Krav på HR-programvara: förstå dina behov
Att förstå HR:s roll i små företag och stora företag är avgörande när man utvärderar kostnaderna för HR-programvara, så att lösningen motsvarar företagets budget och mål.
För att hantera dessa föränderliga krav utvecklas även HR-programvara. Den används inte längre bara för att hantera löner – även om det fortfarande är en viktig kärnfunktion inom HR.
Nu mer än någonsin är implementering av HR-programvara viktigt för att säkerställa att ditt företag förblir en konkurrenskraftig arbetsgivare i en föränderlig arbetsstyrka.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Viktiga krav på HR-programvara
Alla företag har unika behov när det gäller funktionerna och egenskaperna hos en HR-lösning. Det finns dock vissa gemensamma nämnare när det gäller att säkerställa att den HR-programvara du väljer ökar produktiviteten och nöjdheten i hela företaget.
Urvalsfrågor vid val av HR-programvara
Oavsett vilken typ av programvara för personaladministration du behöver bör du ta hänsyn till följande övergripande faktorer för att säkerställa att du får alla fördelar med programvara för personaladministration:
- Är den enkel att använda för både dina HR-specialister och medarbetare?
- Integreras den med dina andra HR-programvarusystem?
- Är den skalbar och flexibel om företagets behov förändras?
- Är den molnbaserad eller installerad lokalt?
- Finns det en mobilapp?
- Uppfyller den datasäkerhetsstandarder, till exempel kraven i GDPR?
- Förbättrar den effektiviteten i HR-verksamheten (det vill säga eliminerar kalkylblad)?
- Erbjuder den automatiseringar för vanligt förekommande tidskrävande uppgifter?
När dessa frågor har besvarats kan du gå vidare till nästa steg i urvalsprocessen och börja titta på enskilda programvarufunktioner.
Viktiga egenskaper hos effektiv HR-programvara
HR-programvara kan anpassas, och det finns gott om olika alternativ som passar företagets specifika behov. Men det finns vissa funktioner som vi anser är fördelaktiga i nästan alla situationer:
- Självbetjäningsportal för medarbetare: När medarbetarna får direkt åtkomst till att granska viktiga dokument, se sitt schema, begära ledighet och följa utbildningar behöver de bara kontakta HR-teamet i allvarliga ärenden.
- Arbetsflöden för rekrytering och introduktion: Leta efter inbyggda verktyg som hjälper till att standardisera och effektivisera rekryterings- och introduktionsprocessen, inklusive platsannonser, anställningserbjudanden, digitala signaturer och checklistor för nyanställda – allt på samma plats.
- Funktioner för artificiell intelligens (AI): Mer avancerade HR-verktyg innehåller nu AI som hjälper till med uppgifter som CV-granskning, prediktiv analys av personalomsättning och personliga rekommendationer för lärande – vilket hjälper dig att fatta smartare och snabbare beslut.
- Tidshantering: Automatiserad tidshantering kan förbättra arbetsflödet, särskilt när medarbetarna har direkt åtkomst. Många HR-system innehåller teambaserade kalendrar och frånvarovarningar som hjälper till att minimera frånvarons konsekvenser.
- Hantering av förmånsregistrering: Med självbetjäningsregistrering för förmåner kan medarbetarna se, välja och uppdatera sina förmånspaket utan att behöva gå via HR, vilket minskar behovet av återkoppling och säkerställer att tidsfrister för förmåner följs.
- Möjligheter till lärande: I en studie av Quantum Workplace angav medarbetarna utvecklingsmöjligheter som en av de främsta anledningarna till engagemang. Överväg en HR-lösning med ett integrerat system för lärandehantering (LMS) eller en utbildningsmodul som hjälper dina medarbetare att utveckla sina färdigheter över tid.
- Analys och rapportering: HR-programvara samlar in mycket medarbetardata, men du ska inte behöva exportera den till ett annat system för att förstå vad den betyder. Den bästa HR-programvaran innehåller datapaneler och inbyggda analysfunktioner.
