Slik velger du lønnsprogramvare: En eksperts guide

Jeg går ut fra at du kjenner til de viktigste funksjonene i et lønnssystem, så jeg går ikke gjennom dem her.

Hvis jeg skulle velge et nytt lønnssystem for organisasjonen min, er dette det jeg ville sett etter:

1. Kan det effektivt støtte flere ansatttyper?

Det kan hende at du ansetter en blanding av fastlønnede og timelønnede medarbeidere, samt oppdragstakere. Ettersom ansatte klassifiseres ut fra arbeidstid, ytelser og jobbtype, må HR-systemet ditt med lønnsfunksjonalitet kunne ivareta arbeidsstyrkens spesifikke behov.

Noen systemer er spesielt tilpasset lønnsbehovene til heltidsansatte eller ansatte på kontrakt, mens andre tilbyr fleksible alternativer for kategorisering.

I tillegg inkluderer enkelte tjenester selvbetjeningsportaler der ansatte kan sende inn skatteopplysninger og se arbeidstimer og lønnsperioder.

2. Kan systemet enkelt integreres med andre systemer?

Lønnssystemer integreres med HRMS, regnskapsprogramvare, systemer for tidsregistrering og oppmøte, plattformer for innsending av skatt, programvare for administrasjon av personalgoder, ERP-systemer, systemer for direkte innbetaling, verktøy for etterlevelse, mobilapplikasjoner og systemer for læringsadministrasjon.

Hvis du velger å bruke et frittstående lønnssystem, må det kunne dele informasjon med ditt HRMS- eller HRIS-system, regnskapssystem eller system for tidsregistrering. I så fall bør du undersøke hvor enkelt disse integrasjonene kan settes opp.

3. Blir skatter beregnet, trukket og sendt inn?

Håndtering av lønnsskatt er en reell utfordring. Et pålitelig lønnssystem forenkler prosessen med å beregne, trekke og sende inn skatt, og forebygger kostbare feil.

Det bør også håndtere påleggstrekk i lønn på en smidig måte og sikre etterlevelse av rettslig pålagte trekk til barnebidrag, skattekrav eller andre forpliktelser.

Se etter en leverandør som ikke bare trekker riktige beløp, men som også sender dem inn til de riktige offentlige myndighetene.

Et par ting du bør se etter:

• Er leverandøren en registrert rapporteringsagent hos IRS?
• Er nøyaktigheten ved skatteinnsending «garantert», det vil si at leverandøren dekker kostnadene ved eventuelle feil?

4. Tilbyr det direkte innbetaling?

Ifølge en undersøkelse fra American Payroll Association får 93 % av de ansatte lønn gjennom elektronisk innbetaling. Derfor er dette en viktig funksjon jeg ville sett etter i en lønnsløsning.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

5. Tilbyr det fleksible lønnsalternativer?

Det kan hende at du ønsker å betale ansatte ukentlig, annenhver uke, to ganger i måneden eller månedlig etter behov. Derfor er muligheten til å kjøre et ubegrenset antall lønnskjøringer med flere frekvenser nyttig.

I tillegg er lønn på forespørsel et svært verdsatt gode som gir arbeidstakere større økonomisk fleksibilitet.

6. Støtter det flere lokasjoner?

Hvis virksomheten din opererer på tvers av ulike territorier (eller du tror det kan bli aktuelt i fremtiden, for eksempel ved å åpne en ny restaurant-franchise som trenger lønnskjøring), kan programvaren da beregne og utbetale lønn basert på hvor hver enkelt ansatt arbeider?

7. Hvilke rapporteringsmuligheter tilbyr systemet?

Lønnsdata er en gullgruve for økonomisk planlegging, samsvarsrevisjoner og arbeidsstyrkestrategi. Spør om innebygde rapporter, for eksempel lønnssammendrag, skatteforpliktelser, trekk for ytelser og analyser av arbeidskostnader. Undersøk om rapportene kan tilpasses eller planlegges automatisk. 

