Tredicesima mensilità: come funziona, chi ne ha diritto e come calcolarla
La tredicesima mensilità è un pagamento aggiuntivo obbligatorio che i dipendenti di decine di Paesi hanno legalmente diritto a ricevere ogni anno, oltre al loro normale stipendio. Se la si omette, la si calcola in modo errato o la si ignora, si rischiano violazioni degli obblighi di conformità, sanzioni e una perdita di fiducia da parte della forza lavoro. Ho visto team HR trovarsi impreparati di fronte a questi obblighi quando iniziano per la prima volta ad assumere personale oltre confine.
Questa guida illustra i requisiti di idoneità, i calcoli, la retribuzione proporzionale, il trattamento fiscale, le scadenze di pagamento e le normative specifiche dei singoli Paesi. Scoprirai inoltre cosa fare se un datore di lavoro non effettua il pagamento, in che modo si differenzia da un normale bonus e come i servizi globali per le paghe possono aiutarti a mantenere la conformità ovunque assumi personale.
Che cos'è la tredicesima mensilità?
La tredicesima mensilità è un pagamento aggiuntivo rispetto allo stipendio annuo regolare di un dipendente, generalmente pari a uno stipendio mensile di base, che i datori di lavoro di molti Paesi sono legalmente tenuti a corrispondere ogni anno. Non è un bonus legato alle prestazioni o agli utili aziendali. Nei Paesi in cui è prevista dalla legge, i dipendenti la ricevono indipendentemente dall'andamento dell'azienda durante l'anno.
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Il modo più semplice per comprenderla: invece di ricevere 12 stipendi all'anno, i dipendenti idonei ne ricevono 13.
In che modo si differenzia da un normale bonus
Questi due termini vengono usati indistintamente, ma non indicano la stessa cosa. Usa questa tabella per distinguerli:
| Tredicesima mensilità | Bonus per le prestazioni | |
|---|---|---|
| Base | Prevista dalla legge (nei Paesi in cui è richiesta) | A discrezione del datore di lavoro |
| Importo | Formula fissa (solitamente 1/12 dello stipendio annuo di base) | Varia in base alle prestazioni, agli utili o alla politica aziendale |
| Legata ai risultati? | No | Spesso sì |
| Garantita? | Sì, dove richiesta dalla legge | Non garantita |
La tredicesima mensilità è obbligatoria? Status giuridico per Paese
Nella maggior parte dei Paesi, la tredicesima mensilità è nata come strumento politico per proteggere i lavoratori dall'inflazione e aiutarli a sostenere i costi delle festività principali e delle spese di fine anno.
Se la tredicesima mensilità sia obbligatoria dipende interamente dal Paese in cui si trovano i dipendenti. È obbligatoria in alcuni Paesi, consuetudinaria (prevista ma non richiesta dalla legge) in altri e non è prevista né obbligatoria in luoghi come gli Stati Uniti, il Canada e il Regno Unito.
La distinzione è importante ai fini della conformità. Dove è obbligatoria, i dipendenti possono richiedere legalmente il pagamento della tredicesima mensilità non corrisposta e i datori di lavoro possono incorrere in sanzioni per mancato pagamento. Dove è consuetudinaria, viene spesso inserita nei contratti di lavoro, creando un obbligo giuridico diverso, ma altrettanto concreto.
Ecco una rapida suddivisione per area geografica:
| Area geografica | Obbligatoria | Consuetudinaria |
|---|---|---|
| America Latina | Argentina, Brasile, Colombia, Costa Rica, Repubblica Dominicana, Ecuador, El Salvador, Guatemala, Honduras, Messico, Nicaragua, Panama, Paraguay, Perù, Uruguay, Venezuela | Cile |
| Europa | Armenia, Grecia, Portogallo, Spagna | Austria, Belgio, Croazia, Cipro, Repubblica Ceca, Finlandia, Francia, Germania, Italia, Lussemburgo, Paesi Bassi, Slovacchia, Slovenia, Svizzera |
| Asia | India, Indonesia, Filippine, Arabia Saudita | Cina, Hong Kong, Israele, Giappone, Malaysia, Nepal, Singapore, Taiwan, Vietnam |
| Africa | Angola, Mauritius, Nigeria, Sudafrica | — |
| Nord America / Oceania | — | — |
Chi ne ha diritto (e chi ne è escluso)
Nelle Filippine, il Paese con le norme sulla tredicesima mensilità più codificate, tutti i dipendenti non dirigenti che hanno lavorato per almeno un mese nell'anno solare hanno diritto a riceverla. Lo status lavorativo è irrilevante: dipendenti a tempo indeterminato, in prova, occasionali, impiegati su progetto, a tempo determinato e a tempo parziale ne hanno tutti diritto.
