Come Eseguire una Valutazione dei Talenti in 5 Passi
Una talent review è un processo strutturato in cui i leader valutano le prestazioni dei dipendenti, individuano i divari di competenze e pianificano i ruoli futuri. Aiuta a identificare i dipendenti ad alto potenziale, rafforzare la pianificazione della successione e mantenere aggiornati i dati relativi ai talenti, così la tua organizzazione sarà sempre pronta ad affrontare nuove sfide. Scoprirai cos'è una talent review, i benefici che offre e come implementarla in modo efficace.
Cos'è una Talent Review?
La talent review è il processo attraverso il quale i leader della tua organizzazione valutano i talenti sia in base alle loro prestazioni che al loro potenziale. Si tratta di un processo fondamentale che contribuisce alla strategia complessiva per i talenti e che aiuta a delineare un quadro chiaro di:
- Quali talenti possiedi attualmente
- Quali competenze saranno necessarie in futuro
- Quali sono i divari da colmare.
Chi dovrebbe condurre una Talent Review?
In qualità di partner strategici per il business, i professionisti delle risorse umane spesso svolgono un ruolo di supporto nei confronti dei leader con cui collaborano. Questo è il modo migliore di intendere il processo di Talent Review.
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Per essere efficace, la talent review non può essere percepita come “un’altra questione delle risorse umane”. Il processo dovrebbe essere facilitato dalle risorse umane ma essere di responsabilità dei leader aziendali.
In pratica, ciò significa che i leader aziendali sono responsabili di:
- Promuovere e comunicare il valore del processo
- Assicurare che i leader coinvolti partecipino in modo completo al processo (preparazione, incontro della Talent Review, attività successive)
- Condurre e partecipare attivamente alle riunioni di talent review
- Sfruttare i risultati della talent review per dare supporto alla strategia sui talenti (ad es. sviluppare talenti specifici, ricercare competenze esterne ecc.).
Il team HR/Talent Management dovrebbe invece essere responsabile di:
- Definire il processo
- Creare strumenti, risorse e altri materiali necessari per l'esecuzione
- Formare i leader sul processo e sugli strumenti
- Supportare la facilitazione delle sessioni di talent review guidate dai leader
- Collaborare con il team di leadership per creare piani di sviluppo per i talenti critici e perfezionare la strategia sui talenti per assicurare il successo futuro dell’organizzazione
- Stimolare i leader a riflettere in modo critico e a valutare con precisione i dipendenti in base ai criteri definiti.
Perché condurre una Talent Review?
L’obiettivo principale della talent review è acquisire una comprensione più profonda del quadro dei talenti disponibili. Questo permette alla tua organizzazione di ottenere numerosi vantaggi, tra cui:
- Comprendere le priorità critiche dell’organizzazione e assicurarsi di avere i talenti giusti per rispondere alle esigenze attuali e future
- Avere una conoscenza più approfondita su chi sono i colleghi ad alto potenziale (detti anche HiPo), in modo da poterli sviluppare attivamente e assegnarli ai ruoli in cui possono portare maggior valore all’organizzazione.
- Ridurre i rischi futuri per i talenti, sviluppando una solida pipeline interna e, allo stesso tempo, comprendendo quali risorse sarà necessario acquisire dall'esterno.
In sintesi, le talent review sono fondamentali per assicurarti di avere le persone giuste per soddisfare le esigenze in continua evoluzione della tua azienda.
Cosa dovrebbe includere una Talent Review?
Un processo di talent review maturo dovrebbe raggiungere i seguenti obiettivi:
- Valutare i talenti in base a prestazioni e potenziale
- Individuare e valorizzare i dipendenti ad alto potenziale all’interno dell’organizzazione
- Identificare i successori per i ruoli critici (generalmente per tutte le posizioni di leadership, oltre ad altri ruoli e competenze critiche o a rischio)
- Avviare il processo di sviluppo dei talenti, accordandosi sui prossimi step di sviluppo per i talenti chiave.
Come condurre una talent review
Prima di entrare nel merito di come condurre una talent review, una parola sulla cadenza.
Se possibile, cerca di incontrarti una volta a trimestre per discutere dei tuoi talenti. Questo ti permetterà di mantenere i dati aggiornati, di avere le conversazioni sui talenti sempre in primo piano e, in generale, di avere più flessibilità e opportunità.
