Forbedring av HR-prosesser: En 4-trinnsprosess

HR-funksjonen din har sannsynligvis mer enn noen få prosesser som kan forbedres. Ved hjelp av strategisk personalledelse kan organisasjoner forbedre HR-prosessene slik at de i større grad imøtekommer behovene til både medarbeidere og organisasjonen.

Rammeverk for forbedring av HR-prosesser

HR-prosesser omfatter et bredt spekter av aktiviteter, fra rekruttering og introduksjon til medarbeiderutvikling og resultatstyring.

For å forbli konkurransedyktige og effektive må virksomheter kontinuerlig søke å forbedre HR-prosessene sine. Det er enkelt å effektivisere HR-prosessene med skybaserte HR-verktøy, noe som sikrer smidigere arbeidsflyter og bedre datatilgjengelighet.

Jeg har erfart at den største utfordringen med prosessforbedring er å komme i gang – det kan føles som en uoverkommelig oppgave! Hvis man deler den opp i separate trinn, blir den langt mer håndterlig.

Trinn én: Kartlegg nåværende prosesser

Det er vanskelig å forbedre noe hvis du ikke forstår det fullt ut. Dette kan være tidkrevende – det skal jeg si med en gang – men vanligvis trenger dette trinnet bare å gjennomføres én gang. 

Det første trinnet er å kartlegge arbeidsflytene og oppgavene dine og finne ut hva som er dokumentert, hvem som har ansvaret for det, og når det sist ble gjennomgått. Har HR ansvar for lønn og læring og utvikling, for eksempel, eller er det en annen avdeling i virksomheten din?

I en tidligere HR-avdeling jeg jobbet i, hadde vi et stort antall dokumenterte prosesser, men vi fant ut at de var lagret på forskjellige steder og i varierende grad var oppdaterte.

Deretter kan du gå gjennom HR-måltallene dine for å identifisere eventuelle problemområder knyttet til hver prosess, for eksempel unøyaktig antall medarbeidere, lønnsfeil eller lang ansettelsestid.

Ved slutten av dette trinnet vil du ha en oversikt over prosesser som kan forbedres. 

Author's Tip

Det er også lurt å innhente tilbakemeldinger fra hele medarbeidergruppen for å identifisere eventuelle utfordringer de opplever med HR-prosessene dine.

Trinn to: Prioriter

Du vil ikke kunne ta tak i alt på én gang, så det er viktig å tenke kritisk gjennom hvilke prosesser du ønsker å jobbe med først. Dette gjelder særlig HR-systemer i små bedrifter som har begrenset med tid, ressurser og budsjett.

Kanskje noen få tidlige og enkle gevinster kan frigjøre tid til å ta fatt på de større prosjektene. Kanskje du har støtte fra ledelsen til å gjennomføre et stort automatiseringsprosjekt.

Sett tydelige og konkrete mål for forbedringen som er i tråd med organisasjonens strategiske mål, initiativer og verdier.

Virksomhetens viktigste verdi er for eksempel innovasjon, men vi har fortsatt noen irriterende manuelle HR-prosesser.

Målet vårt er å skape en innovativ HR-opplevelse som gir medarbeiderne våre et positivt syn på HR-funksjonen. Vi fikk støtte fra ledelsen til den digitale transformasjonen av HR ved å automatisere flere viktige prosesser og knytte prosjektene til innovasjonsverdien vår.

Dette trinnet følger ikke en universell oppskrift, så du må finne ut hva som fungerer for organisasjonen din ut fra ressursene du har tilgjengelig.

Trinn tre: Lag en handlingsplan 

Du bør sette en realistisk tidsplan for gjennomføringen, og jeg anbefaler å inkludere flere statuskontroller underveis.

Dette kan innebære å forenkle arbeidsflyter, fjerne unødvendige trinn og automatisere repetitive oppgaver ved hjelp av spesifikk HR-programvare (mer om dette trinnet senere). 

Hvis du har tilgjengelige ressurser som kan bidra, vil det å tildele eierskap og ansvar gjøre det mulig for teammedlemmene å opprettholde beslutningsmyndigheten i arbeidsprosessene sine. 

Det kan være mye å holde oversikt over, og det vil være nyttig å ha et prosjektdokument som alle har tilgang til. Jeg liker å bruke Sharepoint til denne typen prosjekter, men det finnes mange prosjektstyringsverktøy tilgjengelig.

I mitt tidligere eksempel med spredt dokumentasjon bestemte vi oss for å samle alt på ett sentralt sted i stedet for i siloene der det var lagret, og ga oss selv 6 måneder til å oppdatere hvert dokument.

Denne tidsplanen var realistisk og oppnåelig for oss som et lite HR-team. Vi hadde et kort, fast møte én gang i måneden for å sjekke fremdriften og holde hverandre ansvarlige. 

