7 typer lønnsprogramvare for strømlinjeformede utbetalinger

7 typer lønnssystemer

Det finnes flere typer lønnssystemer på markedet, og hver av dem dekker ulike virksomhetsbehov. Ved å forstå hvordan de ulike alternativene fungerer, blir det enklere å velge det som passer best for virksomheten din.

1. Frittstående lønnssystemer

Programvare med et tydelig fokus utelukkende på lønnsbehandling omtales noen ganger som frittstående lønnssystemer. Disse verktøyene beregner lønn, skatt, fradrag og betalinger uten at du trenger å ta i bruk en komplett HR-plattform.

Jeg har erfart at disse fungerer best for mindre virksomheter som allerede har HR-prosessene på plass, og som ganske enkelt trenger et pålitelig system for lønnskjøring.

Fordeler

Den største fordelen med denne typen lønns system er enkelheten. Du betaler ikke for rekruttering, resultatstyring eller annen HR-funksjonalitet du kanskje aldri kommer til å bruke.

Det smalere fokuset kan også bety raskere implementering og mindre opplæring for lønnsadministratorer. Verktøy som Gusto og OnPay fokuserer for eksempel sterkt på å gjøre rutinemessige lønnskjøringer enkle.

Funksjoner

Typiske funksjoner i frittstående lønnssystemer omfatter:

• Lønnsberegninger: Beregner bruttolønn til nettolønn, fradrag, skatt og andre trekk.
• Direkte innskudd: Sender betalinger til ansatte og oppdragstakere i henhold til lønnsplanen din.
• Skatteinnrapportering: Mange systemer beregner, rapporterer og innbetaler lønnsskatt på dine vegne.
• Lønnsslipper og skatteskjemaer: Genererer lønnsoppgaver til ansatte og dokumenter ved årets slutt.
• Lønnsrapportering: Holder oversikt over lønn, fradrag, arbeidskraftkostnader og betalingshistorikk.
• Revisjonsspor: Registrerer endringer og godkjenninger i lønnssystemet, noe som kan være nyttig ved undersøkelser av avvik.

Frittstående betyr ikke nødvendigvis enkelt. Mange verktøy støtter fortsatt oppdragstakere, flere lokasjoner, ulike lønnsplaner og integrasjoner med regnskaps- eller HR-programvare.

2. Skybaserte lønnssystemer

Tradisjonelle skybaserte lønnssystemer viser til nettbaserte lønnsplattformer som er tilgjengelige via nettet – den klart mest populære lønnskonfigurasjonen. 

Disse systemene tilbyr et sentralisert lager for alle lønnsrelaterte data og lar brukerne konfigurere lønnsstrukturer, håndtere fradrag og rapportere skatt direkte fra selve plattformen. De er generelt svært brukervennlige, med oversiktlige grensesnitt som gjør lønnskjøringen enkel og intuitiv.

Fordeler

Leverandøren håndterer hosting, sikkerhetskopier og programvareoppdateringer, noe som fjerner en betydelig del av vedlikeholdsarbeidet fra det interne IT-teamet ditt.

Lønnsleverandører kan også sende oppdateringer av skattetabeller og regelverk direkte til programvaren. Det betyr at teamet ditt ikke har ansvaret for å oppdatere systemet manuelt hver gang en lønnsregel endres.

Skybaserte systemer er også enklere å få tilgang til på tvers av lokasjoner, noe som gjør dem til et naturlig valg for hybride og distribuerte organisasjoner.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Funksjoner

Vanlige funksjoner i skybaserte lønnssystemer omfatter:

• Nettleserbasert tilgang: Kjør eller godkjenn lønn fra enhver støttet enhet.
• Automatiske programvareoppdateringer: Skattetabeller, sikkerhetsoppdateringer og produktendringer håndteres av leverandøren.
• Data i sanntid: Endringer i ansattopplysninger, fradrag og lønn kan gjenspeiles umiddelbart på tvers av plattformen.
• Integrasjoner med tredjeparter: Koble lønn sammen med systemer for regnskap, HR, tidsregistrering og personalgoder.
• Rollebaserte tillatelser: Kontroller hva HR, økonomi, ledere og andre brukere kan se eller endre.
• Selvbetjening for ansatte: Gi ansatte direkte tilgang til lønnsslipper, skattedokumenter og betalingsopplysninger.

