Doskonalenie procesów HR: proces w 4 krokach
Usprawnianie procesów — ulubione zajęcie każdego specjalisty HR, prawda?
Może nie dla większości z nas, ale wdrożenie procesów pomaga zapewnić prawidłową i sprawną realizację zadań, tworząc lepsze doświadczenia dla wszystkich i uwalniając czas, który można przeznaczyć na ciekawsze, strategiczne działania.
Rola HR w małych firmach i dużych przedsiębiorstwach obejmuje wdrażanie uporządkowanych procesów, które zapewniają zgodność z przepisami i poprawiają efektywność operacyjną.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Twoja funkcja HR prawdopodobnie obejmuje więcej niż kilka procesów, które można usprawnić. Dzięki strategicznemu zarządzaniu zasobami ludzkimi organizacje mogą usprawniać procesy HR, aby lepiej reagowały na potrzeby pracowników i organizacji.
Schemat usprawniania procesów HR
Procesy HR obejmują szeroki zakres działań — od rekrutacji i wdrażania nowych pracowników po rozwój pracowników i zarządzanie wydajnością.
Aby zachować konkurencyjność i efektywność, firmy muszą stale dążyć do ulepszania swoich procesów HR. Usprawnianie procesów HR jest łatwe dzięki chmurowym narzędziom HR, które zapewniają płynniejszy przebieg pracy i lepszy dostęp do danych.
Odkryłem, że największą przeszkodą w usprawnianiu procesów jest rozpoczęcie pracy — może się to wydawać zadaniem nie do pokonania! Podzielenie go na osobne kroki sprawia, że staje się ono znacznie łatwiejsze do zrealizowania.
Krok pierwszy: Ocena obecnych procesów
Trudno coś usprawnić, jeśli nie rozumie się tego w pełni. Może to być czasochłonne — uprzedzę o tym od razu — ale zazwyczaj ten krok trzeba wykonać tylko raz.
Pierwszym krokiem jest ocena przepływów pracy i zadań oraz ustalenie, co zostało udokumentowane, kto jest za to odpowiedzialny i kiedy proces był ostatnio weryfikowany. Czy dział HR odpowiada za listę płac i uczenie się oraz rozwój, czy zajmuje się tym inny dział w Twojej firmie?
Przykładowo, w poprzednim dziale HR, w którym pracowałem, mieliśmy dużą liczbę udokumentowanych procesów, ale odkryliśmy, że były przechowywane w różnych miejscach i znajdowały się w różnym stopniu aktualności.
Następnie możesz przeanalizować swoje metryki HR, aby zidentyfikować obszary budzące obawy w odniesieniu do każdego procesu, np. nieprawidłową liczbę pracowników, błędy na liście płac lub długi czas rekrutacji.
Pod koniec tego kroku będziesz mieć spis procesów, które można usprawnić.
Krok drugi: Ustalanie priorytetów
Nie będziesz w stanie zająć się wszystkim naraz, dlatego ważne jest krytyczne podejście do wyboru procesów, nad którymi chcesz pracować w pierwszej kolejności. Jest to szczególnie istotne w przypadku systemów HR dla małych firm, które muszą radzić sobie z ograniczonym czasem, zasobami i budżetem.
Być może osiągnięcie kilku wczesnych, łatwych sukcesów pozwoli uwolnić czas na realizację większych projektów. Być może masz poparcie kadry kierowniczej dla przeprowadzenia dużego projektu automatyzacji.
Wyznacz jasne i konkretne cele usprawnień, które są zgodne ze strategicznymi celami, inicjatywami i wartościami organizacji.
Na przykład najważniejszą wartością mojej firmy jest innowacyjność, ale nadal mamy kilka irytująco manualnych procesów HR.
Naszym celem jest stworzenie innowacyjnych doświadczeń HR, które zapewnią naszym pracownikom pozytywne postrzeganie funkcji HR. Udało nam się uzyskać poparcie kadry kierowniczej dla cyfrowej transformacji HR, automatyzując kilka kluczowych procesów i łącząc projekty z naszą wartością, jaką jest innowacyjność.