Undersøk også om rapportene kan eksporteres til CSV eller integreres direkte med regnskapsverktøyene dine. 

Tro meg, muligheten til å generere ryddige og handlingsrettede rapporter kan spare tid og forbedre beslutningstakingen, så dette er absolutt noe du bør se etter, selv når du velger lønnsprogramvare for en liten bedrift.

8. Er prisplanene skalerbare?

Kravene til lønnsprogramvare som støtter en liten, lokal bedrift vil naturligvis være ganske annerledes enn kravene til en stor, multinasjonal organisasjon.

Leverandørene du vurderer, vil sannsynligvis ha flere prisalternativer for lønnssystemer, avhengig av virksomhetens størrelse og behov. 

Abonnementsplaner inkluderer vanligvis en månedlig grunnavgift og en månedlig avgift per ansatt. Gusto er et godt eksempel på en leverandør av lønnsprogramvare som følger denne modellen, og tar en grunnavgift på $40 per måned pluss $6 for hver ansatt. En bedrift med 100 ansatte ville dermed betale $640 per måned.  

Mange månedlige abonnementsplaner har flere nivåer, for eksempel for oppstartsbedrifter eller større virksomheter, og hvert nivå tilbyr ulike lønnsfunksjoner og tjenester. De dyrere planene kan inkludere ekstra teknisk hjelp, ekstra HR-støtte, flere lokasjoner og en personlig regnskapsfører som utarbeider og sender inn skatterapporter. 

Den månedlige abonnementsmodellen foretrekkes av bedrifter, uavhengig av størrelse, på grunn av den lave månedlige kostnaden og mulighetene for skalering.

Alternativt kan en kostnadsfri lønnsløsning tilby alle de viktigste funksjonene du trenger, uten de høye kostnadene ved tradisjonelle systemer, selv om du kanskje går glipp av mer avanserte funksjoner.

9. Hvor sikkert er det?

Lønnsprogramvare lagrer sensitive opplysninger om ansatte, så det er viktig å sikre at enhver løsning du vurderer, tilbyr følgende sikkerhetstiltak:

• PCI-samsvar
• MFA (flerfaktorautentisering)
• Datakryptering
• Passordbeskyttelse
• Begrensede tilgangstillatelser

10. Hvor god er kundeservicen?

Det er helt avgjørende å gjøre ting riktig når du håndterer lønn selv, så eventuelle problemer må løses raskt. Derfor ser jeg alltid på nivået på kundestøtten som er tilgjengelig, og leser anmeldelser som gjelder kundestøtten.

Faktorer du bør vurdere:

• Nyttige artikler og videoer
• Kundestøttetelefoner
• Nettprat
• Interne lønnseksperter.

11. Kan det tilpasses?

Lønnsprogramvaren du velger, må kunne tilpasses virksomhetens unike behov. Oppgraderinger eller tillegg kan ofte legges til i programvaren for å håndtere unike tidsplaner, valutaer eller skatteinnstillinger.

Du bør også se etter analyseinstrumentbord som kan tilpasses for rapportering av lønn og godtgjørelser, og som kan skreddersys til spesifikke behov.

Eksperttips

Et overdrevent komplekst system kan hindre bruk og produktivitet. Ved å prioritere brukervennlige grensesnitt og intuitive arbeidsflyter sikrer man at teamene effektivt kan utnytte teknologien. De beste løsningene tilbyr konfigurerbarhet, omfattende funksjonalitet og brukervennlighet, slik at organisasjoner kan skalere uten å ofre effektivitet og måloppnåelse. — Dara Brenner, produktsjef, Employ

Lønnssystemer du bør vurdere

Med dette i bakhodet kan du vurdere følgende lønnssystemer:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. TopSource — Best for 24/5 dedicated support
2. 2. Paycom — Best for employee‑driven error prevention
3. 3. Deel Payroll — Best for compliant payroll in 150+ countries
4. 4. RemoFirst — Best for global teams in 170+ countries
5. 5. Paycor — Best for automating payroll tasks
6. 6. RemotePeople — Best for global payroll management
7. 7. Gusto — Best for hands-off tax filing
8. 8. BambooHR® — Best for employee self-service
9. 9. Employment Hero — Best for Canadian SMBs
10. 10. Paylocity — Best for HR, payroll, and integrations in one

Hvis du vil vite mer, kan du se vår oversikt over den beste lønnsprogramvaren.