Skybasert lønn kan også bli langt mer spesialisert. Det finnes systemer som er utviklet spesielt som lønnssystemer for små bedrifter og lønnssystemer for oppstartsbedrifter.

3. Lokalt installert lønnsprogramvare

Lokalt installert lønnsprogramvare installeres og vedlikeholdes på organisasjonens egen infrastruktur i stedet for å driftes av programvareleverandøren.

Dette gir IT-teamet ditt langt mer direkte kontroll over hvor lønnsdata lagres, hvordan programvaren konfigureres, og når endringer settes i produksjon. Det kan gjøre løsningen relevant for større virksomheter eller organisasjoner med strenge interne krav til sikkerhet og datastyring.

Fordeler

Kontroll er hovedgrunnen til å velge denne modellen.

Organisasjonen din administrerer sitt eget lønnsmiljø, inkludert datalagring, sikkerhetspolicyer, integrasjoner, sikkerhetskopier og programvareoppdateringer. Det kan gjøre det enklere å tilpasse lønn til svært spesifikke interne krav til IT og styring.

Ulempen er at ansvaret tilfaller deg igjen. I motsetning til skybasert programvare kan teamet ditt måtte vedlikeholde infrastruktur, installere oppdateringer, administrere sikkerhetskopier og holde systemet oppdatert.

Funksjoner

Lokalt installerte lønnssystemer kan omfatte:

• Lokal datalagring: Lønnsinformasjon forblir i din egen infrastruktur.
• Tilpasset konfigurasjon: IT-team kan tilpasse miljøet etter interne arbeidsflyter og sikkerhetspolicyer.
• Interne tilgangskontroller: Autentisering og tillatelser kan kobles til de eksisterende systemene dine for identitetsstyring.
• ERP-integrasjoner: Lønn kan kobles tett sammen med interne økonomi- og driftssystemer.
• Revisjonslogger: Lønnsrelaterte handlinger kan registreres og oppbevares i henhold til interne policyer.
• Tilpasset rapportering: Organisasjoner kan bygge lønnsrapporter basert på egne krav til økonomi og datastyring.

For organisasjoner som vurderer dette alternativet, er spørsmålet ikke bare om lokalt installert programvare gir deg mer kontroll. Det handler om hvorvidt denne kontrollen er verdifull nok til å rettferdiggjøre det økte interne ansvaret.

Disse kombinerte HR- og lønnssystemene gir også bedre brukervennlighet fra den ansattes perspektiv, siden de kan få tilgang til lønnsslippene sine og sende inn forespørsler om fri fra den samme selvbetjeningsmodulen for ansatte, i stedet for å måtte logge inn i et separat system for hver av delene.  

4. Helhetlige HR- og lønnsplattformer

I stedet for å kjøpe lønn som en separat løsning kan du få det som en modul i en større HR-plattform, for eksempel et HRIS-, HRMS- eller HCM-system.

Disse kombinerte HR-programvarene og lønnssystemene kobler lønn sammen med funksjoner som administrasjon av personalgoder, tidsregistrering, introduksjon og personalregistre.

Jeg har funnet ut at den virkelige fordelen ikke er å ha flere funksjoner. Det handler om å ha dataene bak disse funksjonene koblet sammen.

Fordeler

Når lønn ligger i samme system som de øvrige HR-prosessene, kan endringer i personaldata overføres direkte til lønn i stedet for å registreres to ganger.

Godkjente arbeidstimer kan for eksempel overføres til en lønnskjøring, et valg av personalgoder kan oppdatere et ansattetrekk, og en endring i lønn eller annen godtgjørelse kan vises i lønnssystemet uten at noen må overføre informasjonen manuelt.

Det kan redusere avstemmingsarbeidet som oppstår når lønn, tidsregistrering, personalgoder og HR-opplysninger ligger i ulike systemer.

Det kan også forbedre medarbeideropplevelsen. Ansatte kan kanskje se lønnsslipper, oppdatere informasjon, administrere personalgoder og be om fri gjennom den samme selvbetjeningsportalen.

