Bygg en arbeidsflyt for introduksjon av ansatte: Veiledning + mal
Forskning har vist at omtrent 30 % av de ansatte har sagt opp jobben sin i løpet av de første 90 dagene, og at organisasjoner i gjennomsnitt har 44 dager på å påvirke hvor lenge en nyansatt blir værende.
Introduksjon av nyansatte handler om mer enn papirarbeid og presentasjoner; det er grunnlaget for å integrere nyansatte i bedriftskulturen, tydeliggjøre forventninger og gjøre dem i stand til å lykkes i rollene sine. Likevel har mange organisasjoner utfordringer med introduksjonen, for eksempel manglende struktur, dårlig kommunikasjon eller at nyansatte blir overlesset med informasjon.
I denne artikkelen skal vi se nærmere på hvorfor optimalisering av arbeidsflyten for introduksjon av nyansatte kan være avgjørende for både de ansattes suksess og organisasjonens vekst, hvilke vanlige utfordringer bedrifter møter, og hvordan du kan opprette en arbeidsflyt som legger til rette for at både nyansatte og teamet ditt skal lykkes.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hva er arbeidsflyten for introduksjon av nyansatte?
En arbeidsflyt for introduksjon av ansatte er en strukturert prosess som veileder nyansatte gjennom den første perioden i en bedrift og sikrer en smidig og effektiv overgang til rollene deres.
Den beskriver trinnene, oppgavene og målene som nyansatte må gjennomføre for å bli godt integrert i organisasjonen.
Som vi skal se nærmere på, begynner arbeidsflyten for introduksjon av nyansatte i organisasjoner i toppklasse etter at den nyansatte har takket ja til tilbudet, og kan i noen tilfeller vare i opptil ett år.
Vanlige aktiviteter omfatter grunnleggende administrasjon, som å fylle ut nødvendig papirarbeid for nyansatte, og avslutningsseremonier.
Viktige faser i arbeidsflyten for introduksjon av nyansatte
For å gjøre det enklere er det hensiktsmessig å dele arbeidsflyten for introduksjon av nyansatte inn i ulike faser, med en form for oppfølging eller undersøkelse på slutten av hver fase.
Forberedelse før oppstart
Husker du at jeg sa at organisasjoner i toppklasse begynner introduksjonen før den nyansatte offisielt starter? Fasen før oppstart handler om å få den nyansatte til å føle seg forberedt til den første dagen og klar til å komme raskt i gang – eller i det minste i et rolig tempo.
Denne fasen omfatter administrative oppgaver som signering av kontrakter, utfylling av dokumenter og klargjøring av IT-oppsett (for eksempel e-postkontoer og programvaretilgang).
Det handler også om de små tingene som demper nervøsiteten og gir et godt førsteinntrykk, for eksempel å sende den nyansatte et velkomstbrev, en plan for den første uken eller en personalhåndbok for å sikre at personen føler seg informert og entusiastisk.
En godt forberedt fase før oppstart viser organisasjonens profesjonalitet og reduserer nervøsiteten den første dagen.
Introduksjon
Den første uken handler om å gi et godt førsteinntrykk og få den nyansatte til å føle seg velkommen og verdsatt.
Aktivitetene kan omfatte en omvisning i lokalene, en introduksjon til bedriftens formål, verdier og retningslinjer, samt møter med teamet og viktige interessenter.
Målet er å skape en positiv og engasjerende opplevelse og sørge for at det er tydelig hvilken rolle den nyansatte har, og hvordan den bidrar til organisasjonens mål.
Studier bekrefter at ansatte som føler seg velkomne den første dagen, har større sannsynlighet for å forbli engasjerte og lojale på lang sikt.
Ved å etablere en tilknytning til bedriftskulturen tidlig legger du grunnlaget for et meningsfylt engasjement.
Mike Gibbons artikkel om introduksjon av ansatte er en utmerket ressurs i denne sammenhengen.