Specifika krav för olika typer av HR-programvara
Även om du kanske bara söker en lösning för medarbetarhantering för problem inom ett av dessa områden, delas kärnprogramvara för HR vanligtvis in i fyra grundläggande kategorier:
- Hantering av HR-data (t.ex. informationssystem för personaladministration eller HRIS)
- Löne-, ekonomi- och redovisningsprogram
- Verktyg för rekrytering, anställning och introduktion av nyanställda
- Program för hantering av medarbetares prestationer
Varje typ av program har olika krav. Men vilka krav gäller för respektive typ, och vad bör du leta efter när du väljer din kärnlösning för HR-programvara?
Krav på programvara för personaladministration
Programvara för personaladministration (HRMS) är en uppsättning applikationer som hanterar olika HR-processer, inklusive rekrytering, prestationsbedömningar, underhåll av medarbetarinformation och många andra uppgifter.
HRMS-programvara varierar kraftigt, från grundläggande HRMS-programvara (även kallad HRIS-programvara) till mycket avancerade och komplexa lösningar.
Eftersom HRMS-programvara varierar så mycket måste du, innan du kan utvärdera den, skriva en RFP för HR-programvara som definierar vad ditt företag behöver av den. Vanliga funktioner i HRMS-programvara omfattar:
- Lönehantering
- Hantering av medarbetarförmåner
- Verktyg för rekrytering och anställning
- Verktyg för introduktion och utbildning
- Ett lärplattformssystem (LMS)
- Lagring av medarbetardata
- Närvaroregistrering eller digitala tidrapporter
- HR-mätvärden och analys
Börja med att titta på företagets prioriteringar och mål. Var är företaget som mest effektivt? Och var har det svårt att uppnå effektivitet? Fokusera på de områden där du behöver hjälp och skapa en kravlista för att fånga de funktioner du behöver mest.
Titta sedan på företagets tekniska krav. Hur många medarbetarregister måste lagras? Och hur många användare kommer din HR-programvara att ha?
Om du behöver att HRMS-programvaran stöder vissa språk eller hjälper dig med särskilda regulatoriska frågor bör det stå med på kravlistan och även i ditt affärsunderlag.
Alla HRMS-lösningar innehåller inte funktioner som lönehantering eller administration av medarbetarförmåner som en del av sin grundtjänst, så om dessa behövs ska du lägga till dem i din lista.
Krav på löne- och förmånsprogramvara
Programvara för löner och medarbetarförmåner hjälper dig att följa månatliga kostnader för förmåner, hantera löneutbetalningar, beräkna och lämna in löneskatter samt hantera relaterade ekonomiska uppgifter.
Med den här typen av programvara hjälper följande frågor dig att fastställa företagets krav:
- Hur många medarbetare har ni?
- Har ni säsongsanställda eller tillfälligt anställda?
- Erbjuder ni förmåner?
- Hur erfaren är er löneadministratör?
- Vilken lagstiftning måste ni följa?
- Vilken typ av analys behöver ni?
- Betalar ni försäljningsersättningar eller bonusar?
För att hjälpa dig jämföra dessa uppgifter från flera leverantörer rekommenderar jag att begära löneförslag från åtminstone dina tre främsta alternativ för att förenkla processen.
Företag behöver vanligtvis löne- och förmånsprogramvara som erbjuder följande funktioner:
- Integration med befintliga HR-databaser
- Stöd för efterlevnad av skatteregler
- Registrering av semester och sjukfrånvaro
- Självbetjäning för medarbetare med tillgång till lönespecifikationer och skatteblanketter
- Automatisk uppföljning av medarbetares rätt till förmåner
När lönesystem skalas upp är det avgörande att genomföra en riskanalys och ta fram en kravspecifikation innan ni väljer leverantör. Utveckla ett robust poängkort för att välja rätt partner för era behov.
Krav på rekryteringsprogramvara
Funktioner i rekryteringsprogramvara omfattar ofta ett rekryteringssystem (ATS), kandidatrelationshantering och programvara för intervjuer.