Tuttavia, a seconda delle esigenze organizzative, anche incontri semestrali o, come minimo, annuali dedicati ai talenti possono essere sufficienti.
1. Definisci e comunica il tuo processo di talent review
A meno che tu non abbia già un processo di talent review esistente che puoi rispolverare e utilizzare come punto di partenza, il primo passo sarà definire e formare i tuoi leader sul nuovo processo di talent review.
Considera quanto segue che dovrai definire:
Come valuterai i tuoi talenti?
Il modo in cui la tua organizzazione definisce “performance” e “potenziale” è il fulcro di come valuterai i tuoi colleghi tramite il processo di talent review.
Presumibilmente, la tua organizzazione dispone già di un solido processo di gestione delle performance.
Non serve reinventare la ruota: il tuo processo di talent review dovrebbe integrarsi facilmente in tutti i tuoi processi HR.
Il consiglio migliore è essere coerenti nella definizione di performance già adottata dalla tua organizzazione tramite le performance review/il tuo processo di gestione delle performance.
Definire il potenziale è un po’ più intangibile e può richiedere una descrizione più articolata. Organizzazioni come Korn Ferry hanno condotto ampie ricerche sul potenziale su cui puoi fare affidamento.
Il modello di Korn Ferry include 18 qualità che sono forti indicatori di potenziale, ad esempio tratti di leadership, capacità di apprendimento e attitudine al problem solving.
Come definire il potenziale nella tua organizzazione sarà una decisione personale basata sulle complessità e sulle esigenze uniche della tua azienda.
Tuttavia, ti invito a considerare due elementi nella tua definizione:
(1) Promuovibilità. Il team di leadership ritiene che una persona abbia la capacità di essere promossa in ruoli di alto livello?
(2) Prontezza. Tra quanto tempo un individuo sarà pronto per il prossimo passo? È già pronto ora (potrebbe assumere il ruolo immediatamente se si liberasse)? Sarà pronto a breve (entro uno-tre anni)? Oppure servirà tempo per prepararlo a future opportunità (saranno necessari più di tre anni per sviluppare questa persona per il ruolo)?
Qual è il tuo approccio alle succession slate?
Documentare formalmente la tua successione è essenziale per aiutarti a capire chi devi sviluppare affinché sia pronto in caso qualcuno lasci il proprio ruolo.
Inoltre, questo ti dà una chiara visibilità sui gap che hai e che devi colmare.
La best practice per le succession slate è avere un piano di successione per tutti i ruoli critici della tua organizzazione.
Dalla mia esperienza, ciò include:
- Tutte le posizioni di leadership
- Qualsiasi altro ruolo cruciale per il business in cui sia necessario un piano per mitigare eventuali disagi in caso di uscita dell'attuale titolare
- Qualsiasi posizione di nicchia/difficile da coprire.
Chi rientra nell'ambito?
Sebbene la best practice preveda di includere tutta l'organizzazione nella talent review, questo potrebbe non essere pratico a seconda della dimensione dell’azienda o di altri vincoli.
Se hai bisogno di selezionare solo alcuni pubblici a cui applicare la review, assicurati di comunicare chiaramente chi rientra nell’ambito della valutazione.
Quali strumenti utilizzerai?
Il modo in cui raccogli queste informazioni varierà in base agli strumenti a tua disposizione. Molti sistemi informativi per le risorse umane o sistemi di gestione dei talenti offrono strumenti progettati per supportare i processi di talent review e pianificazione della successione.
Se non disponi di una soluzione HR tecnologica in grado di assisterti, non c’è nulla di sbagliato nell’affidarti a Excel, PowerPoint o un’altra soluzione semplice per documentare queste informazioni critiche.
Uno degli strumenti più diffusi a supporto della Talent Review è il modello delle 9 caselle. Questo strumento semplice ma efficace fornisce un quadro ordinato per valutare i colleghi in base alle loro prestazioni e potenzialità.
Questo crea un linguaggio comune che i tuoi leader possono utilizzare quando calibrano i loro team.
Una volta definito il processo, è essenziale comunicarlo chiaramente a tutti i leader che saranno coinvolti.
Ricorda, la talent review dovrebbe essere di proprietà dei leader aziendali, facilitata dall’HR. Ciò significa che è fondamentale formare i tuoi leader sul processo, la frequenza delle revisioni, le definizioni chiave, ecc. affinché possano assumersi la responsabilità.
