Che cos’è il monitoraggio dei dipendenti?
Con l'aumento del lavoro da remoto è aumentata anche l'adozione degli strumenti di monitoraggio dei dipendenti.
Il monitoraggio dei dipendenti mira a fornire un senso di controllo sui membri di un'organizzazione aziendale attraverso la raccolta di dati. Le aziende possono utilizzare una soluzione di monitoraggio dei dipendenti per migliorare la produttività, l'efficienza o il coinvolgimento dei dipendenti. Tuttavia, non dovrebbero sottovalutare l'importanza della fiducia.
Ho lavorato nel settore IT per più di 20 anni e ho sperimentato sia culture aziendali caratterizzate da un'elevata sorveglianza sia culture basate su un alto livello di fiducia. Questo articolo descriverà i metodi di monitoraggio dei dipendenti più utilizzati e presenterà una mentalità aziendale da adottare per utilizzarli in modo efficace al fine di migliorare la produttività, l'efficienza e il coinvolgimento dei dipendenti.
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Che cos'è il monitoraggio dei dipendenti?
Il monitoraggio dei dipendenti può essere qualsiasi processo relativo alla raccolta di informazioni sull'attività dei dipendenti.
L'attività può includere qualsiasi azione svolta dal dipendente. Ad esempio:
- Traffico Internet (siti web visitati, attività sui social network)
- Geolocalizzazione (dati sulla posizione GPS)
- Dati sanitari (esami medici, dispositivi per il monitoraggio dell'attività fisica)
- Utilizzo delle app (quali app utilizza il dipendente e per quanto tempo)
Quali sono i tipi di monitoraggio dei dipendenti?
Sebbene la tecnologia abbia aperto il vaso di Pandora di una vasta gamma di opzioni e prezzi, tutti i metodi presentano tre elementi fondamentali:
1 - Osservare (nella maggior parte dei casi con monitoraggio in tempo reale e integrazioni con software di terze parti)
2 - Segnalare (comprese notifiche push ed e-mail o report personalizzati)
3 - Non consentire l'interruzione dei due passaggi precedenti.
Monitoraggio Internet (siti web, monitoraggio delle e-mail e social media)
Internet è attualmente il principale oggetto del monitoraggio dei dipendenti. I report possono includere qualsiasi elemento, dalla cronologia del browser ai fogli di lavoro che mostrano quanto tempo viene trascorso sui social media.
Le e-mail stanno lentamente diventando uno strumento di comunicazione obsoleto a causa della loro scarsa produttività ed efficienza rispetto agli strumenti di comunicazione più recenti.
Tuttavia, vengono ancora utilizzate e molte organizzazioni si affidano a software per il monitoraggio delle e-mail per controllarle. I dati raccolti dalle e-mail dei dipendenti includono in genere il corpo, l'oggetto e i destinatari dei messaggi.
Sorveglianza del sistema operativo
La maggior parte dei software di monitoraggio dei dipendenti acquisisce l'attività del computer del dipendente, compresi i programmi eseguiti dall'utente e la durata di utilizzo. Spesso viene registrato anche il tempo di inattività del computer.
Alcuni software di tracciamento possono anche creare un video accelerato utilizzando immagini scattate da una webcam o acquisire automaticamente schermate.
Monitoraggio del computer tramite keylogger
La registrazione dei tasti, o keylogging, è un metodo che registra tutto ciò che un utente digita e può anche acquisire schermate dello schermo.
Questo metodo comporta rischi importanti per la privacy dei dipendenti e per le violazioni dei dati. Il motivo è che oggi quasi tutti i software di monitoraggio sono ospitati online: con questo metodo, qualsiasi elemento, dai numeri delle carte di credito ai segreti commerciali, finirà per essere acquisito e trasmesso attraverso una rete.
Le organizzazioni che devono mantenere i dati di monitoraggio all'interno della propria infrastruttura possono invece utilizzare software di monitoraggio dei dipendenti in sede.
Monitoraggio delle chiamate e delle chat
Alcuni software di monitoraggio consentono di registrare le telefonate e di monitorare la messaggistica istantanea durante l'orario di lavoro, per recuperare in seguito i dati e analizzarli.
Monitoraggio della posizione
Le aziende possono utilizzare il tracciamento GPS per monitorare le automobili e localizzare laptop e dispositivi mobili durante la giornata lavorativa del dipendente.
Videosorveglianza
Molte aziende integrano le riprese delle videocamere per monitorare la presenza e le azioni dei dipendenti durante l'orario di lavoro.
