Budowanie działu HR: przewodnik krok po kroku

• Rekrutację
• Wdrażanie nowych pracowników
• Naukę i rozwój
• Tworzenie i aktualizowanie polityk firmy
• Przetwarzanie listy płac (czasami)
• Prowadzenie dokumentacji pracowników
• Wynagrodzenia i świadczenia
• Zarządzanie wynikami pracy
• Relacje z pracownikami i stosunki pracy
• Etykę i zgodność z prawem
• Doradzanie w zakresie strategii zatrzymywania pracowników
• Proces zakończenia współpracy z pracownikiem.

Ostatecznie strategicznie dopasowany dział HR zwiększy Twoją efektywność i pomoże zapewnić odpowiednie talenty do realizacji celów organizacji (a także zagwarantuje im wszystko, czego potrzebują, aby odnieść sukces).

Jeśli talenty są siłą napędową Twojej organizacji, zasoby ludzkie są niczym Twój hematolog!

Jeśli więc dopiero zaczynasz lub chcesz udoskonalić istniejący dział HR, oto jak możesz do tego podejść.

Przewodnik krok po kroku dotyczący budowania działu HR

1. Określ dokładnie swoje potrzeby
2. Oceń obecny stan HR w swojej organizacji
3. Zatrudnij osoby na najważniejsze stanowiska
4. Usystematyzuj dokumentację pracowników
5. Sformalizuj podstawowe polityki HR
6. Opracuj podstawowe procesy rekrutacji i wdrażania pracowników
7. Ustal i udokumentuj wynagrodzenia pracowników
8. Oceń swoją infrastrukturę technologiczną
9. Oceń procedury dotyczące zgodności z przepisami
10. Opracuj podręcznik pracownika
11. Ustal swój plan L&D

1. Określ dokładnie swoje potrzeby

Niezależnie od tego, na jakim jesteś etapie, dobrą praktyką jest najpierw dokładne zrozumienie swoich bieżących potrzeb oraz tego, jak dział HR może pomóc Ci w osiąganiu celów w przyszłości.

Powszechnie uważa się, że potrzebujesz co najmniej 1 osoby w HR na 100 pracowników, ale ostatecznie zależy to od potrzeb Twojej organizacji.

Jeśli dopiero zaczynasz, zalecam zatrudnienie co najmniej jednego doświadczonego generalisty HR, który może budować procesy, tworzyć polityki, pomagać w zachowaniu zgodności z przepisami oraz pomóc Ci samodzielnie przetwarzać listę płac.

Następnie prawdopodobnie przyjdzie kolej na rekrutera specjalizującego się w Twojej branży.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

2. Oceń obecny stan HR w swojej organizacji

Jeśli Twoja firma ma już dział HR i chcesz go rozbudować, zacznij od oceny obowiązujących obecnie polityk, inicjatyw, procedur i strategii.

Oceń poniższe obowiązki HR i ich realizację w skali od 1 do 10.

• Wdrażanie polityk
• Planowanie zasobów ludzkich
• Rekrutacja
• Obowiązki administracyjne, np. naliczanie wynagrodzeń
• Ocena wyników pracy
• Zarządzanie programem wynagrodzeń
• Uczenie się i rozwój pracowników
• Planowanie kariery
• Ocena funkcjonowania pracowników
• Relacje z interesariuszami i stosunki pracy
• Zgodność działań HR z przepisami
• Zaangażowanie pracowników i komunikacja
• Zdrowie i bezpieczeństwo pracowników
• Zdrowie i dobrostan pracowników.

Następnie przeprowadź analizę luk kompetencyjnych, aby dokładnie zrozumieć role, stanowiska i luki kompetencyjne.

Wnioski uzyskane w ramach tego procesu pomogą określić, ilu pracowników powinien zatrudnić nowy dział HR i jakie wymagania powinni oni spełniać.

