Selezione dei Candidati: Le 10 Migliori Tecniche e Pratiche Consigliate
Lo screening dei candidati è una parte essenziale di qualsiasi processo di assunzione che avviene proprio prima che inizi il vero e proprio processo di colloquio.
Ho iniziato la mia carriera come recruiter nel settore dell’headhunting e ricerca di executive dove lo screening era una delle fasi più importanti perché non volevamo presentare ai nostri clienti candidati inadatti e fargli sprecare tempo.
Quindi, come puoi assicurarti di preparare i giusti candidati per il colloquio e persino iniziare a pensare di chiuderli alla fase dell’offerta?
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Qui condividerò la mia esperienza e le migliori pratiche per aiutarti a sviluppare un processo di screening dei candidati efficace.
Cos’è lo screening dei candidati?
Lo screening dei candidati è la fase iniziale del processo di selezione che decide chi passerà al primo colloquio con un responsabile delle assunzioni.
Questo è particolarmente comune quando un recruiter lavora con il responsabile delle assunzioni, poiché il recruiter agisce come un filtro e come un’estensione delle esigenze del team di selezione.
Il processo di screening dei candidati implica la revisione delle informazioni disponibili sul candidato (ad esempio, curriculum vitae, lettera di presentazione, profilo LinkedIn) e la valutazione se possa essere adatto per la posizione.
Se il candidato risulta promettente, il processo normalmente prevede anche una prima chiamata tra il candidato e qualcuno del team HR/selezione, chiamata “telefonata di screening”, per approfondire la sua esperienza e discutere la posizione.
Perché è importante lo screening dei candidati?
Assumere richiede moltissimo tempo e risorse, sottraendo persone al loro lavoro ordinario per condurre colloqui, ecc.
Un processo di screening efficace aiuterà a:
- Identificare candidati qualificati: Garantire che solo candidati con le competenze, l’esperienza e le qualifiche giuste avanzino nelle fasi successive.
- Risparmiare tempo e risorse: Escludendo subito i candidati inadatti, il team si può concentrare sui profili migliori, riducendo il tempo di assunzione e i costi di selezione.
- Migliorare la qualità delle assunzioni: Uno screening accurato aumenta le probabilità di scegliere candidati che avranno buone performance e si integreranno nella cultura aziendale.
- Ridurre il turnover: Uno screening adeguato minimizza il rischio di assunzioni sbagliate, portando a un maggior tasso di fidelizzazione.
- Favorire il rispetto delle normative: Assicura conformità a leggi e regolamenti, riducendo i rischi legati a discriminazioni o assunzioni negligenti.
- Migliorare l’employer branding: Un processo di screening ben organizzato trasmette professionalità, migliorando l’esperienza del candidato e la reputazione aziendale.
10 metodi di screening dei candidati
Ecco cosa uso di solito per valutare la validità di un candidato per un colloquio con il responsabile delle assunzioni:
1. Screening durante la ricerca
Gran parte della valutazione avviene (o dovrebbe avvenire) già durante la ricerca dei candidati. Questo può essere semplice come leggere il profilo LinkedIn di un candidato e notare che dichiara espressamente di non voler essere contattato per nuove opportunità in questo momento (e rispettare tale indicazione!).
Ecco alcune cose che osservo quando decido se contattare un potenziale candidato:
Competenze
Ci sono riferimenti alle competenze giuste? Sembra banale, ma conosco molte persone che ricevono ogni giorno messaggi per ruoli completamente inadatti, ad esempio uno sviluppatore che ha lavorato solo con Java viene contattato per un posto che richiede 5 anni di esperienza con Golang.
Competenze, ma in modo inaspettato
Ci sono riferimenti alle giuste competenze ma espressi in modo diverso? Ricorda che non tutti descrivono le proprie competenze nel modo che desideri o ti aspetti, soprattutto se fai selezione fra diverse culture o in ambiti di competenza differenti dal tuo.
Ad esempio, potresti cercare qualcuno con competenze di project management, ma un candidato potrebbe parlare di quando “ha coordinato” un progetto. Le competenze potrebbero essere identiche, ma la parola coordinamento può farti pensare erroneamente che non abbia gestito il progetto.