0–30 dager
Etter introduksjonen skal vi se på hva som bør inngå i arbeidsflyten for de første 30 dagene i den nyansattes rolle.
Den første måneden handler om å hjelpe nyansatte med å bli kjent med rollen, teamet og arbeidsplasskulturen.
Ledere gir praktisk veiledning, sørger for introduksjoner på tvers av avdelinger og setter opp regelmessige tilbakemeldingsmøter for å håndtere tidlige spørsmål og utfordringer.
Det vil også være størst overlapp i det som gjennomgås, uavhengig av rolle eller ansiennitet, så denne delen vil være enklest når det gjelder å lage elementer som kan gjenbrukes.
Her er noen ting du bør sørge for at nyansatte går gjennom i løpet av de første 30 dagene:
- Få klarhet i rollen og ansvarsområdene (svært viktig)
- Vær kjent med personalpolicyer og forventet atferd
- Få en forståelse av teknologien, programvaren og verktøyene organisasjonen bruker, samt prosessene de skal følge
- Lær om organisasjonens misjon, visjon, verdier, produkter, forretningsmodell og kunder
- Få en forståelse av organisasjonens interessenter
- Få en forståelse av de pågående prosjektene organisasjonen fokuserer på, og hva de skal fokusere på i rollen sin
- Ha ukentlige møter med lederen sin
- Utvikle en forståelse av bedriftskulturen og teamets normer
- Bli kjent med de andre teammedlemmene og hvem de skal henvende seg til med ulike spørsmål
- Identifisere kompetansegap og utarbeide noen kortsiktige og langsiktige mål for resten av planen.
Ettersom de første 30 dagene vil være den nyansattes første tid på kontoret (fysisk eller virtuelt), er det verdt å utvikle noen gjenbrukbare introduksjonsaktiviteter for ansatte, som velkomstpresentasjoner, lesing av personalhåndboken og teamlunsjer.
Perioden fra dag 30 til 60
Nå som de nyansatte har passert 30-dagersgrensen, er det på tide at de stikker tærne lenger uti vannet og blir mer involvert.
Kunnskapen de tilegnet seg i løpet av de første 30 dagene, skal nå trappes opp og settes ut i praksis, og de kan bli mer involvert i prosjekter og begynne å si mer fra med egne tanker og ideer.
Rollene og ansvarsområdene som de nyansatte gikk gjennom da de begynte? Nå kan de begynne å gjøre fremskritt på dette området.
Resultatindikatorene, målene og milepælene dere satte i løpet av de foregående 30 dagene? De vil begynne å gjøre fremgang med disse.
Dette er delen av 30-60-90-dagersplanen der hver plan begynner å variere avhengig av avdeling, individ eller ansiennitetsnivå.
Perioden fra dag 60 til 90
På dette stadiet fortsetter den nyansatte å gjøre fremskritt med resultatindikatorene, de spesifikke målene og milepælene som ble opprettet i løpet av de første 30 dagene.
Ettersom denne perioden legger langt større vekt på selvstendighet, vil denne delen av planen være mye mer åpen og tilpasset den enkelte.
Nyansatte vil arbeide med prosjekter med mindre oppfølging, være mer involvert i teamene sine og organisasjonen som helhet, og følge opp med lederne sine for å sikre at de når resultatmålene sine.
På dette tidspunktet kan teammedlemmene begynne å henvende seg til den nyansatte for å få ekspertisen deres. Kanskje de oppretter et nytt team for et prosjekt de arbeider med.
Det vil fortsatt bli gjort feil, og det er helt greit. De er fortsatt nye i organisasjonen og har fortsatt mye å lære.
Når det er sagt, må det være et høyere nivå av ansvarlighet sammenlignet med tidligere i 90-dagersplanen, og dette vil fortsette å øke etter hvert som tiden går.
