Come Mantenere una Buona Esperienza del Candidato Durante una Crescita Rapida
Creare una grande esperienza per i candidati è fondamentale se vuoi assumere le persone giuste per i tuoi ruoli. Sebbene il processo di assunzione sia un momento entusiasmante all’interno di un’organizzazione, non è privo di sfide e c’è la possibilità che si insinuino esperienze negative per i candidati.
Con il compito di reclutare nuove risorse rapidamente, molti parlano subito di automazione e marketing su larga scala verso i candidati. Tuttavia, potresti notare che i punteggi di feedback dei candidati, sia nei tuoi sondaggi che su Glassdoor, diminuiscono di conseguenza.
Questo perché c’è il concetto errato che offrire una buona esperienza ai candidati e assumere velocemente su larga scala siano obiettivi incompatibili. Ma durante il mio periodo in una FAANG, ho raddoppiato il numero di dipendenti EMEA raddoppiando allo stesso tempo il nostro punteggio di feedback dei candidati.
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Cos’è l’esperienza del candidato?
L’esperienza del candidato è ciò che i candidati provano attraversando il tuo processo di selezione.
È influenzata da fattori come la comunicazione, la durata, la difficoltà, la qualità dei colloqui e l’efficienza complessiva del processo.
Perché è importante l’esperienza del candidato?
Investire per creare una buona esperienza nei candidati ha molti vantaggi, tra cui:
- Chiudere più assunzioni
- Ricevere candidature di qualità superiore
- Prendere decisioni migliori di assunzione
- Risparmiare tempo e risorse internamente
- Creare un employer brand più forte.
Può perfino influire sul coinvolgimento e sulla retention del personale, dato che i tuoi dipendenti probabilmente presteranno attenzione a come tratti i candidati—alcuni dei quali potrebbero essere proprio loro referenti!
Come creare un’ottima esperienza per i candidati
Ecco le mie strategie per bilanciare la crescita con l’esperienza dei candidati, così da evitare che la tua azienda acquisisca la reputazione di trattare i candidati come numeri in una macchina del Lotto.
Guardando ciò che segue, è importante pensare a tutti i punti di contatto che avrai e a come usarli al meglio per rafforzare il rapporto con i tuoi candidati.
Crea un piano dei talenti chiaro
Sembra banale e magari meno direttamente collegato, ma iniziare con un piano strategico per i talenti, all’inizio del trimestre, dell’anno o dopo un round di finanziamento, è essenziale.
Incontra tutti i leader del business e assicurati di programmare un momento per discutere della salute del loro team e di come gli obiettivi aziendali influenzeranno le risorse necessarie.
Nei miei incontri, tocco sempre i seguenti punti:
Risorse attuali di competenze
- Cosa stanno trovando facile e qual è il punto di forza attuale del team?
- Chi sono le superstar, c’è un candidato promettente da promuovere e serve coprire la sua posizione?
Lacune di competenze
- Con cosa sta incontrando difficoltà il team?
- Quali competenze è necessario assumere dall’esterno e quali sviluppare internamente al team (qui può essere utile il supporto di learning & development)?
- Chi sta avendo performance insufficienti e dobbiamo pensare di sostituirlo?
Le job description e i colloqui strutturati si basano sull’accuratezza di queste informazioni.
Si può spesso essere tentati di riutilizzare vecchie job description, annunci e domande di colloquio, ma ti consiglio di rivederli e valutare se siano davvero utili per queste assunzioni.
Ti risparmierà molto tempo in seguito se non dovrai continuare a rivedere la job description.
Stiamo assumendo per rispondere alla crescita o per creare crescita?
In realtà è una distinzione molto importante. Di solito, in team come prodotto, engineering o supporto, si assume per seguire la crescita, mentre i team commerciali servono a creare crescita.
Assicurati di confrontarti con la leadership per mantenere un equilibrio tra i due tipi di assunzione (i ruoli a generazione di ricavi dovrebbero quasi sempre essere prioritari!).
Cosa succede se non assumiamo?
Questa è una base di riferimento ottima per tutti—sia il team Talent che il business—per capire e tenere a mente quale sarebbe l’impatto. Questo manterrà il team Talent intento a cercare le persone giuste e il responsabile aziendale pronto a prendere decisioni.
Priorità tra le posizioni
Se ci sono più ruoli e lavori con diversi partner aziendali, non potrai ricoprire tutte le posizioni contemporaneamente—soprattutto una volta che si superano le 30 posizioni che richiedono tutte una notevole attività di sourcing.
Far ragionare fin da subito il business leader sulla priorità ti aiuterà in seguito a stabilire le priorità per te stesso e per il Talent Team.
