11 rekryteringskostnader och hur du beräknar dem

Vilka faktorer används för att beräkna rekryteringskostnader?

Att beräkna rekryteringskostnader innebär att ta hänsyn till en rad olika faktorer, där var och en bidrar till de totala utgifterna för rekryteringsprocessen. Du kan få en bättre förståelse för vilka faktorer som driver kostnaderna genom en rekryteringsrevision.

Här är de viktigaste faktorerna som används vid beräkning av rekryteringskostnader:

1. Kostnader för annonsering och publicering av jobbannonser

• Jobbplattformar och webbplatser: Avgifter för att publicera lediga tjänster på plattformar som LinkedIn, Indeed, Glassdoor med flera.
• Annonsering i sociala medier: Kostnader för att marknadsföra jobbannonser på plattformar som Facebook, Twitter och Instagram.
• Tryckta medier: Utgifter för annonsering i tidningar, tidskrifter eller andra tryckta publikationer.
• Underhåll av karriärsidan: Kostnader för att underhålla och uppdatera företagets karriärsida.

2. Avgifter till rekryteringsbyråer

• Byråprovisioner: Vanligtvis en procentandel av den nyanställdas lön under det första året om en rekryteringsbyrå anlitas.
• Avgifter för uppdragsbaserad rekrytering: För företag som arbetar med chefsrekrytering och tar betalt i förskott för att hitta kandidater till befattningar på högre nivå.

Genom att samarbeta med RPO-företag kan företag dock sänka rekryteringskostnaderna avsevärt samtidigt som de anställer medarbetare av hög kvalitet.

3. Kostnader för medarbetarrekommendationsprogram

• Rekommendationsbonusar: Ersättningar eller incitament till nuvarande medarbetare för framgångsrika rekommendationer av kandidater (plattformar för medarbetarrekommendationer kan hjälpa till att följa upp dessa).

4. Kostnader för det interna rekryteringsteamet

• Löner och förmåner: Ersättning till HR- och rekryteringspersonal som deltar i rekryteringsprocessen.
• Utbildning och utveckling: Kostnader för fortlöpande utbildning och professionell utveckling för rekryteringsteamet.
• Driftskostnader: Kontorslokaler, kostnader för el, vatten och andra allmänna omkostnader som är relaterade till rekryteringsavdelningen.

5. Kostnader för intervjuer och bedömningar

• Resor och boende: Utgifter för att flyga in kandidater till intervjuer, inklusive hotellövernattningar, måltider och transporter.
• Tid för intervjuer: Kostnaden för den tid som chefer, HR och teammedlemmar lägger på att genomföra intervjuer (beräknas ofta utifrån deras timlön).
• Bedömningsverktyg: Avgifter för eventuella tester före anställning, psykometriska bedömningar eller färdighetstester som genomförs med kandidater.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

6. Teknik och rekryteringsverktyg

• System för kandidatspårning (ATS): Kostnader för rekryteringsprogramvara såsom system för kandidatspårning som hjälper till att hantera och effektivisera rekryteringsprocessen.
• CV-databaser: Avgifter för åtkomst till onlinebaserade databaser med kandidaters CV:n.
• Tjänster för bakgrundskontroller: Kostnader för att genomföra bakgrundskontroller, kreditupplysningar och drogtester.
• IT-infrastruktur: Avgifter för att bygga och underhålla företagets karriärsida, inklusive programvara för jobbannonser.

Psst. Många småföretag vänder sig till kostnadsfria HR-verktyg eller kostnadsfria rekryteringssystem för att hålla rekryteringskostnaderna under kontroll.

7. Karriärmässor och rekryteringsevenemang

• Avgifter för evenemangsdeltagande: Kostnader för att få en monter eller närvaro på jobbmässor, universitetens karriärdagar och andra rekryteringsevenemang.
• Marknadsföringsmaterial: Kostnader för broschyrer, banderoller och profilartiklar som delas ut vid evenemang.
• Resekostnader: Kostnader för rekryterare som deltar i evenemang, inklusive transport, boende och måltider.

9. Diverse kostnader

• Juridiska avgifter: Kostnader för att upprätta anställningsavtal eller andra juridiska tjänster.
• Flyttkostnader: Kostnader som företaget står för för att flytta nyanställda till arbetsorten.
• Avgångskostnader: Om en medarbetare ersätts omfattar detta kostnader för avgångsvederlag, fortsatt tillgång till förmåner och andra utgifter relaterade till avslutad anställning.

10. Tids- och effektivitetsmått

• Tid till anställning: Tiden det tar att tillsätta en tjänst, från den första jobbannonsen till anställningsdatumet, ofta uttryckt som en kostnad i form av förlorad produktivitet.
• Kostnad per anställning: Ett specifikt mått som dividerar de totala rekryteringskostnaderna med antalet genomförda anställningar och visar den genomsnittliga kostnaden per ny medarbetare.