Funktioner som är vanliga i många underkategorier av rekryteringsprogramvara omfattar automatisk publicering av jobbannonser på webbplatser och sociala medier, möjligheten att ta emot CV:n online samt verktyg för att sålla bort okvalificerade kandidater och jämföra kvalificerade kandidater med varandra.
Enligt Business News Daily bör företag söka efter rekryteringsprogramvara som uppfyller följande krav:
- Kan publicera annonser på specifika jobbplattformar
- Har ett mobilanpassat gränssnitt
- Erbjuder flexibel prissättning
- Har en snabb ansökningsprocess
- Säkerställer efterlevnad av anställningslagar
Om priset dessutom är en begränsande faktor för er investering i programvara är de mest prisvärda rekryteringsverktygen vanligtvis rekryteringssystem för småföretag.
Krav på programvara för prestationshantering
Programvara för prestationshantering hjälper företag att bättre förstå medarbetarnas prestationer. En av de främsta fördelarna med verktyg för prestationshantering är att de gör det möjligt för företagsledare att följa och analysera medarbetardata samt utvärdera enskilda medarbetare.
För den här typen av programvara omfattar viktiga krav följande:
- Användarvänlighet
- Möjlighet att sätta upp mål
- Funktioner för att följa upp framsteg
- Kapacitet att ge kontinuerlig återkoppling
- Automatiska påminnelser om sista datum för prestationsbedömningar
- Enkel kommunikation mellan medarbetare och chefer
Ni vill naturligtvis också att er programvara för prestationshantering ska vara flexibel, anpassningsbar och kompatibel med era andra system. Priset på system för prestationshantering är också avgörande, eftersom ni behöver något som ryms inom er budget. Detsamma gäller för all HR-programvara ni tar med på er slutlista!
Härnäst går vi igenom dessa krav och hur ni kan utvärdera dem.
Så utvärderar du HR-programvara
Hur kan ni utvärdera en HR-lösning med avseende på flexibilitet och anpassningsförmåga? Och vad bör ni tänka på när ni fastställer den totala kostnaden för en HR-lösning? Låt oss gå igenom det.
Kompatibilitet med befintliga HR-system
Implementering av en HR-hanteringslösning innebär sannolikt att den integreras med andra system som redan används, till exempel ERP-, ekonomihanterings- och CRM-programvara. Det gör att ni kan dela information mer effektivt och få en betydligt mer komplett bild av verksamhetens analyser.
En leverantör bör kunna berätta om programvaran är kompatibel med de andra system ni använder och låta er testa den innan ni genomför ett köp. Ni bör också bekräfta att leverantören kommer att erbjuda löpande support och uppdateringar för att säkerställa kompatibilitet med system som ni kan komma att införa i framtiden.
Flexibilitet och anpassningsförmåga
Företag står inte stilla, så det kan inte heller din HR-programvara göra. Den behöver växa (eller krympa) i takt med dina behov. När du letar efter en HR-lösning bör du överväga vilka viktiga funktioner och vilken omfattning du förväntar dig att behöva i framtiden. Om programvaran har de ytterligare funktioner du vill ha, hur mycket kommer det att kosta att implementera dem när det blir aktuellt?
Flexibilitet är avgörande. Dina HR-processer kan utvecklas över tid, och systemet bör göra det möjligt för dig att anpassa dig utan att behöva genomföra en fullständig omarbetning. Du vill kunna anpassa arbetsflöden och rapporter efter dina föränderliga behov.
Kostnadsfaktorer att överväga
Kostnaden för HR-programvara kan beräknas på olika sätt, och det är viktigt att ha detta i åtanke när du jämför alternativ.
För många typer av programvara betalar företag en månadsavgift per användare eller anställd utöver en grundläggande månadsavgift. Vissa system kan också ta ut en implementeringsavgift för att konfigurera programvaran enligt dina systemkrav. Genom att förstå prismodeller för HRIS kan du planera budgeten för din investering i HR-teknik på ett effektivt sätt.