Questo significa che, quando sei pronto a pubblicare una posizione, eviterai di far perdere tempo ai candidati coinvolgendoli per poi bloccare improvvisamente la ricerca, o dover ridefinire continuamente il ruolo durante tutto il processo.
La perdita di tempo è una delle principali cause di una cattiva esperienza del candidato, seguita da processi di colloquio frustranti.
Per un approfondimento su questo argomento, leggi il mio articolo sulla creazione di un piano di assunzione sostenibile.
Rendi il processo un’attività collaborativa
Se avete lavorato per un’azienda come Amazon potreste essere stanchi di sentire questo concetto, quindi ecco una rivisitazione: "Cosa ci serve per arrivarci?".
Dovresti avere un’idea generale di numeri come i tassi di chiusura, ad esempio per la tua azienda potrebbero essere 4 accettazioni ogni 5 offerte. Se hai il dato esatto per la tua azienda, allora puoi lavorare a ritroso—una piramide invece che un imbuto.
Questo ti dà un’idea generale dello sforzo richiesto. Poi puoi applicarlo al tuo strumento di project management preferito—Kanban per una panoramica, Gantt se hai una campagna di assunzioni a breve termine, per esempio.
Qui sotto trovi un esempio di una mia Kanban board con almeno delle cifre indicative da raggiungere.
Il prossimo passo è fondamentale—condividi la mappa del progetto con il responsabile delle assunzioni e il team di recruiting!
Rendi questo processo collaborativo e invitali a partecipare. Così potrai aiutarli ad avere maggiore responsabilità e coinvolgimento.
Tutti devono sapere cosa ci sarà in calendario e, se la crescita è ciò di cui l’azienda ha bisogno, allora tutti devono necessariamente dare priorità all’assunzione, il che significa anche conoscere quanto tempo dovranno dedicare al processo di recruiting.
Non importa quanto sia snello il tuo processo di assunzione, rimane comunque un processo che richiede molto tempo. Rendere le assunzioni più collaborative ti aiuterà a distribuire il carico e a migliorare l’esperienza per tutti.
Assicurati che i colloqui siano efficienti e coinvolgenti
Quando dico efficienti, non pensare subito che il processo di colloquio debba essere affrettato—assolutamente no!
Ma, se stai scalando rapidamente, potresti dover inserire molti colloqui, quindi è cruciale sfruttare al meglio il tempo a disposizione.
Ecco una guida semplice su cosa devi verificare per assicurarti che i tuoi candidati abbiano un’esperienza positiva.
Passo 1: Standardizza il processo di colloquio.
Così sarai in grado di comparare rapidamente i candidati tra loro e ridurre al minimo la comparsa di alcune distorsioni.
Passo 2: Rivedi le domande che poni nei colloqui e quando le poni.
Inizia con le domande che ti daranno insight sulle competenze che hai ritenuto essenziali per questo ruolo, poi passa progressivamente alle competenze più desiderabili. Così passerai dai candidati idonei ai migliori candidati.
Assicurati che siano domande ben formulate e mirate a far emergere davvero l’esperienza. In caso di dubbio chiedi sempre Cosa, Come e Perché.
Raccontami di una volta in cui sei riuscito a concludere con successo una trattativa particolarmente difficile con un cliente. Cosa la rendeva difficile? Come sei riuscito a ribaltare la situazione? Perché hai scelto questa particolare modalità/informazione/strategia invece di un'altra?
Passo 3: Revisiona le valutazioni
Assicurati che qualsiasi valutazione sia adatta allo scopo e al ruolo che devi coprire. Deve essere stimolante, ma anche non troppo dispendiosa in termini di tempo sia per il candidato che per te che la esaminerai. Non vuoi avventurarti nel recruiting vampiro.
Per saperne di più su come condurre colloqui focalizzati e coinvolgenti, dai un'occhiata al mio articolo su come intervistare qualcuno.
Non dimenticare le basi
Con tutte queste discussioni sull'efficienza nei colloqui, non dimenticare che, quando si tratta dell'esperienza del candidato, il colloquio è proprio il momento in cui puoi davvero fare la differenza.
Questo è il momento in cui i candidati passano più tempo con te e, anche se non hai avuto il tempo di creare una pagina carriere super accattivante e interattiva, offrire una bella esperienza durante il colloquio può compensare questo aspetto.
Certo, non significa che il colloquio debba essere facile! In realtà, la maggior parte dei candidati preferisce colloqui in cui vengono messi alla prova e devono riflettere sulla propria area di competenza, quindi i suggerimenti sopra per rendere efficiente il colloquio rimangono pienamente validi.
