45 belangrijke HR-statistieken en beste praktijken voor gegevensbeheer

HR-metrieken zijn de feiten van je organisatie. Het zijn geen meningen, het zijn geen schattingen, het zijn de feiten over de mensen in je organisatie. 

Op zichzelf vertellen ze geen verhaal, maar zodra je ze combineert met rijkere informatie en andere bedrijfsgegevens en -metrieken, kun je een nauwkeurig beeld opbouwen van wat succes stimuleert.

45 belangrijke HR-metrieken die je moet bijhouden en hoe je ze beoordeelt

Personeelsbestand

Geef het aantal medewerkers weer dat je hebt (vaste medewerkers en contractanten als dat relevant is voor je bedrijf), waar ze gevestigd zijn, in welk kantoor ze werken en onder welke directieafdeling ze vallen.

5 metrieken voor verloop- en retentiepercentages

1. Verlooppercentage. Hoeveel mensen vertrekken en van welke locatie/directieafdeling/demografische groep?
2. Waarom vertrekken ze—vrijwillig/niet-vrijwillig? 
3. Gemiddelde anciënniteit van vertrekkers 
4. Wat is je verlooppercentage? (Je berekening moet hier consistent zijn.) Mijn suggestie voor het verloop is: 
   
   Aantal vertrekkers in de afgelopen 12 maanden / ((vast personeelsbestand 12 maanden geleden + vast personeelsbestand vandaag) / 2)
   
   Veel mensen geven er de voorkeur aan om bij het meten van het verloop alleen vrijwillige vertrekkers mee te tellen. Beide metingen zijn nodig en je kunt kiezen welke methode de belangrijkste wordt.
5. Wat is je retentiepercentage? Dit wordt normaal gesproken jaarlijks berekend:
   
   Aantal individuele medewerkers dat gedurende de volledige meetperiode in dienst bleef / aantal medewerkers aan het begin van de meetperiode x 100

10 wervingsmetrieken

1. Hoeveel mensen neem je aan en op welke locatie/directieafdeling?  
2. Tijd tot invulling
3. Beste wervingsbronnen, bijvoorbeeld doorverwijzingen 
4. Hoe kostbaar is werving, bijvoorbeeld de gemiddelde kosten per aanstelling?
5. Vacatures per recruiter
6. Aantal sollicitaties 
7. Aantal sollicitatiegesprekken
8. Acceptatiepercentage van vacatures (%)  
9. Volgers op LinkedIn (en andere sociale media?) 
10. Glassdoor-beoordeling.

4 demografische metrieken. Wie zijn je mensen?

1. Verdeling naar gender
2. Nationaliteit
3. Anciënniteit
4. Diversiteitsmetingen zoals leeftijd, opleidingsniveau en etniciteit. Je kunt dit verder uitsplitsen naar locatie/directieafdeling (afhankelijk van wat je vandaag hebt en wat belangrijk is voor je organisatie).

5 organisatorische metingen

1. Percentage managers
2. Spanwijdte van controle
3. Aantal mensen op elk organisatieniveau
4. Aantal openstaande vacatures
5. Groei in de loop der tijd.

4 metrieken voor absenteïsme

1. Hoeveel vakantiedagen door individuen en door het bedrijf zijn opgenomen en hoeveel er nog resteren
2. Ziektegevallen
3. Regelingen voor thuiswerken/in het buitenland werken 
4. Opgenomen/resterend van het verlofsaldo.

8 leer- en ontwikkelingsstatistieken

1. Aantal leeruren
2. Gewenste verandering, bijvoorbeeld in gedrag of bedrijfsstatistiek
3. Verbetering van vaardigheden
4. Opname van kennis
5. Aantal mentorrelaties
6. Voltooiingspercentage van verplichte trainingsprogramma's
7. Type leeractiviteit (online versus klassikaal)
8. Besteed trainingsbudget.