3. Zatrudnij osoby na najważniejsze stanowiska

Teraz, gdy znasz już priorytety swojej firmy i posiadane kompetencje, nadszedł czas, aby zająć się wszelkimi lukami kompetencyjnymi.

Jeśli na przykład zajmujesz się głównie rekrutacją specjalistów z branży inżynieryjnej, rekruter techniczny prawdopodobnie wniesie największą wartość do tego naboru.

Oprócz typowych kompetencji (zgodność z przepisami, rekrutacja itp.) podczas procesu rekrutacyjnego warto zwrócić uwagę na następujące kluczowe kompetencje z zakresu zasobów ludzkich, o których możesz nie pomyśleć:

• Znajomość biznesu
• Analityka danych i raportowanie
• Budowanie sieci kontaktów
• Coaching.

4. Usystematyzuj dokumentację pracowników i opracuj proces jej przechowywania

Teraz, gdy masz już odpowiednie kompetencje, nadszedł czas, aby zacząć tworzyć procesy i uporządkować wszystkie sprawy.

Każdy pracownik będzie potrzebował akt osobowych. W przeszłości dokumentacja ta miała formę papierową, ale obecnie większość firm przechowuje dokumentację cyfrową w systemie HRIS/HRMS lub podobnym.

Poniższe przykłady przedstawiają niektóre z dokumentów HR, które powinieneś mieć i które ułatwią działowi HR wykonywanie jego zadań:

• Dokumenty rekrutacyjne
• Formularz potwierdzający uprawnienia pracownika
• Dokumenty dotyczące wynagrodzeń
• Dokumentacja wyników pracy pracownika
• Dokumentacja rozwiązania stosunku pracy 
• Dokumentacja ukończenia szkoleń i programów rozwoju przez pracownika
• Dokumenty dotyczące działań dyscyplinarnych.

Każdy dział HR powinien przechowywać te dokumenty i zapewniać do nich łatwy dostęp. Możesz omówić tę kwestię z liderami zespołów i kierownikami liniowymi oraz zebrać wystarczającą ilość danych, aby stworzyć podstawową bazę.

Konieczna jest również współpraca z działem IT w celu opracowania internetowego systemu przechowywania dokumentacji pracowników. Zapewnia to dostępność danych i ich prywatność. System informacji o pracownikach może pomóc scentralizować tę dokumentację oraz uporządkować i zapewnić dostęp do informacji o pracownikach.

5. Sformalizuj podstawowe polityki HR

Możliwe, że zaczynasz bez żadnych informacji lub masz ograniczone dane dotyczące polityk, których powinien przestrzegać Twój dział HR. 

Poniższe elementy powinny stanowić punkt wyjścia, ale możesz dodać kolejne w miarę rozwoju firmy i wzrostu potrzeb rekrutacyjnych.

• Frekwencja pracowników
• Godziny pracy
• Rekrutacja
• Zarządzanie wydajnością pracowników
• Nadgodziny pracowników
• Rozwiązanie stosunku pracy z pracownikiem
• Procedury urlopowe
• Sukcesja pracowników
• Polityka niedyskryminacji
• Postępowanie pracowników
• Prywatność i poufność danych
• Okres próbny
• Polityka ochrony zdrowia i bezpieczeństwa w miejscu pracy
• Polityka dotycząca substancji nielegalnych

Z czasem możesz zdać sobie sprawę, że dwie lub więcej polityk można połączyć w jedną. Zasadniczo powinny one zawsze być zwięzłe, łatwe do zrozumienia i dostępne dla wszystkich pracowników.

Skorzystaj z naszej listy przykładów polityk HR, aby pomóc sobie w opracowaniu i aktualizacji własnych.