Tuttavia, quello su cui voglio portare la tua attenzione sono quelle regole di base che, se rispettate, probabilmente non ti faranno guadagnare lodi sperticate, ma, se sbagli, riceverai le critiche che meriti.
Assicurati sempre di:
- Presentarti e spiegare cosa fai all'interno dell'azienda
- Se è il primo colloquio, presenta anche l'azienda
- Fornire il contesto di cosa si andrà a discutere durante il colloquio
- Rassicura il candidato, sia online che di persona: se ha bisogno di fare una pausa per bere o andare in bagno, può farlo. Siamo tutti umani
- Assicurati di aver letto in anticipo il suo CV e di aver preparato domande pertinenti
- Assicurati di essere puntuale (anche qualche minuto prima, come ospitante)
- Gestisci bene il tempo e assicurati che anche il candidato abbia spazio per fare domande
- Sorridi e sii curioso della persona che hai di fronte!
Sembra scontato ma vedo ancora situazioni in cui vengono dimenticate alcune di queste regole e si nota sempre.
Questi piccoli accorgimenti non costano nulla, ma ti possono far guadagnare molti punti nell'esperienza del candidato, in mezzo a tanti datori di lavoro che li saltano per poi magari compensare con pagine carriere molto appariscenti.
Attiva alcune automazioni per aumentare l'efficienza
Nota l'uso della parola "alcune"!
La formula classica è che più tempo un candidato ha investito nei colloqui con il recruiter, più dovresti investire tu nel dargli feedback, consigli e attenzioni.
È una relazione reciproca: fornire un buon feedback ai candidati aiuterà loro e il tuo team a migliorare.
Ci saranno 1 o 2 candidati su molti che ne approfitteranno?
Sì, ma ci saranno tutti gli altri a cui avrai fatto la differenza umanizzando un percorso che può sembrare davvero stressante.
I moderni sistemi di tracciamento delle candidature (ATS) e i software di recruiting includono ogni tipo di automazione, ecco alcune da cui puoi trarre vantaggio:
- Email massive/pianificate: possono essere usate per comunicare rifiuti, notifiche o organizzare i prossimi step con i candidati
- Gestione della pagina carriere per una prima impressione positiva
- Domande nella candidatura: anticipare alcune delle domande più semplici a risposta chiusa può aiutare a snellire il processo di candidatura
- Chatbot che rispondono ad alcune FAQ dei candidati
- Sondaggi sull'esperienza del candidato: automatizzati in punti specifici del processo di colloquio (il mio consiglio è alla fine).
Ad esempio, puoi automatizzare le ragioni più comuni per un rifiuto in fase di screening del CV—forse il candidato non soddisfa la soglia minima di talento o vive in un fuso orario non compatibile. Puoi creare alcuni template per coprire i motivi più ricorrenti.
Bastano forse 2 secondi in più per trovare il motivo giusto e, anche se c'è la paura che qualche candidato possa risentirsi o reagire male raccontando una presunta esperienza negativa, nella maggior parte dei casi i candidati che non vengono scelti apprezzeranno il fatto che tu abbia preso in considerazione la loro situazione e abbia dato una risposta ponderata.
È un riflesso della cultura della tua azienda e permetterà anche ai candidati di capire se candidarsi per i prossimi ruoli!
Puoi anche automatizzare alcune email mentre sposti un potenziale candidato tra le varie fasi e i follow-up; ad esempio, nell’email per programmare i primi step, puoi includere un video pre-registrato/Loom (o un altro strumento di video colloquio) che spiega loro cosa comprenderà la prossima fase del loro percorso di candidatura.
Ho scoperto che è utile creare una rappresentazione visiva di come sarà il processo di selezione per loro—come una mappa!
Quando non automatizzare
Come accennato sopra, più tempo il candidato trascorre in colloqui, meno comunicazioni automatiche dovrebbe ricevere.
Non appena iniziano ad arrivare alle fasi successive, inizia a sentirli al telefono e a interagire (puoi essere tu o il responsabile delle assunzioni).
Devi iniziare a valutare se il nuovo assunto è davvero entusiasta del ruolo. L’entusiasmo non sarà lo stesso per tutti, quindi assicurati di approfondire le loro motivazioni!
Sii curioso riguardo alle persone e alle aspettative dei candidati, potrebbero diventare presto tuoi colleghi! Questo sarà utile anche nella fase di offerta lavorativa.
Ecco un esempio di processo che utilizzo:
Alcuni di voi staranno già pensando “È un sacco di lavoro!” Sì, lo è, ma la crescita richiede molto impegno e non si può automatizzare tutto a scapito delle relazioni umane.