Puoi approfondire se hanno le competenze giuste?
A volte le competenze non sono evidenti a prima vista, quindi devi indagare più a fondo. Quando le informazioni non sono approfondite, cerca elementi che possano includere il candidato nella tua lista di persone da contattare, invece che escluderlo.
Cose da osservare:
- Aziende attuali e passate: hanno un prodotto, una dimensione o una tecnologia simile alla tua?
- Progetti o collaborazioni extra lavorative: anche questi possono essere citati nel tuo messaggio di contatto.
- Formazione: cose come una laurea triennale potrebbero essere meno rilevanti per candidati senior che hanno già esperienza, ma segni di formazione continua in una determinata area possono comunque dimostrare competenze.
- Esperienza lavorativa: sembra semplice, ma non dimenticare di prestare attenzione alla descrizione delle loro esperienze, non solo alle parole chiave.
Esistono alcune soluzioni specializzate per la ricerca di candidati che ti aiuteranno a individuare i canali, pubblicare annunci e confrontare candidati e metodi di sourcing.
2. Screening dei CV
Quando si parla di candidati, la prima informazione che vedrai su di loro sarà il loro CV o curriculum (a seconda del paese in cui ti trovi).
Siamo così abituati ai CV che ormai è una novità che le aziende offrano candidature accessibili anche senza curriculum. Ecco cosa valuto per ogni CV dei candidati:
- Il candidato ha dichiarato in modo chiaro il proprio titolo e le proprie responsabilità per ogni ruolo?
- Si nota attenzione ai risultati e comprensione dell'impatto del proprio lavoro?
- Il CV descrive chiaramente il percorso professionale svolto finora?
- Le competenze e le esperienze che cerchi sono presenti nel CV?
- Se il background (es. dimensioni azienda, luogo, ecc.) è importante per il ruolo, questi requisiti sono menzionati?
Questo è tutto: non molto, ma tieni presente che per ora stiamo guardando solo la parte più alta del funnel. Un CV racconta solo metà della storia: non esaminarlo troppo e non trarre conclusioni che spesso si rivelano errate.
Ad esempio, potresti essere entusiasta di un candidato che ha sempre lavorato in una grandissima azienda, ma poi ti ricordi che la tua posizione è in una piccola start-up e cerchi un direttore vendite che abbia esperienza nel portare un prodotto challenger su un nuovo mercato.
Puoi sempre intervistare un candidato proveniente da una grande azienda, ma devi assicurarti di approfondire come si approccerebbe alla tua situazione specifica.
Cose a cui non do molta importanza:
- 1-2 errori di battitura (soprattutto se il CV è lungo). Altri possono essere più severi, ma preferisco focalizzarmi sulle competenze, ecc. Gli unici ruoli dove presto attenzione a questi dettagli sono content marketing, avvocati e finanza.
- Lacune lavorative. Con l’attuale mercato del lavoro, una o due pause non mi preoccupano. Le approfondisco durante una chiamata, ma non dovrebbero escludere un candidato che ha il giusto profilo.
- Formattazione, a meno che non sia davvero illeggibile. Ricorda anche che a volte il tuo sistema di tracciamento dei candidati (ATS) può rovinare la formattazione di un CV, soprattutto quando i candidati usano strumenti diversi da MS Word. Il mio ad esempio è stato creato con Canva!
Se stai esaminando CV internazionali, considera che potrebbero contenere elementi che possono sembrarti insoliti:
- Foto del candidato
- Gruppo sanguigno, altezza e peso
- Stato civile
- Codici identificativi personali
- Indirizzo di residenza esatto
- Situazione migratoria
- Stato dei controlli sui precedenti penali.
Infine, vale la pena sottolineare che, sebbene molti sistemi di tracciamento dei candidati possano automatizzare la valutazione dei CV e far risparmiare tempo, per citare Duffy Marie su Quora "Il giudizio e la revisione da parte dei recruiter umani sono ancora fondamentali per identificare davvero i candidati più forti e qualificati, soprattutto per ruoli più senior. Solo il software rischia di far perdere ottimi candidati, quindi una revisione e il discernimento umano sono importanti. Un approccio bilanciato e multifattoriale è l’ideale."
