36 viktiga HRMS-funktioner att leta efter och varför
HRMS-programvarans funktioner är verktyg som gör det enklare och effektivare att hantera löner, förmåner, rekrytering, medarbetarutvärderingar och utbildning. Med rätt HRMS kan du öka produktiviteten, effektivisera dina HR-uppgifter och förbättra trivseln på arbetsplatsen. I den här artikeln går jag igenom de viktigaste funktionerna i HRMS-programvara och visar hur var och en kan hjälpa ditt företag att fungera smidigare.
Vad är ett HRMS-system?
I grunden är system för personaladministration digitala verktyg som används för att stödja en organisations HR-processer. Den här typen av programvara kan innehålla funktioner för rekrytering, lönehantering, medarbetardata, medarbetarprestationer, funktioner för administration av ersättning och förmåner samt tidrapporter.
Syftet med ett HRMS är att utnyttja teknik för att öka effektiviteten och hjälpa chefer att skapa gladare och mer produktiva team.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Modern HRMS-programvara innehåller funktioner som säkerställer efterlevnad av regler och bestämmelser för rekrytering, vilket gör det enklare för HR-team att följa gällande regler.
36 viktiga HRMS-funktioner
Den bästa HRMS-programvaran och de bästa verktygen erbjuder många lösningar, till exempel allmänna HR-funktioner, tid och närvaro, analys, rekrytering, introduktion, social HR, lärande och utveckling, regelefterlevnad och lönelösningar. En HRMS-lösning hjälper HR-specialister att utveckla ett effektivt HR-administrationssystem och förbättra den övergripande medarbetarupplevelsen.
A. Allmänna HR-funktioner
En idealisk HRMS-programvara erbjuder allmänna personaladministrativa funktioner som förmånsadministration, mobil kompatibilitet och självbetjäningsverktyg för medarbetare och ledning.
1. Centraliserad databas
I centrum för alla HRMS finns dess centraliserade databas, som fungerar som en säker, gemensam källa för alla medarbetarrelaterade data där du kan lagra, organisera och få åtkomst till medarbetarregister, löneuppgifter och dokumentation om regelefterlevnad. Detta ökar effektiviteten och säkerställer datanoggrannhet inom olika HR-funktioner, vilket underlättar beslutsfattandet och förbättrar produktiviteten för ditt HR-team.
2. Förmånsadministration
Att hantera medarbetarförmåner och ta med dem i löneberäkningarna kan vara tidskrävande. Ett personaladministrativt system ger enkel åtkomst till moduler för förmånsadministration som kopplar dig till förmåner som pensionsplaner, sjukförsäkring, föräldraledighet, sjukfrånvaro och semester.
3. Mobil kompatibilitet
Leverantörer av HRMS-lösningar kan erbjuda molnbaserad HR-programvara eller lokala lösningar. De kan också ha mobilapplikationer för operativsystemen Android och iOS. För att maximera effektiviteten bör din HRMS-programvara erbjuda lättillgängliga lösningar när du är på språng. En av fördelarna med molnbaserad HR-programvara och mobil kompatibilitet (åtminstone via webbplatsen) är att de gör det möjligt för dina medarbetare att få åtkomst till information var de än befinner sig.
4. Självbetjäning (ledning)
Chefers självbetjäningsfunktioner hjälper dig att snabba upp HR-processerna och gör det möjligt att utföra olika uppgifter, som att granska kandidaturansökningar, registrera data från prestationsutvärderingar, godkänna kostnadsanspråk och få åtkomst till medarbetarinformation.
5. Självbetjäning (medarbetare)
Medarbetarnas självbetjäningsfunktioner gör det möjligt för dina medarbetare att ange personuppgifter, kontrollera statusen för sina förmåner och begära ledighet. Detta kan spara mycket tid åt din HR-avdelning eftersom den inte längre behöver fungera som mellanhand mellan personalen och denna information (detta är också en viktig fördel med HR-administrationsprogramvara). Vissa avancerade verktyg kan till och med ha HR-chattrobotar som besvarar frågor.