Funksjoner

HR- og lønnsplattformer med komplette funksjonspakker inkluderer vanligvis:

• Samlede personalregistre: Lønn bruker den samme personalinformasjonen som det øvrige HR-systemet.
• Integrasjon med tid og oppmøte: Godkjente arbeidstimer overføres til lønnsberegningene.
• Integrasjon med personalgoder: Valg og trekk kan oppdateres automatisk.
• Arbeidsflyter fra introduksjon til lønn: Informasjon om nyansatte overføres til den ansattes første lønnskjøring.
• Samlet rapportering: Kombiner lønnsinformasjon med antall ansatte, lønn og annen godtgjørelse, personalgoder og andre HR-data.
• Godkjenningsflyter: Send lønnsendringer, ekstraordinære utbetalinger og lønnskjøringer til de riktige godkjennerne.

For team som vurderer denne modellen, bør dere være spesielt oppmerksomme på hvordan informasjon flyttes mellom lønn og andre moduler. Integrasjon er en av de største fordelene, så den bør fungere i praksis og ikke bare stå på en funksjonsliste. Guiden vår om lønnsadministrasjon går nærmere inn på prosessene disse forbindelsene må støtte.

Dette alternativet er nyttig for mange småbedriftseiere som ønsker å bli helt kvitt lønnsansvaret, samtidig som de sikrer at lønnen behandles korrekt. Med denne modellen setter du i praksis ut lønnsarbeidet til en ekstern lønnstjeneste som håndterer det. 

Hvis dette høres ut som din situasjon, anbefaler jeg å samarbeide med en av lønnstjenestene for små bedrifter, som jeg har undersøkt i detalj. Disse tjenestene er vanligvis svært kostnadseffektive og tilbyr omfattende kundestøtte.

5. Bransjespesifikk lønnsprogramvare

Det finnes også bransjespesifikk lønnsprogramvare for en rekke bransjer, blant annet bygg og anlegg, restauranter, rekrutteringsbyråer og andre. Disse systemene tilbyr ekstra funksjoner som er relevante i de bransjespesifikke sammenhengene, og som går utover de grunnleggende lønnsfunksjonene.

Fordeler

Den største fordelen er tilpasningen. I stedet for å tvinge bransjespesifikke lønnsregler inn i et generelt system, får du funksjoner som er utviklet rundt måten virksomheten din allerede drives på.

Det kan redusere manuelle omveier, særlig når lønnen avhenger av data fra systemer for vaktplanlegging, kassasalg, produksjon eller prosjektkostnader.

For eksempel kan lønnsprogramvare for bygg og anlegg støtte krav til gjeldende lønnssatser, fagforeningstrekk, sertifiserte lønnsrapporter og flere byggeplasser. Lønnsprogramvare for restauranter kan håndtere tips, vaktdata og integrasjoner med kassasystemer. Lønnsprogramvare for produksjonsvirksomheter kan støtte skifttillegg, akkordlønn og beregning av arbeidskostnader.

Funksjoner

Funksjonene varierer betydelig fra bransje til bransje, men vanlige eksempler inkluderer:

• Bransjespesifikke lønnsregler: Støtter beregninger som tips, akkordlønn, skifttillegg, gjeldende lønnssatser eller fagforeningsfradrag.
• Spesialisert støtte for etterlevelse: Bidrar til å ta hensyn til lønnskrav knyttet til en bestemt bransje eller arbeidsstyrkemodell.
• Kostnadsberegning for jobber eller arbeid: Kobler lønnskostnader til prosjekter, lokasjoner, produksjonslinjer eller jobber.
• Integrasjoner for skiftplanlegging: Henter godkjente timer eller skiftdata inn i lønnsberegningene.
• Integrasjoner med bransjesystemer: Kobler seg til verktøy som POS-systemer, produksjonsprogramvare eller plattformer for jobbadministrasjon.
• Spesialisert rapportering: Produserer rapporter som gjenspeiler bransjespesifikke behov innen arbeid, lønn eller etterlevelse.

Jeg ville sett på bransjespesifikk lønnsprogramvare når du er avhengig av regneark, manuelle justeringer eller tilpassede løsninger hver lønningsperiode. Det er vanligvis et tegn på at et generelt lønnssystem ikke samsvarer med hvordan arbeidsstyrken din faktisk får betalt.