11. Externa ekonomiska faktorer

• Marknadsförhållanden: Ekonomiska förhållanden, arbetsmarknadens stramhet och branschspecifika faktorer kan påverka rekryteringskostnaderna.
• Konkurrens om talanger: I branscher med hög efterfrågan kan företag behöva lägga mer på rekryteringsinsatser för att attrahera de främsta talangerna.

Så beräknar du dina rekryteringskostnader för budgetplanering

Så här uppskattar du dina totala rekryteringskostnader när du tar fram din rekryteringsbudget.

1. Uppskatta det totala antalet anställningar

Börja med att fastställa hur många tjänster ni behöver tillsätta inom varje avdelning under en viss period (t.ex. per kvartal).

Förhoppningsvis kommer detta att fastställas genom en gemensam planeringsövning för rekrytering som även tar hänsyn till förväntad personalomsättning.

2. Uppskatta dina fasta kostnader

• Kostnader för det interna rekryteringsteamet: Omfattar löner, förmåner och annan ersättning som betalas till HR- och rekryteringsteamet under en viss period. Du kan också gå ett steg längre och uppskatta kostnaden för den tid som läggs av rekryterande chefer och andra teammedlemmar.
• Operativa omkostnader: Ta med kostnaden för kontorslokaler, verktyg och förbrukningsmaterial som används av rekryteringsteamet.

3. Rörliga rekryteringskostnader

• Annonseringskostnader: Uppskatta det totala beloppet du kommer att spendera på jobbannonser, annonser online, marknadsföring i sociala medier och andra marknadsföringsinsatser. 
• Agenturarvoden: Uppskatta eventuella avgifter du kommer att betala till externa rekryteringsföretag, till exempel om du rekryterar till svårbesatta roller. Har du tidigare data som visar hur många som anställdes med hjälp av rekryterare?
• Räkna med hänvisningsbonusar: Använd återigen tidigare data om du har sådan och uppskatta eventuella belöningar du kommer att betala till medarbetare för framgångsrika kandidathänvisningar.
• LinkedIn och andra plattformar: Kostnader för licenser eller prenumerationer på rekrytering via LinkedIn och andra rekryteringsplattformar.

4. Uppskatta kostnader för rekryteringsteknik

• System för kandidatspårning: Inkludera avgifter för eventuella ATS eller annan rekryteringsprogramvara som du använder.
• Bedömningsverktyg: Lägg till kostnader för eventuell programvara för kandidattester eller verktyg för förhandsgranskning.
• Övriga kostnader för rekryteringsteknik: Ta hänsyn till ytterligare teknikrelaterade utgifter, till exempel åtkomst till CV-databaser eller programvara för bakgrundskontroller.

5. Beräkna kostnaden per anställning

Totala rekryteringskostnader: Summera alla kostnader från de tidigare stegen för att få en uppskattning av dina totala rekryteringsutgifter.

Kostnad per anställning: Dela de totala rekryteringskostnaderna med det totala antalet anställningar.

Exempel på beräkning

• Totalt antal anställningar: 20
• Fasta kostnader: $80,000
• Rörliga rekryteringskostnader: $20,000
• Kostnader för rekryteringsteknik: $10,000

Totala rekryteringskostnader:

10,000 + 80,000 + 5,000 = 95,00

Kostnad per anställning:

95,000/20 = 4,750

I det här exemplet skulle kostnaden per anställning vara $4,750.

Med den här metoden får du en tydlig bild av hur mycket det kostar din organisation att anställa varje ny medarbetare och kan identifiera områden där du kan minska kostnaderna eller förbättra effektiviteten, till exempel om en viss jobbannonsplats kostar mycket men inte ger några kandidater.

10 bästa metoder för att minska och kontrollera rekryteringskostnader

Naturligtvis vill vi alla få mer för mindre, så hur kan du sänka dina rekryteringskostnader och samtidigt förbättra andra rekryteringsmått, till exempel kvaliteten på anställningarna?

1. Effektiv planering

Att anställa rätt kompetens börjar med noggrann planering, och det faktum att du läser den här artikeln är en bra början!

En väl definierad plan hjälper dig att fördela resurser effektivt, minimera onödiga utgifter för rekrytering och introduktion av nyanställda och leder till en bättre kandidatupplevelse. Den hjälper också till att undvika felrekryteringar och överrekrytering.

En väl genomförd rekryteringsplan tar dessutom inte bara hänsyn till rekryteringen av nya medarbetare, utan även till deras långsiktiga framgång och kvarstannande i organisationen (vilket kan minska behovet av att rekrytera från första början).

Den hjälper till exempel till att definiera roller och ansvarsområden och öppnar för samtal om intern rörlighet och utveckling.

2. Bygg ett starkt arbetsgivarvarumärke

Att investera i ditt arbetsgivarvarumärke hjälper dig att attrahera kandidater och minska behovet av dyr annonsering, vilket leder till fler ansökningar av hög kvalitet.

Kärnan i ditt arbetsgivarvarumärke är ditt arbetsgivarerbjudande (EVP), det vill säga vad du erbjuder som arbetsgivare i utbyte mot någons arbetsinsats.

