere più assunzioni
- Ricevere candidati di qualità superiore
- Prendere decisioni di assunzione migliori
- Risparmiare tempo e risorse internamente
- Costruire un employer brand più forte.
Può persino incidere sull’engagement e la fidelizzazione dei dipendenti, poiché i collaboratori faranno attenzione a come vengono trattati i candidati—alcuni dei quali potrebbero essere loro referenze!
Come creare una ottima esperienza per i candidati
Ecco le mie strategie per bilanciare la crescita con una buona esperienza dei candidati, così da evitare che la tua azienda venga vista come una realtà che tratta i candidati come semplici numeri in una macchina della lotteria.
Esaminando i punti seguenti, è importante riflettere su tutti i touchpoint che avrai e come utilizzarli al meglio per rafforzare le relazioni con i candidati della tua azienda.
Crea un piano di acquisizione talenti chiaro
Sembra un concetto base e forse meno direttamente correlato, ma iniziare con un buon piano talenti, sia all’inizio del trimestre, dell’anno o dopo un nuovo round di finanziamenti, è fondamentale.
Incontra tutti i leader aziendali e assicurati di pianificare un momento per discutere della salute del loro team e di come gli obiettivi di business influiranno sulle risorse necessarie.
Nei miei incontri, affronto sempre i seguenti punti:
Risorse e competenze attuali
- Quali attività trovano semplici e quali sono i punti di forza dell’attuale team?
- Chi sono i talenti di punta, c’è un potenziale candidato destinato a una promozione e dobbiamo coprire quel ruolo?
Gap di competenze
- In che cosa il team ha riscontrato maggiori difficoltà?
- Per quali competenze è necessario assumere rispetto a quelle che è meglio sviluppare internamente (collaborando, se necessario, con formazione e sviluppo)?
- Chi non sta raggiungendo le aspettative e dobbiamo iniziare a pensare di sostituirlo?
La qualità delle job description e dei colloqui strutturati dipende dall’accuratezza di queste analisi.
Spesso c’è la tentazione di riutilizzare vecchie job description, annunci e domande da colloquio, ma ti consiglio di rivederli e chiederti se sono davvero utili per queste nuove assunzioni.
Risparmierai molto tempo in seguito se non sarai costretto a continuare a rivedere le job description.
Stiamo assumendo per rispondere alla crescita o per generare crescita?
In realtà è una distinzione molto importante. Di solito, in team come prodotto, ingegneria o supporto, si assume per rispondere alla crescita, mentre i team commerciali sono quelli che creano crescita.
Assicurati di parlare con la leadership per garantire un equilibrio fra i due tipi di assunzione (i ruoli che generano fatturato dovrebbero quasi sempre essere la priorità!).
Cosa succede se non assumiamo?
Questa è una base di riferimento fondamentale per tutti—Talent e business—per comprendere e ricordare quale sarebbe l’impatto. Permetterà a Talent di continuare la ricerca delle persone giuste e al responsabile aziendale di essere reattivo nelle decisioni.
Prioritizzazione tra ruoli
Se ci sono diversi ruoli e lavori con molti partner aziendali, non potrai occupare tutte le posizioni contemporaneamente—specialmente quando il numero supera i 30 ruoli che richiedono ognuno molta ricerca.
Far riflettere il responsabile aziendale sulla priorità fin dall’inizio ti aiuterà, nel tempo, a stabilire le tue stesse priorità e quelle del Team Talent.
Questo significa che, quando sei pronto a pubblicare una posizione, eviterai di far perdere tempo ai candidati coinvolgendoli per poi congelare la ricerca senza motivo, o di dover riscrivere continuamente la descrizione della posizione durante il processo.
Perdere tempo è una delle principali cause di una cattiva esperienza per i candidati, seguita da processi di selezione frustranti.
Per approfondire, leggi il mio articolo sulla creazione di un piano assunzioni sostenibile.
Rendi il processo collaborativo
Se qualcuno di voi ha lavorato per un’azienda Amazon probabilmente sarà stanco di sentirlo dire, quindi provo a riformularlo: "Cosa serve per portarci lì?".
Dovresti avere una stima approssimativa di numeri come i tassi di chiusura; ad esempio, nella tua azienda potrebbero essere necessarie 4 accettazioni ogni 5 offerte. Se conosci il numero esatto per il tuo business, allora puoi partire da qui—una piramide invece di un imbuto.
