Software voor personeelsbeheer: typen & belangrijkste functies

Wat is workforcebeheer?

Workforcebeheer (WFM) verwijst naar het strategisch toewijzen, volgen en optimaliseren van de belangrijkste hulpbron van een organisatie: haar mensen. 

Succesvol workforcebeheer zorgt ervoor dat de juiste medewerkers—met de juiste vaardigheden—op het juiste moment beschikbaar zijn om aan de vereisten van hun functies te voldoen.

Hoewel elke organisatie haar eigen prioriteiten heeft, is efficiënt gebruik van middelen een doel dat de meeste bedrijven delen.  

Waarom is workforcebeheer belangrijk?

Of je werkplek nu een gevestigde bedrijfsomgeving, een groeiende start-up of een bedrijf met ploegendienstmedewerkers is, workforcebeheer is een onmisbaar onderdeel van je bedrijfsmanagementstrategie.

Effectief workforcebeheer, ondersteund door software voor workforceoptimalisatie, helpt organisaties hun personeelsbestand zo productief en kosteneffectief mogelijk te houden.

Inconsistent personeelsbeleid en onvoldoende handhaving van dit beleid kunnen leiden tot uitdagingen, zoals:

• Personeelstekorten
• Overtollige medewerkers
• Onvoldoende gekwalificeerde medewerkers
• Hogere projectkosten
• Vertraagde projectoplevering 
• Overtredingen van regelgeving
• Vermijdbare overuren
• Incidenten op het gebied van arbeidsveiligheid 
• Medewerkers met een lage betrokkenheid
• Lage medewerkerstevredenheid of burn-out
• Hoog personeelsverloop.

Daarom is personeelsplanning een cruciaal aspect van talentmanagement, dat HR-professionals helpt om:

• De productiviteit van medewerkers te optimaliseren
• Ervoor te zorgen dat projecten efficiënt van middelen worden voorzien 
• Prestatiemanagement te stroomlijnen
• Medewerkers waar nodig bij te scholen
• Personeelsuitdagingen vroegtijdig aan te pakken
• Een nauwkeurig beeld van arbeidskosten te krijgen 
• Organisatorische risico's te verminderen 
• De veiligheid op de werkplek te bevorderen
• Te voldoen aan arbeidswetgeving en -regelgeving
• Initiatieven voor opvolgingsplanning te implementeren
• De betrokkenheid van medewerkers te verbeteren en het personeelsverloop te verminderen.

Het workforcebeheerproces

In de kern houdt het workforcebeheerproces in dat de belangrijkste strategische prioriteiten van de organisatie worden vastgesteld en dat middelen dienovereenkomstig worden toegewezen. Dit vereist het voorzien van mogelijke uitdagingen op het gebied van personeelszaken en het nemen van maatregelen om efficiënt te blijven en aansprakelijkheden te voorkomen. 

Het workforcebeheerproces omvat taken zoals:

• Strategische afstemming
• Vraagvoorspelling 
• Werknemersplanning
• Tijdregistratie 
• Aanwezigheidsregistratie
• Gegevensanalyse
• Werknemersautonomie
• Vaardighedenbeheer
• Ticketing voor HR-verzoeken
• Salarisadministratie
• Projectafbakening en budgettering 
• Taakbeheer.

Er valt veel te behandelen! 

Het goede nieuws is dat dit allemaal kan worden gestroomlijnd en geautomatiseerd met behulp van software voor personeelsbeheer. 

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Wat is software voor personeelsbeheer?

Een softwareoplossing voor personeelsbeheer (WFM) is een hulpmiddel waarmee organisaties hun personeelsbeleid kunnen organiseren en veel van de taken en processen in hun personeelsbeheersysteem kunnen automatiseren. 

Hierdoor kunnen HR-professionals hun personeel effectiever inzetten, de tijd van werknemers productiever beheren en uiteindelijk hun organisatiedoelstellingen met minder gedoe behalen.   

Wat zijn de voordelen van software voor personeelsbeheer?

Enkele belangrijke voordelen van software voor personeelsbeheer zijn dat het management gemakkelijker planningen kan stroomlijnen, aanwezigheid en tijdregistratie kan beheren, productiviteit kan volgen, prestatiebeheer kan optimaliseren, salarisverwerkingen kan uitvoeren, naleving van regelgeving kan waarborgen en de veiligheid van werknemers kan bevorderen. 