Ten krok nie ma uniwersalnego rozwiązania, dlatego musisz zdecydować, co sprawdzi się w Twojej organizacji przy dostępnych zasobach.
Krok trzeci: Stworzenie planu działania
Warto wyznaczyć realistyczny harmonogram realizacji i zalecam uwzględnienie kilku kontroli postępów.
Może to obejmować upraszczanie przepływów pracy, eliminowanie zbędnych kroków i automatyzację powtarzalnych zadań za pomocą określonego oprogramowania HR (więcej o tym kroku później).
Jeśli masz dostępne zasoby, przydzielenie odpowiedzialności i zakresu obowiązków umożliwi członkom zespołu zachowanie decyzyjności w ich procesach pracy.
Może być trudno to wszystko śledzić, dlatego pomocny będzie dokument projektu, do którego każdy będzie miał dostęp. W przypadku tego typu projektów lubię korzystać z SharePoint, ale dostępnych jest wiele narzędzi do zarządzania projektami.
W moim wcześniejszym przykładzie rozproszonej dokumentacji zdecydowaliśmy się umieścić wszystko w jednym centralnym miejscu zamiast w oddzielnych lokalizacjach, w których dokumenty były przechowywane, i wyznaczyliśmy sobie 6 miesięcy na zaktualizowanie każdego dokumentu.
Ten harmonogram był dla nas, jako małego zespołu HR, realistyczny i możliwy do zrealizowania. Raz w miesiącu odbywaliśmy krótkie, cykliczne spotkanie, aby sprawdzać postępy i wzajemnie rozliczać się z realizacji.
Krok czwarty: ciągłe doskonalenie
Ustanów system bieżącego monitorowania i oceny procesów HR. Zbieraj opinie pracowników i personelu HR, aby identyfikować problemy lub kolejne obszary wymagające doskonalenia.
Możesz na przykład wysłać pracownikom krótką ankietę po skontaktowaniu się przez nich z działem HR w określonych sprawach, aby uzyskać natychmiastową informację zwrotną, albo raz w roku wysłać zespołowi HR ankietę dotyczącą oczekiwanych usprawnień, aby zebrać bardziej kompleksowe pomysły na doskonalenie.
Zebrane opinie i dane możesz wykorzystać do ciągłego udoskonalania procesów HR.
Działy HR mogą optymalizować procesy, integrując platformy do zarządzania sprawami HR, aby szybciej rozwiązywać problemy.
6 przykładów doskonalenia procesów HR
Przyjrzyjmy się kilku przykładom typowych sposobów na usprawnienie procesów HR.
Automatyzuj przepływy pracy
Na etapie oceny prawdopodobnie zidentyfikujesz zadania manualne i powtarzalne, takie jak wprowadzanie danych, planowanie spotkań i wysyłanie rutynowych wiadomości e-mail.
Możesz zautomatyzować te procesy, tworząc stosy technologiczne HR (czyli na przykład system HRMS lub HRIS oraz narzędzia komunikacyjne), które automatyzują wiele z tych procesów i umożliwiają przepływ danych między różnymi aplikacjami i funkcjami.
Cyfryzuj proces wdrażania
Wdrażanie pracowników to powtarzalny proces, który w większości firm aż prosi się o aktualizację, a także jeden z najbardziej znaczących elementów doświadczenia pracownika na początku zatrudnienia.
Cyfryzuj proces wdrażania, udostępniając nowym pracownikom formularze elektroniczne, moduły szkoleniowe i zasoby firmy. Może to ograniczyć ilość dokumentacji papierowej, zaoszczędzić czas i zapewnić spójność procesu wdrażania wszystkich nowych pracowników.
Specjalistyczne oprogramowanie do wdrażania pracowników może bardzo ci w tym pomóc.
Usprawnij rekrutację
Jeśli proces rekrutacji nie został uwzględniony w twoim wykazie w kroku 1, powinien się w nim znaleźć. Jeśli jeszcze tego nie zrobiono, rozważ wdrożenie systemu śledzenia kandydatów (ATS) do zarządzania ofertami pracy, aplikacjami i komunikacją z kandydatami.