Lösningar som riktar sig till större företag kräver oftare ett engångsköp till ett fast pris, som ofta baseras på företagets storlek. Tänk också på att ökad lagringskapacitet, implementering av ytterligare funktioner och tillgång till anpassad support från programvaruleverantören sannolikt medför extra kostnader.
Mindre företag kan upptäcka att gratis programvara eller programvara med öppen källkod passar bättre, men det finns begränsningar. HR-programvara med öppen källkod ger dig endast tillgång till programvarukoden, så du behöver någon med programmeringskunskaper för att omvandla den till en användbar lösning.
Vissa leverantörer kan erbjuda gratis eller billig HR-programvara som är överkomlig att börja med, men som endast innehåller mycket grundläggande funktioner. Med dessa abonnemang kostar det mer att lägga till extra funktioner.
För en djupgående genomgång av kostnaderna för HR-teknik, se vår artikel "Är din organisation redo för HR-teknik?"
Så lanserar du ny HR-programvara
Att införa ny programvara är svårt. En rapport från McKinsey visade faktiskt att endast 16 % av de svarande ansåg att deras företags digitala omvandlingar var framgångsrika. Men en framgångsrik programvarulansering ger stora fördelar. HR-programvara kan öka effektiviteten, sänka kostnaderna och förbättra medarbetarnas nöjdhet och kvarstannande. För att uppnå dessa fördelar med HCM-programvara eller HR-programvara är det avgörande att ha en gedigen plan.
Implementera din HR-programvara
När du har valt din HR-programvara är det dags att implementera den. PeopleGoal rekommenderar en sex veckor lång implementeringscykel.
Detta omfattar tid för kontokonfiguration och pilottestning av din HR-avdelning innan du lanserar programvaran för hela företaget.
Genom att följa en välplanerad process och dokumentera varje steg kan du se till att du stöter på så få problem som möjligt.
Ett pilotteam som består av medarbetare från alla nivåer i företaget och med olika grad av teknisk kunskap hjälper dig att felsöka vid lanseringen.
Olika typer av medarbetare kommer att ha olika krav på din HR-programvara och olika problem när det gäller att använda den.
Genom att ta hänsyn till deras återkoppling kan du göra din digitala omvandling av HR framgångsrik.
Introducera HR-programvaran för ditt team
När du har konfigurerat programvaran, testat den och hanterat eventuella problem som pilotteamet tagit upp är det dags att introducera den för resten av företaget.
I den här processen är god kommunikation avgörande för att skapa en positiv medarbetarupplevelse. Se till att dina medarbetare känner till detaljerna kring lanseringen och vet vart de ska vända sig för att få stöd när de använder din nya HR-lösning.
Ditt team bör känna sig entusiastiskt inför fördelarna som din nya HR-programvara erbjuder. Kommer den att hjälpa dem att enkelt ansöka om ledighet? Eller kommer den att bidra till att skydda deras känsliga medarbetaruppgifter? Kommer den att säkerställa att de får regelbundet schemalagd coachning och därmed förbättra sin karriärutveckling?
Om dina medarbetare känner att det finns något att vinna för dem, kommer du att få högre medarbetarengagemang och ett större stöd från företaget som helhet.
Det är särskilt viktigt för medarbetarnas nöjdhet att de vet att du lyssnar på dem.
Om en medarbetare känner att hen saknar de färdigheter som krävs för den nya programvaran, ska du se till att hen får utbildningsmöjligheter som är anpassade efter hens behov.
Eller om en medarbetare har haft en dålig erfarenhet av tidigare programvarulanseringar, ska du lyssna på hens farhågor och bemöta dem.
Varje medarbetare som är nöjd med din HR-lösning kommer att påverka andra och bidra till medarbetarnas nöjdhet som helhet.
Vad händer härnäst?
Vill du hålla dig uppdaterad om allt som rör HR-programvara? Se till att prenumerera på nyhetsbrevet från People Managing People för att få de senaste trenderna och insikterna om HR-teknik direkt till din inkorg.
