Come Eseguire Un’Analisi Del Gap Di Competenze In 4 Passi
Assumiamo persone per le loro competenze, ma le competenze si deteriorano nel tempo e quelle necessarie per rimanere competitivi sono in continua evoluzione.
Attualmente, c'è una notevole distanza tra le competenze richieste e i dipendenti che le possiedono, specialmente in settori come la manifattura, l’IT e l’assistenza sanitaria.
Effettuare un’analisi del gap di competenze è uno dei metodi più efficienti per individuare e affrontare questi problemi.
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Cos'è un’analisi del gap di competenze?
L’analisi del gap di competenze è un metodo che le organizzazioni utilizzano per monitorare e misurare il divario tra le abilità e le competenze di cui hanno bisogno e quelle attualmente possedute dalla loro forza lavoro.
I reparti risorse umane e i responsabili valutano le competenze attuali dei dipendenti per misurare la loro performance e determinare se dispongono delle capacità e delle conoscenze necessarie per raggiungere gli obiettivi strategici e restare al passo con le tendenze emergenti.
L’analisi del gap di competenze è un ottimo modo per i datori di lavoro di:
- Comprendere il potenziale della propria forza lavoro.
- Individuare lacune che potrebbero compromettere la longevità aziendale nel lungo periodo.
- Scoprire strumenti e informazioni per attuare strategie di assunzione efficaci.
- Creare programmi di formazione e sviluppo.
- Offrire opportunità di upskilling.
Si consiglia di condurre un’analisi del gap di competenze ogni tre o sei mesi, oppure in caso di un cambio di strategia o se si riscontrano lacune nelle prestazioni.
Con i sistemi di reclutamento basati sull’AI, le aziende possono eseguire un’analisi delle competenze ancora più accurata, assicurando un migliore allineamento dei talenti.
Esempi di analisi del gap di competenze
L’esecuzione di un’analisi del gap di competenze ha assunto sempre più importanza, ma non è una pratica nuova. Ecco alcuni esempi recenti di aziende che hanno dovuto affrontare questa sfida.
AT&T
Intorno alla metà degli anni 2010, AT&T ha intrapreso una vasta analisi delle competenze per rispondere ai rapidi cambiamenti nel settore delle telecomunicazioni, in particolare il passaggio verso servizi digitali e su cloud.
AT&T ha reagito lanciando l’iniziativa "Workforce 2020" per ripensare la preparazione dei dipendenti per il futuro.
L’azienda ha utilizzato una combinazione di sondaggi interni, dati sulle performance e analisi delle tendenze di mercato per individuare le competenze mancanti nella forza lavoro. Sono state riscontrate lacune nel campo delle competenze digitali, data science e cybersecurity.
La soluzione è stata un grande investimento nella riqualificazione della forza lavoro. AT&T ha introdotto una piattaforma online con corsi di sviluppo software, analisi dei dati e altre aree richieste, collaborando con organizzazioni come Udacity e Georgia Tech per certificazioni e lauree. L’iniziativa è stata successivamente rinominata "Future Ready" per testimoniare l’impegno nella formazione oltre il 2020.
Amazon
Amazon si è trovata ad avere bisogno crescente di competenze tecniche specializzate in vari settori, soprattutto in machine learning, cloud computing e robotica, per sostenere l’espansione nella logistica e nei centri di distribuzione.
L’azienda ha utilizzato i dati dalle valutazioni delle performance, dalle ricerche di mercato e dalle previsioni sull’andamento del settore per valutare i livelli di competenza attuali e i fabbisogni futuri. Sono state individuate lacune importanti in ambiti come data science, ingegneria cloud e robotica.
Per colmare questi gap, Amazon ha avviato l’iniziativa “Upskilling 2025”, impegnando 700 milioni di dollari per riqualificare 100.000 dipendenti in competenze tecniche rilevanti. Il programma include, tra le altre cose, l’Amazon Technical Academy, focalizzata sulle competenze di ingegneria del software, e la Machine Learning University, dedicata alla data science avanzata e al machine learning.
Nel corso del tempo il programma è stato ampliato e offre varie opportunità di crescita professionale per i dipendenti.
Verizon
Verizon ha riscontrato un gap di competenze tra i propri dipendenti, soprattutto nei ruoli tecnici. Per affrontare la questione, l’azienda ha lanciato il programma di apprendistato "Verizon Thrive", un’iniziativa "earn-and-learn" di 12 mesi pensata per formare i partecipanti nelle competenze tecniche essenziali per diversi ruoli aziendali.