2 prestatiestatistieken

1. Percentage werknemers met doelstellingen
2. Beoordeling van prestaties/potentieel/verliesimpact per locatie/directiefunctie.

4 beloningsstatistieken

1. Totale loonkosten
2. Loonkosten als percentage van de omzet
3. De loonkloof tussen mannen en vrouwen
4. Deelnamepercentages aan arbeidsvoorwaarden.

3 betrokkenheidsstatistieken

Dit hangt af van de tools voor werknemersbetrokkenheid die je eventueel gebruikt voor betrokkenheid, en de score is afhankelijk van die methodologie.

1. Score voor werknemersbetrokkenheid per locatie en directieafdeling
2. Intentie om te blijven
3. Net Promoter Score.

Dit is misschien niet de perfecte set statistieken voor je organisatie, maar het is een beginpunt om na te denken over wat passend is.

Hoewel sommige hiervan zeer voor de hand liggende berekeningsmethoden hebben, laten andere meer ruimte voor interpretatie.

Het belangrijkste om in de gaten te houden is dat je consistent en duidelijk bent over hoe een statistiek wordt berekend en dus wat deze betekent.

Hoe je je belangrijkste HR-statistieken vaststelt

De belangrijkste HR-statistieken die organisaties bijhouden, verschillen per bedrijf.

Hier zijn enkele aanwijzingen om te bepalen welke statistieken prioriteit krijgen.

Stem ze af op organisatiedoelen 

De statistieken die je bijhoudt, worden rechtstreeks verwerkt in je HR-KPI's, en deze moeten aansluiten bij de bredere doelen en doelstellingen van de organisatie.

Als je bijvoorbeeld opschaalt en het personeelsbestand moet uitbreiden, zijn tijd tot indienstneming en kosten per indienstneming waarschijnlijk statistieken waar je veel aandacht aan besteedt.

Ontdek wat je belanghebbenden interesseert

HR-statistieken zijn niet alleen bedoeld voor HR-afdelingen. Het hoger management, evenals individuele managers en zelfs individuele medewerkers, kunnen baat hebben bij deze informatie.

Wanneer je betrouwbare werknemersgegevens bent gaan verzamelen, deel deze dan met je belangrijkste belanghebbenden en ontdek wat voor hen interessant is.

Misschien ontdek je dat een bepaalde afdeling problemen heeft doordat nieuwe medewerkers in hun eerste jaar vertrekken. Waarschijnlijk zal iemand hierin geïnteresseerd zijn!

Een handige methode die ik uit de marketing heb overgenomen, is het creëren van interne persona's voor elk van je groepen belanghebbenden. Dit helpt je na te denken over wie welke informatie nodig heeft en hoe je die presenteert.

Hoe je HR-statistieken verzamelt

Je HR-gegevens bevinden zich waarschijnlijk op een paar verschillende plaatsen, waaronder je HR-database, leermanagementsysteem, sollicitantvolgsysteem, software voor werknemersbetrokkenheid of zelfs spreadsheets.

Er is ook gespecialiseerde software voor personeelsanalyse om je te helpen kwantitatieve en kwalitatieve gegevens te verzamelen en analyseren.

Zoals hierboven vermeld, moet je voor elk van je statistieken duidelijk zijn over wat deze inhoudt, wat de gegevensbron is, hoe deze wordt berekend en hoe we het onderliggende proces dat de statistiek ondersteunt, zouden controleren.

Dus als we het aantal medewerkers dat in een maand vertrekt meten, kan dit er als volgt uitzien:

• Wat is het? Vaste medewerkers die in een bepaalde kalendermaand de locatie/functie/het bedrijf/team verlaten.
• Gegevensbron. HRIS-rapport—vertrekkers per maand.
• Hoe het wordt berekend. Vaste medewerkers die van de eerste tot en met de laatste dag van de maand vertrekken (vrijstelling van werk wordt berekend als de laatste werkdag). Vertrekkers die we missen, verwerken we opnieuw voor eerdere maanden en we maken hiervan een notitie in het metricarapport.
• Onderliggende processen. Controleer of de salarisadministratie overeenkomt met de vertrekkers, eventuele checklists voor vertrekkende medewerkers en lijsten met boventallige medewerkers. Bekijk eventuele fouten uit eerdere maanden opnieuw, met duidelijke herleidbaarheid naar de bron, zodat je kunt zien wat er is misgegaan.