Le persone assumono persone, non aziende, non algoritmi, non Zapier.
Ricorda i rifiuti non automatizzati
Avrai alcuni candidati che hai selezionato o che hanno superato X fasi del processo di colloquio e che non sono stati scelti.
Ancora una volta, più tempo hanno trascorso con la tua azienda e più attenzione dovrà essere prestata al loro rifiuto.
Fornire un adeguato feedback ai candidati
Il feedback è estremamente importante per due motivi:
- Dà ai candidati qualcosa su cui lavorare
- Mantiene i responsabili delle assunzioni e i team di selezione responsabili dei motivi per cui rifiutano i candidati. Questo significa niente più "non sono in linea con la cultura aziendale" senza spiegare il perché. A volte le risposte al "perché" non sono buone, quindi il talent acquisition dovrà approfondire. Spero che tu non debba trovare qualcosa di negativo, ma è possibile!
Nell’area EMEA, con l’aumento delle DSAR imposte dal GDPR, il feedback non può più essere negato, quindi i candidati possono richiedere tutte le loro informazioni comprese le loro schede e i punteggi.
Assicurati che i team di selezione ne siano consapevoli così che riflettano davvero sul perché stanno facendo progredire o rifiutando qualcuno. Fai in modo che lo presentino come un business case.
Persino Amazon non può più affermare di non fornire feedback: dovrei saperlo, ero io a gestire le DSAR!
Rivedi regolarmente il feedback ai candidati e le schede di valutazione
Rivedi regolarmente le schede di valutazione della commissione di colloquio per verificare che siano di qualità!
Alcune domande da porsi:
- Viene presentato un business case adeguato?
- C’è una chiara registrazione delle domande fatte e delle risposte fornite?
- Ci sono dettagli a sufficienza?
- La conclusione finale è coerente con tutto il feedback oppure c'è qualche pregiudizio?
Tutto questo ti darà un’idea di dove potresti dover intervenire per correggere chi conduce i colloqui e non tratta tutti i candidati allo stesso modo o sta offrendo una cattiva esperienza.
Una scheda di valutazione di tre righe su un colloquio di 45 minuti mi fa dubitare che si sia prestata attenzione durante l'incontro!
Puoi controllare molte cose del processo, ma le interazioni durante il colloquio costituiranno la maggior parte dell’esperienza per il candidato. Devi monitorare e segnalare quando non vengono rispettati gli standard.
Quando parli con il candidato dopo i colloqui, o all’ultima fase, chiedi come ha trovato finora la sua esperienza di colloquio.
Suggerimenti bonus
Ricorda che le persone sono più propense a lasciare una recensione negativa che una positiva. Assicurati di lasciare meno persone con un’esperienza davvero negativa e rimani sempre aggiornato sui feedback.
È possibile che uno o due candidati vengano esclusi durante il processo?
Forse—nessun processo è perfetto—ma non vuoi essere conosciuto come l’azienda che non risponde mai alle persone, che dà la priorità solo ai candidati che portano a termine il processo e lascia gli altri ignorati.
Alcuni suggerimenti bonus:
- Fai meno riunioni: Se hai seguito quanto detto sopra e talenti, responsabile delle assunzioni e team di selezione sono sulla stessa lunghezza d’onda—fai meno riunioni. Se hai più di 4 ruoli con lo stesso responsabile forse sono necessarie 2 riunioni a settimana, altrimenti mantienile a una sola.
- Non risparmiare sulla pianificazione. Dedica il 10% di tempo in più alla pianificazione di quanto pensi sia necessario.
- Prendi il telefono e chiama la persona. So che pensi di essere super impegnato e di non avere tempo, ma se una chiamata dura 3 minuti (ad es. una comunicazione di rifiuto o simile)—falla comunque. Se ti metti d’impegno puoi fare tantissime chiamate in mezz’ora!
- Tieni traccia dei parametri di recruiting e dei dati. Usa un’unica board di project management, ad es. Kanban, come fonte ufficiale per vedere se stai rispettando le scadenze. Se così non fosse, dai l’allarme prima e preparati a coinvolgere il tuo team o i responsabili delle assunzioni (falli attivare anche nella ricerca dei candidati!).
Ricorda, creare una migliore esperienza per il candidato, anche durante una crescita veloce, non significa prendere decisioni affrettate o fare colloqui più semplici. Significa avere un processo di selezione fluido e intervistare con uno scopo.
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In bocca al lupo per le tue attività di scaling, e valuta l’utilizzo di alcuni strumenti di automazione del recruiting se hai bisogno di supporto in questo ambito.
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