Questo offre una stima indicativa dell’entità del lavoro. Da lì puoi iniziare ad applicarlo al tuo strumento di gestione progetti preferito—Kanban per una panoramica oppure Gantt nel caso di un blitz assuntivo di breve termine, ad esempio.
Qui sotto c’è un esempio di una mia Kanban board con almeno una stima di massima degli obiettivi da raggiungere.
Il passo successivo è fondamentale: condividi la mappatura del progetto con il responsabile delle assunzioni e con il team di assunzione!
Rendi il processo collaborativo e invitali a partecipare. Così potranno sentirsi più coinvolti e responsabili.
Tutti devono essere consapevoli di cosa c’è in programma nel calendario e, se la crescita è ciò che serve al business, allora tutti devono mettere l’assunzione in cima alle priorità. Questo significa sapere anche quanto tempo servirà loro per partecipare al processo di selezione.
Non importa quanto sia snello il tuo processo di selezione, resta comunque un’attività che richiede tempo. Rendere le assunzioni più collaborative aiuterà a distribuire meglio il carico di lavoro e migliorare l’esperienza per tutti.
Assicurati che i colloqui siano efficienti e coinvolgenti
Quando dico efficienti, non intendo che il processo debba essere affrettato—assolutamente no!
Tuttavia, se stai crescendo molto velocemente, potresti dover gestire molti colloqui e sfruttare al meglio il tempo a disposizione diventa fondamentale.
Ecco una semplice guida su cosa controllare per garantire che i candidati abbiano un’esperienza positiva.
Passo 1: Standardizza il processo di selezione.
Questo ti aiuterà a confrontare rapidamente i candidati tra loro e a ridurre al minimo l’insorgere di pregiudizi.
Passo 2: Rivedi le domande che poni ai colloqui e in quale fase le poni.
Inizia con le domande che ti offriranno informazioni sulle competenze che hai definito essenziali per questo ruolo; dopo passa alle competenze più auspicabili. In questo modo passi da candidati idonei ai candidati migliori.
Assicurati che siano domande ben progettate che puntino ad approfondire l’esperienza del candidato. In caso di dubbi chiedi sempre Cosa, Come e Perché.
Raccontami di una volta in cui hai portato a termine una trattativa particolarmente difficile con un cliente. Cosa c’era di difficile? Come hai risolto la situazione? Perché hai scelto proprio quella modalità/informazione/strategia rispetto ad un’altra?
Fase 3: Rivedi le valutazioni
Assicurati che qualsiasi valutazione sia adeguata allo scopo e al ruolo che offri. Deve essere stimolante ma anche non troppo lunga né per il candidato né per te che dovrai rivederla. Non vuoi rischiare di sconfinare in un recruiting vampiresco.
Per approfondire il tema dei colloqui focalizzati e coinvolgenti, leggi il mio articolo su come intervistare qualcuno.
Non dimenticare le basi
Nonostante si parli spesso di colloqui efficienti, ricordati che, per quanto riguarda l’esperienza dei candidati, il colloquio è il vero momento in cui puoi fare la differenza.
È qui che i candidati trascorrono più tempo con te e, anche se non hai avuto modo di creare una pagina carriere super interattiva e accattivante, offrire un’esperienza piacevole durante il colloquio può farti recuperare punti.
Questo non vuol dire che il colloquio debba essere semplice! La maggior parte dei candidati in realtà preferisce colloqui che li mettano alla prova e li spingano a riflettere sulla propria area di competenza, quindi i consigli di cui sopra sull’efficienza restano validi.
Tuttavia, vorrei attirare la tua attenzione sulle basi che, se fatte correttamente, probabilmente non ti porteranno elogi entusiasti ma, se sbagli, riceverai le critiche che ti spettano.
Accertati sempre di:
- Presentarti e spiegare cosa fai in azienda
- Se è il primo colloquio, presenta anche l’azienda
- Fornire il contesto di ciò che vuoi trattare durante il colloquio
- Rassicura il candidato, online o di persona, dicendo che può prendersi una pausa per bere o andare in bagno se necessario. Siamo tutti umani
- Assicurati di aver letto il loro CV in anticipo e di avere domande pertinenti pronte
- Puntualità: assicurati di essere puntuale (meglio ancora, qualche minuto prima come host)
- Rispetta i tempi e lascia spazio al candidato per fare domande
- Sorridi e mostra curiosità verso la persona che hai davanti!