Al termine del programma, il 95% dei partecipanti della prima coorte ha accettato offerte di lavoro a tempo pieno in Verizon, dimostrando l’efficacia dell’iniziativa nel colmare il gap di competenze e rafforzare il pool di talenti aziendali.
"L'apprendistato è un ottimo strumento che potremmo sfruttare per colmare le lacune di competenze," ha affermato Ryan Craig, autore di Apprentice Nation, in un episodio del podcast People Managing People. "Non si tratta solo di un programma di formazione. E non è un programma che richiede di pagare le tasse universitarie, contrarre debiti o assumersi rischi finanziari. Gli apprendistati sono per definizione un lavoro, e si tratta di un lavoro che offre uno stipendio dignitoso con formazione integrata, aumenti salariali previsti man mano che si diventa più produttivi e un percorso di carriera incorporato."
Come condurre un'analisi delle lacune di competenze
1. Definisci il piano e l'ambito di applicazione
Devi innanzitutto decidere chi supervisionerà questo processo, quando lo condurrai, chi includerai nella valutazione e come si svolgerà.
I due livelli più comuni su cui si concentra un'analisi delle lacune di competenze sono:
- Livello individuale—puoi individuare le competenze e capacità richieste da ciascun ruolo lavorativo e confrontarle con l'attuale inventario di competenze di ciascun dipendente.
- Livello aziendale o di team—puoi inoltre determinare se il tuo team o l'azienda nel complesso dispone delle capacità e conoscenze necessarie per completare un progetto, oppure se devi ricorrere a un reclutamento esterno.
I responsabili dei team senior sono più adatti per valutazioni individuali, mentre HR o consulenti esterni sono preferibili per le valutazioni di team.
Scegliere un professionista esterno aiuta a mantenere l'obiettività e assicura che i responsabili delle assunzioni, i capi team e l'HR possano concentrarsi sulle proprie attività.
Effettuare un'analisi delle lacune di competenze è più semplice con strumenti di valutazione dei dipendenti che identificano le aree da migliorare.
Che forma di analisi delle lacune di competenze eseguirai?
Il passo successivo è decidere quale forma assumerà l'analisi delle lacune di competenze. Le opzioni includono:
- Valutazioni delle prestazioni
- Sondaggi
- Colloqui con i dipendenti
- Piattaforme di gestione delle competenze
- Test pre-assuntivi.
- Feedback a 360 gradi
- Valutazioni comportamentali
- Valutazioni delle conoscenze di ruolo.
Utilizzando strumenti di database di reclutamento, puoi identificare rapidamente i candidati che colmano specifiche lacune di competenze nel tuo team. Sostenere test di competenze dopo i colloqui con i dipendenti può aiutarti a individuare su quali opportunità di crescita investire.
2. Identifica le competenze critiche
Qui dovresti considerare due domande fondamentali:
- Quali competenze la tua azienda considera attualmente di valore?
- Quali capacità sono necessarie ai lavoratori per continuare a svolgere bene il proprio lavoro?
Molti datori di lavoro adottano l'approccio macro e l'approccio micro alle competenze.
Il primo rappresenta il modo unico di operare di una persona e include abilità come il pensiero critico, la risoluzione dei problemi e la leadership.
Le seconde sono invece competenze più tecniche e prevedono un percorso di apprendimento predefinito (ad esempio, il collaudo del codice).
Le competenze tecniche evolvono con le nuove tecnologie e le tendenze di settore e, pertanto, richiedono un monitoraggio continuo.
Le soft skill sono sempre apprezzate e fondamentali, a prescindere dal settore o dall'azienda.
L'analisi delle lacune di competenze può concentrarsi separatamente su queste due categorie. Punta a identificare quali macro-competenze la tua azienda dovrebbe iniziare a sviluppare nei prossimi cinque anni e quali micro-competenze sarebbero utili nell'immediato.
Consiglio da esperti
Incoraggia i tuoi dipendenti a condividere le loro affinità e quali competenze vorrebbero migliorare o acquisire. Coinvolgere i tuoi lavoratori nel processo dimostra anche che tieni al loro percorso di carriera e allo sviluppo professionale.
3. Valuta le Competenze Attuali della Forza Lavoro per Individuare le Lacune
Questo passaggio ti aiuterà a capire se è necessario assumere nuovi lavoratori o se sia sufficiente la formazione per aiutare il personale a ottenere le competenze mancanti.
