Cos’è il Preboarding? Guida Esperta 2026
Il preboarding è più di una semplice lettera di benvenuto: è una parte fondamentale per aiutare i dipendenti ad alleviare l’ansia del primo giorno.
Qui parlerò di cosa sia il preboarding, perché è importante, come puoi creare un processo di preboarding di livello mondiale utilizzando soluzioni software per l’onboarding e fornirò un processo in 7 fasi per un preboarding che garantisca un onboarding senza ostacoli.
Cos’è il preboarding?
Il periodo di preboarding copre il tempo tra quando una nuova risorsa accetta l’offerta di lavoro e il giorno in cui mette piede per la prima volta in ufficio (fisico o virtuale!).
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Ciò che la tua organizzazione fa, o non fa, durante questo periodo può fare la differenza in termini di produttività, rischio aziendale (pensa ai contratti), esperienza del dipendente e retention.
Eppure, quando si parla di preboarding, il 64% dei nuovi assunti non riceve alcuna esperienza di preboarding.
Per questo motivo, potresti perdere molte opportunità se elabori un programma di onboarding che esclude il preboarding.
È un’opportunità facile per ottimizzare il tuo processo di onboarding.
Preboarding vs. Onboarding
L’onboarding dei dipendenti è il processo di integrazione di una nuova risorsa all’interno dell’organizzazione. Il processo di onboarding solitamente dura circa 90 giorni, ma in alcuni casi può protrarsi fino a un anno.
Al termine del processo di onboarding, l’obiettivo è che il nuovo assunto sia integrato nella cultura aziendale e abbia chiari il proprio ruolo, le aspettative, le priorità e gli obiettivi.
Il preboarding è la prima fase del più ampio processo di onboarding dei dipendenti.
L’idea è preparare la persona al suo primo giorno e darle un assaggio della cultura e del ruolo.
Le attività includono la compilazione della documentazione necessaria, la lettura dei manuali aziendali, la configurazione degli account email e l’accesso a portali e materiali formativi.
Una corretta fase di preboarding ti aiuta a massimizzare il ROI dell’onboarding liberando tempo per concentrarsi su attività a maggior valore aggiunto, come conoscere i nuovi membri del team.
| Preboarding | Onboarding |
| Prima del primo giorno di lavoro | 90+ giorni dopo l’ingresso |
| Supporta l’orientamento | Continua l’orientamento |
| Primo approccio | Integrazione completa |
Cosa includere nel tuo processo di preboarding
Prima di entrare nello specifico, ecco alcune buone pratiche per l’onboarding e obiettivi cui dovrebbe puntare il tuo processo di preboarding:
- Fornisci al nuovo assunto informazioni su come sarà la sua prima settimana o dettagli pratici come il parcheggio o il dress code in ufficio.
- Approfondisci la conoscenza della cultura aziendale, del team e aiuta ad alleviare l’ansia da primo giorno.
- Assicurati che abbia tutta l’attrezzatura e le risorse necessarie prima del primo giorno
- Dimostra che ha fatto la scelta giusta accettando l’offerta e scegliendo di unirsi alla tua organizzazione.
Dopotutto, è probabile che questa non fosse l’unica offerta di lavoro che ha ricevuto. Spesso ci si chiede se avrebbe dovuto accettare un’altra proposta o rispondere a quel recruiter che lo aveva contattato su LinkedIn.
Tenendo conto di ciò, ecco un elenco di 7 elementi da includere nella tua checklist del processo di preboarding.
1. Presenta il contratto di lavoro al nuovo assunto
Il contratto di lavoro è un accordo formale tra datore di lavoro e nuovo assunto che definisce i termini e le condizioni dell’impiego. Rappresenta un documento legalmente vincolante che dettaglia le responsabilità, i diritti e i ruoli di entrambe le parti.
Consegnare il contratto di lavoro al nuovo assunto è un passaggio cruciale per stabilire aspettative chiare e tutelare gli interessi sia del datore di lavoro che del dipendente.