6. Opracuj podstawowe procesy rekrutacji i wdrażania

Musisz wdrożyć formalny proces rekrutacji. Większość procesów selekcji obejmuje te same siedem podstawowych kroków: 

1. Przyjmowanie aplikacji o pracę / wyszukiwanie kandydatów
2. Wstępna selekcja i wybór kandydatów
3. Przeprowadzanie rozmów kwalifikacyjnych
4. Tworzenie krótkiej listy najlepszych kandydatów
5. Weryfikacja przeszłości i referencji
6. Wybór najlepiej dopasowanego kandydata do pracy
7. Złożenie oferty pracy.

Powinieneś również wiedzieć, kto będzie zaangażowany w każdy z tych kroków oraz z jakich dokumentów i narzędzi rekrutacyjnych będzie korzystać.

Weź pod uwagę pytania, które należy zadać, oraz dokumentację, którą należy zebrać na każdym etapie.

Następnym krokiem jest określenie procesu wdrażania i etapów, które powinny obejmować działy HR.

Powinny one na przykład wiedzieć, jak wygląda w Twojej firmie przygotowanie pracownika przed rozpoczęciem pracy, co dzieje się podczas pierwszego dnia wdrożenia, jaki zakres dokumentacji wymaganej od nowych pracowników należy przygotować oraz co jest obowiązkowe dla każdego w pierwszym tygodniu.

Ponadto zalecam, aby każdy nowy pracownik miał plan na 30, 60 i 90 dni, który pokieruje jego wdrażaniem.

7. Określ i udokumentuj wynagrodzenia oraz świadczenia pracownicze

Przeanalizuj strukturę wynagrodzeń i świadczeń pracowniczych oraz podejmij ostatnie kroki w kierunku jej sformalizowania. Weź pod uwagę następujące kwestie:

• Stawka godzinowa i wynagrodzenie pracownika
• Oszczędności emerytalne pracownika
• Ubezpieczenie zdrowotne
• Fundusz socjalny pracowników
• Płatny czas wolny
• Podwyżki i premie dla pracowników.

Możesz również wziąć pod uwagę różne zachęty finansowe, takie jak opcje na akcje, zwrot kosztów podróży, udział w zyskach, odzież pracownicza i pakiety relokacyjne. 

Nagrody dla pracowników nie muszą być również wyłącznie pieniężne. Możesz uwzględnić bardziej kompleksowe pakiety obejmujące rozwój zawodowy, zniżki firmowe, elastyczny grafik, wyrazy uznania dla pracowników oraz programy wyróżniania pracowników. 

Z czasem możesz analizować dane i zbierać opinie pracowników, aby dopracować całkowitą ofertę wynagrodzeń. Na początku najważniejsze jest zapewnienie podstawowej oferty. 

8. Oceń swoją infrastrukturę technologiczną

Twój dział HR skorzysta ze specjalistycznego oprogramowania HR dla małych firm, które zmniejszy obciążenie administracyjne i pomoże zautomatyzować procesy.

Może to być system śledzenia kandydatów, który pomoże usprawnić rekrutację, lub system zarządzania nauczaniem, który wesprze szkolenia i rozwój.

Korzyści z odpowiedniego oprogramowania HR obejmują łatwiejsze zarządzanie płacami, zarządzanie personelem, przechowywanie danych, zarządzanie wynikami pracy, weryfikację i śledzenie kandydatów, komunikację w zespole oraz naukę i rozwój.

Pamiętaj, że te technologie muszą być zgodne z prawem oraz odpowiadać potrzebom i problemom Twojej firmy i działu HR.

Inne przydatne narzędzia:

• Oprogramowanie do zarządzania personelem
• Oprogramowanie do wdrażania pracowników
• Oprogramowanie płacowe dla małych firm
• Oprogramowanie do sprawdzania referencji

9. Oceń procedury zapewniania zgodności z przepisami

Działy HR należą do kluczowych podmiotów odpowiedzialnych za dostosowanie działalności firmy do przepisów i wymogów prawa pracy.

Ułatw im pracę, oceniając wytyczne dotyczące zgodności z przepisami oraz obecnie stosowane praktyki. 

