Slik velger du HR-programvare

Ta hensyn til disse elementene når du velger programvare:

1. Fleksible abonnementer

Fleksible abonnementer påvirker programvarens evne til å tilpasse seg organisasjonens skiftende behov, enten ved å oppgradere eller nedgradere abonnementer eller ved å kjøpe tillegg. Dette er viktig fordi teamet ditt kan vokse eller endre seg, og du trenger en skalerbar løsning som kan tilpasse seg sammen med dere.

Se etter abonnementer som tilbyr enkle oppgraderinger uten høye gebyrer, eller løsninger som kombinerer ulike moduler i HR-systemet på en trinnvis måte. Spør leverandørene om oppgraderingsreglene deres under demonstrasjoner, og om de i hovedsak retter seg mot små bedrifter, mellomstore bedrifter eller store virksomheter.

2. Datatilgang og rapportering

Datatilgang og rapportering gjør det mulig å hente ut innsikt fra medarbeiderdataene dine og ta bedre beslutninger. Dette er avgjørende både for HR-ledelse og for å opprettholde etterlevelse av regelverket.

Forsikre deg om at programvaren tilbyr tilpassbare rapporter og enkle alternativer for eksport av medarbeiderinformasjon. Test rapporteringsfunksjonene i løpet av en prøveperiode for å vurdere hvor enkle de er å bruke.

3. Integrasjon med teknologistakken din

Integrasjon med HR-teknologistakken din sikrer at HR-programvaren fungerer sømløst med de eksisterende verktøyene dine. Det er avgjørende for å opprettholde produktiviteten og datakonsistensen, og bidrar til å effektivisere HR-arbeidsflytene dine.

Kontroller om programvaren kan integreres med lønnssystemet ditt (eller se etter HR-programvare med lønnskjøring), CRM- eller systemet for sporing av jobbsøkere (ATS), samt andre skybaserte systemer. Be om demonstrasjoner av integrasjonene for å se dem i praksis.

4. Implementering og brukerstøtte

Gode tjenester for implementering og brukerstøtte kan gjøre overgangen til ny programvare enklere. Dette fører til en bedre implementering av den nye HR-plattformen din og økt bruk blant både HR-avdelingen og medarbeiderne.

Vurder tilgangen på opplæringsressurser, brukerstøtte i sanntid og fellesskapsfora. Spør under en demonstrasjon om gjennomsnittlig svartid på henvendelser til brukerstøtten og om det finnes dedikerte kundeansvarlige.

5. Tilpasningsmuligheter

Tilpasningsalternativer lar deg skreddersy HR-plattformen etter dine spesifikke behov. Dette er viktig for å sikre at verktøyet passer til de sentrale HR-arbeidsflytene dine. Se etter HR-verktøy som lar deg tilpasse felt, dashbord og prosesser – samt leverandører som støtter deg gjennom denne tilpasningen.

6. Automatiseringsfunksjoner

Automatiseringsfunksjoner bidrar til å effektivisere repetitive oppgaver og arbeidsflyter. Enten det gjelder hvordan du rekrutterer de beste talentene, tar imot og lærer opp nyansatte, hvordan ansatte sender inn forespørsler om fri, eller andre typiske HR-oppgaver, kan automatisering ha stor betydning.

Automatisering hjelper HR-medarbeiderne dine med å spare tid og redusere feil. Sørg for at programvaren automatiserer viktige HR-funksjoner som er relevante for teamet ditt, og test automatiseringsmulighetene under en demo eller gratis prøveperiode for å se hvilken effekt de har.

Slik velger du HR-programvare: En femtrinnsmodell

For å velge riktig HR-programvare bør du begynne med å identifisere virksomhetens behov og utfordringer. Dette hjelper deg med å snevre inn typen HR-programvare som passer best for virksomheten din, enten det er et HCM- eller HRIS-system, eller en annen type HR SaaS.