E tieni presente che la tecnologia ha fatto molta strada, soprattutto poiché l’IA è sempre più coinvolta nei processi di gestione delle performance.
Gli strumenti moderni possono aiutarti ad automatizzare le attività all’interno del processo di valutazione delle performance così da non perdere nulla.
2. Fai preparare i tuoi leader
Parte del tuo approccio comunicativo includerà le aspettative verso i tuoi leader mentre si preparano a partecipare alle riunioni di talent review dal vivo.
Generalmente, questa aspettativa consisterà nel chiedere ai leader di valutare tutti i loro colleghi rispetto alle definizioni di performance/potenziale che hai comunicato e di preparare punti chiave per giustificare le loro valutazioni. Questo può includere strumenti come la valutazione a 9 caselle o altri formati per dare struttura.
Inoltre, dovrebbero identificare se hanno potenziali successori che potrebbero ricoprire il loro ruolo qualora lasciassero la posizione e di quale tipo di sviluppo quei successori avrebbero bisogno per essere pronti da subito ad assumere la posizione.
3. Conduci le riunioni di talent review
Di solito, le riunioni di talent review risalgono la gerarchia della leadership, iniziando dalle riunioni tra i leader di livello inferiore fino ad arrivare al livello esecutivo.
La best practice per la talent review è organizzare sessioni dal vivo con tutti i manager che fanno capo a un leader aziendale.
Ciò consente al team di leadership di:
- Collaborare su come valutano i propri dipendenti
- Raccogliere feedback reciproci per ottenere ulteriori punti di vista, e
- Discutere su come sfruttare al meglio il talento dell’intero team per raggiungere gli obiettivi aziendali.
Facilitare le riunioni di talent review
Ci sono molti modi per approcciare queste riunioni, ma l’approccio più semplice che ho trovato è dare a ciascun leader un momento sotto i riflettori per mettere in luce il proprio team.
Un altro approccio è discutere i colleghi in base al livello lavorativo/grado retributivo. Questo è un ottimo modo per assicurarsi che i dipendenti vengano calibrati correttamente rispetto ai pari con aspettative simili.
Entrambi gli approcci, o una versione ibrida tra i due, possono essere adeguati. In caso di dubbio, lascia che sia il leader del gruppo a decidere cosa funziona meglio per lui.
Una cosa a cui prepararsi in qualità di facilitatore di una talent review è la passione che i leader hanno per le proprie persone.
Ho assistito a molti dibattiti accesi e controversi su come i dipendenti vengano valutati durante questo processo.
Come facilitatore, dovrai sia sfidare i partecipanti a pensare in modo obiettivo sui loro colleghi sia incoraggiarli a dissentire con rispetto per garantire un dialogo aperto e sano.
4. Analizza i tuoi dati (ma evita la paralisi da analisi)
Prenditi il tempo di raccogliere e analizzare i tuoi dati. Queste informazioni forniranno al tuo team di leadership esecutiva approfondimenti cruciali sullo stato attuale dei talenti all’interno dell’organizzazione.
Il fulcro della tua analisi dovrebbe essere garantire di avere sia la qualità che la quantità di talenti necessari per raggiungere i tuoi obiettivi aziendali. Questo permette al tuo team dirigente di affinare sia la strategia dei talenti sia quella aziendale.
Ma evita la trappola dell’analisi paralizzante!
Una volta concluse le riunioni di revisione dei talenti, hai ora a disposizione un’enorme quantità di dati preziosi sui talenti. Tuttavia, questi dati non hanno nessun valore se non vengono utilizzati per intraprendere delle azioni concrete.
Evitare la trappola della paralisi
Ecco alcuni consigli che raccomando per evitare di cadere nella trappola dell’analisi paralizzante:
- Datti una scadenza per riferire alla leadership. Senza una scadenza definita, è facile perdersi nell’analisi senza fine. Scadenze ben definite per i report alla dirigenza ti costringono ad agire e ti impediscono di perdere tempo riflettendo troppo sui dati.
- Limita l’ambito di ciò su cui riferirai inizialmente. Limitare il focus è un ottimo modo per assicurarti di non lasciare che la perfezione ostacoli il progresso. Prova a concentrarti su alcuni dati demografici specifici inizialmente; forse un segmento di business, un livello di leadership attualmente prioritario o un altro gruppo che necessita di un supporto extra. Potrai sempre approfondire l’analisi dei dati in un secondo momento.