Wanneer de juiste oplossing voor personeelsbeheer effectief wordt geïmplementeerd en gebruikt, kan deze werkgevers helpen om:

• Handmatige taken te automatiseren om tijd te besparen, knelpunten weg te nemen en fouten te verminderen.
• Nauwkeurige, actuele personeelsgegevens te verzamelen en betere beslissingen te nemen op basis van realtimegegevensanalyse.
• Omnichannel-personeelsbeheer te implementeren om je hybride of mobiele personeelsbestand betere toegang te bieden. 
• De efficiëntie tussen teams te verbeteren om samenwerking en werknemersbetrokkenheid te bevorderen, terwijl silo's worden weggenomen en dubbel werk wordt verminderd.
• Operationele kosten te verlagen (voortkomend uit overbezetting, overmatig overwerk en uitbesteding) door nauwkeurigere prognoses en toewijzing van middelen. Geavanceerde WFM-oplossingen werken budgetten zelfs bij op basis van wijzigingen in de planning.
• De klantervaring te optimaliseren door routering op basis van vaardigheden, waarbij klanten worden gekoppeld aan de juiste contactcenterexpert
• De administratieve werklast te spreiden via zelfbedieningsportalen voor managers en werknemers die gebruikers toegang geven tot bepaalde functies

• De nauwkeurigheid van de salarisadministratie te verbeteren door tijdregistratie, betaald verlof, geregistreerd overwerk enzovoort automatisch met elkaar te vergelijken, waardoor gevallen van menselijke fouten door handmatige gegevensinvoer en berekeningen worden verminderd. 
• Planningsproblemen proactief te signaleren en aan te pakken door realtimegegevens over personeelsplanning te raadplegen en aanpassingen te maken om problemen zoals onderbezetting te voorkomen. Met de beste software voor personeelsbeheer kunnen managers zelfs slimme planningen maken door te filteren op afdeling, project, functie of locatie.
• Nauwkeurige en gedetailleerde gegevens bij te houden die helpen om naleving van regelgeving aan te tonen in geval van een audit. 

Welke soorten software voor personeelsbeheer zijn er?

Er bestaat een breed scala aan verschillende WFM-softwaretools. Sommige zijn zelfstandige producten die een of meer van de onderstaande functies bieden, terwijl andere een meer holistische, geïntegreerde oplossing bieden.

• Planningssoftware
• Software voor aanwezigheidsregistratie
• Projectbeheer (Kanban enzovoort) en communicatietools
• Tijdregistratiesoftware
• Oplossingen voor verzuimbeheer
• Salarissoftware
• Tools voor werknemersbetrokkenheid
• Tools voor klantrelatiebeheer
• Oplossingen voor ticketing van klantenservice en ondersteuning
• Software voor het registreren van veiligheidsincidenten op de werkplek.

Grote organisaties hebben mogelijk software voor personeelsbeheer voor ondernemingen nodig die is ontworpen om deze functies te coördineren binnen complexe of verspreid werkende personeelsbestanden.

Wat zijn de belangrijkste functies van software voor personeelsbeheer?

De beste oplossingen voor software voor personeelsbeheer stellen moderne bedrijven in staat om alle activiteiten te organiseren en bij te houden die nodig zijn om een efficiënt bemand, kosteneffectief en productief personeelsbestand te onderhouden. 

Er zijn verschillende opties voor de prijzen van software voor personeelsbeheer die toegang geven tot meer gebruikers en/of verschillende functies.

Hieronder staan enkele belangrijke functies waar je op moet letten bij het kiezen van software voor personeelsbeheer.

Prognose van personeelsbehoeften

Een degelijke WFM-oplossing moet je helpen trends te herkennen en factoren te voorspellen die van invloed zijn op de personeelsbehoefte en beschikbaarheid, zoals veranderende projectplanningen, seizoensgebonden veranderingen in de beschikbaarheid van werknemers, schommelingen in de vraag van consumenten/klanten en meer. Door op deze scenario’s te anticiperen, kun je personeelsbudgetten beter plannen en medewerkers efficiënter inzetten. 