En prosess i fem trinn for å velge lønnsprogramvare

Følg til slutt denne prosessen i fem trinn for å finne riktig programvare.

Trinn én: Identifiser behovene

Før du begynner å undersøke leverandører, bør du sette av tid til å forstå de spesifikke behovene til interessentene dine, inkludert medlemmer av lønnsteamet, ledere, mellomledere og vanlige ansatte.

Spørsmål som kan hjelpe deg med å identifisere behovene:

• Hva er de vanligste utfordringene HR-, lønns- og regnskapsavdelingen står overfor?
• Hvordan vil de ulike interessentene bruke den nye programvaren, og passer lønnsprogramvare for større virksomheter bedre?
• På hvilke områder kommer det nåværende HR-systemet eller den nåværende prosessen til kort? (Prosesskartlegging kan være nyttig her.)
• Hvilke lønnsrelaterte klager forekommer oftest?
• Hvordan vil eventuell ny programvare du kjøper, passe inn i HR-teknologistakken din?
• Hvilke retningslinjer og regulatoriske krav har virksomheten når det gjelder datasikkerhet, leverandørmangfold, leverandøravtaler og så videre?
• Hvor teknologisk kompetent er teamet ditt? Programvaren du velger, bør ikke være mer komplisert å sette opp og bruke enn teamet ditt kan håndtere.
• Hva er budsjettet ditt?
• Hvilken avkastning på investeringen (ROI) forventer du å se?

Disse spørsmålene vil hjelpe deg med å finne ut nøyaktig hva du trenger fra HR-programvaren, inkludert hvilken type lønnsprogramvare du sannsynligvis har størst behov for.

Innhent innspill fra interessentene dine (IT og økonomi er alltid nyttige) og bruk tilbakemeldingene deres til å skrive brukstilfeller og lage en matrise som sammenligner hva som er viktig for hver interessentgruppe.

Du vil nå kunne lede samtalen med leverandørene og gi dem en liste over funksjoner som er nødvendige, og funksjoner som er nyttige å ha, for hver bruker.

Trinn to: Undersøk leverandører

Det er på tide å gjøre noen markedsundersøkelser og gjøre deg kjent med de ledende lønnings-selskapene for ditt brukstilfelle. Mange nettsteder (som oss!) forsøker å liste opp de beste programvarealternativene for ulike behov og brukstilfeller.

Team som for eksempel trenger tilgang i appen eller nettleseren fra hvor som helst, kan sammenligne nettbasert lønnsprogramvare, mens de som ønsker å redusere menneskelige feil og senke den administrative arbeidsmengden, kan vurdere verktøy for automatisert lønnsprogramvare.

Hvis du derimot setter ut lønnsarbeidet i sin helhet, vil du undersøke et helt annet utvalg av alternativer for lønnsleverandører. Det finnes fordeler og ulemper ved å sette ut lønnsarbeidet til et eksternt selskap som du må forstå.

Ta deg tid til å studere hvert leverandørnettsted og noter eventuelle spørsmål som dukker opp. Finnes det casestudier og anmeldelser som viser verktøyets viktigste bruksområde eller salgsargument?

Du kan også bli med i nettbaserte fellesskap eller spørre nettverket ditt om anbefalinger. 