3. Screening telefonico/videochiamata
Se, dopo aver esaminato il CV, LinkedIn, ecc., qualcuno appare come un potenziale match, il passo successivo potrebbe essere una breve chiamata con qualcuno delle risorse umane o del recruitment.
Questa sarà probabilmente la prima interazione umana tra il candidato e la tua azienda all’interno del processo di candidatura, quindi è importante bilanciare la valutazione delle sue competenze con la creazione di una buona esperienza complessiva.
Non trasformare la conversazione in una semplice lista di domande da spuntare.
Devi fornire al candidato tutte le informazioni utili sul ruolo e sulla cultura aziendale con un approccio coinvolgente e, al tempo stesso, ottenere da loro ciò che ti serve.
Anche se potrebbe essere la prima vera conversazione, è proprio qui che inizia la "chiusura", in quanto ti stai preparando, insieme al candidato, a una potenziale offerta di lavoro.
Comprendere le motivazioni del candidato completa il quadro che le loro competenze e la loro esperienza iniziano a delineare, quindi assicurati di prenderti il tempo necessario per comprenderle davvero. Questo ti aiuterà successivamente se dovrai fare un'offerta di lavoro.
Ad esempio, se un candidato menziona che attualmente non si occupa molto di sviluppo frontend come parte del suo ruolo da full-stack, ma vorrebbe davvero focalizzarsi su questo come prossimo passo della sua carriera e tu puoi offrirgli questa opportunità, potrai ricordargli questo aspetto durante la chiamata di offerta per rafforzare la proposta.
Per garantire che la chiamata sia il più efficace possibile, centro sempre il primo colloquio di screening attorno a un'agenda—proprio come faccio con le riunioni interne!
Inizio presentando una panoramica del ruolo e poi chiedo al candidato di raccontarmi la sua esperienza e rispondere a qualche domanda. Quindi mi assicuro che ci sia del tempo alla fine per eventuali domande da parte loro.
Ho notato che partire da informazioni su me stesso, sull’azienda e sul ruolo aiuta i candidati a sentirsi più a loro agio piuttosto che cominciare subito con una raffica di domande.
Ma, mentre inizi a valutare le loro competenze e motivazioni, fai attenzione a quanto tempo dedichi a fornire informazioni rispetto a quanto tempo spendi per ottenere informazioni dal candidato.
Di solito i miei screening durano circa 20-30 minuti, quindi dedico circa 5-7 minuti all’introduzione e alla presentazione e 15 minuti a raccogliere informazioni dal candidato. Il tempo rimanente cerco di riservarlo alle domande del candidato (che a questo stadio potrebbero non essere molte).
In genere creo domande da porre in base alle aree che voglio coprire durante questa prima chiamata:
- Motivazione. Se sono candidati, perché hanno fatto domanda qui? Se sono stati individuati da noi, cosa li ha spinti a rispondere al messaggio?
- Obiettivi. Voglio capire quali sono gli obiettivi del candidato per il prossimo ruolo e se possono combaciare con la nostra posizione.
- Capacità comunicative. Questo è importante per la maggior parte dei ruoli, quindi valuta da subito come il candidato comunica. Ad esempio, riescono a spiegare qualcosa di tecnico con parole semplici? Sanno essere concisi e rispettare i tempi stabiliti, dato che la chiamata di screening è breve?
- Competenze. Anche se non si tratta di un colloquio tecnico, puoi cercare comunque indizi su alcune competenze che dovrebbero essere essenziali (su questo torneremo tra poco).
Dal mio lato, accompagno il candidato alla scoperta dell’azienda, del team, della posizione, degli obiettivi del ruolo e di altre informazioni essenziali che dovrebbero conoscere per prendere una decisione.
Questo processo di conoscenza reciproca continua da entrambe le parti durante tutto il percorso, ma lo screening getta le basi delle conoscenze da entrambe le parti.