Checklist per il contratto di lavoro:
- Cosa includere:
- Descrizione e titolo del lavoro
- Data di inizio e durata dell'impiego
- Retribuzione e benefici
- Orario di lavoro e politica sulle ferie
- Accordo di riservatezza
- Condizioni di cessazione
Vantaggi
Il contratto di lavoro offre chiarezza e protezione legale, definisce chiaramente le aspettative relative al ruolo e delinea in modo trasparente la retribuzione e i benefici della persona.
Qualcosa da ricordare
Prima di presentare il contratto, rivedilo per garantire che tutti i termini siano equi e conformi alle leggi vigenti. Durante la presentazione, spiega ogni sezione chiaramente e lascia al nuovo assunto tempo sufficiente per leggere e comprendere il contratto, incoraggiandolo a fare domande o a cercare una consulenza legale se necessario.
2. Accogli il nuovo assunto con una chiamata e un'email
Dare il benvenuto a un nuovo assunto con una chiamata e un'email è il primo passo per farlo sentire valorizzato e parte del team.
Questo approccio personalizzato aiuta ad alleviare eventuali ansie e crea un tono positivo per il percorso che inizierà in azienda. È un modo semplice ma efficace per iniziare a costruire un forte rapporto tra datore di lavoro e dipendente.
Per l'email di benvenuto, sarà utile avere un messaggio ben studiato che affronti le principali questioni di interesse.
Alcuni elementi da includere qui:
- Data e orario di inizio
- Informazioni sull'arrivo
- Codice di abbigliamento
- Cosa portare
- Agenda del primo giorno
- Manuale del dipendente
- Accesso ai materiali di formazione
- Recapiti da contattare in caso di domande prima dell'inizio.
Vantaggi
Una buona chiamata e email di benvenuto crea una prima impressione calorosa e accogliente, dimostrando la cultura di supporto aziendale. Un'esecuzione accurata di queste comunicazioni iniziali aiuterà ad alleviare le ansie da "nuovo lavoro".
Consiglio Pro: “Invia un'email o un video di benvenuto a tutta l'azienda per presentare il nuovo assunto e condividi alcune curiosità su di lui/lei. È un ottimo modo per permettere alle persone di conoscere il nuovo membro del team.” - Lorie Corcuera
3. Invia un pacchetto di benvenuto al nuovo assunto
Tutti si entusiasmano quando ricevono un regalo inaspettato per posta o direttamente a casa.
Secondo Corcuera, un pacchetto di benvenuto per il nuovo assunto può includere cose come:
- Biglietto scritto a mano, firmato da te e dai loro nuovi colleghi
- Gadget aziendali, come t-shirt, tazze, penne e blocchi per appunti
- Manuale del dipendente, in formato cartaceo, o (idealmente) digitale su una chiavetta USB
- Badge o chiavi elettroniche, per accedere alle strutture aziendali
- Libretto dei benefit, che illustra i vantaggi dell’assicurazione medica e sanitaria
- Documenti per il nuovo assunto, come moduli per le buste paga e per l’assicurazione
Vantaggi
Un pacchetto di benvenuto per il nuovo assunto crea un tono positivo e accogliente per il percorso del dipendente, favorendo un senso di appartenenza e apprezzamento fin dal primo giorno. Inoltre, fornisce informazioni e risorse essenziali, aiutando a garantire una transizione fluida e consapevole nel nuovo ruolo.
Qualcosa da ricordare
Assicurati che il nuovo membro del team riceva il pacchetto di benvenuto ben prima del suo primo giorno di lavoro e, idealmente, solo uno o due giorni dopo la chiamata di benvenuto.
4. Invia un'email di orientamento al nuovo assunto
Un'email di orientamento per il nuovo assunto conterrà molte più informazioni dettagliate su cosa può aspettarsi il nuovo dipendente prima del primo giorno e su come saranno il suo primo giorno e la sua prima settimana di lavoro.
In sostanza, riassume il resto dei passaggi nella nostra checklist per i nuovi assunti.
Cosa dovrebbe contenere una email di orientamento per il nuovo assunto?
Di seguito sono riportati alcuni dei tipi di informazioni che puoi includere in questa email.
- Ora e luogo di inizio: quando e dove dovranno presentarsi per il loro primo giorno. Se ci sono istruzioni particolari per il parcheggio, assicurati di includerle.
