Een HR-afdeling opbouwen: een stapsgewijze handleiding

• Werving
• Nieuwe medewerkers onboarden
• Leren en ontwikkeling
• Bedrijfsbeleid opstellen en bijwerken
• Salarisadministratie verwerken (soms)
• Personeelsgegevens bijhouden
• Beloning en secundaire arbeidsvoorwaarden
• Prestatiemanagement
• Werknemers- en arbeidsrelaties
• Ethiek en naleving van wet- en regelgeving
• Adviseren over strategieën voor personeelsbehoud
• Offboarding.

Uiteindelijk zal een strategisch afgestemde HR-afdeling je efficiënter maken en helpen ervoor te zorgen dat het juiste talent aanwezig is om organisatiedoelen te behalen (en dat medewerkers beschikken over wat ze nodig hebben om succesvol te zijn).

Als talent de levensader van je organisatie is, dan is human resources als je hematoloog(s)!

Dus als je net begint of je bestaande HR-afdeling wilt versterken, kun je dat als volgt aanpakken.

Je stapsgewijze handleiding voor het opbouwen van een HR-afdeling

1. Krijg duidelijk inzicht in je behoeften
2. Beoordeel de huidige staat van HR in je organisatie
3. Vul de belangrijkste functies in
4. Breng personeelsgegevens systematisch onder
5. Formaliseer je basisbeleid voor HR
6. Ontwikkel basisprocessen voor werving en onboarding
7. Bepaal en documenteer de beloning van medewerkers
8. Beoordeel je technologische infrastructuur
9. Evalueer nalevingsprotocollen
10. Ontwikkel een personeelshandboek
11. Stel je L&D-plan op

1. Krijg duidelijk inzicht in je behoeften

In welke fase je ook zit, het is een goede gewoonte om eerst goed inzicht te krijgen in je directe behoeften en in hoe een HR-afdeling je kan helpen je doelstellingen in de toekomst te realiseren.

Over het algemeen wordt gedacht dat je minstens 1 HR-medewerker per 100 medewerkers nodig hebt, maar dit hangt uiteindelijk af van de behoeften van je organisatie.

Als je net begint, raad ik minstens één ervaren HR-generalist aan die processen kan opbouwen, beleid kan opstellen, je kan helpen aan de regelgeving te blijven voldoen en je kan helpen de salarisadministratie zelf te verwerken.

Daarna volgt waarschijnlijk een gespecialiseerde recruiter met ervaring in jouw sector.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

2. Beoordeel de huidige staat van HR in je organisatie

Als je bedrijf al een HR-afdeling heeft en je deze wilt uitbreiden, begin dan met het inventariseren van het beleid, de initiatieven, procedures en strategieën die momenteel van kracht zijn.

Evalueer de volgende HR-verantwoordelijkheden en hun prestaties op een schaal van 1-10.

• Beleid implementeren
• Personeelsplanning
• Werving
• Administratieve verantwoordelijkheden, bijvoorbeeld salarisadministratie
• Prestatiemanagement
• Beheer van beloningsprogramma's
• Leren en ontwikkelen van medewerkers
• Loopbaanplanning
• Evaluatie van medewerkersfuncties
• Relaties met belanghebbenden en arbeidsverhoudingen
• Naleving van HR-regelgeving
• Betrokkenheid en communicatie van medewerkers
• Gezondheid en veiligheid van medewerkers
• Gezondheid en welzijn van medewerkers.

Voer vervolgens een analyse van vaardigheidstekorten uit om een duidelijk inzicht te krijgen in rollen, functies en vaardigheidstekorten.

De inzichten die je uit dit proces verkrijgt, helpen bepalen hoeveel medewerkers je nieuwe HR-afdeling moet werven en aan welke vereisten zij moeten voldoen.

3. Wervingsprioriteit geven aan belangrijke functies

Nu je inzicht hebt in de prioriteiten van je bedrijf en de vaardigheden die al aanwezig zijn, is het tijd om eventuele vaardigheidstekorten aan te pakken.

Als je bijvoorbeeld voornamelijk technisch personeel werft, zal een technische recruiter waarschijnlijk de meeste waarde toevoegen aan deze aanstelling.

Naast de gebruikelijke vaardigheden (naleving, werving enzovoort) zijn hier enkele belangrijke vaardigheden op het gebied van human resources waarop je tijdens het wervingsproces moet letten en waaraan je misschien nog niet had gedacht:

• Zakelijk inzicht
• Gegevensanalyse en rapportage
• Netwerken
• Coaching.

4. Medewerkersgegevens systematiseren en een archiveringsproces ontwikkelen

Nu de juiste vaardigheden aanwezig zijn, is het tijd om processen op te bouwen en orde op zaken te stellen.

Elke medewerker heeft een personeelsdossier nodig. In het verleden had dat document een papieren vorm, maar tegenwoordig hebben de meeste bedrijven digitale dossiers die zijn opgeslagen in een HRIS/HRMS of een vergelijkbaar systeem.