Eksempler på bransjespesifikk lønnsprogramvare

Lønnsprogramvare for bygg og anlegg

Lønnsprogramvare for bygg og anlegg inkluderer funksjoner for håndtering av fagforeningskontingenter, sertifiserte lønnsrapporter og administrasjon av flere byggeplasser, i motsetning til standard lønnsprogramvare. Den støtter også kostnadsberegning for jobber og sporing av etterlevelse av gjeldende lønnssatser.

Lønnsprogramvare for restauranter

Lønnsprogramvare for restauranter dekker de unike behovene i serveringsbransjen ved å håndtere tipsfordeling, skiftplanlegging og etterlevelse av arbeidslover som gjelder spesielt for restauranter. Den integreres også med POS-systemer for å effektivisere lønnsberegninger basert på salg og tips.

Lønnsprogramvare for produksjonsindustrien

Lønnsprogramvare for produksjonsindustrien håndterer komplekse skiftdifferanser, akkordlønn og arbeidskostnader som er spesifikke for produksjonsindustrien. Den integreres også med produksjonsstyringssystemer for å samordne lønn med produksjonsdata og resultatmålinger.

Det finnes mange andre alternativer, så ta deg tid til å undersøke ulike leverandører hvis du ser etter en lønnsleverandør for en spesifikk nisje. Eller gå opp til søkefeltet vårt og dobbeltsjekk, for det kan hende vi allerede har gjort forarbeidet for deg, avhengig av bransjen din!

Igjen vil jeg påpeke at disse bransjespesifikke lønnssystemene også fungerer i en skybasert modell. Det betyr at du ikke trenger å bekymre deg for å administrere programvare eller oppdateringer knyttet til etterlevelse selv.

6. Eksterne lønnstjenester

Med outsourcing av lønn bruker du en tredjepartsleverandør til å håndtere noe av eller det meste av arbeidet med å kjøre lønn.

Disse lønnsleverandørene kan beregne lønn, behandle fradrag, rapportere lønnsskatt, utbetale lønn og klargjøre dokumenter ved årets slutt på dine vegne.

Du må fortsatt sørge for at opplysningene om de ansatte er korrekte, og kommunisere endringer. Forskjellen er at leverandøren din håndterer langt mer av selve lønnsbehandlingen.

Fordeler

Denne modellen er nyttig når du ønsker ekspertise innen lønn uten å bygge opp et eget internt lønnsteam.

Leverandøren tar ansvar for mye av det administrative arbeidet knyttet til beregninger, innrapporteringer, frister og lønnskjøring, mens teamet ditt beholder oversikten.

Etter min erfaring blir støtte spesielt viktig her. Når du betaler noen andre for å kjøre lønn, viser tjenesten ofte sin virkelige verdi når noe går galt og du trenger å få rettet et avvik raskt.

For mindre selskaper uten en intern lønnsspesialist kan lønnstjenester for små bedrifter være spesielt nyttige.

Funksjoner

Avhengig av leverandøren kan outsourcete lønnstjenester omfatte:

• Administrert lønnskjøring: Leverandøren beregner lønn og klargjør hver lønnskjøring.
• Skatteinnrapportering og innbetaling: Arbeidsgiveravgift og andre lønnsskatter beregnes, rapporteres og betales innen gjeldende frister.
• Årsrapportering: Leverandøren utarbeider skattedokumenter for ansatte og oppdragstakere.
• Oppdateringer om regelverk: Leverandøren følger med på endringer i lønnsregler og skatteregler.
• Selvbetjening for ansatte: Ansatte kan fortsatt få tilgang til lønnsslipper og skattedokumenter gjennom en programvareportal.
• Lønnstøtte: Spesialister kan bidra med å undersøke feil, korrigeringer og problemer med innrapportering.

Den viktigste forskjellen fra å bruke lønnsprogramvare alene er hvem som har ansvaret. Du kjøper ikke bare et system som teamet ditt drifter. Du betaler en leverandør for å utføre deler av lønnsfunksjonen for deg.