Le valutazioni delle competenze sono di solito il metodo più semplice ed efficace per farlo.
Crea valutazioni su misura per le esigenze della tua azienda e del tuo settore, come le simulazioni di lavoro.
Puoi anche utilizzare test psicometrici per analizzare i livelli di competenze trasversali, come l’intelligenza emotiva. Combina questi dati con il feedback dei dipendenti e le valutazioni delle performance per avere una chiara comprensione dei limiti, del potenziale e delle opportunità della tua forza lavoro.
4. Progettare gli interventi
Una volta individuate le lacune di competenze, è il momento di creare strategie efficaci per colmarle. Ogni organizzazione si troverà ad affrontare lacune specifiche, ma un rapporto del World Economic Forum evidenzia che le competenze cognitive, in particolare il pensiero creativo e analitico, sono molto richieste, seguite dalla conoscenza tecnologica.
Allo stesso modo, un sondaggio McKinsey mostra che l’analisi dei dati è l’area con più lacune, seguita da IT e gestione esecutiva.
Tipi di interventi
A seconda delle competenze richieste e delle capacità attuali della forza lavoro, ecco alcuni approcci chiave per affrontare le lacune di competenze:
Reclutare Competenze Critiche: Le lacune possono spingere a modificare i criteri di assunzione, cercando candidati con le professionalità richieste. Se il tempo è limitato, puoi anche rivolgerti a lavoratori autonomi per coprire temporaneamente le lacune.
Formazione e Sviluppo: Un’analisi delle competenze può indirizzare i programmi formativi verso specifiche aree in cui i dipendenti necessitano di nuove professionalità.
Ridefinizione delle Mansioni: La revisione degli obiettivi aziendali può individuare aree in cui i ruoli necessitano di essere adattati ai bisogni dell’impresa. Ridefinire le mansioni può includere l’aggiornamento o la riqualificazione dei dipendenti per rispondere ai nuovi requisiti.
Formare per Colmare le Lacune di Competenze
Hai identificato le competenze mancanti delle tue persone e quali sono più importanti per l’azienda, ora è il momento di formarli per iniziare a vedere dei miglioramenti.
Ecco alcuni suggerimenti per favorire il successo delle iniziative di formazione.
Sviluppa Programmi di Formazione Mirata
- Piani Formativi Personalizzati: Sviluppa programmi formativi mirati alle esigenze individuate tramite l’analisi delle competenze. Questi possono variare dalle competenze tecnico-specialistiche alle competenze trasversali come leadership e comunicazione.
- Sfrutta Diversi Metodi di Formazione: Integra una varietà di metodi come workshop, corsi e-learning, webinar e programmi di mentorship per adattarsi ai diversi stili di apprendimento.
Promuovi una Cultura di Apprendimento Continuo
- Incoraggia l’Autoapprendimento: Dai autonomia ai dipendenti per gestire il loro sviluppo professionale, offrendo risorse formative e tempo dedicato allo studio autonomo.
- Favorisci la Condivisione delle Conoscenze: Crea opportunità affinché i dipendenti si scambino competenze e conoscenze, valorizzando l’apprendimento tra pari.
Collabora con Manager e Leader
- Coinvolgi la Leadership: Coinvolgi manager e leader nei processi formativi, poiché sono fondamentali nell’individuare le lacune e sostenere la crescita dei dipendenti.
- Definisci Aspettative Chiare: Assicurati che i manager comprendano il loro ruolo di mentoring e supporto ai membri del team durante la formazione.
Misura e Adatta le Attività Formative
- Monitora Progresso e Impatto: Valuta regolarmente l’efficacia dei programmi formativi per vedere come stiano colmando le lacune e contribuendo agli obiettivi aziendali.
- Rimani Agile e Flessibile: Sii pronto ad adattare i programmi man mano che si evolvono i bisogni aziendali e emergono nuove lacune.
Investi nello Sviluppo Professionale
- Formazione ed educazione esterna: Considera di supportare l'istruzione continua o corsi di sviluppo professionale che possano portare nuove certificazioni, competenze e prospettive.
Assunzione per colmare le lacune di competenze
Per le lacune che non puoi colmare con la formazione, dovrai adottare un approccio alle assunzioni che supporti gli sforzi di pianificazione strategica della forza lavoro.
Ecco alcuni suggerimenti per aiutarti a ottenere il massimo dai tuoi sforzi di reclutamento:
Raffina le descrizioni e i requisiti delle posizioni
- Competenze specifiche: Redigi descrizioni di lavoro che specifichino chiaramente le competenze richieste per colmare le lacune identificate.