Sembra elementare ma vedo spesso situazioni in cui vengono dimenticati alcuni di questi punti, e la cosa si nota sempre.
Non costa nulla seguire ciò che è scritto sopra, ma può farti guadagnare molti punti in termini di esperienza per i candidati, rispetto a tutti quegli altri datori di lavoro che invece saltano questi aspetti base e cercano di recuperare con appariscenti siti carriere.
Imposta alcune automazioni per migliorare l’efficienza
Attenzione all’uso della parola “alcune”!
La formula classica è questa: più tempo un candidato dedica ai colloqui con il recruiter, più dovresti restituirgli sotto forma di feedback, attenzione e supporto.
È una relazione reciproca: offrire ottimi feedback ai candidati aiuta sia loro che il tuo team a migliorare.
Ci saranno 1–2 candidati su molti che ne approfitteranno?
Sì, ma ci sono anche tutti gli altri a cui avrai davvero fatto la differenza, umanizzando un processo di ricerca di lavoro a volte molto stressante.
Le moderne piattaforme di tracciamento dei candidati (ATS) e i software di recruiting offrono tanti automatismi, ed ecco alcune soluzioni da sfruttare:
- Email di massa/programmate—utili per comunicare rifiuti, notifiche o concordare le fasi successive coi candidati
- Gestione della pagina carriere per un’ottima prima impressione
- Domande durante la candidatura—inserire alcune domande a risposta chiusa può rendere più fluido il processo di candidatura
- Chatbot che rispondono ad alcune FAQ dei candidati
- Sondaggi sull’esperienza dei candidati—automatizzati in certi momenti del processo di selezione (il mio consiglio è alla fine).
Ad esempio, puoi automatizzare le motivazioni più comuni di rifiuto nella revisione del CV – magari non soddisfano gli standard previsti o si trovano nel fuso orario sbagliato. Puoi creare alcuni modelli per questi motivi ricorrenti.
Basta forse un paio di secondi in più per selezionare la motivazione giusta e, anche se può esserci il timore che alcuni candidati reagiscano male o si lamentino della presunta negatività dell’esperienza, la maggior parte di loro apprezzerà il fatto che hai valutato con attenzione la loro situazione.
È uno specchio della cultura aziendale e li aiuterà anche a capire se candidarsi di nuovo per ruoli futuri!
Puoi anche automatizzare alcune email mentre sposti un potenziale candidato tra le varie fasi e i follow-up; ad esempio, nell’email per programmare le prime fasi, puoi includere un video preregistrato/Loom (o un altro strumento per il video colloquio) in cui spieghi quali saranno i prossimi step del percorso di candidatura.
Ho scoperto che è utile creare una rappresentazione visiva di come sarà il processo di selezione per loro—come fosse una mappa!
Quando non automatizzare
Come già accennato, più tempo il candidato passa a sostenere colloqui, meno comunicazioni automatizzate dovrebbe ricevere.
Non appena arrivano alle fasi più avanzate, inizia a sentirli telefonicamente e ad interagire (puoi esserci tu o il responsabile delle assunzioni).
Devi iniziare a valutare se il nuovo assunto è entusiasta del ruolo. L’entusiasmo non è standard per tutti, quindi assicurati di scavare a fondo nelle loro motivazioni!
Mostra curiosità sulle persone e sulle aspettative dei candidati; potrebbero diventare presto tuoi colleghi! Questo aiuterà anche più avanti, nella fase dell’offerta di lavoro.
Ecco un esempio di processo che seguo:
Alcuni di voi potrebbero già pensare “È un sacco di lavoro!” Sì, lo è, ma la scalabilità richiede impegno e non si può automatizzare tutto a discapito delle relazioni umane.
Le persone assumono persone, non aziende, non algoritmi, non Zapier.
Ricorda i rifiuti non automatizzati
Avrai alcuni candidati che hai scremato o che hanno superato X fasi del processo di selezione ma non sono stati scelti.
Di nuovo, più tempo hanno passato con la tua azienda, maggiore attenzione dovrai dare al loro rifiuto.