7. Profesjonelle arbeidsgiverorganisasjoner (PEOs)

En annen form for outsourcing av lønn er å inngå et samarbeid med en profesjonell arbeidsgiverorganisasjon (PEO). Det fine med å bruke en PEO-tjeneste er at de kan hjelpe deg med mer enn bare lønnskjøring. De fleste PEO-leverandører tilbyr følgende tjenester:

• Lønnsadministrasjon
• Overholdelse av regelverk
• Administrasjon av ansattfordeler
• Talentforvaltning (inkludert rekruttering og bemanning)
• Dataforvaltning
• Risikostyring
• Yrkesskadeerstatning

PEO-selskaper setter deg opp med sin egen programvare, så det er viktig å sikre at lønnssystemet deres kan integreres med de viktigste HR-programvareløsningene du allerede bruker. 

Du kan også forvente kundestøtte på høyt nivå fra et PEO-selskap, fordi du i praksis ansetter dem til å administrere lønnsprosessene dine fra start til slutt.

Fordeler

Den største fordelen er tilgang til lønns- og HR-funksjoner som en mindre organisasjon kanskje ikke ønsker å bygge opp internt.

PEO-er kan kombinere lønnskjøring med administrasjon av ansattfordeler, støtte til etterlevelse av regelverk, introduksjon av nyansatte og andre HR-tjenester. For et lite HR-team kan dette fjerne en betydelig mengde administrativt arbeid.

Ulempen er at du inngår et langt bredere samarbeid enn du ville gjort med en vanlig lønnsleverandør. Det er viktig å forstå nøyaktig hvilke ansvarsområder som ligger hos deg, og hvilke som ligger hos PEO-en, før du signerer en avtale.

More Articles

• Lønnssystem kontra lønnstjenester: 5 viktige forskjeller

Funksjoner

PEO-tjenester omfatter vanligvis:

• Lønnsbehandling: PEO-en bidrar med å beregne og behandle de ansattes lønn.
• Administrasjon av lønnsskatt: Skattemeldinger og innbetalinger håndteres innenfor det felles ansettelsesforholdet.
• Administrasjon av ytelser: Ansatte kan få tilgang til helse-, pensjons- og andre ytelsesordninger som tilbys gjennom PEO-en.
• Støtte til etterlevelse: Leverandører bidrar med å håndtere regulatoriske krav knyttet til ansettelsesforhold.
• Yrkesskadeforsikring og risikostyring: Mange PEO-er tilbyr bredere tjenester for håndtering av ansettelsesrelatert risiko.
• Selvbetjening for ansatte: Ansatte kan få tilgang til informasjon om lønn, skatt og ytelser via leverandørens plattform.

8. Global lønnsprogramvare og -tjenester

Globale programvareløsninger for lønn kombinerer avansert lønnsprogramvare som kan håndtere betalinger i flere valutaer, med kundestøtte og lønnsadministrasjon fra lønnsleverandøren. 

Med denne modellen er du ansvarlig for å oppdatere medarbeiderdataene dine i det globale lønnssystemet. Lønnsleverandøren din er imidlertid ansvarlig for å behandle lønnen på dine vegne og sikre at skattereglene overholdes i alle jurisdiksjonene der du har ansatte.

Fordeler

Uten en sentralisert plattform kan lønn på tvers av flere land utvikle seg til et tilbakevendende avstemmingsprosjekt som involverer ulike leverandører, valutaer, frister og rapporteringsformater.

Global lønnsprogramvare er utviklet for å samle disse prosessene. Teamet ditt kan se informasjon om lønn og kompensasjon på tvers av regioner, mens lokale beregninger og krav håndteres på landenivå.

Dette kan redusere den manuelle koordineringen som ellers faller på lønns-, HR- og økonomiteamene ved hver lønnskjøring.