- Equilibrio tra competenze indispensabili e desiderabili: Dai priorità alle competenze essenziali, restando però aperto a candidati che possono crescere all’interno del ruolo.
Utilizza strategie di reclutamento mirate
- Ricerca mirata: Prendi di mira settori specifici, ruoli o percorsi formativi in cui è probabile reperire candidati con le competenze desiderate.
- Sfrutta i social media e i network professionali: Utilizza piattaforme come LinkedIn per contattare candidati che possiedono competenze di nicchia.
Implementa valutazioni basate sulle competenze nel processo di selezione
- Strumenti di valutazione: Inserisci prove pratiche, casi studio o simulazioni per valutare efficacemente le competenze dei candidati.
- Colloqui comportamentali: Usa le tecniche di colloquio comportamentale per comprendere come i candidati abbiano applicato le loro competenze in esperienze passate.
Collabora con istituti di formazione e associazioni professionali
- Costruisci relazioni: Crea collegamenti con università, scuole professionali e associazioni di categoria per accedere a nuovi talenti.
- Programmi di stage e apprendistato: Avvia programmi come apprendistati che permettano a studenti o neolaureati di portare nuove competenze e prospettive alla tua organizzazione.
Abbraccia la diversità nelle assunzioni
- Espandi il bacino di candidati: Diversifica i tuoi sforzi di recruiting includendo background demografici e professionali differenti, apportando un ventaglio di competenze ed esperienze.
- Acquisizione di talenti a livello globale: Valuta di andare oltre i bacini locali, rivolgendoti a candidati internazionali in grado di ricoprire ruoli specializzati.
Perché condurre un'analisi delle lacune di competenze?
I requisiti di competenze cambiano rapidamente in quasi tutti i settori a livello globale. Questa è la ragione principale per cui le aziende devono monitorare l’inventario delle competenze della propria forza lavoro.
Il World Economic Forum (WEF) ha rilevato che 1,1 miliardi di posti di lavoro sono destinati a essere radicalmente trasformati dalla tecnologia nel prossimo decennio, il che significa che molte aziende dovranno affrontare notevoli lacune di competenze negli anni a venire.
Upskilling e reskilling dovrebbero diventare pratiche regolari. Un numero crescente di persone dovrà adattare le proprie competenze o adottarne di nuove durante questo decennio.
I motivi più comuni per eseguire un’analisi delle lacune di competenze sono:
- Sperimentare un calo significativo nelle performance aziendali e non riuscire a raggiungere gli obiettivi finanziari.
- Introdurre un nuovo software, una piattaforma tecnologica o un processo.
- Prevedere una disruption di mercato (ad esempio, automazione) che possa ostacolare la performance aziendale.
- Voler monitorare la perdita o l’arrivo di abilità e competenze dovute a movimenti nella forza lavoro.
- Modificare o aggiornare il modello di business o la strategia e necessitare di dati sull’inventario delle competenze della forza lavoro.
Benefici dell’analisi delle lacune di competenze
Ecco i principali vantaggi che le aziende ottengono dall’esecuzione di un’analisi delle lacune di competenze.
- Permette di sfruttare le competenze della tua forza lavoro: un'analisi dei gap di competenze ti aiuterà a capire quanti dipendenti possiedono le abilità e le conoscenze richieste per raggiungere obiettivi e traguardi strategici.
- Migliora il percorso di apprendimento e sviluppo dei dipendenti: un'analisi dei gap di competenze ti aiuterà a creare un approccio all'apprendimento basato sulle competenze in base alle necessità.
- Rafforza la pianificazione strategica della forza lavoro: tra le altre cose, la pianificazione strategica della forza lavoro garantisce di assumere il giusto numero di persone con competenze e abilità adeguate.
- Può potenziare gli sforzi di assunzione: sapere quali competenze e capacità dovrebbero avere i futuri dipendenti deriva dai dati forniti dall'analisi delle competenze.
- Aiuta a ridurre i costi: fornisce dati che puoi utilizzare per potenziare le competenze della forza lavoro esistente e promuovere la mobilità interna invece di assumere esternamente.
- Favorisce la creazione di team ad alte prestazioni: garantire che i dipendenti acquisiscano le skill necessarie per essere competitivi ed efficienti migliora le prestazioni e la produttività del team.