Etter 90 dager
Studier viser at rundt 72 % av nyansatte har funnet seg til rette i den nye rollen sin innen 3 måneder, 22 % innen 9 måneder, og resten rundt 10–12 måneder.
Så selv om de vil være ganske selvstendige, kan noen fortsatt trenge litt ekstra tålmodighet og veiledning.
Generelt sett flytter ledere imidlertid nå fokuset mot å støtte langsiktige karriereambisjoner ved å tilby avansert opplæring, ledermuligheter eller mentorroller.
Regelmessige 1:1-oppfølginger, prestasjonsevalueringer og karrieresamtaler sikrer fortsatt samsvar med selskapets mål.
Forskning bekrefter at fokus på kontinuerlig utvikling ikke bare øker andelen ansatte som blir værende, men også forbedrer medarbeidernes generelle tilfredshet og bidrag.
Noe av det beste organisasjonen din kan innføre etter 90-dagersperioden, er et trivselsintervju.
Et trivselsintervju innebærer å intervjue medarbeidere om hva som har fungert bra, og hvor det kan gjøres forbedringer.
Trivselsintervjuet er en utmerket måte å forbedre introduksjonsprosessen på. Det er et godt tidspunkt å stille spørsmål om hvor godt planen var utformet, hvordan den ble gjennomført, og hvor den kan forbedres.
Tilbakemeldinger fra trivselsintervjuer kan støttes av en annen tilbakemeldingsmetode, for eksempel undersøkelser av introduksjonsprosessen.
Slik lager du en effektiv arbeidsflyt for introduksjon av nyansatte
Hvis du, slik jeg gjør, ser på medarbeideropplevelsen som et produkt som folk abonnerer på når de begynner i en organisasjon, er introduksjonsprosessen omtrent som det som skjer når du for eksempel kjøper en ny HR-programvarepakke.
Produktledere snakker med sluttbrukeren og analyserer dataene for å skape smidige introduksjonsopplevelser for kundene sine, så det er på tide å ta på seg den hatten!
1. Definer mål
For å skape en meningsfull arbeidsflyt for introduksjon bør du begynne med å tydelig definere hva du ønsker å oppnå.
Målene kan for eksempel være å gjøre nyansatte kjent med regler for etterlevelse, integrere dem i bedriftskulturen eller sikre at all nødvendig opplæring i nye verktøy og prosesser blir fullført.
Beste praksis:
- Identifiser sentrale resultatindikatorer (KPIs) for å følge med på suksessen, for eksempel fullføringsgrad for opplæring eller en bestemt eNPS.
- Tilpass målene for introduksjonen til bredere virksomhetsmål, for eksempel å øke andelen ansatte som blir værende eller forbedre samarbeidet i teamet.
- Bruk innspill fra ledere, HR og nyansatte for å sikre at målene tar tak i reelle utfordringer.
2. Utform prosessen
Utformingen av arbeidsflyten for introduksjon bør være et samarbeid mellom HR, ledere og lærings- og utviklingsteamet, siden alle bidrar med ekspertise innen medarbeiderutvikling og behov knyttet til bestemte roller.
Ved å involvere interessenter fra ulike avdelinger sikrer man at prosessen er helhetlig og i tråd med organisasjonens mål, og det blir enklere å fordele tydelig ansvar til HR, ledere og andre interessenter for å unngå flaskehalser.
Sørg for eksempel for at en person med god kunnskap har ansvar for opplæring i etterlevelse, og at relevant dokumentasjon er lett tilgjengelig.
For hvert trinn bør du så langt det er mulig, spesifisere hvilke oppgaver, mål og materialer som trengs.
Beste praksis:
- Lag en sjekkliste for introduksjon av nyansatte for å bidra til å standardisere prosessen og sikre at ingenting blir oversett.
- Forbered ressurser som en medarbeiderhåndbok, opplæringsmateriell og veiledninger for IT-oppsett på forhånd. Gjør dem lett tilgjengelige i for eksempel et medarbeiderintranett.
