Che cos’è il Preboarding? Guida Esperta 2026
Il preboarding è più di una semplice buona lettera di benvenuto: è una parte importante per aiutare i dipendenti a ridurre l’ansia del primo giorno.
Qui spiegherò cos’è il preboarding, perché è importante, come puoi creare un processo di preboarding di prim’ordine utilizzando soluzioni software per l’onboarding e fornirò un processo in 7 passaggi per creare un preboarding che faciliti un onboarding senza intoppi.
Cos’è il Preboarding?
Il periodo di preboarding copre il tempo tra quando un nuovo assunto accetta l’offerta di lavoro e il giorno in cui mette piede per la prima volta in ufficio (sia fisico che virtuale!).
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Ciò che la tua organizzazione fa, o non fa, durante questo periodo può fare la differenza per quanto riguarda produttività, rischio aziendale (pensa ai contratti), esperienza del dipendente e fidelizzazione.
Eppure, quando si parla di preboarding, il 64% dei nuovi assunti non riceve alcuna esperienza di preboarding.
Alla luce di ciò, potresti perderti molto se crei un programma di onboarding che trascura il preboarding.
È una soluzione semplice per semplificare il processo di onboarding.
Preboarding vs. Onboarding
L’onboarding dei dipendenti è il processo di integrazione di un nuovo assunto all’interno della tua organizzazione. Il processo di onboarding di solito dura circa 90 giorni ma in alcuni casi può arrivare fino ad un anno.
Al termine del processo di onboarding, l’obiettivo è avere il nuovo assunto pienamente integrato nella cultura aziendale e chiaro sul suo ruolo, aspettative, priorità e obiettivi.
Il preboarding è la prima parte del più ampio processo di onboarding del dipendente.
L’idea è preparare una persona per il suo primo giorno e farle già assaporare la cultura e il ruolo.
Le attività includono completamento delle pratiche necessarie, lettura dei manuali sulle policy aziendali, attivazione degli account email e accesso ai portali e ai materiali di formazione.
Una fase di preboarding ben fatta ti aiuterà a massimizzare il ROI dell’onboarding liberando tempo per concentrarti su attività a maggior valore aggiunto come incontrare i nuovi membri del team.
| Preboarding | Onboarding |
| Prima del primo giorno | 90+ giorni dopo l’avvio |
| Supporta l’orientamento | Prosegue l’orientamento |
| Impatto leggero | Piena integrazione |
Cosa Includere Nel Processo di Preboarding
Prima di entrare nello specifico, ecco alcune best practice per l’onboarding e gli obiettivi a cui il tuo processo di preboarding dovrebbe puntare:
- Fornire al nuovo assunto informazioni su come sarà la sua prima settimana o dettagli logistici come parcheggio e dress code in ufficio.
- Presentare ulteriormente la cultura, il team e alleviare eventuali preoccupazioni.
- Assicurarsi che abbia tutte le attrezzature e le risorse necessarie prima del primo giorno
- Dimostrare che ha fatto la scelta giusta accettando la tua offerta e decidendo di unirsi alla tua organizzazione.
Dopotutto, è probabile che questa non sia stata l’unica offerta di lavoro che ha ricevuto. È comune che si chieda se avrebbe dovuto accettare quell’altra offerta o rispondere a quel recruiter che lo ha contattato su LinkedIn.
Tenendo presente questo, ecco un elenco di 7 cose da includere nella checklist del processo di preboarding.
1. Presenta al nuovo assunto un contratto di lavoro
Un contratto di lavoro è un accordo formale tra un’azienda e un nuovo assunto che stabilisce i termini e le condizioni di impiego. Serve come documento legalmente vincolante che dettaglia le responsabilità, i diritti e i ruoli di entrambe le parti.
Presentare al nuovo assunto un contratto di lavoro è un passo fondamentale per stabilire aspettative chiare e tutelare gli interessi sia dell’azienda sia del dipendente.
Checklist per il contratto di lavoro:
- Cosa includere:
- Descrizione e titolo della posizione
- Data di inizio e durata dell'impiego
- Retribuzione e benefici
- Orario di lavoro e politica sulle ferie
- Accordo di riservatezza
- Condizioni di risoluzione del contratto
Benefici
Il contratto di lavoro fornisce chiarezza e tutela legale, stabilisce aspettative chiare per il ruolo e definisce in modo trasparente la retribuzione e i benefici della persona.