Consiglierei approcci simili anche per i colloqui telefonici o via video in fase di screening. Se hai bisogno di qualche strumento che ti aiuti, esistono molte soluzioni per colloqui video fra cui scegliere.
4. Profili LinkedIn/social
È molto raro ormai che una persona non abbia un profilo LinkedIn. Alcune persone lo utilizzano molto più frequentemente di altre, ma può essere utile per capire in che modo si rapportano al proprio settore e ai colleghi.
Inoltre, per certi ruoli (ad esempio recruiter), ci si aspetta molta più attività su LinkedIn rispetto ad altri (come gli sviluppatori).
5. Portfolio
Questo è estremamente importante per alcuni ruoli, ad esempio designer e illustratori. In realtà, probabilmente vorrai che il responsabile delle assunzioni ti aiuti ad analizzare questa parte, essendo lui l’esperto.
La versione per sviluppatori potrebbe essere il loro sito personale, Github o l’attività su Stack Overflow.
6. Lettera di presentazione/candidatura
Non sono un grande sostenitore di queste lettere ma alcune organizzazioni le richiedono. Alcuni elementi da considerare in una buona lettera di presentazione:
- Verifica se hanno adattato la lettera di presentazione al tuo specifico annuncio di lavoro e alla tua azienda.
- Motivazione e Interesse: cerca segnali di reale interesse per il ruolo e per l’organizzazione.
- Valuta la loro capacità di esprimere in modo chiaro e professionale la propria esperienza e le motivazioni.
7. Social media
I social media possono essere una grande risorsa per trovare candidati (leggi il mio articolo sul recruiting tramite social network per approfondire) e, visto che lo stai già facendo, puoi analizzare un po’ i loro profili.
In alcune professioni come il giornalismo, molti candidati sono molto attivi su Twitter/X. Designer, illustratori e altre figure creative invece tendono a postare e pubblicare i loro lavori su Instagram o Pinterest.
Tuttavia, è necessario mantenere un approccio equilibrato per evitare pregiudizi o rischi legali. Alcuni suggerimenti a riguardo:
- Consenso alla trasparenza: Informa i candidati se i controlli sui social media fanno parte del processo e incoraggiali a condividere i loro profili (la maggior parte lo farà se rilevante).
- Focus sulla pertinenza: Esamina solo i contenuti rilevanti per il lavoro, non categorie personali o protette come religione o politica.
- Sii coerente: Applica gli stessi criteri di screening a tutti i candidati per evitare accuse di parzialità.
- Conformità alla privacy dei dati: Assicurati di rispettare le leggi sulla protezione dei dati (ad es. GDPR).
- Documenta i risultati: Tieni traccia di come i risultati dai social influenzano le decisioni, garantendo trasparenza ed equità.
8. Domande nella fase di candidatura
Invece di chiedere una lettera di presentazione, potresti voler aggiungere un passaggio extra al processo di candidatura, ponendo 2 o 3 domande mirate, ad esempio: Cosa ti ha colpito in questo annuncio e ti ha spinto a candidarti? Cosa cerchi in un nuovo ruolo?
Questo semplice passaggio potrebbe scoraggiare alcuni dal candidarsi e aiutarti a selezionare chi desidera davvero il ruolo rispetto a chi invia candidature a tutte le offerte.
9. Referenze e segnalazioni
A volte i candidati includono lettere di referenza nella loro domanda, oppure è possibile che siano stati segnalati da qualcuno all’interno della tua organizzazione, o magari conosci personalmente qualcuno con cui hanno lavorato in passato. Gli strumenti specialistici per la verifica delle referenze sono utili per confermare queste informazioni.
In questa fase puoi anche considerare soluzioni HR più approfondite per la verifica del background.
10. Valutazioni delle competenze
Le valutazioni delle competenze aiutano a valutare le abilità dei candidati in compiti reali legati al lavoro. Garantiscono che i candidati abbiano davvero le competenze tecniche e trasversali richieste, riducendo il rischio di assunzioni non adatte.