De onderstaande voorbeelden zijn enkele van de HR-documenten die je zou moeten hebben en die het voor je HR-afdeling gemakkelijker maken om haar taken uit te voeren:

• Wervingsdocumenten
• Formulier voor de geschiktheid van medewerkers
• Salarisadministratiedocumenten
• Prestatiegegevens van medewerkers
• Gegevens over uitdiensttreding van medewerkers 
• Gegevens over de voltooiing van training en ontwikkeling van medewerkers
• Documenten over disciplinaire maatregelen.

Elke HR-afdeling moet deze documenten bewaren en er gemakkelijk toegang toe hebben. Je kunt dit met teamleiders en lijnmanagers bespreken en voldoende gegevens verzamelen om een elementaire basis te ontwikkelen.

Het is ook noodzakelijk om samen met je IT-afdeling onlineopslag voor medewerkersgegevens te ontwikkelen. Dit zorgt voor toegankelijkheid en gegevensprivacy. Een informatiesysteem voor medewerkers kan helpen om deze gegevens te centraliseren en de informatie van medewerkers georganiseerd en toegankelijk te houden.

5. Formaliseer je basisbeleid voor HR

Je begint misschien met helemaal geen informatie of beschikt over beperkte gegevens over het beleid dat je HR-afdeling moet volgen. 

Het onderstaande moet de basis vormen, maar je kunt meer toevoegen naarmate je bedrijf groeit en de wervingsbehoeften toenemen.

• Aanwezigheid van werknemers
• Werkuren
• Werving
• Prestatiebeheer van werknemers
• Overuren van werknemers
• Beëindiging van het dienstverband
• Verlofprocedures
• Opvolging van werknemers
• Non-discriminatiebeleid
• Gedrag van werknemers
• Gegevensprivacy en vertrouwelijkheid
• Proeftijd
• Beleid voor gezondheid en veiligheid op de werkplek
• Beleid inzake illegale middelen

Na verloop van tijd realiseer je je misschien dat je twee of meer beleidsregels kunt samenvoegen tot één. Als algemene regel geldt dat ze altijd beknopt en gemakkelijk te begrijpen moeten zijn en voor alle werknemers beschikbaar moeten zijn.

Gebruik onze lijst met voorbeelden van HR-beleid om je eigen beleid te ontwikkelen en bij te werken.

6. Ontwikkel basisprocessen voor werving en inwerken

Je moet een formeel wervingsproces opstellen. De meeste selectieprocessen bestaan uit dezelfde zeven basisstappen: 

1. Ontvangen van sollicitaties/werven van kandidaten
2. Screenen en vooraf selecteren van kandidaten
3. Voeren van sollicitatiegesprekken
4. Opstellen van een shortlist van de beste kandidaten
5. Uitvoeren van antecedenten- en referentiecontroles
6. Kiezen van de meest geschikte sollicitant
7. Een baanaanbod doen.

Je moet ook weten wie bij elk van deze stappen betrokken zal zijn en welke documenten en wervingstools zij zullen gebruiken.

Bedenk welke vragen zij in elke fase moeten stellen en welke documentatie zij moeten verzamelen.

De volgende stap is het uitwerken van het inwerkproces en de fasen die je HR-afdelingen moeten behandelen.

Ze moeten bijvoorbeeld weten hoe de voorbereiding vóór indiensttreding er in je bedrijf uitziet, wat er tijdens de introductie op de eerste dag gebeurt, hoeveel papierwerk voor nieuwe medewerkers nodig is en wat voor iedereen verplicht is tijdens de eerste week.

Daarnaast raad ik aan dat elke nieuwe medewerker een 30-60-90-dagenplan krijgt om hun inwerkproces te begeleiden.

7. Bepaal en documenteer de beloning en secundaire arbeidsvoorwaarden van werknemers

Bekijk de structuur van de salarissen en secundaire arbeidsvoorwaarden van je werknemers en zet de laatste stappen richting formalisering. Denk aan het volgende:

• Uurloon en salaris van werknemers
• Pensioensparen van werknemers
• Zorgverzekering
• Welzijnsfonds voor werknemers
• Betaald verlof
• Loonsverhogingen en bonussen voor werknemers.

Je kunt ook verschillende financiële stimulansen overwegen, zoals aandelenopties, vergoeding van reiskosten, winstdeling, bedrijfskleding en verhuispakketten. 

Beloningen voor werknemers hoeven niet per se financieel te zijn. Je kunt ook uitgebreidere pakketten aanbieden met professionele ontwikkeling, bedrijfskortingen, flexibele werktijden, erkenning van werknemers en erkenningsprogramma's. 

Na verloop van tijd kun je gegevens bekijken en feedback van werknemers verzamelen om je totale beloningsaanbod verder te verfijnen. In het begin is het vooral belangrijk om een basisaanbod te hebben. 

8. Beoordeel je technologische infrastructuur

Je HR-afdeling heeft baat bij gespecialiseerde HR-software voor kleine bedrijven om de administratieve last te verlichten en processen te helpen automatiseren.

