Recruiting Basato sui Dati: Guida Completa per Responsabili delle Assunzioni
Qualcuno di saggio una volta ha detto: "In Dio confidiamo, tutti gli altri portano dati". Nel mondo di oggi, con tutti gli strumenti a nostra disposizione, non ci sono scuse per non usare i dati per migliorare la funzione di reclutamento.
Usa questa guida per aiutarti a iniziare il tuo percorso verso un reclutamento guidato dai dati.
Cos’è il reclutamento guidato dai dati?
Il reclutamento guidato dai dati è un approccio all’assunzione che sfrutta metriche e analisi del reclutamento per informare e migliorare il processo di selezione.
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Usando i dati, le aziende possono prendere decisioni più informate per migliorare tutti gli aspetti del processo di assunzione, dalla ricerca dei candidati fino alla formazione e sviluppo dei membri del team.
Ottenere una certificazione HRIS di alto livello ti aiuta a padroneggiare l’approccio centrato sui dati nel reclutamento e nelle assunzioni.
5 vantaggi del reclutamento guidato dai dati
A parte il beneficio ovvio di rendere qualsiasi audit dei processi di selezione più semplice, ecco altri modi in cui il reclutamento guidato dai dati potrà aiutare la tua organizzazione.
1. Processo di assunzione più efficiente
Metriche come la velocità del funnel di reclutamento ti aiuteranno a identificare colli di bottiglia nel tuo processo di selezione e aumentare l’efficienza.
Ad esempio, potresti identificare che il team di selezione impiega troppo tempo a fornire feedback ai candidati dopo i colloqui e ciò porta i candidati a perdere interesse.
Utilizzando il tuo software di reclutamento, puoi anche monitorare dati come l’efficacia dei canali di ricerca o marketing (numero e qualità dei candidati) per concentrare le risorse sulle attività più produttive e ridurre i costi.
Per esempio, nella mia ultima azienda, c’erano molte piattaforme e siti di annunci tra cui scegliere, ma il mio budget non era illimitato e nemmeno la capacità del team di selezione di intervistare tutti i candidati.
Quindi, ho analizzato quali candidati abbiamo assunto e quali hanno raggiunto il colloquio finale (che era quello culturale) per capire quali piattaforme producevano i candidati più forti dal punto di vista tecnico.
Quella era la base di partenza che, insieme al team di selezione, abbiamo deciso di utilizzare, dato che aspetti come l’idoneità culturale e comportamentale sono elementi che solo il nostro processo di colloquio può valutare.
2. Migliore esperienza per i candidati
Un processo di selezione più efficiente si tradurrà in una migliore esperienza per il candidato. Inoltre, i dati possono essere qualitativi, quindi raccogliere feedback dai candidati è un modo utile per migliorare il processo di selezione e stupire i candidati.
Quando lavoravo in fase di selezione per Twitch, ad esempio, prendevamo molto seriamente l’efficienza del processo di assunzione, soprattutto poiché stavamo adattando le pratiche di selezione tipicamente statunitensi alle regioni EMEA e APAC.
Mi sono immersa nei dati che mostravano che, in EMEA, i candidati sono meno aperti allo stile di selezione ultra-veloce tipico del mercato statunitense, poiché hanno periodi di preavviso più lunghi.
Per loro, il processo che cercavamo di svolgere in 1-2 settimane risultava troppo affrettato e poco rispettoso del loro tempo e delle loro esigenze.
Se non avessi condotto sondaggi NPS per dati quantitativi e interviste per dati qualitativi più approfonditi, non avrei saputo perché alcuni dei candidati su cui puntavamo maggiormente si fossero ritirati (siamo riusciti a coinvolgerli nuovamente e in due casi li abbiamo assunti!).
3. Riduzione dei bias nei colloqui e decisioni di assunzione più oggettive
Tutti abbiamo dei pregiudizi, compresi i nostri nuovi colleghi AI. Per esempio, test di competenze, valutazioni di lavoro simulato e colloqui strutturati possono essere standardizzati per tutti i candidati, riducendo l’influenza di opinioni soggettive.
I dati possono anche aiutare a identificare i canali più efficaci per trovare candidati diversificati.
Ricordo, ad esempio, una situazione in cui l’80% dei candidati si era perso tra il primo e il secondo step.