- Ta høyde for fleksibilitet slik at introduksjonen kan tilpasses ulike roller, for eksempel tekniske stillinger sammenlignet med lederstillinger.
3. Implementer arbeidsflyten
En smidig gjennomføring krever koordinering på tvers av avdelinger for å gi nyansatte alt de trenger.
Ta i bruk teknologi som plattformer for IT-tjenesteadministrasjon (ITSM) (f.eks. Jira) for å administrere tilgang til maskinvare, programvare og nettverk på en effektiv måte, samt programvare for introduksjon av nyansatte, HRMS eller LMS for å følge fremdriften og bidra til å administrere arbeidsflyten.
Disse verktøyene kan bidra til å automatisere introduksjonsoppgaver, som å sende dokumenter eller varsle interessenter om utestående oppgaver, og dermed sikre en konsekvent opplevelse på tvers av introduksjonsprosessene.
De er en relativt enkel måte å øke avkastningen på introduksjonsprosessen på.
Beste praksis:
- Planlegg og kommuniser introduksjonsoppgavene i god tid for å unngå problemer i siste liten.
- Ha en dedikert kontaktperson for nyansatte som kan håndtere spørsmål eller bekymringer raskt.
4. Følg opp og innhent tilbakemeldinger
Innhent regelmessig tilbakemeldinger fra nyansatte og deres ledere for å vurdere hvor effektiv introduksjonsprosessen er.
Kombiner data fra undersøkelser om introduksjonsprosessen, individuelle intervjuer og resultatmålinger for å identifisere forbedringsområder.
Vær spesielt oppmerksom på om nyansatte føler seg rustet til å lykkes og komfortable med å be om hjelp.
Beste praksis:
- Bruk resultatmålinger som tid til produktivitet eller beholdningsrater for de første 90 dagene for å måle suksess.
- Gjennomfør regelmessige oppfølgingssamtaler med ledere for å diskutere fremdriften til nyansatte og innhente innsikt i hva som fungerer godt.
5. Evaluer og forbedre
Bruk tilbakemeldingene og resultatdataene til å måle hvor godt introduksjonsprosessen oppfyller de opprinnelige målene.
Identifiser svakheter, for eksempel mangler i opplæringen eller uklare forventninger, og forbedre arbeidsflyten i tråd med dette.
Tilbakemeldinger fra medarbeidere som avslutter arbeidsforholdet, kan også gi verdifull innsikt for forbedringer.
Beste praksis:
- Planlegg kvartalsvise gjennomganger av introduksjonsprosessen for å sikre at den forblir relevant og effektiv.
- Involver alle interessenter – HR, ledere og også nyansatte – i idédugnader for å finne løsninger på identifiserte problemer.
- Oppdater opplæringsmateriell og arbeidsflyter kontinuerlig slik at de gjenspeiler endringer i virksomhetens retningslinjer eller verktøy.
Beste praksis for introduksjonsarbeidsflyt
Introduksjon av nyansatte innebærer hektisk aktivitet med flere involverte, så det er lett å overse noe eller skape ineffektivitet.
Ved å følge noen få beste praksiser kan du imidlertid gjøre prosessen smidigere og mer effektiv:
- Start tidlig: Begynn introduksjonen før den nyansattes første dag ved å tilby velkomstmateriell, opprette kontoer og dele en tidsplan for å redusere stresset den første dagen.
- Fordel tydelig ansvar: Sørg for at HR, ledere og teamledere kjenner ansvaret sitt på hvert trinn, slik at forsinkelser eller forvirring unngås.
- Tilpass opplevelsen: Tilpass prosessen til individuelle roller og preferanser så langt det er mulig. Et hyggelig tiltak kan for eksempel være å bruke et spørreskjema for å finne ut hva den nyansattes favorittmat eller favorittsnacks er, og deretter tilpasse en velkomstlunsj eller velkomstgave etter dette.
