Recruiting Basato sui Dati: Guida Completa per i Responsabili delle Assunzioni
Qualcuno di saggio ha detto una volta: “In Dio confidiamo, tutti gli altri portano dati”. Nel mondo di oggi, con tutti gli strumenti a nostra disposizione, non ci sono scuse per non utilizzare i dati per migliorare la funzione di recruiting.
Usa questa guida per aiutarti a iniziare il tuo percorso verso il recruiting basato sui dati.
Che cos'è il recruiting basato sui dati?
Il recruiting basato sui dati è un approccio all’assunzione che sfrutta metriche e analisi dei dati di recruiting per informare e migliorare il processo di selezione.
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Utilizzando i dati, le aziende possono prendere decisioni più informate per migliorare tutti gli aspetti del processo di assunzione, dalla ricerca dei candidati alla guida della formazione e dello sviluppo dei membri del team.
Ottenere una certificazione HRIS di livello avanzato ti aiuta a padroneggiare l'approccio incentrato sui dati per la selezione e l'assunzione.
5 vantaggi del recruiting basato sui dati
Oltre all’evidente vantaggio di rendere qualsiasi audit dei processi di selezione più semplice, ecco altri modi in cui il recruiting basato sui dati aiuterà la tua organizzazione.
1. Processo di selezione più efficiente
Metriche come la velocità del funnel di recruiting ti aiuteranno a individuare eventuali colli di bottiglia nel tuo processo di selezione e a incrementare l’efficienza.
Ad esempio, potresti renderti conto che la squadra di selezione impiega troppo tempo a fornire i feedback sui colloqui e questo porta i candidati a disimpegnarsi.
Utilizzando il tuo software di recruiting, puoi anche tenere traccia di dati come l’efficacia dei canali di ricerca o marketing (numero e qualità dei candidati) per concentrare le risorse sulle attività più fruttuose e ridurre i costi.
Ad esempio, nella mia ultima azienda c’erano molte piattaforme e siti di annunci tra cui scegliere, ma il mio budget non era infinito e nemmeno la capacità della squadra di selezione di intervistare tutti i candidati.
Così ho analizzato i candidati che abbiamo assunto e quelli arrivati al colloquio finale (che era un colloquio sulla cultura aziendale) per capire quali piattaforme portavano i candidati tecnicamente più forti.
Quello era il punto di riferimento scelto dalla squadra di selezione e da me, poiché aspetti come l’affinità culturale e comportamentale possono essere valutati solo tramite il nostro processo di colloquio.
2. Migliore esperienza per i candidati
Un processo di selezione più efficiente si tradurrà in una migliore esperienza per i candidati. Inoltre, i dati possono anche essere qualitativi, quindi raccogliere feedback dai candidati è un modo utile per migliorare il processo di selezione e impressionare i candidati stessi.
Quando reclutavo in Twitch, ad esempio, prendevamo molto sul serio l’efficienza del nostro processo di selezione, soprattutto perché stavamo trasferendo pratiche di selezione focalizzate sul mercato statunitense nelle regioni EMEA e APAC.
Mi sono immersa nei dati che mostravano che in EMEA i candidati sono meno ricettivi allo stile di selezione estremamente rapido che caratterizza il mercato statunitense, perché hanno periodi di preavviso più lunghi.
Per loro, il processo che cercavamo di far durare 1-2 settimane era troppo affrettato e non rispettoso del loro tempo e delle loro circostanze.
Se non avessi effettuato sondaggi NPS per dati quantitativi e interviste per ottenere dati qualitativi più approfonditi, non avrei capito perché alcuni candidati a cui tenevamo molto si erano tirati indietro (alla fine siamo riusciti a ri-ingaggiarne due e li abbiamo assunti!).
3. Riduzione dei bias e maggiore oggettività nelle decisioni di assunzione
Tutti abbiamo dei bias, compresi i nostri nuovi colleghi AI. Ad esempio, test sulle competenze, assessment pratici e colloqui strutturati possono essere standardizzati per tutti i candidati, riducendo l’influenza delle opinioni soggettive.
I dati possono anche aiutare a individuare i canali più efficaci per attrarre candidati diversi.