Dit kan een sollicitantvolgsysteem zijn om werving te stroomlijnen of een leermanagementsysteem ter ondersteuning van training en ontwikkeling.

Voordelen van de juiste HR-software zijn onder meer eenvoudigere salarisadministratie, personeelsbeheer, gegevensbeheer, prestatiebeheer, het beoordelen en volgen van kandidaten, teamcommunicatie en leren en ontwikkelen.

Houd er rekening mee dat deze technologie aan de wet moet voldoen en moet aansluiten bij de behoeften en knelpunten van je bedrijf en HR-afdeling.

Andere nuttige tools:

• Personeelsbeheersoftware
• Onboardingsoftware
• Salarissoftware voor kleine bedrijven
• Software voor het controleren van referenties

9. Beoordeel nalevingsprotocollen

HR-afdelingen behoren tot de belangrijkste spelers bij het afstemmen van de bedrijfsvoering van je bedrijf op arbeidswetten en -vereisten.

Maak hun werk eenvoudiger door de richtlijnen voor naleving en je huidige werkwijzen te beoordelen. 

Vergelijk je bestaande beleid met de meest recente wettelijke voorschriften en pas procedures aan of voer deze in om ervoor te zorgen dat je personeel volgens de wet wordt geworven en beheerd.

10. Stel een werknemershandboek op

Stel een werknemershandboek op, neem de belangrijkste personeelsbeleidsregels op en deel het met je nieuwe HR-afdeling en werknemers.

Dit document moet ook informatie bevatten over de cultuur, visie, missie en achtergrond van je bedrijf, evenals de rechten en verantwoordelijkheden van werknemers.

Je kunt software voor werknemershandboeken gebruiken om je handboek op te stellen en bij te werken.

Om te voorkomen dat je nieuwe medewerkers op hun eerste dag worden overspoeld met te veel informatie, stellen veel HR-teams verkorte werknemershandboeken voor nieuwe medewerkers op waarin alleen de belangrijkste beleidsregels zijn opgenomen.

More Articles

• 18 belangrijkste voordelen van HR-managementsoftware voor werkplekken
• Vereisten voor HR-software: inzicht in uw behoeften
• Is uw organisatie klaar voor HR-technologie?

11. Stel je L&D-plan op

HR-teams helpen werknemers bij het verwerven van nieuwe vaardigheden en kennis en bij het maken van vorderingen in hun loopbaan. 

Daarom moet je beginnen met het opstellen van je leer- en ontwikkelingsprogramma (L&D) terwijl je een HR-afdeling opbouwt.

Houd rekening met je L&D-doelen, de vaardigheidstekorten binnen het bedrijf en de competenties die nodig zijn om je strategische bedrijfsdoelstellingen te bereiken.

Praat met je werknemers over hun ambities en interesses, want dat helpt je om hun loopbaanpaden uit te stippelen.

Ontwikkel een veelzijdig opleidingskader, inclusief de L&D-inhoud en -materialen.

Hier vind je een uitstekend artikel dat je helpt bij het ontwikkelen van je leer- en ontwikkelingsstrategie.

Uitbesteden of niet uitbesteden?

Sommige organisaties kiezen ervoor om hun personeelsfunctie geheel of gedeeltelijk uit te besteden. 

HR uitbesteden wordt vaak geëvalueerd tijdens de eerste fasen van het opbouwen van een HR-team. Schakelen we een professionele werkgeversorganisatie (PEO) of een salarisadministratiebedrijf in voor bepaalde functies?

Het antwoord hangt af van de ervaring en reikwijdte van je interne HR-team, evenals van de strategie, doelen en planning van het bedrijf.

Als je bijvoorbeeld van plan bent om internationaal personeel aan te nemen, is het waarschijnlijk een goed idee om te begrijpen hoe een formele werkgever (EOR) kan helpen.

Soms kunnen budgetbeperkingen ontstaan. In dat geval kun je een HR-uitbestedingspartner inschakelen voor ondersteuning bij verschillende functies die eenvoudigweg onderdeel zijn van een dienst of product.

Een goed voorbeeld hiervan is het inschakelen van een bemiddelaar voor secundaire arbeidsvoorwaarden die fungeert als verlengstuk van je functie voor secundaire arbeidsvoorwaarden.

Een HR-afdeling opbouwen zal vruchten afwerpen

Een HR-team opbouwen is een spannende en uitdagende onderneming die je bedrijf helpt groeien en beter te presteren.

Zelfs als je een klein bedrijf of een startup in een vroeg stadium bent, zal het hebben van een HR-afdeling zich terugbetalen door ervoor te zorgen dat je aan de juiste regelgeving voldoet, dat aan je personeelsbehoeften wordt voldaan en dat je een benijdenswaardig werkgeversmerk ontwikkelt.

Als je overweegt om HR uit te besteden, bekijk dan onze selectie van de beste PEO's en beste EOR's om je op weg te helpen.

Een paar nuttige artikelen om je op weg te helpen:

• Hoe pak je personeelsmanagement in kmo's aan?
• Beste HR-praktijken