Come Eseguire un’Analisi del Divario di Competenze in 4 Passi
Assumiamo persone per le loro competenze, ma le competenze si deteriorano nel tempo, e quelle necessarie per rimanere competitivi sono in continua evoluzione.
Attualmente, esiste una notevole discrepanza tra le competenze richieste dal mercato e i dipendenti che le possiedono, soprattutto nei settori manifatturiero, IT e sanitario.
Condurre un'analisi del divario di competenze è uno dei metodi più efficaci per identificare e risolvere questi problemi.
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Cos'è un'analisi del divario di competenze?
L’analisi del divario di competenze è un metodo utilizzato dalle organizzazioni per monitorare e misurare la distanza tra le abilità e le competenze richieste e quelle di cui la forza lavoro dispone attualmente.
I reparti delle risorse umane e i responsabili valutano le competenze attuali dei dipendenti per comprendere le loro prestazioni lavorative e determinare se possiedono le capacità e le conoscenze necessarie per raggiungere gli obiettivi strategici e restare al passo con le nuove tendenze.
Un'analisi del divario di competenze è un ottimo modo per i datori di lavoro per:
- Comprendere il potenziale della propria forza lavoro.
- Individuare lacune che potrebbero ostacolare la longevità dell'azienda nel lungo periodo.
- Scoprire strumenti e insight per implementare le giuste strategie di reclutamento.
- Creare programmi di formazione e sviluppo.
- Offrire opportunità di aggiornamento delle competenze.
Si raccomanda di effettuare un'analisi del divario di competenze ogni tre-sei mesi, o quando cambia la strategia aziendale, o se noti gap di performance.
Grazie a sistemi di reclutamento basati sull'Intelligenza Artificiale, le aziende possono eseguire un'analisi del divario di competenze più precisa, garantendo un miglior allineamento dei talenti.
Esempi di analisi del divario di competenze
L’idea di eseguire un’analisi del divario di competenze ha acquisito sempre più importanza, ma non è certo una novità. Ecco alcuni esempi recenti in cui le aziende hanno dovuto ricorrere a questo strumento.
AT&T
Tra la metà e la fine degli anni 2010, AT&T ha intrapreso un'ampia analisi del divario di competenze per affrontare i rapidi cambiamenti dell’industria delle telecomunicazioni, in particolare il passaggio a servizi digitali e basati su cloud.
In risposta, AT&T ha lanciato l’iniziativa “Workforce 2020” per ripensare il modo in cui preparava i dipendenti al futuro.
L'azienda ha utilizzato una combinazione di sondaggi interni, dati sulle prestazioni e analisi delle tendenze di mercato per identificare le competenze mancanti all’interno della forza lavoro. Sono emerse principalmente lacune in ambiti digitali, data science e cybersecurity.
La soluzione è stata un investimento importante nella riqualificazione della forza lavoro AT&T. È stata introdotta una piattaforma online con corsi in sviluppo software, analisi dei dati e altre competenze richieste dal mercato, collaborando con realtà come Udacity e Georgia Tech per certificazioni e lauree. L’iniziativa è poi stata ribattezzata “Future Ready” per dimostrare l’impegno a formare lavoratori anche oltre il 2020.
Amazon
Amazon ha dovuto affrontare una crescente necessità di competenze tecniche specializzate in vari settori, soprattutto in machine learning, cloud computing e robotica, per supportare la propria espansione nella logistica e nella distribuzione.
L’azienda ha utilizzato dati dalle valutazioni delle prestazioni, ricerche di mercato e proiezioni future del settore per valutare le competenze attuali e le esigenze future. Sono state identificate importanti lacune in settori come la data science, l’ingegneria del cloud e la robotica.
Per risolvere queste lacune, Amazon ha lanciato l’iniziativa “Upskilling 2025”, stanziando 700 milioni di dollari per riqualificare 100.000 dipendenti in competenze tecniche rilevanti. Il programma comprende iniziative come Amazon Technical Academy, focalizzata sulle competenze di ingegneria del software, e Machine Learning University, che insegna data science e machine learning avanzato.
Il programma è stato successivamente ampliato e ora offre diversi percorsi di apprendimento ai dipendenti.
Verizon
Verizon ha identificato una carenza di competenze nella propria forza lavoro, in particolare nei ruoli tecnici. Per risolvere la questione, Verizon ha lanciato il programma di apprendistato "Verizon Thrive", un'iniziativa di 12 mesi "earn-and-learn" ideata per formare le persone sulle competenze tecniche essenziali richieste nei diversi ruoli aziendali.