Per esempio, ricordo una situazione in cui abbiamo avuto un tasso di abbandono dell'80% tra il primo e il secondo step.
Dopo aver rivisto i feedback dei colloqui rispetto ai requisiti della posizione, abbiamo scoperto che il primo colloquio era condotto da uno dei manager Finance e il secondo dal vero responsabile della selezione, ovvero il VP Finance.
I manager Finance continuavano a far passare persone con un profilo identico al loro (stessa università, qualifiche e aziende simili), ma il ruolo richiedeva competenze diverse che non venivano valutate affatto.
Questo ha svelato il bias di familiarità di quel selezionatore, che era una sorpresa anche per lui!
Fai attenzione a schemi come questi perché possono trasformare un funnel di candidati vario all’inizio in uno completamente omogeneo alla fine.
4. Migliore pianificazione
Analizzare metriche di riferimento come il tasso medio di turnover e il numero medio di candidati necessari per ricoprire una determinata posizione aiuta nella pianificazione delle assunzioni e nell'allocazione delle risorse.
Il vecchio adagio che bisogna selezionare 10 candidati per ottenere un'assunzione è un buon punto di partenza, ma se devi coprire ruoli più specifici o senior potresti dover arrivare anche a 20 candidati selezionati per ogni assunzione, o addirittura di più.
Nella mia attuale azienda, ho valutato 25 candidati per assumere un ingegnere Staff molto specializzato e ora so che questo è il nuovo benchmark nel caso dovessimo sostituire o assumere un'altra persona di questa seniority.
5. Migliorare l'esperienza del dipendente
I dati raccolti dai candidati possono aiutare a migliorare l'esperienza dei dipendenti per i talenti già presenti. Ad esempio, i candidati sono scoraggiati dalla mancanza di opzioni di lavoro flessibili? Questo potrebbe avere un impatto anche sul turnover?
Come integrare i dati nel processo di assunzione in 3 passi
1. Scegli i dati e le metriche giuste
Inizia determinando le metriche chiave e gli indicatori chiave di prestazione (KPI) rilevanti per i tuoi obiettivi di assunzione.
Puoi entrare nei dettagli quanto vuoi, ma come sottolineo nel mio articolo su metriche di reclutamento, è meglio partire da poche metriche chiave ed esplorare quelle più avanzate man mano che si acquisiscono competenze.
Le metriche chiave comprendono:
- Time-to-Hire: il tempo medio necessario per coprire una posizione.
- Numero di assunzioni (vs. numero di posizioni aperte): quante assunzioni effettui al mese/trimestre/anno rispetto al tuo piano organico.
- Rapporto di conversione: quanti candidati superano ogni fase rispetto a quanti sono arrivati a quella fase.
- Velocità del funnel di selezione: quanto tempo i candidati trascorrono in ciascuna fase del funnel.
- Costo per assunzione: il costo totale associato all’assunzione di un nuovo dipendente.
- Fonte dell’assunzione: l’efficacia dei diversi canali di reclutamento (portali di lavoro, social media, referenze, ecc.).
Tutte queste metriche esistono in relazione tra loro. Di solito inizio dal rapporto di conversione perché mi dà un'idea di quali altre metriche monitorare più da vicino per avere una fotografia completa.
Per esempio, se il rapporto di conversione è forte ma il time-to-hire è comunque elevato, allora guarda il numero di candidati. La parte iniziale del funnel è abbastanza solida? La velocità del funnel di selezione è sufficiente?
Se la parte iniziale del funnel non è abbastanza solida (come accade in molte startup in fase seed, inclusa la mia), questa dovrebbe essere la priorità principale, perché la velocità del funnel sarebbe poco rilevante senza candidati da far progredire.
2. Decidi come raccogliere i dati
Il passo successivo è decidere come raccogliere ed analizzare i dati. In pratica, avrai bisogno di un software di analisi per il reclutamento per questo.
Probabilmente il tuo applicant tracking system (ATS) è dove vengono raccolti la maggior parte dei dati di reclutamento e molte soluzioni offrono delle dashboard di reclutamento pre-configurate, spesso personalizzabili, per presentare i dati.
Un'altra funzionalità dell’ATS utile sono le opzioni di opt-in come i sondaggi per i candidati per NPS o la raccolta di feedback dai candidati.