Tuttavia, fai attenzione a non chiedere troppo già nelle prime fasi. È improbabile che qualcuno si sottoponga a una prova di coding di 3 ore prima di aver parlato con qualcuno; esempi migliori potrebbero essere brevi test di logica o di personalità.
Cosa cercare durante lo screening dei candidati
Come puoi vedere, ci sono molte cose che puoi utilizzare per aiutarti a scremare i candidati. Più nel dettaglio, questi sono alcuni aspetti che valuto nella fase di screening nello specifico:
1. Qualifiche ed esperienza
Cerca:
- Titoli di studio, certificazioni e percorsi lavorativi pertinenti.
- Coerenza e progressione logica della carriera.
Segnali d’allarme:
- Grandi periodi di inattività senza spiegazioni.
- Titoli di lavoro gonfiati o responsabilità poco chiare.
2. Competenze e capacità
Cerca:
- Competenze tecniche e trasversali rilevanti per il ruolo.
- Risultati di valutazioni delle competenze o esempi di lavori svolti in passato.
Segnali d’allarme:
- Livelli di competenza sopravvalutati per competenze chiave.
- Mancanza di esperienza su progetti rilevanti.
3. Compatibilità culturale e valori
Cerca:
- Allineamento con la missione, i valori e lo stile di lavoro dell’azienda.
- Evidenze di lavoro di squadra, adattabilità e passione per il settore.
Segnali d’allarme:
- Commenti negativi su precedenti datori di lavoro.
- Atteggiamenti rigidi o poco flessibili.
4. Comunicazione e presentazione
Cerca:
- Comunicazione chiara e professionale nelle applicazioni e nei colloqui.
- Capacità di spiegare esperienze e risultati in modo sicuro.
Segnali d’allarme:
- Risposte vaghe o incomplete.
- Grammatica scorretta o poca professionalità nelle e-mail.
5. Motivazione e interesse
Cerca:
- Entusiasmo genuino per la tua azienda e per il ruolo.
- Lettere di presentazione personalizzate e domande ponderate durante i colloqui.
Segnali d'allarme:
- Candidature generiche o prodotte in massa.
- Conoscenza limitata della tua azienda.
6. Segnalazioni, referenze e verifiche dei precedenti
Da cercare:
- Referenze o raccomandazioni positive che mettono in evidenza l'idoneità e i risultati ottenuti.
- Credenziali verificate e storia lavorativa confermata.
Segnali d'allarme:
- Esitazione nel fornire referenze.
- Incoerenze tra quanto dichiarato dal candidato e le sue referenze.
7. Criteri essenziali per l’assunzione
- Idoneità legale al lavoro
- Aspettative salariali rispetto al budget aziendale
- Disponibilità a trasferirsi se richiesto.
Sfide nello screening dei candidati
Lo screening dei candidati è impegnativo quando ci sono tantissimi candidati o non si sa bene cosa si sta cercando.
Volume
In realtà, questo rappresenta un problema maggiore nelle grandi organizzazioni di prestigio dove tutti vogliono lavorare o in situazioni di reclutamento ad alto volume.
Se questo è il caso, molti strumenti di staffing possono essere programmati per filtrare e rifiutare automaticamente i candidati non idonei che non soddisfano determinati requisiti come aspettative salariali, posizione o stato del visto.
Mancanza di conoscenza
Non familiarità con i ruoli da scremare o mancanza di esperienza professionale, ad esempio quando viene chiesto di valutare il portfolio di un designer.
Mancanza di coerenza tra valutatori
Se più persone lavorano sulla stessa posizione, stanno tutte valutando in modo coerente i candidati appropriati per le giuste competenze e abilità?
Ottenere risposta dai responsabili delle assunzioni
Sebbene il reclutamento dovrebbe essere vicino alla cima delle priorità di tutti, a volte può essere difficile ottenere un feedback dai responsabili delle assunzioni. Questo può rallentare il processo e potrebbe persino farti perdere candidati molto richiesti.
