Pianificazione del personale: una guida pratica completa 2026
La pianificazione della forza lavoro consiste nell'analizzare le competenze attuali del tuo team, individuare le lacune in termini di talenti e sviluppare una strategia per inserire le persone giuste nei ruoli giusti quando ne hai bisogno. Quando gestisci proattivamente la tua forza lavoro, puoi prendere decisioni più oculate in materia di assunzioni e sviluppo, aumentare la produttività e dare alla tua organizzazione un vantaggio concreto. In questo articolo illustrerò il mio approccio alla pianificazione della forza lavoro e condividerò consigli pratici che puoi applicare fin da subito.
Che cos'è la pianificazione della forza lavoro?
La pianificazione della forza lavoro (WP) è un processo strategico che le organizzazioni utilizzano per garantire che la propria forza lavoro sia in linea con i propri obiettivi e traguardi. Comprende l'analisi della forza lavoro attuale, la previsione delle future esigenze di talenti, l'analisi del mercato e la creazione di strategie per garantire la presenza dei talenti necessari al raggiungimento degli obiettivi strategici.
Secondo la Harvard Business Review:
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“La pianificazione della forza lavoro va oltre la definizione del budget, l'attrazione e l'assunzione dei talenti. Significa sostenere l'intera forza lavoro, creando un meccanismo di feedback intelligente tra gli interessi attuali e futuri dell'azienda e l'acquisizione, la fidelizzazione e lo sviluppo dei dipendenti che porteranno avanti tali interessi.”
Sebbene si possa considerare un semplice esercizio di analisi delle lacune, la corretta attuazione della pianificazione della forza lavoro è significativamente più complessa.
È necessario avere una comprensione completa degli obiettivi e dei traguardi aziendali, delle capacità dei talenti attuali, delle future esigenze di capitale umano della propria organizzazione e del contesto in cui si opera.
L'interazione tra questi elementi diventa il tuo piano strategico per soddisfare le future esigenze di talenti.
Vantaggi della pianificazione strategica della forza lavoro
Prima di parlare di come puoi affrontare le attività di pianificazione della forza lavoro, esaminiamo innanzitutto perché è così importante includerla nel tuo arsenale strategico di strumenti per la gestione dei talenti.
Migliore allineamento con gli obiettivi aziendali
Il principale vantaggio, e in definitiva lo scopo della pianificazione della forza lavoro, è garantire che la forza lavoro di un'organizzazione sia allineata ai suoi obiettivi strategici.
Sebbene il vecchio adagio “I nostri dipendenti sono la nostra risorsa più importante” possa sembrare un cliché, è ancora fondamentalmente vero.
Tuttavia, anche la forza lavoro più qualificata non sarà una risorsa se non è allineata strategicamente alle esigenze aziendali. Una squadra di calcio probabilmente non darebbe la priorità all'acquisto di un difensore se non fosse riuscita a segnare nemmeno un gol per tutta la stagione!
Miglioramento del processo decisionale
La pianificazione della forza lavoro fornisce alle organizzazioni un'enorme quantità di dati preziosi. Ciò consente alle organizzazioni di prendere decisioni basate sui dati in materia di acquisizione, sviluppo e assegnazione dei talenti.
Questo permette ai leader di allocare le risorse in modo efficiente e di allineare la forza lavoro alle reali priorità strategiche dell'organizzazione.
Maggiore produttività e performance
La pianificazione della forza lavoro contribuisce a garantire che i dipendenti dispongano delle competenze appropriate necessarie per svolgere efficacemente il proprio lavoro, con conseguente aumento della produttività, miglioramento della qualità del lavoro e migliori performance complessive dell'organizzazione.
Gestione efficace dei talenti
La pianificazione della forza lavoro consente alle organizzazioni di gestire strategicamente il proprio bacino di talenti.
La pianificazione della forza lavoro, la gestione delle performance, le valutazioni dei talenti e la pianificazione della successione dovrebbero operare tutte insieme per individuare i dipendenti ad alto potenziale, sviluppare piani di successione e sviluppare le competenze di cui i dipendenti avranno bisogno in futuro.
Ciò favorisce lo sviluppo dei dipendenti, migliora i tassi di fidelizzazione e aumenta il coinvolgimento dei dipendenti.
Ottimizzazione dei costi
Una valutazione accurata dei futuri requisiti della forza lavoro consente alle organizzazioni di ottimizzare i livelli di personale ed evitare un eccesso o una carenza di organico. Ciò comporta un risparmio sui costi, riducendo le spese non necessarie di selezione, formazione e cessazione del rapporto di lavoro, e previene gli impatti sulla produttività dovuti alla carenza di manodopera.