Chi ne ha diritto
Tieni presenti queste categorie quando valuti l'idoneità:
- Dipendenti non dirigenti: Chiunque non sia classificato come dirigente ne ha diritto, indipendentemente dalla modalità di pagamento: giornaliera, settimanale o mensile.
- Lavoratori a tempo parziale e con contratto: Ne hanno diritto su base proporzionale per i mesi lavorati.
- Dipendenti dimissionari o licenziati: Hanno comunque diritto a un importo proporzionale per i mesi lavorati nell'anno solare, indipendentemente dal fatto che si siano dimessi, siano stati licenziati per giusta causa o siano stati separati dal servizio per cause autorizzate.
- Dipendenti con più datori di lavoro: Hanno diritto alla tredicesima mensilità proporzionale da ciascun datore di lavoro privato separatamente.
Chi è escluso
Queste categorie sono generalmente escluse ai sensi della legge filippina:
- Dipendenti dirigenti: Coloro che hanno l'autorità di assumere, licenziare o attuare le politiche aziendali. Presterei particolare attenzione a questo aspetto: il solo titolo professionale non determina lo status dirigenziale. I tribunali hanno stabilito che ciò che conta è se il dipendente svolge effettivamente funzioni dirigenziali, non ciò che indica la sua qualifica.
- Dipendenti pubblici: Sono disciplinati da sistemi di bonus separati.
- Lavoratori domestici: Sono disciplinati da una legislazione diversa.
- Lavoratori remunerati esclusivamente su commissione: Se la commissione costituisce l'unica forma di retribuzione e non è previsto uno stipendio base fisso, il dipendente non rientra nell'ambito di applicazione. Tuttavia, i dipendenti che ricevono uno stipendio fisso più una commissione sono inclusi e la loro commissione può essere compresa nel calcolo a seconda della sua natura.
- Lavoratori retribuiti per incarico o a cottimo: Coloro che ricevono un importo fisso per uno specifico incarico, indipendentemente dal tempo impiegato.
Come calcolare la tredicesima mensilità
La formula è: stipendio base totale percepito nell'anno solare ÷ 12.
Lo stipendio base è la retribuzione fissa e ordinaria prima di indennità, straordinari o benefici aggiuntivi. Non include:
- Retribuzione degli straordinari
- Retribuzione per i giorni festivi
- Differenziali per il lavoro notturno
- Indennità in denaro (pasti, trasporto, ecc.)
- Indennità per il costo della vita (COLA)
- Pagamenti derivanti dalla partecipazione agli utili
- Equivalente in denaro dei crediti per ferie non utilizzati
Esempio di calcolo: dipendente che ha lavorato tutto l'anno
Un dipendente percepisce uno stipendio base mensile di PHP 30,000 e ha lavorato per tutti i 12 mesi.
- Stipendio base totale: PHP 30,000 × 12 = PHP 360,000
- Tredicesima mensilità: PHP 360,000 ÷ 12 = PHP 30,000
Retribuzione proporzionale: anno parziale e dipendenti dimissionari
Per i dipendenti che non hanno lavorato per l'intero anno solare, il calcolo deve essere effettuato solo sulla base di quanto effettivamente percepito.
Formula proporzionale: stipendio base totale effettivamente percepito ÷ 12
Esempio: Lo stesso dipendente, ma con dimissioni dopo 8 mesi.
- Totale percepito: PHP 30,000 × 8 = PHP 240,000
- Tredicesima mensilità: PHP 240,000 ÷ 12 = PHP 20,000
Fattori che influenzano l'importo finale
Alcune variabili possono modificare il calcolo:
- Assenze non retribuite: I periodi di assenza non retribuita riducono l'importo dello stipendio base totale e, di conseguenza, la tredicesima mensilità in proporzione.
- Aumenti di stipendio a metà anno: Solo la parte dell'anno lavorata con la nuova tariffa utilizza lo stipendio più elevato. Per i mesi precedenti all'aumento si applica la tariffa precedente.
- Variazioni salariali: Se la retribuzione di un dipendente cambia durante l'anno, calcolate ciascun periodo separatamente prima di sommarli.
Quando viene pagata la tredicesima mensilità? Scadenze e tempistiche
Nelle Filippine, la tredicesima mensilità deve essere pagata entro e non oltre il 24 dicembre di ogni anno. I datori di lavoro possono anche suddividere il pagamento: una metà prima dell'inizio dell'anno scolastico (solitamente a maggio o giugno) e il restante entro il 24 dicembre. Qualsiasi suddivisione concordata deve comunque rispettare la scadenza del 24 dicembre per la seconda rata.