- Utnytt teknologi: Bruk verktøy som programvare for introduksjon av nyansatte, læringsstyringssystemer (LMS), plattformer for IT-tjenesteadministrasjon (ITSM) og HRIS for å automatisere oppgaver og følge fremdriften.
- Prioriter integrering i kulturen: Ikke forsøm aktiviteter som synliggjør virksomhetens verdier, for eksempel teambyggingsarrangementer, mentorprogrammer og åpne diskusjoner om organisasjonens mål.
- Gi regelmessige tilbakemeldinger: Planlegg jevnlige oppfølgingssamtaler for å vurdere fremdriften, svare på spørsmål og justere introduksjonsplanene ved behov.
- Fortsett utover 90 dager: Se på introduksjonen som en kontinuerlig prosess, og tilby langsiktige utviklingsmuligheter, videreutdanning og samtaler om karriereutvikling for å holde medarbeiderne engasjert.
Verktøy og ressurser:
Til slutt følger en oppsummering av nyttige verktøy og ressurser som kan hjelpe deg med å utforme en god introduksjonsarbeidsflyt:
- Introduksjonsprogramvare: Fordelene med plattformer for introduksjon av nyansatte, som Sapling, Enboarder eller Rippling, er at de tilbyr helhetlige løsninger for introduksjon av nyansatte og integrerer HR-oppgaver, medarbeiderengasjement og automatiserte arbeidsflyter.
- Læringsstyringssystemer (LMS): Verktøy som Leapsome, Docebo eller TalentLMS bidrar til å levere opplæringsmateriell, følge med på fremdriften og sikre at medarbeiderne fullfører obligatoriske kurs.
- HRIS/HRMS: Plattformer som BambooHR, Workday eller UKG effektiviserer administrative oppgaver som dokumenthåndtering, registrering av personalgoder og oppsett av lønn.
- Programvare for oppgavehåndtering: Verktøy som Asana, Trello eller Monday organiserer sjekklister for introduksjon av nyansatte og følger med på fullføringen av oppgaver på tvers av avdelinger.
- Plattformer for IT-tjenestehåndtering (ITSM): Løsninger som Jira Service Management sørger for smidig oppsett av maskinvare, programvare og nettverkstilgang for nyansatte.
- Tilbakemeldinger og spørreundersøkelser blant medarbeidere: Verktøy for medarbeiderundersøkelse som SurveyMonkey, Qualtrics eller Culture Amp samler inn innsikt om introduksjonsopplevelsen for å forbedre prosessene.
- Plattformer for digitale signaturer: Tjenester som DocuSign eller Adobe Sign gjør det enklere å signere kontrakter, taushetserklæringer og annet papirarbeid knyttet til introduksjonen eksternt.
- Verktøy for kunnskapsdeling: Wikier eller intranettplattformer som Confluence eller Notion samler introduksjonsmateriell på ett sted og gjør det tilgjengelig for nyansatte.
- Verktøy for veiledning og samarbeid: Apper som Together Platform eller MentorcliQ legger til rette for koblinger mellom mentorer og menteer og oppmuntrer til samarbeid under introduksjonen.
Hvis du føler deg overveldet av alle alternativene, kan vi også gi deg råd om hvordan du velger programvare for introduksjon av nyansatte . Du kan også laste ned den nyttige malen vår for en 30–60–90-dagersplan, som kan hjelpe deg med å komme i gang med å utforme arbeidsflyten for introduksjonen:
Få malen vår for introduksjon av nyansatte!
Abonner på nyhetsbrevet fra People Managing People
For mer innsikt i introduksjon av nyansatte kan du abonnere på vårt ukentlige nyhetsbrev for HR- og bedriftsledere. Du får alt vårt nyeste innhold, som kan hjelpe deg med å utvikle karrieren din og skape større innvirkning i organisasjonen din.