Oprogramowanie ATS może pomóc w wstępnej selekcji kandydatów, śledzeniu ich postępów, a nawet w tworzeniu lejka rekrutacyjnego dla stanowisk, na które trudno znaleźć pracowników. Wiele z tych programów może również dostarczać cennych wskaźników dotyczących procesu rekrutacji i doświadczeń kandydatów.
Zapewnij opcje samoobsługi
Specjaliści HR mogą poświęcać wiele niepotrzebnej energii na odpowiadanie na pytania i aktualizowanie informacji o pracownikach. Oto kilka sugestii, które mogą w tym pomóc:
Samoobsługa pracowników i menedżerów
Opcje samoobsługi pracowników i menedżerów mogą już znajdować się w Twoim oprogramowaniu HRIS.
Wykorzystaj narzędzia samoobsługi pracowników, aby zapewnić pracownikom dostęp do aktualizowania danych osobowych, przeglądania odcinków wypłaty, składania wniosków urlopowych i zapisywania się do świadczeń. Zmniejsza to obciążenie zespołu HR i daje pracownikom możliwość samodzielnego zarządzania własnymi informacjami.
Opcje samoobsługi menedżerów w systemie HRIS to kolejne miejsce, w którym można szukać usprawnień procesów. Mogą istnieć funkcje, które można łatwo włączyć dla menedżerów, aby mogli samodzielnie przetwarzać rutynowe zmiany dotyczące pracowników, takie jak wprowadzanie zmian w podległości służbowej i zatwierdzanie wniosków urlopowych.
Scentralizowana baza wiedzy
Utwórz scentralizowane repozytorium zasad i procedur HR, często zadawanych pytań oraz zasobów. Może to pomóc pracownikom i menedżerom znaleźć odpowiedzi na pytania bez konieczności bezpośredniego kontaktowania się z działem HR. Kluczowe jest zapewnienie łatwego wyszukiwania w tym repozytorium i dostępu do niego wszystkim pracownikom.
Dostępnych jest wiele rozwiązań intranetowych o różnym poziomie kosztów i nakładu pracy. Wiele platform HRIS również oferuje tę funkcję.
Elektroniczne zarządzanie dokumentami
Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, zacznij przechowywać dokumenty HR w formie cyfrowej w bezpiecznym systemie zarządzania dokumentami. Ułatwia to wyszukiwanie i udostępnianie dokumentów oraz danych pracowników, ograniczając potrzebę korzystania z dokumentacji papierowej.
Kalendarz zgodności i lista kontrolna na koniec roku
Wspomniałem nieco o kalendarzu zgodności w poprzednim artykule na temat zgodności HR i nie mogę go wystarczająco pochwalić.
Używany przeze mnie kalendarz jest połączony ze współdzielonym kalendarzem HR w Outlooku, a każdy element kalendarza jest powiązany z wydarzeniem w kalendarzu HR. Te przypomnienia „prosto przed oczy” dobrze sprawdzają się w mobilizowaniu do działań związanych ze zgodnością.
Wykorzystaj listę kontrolną na koniec roku, osadzając ją w kalendarzu zgodności. W ramach listy kontrolnej mojego zespołu na koniec roku przeglądamy dokumentację procesów i przeprowadzamy regularną konserwację.
Pozwala to na ciągłe doskonalenie bez konieczności ponownego wykonywania ogromnej pracy od podstaw, o czym wspomniałem powyżej w kroku 4.
Uwaga na marginesie: listy kontrolnej na koniec roku nie należy łączyć z innymi listami kontrolnymi procesów HR ani ich zastępować.
Wyzwania związane z doskonaleniem procesów HR
Choć w praktyce wszystko to brzmi dobrze, doskonalenie procesów HR prawdopodobnie nie będzie łatwe. Typowe wyzwania to:
- Opór przed zmianami: Pracownicy i menedżerowie mogą sprzeciwiać się zmianom z powodu strachu przed nieznanym, przyzwyczajenia do obecnych procesów lub sceptycyzmu co do korzyści płynących z nowych systemów. Dlatego każda duża zmiana wymaga odpowiedniego planu zarządzania zmianą i strategii komunikacji.