Cosa ricordare
Prima di presentare il contratto, rivedilo per assicurarti che tutte le condizioni siano eque e conformi alla legge. Durante la presentazione, spiega chiaramente ogni sezione e lascia al nuovo assunto tutto il tempo necessario per leggere e comprendere il contratto, incoraggiandolo a fare domande o a richiedere consulenza legale se necessario.
2. Dai il benvenuto al nuovo assunto con una chiamata e un'email
Dare il benvenuto a un nuovo assunto con una chiamata e un'e-mail è il primo passo per farlo sentire valorizzato e parte del team.
Questo approccio personalizzato aiuta ad allentare eventuali ansie e crea un tono positivo per il futuro percorso con l'azienda. È un modo semplice ma efficace per iniziare a costruire un solido rapporto tra datore di lavoro e dipendente.
Per la email di benvenuto, conviene avere un messaggio ben formulato che aiuti a rispondere alle preoccupazioni più urgenti.
Ecco alcuni elementi da includere:
- Data e ora di inizio
- Informazioni sull'arrivo
- Codice di abbigliamento
- Cosa portare
- Agenda del primo giorno
- Manuale del dipendente
- Accesso ai materiali di formazione
- Dati di contatto per eventuali domande prima dell'inizio.
Benefici
Una buona chiamata e un'email di benvenuto creano una prima impressione calda e accogliente, dimostrando la cultura di supporto dell'azienda. Un'esecuzione accurata di queste comunicazioni aiuta a ridurre le insicurezze legate al nuovo lavoro.
Consiglio Pro: “Invia un'email o un video di benvenuto all'azienda per presentare il nuovo assunto e condividi alcune curiosità su di lui/lei. Questo è un ottimo modo per permettere ai colleghi di conoscere il nuovo membro del team.” - Lorie Corcuera
3. Invia un pacchetto di benvenuto al nuovo assunto
Ricevere un regalo inaspettato per posta o direttamente a casa entusiasma sempre tutti.
Secondo Corcuera, un pacchetto di benvenuto può includere elementi come:
- Biglietto scritto a mano, firmato da te e dai loro nuovi colleghi
- Gadget aziendali, come t-shirt, tazze da caffè, penne e blocchi per appunti
- Manuale del dipendente, in formato cartaceo o (idealmente) digitale su una chiavetta USB
- Tessere/fob di accesso, per accedere ai locali aziendali
- Fascicolo dei benefit, che illustra i vantaggi assicurativi sanitari e medici
- Documentazione per i nuovi assunti, come moduli per il libro paga e per le assicurazioni
Vantaggi
Un pacchetto di benvenuto per i nuovi assunti stabilisce sin da subito un tono positivo e accogliente per il percorso del dipendente, favorendo un senso di appartenenza e apprezzamento fin dal primo giorno. Fornisce inoltre informazioni e risorse essenziali, facilitando una transizione fluida e informata nel nuovo ruolo.
Qualcosa da ricordare
Assicurati che il tuo nuovo membro del team riceva il pacchetto di benvenuto ben prima del suo primo giorno di lavoro, e idealmente solo un giorno o due dopo la chiamata di benvenuto.
4. Invia una email di orientamento al nuovo assunto
Una email di orientamento per i nuovi assunti conterrà molte più informazioni dettagliate su quali altre informazioni il nuovo dipendente riceverà prima del primo giorno e su come sarà la sua prima giornata e la prima settimana di lavoro.
In sostanza, riassume il resto dei passaggi della nostra checklist per i nuovi assunti.
Cosa dovrebbe contenere una email di orientamento per i nuovi assunti?
Ecco alcuni tipi di informazioni che potresti includere in questa email.
- Orario d’inizio e luogo: quando e dove dovranno presentarsi per il primo giorno. Se ci sono istruzioni particolari per il parcheggio, assicurati di includerle.
- Contatti chiave: indica chi incontreranno per primo il primo giorno (di solito le risorse umane, i responsabili e i membri del team immediato) e altre persone su cui probabilmente dovranno fare affidamento nella prima settimana.