Le scadenze variano significativamente da un Paese all'altro. Ecco un rapido riferimento:
| Paese | Scadenza |
|---|---|
| Filippine | Entro il 24 dicembre |
| Messico | Entro il 20 dicembre |
| Brasile | Prima rata entro il 30 novembre; seconda entro il 20 dicembre |
| Colombia | Prima metà entro il 15 giugno; seconda metà entro il 20 dicembre |
| Argentina | Prima metà entro il 30 giugno; seconda metà entro il 18 dicembre |
| Portogallo | Entro il 15 dicembre |
| Panama | Tre rate: 15 aprile, 15 agosto, 15 dicembre |
| Indonesia | Almeno una settimana prima della festività religiosa |
| Grecia | Suddivisa: prima di Natale, prima di Pasqua e durante l'estate |
Raccomando di organizzare il calendario delle paghe in base a queste scadenze con almeno 6–8 settimane di anticipo, soprattutto se gestisci le paghe in più Paesi e hai bisogno di tempo per verificare gli elenchi dei dipendenti, gestire i casi proporzionati ed elaborare i pagamenti.
Tassazione della tredicesima mensilità
Il trattamento fiscale varia da un Paese all'altro, quindi mi concentrerò sulle Filippine, dove le regole sono più dettagliate, per poi offrirti una panoramica dei vari Paesi.
Nelle Filippine, la tredicesima mensilità è esente da imposte fino a PHP 90,000. Questa soglia si applica al totale combinato della tredicesima mensilità e degli altri benefit (come i bonus di produttività e i bonus natalizi). Qualsiasi importo superiore a PHP 90,000 viene aggiunto al reddito imponibile e tassato all'aliquota applicabile al dipendente. Questa regola è stata formalizzata con la Republic Act 10963, nota come TRAIN Law.
| Importo | Trattamento fiscale |
|---|---|
| Fino a PHP 90,000 (tredicesima mensilità combinata + altri benefit) | Completamente esente da imposte |
| Importo superiore a PHP 90,000 | Soggetto alle aliquote ordinarie dell'imposta sul reddito |
Per gli altri Paesi, il trattamento è diverso:
- Brasile: la tredicesima è reddito imponibile.
- Messico: l'aguinaldo è imponibile oltre una soglia equivalente a 30 giorni di salario minimo.
- Italia: la tredicesima è soggetta all'imposta ordinaria sul reddito e alle trattenute previdenziali.
- Austria: la tredicesima mensilità è tassata con un'aliquota fissa del 6%, significativamente inferiore a quella ordinaria: una scelta politica deliberata per rendere il benefit più vantaggioso per i lavoratori.
Non dare mai per scontato che le regole fiscali di un Paese si applichino anche a un altro. Verifica il quadro normativo locale ovunque si trovino i tuoi dipendenti.
La tredicesima mensilità nel mondo
La tredicesima mensilità è più diffusa in America Latina, dove è obbligatoria in quasi tutti i Paesi. Al di fuori di questa regione, le regole variano significativamente da un Paese all'altro e spesso anche in base al settore o al contratto collettivo.
America Latina
I Paesi dell'America Latina indicano comunemente la tredicesima mensilità con i termini aguinaldo o prima. È obbligatoria nella maggior parte della regione:
- Messico: tutti i dipendenti devono ricevere un aguinaldo di almeno 15 giorni di stipendio, pagato entro il 20 dicembre. I dipendenti con meno di un anno di servizio ricevono un importo proporzionato.
- Brasile: pagata in due rate: la prima entro il 30 novembre, la seconda entro il 20 dicembre. Il Brasile prevede inoltre una quattordicesima mensilità (chiamata bonus vacanze), pagata nel mese successivo.
- Argentina: pagata in due rate uguali entro il 30 giugno e il 18 dicembre. Ogni rata equivale alla metà della retribuzione mensile più alta percepita nei sei mesi precedenti.
- Colombia: due rate: i primi 15 giorni di giugno e i primi 20 giorni di dicembre.
- Perù: tredicesima pagata a luglio; una quattordicesima mensilità è obbligatoria a dicembre.
Europa
La tredicesima mensilità è obbligatoria in Grecia, Portogallo, Spagna e Armenia. In Grecia, il pagamento è suddiviso tra Natale, Pasqua e le ferie estive. Le pagas extraordinarias spagnole vengono pagate in estate e a dicembre e, previo accordo, possono essere proporzionate nelle 12 mensilità.