Deretter kan du vurdere funksjoner som samsvarer med disse kravene, og teste dem gjennom demoer eller prøveperioder. Her er en trinnvis veiledning som hjelper deg med å ta en informert beslutning om HR-teknologi:

Trinn 1: Identifiser behovene dine

Begynn med å kartlegge teamets behov for å legge grunnlaget for å velge den beste HR-programvaren:

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Innhent innspill fra interessenter

Involver sentrale interessenter som HR, lønn og IT for å få et fullstendig bilde av behovene dine. Hold møter eller send ut spørreundersøkelser for å innhente deres synspunkter. Spør dem hvilke funksjoner de synes mangler i det nåværende systemet. Prioriter tilbakemeldinger fra dem som skal bruke programvaren daglig.

Kartlegg og prioriter utfordringene

Identifiser utfordringene i det nåværende systemet. Hva gjør HR-teamet ditt mindre effektivt? Lag en liste og ranger dem etter hvilken innvirkning de har på arbeidsflyten. Vanlige problemer kan for eksempel være:

• Manuell dataregistrering: Tar det å administrere HR-databasen din opp tiden til HR-medarbeiderne?
• Manglende integrasjon: Foregår administrasjon og registrering av personalgoder, håndtering av de ansattes livssyklus og bemanningsplanlegging i fragmentert og uensartet HR-teknologi?
• Begrensede rapporteringsmuligheter: Er det vanskelig for HR-lederne dine å sette sammen rapporter og følge med på ting som medarbeiderengasjement, hvor mange som blir værende, og medarbeidernes prestasjoner?

Samsvar med retningslinjer og mål

Sørg for at kravene dine samsvarer med interne retningslinjer og mål. Undersøk om det finnes protokoller for datasikkerhet eller regulatoriske krav du må oppfylle. Sørg for at leverandørpreferansene dine samsvarer med organisasjonens budsjett og strategiske retning.

Skill mellom nødvendige og ønskelige funksjoner

Skill mellom funksjoner du må ha, og funksjoner som er ønskelige å ha. Funksjoner du må ha, er avgjørende for driften, for eksempel lønn og arbeidsstyringsadministrasjon, administrasjon av personalgoder eller HR-databehandling.

Kjekt å ha-funksjoner kan være funksjoner som forbedrer den brukervennlige opplevelsen eller styrker medarbeideropplevelsen. Dette kan være ting som mobilapper, verktøy for resultatstyring, et læringsstyringssystem (LMS) eller en selvbetjeningsportal for medarbeidere.

Still disse spørsmålene:

• Hvilke klager eller hindringer dukker oftest opp?
• Hvilke behov blir ikke dekket i dag?
• Hvilke funksjoner vil løse dine tre største utfordringer?
• Hvilken avkastning på investeringen forventer du fra denne investeringen?

Steg 2: Undersøk leverandører

Gå i dybden på undersøkelser og sammenligninger av leverandører av HR-programvare for å finne det beste alternativet for teamet ditt:

Gjør en overordnet leverandørkartlegging

Start med overordnede undersøkelser ved hjelp av anmeldelsessider, rangeringer og kundehistorier. Se etter tilbakemeldinger om brukeropplevelse og kundestøtte. Legg merke til gjentakende lovord eller klager. Dette gir deg et bredt bilde av hver leverandørs omdømme.

Sammenlign basert på behov

Tilpass verktøyene til virksomhetens størrelse og behov. Vurder om du trenger integrasjoner med eksisterende systemer eller en alt-i-ett-løsning, som et personalstyringssystem (HRIS) eller et system for personaladministrasjon (HRMS).

Avgjør om det er bedre å sette ut arbeidet enn å utvikle en intern modell. Hvis du har vokst fra det nåværende systemet og trenger å oppgradere HR-programvaren, bør du også vurdere hvordan migrerings- eller avviklingsprosessen fra det eksisterende HR-verktøyet vil se ut.

Jo mindre HR-avdelingen er, desto bedre er det å bruke færre systemer. Derfor kan det være lurt å starte med et alt-i-ett-HR-system og deretter utvide med mer spesialiserte verktøy etter hvert som behovene utvikler seg. Derfor er muligheten til å integrere godt, helst med åpne API-er eller innebygde koblinger, avgjørende.