Al termine del programma, il 95% della prima coorte ha accettato un’offerta di lavoro a tempo pieno in Verizon, dimostrando l’efficacia del programma nel colmare il divario di competenze e rafforzare il bacino di talenti dell’azienda.
"L’apprendistato è uno strumento fondamentale che potremmo sfruttare per colmare i gap di competenze", ha dichiarato Ryan Craig, autore di Apprentice Nation, in un episodio del podcast People Managing People. "Non è semplicemente un programma di formazione. E non è un programma che richiede di pagare una retta o contrarre debiti o correre rischi finanziari. Gli apprendistati, per definizione, sono un lavoro, e un lavoro che paga un salario dignitoso con formazione inclusa, aumenti salariali integrati man mano che si diventa più produttivi e un percorso di carriera stabilito."
Come condurre un’analisi del gap di competenze
1. Definisci il tuo piano e l’ambito
Devi prima decidere chi supervisionerà questo processo, quando lo condurrai, chi includere nella valutazione e come si svolgerà.
I due livelli più comuni a cui viene effettuata un’analisi dei gap di competenze sono:
- Livello individuale—puoi individuare le competenze e capacità richieste da ogni ruolo lavorativo e confrontarle con le competenze attuali di un lavoratore.
- Livello aziendale o di team—puoi anche determinare se il tuo team o l’azienda nel suo complesso possiede le capacità e conoscenze necessarie per portare a termine un progetto, oppure se sia necessario ricorrere al reclutamento esterno.
I leader senior sono più adatti per valutazioni individuali, mentre le risorse umane o consulenti esterni sono l’ideale per le valutazioni di team.
Scegliere un professionista esterno aiuta a mantenere l’oggettività e garantisce che responsabili delle assunzioni, team leader e HR possano concentrarsi sulle loro attività.
Condurre un’analisi dei gap di competenze è più semplice con strumenti di valutazione dei dipendenti che identificano le aree di miglioramento.
Che forma di analisi del gap di competenze vuoi effettuare?
Il passo successivo è decidere la forma dell’analisi del gap di competenze. Le opzioni includono:
- Colloqui di valutazione delle performance
- Sondaggi
- Colloqui con i dipendenti
- Piattaforme di gestione delle competenze
- Test pre-assunzione.
- Feedback a 360 gradi
- Valutazioni comportamentali
- Valutazioni delle conoscenze lavorative.
Utilizzando strumenti di database per il reclutamento, puoi identificare rapidamente i candidati che coprono specifici gap di competenze all’interno del tuo team. Effettuare test di competenza dopo i colloqui con i dipendenti può aiutarti a determinare su quali opportunità di crescita investire.
2. Identifica le competenze critiche
Qui dovresti considerare due domande fondamentali:
- Quali competenze sono attualmente considerate di valore dalla tua azienda?
- Quali capacità devono possedere i lavoratori per continuare a svolgere bene il loro lavoro?
Molti datori di lavoro favoriscono l’approccio macro e micro-competenze.
Le prime rappresentano il modo unico in cui una persona lavora e includono abilità come il pensiero critico, la risoluzione dei problemi e la leadership.
Le seconde sono competenze più tecniche e seguono una formula di apprendimento predefinita (ad esempio il testing del codice).
Le hard skill si evolvono con le nuove tecnologie e le tendenze del settore e pertanto necessitano di monitoraggio costante.
Le soft skill sono sempre apprezzate e necessarie, a prescindere dal settore o dall’azienda.
La tua analisi del gap di competenze può concentrarsi in modo separato su queste due tipologie di skill. Cerca di identificare quali macro-competenze l’azienda dovrebbe sviluppare nei prossimi cinque anni e quali micro-competenze sarebbero invece utili per il tuo business ora.
Suggerimento professionale
Incoraggia i tuoi dipendenti a condividere le loro affinità e le competenze che vorrebbero migliorare o acquisire. Coinvolgere i tuoi collaboratori nel processo mostra anche che tieni al loro progresso professionale e allo sviluppo della loro carriera.
3. Valuta le Competenze Attuali della Forza Lavoro per Identificare i Gap
Questo passaggio ti aiuterà a capire se sia necessario assumere nuovi lavoratori oppure se sia sufficiente la formazione per consentire al tuo staff di ottenere le capacità mancanti.
Le valutazioni delle competenze sono solitamente il metodo più semplice ed efficace per farlo.