Door bij elke metriek voor dit niveau van nauwkeurigheid te zorgen, bouw je stabiele, sterke onderliggende gegevens en processen op die de ontwikkeling van een meer volwassen analysecapaciteit in de toekomst ondersteunen, evenals solide processen die aan de basis liggen van het volledige HR-team.

HR-metrieken presenteren

De volgende uitdaging is hoe je deze informatie deelt; het visualiseren van je gegevens is cruciaal, want naarmate je deze gegevens verzamelt en in de loop der tijd deelt, vertellen ze een verhaal. 

Groeit je organisatie (groeit deze snel genoeg), wordt je loonkloof tussen mannen en vrouwen groter?

Dit zijn allemaal vergelijkbare metingen die alleen mogelijk zijn door deze gegevens regelmatig te verzamelen en erover te rapporteren.

Wat betreft het visualiseren van de gegevens, volgen hier enkele aanwijzingen.

• Gebruik waar mogelijk grafieken in plaats van een tabel met cijfers; Excel is hiervoor een geweldig hulpmiddel
• Stel het zo in dat je de voortgang in de loop der tijd kunt zien (maandelijks of per kwartaal)
• Gebruik het kleurenschema en de presentatielay-out van je bedrijf
• Voeg eenvoudige toelichtingen aan de presentatie toe om iets uit te leggen dat niet duidelijk is of om de verandering in context te plaatsen.

Het eerder genoemde idee van persona's kan je hierbij helpen.

Principes voor nauwkeurige HR-metrieken

Ooit trad ik bij een bedrijf in dienst om de functie voor talentwerving op te zetten. Gedurende de eerste 6 maanden verzamelde ik zoveel mogelijk gegevens over onze wervingspraktijken: bron/kosten/tijd/locatie/functietype—alle gebruikelijke wervingsgegevens die je zou verwachten.

Ik verwerkte dit in verschillende presentaties om de noodzaak van de veranderingen die volgens mij nodig waren aan te tonen. Toen hadden we op een dag een probleem.

Tijdens een gesprek met een investeerder stelde iemand een vraag over ons personeelsbestand, omdat de cijfers niet klopten. Raad eens: ze hadden gelijk en wij zaten fout!

Het probleem kwam op mijn bureau terecht. Ik weet niet meer waarom, maar waarschijnlijk omdat ik had geprobeerd gegevens te gebruiken om actie te stimuleren. Ik weet nog wel dat ik in een benauwde vergaderruimte zat voor wat een eeuwigheid leek, terwijl ik naging welke gegevens naar ons financiële team waren gestuurd, waar ze vandaan kwamen en hoe nauwkeurig ze waren, om te proberen te achterhalen hoe ze in onze openbare verklaringen onjuist konden zijn.

Het kwam neer op 2 eenvoudige problemen:

1) We stuurden hen op een bepaalde datum gegevens uit ons (zeer oude, zeer slechte) HR-systeem. Het bleek dat mensen het systeem bijwerkten met nieuwe medewerkers en vertrekkers op tijd voor de salarisverwerking, maar niet op tijd voor dit rapport. De gegevens waren dus nooit correct; dat konden ze ook niet zijn.

2) We stuurden hen een geaggregeerd personeelsbestand waarin contractanten waren opgenomen (omdat dat het rapport was dat altijd was verstuurd), en voor zover ik kon zien had niemand ooit gevraagd wat de cijfers betekenden of daar vraagtekens bij gezet.

Er waren ook nog verschillende andere problemen, maar dit waren de twee belangrijkste punten. Uiteindelijk vernieuwden we onze processen voor onboarding en offboarding, werkten we opnieuw uit hoe we het gedeelde personeelsbestand berekenden en brachten we die processen op één lijn.

Ik weet dat dit eenvoudig klinkt, maar het is een goed voorbeeld van hoe gemakkelijk dit soort zaken mis kunnen gaan. Daarom volgen hier enkele belangrijke principes om nauwkeurige gegevens te verzamelen:

1) Wees duidelijk over wat de metriek is

2) Wees duidelijk over hoe deze wordt berekend en wat je gegevensbronnen zijn

3) Wees er zeker van dat je de processen die input leveren voor de metriek begrijpt en kunt auditen.

Zodra je een stabiele reeks metrieken hebt, krijg je de mogelijkheid om deze te combineren en te interpreteren om een beeld te schetsen van wat er in je organisatie gebeurt en wat je mogelijk wilt doen om daar verandering in te brengen. 

Als bijvoorbeeld de ‘tijd tot indiensttreding’ en het gemiddelde aantal vacatures van de recruiter toenemen, zijn meer recruiters dan een mogelijke oplossing?

Gebruik HR-metrieken om besluitvorming te sturen

Je HR-metrieken zijn essentieel voor zowel het volgen als het realiseren van veranderingen. Maar complexe HR-gegevensanalyse kan alleen worden uitgevoerd met goede gegevens—door deze stappen te volgen leg je daarvoor de perfecte basis:

• Spreek je maatstaven af
• Wees duidelijk over de berekening en zorg ervoor dat deze controleerbaar en consistent is
• Geef ze duidelijk weer
• Herhaal dit consequent.

Als je dit doet, bouw je geloofwaardigheid op bij het gebruik van HR-gegevens en bereid je je organisatie voor op meer gedetailleerde analyses. 

Als je meer wilt leren over HR-analyses om je inspanningen op dit gebied te ondersteunen, bekijk dan deze lijst met cursussen over HR-analyses die je daarbij kunnen helpen.

Word lid van de People Managing People-community

Voor verdere ondersteuning bij het gebruik van gegevens ter ondersteuning van je talentstrategie kun je lid worden van de People Managing People-community, een ondersteunende gemeenschap van HR- en bedrijfsleiders die kennis en expertise delen om je te helpen vooruitgang te boeken in je carrière en meer impact te maken in je organisatie.

More Articles

• Hoe je je AI-programma verder brengt dan prompts
• Wat dit moment van leiders vraagt
• Wanneer strategie de realiteit ontmoet: bedrijfsrichting vertalen naar personeelsvereisten

Veelgestelde vragen

Waarom hebben we HR-maatstaven nodig?

Mensen vormen doorgaans de grootste kostenpost en zijn een kritieke succesfactor voor het blijvende succes van elk bedrijf.

Omdat we onze bedrijfsgroei meten aan de hand van het aantal klanten, de omzet, de winst en de waarde, is het volkomen logisch om tegelijkertijd ook de personeelsaspecten te meten. 

Ze maken datagestuurde besluitvorming mogelijk, helpen je HR-processen te verfijnen en nieuwe, inspirerende initiatieven te creëren.

Wat zijn zachte HR-maatstaven?

Veel van de hierboven beschreven gegevens zijn harde gegevens, d.w.z. kwantitatief. Zachte gegevens zijn kwalitatief, wat betekent dat ze moeilijk numeriek weer te geven zijn. Zachte gegevens omvatten informatie die is verzameld uit observaties, interviews, enquêtes en sentimentanalyses. Ze voegen een extra laag diepgang toe aan de kwantitatieve gegevens en kunnen net zo waardevol zijn.

Wat zijn de belangrijkste HR-maatstaven?

Zoals hierboven besproken, verschillen de belangrijkste HR-maatstaven per organisatie. Dat gezegd hebbende, zijn personeelsbehoud, personeelsverloop, de tijd tot aanwerving en demografische gegevens over het algemeen universeel waardevol.