Ett väl definierat EVP hjälper dig att behålla nuvarande medarbetare och attrahera rätt kandidater till dina roller.

3. Automatisera

Även om mycket av rekryteringen handlar om att vara kreativ och skapa personliga kontakter med kandidater, finns det en betydande mängd repetitiva uppgifter och ineffektivitet.

Automatisering av rekrytering automatiserar många av dessa uppgifter för att minska det administrativa arbetet och frigöra tid för rekryteringsteam att fokusera på viktigare saker, som att prata med kandidater och ytterligare effektivisera rekryteringsprocessen.

Uppgifter som lämpar sig väl för automatisering är bland annat:

• Publicera arbetsbeskrivningar
• Kommunikation, t.ex. avslag, information eller påminnelser
• Schemaläggning av intervjuer
• Skapa rapporter.

Läs vår sammanställning av den bästa automatiserade rekryteringsprogramvaran för system som utmärker sig inom detta område.

4. Dra nytta av befintliga medarbetare

Befintliga medarbetare är ett bra sätt att hitta kandidater eftersom de känner till era roller och er organisation.

Om ert arbetsgivarvarumärke och EVP är starka bör detta inte vara alltför svårt, men ni kan alltid lägga till incitament och göra det enkelt för människor genom att hålla dem uppdaterade om lediga tjänster och förse dem med arbetsbeskrivningar att dela.

Ni kan också engagera nuvarande medarbetare i era insatser inom rekryteringsmarknadsföring och dela berättelser och omdömen på er webbplats och i sociala medier för att visa upp företagskulturen.

5. Säkerställ god datahygien

Att sänka rekryteringskostnaderna handlar om att övervaka er rekryteringsprocess och identifiera ineffektivitet. För detta behöver ni data av hög kvalitet som återspeglar verkligheten. 

Det bästa sättet att göra detta är att regelbundet följa upp och stämma av med ert team och rekryterande chefer för att hjälpa dem att skapa vanan att registrera och uppdatera data.

För att till exempel säkerställa att telefonsamtal för inledande urval registreras i systemet kan ni sätta ett KPI för dem och följa upp regelbundet.

Om ni vill säkerställa att rekryterande chefer lämnar sin feedback kan ni följa upp efter varje intervju och kontrollera att feedbacken håller god kvalitet.

6. Optimera jobbannonser

Ni vill få era jobbannonser framför så många potentiella kandidater som möjligt. Att utveckla en bra SEO-strategi för rekrytering kommer att göra mycket för att hjälpa er att få ut så mycket som möjligt av varje annons.

Att dessutom skriva tydliga och målgruppsanpassade arbetsbeskrivningar hjälper er att attrahera de mest lämpliga kandidaterna och minska mängden okvalificerade ansökningar.

För vägledning kan ni läsa Mariya Hristovas utmärkta guide om hur man skriver en arbetsbeskrivning.

7. Utbildning

Investera i att utbilda interna team för att förbättra deras färdigheter inom områden som kandidatsökning, intervjuer och förhandling. Detta bör förhoppningsvis ge god utdelning på lång sikt.

8. Rekrytera internt

Den kompetens ni behöver kanske redan finns i organisationen, vilket eliminerar behovet av att söka på den bredare marknaden. 

Ett sätt att tillgodose kompetensbehoven internt är att införa effektiva strategier för lärande och utveckling och bli en kompetensbaserad organisation. 

I stället för att fokusera på jobbtitlar och befattningar blir huvudfokus medarbetarnas unika färdigheter och förmågor samt hur de kan utvecklas och användas på bästa sätt för att tillgodose verksamhetens behov.

9. Lägg ut arbetet externt

Outsourcing av rekryteringsprocessen kan bidra till att sänka kostnaderna genom att spara tid och resurser kopplade till kandidatsökning, och rekryterare hjälper normalt även till med intervjuprocessen, vilket hjälper båda parter att avgöra om det är en bra matchning.

Alternativen här innefattar en professionell rekryteringstjänst, en professionell arbetsgivarorganisation eller en registrerad arbetsgivare.

10. Använd kostnadsfria eller billiga verktyg

Genom att använda kostnadsfria eller billiga verktyg kan ni avsevärt minska rekryteringskostnaderna utan att göra avkall på effektiviteten. Ni kan till exempel minska de totala kostnaderna med en kostnadsfri lönelösning som hjälper till att effektivisera lönehanteringen parallellt med rekryteringsinsatserna.

Genom att utnyttja onlineplattformar och programvara utan eller med låga avgifter kan företag minska kostnaderna för rekryteringsbyråer, marknadsföring och administrativa uppgifter, vilket gör det enklare att hantera rekrytering med en stram budget.

Vanliga frågor om rekryteringskostnader

Vad är skillnaden mellan fasta och rörliga rekryteringskostnader?

Hur varierar rekryteringskostnaderna mellan olika branscher?

Vad är ett godtagbart riktmärke för kostnad per anställning?

Vilka dolda kostnader finns inom rekrytering?

Hur ofta bör rekryteringskostnaderna ses över?