Noen leverandørspesifikke spørsmål du bør stille:

• Hvilke leverandører er best for ditt brukstilfelle?
• Hvilke har best vurdering i sin kategori?
• Hvilken funksjon har best vurdering i hvert verktøy?
• Er verktøyet rettet mot små og mellomstore bedrifter, eller er det bedre egnet for bruk i større virksomheter?
• Hva sier kundeanmeldelser og anbefalinger? Hva er de vanligste fordelene og ulempene som rapporteres?
• Hva slags innføring, opplæring, brukerstøtte og andre ressurser tilbyr leverandøren?
• Er det tilgjengelig omfattende dokumentasjon?
• Oppfyller funksjonene i verktøyet behovene dine?
• Kan programvaren integreres med HR-verktøyene du allerede bruker?
• Er brukergrensesnittet visuelt tiltalende?
• Er brukeropplevelsen god? 
• Er det intuitivt å navigere i og enkelt å bruke?
• Er dette verktøyet for enkelt eller komplekst for behovene dine innen personaladministrasjon? 
• Tilbyr det fleksibiliteten eller tilpasningsmulighetene du trenger?
• Tilbyr det robuste sikkerhetsstandarder og overholder det personvernforordninger og beste praksis for personvern? Er det tilgjengelig et alternativ for lokal installasjon?
• Passer prisen budsjettet ditt? Er prisene tydelige? 
• Er prisen berettiget ut fra programvarens funksjoner? Er enkelte viktige funksjoner bare tilgjengelige i dyrere prisnivåer? 
• Tilbyr de en demonstrasjon eller gratis prøveperiode?

Trinn tre: Lag en kortliste og ta kontakt

Nå som du har identifisert noen sannsynlige leverandører, er det på tide å gå litt mer i dybden og bestille noen demonstrasjonsmøter.

1. Send hver leverandør en forespørsel om informasjon (RFI), slik at du kan sammenligne alternativene dine punkt for punkt
2. Hvis du vil være virkelig grundig, sender du hver av leverandørene på kortlisten en forespørsel om tilbud (RFP). Denne vil inneholde viktig informasjon om virksomheten din, dine spesifikke behov, et leverandørspørreskjema og eventuelle spesifikke regler for innsending av tilbud som de må følge, for eksempel innsendingsfrister.
3. Avtal et møte med salgsrepresentanten deres og gå gjennom spørsmålene dine.

Disse samtalene, som ideelt sett bør inkludere demonstrasjoner av produktet i bruk, vil også hjelpe deg med å danne deg et inntrykk av leverandøren og hvorvidt dere kan etablere et godt samarbeid.

For å gjøre det enklere å sammenligne leverandører kan du bruke denne praktiske evalueringsmalen.

Viktig spørsmål

For eksempel kan team som trenger nettleserbasert tilgang fra hvor som helst, sammenligne nettbasert lønnsprogramvare, mens de som ønsker å redusere menneskelige feil og senke administrasjonskostnadene, kan vurdere automatiserte lønnsprogramverktøy.“Kan du gå gjennom et konkret eksempel på hvordan systemet deres hjalp en virksomhet som vår?”—Dette spørsmålet går forbi generiske demonstrasjoner og gir deg et innblikk i den reelle effekten. Be om kundehistorier eller referanser fra virksomheter av tilsvarende størrelse i bransjen deres, og spør hvordan programvaren hjalp dem med å løse konkrete problemer – enten det gjaldt samsvarsutfordringer, integrasjonsbehov eller skalerbarhet.

Steg fire: Utarbeid beslutningsgrunnlaget

Når du har samlet inn alle dataene ovenfor, er det på tide å sette sammen beslutningsgrunnlaget. Dette trenger ikke å være et dokument på ti sider – det kan være så enkelt som et notat på én side (for hvem har egentlig tid til å lese ti sider?).

 Beslutningstakere ser etter svar på følgende spørsmål:

• Hvor mye koster det? 
• Hvilke utfordringer vil programvaren løse?
• Hva skjer hvis vi ikke investerer i programvaren?
• Hvor lang tid vil implementeringen ta?
• Hvorfor må vi investere nå?
• Hva er avkastningen på investeringen ved å implementere denne programvaren?