Crea valutazioni su misura per le esigenze della tua azienda e del settore, come ad esempio le simulazioni di lavoro.
Puoi anche utilizzare test psicometrici per analizzare il livello delle soft skills, come l’intelligenza emotiva. Combina queste informazioni con i feedback dei dipendenti e le valutazioni delle prestazioni per avere una comprensione chiara dei limiti, delle potenzialità e delle opportunità della tua forza lavoro.
4. Progettare interventi
Una volta identificati i gap di competenze, è il momento di creare strategie efficaci per colmarli. Ogni organizzazione si troverà ad affrontare gap unici, ma un rapporto del World Economic Forum evidenzia che le competenze cognitive, in particolare il pensiero creativo e analitico, sono molto richieste, seguite dalla alfabetizzazione tecnologica.
Allo stesso modo, un sondaggio McKinsey mostra l’analisi dei dati come area principale con gap di competenze, seguita da IT e management esecutivo.
Tipi di Interventi
A seconda delle competenze necessarie e delle capacità attuali della forza lavoro, ecco alcuni approcci chiave per affrontare i gap di competenze:
Ricerca di Competenze Critiche: I gap di competenze possono portare a modifiche nei criteri di assunzione, ricercando candidati con l’expertise richiesta. Se il tempo è limitato, puoi anche affidarti a collaboratori indipendenti per coprire temporaneamente le lacune.
Formazione e Sviluppo: Un’analisi dei gap di competenze può indirizzare i tuoi programmi di formazione verso aree specifiche dove i dipendenti necessitano nuove abilità.
Riprogettazione dei Ruoli: Una revisione degli obiettivi aziendali può far emergere la necessità di rivedere alcune posizioni per allinearle meglio alle esigenze del business. Ripensare i ruoli può comportare l’upskilling o il reskilling del personale attuale per soddisfare nuovi requisiti.
Formare per Colmare i Gap di Competenze
Hai identificato le competenze mancanti delle tue persone e quali sono le più importanti per l’azienda, ora è il momento di formarle per iniziare a vedere miglioramenti.
Ecco alcuni suggerimenti per favorire il successo dei tuoi programmi di formazione.
Sviluppare Programmi di Formazione Mirati
- Piani di Formazione Personalizzati: Progetta programmi di formazione su misura in base alle esigenze rilevate attraverso la valutazione delle competenze. Si può spaziare dalle competenze tecniche alle soft skills come leadership e comunicazione.
- Sfrutta Vari Metodi di Formazione: Inserisci una combinazione di metodi come workshop, moduli e-learning, webinar e programmi di mentoring per adattarsi ai diversi stili di apprendimento.
Favorire una Cultura di Apprendimento Continuo
- Incoraggia l’Apprendimento Autonomo: Dai alle persone la possibilità di occuparsi in autonomia dello sviluppo fornendo accesso a risorse formative e tempo per lo studio individuale.
- Promuovi la Condivisione delle Conoscenze: Crea opportunità per i dipendenti di condividere competenze e conoscenze, favorendo l’apprendimento tra pari.
Collaborare con Manager e Leader
- Coinvolgi la Leadership: Coinvolgi manager e leader nel percorso formativo, poiché giocano un ruolo chiave nell’identificare i gap di competenze e sostenere lo sviluppo dei dipendenti.
- Stabilisci Aspettative Chiare: Assicurati che i manager comprendano il loro ruolo di mentoring e supporto ai membri del team nel percorso di formazione.
Misurare e Adattare gli Sforzi Formativi
- Monitora Progressi e Impatti: Valuta regolarmente l’efficacia dei programmi formativi, verificando come contribuiscono alla riduzione dei gap di competenze e al raggiungimento degli obiettivi aziendali.
- Rimani Agile e Flessibile: Sii pronto ad adattare i programmi formativi al variare delle necessità aziendali e all’emergere di nuovi gap di competenze.
Investire nello Sviluppo Professionale
- Formazione ed educazione esterna: Prendi in considerazione il supporto per l'istruzione continua o corsi di sviluppo professionale che possano portare nuove certificazioni, competenze e prospettive.
Assunzioni per colmare le lacune di competenze
Per le lacune che non puoi colmare con la formazione, sarà necessario adottare un approccio di assunzione che supporti i tuoi sforzi di pianificazione strategica della forza lavoro.