Funksjoner

Globale lønnsplattformer og plattformer for lønn i flere land kan omfatte:

• Betalinger i flere valutaer: Beregn og utbetal lønn i de ansattes lokale valutaer.
• Landsspesifikke lønnsberegninger: Ta hensyn til lokale skatter, lovpålagte trekk og sosiale avgifter.
• Lokale lønnsinnrapporteringer: Støtt landsspesifikke krav til innrapportering og innbetaling.
• Global lønnsrapportering: Samle data om kompensasjon og arbeidskostnader på tvers av land.
• Betalinger til ansatte og oppdragstakere: Administrer ulike arbeidstakergrupper gjennom den samme plattformen.
• Lokal støtte til etterlevelse: Ta hensyn til jurisdiksjonsspesifikke krav til lønn og ansettelsesforhold.
• Tjenester som registrert arbeidsgiver: Noen leverandører tilbyr også tjenester som registrert arbeidsgiver i land der du ikke har din egen juridiske enhet.

Denne kategorien blir mer verdifull etter hvert som antallet land du driver virksomhet i, øker. Det viktigste spørsmålet er om du trenger programvare for å koordinere lønn på tvers av dine eksisterende enheter, en administrert global lønnstjeneste, en registrert arbeidsgiver eller en kombinasjon av disse. 

(Merk: Hvis du ønsker å gå ett skritt videre og få det juridiske ved å ansette internasjonale medarbeidere helt bort fra ditt ansvarsområde, vil en tjeneste som registrert arbeidsgiver være et bedre valg.) 

Andre lønnsalternativer

Det finnes andre lønnskonfigurasjoner som er verdt å merke seg. De er imidlertid ikke særlig brukervennlige. Andre alternativer omfatter: 

• Lønnssystem installert lokalt: Dette viser til lønnsprogramvare som er installert lokalt på selskapets servere, og som fungerer uavhengig av annen HR-programvare. Den ene fordelen ved å bruke et lokalt installert lønnssystem er at det gir bedre kontroll over datasikkerhet og tilpasninger, i motsetning til standard skybasert lønnsprogramvare.
  
  Lokale løsninger krever imidlertid en betydelig investering på forhånd i implementering og IT-ressurser, samt løpende vedlikehold for å sikre at programvaren holdes oppdatert i takt med endringer i skattereglene og for å unngå økonomisk ansvar.
• Lønnssystem med åpen kildekode: Lønnsprogramvare med åpen kildekode gir omfattende muligheter for tilpasning og er vanligvis mer kostnadseffektiv, siden det ikke kreves lisensavgifter. Du trenger imidlertid betydelig teknisk kompetanse for å implementere og vedlikeholde et lønnssystem med åpen kildekode sammenlignet med standard lønnsprogramvare, noe som gjør slike systemer langt mindre attraktive for de fleste organisasjoner.
• Regnskapsprogramvare: Hvis virksomheten din er svært liten, kan du kanskje klare deg med HR- og regnskapsprogramvare som tilbyr lønnsfunksjoner. Med regnskapsprogramvare kan du betale de ansatte med fysiske lønnsslipper, men dette krever manuell dataregistrering og utskrift av sjekker. Det tvinger også de ansatte til å ta ekstra steg for å sette inn lønnen på bankkontoen sin. Av disse grunnene er dette også et mindre attraktivt alternativ for de fleste virksomheter. 

Disse alternative lønnsløsningene er etter min mening utdaterte og gir en mindre enn ideell opplevelse for alle som har ansvar for å administrere eller bruke programvaren regelmessig.

I stedet anbefaler jeg å se nærmere på skybasert lønnsprogramvare, lønn som modul eller lønnstjenester for å finne den beste lønnsprogramvaren for direkte lønnsutbetaling for virksomheten din.

Finn lønnsløsningen som passer

Når du vet hvilken type lønnsprogramvare som passer for teamet ditt, er budsjettering det logiske neste steget, særlig hvis du kjører lønn på tvers av landegrenser, der prismodellene varierer betydelig avhengig av tjenestemodell og antall ansatte. Hvis dette gjelder deg, gir gjennomgangen av kostnadene for globale lønnstjenester  deg en oversikt over hva du kan forvente å betale for EOR-, oppdragstakeradministrasjons- og modeller for konsolidering på virksomhetsnivå, slik at du kan vurdere alternativene dine med reelle tall tilgjengelig.

Å velge riktig lønnsløsning innebærer en grundig analyse av organisasjonens behov og forutsetninger. Det er avgjørende å sikre at programvaren eller tjenesten du velger, gjør arbeidsbelastningen mindre og reduserer menneskelige feil.