Vantaggi del monitoraggio dei dipendenti in un ambiente basato sulla fiducia
Esistono diversi vantaggi dei software per il monitoraggio dei dipendenti:
- Puoi utilizzare i dati raccolti per aiutare i dipendenti che hanno difficoltà a svolgere il proprio lavoro e decidere quale tipo di formazione sia necessaria per ciascun team.
- È anche un'ottima opportunità per fornire feedback e parlare di come ogni dipendente possa rafforzare le proprie competenze e pianificare la propria carriera per sfruttarle al meglio.
- Puoi inoltre utilizzare i report per aiutare a stabilire obiettivi e aspettative più realistici per i team, aiutandoli a migliorare raggiungendo un traguardo alla volta.
- Creare discussioni aperte sui dati dimostra che ci tieni e aumenta il coinvolgimento e la soddisfazione del team.
Considerazioni sull'implementazione del monitoraggio dei dipendenti
I rischi associati al monitoraggio dei dipendenti riportati di seguito devono essere mitigati attraverso una politica di monitoraggio elaborata con attenzione.
Privacy
L'introduzione di un sistema di monitoraggio dei dipendenti apre la porta a diverse problematiche relative alla privacy.
Esiste un rischio elevato di divulgazione di dati aziendali o personali a causa di un incidente di cybersicurezza o di un malware, come un trojan o un virus informatico.
Purtroppo, nessuna soluzione può garantire che i dati raccolti siano sicuri al 100%.
Coinvolgimento dei dipendenti
Se non ti fidi dei tuoi dipendenti, perché dovrebbero fidarsi di te?
E perché dovrebbero interessarsi al proprio lavoro se non si fidano dell'azienda per cui lavorano?
Pertanto, è fondamentale considerare come affrontare l'argomento con i dipendenti per evitare di influire negativamente sul loro morale.
Aumento dello stress
Alcune persone, quando ricevono autorità, tendono naturalmente a esercitare la propria influenza e il proprio controllo sugli altri.
Quando hanno a disposizione strumenti per il monitoraggio dei dipendenti e altre app per le risorse umane, per loro è molto più facile diventare vessatorie nei confronti dei dipendenti.
Inoltre, quando le persone sanno che l'azienda per cui lavorano le sta spiando, i loro livelli di stress aumentano e il rischio di esaurimento diventa maggiore.
Questioni legali
Secondo la Society for Human Resource Management (SHRM), che mira a creare luoghi di lavoro migliori, dovresti richiedere una consulenza legale prima di istituire qualsiasi programma di monitoraggio sul luogo di lavoro.
Negli Stati Uniti, ad esempio, dovrai rispettare le leggi federali e statali, e ogni caso è diverso.
Devi inoltre rispettare la Legge sulla privacy delle comunicazioni elettroniche (ECPA) per monitorare le telefonate.
Nell'UE esiste il diritto alla privacy sul lavoro. I datori di lavoro devono chiedere il consenso del dipendente per raccogliere dati personali e devono dichiarare come e perché li raccolgono.
Devi inoltre conformarti a specifiche leggi sulla privacy. Il GDPR (Regolamento generale sulla protezione dei dati) prevede requisiti rigorosi per la conservazione e il trasferimento di informazioni sensibili.
Ecco alcuni aspetti da considerare:
- Quali metodi posso utilizzare per il monitoraggio delle attività?
- Quando è consentito effettuare il monitoraggio e in quale luogo?
- Devo ottenere il consenso dei dipendenti o è sufficiente informarli?
Come affrontare il monitoraggio dei dipendenti con i membri del team in qualità di leader
È essenziale dedicare del tempo a riflettere sulle vere ragioni che ti stanno portando ad avere questo atteggiamento, utilizzando le domande seguenti.
- Quali scuse sto inventando per giustificare la microgestione di questo dipendente? Ad esempio, penso di essere l'unica persona in grado di consegnare questo compito?
- Perché non riesco a vedere il quadro generale? In qualità di leader, è fondamentale lasciare che sia il team a occuparsi dei dettagli e concentrarsi sul quadro generale.
- Come posso aiutare questo dipendente a fare progressi? Quando è stata l'ultima volta che ha riferito in merito? Ci sono eventi passati che potrebbero farti dubitare delle sue capacità o della tua fiducia in lui?
- Come posso utilizzare positivamente il software di monitoraggio delle attività? Pensi che la presenza sia più importante delle prestazioni? Come ti sentiresti nei panni di un dipendente se la tua azienda decidesse di monitorare le tue azioni? Quali metodi prenderei in considerazione e quali no?
Le piattaforme efficaci per la gestione dei casi delle risorse umane garantiscono che le preoccupazioni dei dipendenti riguardo alle pratiche di monitoraggio vengano affrontate in modo equo e trasparente.