- Dress code: questo è un aspetto spesso trascurato del primo giorno. Informarli sul codice di abbigliamento, se presente, può aiutare a evitare imbarazzi non necessari.
- Agenda della prima settimana: dai al nuovo assunto il tempo di prepararsi mentalmente, ma mantieni le informazioni generali. Ad esempio: giorno 1 - incontro con il team, tour dell’edificio. Giorno 2 - panoramica aziendale.
- Membri del team: fornisci loro un organigramma che includa il tuo team. Potranno utilizzarlo insieme a LinkedIn per conoscere i loro nuovi colleghi.
- Principali policy e procedure: evidenzia 2-3 delle più importanti che avranno un impatto dal primo giorno. Se hai inviato loro un manuale del dipendente, indica le sezioni rilevanti.
Vantaggi
Definendo chiaramente cosa aspettarsi dal primo giorno e dalle prime settimane, la email di orientamento aiuta a ridurre eventuali ansie iniziali grazie a indicazioni chiare e fornendo una tabella di marcia per i primi giorni nel ruolo.
Consiglio pratico
L’email potrebbe essere piuttosto lunga, a seconda delle informazioni inserite, quindi potresti voler anticipare al tuo nuovo collega di prendersi tutto il tempo necessario per leggerla con calma.
Per ulteriori consigli, e un comodo modello, consulta il mio articolo:Lettera di benvenuto al nuovo dipendente prima del primo giorno [Esempio]
5. Organizzare la compilazione dei documenti per il nuovo assunto
Secondo Sapling HR, al nuovo assunto in media vengono assegnati 3 documenti da firmare, caricare o confermare.
La documentazione per i nuovi assunti è una parte necessaria, ma spesso noiosa, del processo di onboarding, quindi incoraggia il nuovo collega a compilare quanti più moduli richiesti possibile prima del primo giorno.
Questo permette ad entrambi di concentrarsi su aspetti più importanti ed entusiasmanti del nuovo lavoro.
Quali documenti deve compilare un nuovo dipendente?
In generale, per la conformità all’onboarding, qualsiasi documento richiesto a livello federale o statale relativo alla verifica dell’identità come i moduli I-9 o alla tassazione (ad es. TD1 in Canada, W-4 negli USA) dovrebbe essere compilato entro la fine del primo giorno di lavoro del dipendente.
A seconda della tua organizzazione, il nuovo dipendente dovrà compilare moduli relativi a:
- Busta paga / accredito diretto
- Accettazione dei termini e delle condizioni per l'uso dei beni aziendali
- Copertura medica (ad es. MSP in Canada)
- Assicurazione sanitaria integrativa
- Iscrizione al piano di risparmio pensionistico di gruppo RRSP / 401(k)
- Informazioni generali sul dipendente (ad es. data di nascita, contatti di emergenza)
6. Prepara gli strumenti di lavoro e le risorse per il nuovo assunto
È importante preparare in anticipo, quanto più possibile, tutto ciò di cui il nuovo membro del team avrà bisogno per avere successo nel suo nuovo ruolo.
Probabilmente sarà necessario avere molti di questi elementi pronti prima del suo primo giorno, mentre altri possono attendere, a seconda delle modalità di orientamento e inserimento previste.
Quali risorse dovrei preparare per un nuovo assunto?
Di seguito un elenco esemplificativo di strumenti di lavoro e risorse che potresti dover preparare, in base a dove lavorerà il nuovo membro del team (lavoro a distanza da casa o in ufficio), a cosa dovrà fare e a ciò che potresti aver già fornito nel Pacchetto di Benvenuto per il Nuovo Assunto.
- Postazione di lavoro - ufficio, cubicolo o spazio condiviso; scrivania e sedia (considera una scrivania regolabile seduta/in piedi); schedario; forniture d'ufficio e cancelleria.
- Attrezzatura informatica - laptop, desktop e/o tablet; monitor; docking station; mouse e tastiera.
- Comunicazioni - telefono cellulare; linea telefonica fissa; dispositivi per videoconferenze.
- Accesso alla rete - unità di rete condivise; intranet aziendale; indirizzo e-mail; accesso a liste e-mail; accesso remoto alla rete.