Det kan hende du ikke kjenner svaret på kostnadsspørsmålet ennå. Ved å be om godkjenning på dette stadiet legger du imidlertid til rette for å lykkes.

Her er en mal for et beslutningsgrunnlag du kan bruke for automatisert lønnsprogramvare:

• Sammendrag: Kort oversikt over forslaget, viktige fordeler med lønnsprogramvare og konklusjoner.
• Dagens situasjon og problemstilling: Beskrivelse av dagens situasjon og de konkrete utfordringene eller problemene som skal løses.
• Foreslått løsning og fordeler: Detaljert beskrivelse av den foreslåtte løsningen og forventede fordeler, inkludert en kostnads- og nytteanalyse.
• Implementeringsplan og risikovurdering: Trinnvis implementeringsstrategi, tidsramme og en oppsummering av potensielle risikoer med planer for risikoreduserende tiltak.
• Konklusjon og anbefalinger: En kort oppsummering av beslutningsgrunnlaget med endelige anbefalinger til beslutningstakerne.

Steg fem: Implementer og få brukerne i gang

Å velge riktig programvare er bare halve jobben. Etter min erfaring er det her de fleste implementeringer gradvis begynner å gå galt. Det skyldes ikke nødvendigvis at programvaren er feil, men at utrullingsplanen er for dårlig forberedt.

En problemfri implementering handler om tre ting: tydelig eierskap, konsekvent kommunikasjon og en tilbakemeldingssløyfe som fanger opp problemer før de påvirker en lønnskjøring i produksjon. Slik ville jeg gått frem:

• Utpek én implementeringsansvarlig: Én person bør ha ansvaret for tidsplanen for utrullingen, koordineringen med leverandøren og den interne kommunikasjonen. Delt ansvar fører til at oppgaver faller mellom to stoler.

• Informer om endringen tidlig: Fortell teamet hva som endres, hvorfor det skjer og hva det betyr for dem. Ansatte er først og fremst opptatt av om lønnen deres vil bli påvirket, så ta opp dette direkte og tydelig.

• Kjør lønn parallelt først: Ikke sett løsningen i produksjon uten forutgående testing. Kjør minst én lønnssyklus i både det gamle og det nye systemet parallelt for å kontrollere at resultatene samsvarer før dere bytter system.

• Gi opplæring etter rolle, ikke avdeling: Lønnsansvarlige, HR-generalister og ansatte bruker systemet på ulike måter. Standardisert opplæring for alle sløser med tiden og skaper mangler, men sørg for at

• Sett av tid til tilbakemeldinger: Fastsett en bestemt periode etter produksjonssettingen – jeg anbefaler fire til seks uker – der brukerne kan melde fra om problemer. Gjør det enkelt å rapportere problemer uten at det oppleves stigmatiserende.

Bruk denne tabellen til å følge opp de viktigste milepælene i implementeringen før den første lønnskjøringen i produksjon:

Milepæl	Ansvarlig	Måldato	Status
Datamigrering fullført	IT-/lønningsansvarlig	[Dato]	—
Parallell lønnskjøring	Lønningsansvarlig	[Dato]	—
Rollebasert opplæring gjennomført	HR-ansvarlig	[Dato]	—
Informasjon til ansatte sendt	HR/kommunikasjon	[Dato]	—
Godkjenning av produksjonssetting	Implementeringsansvarlig	[Dato]	—

Ved slutten av dette steget bør teamet ditt kjøre lønn i det nye systemet med trygghet, og du bør ha en tydelig kanal for å ta opp eventuelle gjenstående problemer. Husk at målet ikke er en perfekt lansering, men en stabil lansering.

Neste steg: Gjør det offisielt

Nå som du har et rammeverk for å velge riktig verktøy, er det verdt å forstå hva du faktisk går til innkjøp av. Utforsk fordelene med lønnsprogramvare for å se hvordan det riktige systemet gir gevinster i hele HR-driften, fra etterlevelse og prognoser for kontantstrøm til introduksjon av nye medarbeidere.