Construir um departamento de RH é uma tarefa entusiasmante e desafiante que ajudará a sua empresa a crescer e a ter um melhor desempenho. Compreender o papel dos recursos humanos nas PME e nas grandes empresas é essencial para estruturar um departamento de RH eficaz de raiz.
Aqui explicarei as razões pelas quais um departamento de RH é importante e como criar um ou expandir o seu.
Porque é importante ter um departamento de RH?
Os departamentos de RH são responsáveis por muitas áreas, incluindo:
- Recrutamento
- Integração de novos colaboradores
- Aprendizagem e desenvolvimento
- Criação e atualização de políticas da empresa
- Processamento de salários (por vezes)
- Manutenção dos registos dos colaboradores
- Remuneração e benefícios
- Gestão do desempenho
- Relações com os colaboradores e laborais
- Ética e conformidade legal
- Consultoria sobre estratégias de retenção de colaboradores
- Saída de colaboradores.
Em última análise, um departamento de RH alinhado estrategicamente torná-lo-á mais eficiente e ajudará a garantir que o talento certo está presente para atingir os objetivos organizacionais (e que dispõe do necessário para ter sucesso).
Se o talento é o sangue vital da sua organização, então os recursos humanos são como o seu hematologista ou hematologistas!
Por isso, se está a começar ou precisa de melhorar o seu departamento de RH atual, eis como pode abordá-lo.
O seu guia passo a passo para criar um departamento de RH
- Clarifique as suas necessidades
- Avalie o estado atual dos RH na sua organização
- Contrate para as funções prioritárias
- Sistematize os registos dos colaboradores
- Formalize as suas políticas básicas de RH
- Desenvolva processos básicos de recrutamento e integração
- Defina e documente a remuneração dos colaboradores
- Avalie a sua infraestrutura tecnológica
- Avalie os protocolos de conformidade
- Desenvolva o manual dos colaboradores
- Estabeleça o seu plano de aprendizagem e desenvolvimento
1. Clarifique as suas necessidades
Independentemente da fase em que se encontra, é uma boa prática começar por compreender claramente quais são as suas necessidades imediatas e como um departamento de RH pode ajudá-lo a alcançar os seus objetivos no futuro.
Considera-se geralmente que precisa de pelo menos 1 profissional de RH por cada 100 colaboradores, mas, em última análise, isso depende das necessidades da sua organização.
Se está a começar, recomendo pelo menos um generalista de RH experiente que possa criar processos, redigir políticas, ajudá-lo a manter a conformidade e ajudá-lo a processar os salários por si próprio.
De seguida, provavelmente virá um recrutador especializado com experiência no seu setor.
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2. Avalie o estado atual dos RH na sua organização
Se a sua empresa já tem um departamento de RH e pretende expandi-lo, comece por avaliar as políticas, iniciativas, procedimentos e estratégias que tem atualmente em vigor.
Avalie as seguintes responsabilidades de RH e o seu desempenho numa escala de 1 a 10.
- Implementação de políticas
- Planeamento de recursos humanos
- Recrutamento
- Responsabilidades administrativas, por exemplo, processamento salarial
- Gestão do desempenho
- Gestão do programa de compensação
- Aprendizagem e desenvolvimento dos colaboradores
- Planeamento de carreira
- Avaliação das funções dos colaboradores
- Relações com as partes interessadas e relações laborais
- Conformidade de RH
- Envolvimento e comunicação dos colaboradores
- Saúde e segurança dos colaboradores
- Saúde e bem-estar dos colaboradores.
Em seguida, realize uma análise das lacunas de competências para obter uma compreensão clara das funções, dos cargos e das lacunas de competências.
Os conhecimentos que obterá com este processo ajudarão a determinar quantos colaboradores o seu novo departamento de RH deverá recrutar e que requisitos deverão cumprir.
3. Contrate para funções prioritárias
Agora que tem uma visão geral das prioridades da sua empresa e das competências já existentes, está na altura de colmatar quaisquer lacunas de competências.
Por exemplo, se recruta predominantemente talento de engenharia, é provável que um recrutador técnico acrescente o maior valor a esta contratação.
Além dos aspetos habituais (conformidade, recrutamento, etc.), seguem-se algumas competências de recursos humanos importantes a procurar durante o processo de contratação, nas quais talvez não tenha pensado:
- Perspicácia empresarial
- Análise e elaboração de relatórios de dados
- Criação de redes de contactos
- Orientação.
4. Sistematize os registos dos colaboradores e desenvolva um processo de conservação de registos
Agora que dispõe das competências certas, está na altura de começar a desenvolver processos e a pôr tudo em ordem, por assim dizer.