Ecco alcuni consigli per ottenere il massimo dai tuoi sforzi di reclutamento:
Raffina le descrizioni delle posizioni e i requisiti
- Competenze specifiche: Redigi descrizioni delle posizioni che delineino chiaramente le competenze e le capacità specifiche necessarie per colmare le lacune individuate.
- Equilibrio tra competenze essenziali e desiderabili: Dai priorità alle competenze indispensabili, mantenendo comunque apertura verso candidati che possano crescere nel ruolo.
Utilizza strategie di reclutamento mirate
- Ricerca mirata: Mira a settori, ruoli o programmi educativi specifici in cui è più probabile trovare candidati con le competenze desiderate.
- Sfrutta social media e reti professionali: Utilizza piattaforme come LinkedIn per raggiungere candidati con competenze di nicchia.
Implementa test basati sulle competenze nel processo di selezione
- Strumenti di valutazione: Inserisci prove pratiche, studi di caso o simulazioni per valutare efficacemente le competenze dei candidati.
- Colloqui comportamentali: Utilizza le tecniche di colloquio comportamentale per capire come i candidati abbiano applicato le loro competenze in situazioni passate.
Collabora con istituti formativi e associazioni professionali
- Costruisci relazioni: Stringi collaborazioni con università, istituti tecnici e associazioni professionali così da accedere a una nuova generazione di talenti.
- Programmi di stage e apprendistato: Avvia programmi come l'apprendistato che permettono a studenti o neolaureati di portare nuove competenze e prospettive nella tua organizzazione.
Abbraccia la diversità nelle assunzioni
- Amplia i bacini di talento: Diversifica le attività di reclutamento per includere background demografici e professionali diversi, portando una vasta gamma di competenze ed esperienze.
- Recruiting di talenti a livello globale: Prendi in considerazione anche candidati internazionali per ricoprire ruoli specializzati, superando i limiti dei bacini di talento locali.
Perché condurre un'analisi delle lacune di competenze?
I requisiti di competenze cambiano rapidamente in quasi tutti i settori a livello globale. Questa è la ragione principale per cui le aziende devono monitorare costantemente l'inventario delle competenze della propria forza lavoro.
Il World Economic Forum (WEF) ha rilevato che 1,1 miliardi di posti di lavoro sono destinati a essere trasformati radicalmente dalla tecnologia nel prossimo decennio, il che significa che molti datori di lavoro dovranno affrontare drastiche lacune di competenze nei prossimi anni.
Upskilling e reskilling dovrebbero diventare pratiche ricorrenti. Sempre più persone dovranno adattare le proprie competenze o acquisirne di nuove in questo decennio.
I motivi più comuni per cui condurre un'analisi delle lacune di competenze sono:
- Registrare un calo significativo delle performance aziendali e non raggiungere gli obiettivi finanziari.
- Introdurre un nuovo software, piattaforma tecnologica o processo.
- Prevedere una disruption del mercato (ad esempio l'automazione) che potrebbe penalizzare le performance aziendali.
- Voler tracciare la perdita o l'aggiunta di abilità e competenze dovute a movimenti della forza lavoro.
- Riorientare o aggiornare il modello di business o la strategia e necessitare di dati sull'inventario delle competenze della forza lavoro.
Vantaggi dell'analisi delle lacune di competenze
Ecco i principali benefici che le aziende ottengono conducendo un'analisi delle lacune di competenze.
- Ti permette di sfruttare le competenze della tua forza lavoro: un'analisi delle competenze ti aiuterà a capire quanti dipendenti possiedono le abilità e le conoscenze richieste per raggiungere gli obiettivi strategici.
- Migliora il percorso di apprendimento e sviluppo dei dipendenti: un'analisi delle competenze ti aiuterà a costruire un approccio di apprendimento basato sulle competenze in base alle necessità.
- Rafforza la pianificazione strategica della forza lavoro: tra le altre cose, la pianificazione strategica della forza lavoro assicura l'assunzione del giusto numero di persone con competenze e capacità adeguate.
- Può rafforzare le tue attività di selezione: sapere quali competenze e abilità dovranno avere i tuoi futuri dipendenti deriva dai dati forniti da un'analisi delle competenze.
- Aiuta a ridurre i costi: ti fornisce dati che puoi usare per potenziare le competenze della tua forza lavoro attuale e promuovere la mobilità interna invece di assumere esternamente.
- Contribuisce alla creazione di team ad alte prestazioni: assicurarti che i dipendenti acquisiscano le competenze necessarie per essere competitivi ed efficienti migliora le prestazioni e la produttività del team.