Dopo aver analizzato i feedback dei colloqui rispetto ai requisiti del ruolo, abbiamo scoperto che il primo colloquio era gestito da uno dei manager della Finanza e il secondo dal vero responsabile della selezione, cioè il VP della Finanza.
I manager della Finanza continuavano a selezionare persone con lo stesso profilo (stessa scuola, qualifiche e aziende simili) a loro, ma il ruolo richiedeva competenze diverse, che non venivano valutate affatto.
Questa situazione ha portato alla luce il bias di familiarità con cui operava quell’intervistatore, una scoperta nuova anche per lui!
Presta attenzione a schemi come questi, perché possono trasformare un imbuto di candidati diversificato in un finale completamente omogeneo.
4. Pianificazione migliore
Esaminare metriche di riferimento come il tasso medio di turnover e il numero medio di candidati necessari per coprire una determinata posizione aiuta nella pianificazione delle assunzioni e nell'allocazione delle risorse.
Il vecchio adagio che bisogna selezionare 10 candidati per effettuare un'assunzione è un buon punto di partenza, ma se hai ruoli più specifici o senior, potrebbe essere necessario valutare 20 candidati o anche di più per ogni assunzione.
Nella mia attuale azienda, ho valutato 25 candidati per assumere un ingegnere Staff molto specializzato e ora so che questo è il nuovo punto di riferimento nel caso dovessimo sostituire o assumere un'altra persona di questa seniority.
5. Migliorare l’esperienza dei dipendenti
I dati che raccogli dai candidati possono aiutare a migliorare l’esperienza dei dipendenti per il personale già presente. Ad esempio, i candidati sono scoraggiati dalla mancanza di opzioni di lavoro flessibile? E questo potrebbe influire anche sul tasso di turnover?
Come integrare i dati nel tuo processo di selezione in 3 passaggi
1. Scegli i giusti dati e metriche
Inizia determinando le metriche chiave e i principali indicatori di prestazione (KPI) rilevanti per i tuoi obiettivi di selezione.
Puoi entrare nel dettaglio quanto desideri, ma come evidenzio nel mio articolo sulle metriche di reclutamento, è meglio iniziare con alcune metriche chiave e poi approfondire quelle più avanzate man mano che crescono le tue capacità.
Le metriche chiave includono:
- Tempo di assunzione: Il tempo medio necessario per coprire una posizione.
- Numero di assunzioni (vs. numero di posizioni aperte): Quante assunzioni effettui al mese/trimestre/anno rispetto al tuo piano di organico.
- Rapporto di conversione: Quanti candidati superano ogni fase rispetto a quanti candidati sono arrivati a quella fase.
- Velocità del funnel di selezione: Quanto tempo trascorrono i candidati in ogni fase del funnel.
- Costo per assunzione: Il costo totale associato all’assunzione di un nuovo dipendente.
- Fonte di assunzione: L’efficacia dei diversi canali di reclutamento (job board, social media, segnalazioni, ecc.).
Tutte queste metriche esistono in modo relativo l’una rispetto all’altra. Mi piace iniziare dal rapporto di conversione perché mi dà un'idea su quali metriche osservare più attentamente per capire la situazione completa.
Ad esempio, se il rapporto di conversione è elevato ma il tempo di assunzione è ancora lungo, allora guarda il numero di candidati. Il "top of the funnel" è abbastanza solido? La velocità del funnel di selezione è sufficientemente rapida?
Se il "top of the funnel" non è sufficientemente forte (come in molte startup in fase seed, inclusa la mia), allora questo dovrebbe essere la priorità principale, perché la velocità del funnel potrebbe essere irrilevante se non ci sono candidati da spingere avanti.
2. Decidi come raccogliere i dati
Il passo successivo è decidere come raccogliere e analizzare i tuoi dati. Nella realtà, avrai bisogno di una qualche forma di software di analisi per il reclutamento per farlo.
È probabile che il tuo applicant tracking system (ATS) sia il luogo in cui si raccolgono più dati sulle assunzioni e molte soluzioni offrono cruscotti di reclutamento pre-progettati, spesso personalizzabili, per facilitare la visualizzazione dei dati.