- Contatti chiave: includi chi incontreranno per primo nel loro primo giorno (tipicamente risorse umane, responsabili e colleghi più immediati) e altre persone su cui probabilmente faranno affidamento nella prima settimana.
- Dress code: questo aspetto viene spesso trascurato il primo giorno. Comunicare se esiste un codice di abbigliamento può aiutare a evitare imbarazzi inutili.
- Agenda della prima settimana: dai al nuovo assunto il tempo di prepararsi mentalmente, ma mantieni il tutto su un livello generale. Ad esempio: Giorno 1 – incontro col team, visita all'edificio. Giorno 2 – panoramica dell’azienda.
- Membri del team: forniscigli un organigramma che includa il team. Potranno usarlo insieme a LinkedIn per familiarizzare con i nuovi colleghi.
- Politiche e processi chiave: evidenzia 2-3 tra quelli principali che impatteranno su di loro dal primo giorno. Se hai inviato loro il manuale del dipendente, indirizzali alle sezioni rilevanti.
Vantaggi
Definendo chiaramente come saranno il primo giorno e le prime settimane per il nuovo assunto, l’email di orientamento aiuta a ridurre eventuali ansie iniziali, fissando aspettative precise e fornendo una mappa dei primi giorni nel ruolo.
Consiglio pratico
L’email potrebbe essere piuttosto lunga, a seconda delle informazioni incluse, quindi potresti avvisare il nuovo membro del team di prendersi tutto il tempo necessario per leggerla con calma.
Per ulteriori consigli e un pratico modello, dai un’occhiata al mio articolo: Lettera di benvenuto al nuovo dipendente prima del primo giorno [Esempio]
5. Organizza la compilazione dei moduli per il nuovo assunto
Secondo Sapling HR, al nuovo assunto medio vengono assegnati 3 documenti da firmare, caricare o confermare.
I documenti per il nuovo assunto sono una parte necessaria, ma spesso noiosa, del processo di onboarding, quindi incoraggia il nuovo membro del team a completare quanti più moduli richiesti possibile prima del primo giorno.
In questo modo avrete entrambi più tempo da dedicare agli aspetti più importanti ed entusiasmanti del loro nuovo lavoro.
Quali tipi di moduli deve compilare un nuovo dipendente?
Come regola generale, per la conformità nell’onboarding, qualsiasi tipo di documento federale o statale relativo alla verifica d'identità come i moduli I-9 o alla tassazione (ad esempio il TD1 in Canada, il W-4 negli USA) dovrebbe essere completato entro la fine del primo giorno di lavoro del dipendente.
A seconda della tua organizzazione, il nuovo dipendente dovrà compilare moduli relativi a:
- Busta paga / deposito diretto
- Accettazione dei Termini e Condizioni per l'utilizzo dei beni aziendali
- Copertura sanitaria (ad es. MSP in Canada)
- Assicurazione sanitaria integrativa
- Iscrizione a RRSP di gruppo / 401(k)
- Informazioni generali sui dipendenti (ad es. data di nascita, contatti di emergenza)
6. Prepara gli strumenti e le risorse di lavoro per il nuovo assunto
È importante preparare in anticipo, per quanto possibile, tutto ciò di cui il nuovo membro del team avrà bisogno per avere successo nel suo nuovo ruolo.
Avrai probabilmente bisogno di predisporre molti di questi elementi prima del suo primo giorno, mentre altri potranno essere forniti successivamente, a seconda del piano di orientamento e onboarding.
Quali risorse dovrei preparare per un nuovo assunto?
Di seguito una lista di esempio di strumenti e risorse di lavoro che potresti dover preparare, in base a dove lavorerà il nuovo membro del team (lavoro da remoto da casa o in ufficio), a cosa farà e a ciò che potresti aver già incluso nel pacchetto di benvenuto.
- Postazione di lavoro - ufficio, cubicolo o spazio condiviso; scrivania e sedia (considera una scrivania regolabile in altezza); schedario; materiale e cancelleria da ufficio.
- Attrezzatura informatica - laptop, desktop e/o tablet; monitor; docking station; mouse e tastiera.
- Comunicazioni - cellulare; linea telefonica fissa; attrezzatura per videoconferenza.