- Chiedi aiuto. Se non sai dove concentrare il tuo tempo ed energie, non avere paura di chiedere ai tuoi clienti (il team di leadership aziendale)! Raccogliere i feedback dei tuoi responsabili su ciò che per loro è più importante per raggiungere gli obiettivi aziendali è un ottimo modo per limitare l’ambito e concentrare l’attenzione su ciò che conta davvero.
I sistemi di acquisizione dei talenti giocano un ruolo fondamentale nella valutazione dei dipendenti attuali e nella pianificazione della crescita futura dell’organizzazione.
5. Crea piani di azione concreti e orientati ai risultati
Leader e professionisti HR dovrebbero sfruttare i dati per creare piani di sviluppo mirati e orientati ai risultati per i collaboratori.
Questo può includere (ma non si limita a) piani personalizzati per i dipendenti riguardo opportunità di crescita come
- Incarichi sfidanti per sviluppare nuove competenze
- Nuovi ruoli per assicurarsi che i migliori talenti vengano coinvolti nelle sfide organizzative più grandi e complesse
- Opportunità di mentoring per creare networking e svilupparsi tramite l’apprendimento sociale
- Opportunità di formazione e sviluppo formale, come corsi o programmi di sviluppo.
Best practice per la Talent Review
Vediamo alcune best practice che puoi adottare sia durante lo sviluppo che durante la fase di erogazione della tua talent review.
Ricondurre tutto alla strategia dei talenti
Se hai letto altri miei articoli su People Managing People, avrai notato che sono un fanatico della strategia dei talenti.
Come per tutte le soluzioni HR, anche il processo di talent review deve contribuire al raggiungimento degli obiettivi strategici legati ai talenti. Ciò garantisce che tutti i tuoi processi di talent review funzionino in sintonia con gli altri processi correlati ai talenti.
Prima di avviare la talent review, vale sempre la pena fare una verifica per assicurarsi che gli sforzi dedicati servano effettivamente a supportare la strategia generale. Prova a porti domande come:
- Quali esigenze di business fondamentali dobbiamo soddisfare? In che modo il nostro processo di talent review può abilitare questi obiettivi fondamentali?
- Quali competenze, comportamenti e valori intendiamo sviluppare nell’organizzazione? Quali mentalità o comportamenti di leadership vogliamo promuovere? I dipendenti e i leader ad alto potenziale identificati durante la talent review dimostrano queste caratteristiche chiave per noi?
- Ci sono gruppi demografici sottorappresentati tra i nostri dipendenti e/o i leader? Come possiamo sfruttare la talent review per accelerare le nostre iniziative DEI?
Se la tua talent review non aiuta a rispondere a domande chiave come queste, è consigliabile tornare alla fase di progettazione per assicurarsi che ogni aspetto sia allineato meticolosamente alla strategia dei talenti.
Sii agile
Nonostante le critiche, le metodologie agili possono migliorare in modo significativo la qualità delle soluzioni HR offerte.
Ti invito a considerare i seguenti principi agili mentre ti avventuri nel percorso di talent review organizzativo.
Sviluppa insieme al business
Sviluppare in collaborazione con i leader aziendali, che utilizzeranno le tue valutazioni dei talenti, aiuta a garantire che tu incorpori i loro desideri e bisogni nel processo.
Nell’agile, la soddisfazione del cliente viene prima di tutto ed è un ottimo modo per assicurarti che i tuoi clienti (i leader che utilizzeranno il processo) adottino e sostengano il tuo nuovo processo di talent review.
Crea semplicità
I processi agili sono pensati per creare semplicità, rilasciare prodotti minimi vitali (MVP) e assicurare che tu soddisfi i bisogni dei tuoi clienti e consegni rapidamente. Non lasciare che la ricerca della perfezione ostacoli una rapida consegna di qualcosa di eccellente per la tua organizzazione.
Sviluppo iterativo
Lo sviluppo iterativo del tuo processo di talent review aumenta la velocità di attuazione e ti permette di raccogliere feedback e apportare migliorie per garantirne l’efficacia e l’efficienza nel tempo.
Evita pregiudizi e dati obsoleti sui talenti
Non avrai mai un quadro chiaro dei tuoi talenti se i tuoi dati sono pieni di pregiudizi. Come si possono evitare i pregiudizi nel processo di valutazione? Ecco alcuni suggerimenti:
Condividi i pregiudizi comuni con i tuoi manager
Uno dei modi più semplici per contrastare i pregiudizi consiste semplicemente nel richiamare l’attenzione dei leader sui bias esistenti.