Share This Quote on:

• Share on Twitter
• Share on LinkedIn
• Share on Facebook

Mark Wei

Grunnlegger, PropertySensorOpens new window

Identifiser viktige forskjeller

Se etter forskjeller som implementeringsstøtte og brukeropplevelse. Vurder fleksibilitet for spesifikke bruksområder hvis teamet ditt har unike behov. Undersøk om leverandørene tilbyr skreddersydde løsninger eller standardiserte pakker som passer for alle.

Dokumenter funnene dine

Hold oversikt over undersøkelsene dine ved å dokumentere funnene. Lag et regneark for å sammenligne funksjoner, priser og støtte. Dette hjelper deg med å ta velinformerte beslutninger og sørger for at teamet ditt er samkjørt.

Still disse spørsmålene:

• Hva er hvert verktøy best på?
• Passer det til teamstørrelsen, budsjettet og systemmiljøet ditt?
• Hvilken støtte og dokumentasjon er tilgjengelig?
• Hvor fleksibelt er verktøyet for spesifikke krav?
• Hva er de viktigste forskjellene?

Ledende HR-programvare å vurdere

Her er listen min over de 10 beste HR-programvarealternativene som er tilgjengelige, slik at du kan komme i gang med søket ditt:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Paycom — Best for employee self-onboarding tools
2. 2. BambooHR — Best for advanced reporting and analytics
3. 3. Deel HR — Best for combining HRIS payroll and compliance
4. 4. UKG — Best for AI-powered workforce insights
5. 5. Paycor — Best for payroll across niche industries
6. 6. HiBob — Best for fast-growing companies
7. 7. Justworks — Best with IRS-certified and ESAC-accredited PEO services
8. 8. Employment Hero — Best for automated payroll and compliance
9. 9. Paylocity — Best for employee experience and integrations
10. 10. Gusto — Best for compliance in all states

Trinn 3: Lag en kortliste og ta kontakt

Når du har gjort researchen din, er det på tide å begrense leverandøralternativene og starte samtaler med potensielle samarbeidspartnere:

Lag en kortliste over leverandører

Velg 2–4 leverandører basert på den tidligere researchen din, og fokuser på dem som passer best med teamets behov og budsjett. Dette gjør det enklere å håndtere og sammenligne alternativene. Sørg for at hver leverandør oppfyller de fleste av prioriteringene dine.

Send en RFI eller RFP

Vurder å sende en RFP eller RFI for HR-programvare for å innhente detaljert informasjon fra leverandørene på kortlisten. Dette hjelper deg med å forstå hva hver av dem tilbyr og har kapasitet til, samtidig som de får muligheten til å tilpasse tilbudet sitt til dine spesifikke behov. Bruk dette trinnet til å avklare eventuelle usikkerheter og få konkrete opplysninger om priser og funksjoner.

Bestill demoer og still spørsmål

Planlegg demoer med leverandørene på kortlisten, og forbered målrettede spørsmål. Bruk denne tiden til å se programvaren i praksis og vurdere brukeropplevelsen. Spør om spesifikke funksjoner og hvordan de løser utfordringene dine.

Bruk konsekvente evalueringskriterier

Bruk de samme evalueringskriteriene for alle leverandørene. Dette sikrer en rettferdig sammenligning og hjelper deg med å finne den beste løsningen. Lag en sjekkliste eller et poengskjema for å følge med på styrkene og svakhetene til hver leverandør.

Still disse spørsmålene:

• Kan du fortelle om en kundehistorie som ligner på vår?
• Hvilken støtte eller hvilke ressurser for implementering tilbyr dere?
• Hvilke funksjoner krever en oppgradering?
• Hvordan håndterer programvaren deres de spesifikke utfordringene våre?
• Finnes det skjulte kostnader vi bør være oppmerksomme på?