- Aiuta ad acquisire un vantaggio competitivo: conoscere i punti di forza, il potenziale e le debolezze della tua forza lavoro è un notevole vantaggio competitivo che garantisce una buona proposta di valore datore di lavoro.
Approcci all'analisi del divario di competenze
Un'analisi standardizzata delle competenze aiuta a identificare le discrepanze tra le competenze attuali e quelle desiderate in un'organizzazione. Ecco due approcci comuni:
- Analisi semplice del divario di competenze:
Un metodo semplice che utilizza un foglio di calcolo per confrontare i livelli di competenza attuali con quelli desiderati. I campi includono:
- Nome del dipendente
- Competenza (specifica per la posizione o ruoli futuri)
- Livello di competenza attuale (scala di valutazione)
- Livello di competenza desiderato (scala di valutazione)
2. Analisi quantitativa del divario di competenze:
Un approccio più dettagliato e algoritmico che si concentra sulle competenze che i dipendenti utilizzano frequentemente. Questo metodo prevede:
- Benchmarking delle competenze per ogni ruolo, da realizzare sia top-down che bottom-up.
- Raccolta dati: utilizza sondaggi, autovalutazioni o feedback a 360 gradi.
- Valutazione: valuta le competenze su una scala da 1 a 5, rilevando sia il possesso che la necessità della competenza, oltre alla frequenza di utilizzo.
Questo approccio è ideale per team numerosi e aiuta a dare priorità alle esigenze formative in base all'importanza e alla frequenza di utilizzo delle competenze.
Modelli di analisi del divario di competenze
Ti stai chiedendo come si presenta davvero un'analisi del divario di competenze? Nessun problema, ti proponiamo alcuni modelli di esempio che puoi applicare subito.
Riduciamo la prospettiva da un punto di vista aziendale e suddividiamoli nei tipi di analisi del divario di competenze: individuale e di team.
Individuale
Istruzioni per il modello
- Informazioni di base: Compila il nome del dipendente, la qualifica, il reparto, il responsabile, il valutatore (la persona che valuta le competenze) e la data della valutazione.
- Competenza/Abilità: Elenca le competenze o abilità specifiche richieste per il ruolo del dipendente. Esempi potrebbero includere “Competenza CRM”, “Analisi delle vendite” o “Conoscenza del prodotto”. Leggi di più sulla differenza nel nostro articolo su gestione delle performance basata sulle competenze.
- Livello di competenza attuale: Valuta il livello di competenza attuale del dipendente per ciascuna abilità utilizzando una scala coerente (ad esempio, da 1 a 5, dove 1 è principiante e 5 è esperto).
- Livello di competenza desiderato: Specifica il livello di abilità necessario per il ruolo o per la crescita futura.
- Azione da intraprendere: Definisci i passaggi specifici per aiutare il dipendente a raggiungere il livello di competenza desiderato. Le azioni possono includere programmi di formazione, mentorship o compiti di autoapprendimento. Sii specifico, ad esempio “Iscriversi a un corso avanzato di analisi dei dati” oppure “Programmare sessioni di coaching settimanali con il team di prodotto”.
- Data di inizio e Data di scadenza: Indica quando ciascun piano d'azione dovrebbe iniziare e la data prevista di completamento.
- Priorità: Assegna un livello di priorità a ciascun gap di competenza. Ad esempio:
- Priorità alta (ad esempio, essenziale per il ruolo)
- Priorità media (ad esempio, utile ma non urgente)
- Priorità bassa (ad esempio, per lo sviluppo futuro)
8. Commenti: Usa questa sezione per note aggiuntive, come aggiornamenti sui progressi, feedback del dipendente o eventuali modifiche al piano d'azione.
Team
Istruzioni per il modello:
- Team e Data: Specifica il team che sta conducendo l'analisi e la data.
- Nome e ruolo del dipendente: Inserisci il nome e il ruolo di ciascun dipendente.
- Livello di competenza complessivo: Questo campo calcolerà automaticamente il punteggio medio di competenza per ciascun dipendente.
- Campi delle competenze:
- Inserisci ogni specifica competenza che viene valutata (ad es., "Analisi dei dati" o "Gestione progetti").
- Valuta ogni competenza su una scala standardizzata (ad esempio, da 1 a 5).
- Commenti e prossimi passi:
- Per ogni competenza, aggiungi commenti o azioni consigliate per il miglioramento.
- Includi raccomandazioni per formazione, coaching o modifiche di ruolo se necessario.
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