Puoi combinare i dati raccolti nel tuo ATS con quelli del tuo HRIS/HRMS per avere un quadro più completo, ad esempio: quanti candidati provenienti da un certo recruiter non superano il periodo di prova oppure diventano high performer?
Altre fonti utili di dati possono essere il tuo software di candidate relationship management o la piattaforma di recruitment marketing.
3. Monitora e ottimizza
Tieni traccia delle metriche di recruiting e degli indicatori chiave di performance (KPI) per valutare l’efficacia del tuo processo di assunzione.
Usa gli strumenti per evidenziare tendenze e schemi nei dati e identificare le aree che possono essere migliorate. Ad esempio, se il tuo tempo di assunzione è più lungo del desiderato, puoi approfondire per capire se ci sono fasi che potrebbero essere semplificate.
4 migliori pratiche per il recruiting guidato dai dati
1. Sviluppa metriche chiare
Molte persone si confondono tra le metriche "Time to Fill" e "Time to Hire". Tecnicamente, il Time to Fill è il periodo che intercorre tra l'apertura di una posizione e l’assunzione di una persona.
Il Time to Hire è invece il tempo impiegato dal candidato specifico che hai assunto per passare dalla candidatura all’assunzione.
Questo dimostra l’importanza di definire sempre con chiarezza le metriche, come vengono calcolate e quali sono le fonti dei dati.
2. Utilizza diversi tipi di dati
Ne ho già parlato sopra ma voglio ribadirlo. La maggior parte dei dati che utilizzerai sono quantitativi, il che significa che possono essere rappresentati numericamente.
Tuttavia, non trascurare i dati qualitativi come i feedback da parte dei candidati o dei team di selezione. Sono altrettanto preziosi e possono portare a miglioramenti che favoriscono la retention come un pacchetto retributivo completo più efficace.
Come sottolinea Sarah Lovelace, VP of People presso Airbase, “Affrontando la gestione dei talenti con una combinazione di dati e analisi, possiamo prendere decisioni informate e comunicarle in modo efficace all’intera organizzazione.”
3. Presenta i dati in modo significativo
La visualizzazione dei dati è una parte essenziale del recruiting guidato dai dati. Quando presenti informazioni per stimolare un’azione, è importante riflettere attentamente sia sui dati che sulla conversazione che vuoi innescare con il tuo pubblico. È qui che entra in gioco la creazione di personas interne.
Le personas sono utilizzate dai team marketing per delineare l’identikit del cliente ideale durante la progettazione di campagne marketing, e rappresentano uno strumento utile anche per la visualizzazione dei dati.
Ad esempio, non tutti hanno bisogno di sapere tutto, e ciascuno stakeholder richiederà livelli diversi di supporto per analizzare quanto viene presentato.
Un esempio potrebbe essere la differenza tra i dati che presenti a un responsabile delle assunzioni per migliorare un aspetto specifico del processo di selezione rispetto a un membro del C-level per ottenere l’approvazione di un nuovo software per il recruiting.
Per ulteriori consigli a riguardo, consiglio vivamente l’ottimo articolo di Liam Reese su analisi dei dati HR.
4. Mantieni una buona igiene dei dati
Hai bisogno di dati di alta qualità che riflettano la realtà. Una volta ho avuto un consulente interim che ha "chiuso" tutte le posizioni precedentemente aperte e non segnate come assunte, dichiarando di aver inserito 80 persone in 4 mesi… in un’azienda di 90 dipendenti.
Se i team avessero chiuso le posizioni quando erano effettivamente concluse, i dati avrebbero rappresentato meglio la situazione reale.
Per motivi come questo, raccomando di implementare alcune best practice sui dati per garantire alta qualità.
Il modo migliore di farlo è seguire con regolarità l’aggiornamento e confrontarsi con il tuo team e i responsabili delle assunzioni per aiutarli a costruire la buona abitudine di inserire e aggiornare i dati.
Ad esempio, per verificare che le chiamate di screening vengano inserite nel sistema, imposta un KPI relativo e verifica regolarmente.
Se vuoi assicurarti che i responsabili delle assunzioni inseriscano i loro feedback, controlla dopo ogni colloquio e verifica che siano feedback di buona qualità.