Cada trabalhador precisará de um processo individual. No passado, esse documento existia em formato de papel, mas atualmente a maioria das empresas possui registos digitais armazenados num HRIS/HRMS ou num sistema semelhante.
Os exemplos abaixo são alguns dos documentos de RH que deverá ter e que facilitarão a execução das tarefas do seu departamento de RH:
- Documentos de recrutamento
- Formulário de elegibilidade do trabalhador
- Documentos de processamento salarial
- Registos do desempenho dos colaboradores
- Registos da cessação de funções dos colaboradores
- Registos da conclusão da formação e do desenvolvimento dos colaboradores
- Documentos relativos a ações disciplinares.
Todos os departamentos de RH devem conservar estes documentos e ter acesso fácil aos mesmos. Pode discutir esta questão com os líderes de equipa e os responsáveis hierárquicos e recolher dados suficientes para desenvolver a base inicial.
É também necessário trabalhar com a sua unidade de TI para desenvolver um sistema de armazenamento online dos registos dos colaboradores. Isto garante a acessibilidade e a privacidade dos dados. Um sistema de informação dos colaboradores pode ajudar a centralizar esses registos e a manter as informações dos colaboradores organizadas e acessíveis.
5. Formalize as suas políticas básicas de RH
Pode estar a começar sem qualquer informação ou dispor de dados limitados sobre as políticas que o seu departamento de RH deverá seguir.
O seguinte deverá ser o ponto de partida, mas pode acrescentar mais políticas à medida que a sua empresa cresce e as necessidades de recrutamento aumentam.
- Assiduidade dos funcionários
- Horário de trabalho
- Recrutamento
- Gestão do desempenho dos funcionários
- Horas extraordinárias dos funcionários
- Cessação do contrato dos funcionários
- Procedimentos de licença
- Sucessão dos funcionários
- Política de não discriminação
- Conduta dos funcionários
- Privacidade e confidencialidade dos dados
- Período experimental
- Política de saúde e segurança no trabalho
- Política relativa a substâncias ilícitas
Com o tempo, poderá perceber que é possível combinar duas ou mais políticas numa só. Como regra geral, devem ser sempre concisas, fáceis de compreender e estar disponíveis para todos os funcionários.
Utilize a nossa lista de exemplos de políticas de RH para ajudar a desenvolver e atualizar as suas.
6. Desenvolva processos básicos de recrutamento e integração
É necessário implementar algum tipo de processo formal de recrutamento. A maioria dos processos de seleção tem os mesmos sete passos elementares:
- Receção de candidaturas/identificação de candidatos
- Triagem e pré-seleção de candidatos
- Realização de entrevistas
- Seleção dos melhores candidatos
- Realização de verificações de antecedentes e referências
- Escolha do candidato mais adequado à função
- Apresentação de uma proposta de emprego.
Também deve saber quem estará envolvido em cada um destes passos e que documentos e ferramentas de recrutamento irá utilizar.
Considere as perguntas que devem ser feitas e a documentação que deve ser recolhida em cada fase.
O passo seguinte consiste em definir o processo de integração e as etapas que os seus departamentos de RH devem abranger.
Por exemplo, devem saber como funciona a preparação para a integração na sua empresa, o que acontece durante a orientação no primeiro dia, qual a extensão da documentação necessária para os novos funcionários e o que é obrigatório para todos durante a primeira semana.
Além disso, recomendo que cada novo funcionário tenha um plano para os primeiros 30, 60 e 90 dias que oriente a sua integração.
7. Determine e documente a remuneração e os benefícios dos funcionários
Analise a estrutura salarial e de benefícios dos seus funcionários e dê os últimos passos para a formalizar. Considere os seguintes aspetos:
- Remuneração horária e salário dos funcionários
- Poupança para a reforma dos funcionários
- Seguro de saúde
- Fundo de bem-estar dos funcionários
- Licença remunerada
- Aumentos salariais e bónus dos funcionários.
Também pode considerar diferentes incentivos financeiros, como opções sobre ações, reembolso de despesas de viagem, participação nos lucros, vestuário para funcionários e pacotes de apoio à deslocação.
As recompensas dos funcionários não têm necessariamente de ser monetárias. Pode incluir pacotes mais abrangentes que incluam desenvolvimento profissional, descontos empresariais, horários flexíveis, reconhecimento dos funcionários e programas de reconhecimento.
Com o tempo, pode analisar os dados e recolher opiniões dos funcionários para aperfeiçoar a sua oferta de remuneração total. No início, o mais importante é ter a oferta básica.