Steg fire: Kontinuerlig forbedring

Etabler et system for løpende overvåking og evaluering av HR-prosessene. Legg til rette for tilbakemeldinger fra ansatte og HR-medarbeidere for å identifisere eventuelle problemer eller flere områder som kan forbedres. 

Du kan for eksempel sende ut en pulsmåling til ansatte etter at de har kontaktet HR med bestemte forespørsler, for å få umiddelbare tilbakemeldinger, eller sende ut en ønskelisteundersøkelse til HR-teamet én gang i året for å få mer omfattende forslag til forbedringer.

Du kan bruke tilbakemeldingene og dataene som er samlet inn, til å gjøre kontinuerlige justeringer av HR-prosessene.

HR-avdelinger kan optimalisere prosessene ved å integrere plattformer for saksbehandling i HR for å løse problemer raskere.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

6 eksempler på forbedring av HR-prosesser 

La oss se på noen eksempler på vanlige måter du kan forbedre HR-prosessene på.

Automatiser arbeidsflyter

I kartleggingsfasen vil du sannsynligvis identifisere manuelle og repetitive oppgaver, som dataregistrering, avtaleplanlegging og utsending av rutinemessige e-poster. 

Du kan automatisere disse prosessene ved å bygge en teknologistakk for HR (tenk på HRMS eller HRIS samt kommunikasjonsverktøy) som automatiserer mange av disse prosessene og gjør det mulig å utveksle data mellom ulike apper og funksjoner.

Forfatterens tips

Hvis du ikke kan automatisere det, bør du i det minste standardisere det. Utvikling av standardiserte prosesser og maler for oppgaver som prestasjonsvurderinger, stillingsbeskrivelser og intervjuguider sikrer enhetlighet og reduserer tiden som brukes på å lage materiell fra grunnen av.

Digitaliser introduksjonen

Introduksjon av ansatte er en gjentakende prosess som i de fleste virksomheter trenger en oppdatering, og er en av de mest betydningsfulle delene av en nyansatts opplevelse som ansatt.

Digitaliser introduksjonsprosessen ved å gi nyansatte elektroniske skjemaer, opplæringsmoduler og ressurser fra virksomheten. Dette kan redusere papirarbeidet, spare tid og sikre en ensartet introduksjonsopplevelse for alle nye ansatte.

Spesialisert programvare for introduksjon av ansatte kan være til stor hjelp her.

Effektiviser rekrutteringen

Hvis rekrutteringsprosessen ikke ble tatt med i oversikten i steg 1, bør den inkluderes. Hvis du ikke allerede har gjort det, bør du vurdere å ta i bruk et system for søkersporing (ATS) for å administrere stillingsannonser, søknader og kommunikasjon med kandidater.

ATS-programvare kan hjelpe med å vurdere kandidater, følge fremdriften deres og til og med bidra til å opprette en rekrutteringspipeline for stillinger som er vanskelige å besette. Mange av disse programmene kan også gi verdifull statistikk om rekrutteringsprosessen og kandidatopplevelsen.

Tilby selvbetjeningsalternativer

HR-medarbeidere kan bruke mye unødvendig tid og energi på å svare på spørsmål og oppdatere ansattinformasjon. Her er noen forslag som kan hjelpe med dette:

Selvbetjening for ansatte og ledere

Alternativer kan allerede være tilgjengelige i HRIS-programvaren din for selvbetjening for ansatte og ledere. 

Bruk selvbetjeningsverktøy for ansatte for å gi ansatte tilgang til å oppdatere personlig informasjon, se lønnsslipper, be om fri og melde seg på goder. Dette reduserer arbeidsbelastningen til HR-teamet og gir ansatte mulighet til å administrere sin egen informasjon.

Selvbetjeningsalternativer for ledere i HRIS-systemet ditt er et annet sted å se etter prosessforbedringer. Det kan finnes funksjoner du enkelt kan aktivere for ledere, slik at de kan behandle rutinemessige endringer for ansatte på egen hånd, for eksempel gjøre endringer i rapporteringslinjer og godkjenne forespørsler om fri.

Sentralisert kunnskapsbase 

Opprett et sentralisert arkiv med HR-retningslinjer, prosedyrer, vanlige spørsmål og ressurser. Dette kan hjelpe ansatte og ledere med å finne svar på spørsmålene sine uten å måtte kontakte HR direkte. Det er avgjørende at arkivet er enkelt å søke i og tilgjengelig for alle ansatte. 

Det finnes mange intranettalternativer tilgjengelig til ulike kostnader og med ulik ressursinnsats. Mange HRIS-plattformer har også denne funksjonen tilgjengelig. 

Elektronisk dokumenthåndtering 

Hvis du ikke allerede har gjort det, bør du begynne å lagre HR-dokumenter digitalt i et sikkert dokumenthåndteringssystem. Dette gjør det enklere å hente frem og dele dokumenter og ansattdata, og reduserer behovet for fysisk papirarbeid. 