- Licenze software - produttività d'ufficio; gestione progetti; applicazioni di ricerca e sviluppo (R&D).
- Accesso all'ufficio/struttura - badge, tessera magnetica o fob; codici di allarme dell'edificio; tesserino identificativo.
- Risorse per viaggi di lavoro - biglietti da visita; kit per dimostrazioni prodotto; abbigliamento con branding aziendale.
- Inviti per la configurazione dei profili - (email, account Slack, portale dipendenti, HRIS.)
Consiglio pratico
Puoi passare in rassegna l'intera checklist di questi elementi insieme al nuovo membro del team il primo giorno, ma potrebbe essere un'esperienza rapidamente opprimente.
È meglio affrontare gli elementi man mano che diventano necessari e coinvolgere manager e responsabili delle prestazioni di determinati strumenti o piattaforme, man mano che il dipendente si integra maggiormente.
7. Prepara il programma di orientamento
Il tuo programma di orientamento, che fa parte di un processo di onboarding molto più lungo, probabilmente durerà circa una settimana ma può estendersi fino a un mese.
Creare un'agenda di orientamento per i nuovi assunti fungerà da checklist per assicurarsi che nulla venga trascurato nei primi giorni e nelle prime settimane di inserimento del dipendente.
Quali sono alcune tipiche attività del programma di orientamento?
Pensa al programma di orientamento come alla costruzione di una torre, che inizia con la posa di solide fondamenta su cui potranno aggiungere nuovi apprendimenti nel tempo.
Ad esempio, i primi giorni del nuovo membro del team potrebbero includere alcune delle seguenti attività:
Vantaggi
Il tuo programma di orientamento è una grande opportunità per avere una conversazione strutturata sui ruoli, sulla cultura aziendale e sulle aspettative. Questa introduzione completa aumenta l'engagement iniziale e getta le basi per la soddisfazione lavorativa a lungo termine e una maggiore produttività.
Consiglio professionale
Concentrati sulla creazione di un'esperienza coinvolgente e informativa. Integra elementi di divertimento e calore per far sentire i nuovi dipendenti davvero accolti e valorizzati ed assicurati che il programma sia adattabile e aggiornato regolarmente in base ai feedback.
Preparare il terreno per l'esperienza dei dipendenti
Un processo di preboarding ben strutturato crea le condizioni per un'esperienza positiva dei dipendenti attraverso:
- Comunicazione chiara: Fornire informazioni dettagliate sulla cultura, sui valori e sulle aspettative aziendali aiuta i nuovi assunti a sentirsi informati e valorizzati.
- Favorire un coinvolgimento precoce: Incoraggiare l'interazione con i futuri colleghi e la partecipazione ad eventi aziendali prima dell'inizio contribuisce a rafforzare il senso di appartenenza.
- Offrire risorse di supporto: Fornire accesso a risorse come FAQ, organigrammi e informazioni specifiche per il ruolo può alleviare le ansie del primo giorno.
Usa il preboarding per aumentare produttività e retention
Si stima che il 20% del turnover avvenga nei primi 45 giorni. Un preboarding efficace aiuta le persone ad ambientarsi e a sentire di aver preso la decisione giusta, aumentando la retention e la produttività.
Tuttavia, bisogna fare attenzione a non sovraccaricare le persone. Il programma di preboarding non dovrebbe tradursi in lavoro non retribuito.
Piuttosto, serve a preparare qualcuno per la sua settimana di orientamento e a entusiasmarlo per il nuovo ruolo.
La chiave è offrire loro tutte le informazioni che dovrebbero sapere ma che hanno paura di chiedere o si dimenticano di chiedere durante un processo di orientamento, aiutandoli ad ambientarsi e alleviare le loro ansie.
Punti chiave
- Il preboarding è parte del processo di onboarding che avviene dopo l'accettazione dell'offerta e prima del primo giorno
- Il preboarding mira ad aiutare il nuovo assunto a prepararsi per il primo giorno e ad entusiasmarlo per il ruolo e la tua organizzazione
- Un preboarding efficace aiuta i nuovi assunti ad essere produttivi più rapidamente e aumenta la retention dei dipendenti.