Trinn 4: Bygg beslutningsgrunnlaget

Gjør leverandørundersøkelsen din om til et solid beslutningsgrunnlag som ledergruppen forstår og støtter:

Oppsummer utfordringer og resultater

Start med å oppsummere utfordringene teamet ditt møter, og hvilken innvirkning de har på produktivitet, prestasjoner eller effektiviteten i HR-driften. Fremhev resultatene du forventer av den nye programvaren, og hvordan disse vil løse problemene du har beskrevet. Bruk konkrete eksempler for å vise de forventede fordelene og forbedringene.

Presenter kostnadsanslag og tidsplaner

Finn grunnleggende kostnadsanslag og tidsplaner for implementeringen gjennom leverandørundersøkelsen din. Presenter disse opplysningene tydelig for ledergruppen. Bruk prisguider for HR-programvare for å angi et kostnadsintervall. Inkluder tidsplaner for å vise når fordelene vil begynne å gjøre seg gjeldende.

Forklar avkastning og risiko

Forklar hvilken ROI og hvilke effektivitetsgevinster programvaren vil gi. Fremhev de økonomiske og driftsmessige risikoene ved å ikke gjøre en endring, og vis hvordan programvaren vil spare tid og redusere feil, noe som forbedrer den samlede produktiviteten.

Still disse spørsmålene:

• Hvilket forretningsproblem vil dette løse?
• Hva er risikoene ved å ikke gjøre noe?
• Hva er de økonomiske og driftsmessige fordelene?
• Hvor raskt vil vi se avkastning på investeringen?
• Hvilke måltall vil vise at vi lykkes?

Trinn 5: Implementer og ta i bruk

Når du har valgt en leverandør av HR-programvare, planlegg en smidig innføringsprosess for teamet ditt:

Kommuniser utrullingsplanen

Kommuniser utrullingsplanen tydelig til alle brukere, ikke bare HR-avdelingen. Del tidsplaner og informasjon om hva hver fase innebærer, særlig hvis migreringen krever oppdateringer av medarbeiderdokumenter eller data.

Sørg for at alle forstår sin rolle i overgangen. Bruk e-post eller teammøter for å holde alle informert, arranger spørsmål og svar-økter, og optimaliser overgangen til det nye systemet.

Utnevn interne ansvarlige

Utnevn interne ansvarlige og kontaktpersoner for programvaren. Dette kan omfatte HR-ledere, ledere og mellomledere. Når du velger disse ansvarlige, bør du ta hensyn til hvor stor innflytelse de har, og hvor bred dekning de har, slik at alle medarbeidere har en person de kan henvende seg til.

Disse personene vil lede utrullingen og besvare eventuelle spørsmål, så sørg for at de får opplæring og er klare til å veilede teamene sine. Dette bidrar til å opprettholde en smidig overgang.

Sørg for opplæring og bruk

Sørg for at teamene fullfører opplæringen og bruker verktøyet på en konsekvent måte. Bruk leverandørens ressurser der det er mulig, og sett frister for fullføring av opplæringen. Følg med på bruken, og håndter eventuell motstand eller utfordringer etter hvert som de oppstår.

Opprett tilbakemeldingssløyfer

Opprett tilbakemeldingssløyfer under utrullingen for å samle innspill fra brukerne og forbedre prosessene i sanntid. Regelmessige oppfølgingsmøter med teamet vil bidra til å finjustere implementeringsprosessen og oppmuntre til utbredt bruk.

Still disse spørsmålene:

• Hva er planen for endringsledelse?
• Hvem har ansvaret for utrullingen?
• Hvordan vil dere følge med på tidlige resultater?
• Hvilke opplæringsressurser er tilgjengelige?
• Hvordan vil dere håndtere tilbakemeldinger fra brukerne?

Hva skjer videre?

Hvis du trenger litt mer hjelp til å finne riktig HR-programvare for virksomheten din, kan det være lurt å se nærmere på listen over krav til HR-programvaren for å se hvor du kan begrense alternativene. Du kan også opprette en RFP for HR-programvare for å få mer informasjon fra potensielle leverandører om hva de tilbyr.