Kalender for etterlevelse og sjekkliste for årsslutt

Jeg skrev litt om en kalender for etterlevelse i en tidligere artikkel om HR-etterlevelse, og jeg kan ikke få rost den nok.

Kalenderen jeg bruker, er koblet til en delt HR-kalender i Outlook, og hvert element i kalenderen er koblet til en hendelse i HR-kalenderen. Disse «rett i ansiktet»-påminnelsene fungerer godt for å sette i gang tiltak knyttet til etterlevelse.

Utnytt en sjekkliste for årsslutt ved å bygge den inn i kalenderen for etterlevelse. Som en del av teamets sjekkliste for årsslutt gjennomgår vi prosessdokumentasjon og utfører regelmessig vedlikehold. 

Dette legger til rette for en kontinuerlig forbedringssyklus uten det omfattende arbeidet med å starte helt på nytt, slik jeg skrev om i trinn 4 ovenfor.

Sidebemerkning: Sjekklisten for årsslutt bør ikke kombineres med eller erstatte de andre sjekklistene for HR-prosesser.

Utfordringer ved forbedring av HR-prosesser

Selv om det høres bra ut i praksis, er det lite sannsynlig at forbedring av HR-prosesser blir problemfritt. Vanlige utfordringer er:

• Motstand mot endring: Ansatte og ledere kan motsette seg endringer på grunn av frykt for det ukjente, at de er komfortable med dagens prosesser, eller skepsis til fordelene ved nye systemer. Derfor trenger alle større endringer en god plan for endringsledelse og en kommunikasjonsstrategi.
• Mangel på en tydelig visjon: Uten et veldefinert mål og en strategi kan forbedringer av HR-prosesser miste retningen, noe som fører til bortkastet innsats og ressurser.
• Begrensede ressurser: Budsjettbegrensninger, få ansatte og utilstrekkelige teknologiske verktøy kan hindre implementeringen av nye HR-prosesser. Derfor er det viktig å prioritere effektivt og sette realistiske tidsrammer. Effektivisering av HR-prosesser kan begynne med å ta i bruk gratis HR-løsninger for grunnleggende administrative oppgaver.
• Opprettholdelse av etterlevelse: HR-prosesser må overholde ulike juridiske og regulatoriske krav, og det kan oppstå problemer når man skal sikre etterlevelse samtidig som endringer gjennomføres.
• Global skalering: HR-prosesser må kanskje ta hensyn til ulike lokale forhold, avhengig av hvor du ansetter. Ved å benytte multinasjonale HR-tjenester kan du sikre optimaliserte prosesser som passer både lokale og internasjonale team

Beste praksis for forbedring av HR-prosesser

Til slutt, i lys av utfordringene som er nevnt ovenfor, er det noen beste praksiser du bør ha i tankene når du forbedrer HR-prosesser.

• Sett tydelige mål: Definer spesifikke, målbare, oppnåelige, relevante og tidsbestemte (SMART) mål for forbedringsprosessen.
• Involver medarbeiderne: Involver medarbeiderne i planleggings- og implementeringsfasene. Innhent tilbakemeldingene deres og ta opp bekymringene deres for å skape oppslutning og redusere motstand mot endring.
• Åpen kommunikasjon: Frem en åpen og transparent kommunikasjon i HR-teamet og på tvers av organisasjonen for å kommunisere endringer effektivt og innhente tilbakemeldinger.
• Sammenligning med bransjestandarder: Sammenlign HR-prosessene dine med bransjestandarder og beste praksis. Bruk sammenligninger for å identifisere mangler og muligheter for forbedring.
• Resultatmålinger: Definer og følg med på sentrale resultatindikatorer (KPI-er) for HR-prosessene dine
• Ha et kundesentrert tankesett: Den nye tankegangen er å tenke på personaldrift som et produkt, der medarbeiderne behandles som kunder, med fokus på å forbedre opplevelsen deres av HR-prosessene. Finn ut hva som kan forbedre opplevelsen deres, enten det gjelder systemintegrasjon, forenkling av oppgaver eller færre møter.

En kultur for kontinuerlig forbedring

Forbedring av HR-prosesser er en naturlig del av å styrke HR-funksjonen din.

Ved å følge en strukturert tilnærming som omfatter vurdering, analyse, redesign og løpende oppfølging, kan du effektivisere HR-prosessene, redusere kostnader, forbedre medarbeidertilfredsheten og til syvende og sist bidra bedre til at organisasjonens strategiske mål nås. 

En kultur for kontinuerlig forbedring i HR kan føre til langsiktig suksess i dagens dynamiske forretningsmiljø og gi medarbeiderne en effektiv HR-opplevelse.

Bli med i People Managing People-fellesskapet

Hvis du vil vite mer om forbedring av HR-prosesser og beste praksis innen talentstyring, kan du bli med i vårt støttende fellesskap av HR- og bedriftsledere som deler kunnskap for å hjelpe deg videre i karrieren og bidra med større verdi til organisasjonen din.