Maggiore agilità e adattabilità
Una profonda comprensione delle future esigenze di talenti consente alle organizzazioni di adattare rapidamente le proprie strategie relative alla forza lavoro, formare o assumere talenti con le competenze necessarie e affrontare in modo proattivo, anziché reattivo, le sfide o le opportunità emergenti. Questo è essenziale per ridurre o mitigare il rischio organizzativo e costruire resilienza.
Esempio di pianificazione della forza lavoro
Per fornire un quadro un po' più completo, vorrei raccontarvi un esempio di una situazione in cui la pianificazione della forza lavoro è stata essenziale per aiutare un'organizzazione che supportavo.
Una volta lavoravo come Partner aziendale HR in una grande organizzazione e avevo la responsabilità di un call center. Un cambiamento nella leadership impose aspettative più elevate a questo call center.
Il nuovo team dirigenziale si aspettava livelli di servizio più elevati, riducendo al contempo i tempi di attesa e i tassi di abbandono delle chiamate. Si aspettava inoltre un livello più alto di resilienza, inclusa la mitigazione dell'impatto di eventi meteorologici estremi e una maggiore flessibilità in base alla variabilità del volume delle chiamate.
Attraverso il nostro processo di pianificazione della forza lavoro, siamo riusciti a elaborare una strategia che ha cambiato radicalmente il modo in cui operava l'organizzazione.
Le aspettative più elevate comportavano la necessità di ampliare il personale. Tuttavia, il bacino di talenti nell'area geografica del New England in cui operavamo si era quasi completamente esaurito.
Così, invece di cercare di assumere esclusivamente a livello locale, abbiamo istituito centri di assunzione da remoto nel sud-est e nel sud-ovest degli Stati Uniti.
Questo non solo ci ha permesso di accedere a nuovi mercati del talento, ma ci ha anche resi più resilienti, garantendo la copertura quando le famose tempeste nor'easter che si abbattono sull'area del New England arrivavano, o quando altri eventi colpivano le attività locali.
Inoltre, i centri di assunzione da remoto si trovavano in aree con un costo della vita più basso e bacini di manodopera meno costosi. Ciò significava che potevamo aumentare contemporaneamente i nostri livelli di servizio senza un incremento significativo dei costi del lavoro.
Senza intraprendere il processo di pianificazione della forza lavoro, probabilmente avremmo continuato con la nostra consueta strategia di assunzione, sprecato tempo e risorse e faticato a soddisfare le aspettative del nostro team dirigenziale.
Processo di pianificazione della forza lavoro in 5 fasi
Fase 1: rivedere la strategia e l'approccio organizzativi
La strategia organizzativa è la stella polare di tutto ciò che fate dal punto di vista della gestione strategica delle risorse umane e la pianificazione strategica della forza lavoro non fa eccezione alla regola.
Se possibile, la regola si applica dieci volte tanto. Senza una profonda comprensione della direzione della vostra organizzazione, è impossibile condurre efficacemente un esercizio di pianificazione della forza lavoro.
Il mio consiglio è di rivedere la vostra tabella di marcia strategica pluriennale e assicurare che tutti i leader partecipanti siano allineati sugli obiettivi organizzativi verso i quali state lavorando.
Se la vostra strategia non è chiara, sospendete la pianificazione della forza lavoro e conducete prima un esercizio di pianificazione strategica.
Fase 2: analizzare la forza lavoro attuale e prevedere le esigenze future
Ho già detto che la pianificazione della forza lavoro consente di prendere decisioni basate sui dati. Ciò significa che avrete bisogno di informazioni sufficienti sia sulle capacità della forza lavoro attuale sia sulle esigenze future.
I dati raccolti dovranno essere personalizzati in base alle esigenze e alla direzione strategiche dell'azienda, ma, in definitiva, state cercando informazioni sulla composizione e sulle capacità della vostra forza lavoro attuale.
Concentratevi sulle lacune nelle competenze, sulle aree in cui avete personale in eccesso o insufficiente, sui ruoli critici per la vostra azienda e su altri rischi chiave.
Sulla base degli obiettivi strategici della vostra organizzazione e dei cambiamenti previsti nell'ambiente aziendale, potete prevedere la domanda futura di vari tipi di dipendenti, competenze/capacità e il volume o il numero di talenti di cui avrete bisogno.
Le domande da porsi includono:
- Dove prevedete una crescita o una contrazione nella vostra organizzazione?
- In che modo questo influisce sull'organico/sul numero dei vostri dipendenti?
- Ci sono cambiamenti nelle condizioni di mercato che influiscono sul lavoro che svolgete e sui talenti di cui avete bisogno?
- In che modo i progressi tecnologici (ad es. l'intelligenza artificiale) influiscono sul lavoro svolto dai vostri colleghi? Avranno bisogno di nuove competenze per interagire con tali progressi?
Sulla base di tutte queste considerazioni, il tuo team dirigenziale può sviluppare modelli per stimare la domanda futura di diversi ruoli e competenze.
Fase 3: Analisi delle lacune
Questo passaggio è semplice come sembra: conduci un’analisi del divario di competenze confrontando i tuoi fabbisogni futuri con le capacità attuali della tua forza lavoro.
In sostanza, confronti la domanda prevista con l’offerta stimata per identificare eventuali lacune nelle competenze, nelle capacità o nelle dimensioni della forza lavoro.
Questo ti fornisce informazioni fondamentali sulle aree in cui dovrai investire tempo, energie e denaro per avere successo in futuro.
È anche un’opportunità per identificare potenziali rischi o vincoli e individuare le aree che richiedono attenzione durante il processo decisionale.
Fase 4: Valuta la disponibilità di talenti e sviluppa strategie
Quando pianifichi i tuoi fabbisogni futuri di talenti, devi analizzare la disponibilità di talenti sia interna sia esterna.
Gli attuali dipendenti avranno un insieme unico di conoscenze, competenze e capacità che potresti dover ampliare formando ulteriormente la forza lavoro attuale o integrandola con personale aggiuntivo.
Ciò potrebbe comportare attività di selezione, programmi di formazione e sviluppo, pianificazione della successione, ristrutturazione della forza lavoro o esternalizzazione.
È importante comprendere i bacini di manodopera esterni per soddisfare i fabbisogni di talenti necessari al tuo successo. Ecco alcune domande da porti:
- Hai bisogno di talenti di nicchia o specializzati, difficili da reclutare?
- Riesci ad assumere un numero sufficiente di talenti con queste competenze nell’area geografica da cui la tua organizzazione recluta?
- Ci sono ruoli per i quali sarebbe più adatto un collaboratore indipendente anziché un dipendente?
- Ci sono variazioni stagionali della manodopera che potrebbero influire sulla tua capacità di assumere talenti?
- Il mercato riconosce una remunerazione superiore per il lavoro svolto dalla tua organizzazione?
Queste informazioni ti aiuteranno a pianificare efficacemente per soddisfare i tuoi fabbisogni di talenti. Potresti dover prevedere una remunerazione aggiuntiva, ampliare l’area geografica di ricerca del personale per attingere a fonti aggiuntive (ad es. assumere talenti che lavorano da casa, candidati con visti di immigrazione legati al lavoro o collaboratori) oppure utilizzare software più avanzati per la ricerca dei talenti e raggiungere un bacino più ampio con le tue offerte di lavoro.
Fase 5: Sviluppa il tuo piano d’azione, esegui e perfeziona
Una volta definite le strategie, è il momento di sviluppare un piano d’azione strategico per colmare le lacune nelle competenze. Questo potrebbe basarsi sull’apprendimento e sullo sviluppo, sulla progettazione organizzativa, sulla pianificazione della successione, sul reclutamento oppure su una combinazione di tutti questi elementi.
Una volta implementate le strategie che hai elaborato, monitora e valuta continuamente la loro efficacia. Ciò può comportare il monitoraggio degli indicatori KPI e di altre metriche fondamentali, l’adeguamento delle strategie secondo necessità e la verifica che la forza lavoro rimanga allineata ai requisiti aziendali in evoluzione.
Inoltre, è importante valutare l’efficacia del processo di pianificazione della forza lavoro. Cosa ha funzionato bene? Cosa cambieresti la prossima volta?
È utile organizzare una conversazione retrospettiva con tutte le parti coinvolte per imparare dalla propria esperienza e garantire che la fase successiva abbia ancora più successo.
Queste informazioni ti aiuteranno a pianificare efficacemente per soddisfare i tuoi fabbisogni di talenti. Potresti dover prevedere una remunerazione aggiuntiva o ampliare l’area geografica di ricerca del personale per attingere a fonti aggiuntive (ad es. assumere talenti che lavorano da casa o potenzialmente candidati con visti di immigrazione legati al lavoro).