Dai un feedback adeguato ai candidati
Il feedback è importantissimo per 2 motivi:
- Dà ai candidati qualcosa su cui lavorare
- Responsabilizza i responsabili delle selezioni e i team sull’effettivo motivo per cui si sta respingendo qualcuno. Questo significa niente più "non sono in linea con la cultura" senza spiegazioni. A volte le risposte al "perché" non sono eccellenti, quindi chi si occupa delle selezioni dovrà approfondire. Spero che tu non porti alla luce qualcosa di brutto, ma è perfettamente possibile!
In EMEA, con la crescita delle DSAR spinte dal GDPR, non si può più negare il feedback e i candidati possono richiedere tutte le loro informazioni inclusi moduli e schede di valutazione.
Assicurati che i team delle selezioni ne siano consapevoli affinché riflettano davvero sul motivo per cui stanno promuovendo o respingendo qualcuno. Chiedi loro di presentarlo come un business case.
Persino Amazon ormai non può più dire di non fornire feedback—dovrei saperlo, ero proprio io a processare le DSAR!
Rivedi regolarmente i feedback e le schede di valutazione dei candidati
Rivedi regolarmente le schede di valutazione del panel di colloquio per verificare se sono all’altezza!
Domande da porsi:
- Stanno fornendo un vero business case?
- C’è un chiaro resoconto delle domande poste e delle risposte ricevute?
- Ci sono abbastanza dettagli?
- La conclusione finale rispecchia il feedback generale o c’è un bias da qualche parte?
Tutto questo ti aiuterà a capire dove potresti dover intervenire e correggere la rotta per i selezionatori che non stanno trattando i candidati allo stesso modo o stanno offrendo una brutta esperienza.
Una scheda di valutazione con tre frasi dopo un colloquio di 45 minuti mi fa pensare che qualcuno non abbia proprio prestato attenzione durante l’intervista!
Puoi controllare molto del processo, ma le interazioni durante il colloquio costituiscono la maggior parte dell’esperienza del candidato. Devi monitorare e segnalare dove vedi che gli standard non sono rispettati.
Quando parli con il candidato dopo i colloqui, o all’ultima fase, chiedigli come ha vissuto l’esperienza di selezione fino a quel momento.
Consigli extra
Ricorda che le persone sono più propense a lasciare una recensione negativa piuttosto che una positiva. Assicurati di lasciare meno persone con un'esperienza davvero negativa e tieni sempre sotto controllo il feedback.
Uno o due candidati potrebbero essere scartati durante il processo?
Forse—nessun processo è perfetto—ma non vuoi essere conosciuto come l’azienda che non risponde mai alle persone, dà priorità solo ai candidati che passano nel processo e lascia gli altri nel silenzio più totale.
Alcuni consigli extra:
- Organizza meno riunioni: Se hai seguito quanto sopra e il talento, il responsabile delle assunzioni e il team di selezione sono allineati—organizzi meno riunioni. Se hai più di 4 posizioni aperte con lo stesso responsabile delle assunzioni forse servono 2 incontri a settimana ma, altrimenti, limitati a uno solo.
- Non risparmiare sulla pianificazione. Dedica il 10% di tempo in più alla pianificazione rispetto a quello che pensi ti serva.
- Prendi il telefono e chiama la persona. So che pensi di essere super impegnato e di non avere tempo, ma se una chiamata dura 3 minuti (ad esempio per una comunicazione di rifiuto)—fallo e basta. Se ti impegni, puoi gestire tantissime telefonate in mezz’ora!
- Tieni traccia dei dati e delle metriche di reclutamento. Usa un’unica bacheca di project management, ad esempio Kanban, come fonte di verità per verificare se stai raggiungendo i traguardi nei tempi previsti. Se non è così, dai l’allarme prima piuttosto che dopo e preparati a coinvolgere il tuo team o i responsabili delle assunzioni (fai lavorare anche loro nella ricerca!).
Ricorda, offrire una migliore esperienza ai candidati, anche mentre l’azienda cresce rapidamente, non vuol dire prendere decisioni affrettate o fare colloqui facili. Significa avere un processo di assunzione fluido e intervistare con uno scopo preciso.
Partecipa alla conversazione
In bocca al lupo con le tue attività di scalabilità e prendi in considerazione l’uso di alcuni strumenti di automazione per il reclutamento se ti serve supporto in questo ambito.
Se hai domande o vuoi condividere le tue idee, cercami nella People Managing People Community—una community di supporto tra leader HR e business che condivide conoscenze e idee per aiutarti a crescere nella tua carriera e ad avere un impatto maggiore sulla tua organizzazione.