Nella maggior parte degli altri Paesi europei—Germania, Francia, Belgio, Paesi Bassi, Svizzera—la tredicesima mensilità è consuetudinaria anziché prevista dalla legge. Molti datori di lavoro la offrono comunque per rimanere competitivi nell'attrarre talenti. La Germania fa una distinzione giuridica tra la tredicesima mensilità (pagamento per il lavoro svolto) e il bonus natalizio (destinato alle spese per le festività), una distinzione insolita tra i vari Paesi.
Asia
Le Filippine hanno la legge sulla tredicesima mensilità più formalizzata dell'Asia. L'Indonesia impone il Tunjangan Hari Raya (THR)—un'indennità per le festività religiose corrisposta almeno una settimana prima dell'Eid al-Fitr. L'India impone un bonus previsto dalla legge ai sensi della Legge sui bonus del 1965 per i dipendenti che guadagnano fino a INR 21,000 al mese.
In Giappone, Hong Kong, Cina, Singapore e Vietnam, i bonus di fine anno sono diffusi ma discrezionali. Singapore definisce la propria versione come integrazione salariale annuale (AWS).
Africa
Sudafrica, Nigeria, Mauritius e Angola adottano tutti una qualche forma di prassi retributiva di fine anno. Mauritius ha formalizzato l'obbligo della tredicesima mensilità nel 1975, a seguito di una prolungata mobilitazione sindacale. L'Angola impone un'indennità per le ferie oltre a un pagamento natalizio equivalente alla quattordicesima mensilità. In Sudafrica e Nigeria, la prassi è comune ma non universalmente obbligatoria.
Perché negli Stati Uniti non esiste la tredicesima mensilità
Negli Stati Uniti non esiste alcun obbligo federale o statale relativo alla tredicesima mensilità. Il motivo principale è strutturale: il diritto del lavoro statunitense si basa sul rapporto di lavoro a volontà e sulla retribuzione determinata dal mercato, anziché su obblighi di legge relativi a specifiche componenti retributive. Non esiste un minimo legale per una retribuzione aggiuntiva di fine anno, come invece accade nelle Filippine o in Brasile.
I datori di lavoro statunitensi possono offrire bonus di fine anno (e molti lo fanno), ma questi sono interamente a discrezione del datore di lavoro e in genere legati alle prestazioni, all'anzianità o alla redditività dell'azienda. Non sono garantiti e non vengono calcolati utilizzando una formula fissa.
Per i team HR statunitensi che si espandono a livello globale, questo è uno dei punti ciechi più comuni in materia di conformità. La decisione spesso inizia dalla valutazione se sviluppare internamente l'infrastruttura o considerare alternative alla gestione interna delle paghe globali che trasferiscano a un fornitore parte dell'onere operativo e di conformità.
Il problema nasce dall'idea che ciò che è facoltativo nel proprio Paese, negli Stati Uniti, sia un obbligo legale in molti dei mercati in cui si effettuano assunzioni. Ho visto aziende stanziare un budget per i nuovi dipendenti internazionali senza tenere conto degli obblighi relativi alla tredicesima mensilità, creando un problema concreto quando arriva dicembre e i pagamenti non erano stati pianificati.
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Obblighi dei datori di lavoro in materia di conformità e comunicazione
Nelle Filippine, i datori di lavoro devono presentare ogni anno a DOLE una relazione sulla conformità che confermi il pagamento della tredicesima mensilità. La relazione deve essere presentata entro il 15 gennaio dell'anno successivo tramite il Sistema di rendicontazione degli stabilimenti di DOLE. Deve includere il numero di dipendenti interessati, l'importo pagato a ciascun dipendente e l'importo totale erogato.
Il mancato pagamento o la mancata presentazione comportano sanzioni. DOLE può emettere ordini di conformità e i dipendenti possono presentare reclami in materia di lavoro. È importante notare che non viene accettata alcuna richiesta di esenzione o differimento: se si è un datore di lavoro soggetto all'obbligo, il pagamento deve essere effettuato.
Segui questi passaggi per mantenere la conformità:
- Inizia presto la revisione: estrai gli elenchi dei dipendenti e i dati relativi alla retribuzione di base entro novembre, per identificare chi ne ha diritto e segnalare gli eventuali casi di calcolo proporzionale.
- Separa la retribuzione di base dalla retribuzione lorda: assicurati che i dati delle paghe distinguano chiaramente la retribuzione di base dalle indennità e dalle altre componenti retributive prima di eseguire i calcoli.
- Documenta la prova del pagamento: conserva le buste paga e i registri delle paghe che confermino che ciascun dipendente ha ricevuto la tredicesima mensilità. Nelle Filippine, l'onere di dimostrare l'avvenuto pagamento ricade sul datore di lavoro, non sul dipendente.