8. Avalie a sua infraestrutura tecnológica
O seu departamento de RH beneficiará de software de RH especializado para pequenas empresas, que reduzirá a carga administrativa e ajudará a automatizar processos.
Pode tratar-se de um sistema de acompanhamento de candidatos para ajudar a simplificar o recrutamento ou de um sistema de gestão da aprendizagem para apoiar a formação e o desenvolvimento.
As vantagens do software de RH adequado incluem uma gestão mais fácil dos salários, da força de trabalho, dos dados, do desempenho, da seleção e acompanhamento de candidatos, da comunicação da equipa e da aprendizagem e desenvolvimento.
Tenha em mente que esta tecnologia deve cumprir a legislação e estar alinhada com as necessidades e os desafios da sua empresa e dos seus recursos humanos.
Outras ferramentas úteis:
- Software de recrutamento
- Software de integração
- Software de processamento salarial para pequenas empresas
- Software de verificação de referências
9. Avaliar os protocolos de conformidade
Os departamentos de RH estão entre os principais intervenientes no alinhamento das operações da sua empresa com a legislação e os requisitos laborais.
Facilite o trabalho destes departamentos avaliando as orientações de conformidade e as suas práticas atuais.
Compare as suas políticas atuais com os regulamentos legais mais recentes e ajuste ou implemente procedimentos que garantam que recruta e gere a força de trabalho em conformidade com a lei.
10. Elaborar um manual do colaborador
Crie um manual do colaborador, inclua as políticas básicas relativas à força de trabalho e partilhe-o com o seu novo departamento de RH e com os colaboradores.
Este documento também deve incluir informações como a cultura, a visão, as missões e o contexto da empresa, bem como os direitos e as responsabilidades dos colaboradores.
Pode utilizar software para manuais do colaborador para o ajudar a criar e atualizar o seu.
Para evitar sobrecarregar os novos colaboradores com demasiada informação no primeiro dia, muitas equipas de RH criam manuais do colaborador para novas contratações mais curtos, que incluem apenas as políticas mais importantes.
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11. Estabelecer o seu plano de aprendizagem e desenvolvimento
As equipas de RH ajudam os colaboradores a adquirir novas competências e conhecimentos e a progredir nas suas carreiras.
Por isso, deve começar a estabelecer o seu programa de aprendizagem e desenvolvimento (L&D) enquanto cria um departamento de RH.
Tenha em consideração os seus objetivos de L&D, as lacunas de competências da empresa e as competências necessárias para alcançar os seus objetivos estratégicos de negócio.
Fale com os seus colaboradores sobre as suas ambições e interesses, pois isso ajudá-lo-á a definir os seus percursos profissionais.
Desenvolva uma estrutura de formação abrangente, incluindo os conteúdos e materiais de L&D.
Aqui encontrará uma excelente leitura para o ajudar a desenvolver a sua estratégia de aprendizagem e desenvolvimento.
Recorrer ou não à externalização?
Algumas organizações optam por externalizar toda ou parte da sua função de recursos humanos.
A externalização de RH é frequentemente avaliada nas primeiras fases da criação da equipa de RH. Devemos contratar uma organização profissional de empregadores (PEO) ou uma empresa de processamento salarial para determinadas funções?
A resposta depende da experiência e do âmbito de atuação da sua equipa interna de RH, bem como da estratégia, dos objetivos e do calendário da empresa.
Por exemplo, se está a planear contratar internacionalmente, então será provavelmente boa ideia compreender como um empregador oficial (EOR) pode ajudar.
Por vezes, podem surgir limitações orçamentais. Nesse caso, pode recorrer a um parceiro de externalização de RH para obter apoio em várias funções que fazem simplesmente parte de um serviço ou produto.
Contratar um corretor de benefícios que atue como uma extensão da sua função de benefícios é um excelente exemplo disso.
Criar um departamento de RH trará benefícios
Criar uma equipa de RH é uma iniciativa estimulante e desafiante que ajudará a sua empresa a crescer e a obter melhores resultados.
Mesmo que seja uma pequena empresa ou uma startup em fase inicial, ter um departamento de RH compensará, mantendo-o do lado certo da conformidade, garantindo que as suas necessidades de talento são satisfeitas e ajudando-o a desenvolver uma marca empregadora invejável.
Se está a pensar em subcontratar, consulte as nossas escolhas das melhores PEOs e dos melhores EORs para ajudar a dar os primeiros passos.
Alguns artigos úteis para o ajudar ao longo do percurso: