Hoe kiest u loonadministratiesoftware: gids van een expert
Om salarisadministratiesoftware te kiezen, richt je je op het vinden van een oplossing die salarisadministratietaken vereenvoudigt, fouten vermindert en ervoor zorgt dat je aan de regelgeving blijft voldoen. Met zoveel beschikbare opties wil je software die past bij de omvang en behoeften van je bedrijf, je processen stroomlijnt en je leven gemakkelijker maakt. Deze gids helpt je om je opties vol vertrouwen te doorlopen en de beste salarisadministratiesoftware te kiezen voor een nauwkeurige en stressvrije salarisadministratie.
11 zaken waarop je moet letten bij het kiezen van salarisadministratiesoftware
Wanneer je salarisadministratiesoftware kiest, selecteer je niet zomaar een hulpmiddel—je kiest een kernsysteem dat invloed heeft op naleving van regelgeving, financiën, het vertrouwen van medewerkers en de bedrijfscontinuïteit.
Ik ga ervan uit dat je bekend bent met de belangrijkste functies van salarisadministratiesoftware, dus ik ga daar hier niet op in.
Create a Free Account to Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Als ik nieuwe salarisadministratiesoftware voor mijn organisatie zou kiezen, zou ik op het volgende letten:
1. Kan het effectief ondersteuning bieden aan verschillende typen medewerkers?
Misschien neem je een combinatie van medewerkers met een vast salaris, medewerkers die per uur worden betaald en opdrachtnemers in dienst. Omdat medewerkers worden ingedeeld op basis van hun werkuren, arbeidsvoorwaarden en functietypen, moet je HR-software met salarisadministratie kunnen inspelen op de specifieke behoeften van je personeelsbestand.
Sommige systemen zijn specifiek gericht op de salarisbehoeften van voltijdse medewerkers of medewerkers met een contract, terwijl andere flexibele categoriseringsopties bieden.
Daarnaast bieden sommige diensten selfserviceportalen waarmee medewerkers belastinggegevens kunnen indienen en hun uren en loonperiodes kunnen bekijken.
2. Kan de software eenvoudig met andere systemen worden geïntegreerd?
Salarisadministratiesoftware kan worden geïntegreerd met HRMS'en, boekhoudsoftware, systemen voor tijdregistratie en aanwezigheidsregistratie, platforms voor het indienen van belastingaangiften, software voor het beheren van arbeidsvoorwaarden, ERP-systemen, systemen voor rechtstreekse stortingen, tools voor naleving van regelgeving, mobiele applicaties en leerbeheersystemen.
Als je ervoor kiest een zelfstandig salarissysteem te gebruiken, moet het informatie kunnen delen met je HRMS of HRIS, boekhoudsysteem of software voor tijdregistratie. Als dat het geval is, is het de moeite waard om na te gaan hoe eenvoudig deze integraties tot stand kunnen worden gebracht.
3. Worden belastingen berekend, ingehouden en ingediend?
Het beheren van salarisbelastingen is een lastig punt. Een betrouwbaar salarissysteem vereenvoudigt het berekenen, inhouden en indienen van belastingen en voorkomt kostbare fouten.
Het systeem moet ook loonbeslagen naadloos kunnen verwerken, zodat wordt voldaan aan gerechtelijk opgelegde inhoudingen voor kinderalimentatie, belastingvorderingen of andere verplichtingen.
Zoek een aanbieder die niet alleen de juiste bedragen inhoudt, maar deze ook indient bij de juiste overheidsinstanties.
Een paar zaken om op te letten:
- Is de aanbieder een Registered Reporting Agent bij de IRS?
- Is de nauwkeurigheid van belastingaangiften ‘gegarandeerd’, wat betekent dat de aanbieder de kosten van eventuele fouten vergoedt?
4. Biedt het rechtstreekse stortingen aan?
Volgens een onderzoek van de American Payroll Association wordt 93% van de medewerkers betaald via een elektronische storting. Daarom is dit een belangrijke functie waarop ik bij een salarisoplossing zou letten.
5. Biedt het flexibele salarisopties?
Misschien wil je medewerkers wekelijks, tweewekelijks, halfmaandelijks of maandelijks betalen, afhankelijk van wat nodig is. Daarom is de mogelijkheid om een onbeperkt aantal salarisruns met meerdere frequenties uit te voeren handig.
Daarnaast is loon op aanvraag een zeer gewaardeerde extra arbeidsvoorwaarde die werknemers meer financiële flexibiliteit biedt.
6. Ondersteunt het meerdere locaties?
Als je organisatie actief is in verschillende gebieden (of als je denkt dat dit in de toekomst het geval kan zijn, bijvoorbeeld door een nieuw restaurant te openen waarvoor salarisadministratie nodig is), kan de software dan het loon berekenen en uitbetalen op basis van de locatie waar elke werknemer werkt?
7. Welke rapportagemogelijkheden biedt het systeem?
Salarisgegevens zijn een goudmijn voor financiële planning, nalevingscontroles en personeelsstrategie. Vraag naar ingebouwde rapporten, zoals salarissamenvattingen, belastingverplichtingen, inhoudingen voor secundaire arbeidsvoorwaarden en analyses van arbeidskosten. Controleer of rapporten kunnen worden aangepast of automatisch kunnen worden ingepland.
Informeer ook of de rapporten kunnen worden geëxporteerd naar CSV of rechtstreeks kunnen worden geïntegreerd met je boekhoudprogramma's.
Neem het van mij aan: de mogelijkheid om overzichtelijke, bruikbare rapporten te genereren kan tijd besparen en de besluitvorming verbeteren. Het is dus zeker iets om op te letten, zelfs als je salarissoftware voor een klein bedrijf kiest.
8. Zijn de prijsplannen schaalbaar?
Natuurlijk verschillen de vereisten van salarissoftware voor een klein lokaal bedrijf aanzienlijk van die van een grote multinationale organisatie.
De leveranciers die je beoordeelt, hebben waarschijnlijk meerdere opties voor de prijzen van salarissystemen, afhankelijk van de omvang en vereisten van het bedrijf.
Doorgaans omvatten abonnementsplannen een maandelijks basistarief en een maandelijks bedrag per werknemer. Een goed voorbeeld van een aanbieder van salarissoftware die dit model hanteert, is Gusto. Dit bedrijf rekent bedrijven een basistarief van $40 per maand plus $6 voor elke werknemer. Een bedrijf met 100 werknemers zou dus $640 per maand betalen.
Veel maandelijkse abonnementsplannen omvatten meerdere niveaus, zoals plannen voor start-ups of ondernemingen, waarbij elk niveau verschillende salarisfuncties en diensten biedt. De duurdere plannen kunnen extra technische hulp, aanvullende HR-ondersteuning, meerdere locaties en een persoonlijke boekhouder omvatten die belastingen voorbereidt en indient.
Het maandelijkse abonnementsmodel heeft de voorkeur van bedrijven, ongeacht hun omvang, vanwege de lage maandelijkse kosten en schaalbaarheidsopties.
Bij het beoordelen van verschillende aanbieders kunnen uitgebreide vergelijkingen van salarissoftware je helpen de beste oplossing voor je organisatie te vinden.
Als alternatief kan een gratis salarisoplossing alle essentiële functies bieden die je nodig hebt zonder de hoge kosten van traditionele systemen, al mis je mogelijk meer geavanceerde functies.
9. Hoe veilig is het?
Salarissoftware slaat gevoelige werknemersinformatie op. Daarom is het belangrijk om ervoor te zorgen dat elke oplossing die je overweegt de volgende beveiligingsmaatregelen biedt:
- PCI-naleving
- MFA (multifactorauthenticatie)
- Gegevensversleuteling
- Wachtwoordbeveiliging
- Beperkte toegangsrechten
10. Hoe goed is de klantenservice?
Het is van fundamenteel belang dat alles goed verloopt als je zelf de salarisadministratie beheert, dus problemen moeten snel worden opgelost. Daarom kijk ik altijd naar het niveau van de beschikbare klantenondersteuning en lees ik beoordelingen over de klantenservice.
Enkele factoren om te beoordelen:
- Handige artikelen en video's
- Telefonische klantenservice
- Online chat
- Interne experts op het gebied van salarisadministratie.
11. Kan het worden aangepast?
De salarissoftware die je kiest, moet kunnen worden aangepast aan de unieke behoeften van je bedrijf. Uitbreidingen of extra functionaliteiten kunnen vaak aan de software worden toegevoegd om rekening te houden met unieke tijdstippen, valuta's of belastinginstellingen.
Je moet ook zoeken naar aanpasbare analysedashboards voor rapportage over beloningen die op specifieke behoeften kunnen worden afgestemd.
Loonadministratie-opties om te overwegen
Met het bovenstaande in gedachten zijn hier enkele opties voor de loonadministratie om te overwegen:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Bekijk voor meer informatie onze shortlist van de beste salarisadministratiesoftware.
Proces in 5 stappen om salarisadministratiesoftware te kiezen
Volg tot slot dit proces in 5 stappen om je te helpen de juiste software te kiezen.
Stap één: behoeften identificeren
Neem voordat je begint met onderzoek naar leveranciers de tijd om de specifieke behoeften van je belanghebbenden te begrijpen, waaronder je medewerkers van de salarisadministratie, leiders, managers en reguliere medewerkers.
Vragen om je behoeften te identificeren:
- Wat zijn de meest voorkomende uitdagingen voor de afdeling personeelszaken/salarisadministratie/boekhouding?
- Hoe zal elke belanghebbende de nieuwe software gebruiken, en is salarisadministratiesoftware voor ondernemingen een betere keuze?
- Op welke punten schiet het huidige HR-systeem of -proces tekort? (Proces in kaart brengen kan hierbij helpen)
- Wat zijn de meest voorkomende klachten over de salarisadministratie?
- Hoe past nieuwe software die je aanschaft in je HR-technologiestack?
- Wat zijn het beleid en de wettelijke vereisten van je bedrijf met betrekking tot gegevensbeveiliging, diversiteit onder leveranciers, leverancierscontracten enzovoort?
- Hoe digitaal vaardig is je team? De software die je kiest mag niet complexer zijn om in te stellen en te gebruiken dan je team aankan.
- Wat is je budget?
- Welk rendement op de investering (ROI) verwacht je te behalen?
Door deze vragen te stellen, bepaal je precies wat je nodig hebt van je HR-software, inclusief het subtype salarisadministratiesoftware dat je waarschijnlijk het meest nodig hebt.
Vraag input van je belanghebbenden (IT en financiën zijn altijd nuttig) en gebruik hun feedback om gebruiksscenario's op te stellen en een matrix te maken waarin je vergelijkt wat belangrijk is voor elke groep belanghebbenden.
Je kunt nu het gesprek met leveranciers leiden en hun een lijst geven met essentiële en aanvullende functies voor elke gebruiker.
Stap twee: Leveranciers onderzoeken
Het is tijd om marktonderzoek te doen en vertrouwd te raken met de toonaangevende salarisadministratiebedrijven voor jouw situatie. Talloze websites (zoals wij!) stellen lijsten samen van de beste softwarekeuzes voor verschillende behoeften en situaties.
Teams die bijvoorbeeld overal toegang willen tot de app of browser, kunnen online salarisadministratiesoftware vergelijken, terwijl teams die menselijke fouten en administratieve lasten willen verminderen, geautomatiseerde salarisadministratietools kunnen overwegen.
Als je de salarisadministratie volledig uitbesteedt, onderzoek je daarentegen een geheel andere reeks opties van salarisadministratieleveranciers. Er zijn voor- en nadelen aan het uitbesteden van de salarisadministratie aan een extern bedrijf die je moet begrijpen.
Neem de tijd om de website van elke leverancier te bestuderen en noteer eventuele vragen die opkomen. Zijn er casestudy's en beoordelingen die het belangrijkste gebruik of verkoopargument van het hulpmiddel aantonen?
Je kunt ook deelnemen aan onlinegemeenschappen of je netwerk raadplegen voor aanbevelingen.
Enkele leverancierspecifieke vragen om te stellen:
- Welke leveranciers zijn het beste voor jouw situatie?
- Welke behoren tot de best beoordeelde leveranciers in hun categorie?
- Wat is de best beoordeelde functie van elk hulpmiddel?
- Is het hulpmiddel geschikt voor kleine en middelgrote bedrijven, of is het meer gericht op gebruik door grote ondernemingen?
- Wat zeggen klantbeoordelingen en getuigenissen? Wat zijn de meest genoemde voordelen en nadelen?
- Welke inwerkbegeleiding, training, ondersteuning en andere hulpmiddelen biedt de leverancier?
- Is er uitgebreide documentatie beschikbaar?
- Voldoen de functies van het hulpmiddel aan jouw behoeften?
- Kan de software worden geïntegreerd met de HR-tools die je al gebruikt?
- Is de gebruikersinterface visueel aantrekkelijk?
- Is de gebruikerservaring positief?
- Is het hulpmiddel intuïtief te navigeren en eenvoudig te gebruiken?
- Is dit hulpmiddel te eenvoudig of te complex voor jouw behoeften op het gebied van personeelsbeheer?
- Biedt het hulpmiddel de flexibiliteit of aanpasbaarheid die je nodig hebt?
- Biedt het hulpmiddel robuuste beveiligingsnormen en voldoet het aan regelgeving en beste praktijken op het gebied van gegevensprivacy? Is er een optie voor installatie op eigen locatie beschikbaar?
- Past de prijs binnen je budget? Is de prijsstelling duidelijk?
- Is de prijs gerechtvaardigd op basis van de mogelijkheden van de software? Zijn bepaalde belangrijke functies alleen beschikbaar in duurdere prijsniveaus?
- Biedt het hulpmiddel een demonstratie of gratis proefperiode?
Stap drie: Een selectie maken en contact opnemen
Nu je enkele waarschijnlijke leveranciers hebt geïdentificeerd, is het tijd om wat dieper te graven en enkele demonstratiegesprekken in te plannen.
- Stuur elke leverancier een verzoek om informatie (RFI), zodat je jouw opties op elk punt kunt vergelijken
- Als je echt grondig te werk wilt gaan, stuur dan elk van de leveranciers in je selectie een verzoek om een voorstel (RFP). Dit bevat belangrijke informatie over je bedrijf, jouw specifieke behoeften, een vragenlijst voor de leverancier en eventuele specifieke regels voor het indienen van het voorstel waaraan de leverancier zich moet houden, zoals indieningsdeadlines.
- Plan een gesprek met hun verkoopmedewerker en neem je vragen door.
Deze gesprekken, waarin idealiter demonstraties van het product in actie worden gegeven, helpen je ook een indruk te krijgen van de leverancier en van de vraag of je een goed partnerschap kunt aangaan.
Gebruik dit handige evaluatiesjabloon om leveranciers te helpen vergelijken.
Stap vier: Stel de zakelijke onderbouwing op
Nu je alle bovenstaande gegevens hebt verzameld, is het tijd om je zakelijke onderbouwing op te stellen. Dit hoeft geen document van 10 pagina's te zijn; het kan zo eenvoudig zijn als een memo van één pagina (want wie heeft er sowieso tijd om 10 pagina's te lezen?).
Besluitvormers zoeken antwoorden op de volgende vragen:
- Hoeveel kost het?
- Welke knelpunten lost de software op?
- Wat gebeurt er als we niet in de software investeren?
- Hoe lang duurt de implementatie?
- Waarom moeten we nu investeren?
- Wat is de ROI van het implementeren van deze software?
Misschien weet je het antwoord op de kostenkwestie nog niet; goedkeuring vragen in deze fase bereidt je echter voor op succes.
Hier is een sjabloon voor een zakelijke onderbouwing dat je kunt gebruiken voor geautomatiseerde salarissoftware:
- Managementsamenvatting: Een kort overzicht van het voorstel, de belangrijkste voordelen van salarissoftware en de conclusies.
- Huidige situatie en probleemstelling: Beschrijving van de huidige situatie en de specifieke uitdagingen of problemen die worden aangepakt.
- Voorgestelde oplossing en voordelen: Gedetailleerde beschrijving van de voorgestelde oplossing en de verwachte voordelen, inclusief een kosten-batenanalyse.
- Implementatieplan en risicobeoordeling: Stapsgewijze implementatiestrategie, tijdlijn en een samenvatting van mogelijke risico's met plannen om deze te beperken.
- Conclusie en aanbevelingen: Een beknopte samenvatting van de zakelijke onderbouwing met definitieve aanbevelingen voor besluitvormers.
Stap vijf: Implementeer de oplossing en begeleid medewerkers bij de ingebruikname
Zorg ervoor dat belanghebbenden op de hoogte zijn van je nieuwe oplossing en vertrouwen hebben in het gebruik ervan.
De belangrijkste reden waarom bedrijven geen ROI zien op softwareaankopen, is dat ze de implementatie van salarissoftware niet goed uitvoeren en hun gloednieuwe tool niet naar behoren integreren in de dagelijkse werkzaamheden.
Effectief verandermanagement is cruciaal. Om je nieuwe software te gebruiken, moeten medewerkers begrijpen welke voordelen deze voor hen heeft (bijvoorbeeld hoe de software hen tijd bespaart en hoe hun PTO-verzoeken sneller worden goedgekeurd) en weten hoe ze ermee moeten werken.
Hier zijn enkele tips die hierbij kunnen helpen:
- Communiceer duidelijk dat je het nieuwe systeem gaat invoeren en wat dit voor medewerkers betekent. Nodig medewerkers uit om vragen te stellen.
- Maak gebruik van eventuele begeleiding bij de ingebruikname en training die de leverancier van de salarissoftware aanbiedt en maak het verplicht voor medewerkers om deze training binnen een realistische termijn te voltooien.
- Wijs iemand aan die verantwoordelijk is voor het leiden van de implementatie en als aanspreekpunt fungeert voor eventuele vragen (en feedback) van medewerkers.
- Informeer medewerkers over beschikbare zelfbedieningsbronnen en zorg ervoor dat ze weten hoe ze een supportticket kunnen indienen als ze problemen ondervinden.
Wat nu?
Als je momenteel onderzoekt hoe je salarissoftware kiest, neem dan contact op met een SoftwareSelect-adviseur voor gratis aanbevelingen.
Je vult een formulier in en hebt een kort gesprek waarin zij ingaan op de specifieke kenmerken van jouw behoeften. Vervolgens ontvang je een shortlist van software om te beoordelen. Ze begeleiden je zelfs tijdens het volledige aankoopproces, inclusief prijsonderhandelingen.