Best practice per lo screening dei candidati
Tenendo presenti le sfide sopra descritte, ecco alcune best practice per garantire un processo di selezione efficiente e coerente:
Crea descrizioni di lavoro chiare
Indica chiaramente le competenze richieste, l'esperienza, le qualifiche e altri criteri nella JD, per esempio sviluppatore Python con almeno 3 anni di esperienza per 1) assicurarsi che si candidino persone più idonee e 2) fornire ai selezionatori una guida chiara di valutazione.
Puoi approfondire nel mio articolo su come scrivere una job description.
Usa la tecnologia in modo intelligente
Sfrutta gli ATS e altri tipi di software di recruiting come strumenti per lo screening dei CV per aiutare a filtrare i candidati. Tuttavia, come detto sopra, usali con cautela e rivedi sempre il tuo database dei candidati per cercare qualcuno che potrebbe essere passato inosservato.
Formazione
Lo screening è una competenza fondamentale di reclutamento, quindi assicurati che tutti i coinvolti siano formati adeguatamente su come scremare e su cosa osservare quando selezionano candidati per i loro ruoli.
Potresti anche considerare di inserire una formazione sui bias.
Revisione cieca dei CV
Le revisioni dei curricula in modalità "cieca" (note anche come "blind hiring") anonimizzano i dati personali e demografici presenti sul CV che potrebbero potenzialmente generare bias.
Questa è una funzione che la maggior parte degli ATS moderni può offrire con diversi gradi di anonimizzazione.
Quello che intendo è nascondere i nomi e generare invece un numero o un carattere di qualche tipo (alcuni generano un aggettivo e un animale, ad es. Panda Curioso, il che è piuttosto carino).
Altri vanno oltre, analizzando il CV, estraendo solo l'esperienza e oscurando elementi come la storia lavorativa e la formazione.
Puoi rendere questa pratica applicabile solo ai responsabili delle assunzioni oppure anche ai recruiter. Numerosi studi hanno fatto notizia mostrando che i “nomi dall’aspetto etnico” ricevevano più rifiuti rispetto a quelli “bianchi”.
Questo ha il vantaggio di far concentrare le persone esclusivamente sull’esperienza e probabilmente aumenterà la diversità nell’insieme di candidati che arrivano allo step del colloquio.
Crea una stretta collaborazione tra responsabili delle assunzioni e screener
La maggior parte capirà, ma alcuni responsabili delle assunzioni dovranno essere sensibilizzati sull’importanza della rapidità nelle assunzioni. Una stretta collaborazione porterà a un processo più veloce e un migliore feedback per perfezionarlo. Maggiori dettagli nella prossima sezione.
Prepara il Tuo Recruiter al Successo
Se sei un responsabile delle assunzioni che lavora con un recruiter, hai un ruolo chiave nell’assicurarti che il tuo partner per l’acquisizione dei talenti comprenda ciò di cui hai bisogno.
Condurranno lo screening per tuo conto, quindi è fondamentale che capiscano come pensi al ruolo.
Un modo semplice per dare indicazioni è pensare a quali informazioni ti servono per considerare un candidato idoneo al ruolo, quali informazioni non sono presenti nel CV del candidato che ti piacerebbe conoscere, e quali sono quelle che il recruiter può valutare realisticamente, ad esempio difficilmente il recruiter potrà valutare la qualità del codice di qualcuno.
Questo assicura che il recruiter abbia le conoscenze e gli strumenti di screening necessari per trasformare candidati talentuosi in candidati qualificati da far progredire nel processo di selezione.
L’Arte e la Scienza dello Screening dei Candidati
Lo screening dei candidati è in parte arte e in parte scienza, ma un processo di screening ben progettato ti permetterà di impostare fin da subito la valutazione delle competenze e di comprendere obiettivi e motivazioni del candidato.
Se c’è una cosa da ricordare, è ancorare lo screening a criteri oggettivi e cercare principalmente prove delle competenze del candidato. Questo è importante perché i bias inconsci possono infiltrarsi già nelle prime fasi.
E non dimenticare che, soprattutto nella prima chiamata, hai la possibilità di impostare il tono dell’esperienza che vuoi offrire al candidato—assicurati che sia eccellente!
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