11 modi in cui un HRIS può apportare vantaggi alla tua azienda
I vantaggi di un HRIS includono l'automazione delle attività ripetitive delle risorse umane, la possibilità per i dipendenti di accedere ai servizi self-service e il mantenimento dell'aggiornamento sulla conformità normativa.
Semplificando questi processi, un HRIS ti fa risparmiare tempo, riduce il lavoro amministrativo manuale e aiuta l'intera organizzazione a operare in modo più efficiente. In questo articolo ti mostrerò esattamente come un HRIS può semplificare il tuo flusso di lavoro delle risorse umane e offrire un valore significativo al tuo team e alla tua azienda.
Che cos'è un HRIS?
Un HRIS (sistema informativo delle risorse umane) è un tipo di software per le risorse umane che archivia i dati dei dipendenti e dell'organizzazione e combina numerose funzionalità, come la gestione delle buste paga e dei benefit, per aiutare i professionisti delle risorse umane a ogni livello a svolgere il proprio lavoro in modo più efficace.
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In sostanza, si tratta di sfruttare la potenza della tecnologia per oliare gli ingranaggi della macchina organizzativa e creare una forza lavoro più soddisfatta e produttiva.
11 vantaggi di un HRIS
Dall'organizzazione delle informazioni sui dipendenti all'automazione delle attività amministrative e alla fornitura di approfondimenti basati sui dati delle risorse umane, la piattaforma HRIS giusta potrebbe trasformare la tua organizzazione.
Vantaggi per i dipartimenti delle risorse umane
Gran parte dei vantaggi del software HRIS sarà percepita nel dipartimento delle risorse umane, liberando tempo e risorse da dedicare alla parte più gratificante del lavoro: lo sviluppo dei talenti.
Maggiore efficienza e risparmio di tempo
Un HRIS riduce il lavoro amministrativo ripetitivo automatizzando attività come l'aggiornamento dei dati dei dipendenti, l'elaborazione delle buste paga e la gestione delle assenze.
Ad esempio, i dipendenti possono inviare richieste di ferie attraverso un portale self-service, dove i responsabili esaminano le approvazioni e le risorse umane tengono traccia dei saldi delle ferie senza dover gestire e-mail o fogli di calcolo. Alcuni sistemi utilizzano anche assistenti virtuali per le risorse umane per rispondere alle domande di routine.
Questo permette ai professionisti delle risorse umane di concentrarsi sul reclutamento, sullo sviluppo dei dipendenti e su altre priorità strategiche.
Maggiore conformità normativa
Una funzione fondamentale di un HRIS è contribuire a garantire la conformità alle leggi e ai regolamenti sul lavoro, fornendo informazioni aggiornate e promemoria automatici sulle principali scadenze e sui requisiti di conformità.
Reportistica e analisi
Un sistema di reportistica e analisi delle risorse umane consente ai team HR di generare report su diverse metriche HR, come il numero dei dipendenti, i tassi di ricambio del personale e i dati demografici, supportando il processo decisionale basato sui dati.
Migliore comunicazione
Migliora la comunicazione all'interno dell'organizzazione fornendo una piattaforma per gli annunci rivolti a tutta l'azienda, gli aggiornamenti sulle politiche e altre informazioni importanti.
Vantaggi per i dipendenti
Un HRIS può anche semplificare la vita dei tuoi dipendenti e farli sentire più coinvolti e connessi.
Inserimento più semplice
Un processo di inserimento fluido contribuisce a definire il tono per i nuovi assunti e favorisce il successo e la fidelizzazione dei dipendenti.
In quanto funzione di un HRIS, potrebbe essere un'estensione del sistema di tracciamento dei candidati che ha contribuito a portare il candidato fino all'assunzione.
I nuovi assunti possono accedere al portale self-service per i dipendenti, occuparsi delle attività amministrative, iniziare la formazione e farsi un'idea del ruolo e del nuovo team.
Maggiore autonomia
Grazie a un portale self-service, i lavoratori potranno accedere e gestire le proprie informazioni personali, gli orari di lavoro, le richieste di ferie, i benefit e i vantaggi.
Ci sono meno possibilità che errori amministrativi incidano sulla retribuzione o sulle ferie e i dipendenti possono anche usufruire di promemoria automatici.
Maggiore coinvolgimento dei dipendenti
Un HRIS aumenta il coinvolgimento dei dipendenti semplificando la comunicazione, raccogliendo riscontri e personalizzando le opportunità di sviluppo.
Queste funzionalità includono il riconoscimento in tempo reale, i sondaggi periodici sul clima e l'accesso self-service alle risorse per i benefit e la crescita professionale.
Fornendo approfondimenti basati sui dati, le risorse umane possono affrontare proattivamente le problematiche, migliorare la cultura aziendale e aumentare la soddisfazione complessiva dei dipendenti.
Vantaggi organizzativi
Naturalmente, il beneficiario ultimo dell'HRIS è l'organizzazione nel suo complesso (come dovrebbe essere).
Risparmio sui costi
Semplificando i processi, riducendo il lavoro manuale e minimizzando gli errori, un HRIS contribuisce a ridurre i costi amministrativi e ad aumentare la produttività complessiva.
Un HRIS è anche più conveniente rispetto ad altri tipi di sistemi per la gestione delle risorse umane, inclusi i sistemi HCM e HRMS, ma è anche il più basilare (se pensi di aver bisogno di un sistema con funzionalità più avanzate, leggi la nostra analisi dei sistemi HRIS, HRMS e HCM per scoprire come fare la scelta giusta).
Decisioni migliori nella gestione dei talenti
L'HRIS migliora le decisioni relative alla gestione dei talenti fornendo informazioni in tempo reale sulle prestazioni, sulle competenze e sulle tendenze relative al coinvolgimento dei dipendenti.
Grazie ai dati centralizzati, le risorse umane possono identificare i dipendenti ad alto potenziale, monitorare le esigenze di sviluppo e ottimizzare la pianificazione della forza lavoro.
Inoltre, l'analisi predittiva aiuta nella pianificazione della successione e nelle strategie di fidelizzazione, garantendo un migliore allineamento tra i talenti e gli obiettivi aziendali.
Dati centralizzati dei dipendenti e maggiore accuratezza
Un HRIS riunisce i dati dei dipendenti, i dettagli relativi ai ruoli, le informazioni retributive e quelle sui permessi in un unico sistema centralizzato, riducendo le registrazioni duplicate e i fogli di calcolo sparsi.
Mantenendo dati coerenti e aggiornati, i team delle risorse umane possono ridurre al minimo gli errori amministrativi, accedere a informazioni affidabili e prendere decisioni più consapevoli.
Maggiore sicurezza dei dati
Un HRIS migliora la sicurezza dei dati centralizzando le informazioni sensibili dei dipendenti in un sistema sicuro e con accesso controllato, dotato di protocolli di crittografia e autenticazione.
L'accesso basato sui ruoli garantisce che solo il personale autorizzato possa visualizzare o modificare dati specifici, riducendo il rischio di violazioni.
Inoltre, i registri di controllo e le funzionalità di conformità aiutano a monitorare le modifiche, rilevare le anomalie e soddisfare i requisiti legali in materia di protezione dei dati.
Funzionalità di un sistema informativo delle risorse umane
I sistemi HRIS sono disponibili in molte forme e dimensioni diverse, per adattarsi a tutte le organizzazioni. Ecco alcune delle principali funzionalità HRIS da ricercare:
- Gestione del database dei dipendenti: Archivio centralizzato per conservare tutte le informazioni relative ai dipendenti, inclusi dati personali, informazioni sull'impiego e sul ruolo, nonché informazioni su compensi e buste paga.
- Monitoraggio di orari e presenze: Strumenti per monitorare le ore lavorate, le presenze, le richieste di permesso e le assenze dei dipendenti, spesso integrati con sistemi di rilevazione delle presenze o sistemi biometrici.
- Gestione delle buste paga: Elaborazione automatizzata delle buste paga, inclusi calcoli salariali, trattenute fiscali, trattenute per benefit e gestione dei depositi diretti.
- Amministrazione dei benefit: Gestione dei programmi di benefit per i dipendenti, come assicurazione sanitaria, piani pensionistici e altri vantaggi, inclusi iscrizione, monitoraggio e reportistica.
- Selezione e monitoraggio dei candidati: Funzionalità dei software per la selezione che aiutano a gestire la pubblicazione delle offerte di lavoro, esaminare le candidature, monitorare i candidati durante il processo di assunzione e svolgere l'inserimento dei nuovi assunti.
- Gestione delle prestazioni: Strumenti per definire gli obiettivi di prestazione, condurre valutazioni delle prestazioni, fornire feedback e monitorare le metriche relative alle prestazioni dei dipendenti.
- Gestione della conformità: Garantisce la conformità alle leggi e ai regolamenti sul lavoro, inclusi avvisi automatizzati sulle scadenze imminenti e sugli obblighi di reportistica.
- Portale ad accesso autonomo per i dipendenti: Consente ai dipendenti di accedere e aggiornare le proprie informazioni personali, visualizzare i cedolini, richiedere permessi e gestire i benefit tramite un'interfaccia ad accesso autonomo.
- Formazione e sviluppo: Strumenti per gestire i programmi di formazione dei dipendenti, monitorare i progressi, programmare i corsi e mantenere i dati relativi alle certificazioni e allo sviluppo delle competenze.
Come iniziare a utilizzare un HRIS
Ora forse stai pensando che un HRIS potrebbe essere molto utile o stai valutando come aggiornare il tuo sistema attuale.
Con così tante opzioni disponibili, è importante trovare il software HRIS più adatto alle esigenze della tua azienda.
Quando scegli un HRIS, i professionisti delle risorse umane dovrebbero valutare la facilità d'uso, quali funzioni fondamentali sono incluse, quanto il servizio sia personalizzabile, se la soluzione possa integrarsi con eventuali sistemi preesistenti, la scalabilità e, naturalmente, il rapporto qualità-prezzo. Un buon punto di partenza è la nostra guida ai migliori sistemi HRIS.
Consiglio importante: Se i tuoi requisiti sono complessi o li stai ancora definendo, potresti prendere in considerazione la creazione di una RFP per un HRIS per aiutarti a definire i requisiti e ottenere offerte migliori dai fornitori.