Slimme planning

Elke personeelsbeheertool die zijn geld waard is, moet intelligente planningsmogelijkheden bevatten waarmee managers medewerkers voor diensten of projecten kunnen selecteren op basis van criteria zoals beschikbaarheid, vaardigheden, kosten, ervaring, voorkeur, locatie en meer. Tools voor dienstplanning moeten medewerkers ook toegang geven tot selfservice, zodat zij onderling diensten kunnen ruilen en een volledige bezetting van alle diensten kunnen garanderen. Sommige tools bevatten mogelijk ook functies waarin AI voor personeelsbeheer en planning wordt geïntegreerd.

Tijdregistratie

Een tool voor personeelsbeheer moet beschikken over mogelijkheden voor tijdregistratie of kunnen integreren met apparaten en tools voor tijdregistratie, zoals toegangsscanners, cloudgebaseerde tijdregistratiesoftware, kiosken, verkooppuntapparaten (POS), mobiele apps of online urenstaten, om tijdregistratiegegevens vast te leggen en deze automatisch te verwerken voor een nauwkeurige salarisadministratie. Een ander voordeel van tijdregistratiesoftware zijn meldingen over overuren. Dit is een andere nuttige functie die werkgevers meer controle geeft over de goedkeuring en toewijzing van overuren.

Beheer van aanwezigheid en afwezigheid

Software voor personeelsbeheer moet de aanwezigheid van medewerkers bijhouden, goedkeuringen van verlofaanvragen automatiseren en het ziekteverzuim van medewerkers afstemmen op het bedrijfsbeleid rond verlof (zoals betaald verlof (PTO)) en overheidsvoorschriften.   

Gegevensanalyse en rapportage

De meeste tools voor personeelsbeheer geven gebruikers via aanpasbare dashboards in realtime inzicht in personeelsgegevens. Hierdoor kunnen potentiële problemen met de planning of personeelsbezetting eenvoudig worden gesignaleerd en opgelost voordat ze daadwerkelijk problemen worden.

De beste tools voor personeelsbeheer en personeelsanalyse stellen gebruikers ook in staat om rapporten te genereren met specifieke parameters. Dit verbetert de bedrijfsinformatie en personeelsplanning door historische gegevens te analyseren. 

Mobiel personeelsbeheer

WFM-tools die toegang via mobiele apparaten bieden maken het eenvoudiger om onderweg planningen te beheren en diensten in te vullen, zodat ook in noodsituaties een optimale personeelsbezetting kan worden gegarandeerd. Dit zijn slechts enkele van de vele voordelen van software voor mobiel personeelsbeheer.

Selfservice voor medewerkers 

Je suite of tool voor personeelsbeheer moet idealiter een selfserviceportaal voor medewerkers bieden waarmee medewerkers waar mogelijk snel hun eigen gegevens kunnen invoeren. Zo komt er tijd vrij voor HR en worden fouten verminderd. 

Krachtige integraties met bedrijfstools

Welke WFM-oplossing je ook kiest, deze moet goed kunnen samenwerken met de HR-software en bedrijfstools die je organisatie al gebruikt. Dit is vooral belangrijk als je geen holistische suite voor personeelsbeheer hebt en verschillende gespecialiseerde tools gebruikt.

De juiste software maakt het implementeren, volgen en verbeteren van je systeem voor personeelsbeheer veel efficiënter en lonender. 

Een tevreden personeelsbestand is de sleutel tot een succesvol bedrijf

Effectief personeelsbeheer is erop gericht medewerkers tevreden te houden en tegelijkertijd aan de strategische behoeften van je bedrijf te voldoen.

Bedrijven die dit aspect van hun bedrijfsvoering goed aanpakken, zullen efficiënter, innovatiever en veerkrachtiger zijn.

Technologie wordt aangeraden voor alle bedrijven, behalve de kleinste. Bekijk om je op weg te helpen onze shortlist van de beste software voor personeelsbeheer en onze aanbevelingen voor software voor tijd- en aanwezigheidsregistratie om de tijd en aanwezigheid van je personeel effectief te beheren en te optimaliseren.

Gerelateerd artikel: De beste software voor verlofbeheer om PTO bij te houden