Porównaj istniejące zasady z najnowszymi regulacjami prawnymi i dostosuj lub wprowadź procedury, które zapewnią rekrutowanie pracowników i zarządzanie personelem zgodnie z prawem.

10. Opracuj podręcznik pracownika

Stwórz podręcznik pracownika, uwzględnij w nim podstawowe zasady dotyczące personelu i udostępnij go nowemu działowi HR oraz pracownikom.

Dokument ten powinien również zawierać informacje dotyczące kultury firmy, jej wizji, misji, kontekstu działalności, praw pracowników i ich obowiązków.

Możesz skorzystać z oprogramowania do tworzenia podręczników pracownika, aby pomóc sobie w stworzeniu i aktualizowaniu własnego dokumentu.

Aby nie przytłaczać nowo zatrudnionych osób zbyt dużą ilością informacji w pierwszym dniu pracy, wiele zespołów HR tworzy skrócone podręczniki pracownika dla nowych pracowników, zawierające tylko najważniejsze zasady.

11. Ustal plan nauki i rozwoju

Zespoły HR pomagają pracownikom zdobywać nowe umiejętności i wiedzę oraz rozwijać się zawodowo. 

Dlatego podczas tworzenia działu HR należy rozpocząć opracowywanie programu nauki i rozwoju (L&D).

Weź pod uwagę cele L&D, luki kompetencyjne w firmie oraz kompetencje niezbędne do osiągnięcia strategicznych celów biznesowych.

Porozmawiaj z pracownikami o ich ambicjach i zainteresowaniach, ponieważ pomoże Ci to wytyczyć ich ścieżki kariery.

Opracuj kompleksowe ramy szkoleniowe, obejmujące treści i materiały L&D.

Strategia nauki i rozwoju to świetna lektura, która pomoże Ci ją opracować.

Outsourcing czy własny dział?

Niektóre organizacje decydują się na outsourcing całości lub części funkcji związanych z zasobami ludzkimi. 

Outsourcing HR jest często rozważany na wczesnych etapach tworzenia zespołu HR. Czy w przypadku określonych funkcji powinniśmy skorzystać z usług organizacji zawodowego pracodawcy (PEO) lub firmy zajmującej się obsługą płac?

Odpowiedź zależy od doświadczenia i zakresu odpowiedzialności wewnętrznego zespołu HR, a także od strategii, celów i harmonogramu działalności firmy.

Jeśli na przykład planujesz zatrudniać pracowników z zagranicy, prawdopodobnie dobrym pomysłem będzie zrozumienie, jak może pomóc pracodawca formalny (EOR).

Czasami mogą pojawić się ograniczenia budżetowe. W takim przypadku możesz zaangażować partnera outsourcingowego HR, który wesprze Cię w różnych funkcjach stanowiących po prostu część usługi lub produktu.

Dobrym przykładem jest zaangażowanie brokera świadczeń pracowniczych, który działa jako rozszerzenie funkcji związanej ze świadczeniami.

Budowa działu HR przyniesie korzyści

Tworzenie zespołu HR to ekscytujące i wymagające przedsięwzięcie, które pomoże Twojej firmie rozwijać się i osiągać lepsze wyniki.

Nawet jeśli jesteś małą firmą lub start-upem na wczesnym etapie rozwoju, posiadanie działu HR przyniesie korzyści, pomagając Ci zachować zgodność z przepisami, zapewniając zaspokojenie potrzeb kadrowych i wspierając rozwój godnej pozazdroszczenia marki pracodawcy.

Jeśli rozważasz outsourcing, zapoznaj się z naszym wyborem najlepszych PEO i najlepszych EOR, aby łatwiej rozpocząć działania.

Kilka przydatnych artykułów, które pomogą Ci w tej podróży:

• Jak podejść do zarządzania zasobami ludzkimi w MŚP
• Najlepsze praktyki HR