La mentalità aziendale perfetta da adottare per il monitoraggio dei dipendenti
Se vuoi ottenere risultati eccellenti utilizzando il monitoraggio dei dipendenti, investi le tue risorse nella costruzione di una cultura aziendale basata su un alto livello di fiducia, in cui i dipendenti si sentano:
- Rispettati come professionisti
- Guidati da leader, non da capi
- In un ambiente in cui la cultura aziendale è fondamentalmente equa
- In un ambiente in cui sono presenti politiche di monitoraggio elaborate con intelligenza.
Come costruire un ambiente basato su un alto livello di fiducia
Da oltre 30 anni, Great Place to Work studia il rapporto tra una cultura basata su un alto livello di fiducia e il successo complessivo di un'azienda.
Nel 2016 ha pubblicato "Il caso aziendale per una cultura basata su un alto livello di fiducia", includendo una scoperta fondamentale:
Le aziende con culture basate sulla fiducia ottengono risultati migliori sui mercati azionari, hanno un ricambio del personale molto più basso e sono più creative, con dipendenti maggiormente coinvolti e produttivi. Mostrano inoltre livelli più elevati di soddisfazione dei clienti.
Inoltre, secondo GPW, nessuna azienda priva di una cultura basata su un alto livello di fiducia è mai entrata nella lista delle "100 migliori aziende per cui lavorare secondo Fortune".
Nel 2020, uno studio della London School of Economics (LSE) ha rilevato che "leader e manager dovranno sempre più imparare che la fiducia è centrale per le prestazioni, l'impegno, il coinvolgimento e la fidelizzazione dei dipendenti produttivi".
Doist, un'azienda di software per la produttività che sta ridefinendo il futuro del lavoro, adotta un approccio interessante per affrontare questa sfida.
Inizia assumendo le persone giuste, cercando caratteristiche facilmente individuabili che dimostrino la probabile affidabilità di una persona.
Non troverai annunci di lavoro con requisiti irrealistici, come la capacità di svolgere più attività contemporaneamente e la disponibilità a lavorare 24 ore su 24, 7 giorni su 7.
Il processo di selezione è il più trasparente possibile, con feedback frequenti sia da parte del candidato sia dell'azienda.
Dopo aver deciso di assumere il candidato, costruiscono la fiducia fin dal primo giorno attraverso un processo di inserimento dedicato che include quanto segue:
- Invitare qualcuno del team a diventare mentore del nuovo assunto. Si assicurano inoltre di riservare del tempo nella propria agenda per essere disponibili durante il primo mese e rispondere alle domande che potrebbe avere.
- Comunicare frequentemente ed essere sempre sinceri quando forniscono feedback.
- Offrire ai nuovi dipendenti reali opportunità di contribuire all'azienda fin dal primo giorno.
- Definire aspettative chiare sui risultati del loro lavoro e su tutti gli indicatori di prestazione utilizzati per valutarlo.
- Creare momenti di conversazione informale per permettere ai nuovi assunti di socializzare con i colleghi e conoscersi meglio.
Dopo alcune settimane, continuano a rafforzare la fiducia dando ai nuovi membri del team autonomia nello svolgimento del proprio lavoro.
Una lezione appresa è che i leader devono imparare a delegare i compiti agli altri per costruire la fiducia; devono sostituire l'impulso a controllare ogni dettaglio con competenze di leadership.
Non è un compito facile, ma ripaga con un risultato sorprendente:
I dipendenti risponderanno automaticamente a questa mentalità con una maggiore produttività, sentendosi responsabili e motivati.
Considerazioni finali
Dovresti utilizzare il monitoraggio dei dipendenti all'interno di un ambiente basato su un alto livello di fiducia per aumentare l'impatto positivo sulle prestazioni, sull'efficienza e sul coinvolgimento dei dipendenti.
Ricorda: il punto centrale è costruire una cultura aziendale basata su un alto livello di fiducia.
Assumi le persone giuste, crea un processo di inserimento accuratamente strutturato e dai ai dipendenti l'autonomia di cui hanno bisogno per svolgere il proprio lavoro.
È fondamentale che la leadership si impegni a rimuovere ciò che ostacola il flusso di lavoro, rendendo al contempo i dipendenti più coinvolti e motivati. Il monitoraggio dei dipendenti può essere uno strumento eccellente per aiutarli a raggiungere questo obiettivo.
Una volta instaurata una cultura basata sulla fiducia insieme agli strumenti giusti, seguirà il successo organizzativo.
Per aiutarti, consulta la nostra selezione dei migliori software per il monitoraggio dei dipendenti attualmente disponibili sul mercato.
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