- Brak jasnej wizji: Bez dobrze zdefiniowanego celu i strategii usprawnienia procesów HR mogą stracić ukierunkowanie, prowadząc do marnowania wysiłku i zasobów.
- Ograniczone zasoby: Ograniczenia budżetowe, niewystarczająca liczba pracowników i nieadekwatne narzędzia technologiczne mogą utrudniać wdrażanie nowych procesów HR. Dlatego ważne jest skuteczne ustalanie priorytetów i wyznaczanie realistycznych terminów. Usprawnianie procesów HR można rozpocząć od wdrożenia bezpłatnych rozwiązań HR do podstawowych zadań administracyjnych.
- Utrzymanie zgodności: Procesy HR muszą być zgodne z różnymi wymogami prawnymi i regulacyjnymi, a zapewnienie zgodności podczas wdrażania zmian może przysporzyć problemów.
- Skalowanie na całym świecie: Procesy HR mogą wymagać uwzględnienia różnych uwarunkowań lokalnych, zależnie od miejsca zatrudniania pracowników. Zaangażowanie międzynarodowych usług HR może zapewnić zoptymalizowane procesy odpowiednie zarówno dla zespołów lokalnych, jak i międzynarodowych
Najlepsze praktyki doskonalenia procesów HR
Na koniec, w świetle opisanych powyżej wyzwań, warto pamiętać o kilku najlepszych praktykach podczas doskonalenia procesów HR.
- Ustal jasne cele: Zdefiniuj konkretne, mierzalne, osiągalne, istotne i określone w czasie (SMART) cele procesu doskonalenia.
- Zaangażowanie pracowników: Zaangażuj pracowników na etapach planowania i wdrażania. Zbierz ich opinie i uwzględnij ich obawy, aby zwiększyć akceptację i ograniczyć opór wobec zmian.
- Otwarta komunikacja: Promuj otwartą i przejrzystą komunikację w zespole HR oraz w całej organizacji, aby skutecznie komunikować zmiany i zbierać opinie.
- Analiza porównawcza: Porównuj swoje procesy HR ze standardami branżowymi i najlepszymi praktykami. Wykorzystuj analizę porównawczą do identyfikowania luk i możliwości doskonalenia.
- Wskaźniki efektywności: Zdefiniuj i monitoruj kluczowe wskaźniki efektywności (KPI) dla swoich procesów HR
- Przyjmij podejście skoncentrowane na kliencie: Nowy sposób myślenia polega na traktowaniu operacji personalnych jak produktu, w którym pracownicy są traktowani jak klienci, a nacisk kładzie się na poprawę ich doświadczeń związanych z procesami HR. Sprawdź, co może poprawić ich doświadczenia — może to być integracja systemów, upraszczanie zadań lub ograniczenie liczby spotkań.
Kultura ciągłego doskonalenia
Doskonalenie procesów HR jest naturalnym elementem usprawniania funkcji zasobów ludzkich.
Stosując uporządkowane podejście obejmujące ocenę, analizę, przeprojektowanie i bieżące monitorowanie, możesz usprawnić procesy HR, obniżyć koszty, zwiększyć satysfakcję pracowników, a ostatecznie lepiej przyczynić się do realizacji strategicznych celów organizacji.
Budowanie kultury ciągłego doskonalenia w HR może prowadzić do długoterminowego sukcesu w dzisiejszym dynamicznym środowisku biznesowym i zapewnić pracownikom skuteczne doświadczenia związane z HR.
Dołącz do społeczności People Managing People
Aby dowiedzieć się więcej o doskonaleniu procesów HR i najlepszych praktykach zarządzania talentami, dołącz do naszej wspierającej społeczności liderów HR i biznesu, którzy dzielą się wiedzą, aby pomóc Ci rozwijać karierę i zwiększać wartość w swojej organizacji.