- Controlla le classificazioni dei dipendenti: classificare erroneamente un dipendente non dirigenziale come dirigente per evitare il pagamento della tredicesima mensilità è un'area di rischio nota. I tribunali considerano le mansioni effettivamente svolte, non i titoli professionali.
- Presenta la relazione DOLE in tempo: il 15 gennaio è una scadenza tassativa. Inseriscila ora nel calendario HR, non a gennaio.
Se gestisci gli obblighi relativi alla tredicesima mensilità in più Paesi, una soluzione globale per le buste paga che tenga traccia delle scadenze locali e dei requisiti di legge può ridurre significativamente il lavoro manuale e il rischio di non conformità.
Come i datori di lavoro possono gestire la tredicesima mensilità
Il modo in cui gestisci la tredicesima mensilità dipende in larga misura da come è strutturata la tua gestione internazionale delle buste paga. Il calcolo in sé può essere semplice, ma il carico operativo aumenta rapidamente quando paghi dipendenti in più Paesi con regole di idoneità, scadenze e requisiti di rendicontazione diversi.
In genere, i datori di lavoro hanno alcune opzioni:
- Gestirla internamente: questo ti offre il controllo più diretto, ma il tuo team paghe è responsabile del monitoraggio delle normative locali, della gestione dei calcoli, dell'aggiornamento delle configurazioni delle buste paga e del rispetto delle scadenze di pagamento in ogni Paese.
- Utilizzare un fornitore globale di servizi paghe: se disponi già di entità giuridiche nei Paesi in cui impieghi il personale, un fornitore globale di servizi paghe può gestire per tuo conto l'elaborazione locale delle buste paga, i pagamenti previsti dalla legge e i requisiti specifici di ciascun Paese.
- Utilizzare un datore di lavoro registrato: se non disponi di un'entità locale, un EOR può assumere legalmente i lavoratori e farsi carico dell'amministrazione delle buste paga e degli obblighi di legge, come la tredicesima mensilità. In questo caso il tuo modello operativo è importante, quindi confrontare i fornitori globali di servizi paghe e gli EOR può aiutarti a capire quale approccio sia più adatto alla tua forza lavoro.
- Collaborare con partner locali per le buste paga: alcuni datori di lavoro utilizzano fornitori separati nel singolo Paese, specifici per il Paese in questione, come ad esempio le soluzioni per le Filippine o il Canada, anziché un'unica piattaforma globale. Questa soluzione può funzionare bene per strutture più piccole, ma generalmente comporta una maggiore attività di gestione dei fornitori e di riconciliazione man mano che l'azienda si espande.
Prima di implementare o modificare i sistemi paghe, stabilisci quale modello sia più adatto alla struttura delle tue entità, alle competenze interne e alla presenza nei diversi Paesi. La configurazione corretta può ridurre la quantità di attività amministrative relative alle buste paga che il tuo team interno deve gestire Paese per Paese.
Qualunque modello tu scelga, includi fin dall'inizio i pagamenti previsti dalla legge nella pianificazione delle buste paga. Monitora durante tutto l'anno i compensi che danno diritto alla prestazione, verifica le scadenze locali, testa i calcoli prima delle date di pagamento e assicurati che le responsabilità siano chiaramente definite tra il tuo team interno e qualsiasi fornitore esterno.
Se esternalizzi il servizio, considera anche i prezzi nella pianificazione, comprese le tariffe di configurazione, i costi per dipendente, la copertura dei Paesi e gli eventuali costi aggiuntivi per gli adempimenti di fine anno o previsti dalla legge.
In sintesi sulla tredicesima mensilità
Se gestisci le buste paga oltre confine, gli obblighi relativi alla tredicesima mensilità sono tra gli aspetti più facili da gestire in modo errato e anche tra i più costosi. Conoscere le regole è un ottimo punto di partenza, ma è nel tenere il passo con le scadenze, le modifiche alle leggi locali e gli adempimenti di conformità in più Paesi che un fornitore globale di servizi paghe dimostra davvero il proprio valore.
Questo contenuto viene fornito esclusivamente a scopo informativo generale e non costituisce una consulenza legale, fiscale o di altro tipo. Potrebbe non essere completo, accurato o aggiornato; inoltre, le leggi e le prassi possono cambiare senza preavviso e variare a seconda della giurisdizione. Non dovresti agire sulla base di queste informazioni senza aver richiesto il parere di un consulente legale o fiscale qualificato nella giurisdizione pertinente in relazione alle tue specifiche circostanze.