Anche i migliori leader sono umani e avranno i propri bias intrinseci.
Dare ai partecipanti del processo una panoramica dei pregiudizi che potrebbero influenzarli prima che valutino i propri talenti può aiutarli a fare un passo indietro e approcciare la valutazione con mente aperta e imparzialità.
Avere un processo chiaro e delle definizioni chiare
Un processo ben definito, con definizioni esplicite di cosa significhi "altamente performante" e "ad alto potenziale", è fondamentale per assicurare l’esecuzione coerente della valutazione dei talenti.
Non ci dovrebbero essere ambiguità nel processo, che deve essere comunicato chiaramente a tutte le parti coinvolte, così che i leader di tutta l’organizzazione utilizzino gli stessi parametri nella valutazione delle persone.
Collabora
Far lavorare i team di leadership insieme per valutare le proprie persone è un meccanismo chiave per garantire coerenza nell’assessment dei dipendenti.
Ecco perché consiglio vivamente di organizzare regolarmente meeting di talent review con il tuo team di leadership. Affrontare le valutazioni dal vivo permette ai manager di comprendere la logica applicata agli altri e di creare coerenza.
Inoltre permette ai manager di fornire un feedback ai colleghi in merito alle proprie esperienze lavorative con i dipendenti degli altri.
Mantieni i dati aggiornati
Il fatto che un dipendente sia stato valutato molto positivamente negli anni passati non significa che debba ricevere un via libera automatico nelle valutazioni successive, e lo stesso vale per chi sia stato un performer nella media con margini di miglioramento.
I dati sui talenti sono estremamente dinamici e dovrebbero essere considerati vivi e in evoluzione. Eliminare pregiudizi e rivedere costantemente i talenti consente di evitare dati obsoleti che potrebbero ostacolare gli obiettivi complessivi di sviluppo delle persone.
Sfrutta la tecnologia per scalare i tuoi processi
Sebbene sia possibile cavarsela anche senza l’ausilio della tecnologia, le organizzazioni grandi e in crescita beneficeranno in particolare di soluzioni tecnologiche studiate per supportare il processo di talent review.
Trova uno strumento che:
- Ti aiuti a raccogliere dati sui talenti durante tutto l’anno
- Favorisca la collaborazione e il confronto continuo tra i leader
- Offra una panoramica in tempo reale di tutto il tuo bacino di talenti
- Ti formi sulle migliori pratiche di sviluppo dei talenti.
Il mio consiglio è di restare fedeli all’approccio agile descritto sopra. Parti da un processo semplice e orientati pian piano.
Una volta individuato un approccio efficace per la tua organizzazione, potrai perfezionarlo ulteriormente valutando quali soluzioni tecnologiche disponibili ti aiutano a renderlo ancora più snello.
Le Talent Review ti aiutano a restare competitivo
Ricordo dall’ultimo ciclo di valutazione dei talenti un VP IT molto motivato che disse: “Concentrarmi sui talenti è una delle cose più impattanti che possa fare come leader all’interno della nostra organizzazione”, e non potrei essere più d’accordo!
È sempre positivo iniziare un nuovo anno con dell’introspezione, e il processo di valutazione dei talenti è un ottimo modo per farlo all’interno della tua organizzazione. Come ho già accennato sopra, però, puntare a una cadenza trimestrale è l’ideale.
Le valutazioni dei talenti giocano un ruolo importante nell’identificare e sviluppare i tuoi migliori talenti. Come Emily Rose McRae, che supervisiona il lavoro di Gartner su Futuro del Lavoro HR e Analisi dei Talenti, ha recentemente condiviso in un’intervista con CNBC:
“La carenza di talenti di cui abbiamo parlato per tutto il 2022 non è scomparsa,” afferma McRae. “Quindi, ti trovi in una situazione in cui è più difficile assumere personale e hai un bisogno disperato di talenti.”
Con una concorrenza così agguerrita, non puoi permetterti di trascurare i top performer e lasciarli andare da un concorrente.
Hai molti strumenti a disposizione quando si tratta di talento—ti incoraggio a essere certo che il processo di Talent Review sia uno di quelli su cui fai affidamento.