Un’altra funzionalità ATS utile sono le opzioni di opt-in come sondaggi NPS per i candidati o la raccolta di feedback dai candidati stessi.
Puoi unire i dati raccolti nel tuo ATS con quelli provenienti dal tuo HRIS/HRMS per ottenere una visione più completa, ad esempio: quanti candidati reclutati da un certo recruiter non superano il periodo di prova o diventano top performer?
Altre fonti di dati utili potrebbero essere il tuo software per la gestione delle relazioni con i candidati o la tua piattaforma di recruitment marketing.
3. Monitora e ottimizza
Tieni traccia delle tue metriche di reclutamento e dei KPI per valutare l'efficacia del tuo processo di assunzione.
Utilizza gli strumenti per evidenziare tendenze e schemi nei dati, così da individuare aree di miglioramento. Ad esempio, se il tuo time-to-hire è più lungo di quanto desiderato, approfondisci per capire come puoi snellire determinate fasi.
4 migliori pratiche per il reclutamento basato sui dati
1. Sviluppa metriche chiare
Molte persone si confondono tra le metriche Tempo di Copertura e Tempo di Assunzione. Tecnicamente, il Tempo di Copertura è il periodo tra l'apertura di una posizione e l'assunzione di qualcuno.
Il Tempo di Assunzione è il tempo impiegato dal candidato specifico che hai assunto a passare da candidatura ad assunzione.
Questo dimostra la necessità di definire sempre chiaramente le metriche, specificando come vengono calcolate e quali sono le fonti dei dati.
2. Utilizza diversi tipi di dati
Ho già accennato a questo sopra ma voglio ribadirlo. La maggior parte dei dati che utilizzerai saranno quantitativi, ovvero possono essere rappresentati numericamente.
Tuttavia, non trascurare i dati qualitativi, come feedback da candidati o team di selezione. Sono altrettanto preziosi e possono portare a miglioramenti che favoriscono la retention, come una migliore retribuzione totale.
Come sottolinea Sarah Lovelace, VP of People presso Airbase, “Affrontando la gestione dei talenti con una combinazione di dati e analisi, possiamo prendere decisioni informate e comunicarle efficacemente a tutta l'organizzazione.”
3. Presenta i dati in modo significativo
La visualizzazione dei dati è una parte essenziale del recruiting guidato dai dati. Quando si presentano i dati per stimolare azioni, è importante riflettere sia sui dati che sulla conversazione che si vuole attivare con il proprio pubblico. Qui entra in gioco la creazione di personas interne.
Le personas sono utilizzate dai team marketing per delineare i clienti target nella creazione di campagne e sono uno strumento utile anche per la visualizzazione dei dati.
Ad esempio, non tutti hanno bisogno di sapere tutto: ogni stakeholder avrà bisogno di livelli diversi di supporto nell’analizzare ciò che viene loro presentato.
Un esempio può essere la differenza tra i dati che presenti a un responsabile delle assunzioni per migliorare un aspetto specifico del processo rispetto a quelli da mostrare a un membro del C-Suite per ottenere l'approvazione di un nuovo software di recruiting.
Per ulteriori approfondimenti, consiglio vivamente l'eccellente articolo di Liam Reese su analisi dei dati HR.
4. Mantieni una buona igiene dei dati
Hai bisogno di dati di buona qualità che riflettano la realtà. Una volta mi è capitato che un consulente interim abbia “chiuso” tutte le posizioni precedentemente aperte e non ancora segnate come assunte, sostenendo così di aver assunto 80 persone in 4 mesi… in un’azienda di 90 persone.
Se i team avessero chiuso le posizioni effettivamente concluse in tempo reale, i dati avrebbero rappresentato meglio la realtà.
Per questo motivo consiglio di implementare alcune best practice sui dati per mantenere alta la qualità.
Il modo migliore per farlo è fare follow-up regolari e confrontarsi con il tuo team e i responsabili delle assunzioni, aiutandoli a creare l’abitudine di inserire e aggiornare i dati.
Ad esempio, per assicurarti che le chiamate di screening vengano registrate nel sistema, definisci un KPI e controlla periodicamente.
Se vuoi assicurarti che i responsabili delle assunzioni inseriscano i loro feedback, intervieni dopo ogni colloquio e verifica che siano feedback di qualità.