Strumenti e risorse per supportare la pianificazione della forza lavoro
Esistono numerosi corsi di pianificazione della forza lavoro che puoi frequentare, oltre a strumenti che possono supportarti nel percorso di pianificazione della forza lavoro. Gli strumenti di cui avrai bisogno varieranno notevolmente in base alle dimensioni, alla complessità e al piano aziendale della tua organizzazione.
Software per la pianificazione della forza lavoro
A seconda delle tue esigenze, un software dedicato alla pianificazione della forza lavoro potrebbe essere la soluzione migliore per supportare le tue necessità.
Questi tipi di applicazioni possono aiutarti nelle tue esigenze di pianificazione della forza lavoro, offrendoti visibilità sull’intera forza lavoro, generando report e fornendo strumenti per dati e analisi, oltre a consentirti di modellare scenari del tipo «cosa succederebbe se» per testare l’impatto delle decisioni relative alla forza lavoro.
Software di analisi delle risorse umane/business intelligence (BI)
L’analisi completa delle risorse umane è essenziale per una corretta pianificazione della forza lavoro. Attraverso il tuo sistema informativo delle risorse umane (HRIS) e altri input, probabilmente avrai accesso a dati molto ricchi relativi ai dipendenti e alla forza lavoro.
Tuttavia, senza la possibilità di segmentare e analizzare quei dati secondo le tue specifiche, non riuscirai mai a ricavare le informazioni necessarie per prendere decisioni corrette sulla pianificazione della forza lavoro.
Fortunatamente, esistono molti strumenti di business intelligence che puoi utilizzare per la visualizzazione e l’analisi dei dati, tra cui Tableau e Power BI.
Mercato dei talenti
Il software per il mercato dei talenti può inoltre offrirti un accesso approfondito ai dati relativi alle competenze e alle abilità dei dipendenti.
Sebbene lo scopo principale di un mercato dei talenti sia fornire una soluzione per lo sviluppo dei colleghi, abbinando i dipendenti alle opportunità in base alle loro competenze, abilità e valori, i dati sulle competenze e sulle abilità raccolti tramite questi strumenti possono essere estremamente utili nel processo di pianificazione della forza lavoro.
Ti offrirà visibilità sulle competenze che la tua forza lavoro possiede oggi e sulle aree in cui desidera crescere e svilupparsi, consentendoti di valutare le future esigenze di competenze della tua organizzazione.
In questo modo la tua organizzazione potrà prendere decisioni consapevoli su dove investire dal punto di vista dell’apprendimento e dello sviluppo, su quali competenze assumere e, allo stesso tempo, potrà favorire il coinvolgimento dei dipendenti e la loro permanenza in azienda.
Informazioni organizzative fondamentali
Oltre agli eventuali strumenti formali che utilizzerai per la pianificazione della forza lavoro, durante il processo vorrai avere a portata di mano anche altre informazioni organizzative fondamentali.
- Documentazione sulla strategia aziendale. La pianificazione della forza lavoro è collegata alla realizzazione della strategia della tua organizzazione, che rappresenta la sua stella polare; pertanto, devi avere una conoscenza approfondita della strategia aziendale e della relativa documentazione a portata di mano per consultarla durante il percorso.
- Valutazione dei talenti e pianificazione della successione. I processi di valutazione dei talenti e di pianificazione della successione sono strettamente affini alla pianificazione della forza lavoro e ti forniscono informazioni fondamentali su ciò che hai oggi, sulle capacità di cui avrai bisogno domani e sul tuo approccio allo sviluppo dei talenti chiave per colmare eventuali lacune (in particolare nei ruoli critici identificati attraverso la pianificazione della successione). Si tratta di un input essenziale per la componente relativa ai talenti del processo di pianificazione della forza lavoro, che trae grande beneficio dagli strumenti e dal formato scelti, che si tratti di una valutazione dei talenti con il modello delle 9 caselle o di un altro approccio.
- Retribuzioni e finanze. Anche i dati relativi alle retribuzioni dei dipendenti e alle finanze sono una parte fondamentale del confronto sulla pianificazione della forza lavoro. Dopotutto, se la tua forza lavoro dovesse espandersi o ridursi, ciò potrebbe avere un impatto significativo sui dati finanziari della tua organizzazione.