- Ti aiuta a ottenere un vantaggio competitivo: conoscere punti di forza, potenzialità e debolezze della tua forza lavoro rappresenta un vantaggio competitivo che assicura una valida proposta di valore per il datore di lavoro.
Approcci per l'analisi dei gap di competenze
Un'analisi standardizzata dei gap di competenze aiuta a individuare le discrepanze tra le abilità attuali e quelle desiderate in un'organizzazione. Ecco due approcci comuni:
- Analisi dei gap di competenze semplice:
Un metodo diretto che usa un foglio di calcolo per confrontare i livelli attuali delle skill con quelli desiderati. I campi comprendono:
- Nome del dipendente
- Competenza (specifica per la posizione attuale o per ruoli futuri)
- Livello di competenza attuale (scala di valutazione)
- Livello di competenza desiderato (scala di valutazione)
2. Analisi quantitativa dei gap di competenze:
Un approccio più dettagliato e algoritmico che si concentra sulle competenze utilizzate frequentemente dai dipendenti. Questo metodo prevede:
- Benchmarking delle competenze per ogni ruolo, che può essere eseguito sia top-down che bottom-up.
- Raccolta dati: utilizza sondaggi, autovalutazioni o feedback a 360 gradi.
- Valutazione: valuta le competenze su una scala da 1 a 5, misurando sia il possesso della competenza che la sua necessità, insieme alla frequenza di utilizzo.
Questo approccio è ideale per team numerosi e aiuta a stabilire le priorità formative in base all'importanza e alla frequenza di utilizzo delle skill.
Modelli di analisi dei gap di competenze
Ti starai chiedendo com'è effettivamente un'analisi dei gap di competenze. Nessun problema, abbiamo raccolto alcuni esempi di template che puoi applicare immediatamente.
Lasciamo da parte la visione organizzativa generale e suddividiamoli in tipi di analisi dei gap di competenze: individuale e di team.
Individuale
Istruzioni per il template
- Informazioni di base: Compila il nome del dipendente, il ruolo lavorativo, il dipartimento, il responsabile, il valutatore (la persona che valuta le competenze) e la data della valutazione.
- Competenza/Abilità: Elenca le specifiche competenze o abilità necessarie per il ruolo del dipendente. Esempi possono includere “Competenza CRM”, “Analisi delle vendite” o “Conoscenza del prodotto”. Leggi di più sulla differenza nel nostro articolo sulla gestione delle prestazioni basata sulle competenze.
- Livello Attuale di Competenza: Valuta il livello attuale di competenza del dipendente per ciascuna di esse su una scala coerente (es. da 1 a 5, dove 1 è principiante e 5 è esperto).
- Livello di Competenza Desiderato: Specifica il livello di padronanza richiesto per il ruolo o per la crescita futura.
- Azione da intraprendere: Definisci i passi specifici che aiuteranno il dipendente a raggiungere il livello di competenza desiderato. Le azioni possono includere programmi di formazione, mentorship o attività di autoapprendimento. Sii specifico, ad esempio “Iscriversi a un corso avanzato di analisi dei dati” oppure “Programmare sessioni di coaching settimanali con il team prodotto”.
- Data di Inizio e Data di Scadenza: Specifica quando dovrebbe iniziare ciascun piano d’azione e la data prevista di completamento.
- Priorità: Assegna un livello di priorità a ogni gap di competenze. Per esempio:
- Alta priorità (ad esempio, essenziale per il ruolo)
- Priorità media (ad esempio, utile ma non urgente)
- Bassa priorità (ad esempio, per sviluppo futuro)
8. Commenti: Usa questa sezione per eventuali note aggiuntive, come aggiornamenti sui progressi, feedback dal dipendente o eventuali aggiustamenti al piano d'azione.
Team
Istruzioni per il template:
- Team e Data: Specifica il team che conduce l’analisi e la data.
- Nome e Ruolo del dipendente: Inserisci il nome e il ruolo di ciascun dipendente.
- Livello complessivo di competenza: Questo campo calcolerà automaticamente la media del punteggio di competenza di ogni dipendente.
- Campi competenza:
- Inserisci ogni specifica competenza valutata (ad es. "Analisi dei dati" o "Project Management").
- Valuta ciascuna competenza sulla base di una scala standardizzata (ad es. da 1 a 5).
- Commenti e Prossimi Passi:
- Per ciascuna competenza, aggiungi commenti o azioni suggerite per il miglioramento.
- Includi raccomandazioni per formazione, coaching o modifiche del ruolo, se necessario.
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