- Accesso alla rete - unità di rete condivise; intranet aziendale; indirizzo email; accesso a liste email; accesso remoto alla rete.
- Licenze software - produttività d’ufficio; project management; applicazioni per R&S.
- Accesso all'ufficio / struttura - badge o chiavi magnetiche; codici di allarme edificio; tesserino identificativo.
- Risorse per i viaggi - biglietti da visita; kit dimostrativi prodotto; abbigliamento con logo aziendale.
- Inviti configurazione profili - (email, account Slack, portale dipendenti, HRIS.)
Consigli Pratici
Puoi scorrere insieme al nuovo collega l'intera checklist già al primo giorno, ma questo potrebbe risultare rapidamente troppo impegnativo.
È meglio affrontare i vari punti mano a mano che servono e coinvolgere i responsabili dei diversi strumenti o piattaforme man mano che il nuovo assunto viene introdotto all'uso.
7. Prepara l'agenda del programma di orientamento
Il programma di orientamento, che fa parte di un processo di onboarding ben più ampio, probabilmente durerà circa una settimana ma può estendersi fino a un mese.
Creare un'agenda per l'orientamento dei nuovi assunti servirà da checklist per garantire che nulla venga trascurato nei loro primi giorni e settimane di onboarding.
Quali sono alcune attività tipiche di un programma di orientamento?
Pensa al programma di orientamento come alla costruzione di una torre, che inizia con la posa di fondamenta solide su cui aggiungere livelli sempre nuovi di apprendimento.
Ad esempio, i primi giorni del nuovo membro del team potrebbero includere alcune delle seguenti attività:
Vantaggi
Il tuo programma di orientamento è una grande opportunità per avviare una conversazione strutturata su ruoli, cultura aziendale ed aspettative. Questa introduzione completa favorisce il coinvolgimento precoce e pone le basi per la soddisfazione e la produttività a lungo termine sul lavoro.
Consiglio da professionista
Concentrati sulla creazione di un'esperienza coinvolgente e informativa. Integra elementi di divertimento e cordialità per far sentire i nuovi dipendenti sinceramente accolti e valorizzati, assicurandoti che il programma sia adattabile e regolarmente aggiornato in base ai feedback.
Preparare il terreno per l'esperienza del dipendente
Un processo di preboarding ben strutturato crea i presupposti per un'esperienza positiva del dipendente attraverso:
- Fornire una comunicazione chiara: Offrire informazioni dettagliate sulla cultura aziendale, sui valori e sulle aspettative aiuta i nuovi assunti a sentirsi informati e valorizzati.
- Favorire il coinvolgimento precoce: Incentivare l'interazione con i futuri colleghi e la partecipazione ad eventi aziendali prima della data di inizio genera un senso di appartenenza.
- Offrire risorse di supporto: Fornire l'accesso a risorse come FAQ, organigrammi e informazioni specifiche sul ruolo può alleviare le ansie del primo giorno.
Usa il Preboarding per Aumentare Produttività e Retenzione
Si stima che il 20% del turnover avvenga nei primi 45 giorni. Un preboarding efficace aiuta le persone ad ambientarsi e a sentirsi sicure della propria scelta, aumentando la fidelizzazione e la produttività.
Tuttavia, fai attenzione a non sovraccaricare troppo le persone. Il tuo programma di preboarding non dovrebbe equivalere a lavoro non retribuito.
Piuttosto, aiuta a preparare qualcuno per la settimana di orientamento e lo motiva rispetto al nuovo ruolo.
La chiave è dargli tutte le informazioni che dovrebbe conoscere, ma che spesso si ha paura o si dimentica di chiedere durante il processo di orientamento, aiutandolo ad ambientarsi e a ridurre le ansie.
Punti chiave
- Il preboarding è una parte del processo di onboarding che avviene dopo l'accettazione dell'offerta e prima del primo giorno di lavoro
- Il preboarding ha lo scopo di aiutare il nuovo assunto a prepararsi per il primo giorno e a coinvolgerlo nel ruolo e nell'organizzazione
- Un preboarding efficace aiuta i nuovi assunti a diventare produttivi più rapidamente e migliora la retention dei dipendenti.