Migliori pratiche per la pianificazione della forza lavoro
I dati vengono prima di tutto
I dati sono un input essenziale per una pianificazione efficace della forza lavoro e, senza accedere a tali dati, i tuoi sforzi di pianificazione della forza lavoro saranno vani.
Harvard Business Review riferisce che «Secondo il 49% dei leader che hanno risposto a un’indagine globale del 2022 condotta da Workday, l’incapacità di collegare i dati operativi, relativi alle persone e finanziari ai risultati aziendali compromette l’agilità. E solo il 12% di questi leader afferma che i dati della propria organizzazione sono completamente accessibili a chi ne ha bisogno.»
Predisponi una solida strategia di analisi dei dati delle risorse umane prima di iniziare a pianificare la forza lavoro. Mi ringrazierai in seguito!
Suggerimento: alcuni strumenti di intelligenza artificiale per la pianificazione della forza lavoro forniscono preziose informazioni predittive e esistono numerose applicazioni e casi d’uso dell’intelligenza artificiale nella pianificazione della forza lavoro.
Coinvolgi le persone giuste
La pianificazione della forza lavoro è uno sforzo collaborativo che coinvolge numerosi soggetti interessati all’interno di un’organizzazione.
- Alta dirigenza. Ritengo che questa sia un'attività di cui debba occuparsi l'azienda, con il supporto delle risorse umane, quindi è essenziale che il tuo team dirigenziale esecutivo sia coinvolto nel processo per fornire una guida strategica e garantire che il processo sia in linea con la strategia aziendale complessiva.
- Team HR. Il tuo team HR dovrebbe essere responsabile della progettazione e della facilitazione del processo, fornendo supporto tramite l'elenco degli strumenti HR e competenze nella gestione dei talenti, nell'apprendimento e nello sviluppo e nell'elaborazione di altre strategie per la forza lavoro.
- Finanza. Il reparto finanziario può contribuire ad analizzare le implicazioni sui costi dei diversi scenari di previsione, a definire il budget per le strategie relative alla forza lavoro (reclutamento, apprendimento e sviluppo, progettazione organizzativa, ecc.) e a valutare il ROI delle attività di pianificazione della forza lavoro.
- Manager in prima linea. Ritengo importante coinvolgere nel processo i manager in prima linea. Dopotutto, sono le persone più vicine al lavoro e conoscono in modo approfondito le capacità dei loro team, i punti di forza e le aree di sviluppo, il carico di lavoro, le esigenze di personale e altri requisiti operativi.
Hai bisogno di aiuto? Chiedi a un amico
La pianificazione della forza lavoro è un processo molto approfondito e richiede una notevole quantità di tempo, impegno ed energia per ottenere i risultati desiderati.
Se non hai esperienza nel processo di pianificazione della forza lavoro, potrebbe esserti utile assumere una società di consulenza che ti accompagni durante il processo.
Un ulteriore vantaggio è che le società di consulenza hanno generalmente accesso a una quantità significativa di dati sulle tendenze del mercato globale, ricerche e analisi, che possono offrirti informazioni sul mercato del lavoro esterno a cui altrimenti non avresti accesso.
Potresti anche valutare la possibilità di conseguire una di queste certificazioni in gestione della forza lavoro.
Gestione del cambiamento
Non sottovalutare l'importanza di un piano di gestione del cambiamento di qualità. Le tue strategie potrebbero comportare una notevole quantità di cambiamenti per la tua organizzazione e per i membri del team.
Ricorda: i dati sono fondamentali
È essenziale che i tuoi leader agiscano come leader del cambiamento e guidino i tuoi colleghi lungo il percorso giusto, affrontando le loro esigenze e aspettative.
La pianificazione della forza lavoro è un processo essenziale che le organizzazioni e i loro leader/team HR devono sviluppare. Sebbene possa sembrare un compito arduo, non deve necessariamente esserlo.
Questo processo può e dovrebbe essere considerato una parte normale del processo di pianificazione strategica. Dopotutto, che tipo di piano sarebbe se non disponessi di una strategia incentrata sulle persone per attuarlo?
Il miglior consiglio che posso darti è di non sottovalutare l'importanza di dati e analisi di alta qualità.
Per trarre conclusioni significative servono dati significativi, quindi, se devi iniziare da qualche parte, comincia dal modo in cui puoi raccogliere il giusto insieme di dati che guiderà il raggiungimento della tua strategia aziendale.
L'articolo di Liam Reese sulle metriche HR è un ottimo punto di partenza.