B. Funktioner för personalstyrkehantering
HRMS-programvara med funktioner för tid och närvaro kan innehålla funktioner som frånvarohantering, schemaläggning av medarbetare, in- och utstämpling, regelefterlevnad, kostnadsberäkningar och löneintegration.
6. Frånvarohantering
HRMS-programvara kan hjälpa dig att spåra och hantera dina anställdas frånvaro. Det gör det enkelt för chefer att veta vem som är på plats och vem som är frånvarande och av vilka skäl – oavsett om det gäller semester, sjukfrånvaro, föräldraledighet eller annan betald ledighet.
7. Schemaläggning av anställda
Programvara för schemaläggning av anställda gör det möjligt att skapa närvaromoduler, hantera scheman och ställa in aviseringar och varningar som gör att du kan kontrollera exempelvis närvaro eller övertid (det finns även många andra fördelar med programvara för schemaläggning av anställda).
8. In- och utstämpling
Tids- och närvaromoduler gör det möjligt för dina anställda att registrera sina arbetstimmar. Vissa system erbjuder avancerade incheckningsalternativ som PIN-koder, biometriska skannrar, magnetkortsläsare samt verktyg för fingeravtrycks- och ansiktsigenkänning.
9. Regelefterlevnad
Oavsett vilket land eller vilken region du verkar i måste du följa alla arbetsplatsrelaterade regler och lagar. Arbetsrättsliga bestämmelser begränsar till exempel hur många timmar människor får arbeta per dag eller vecka.
HRMS-programvara kan innehålla funktioner som kontrollerar och använder data för rapportering och regelefterlevnad. Den tillhandahåller även automatiska varningar och aviseringar när lagstadgade normer inte uppfylls.
10. Kostnadsuppskattningar
Avancerad personaladministrativ programvara använder historiska HR-data för att erbjuda funktioner för tids- och kostnadsuppskattningar för olika projekt, vilket gör att du bättre kan prognostisera framtida resursbehov.
11. Löneintegrering
Genom att använda HRMS-programvara för att hantera lönerna kan du integrera dina närvaro- och tidsmoduler med lönefunktionerna. På så sätt får du korrekta data för lönecykeln som du kan använda för att beräkna anställdas löner och förmåner, allt i ett heltäckande system.
C. Analysfunktioner
En stor fördel med ett HRMS (nåja, vissa av dem) är att det gör det möjligt att samla in alla slags användbara data om anställda, vilket hjälper dig att hantera medarbetare och tänka strategiskt.
Vissa analysfunktioner som finns i programvara och system för HR-hantering omfattar anpassningsbara instrumentpaneler, rapportering i realtid, prognosfunktioner, automatiserad datainsamling, åtkomstkontroller och ekonomisk analys.
12. Anpassningsbara instrumentpaneler
Det är viktigt att använda ett system som kan anpassas efter HR-avdelningens behov. Det omfattar allt från att låta användare skapa personliga vyer för instrumentpaneler till att erbjuda olika färgalternativ och andra personaliseringsmöjligheter. Detta kan bidra till att öka dina anställdas engagemang i HRMS-programvaran.
13. Rapportering i realtid
Ditt HRMS bör erbjuda skräddarsydda och anpassningsbara analyser och rapporter baserade på data från ditt system. Information och rapportering i realtid gör det möjligt för dig att fatta beslut i rätt tid som förbättrar resultaten i förhållande till KPI:er.
14. Prognosfunktioner
Den idealiska HRMS-programvaran bör göra det möjligt för dig att granska tidigare data och erbjuda vägledning om framtida resultat utifrån önskade KPI:er och mål. Prognoslösningar kan hjälpa dig att avgöra hur många timmar en uppgift kommer att kräva eller hur många medarbetare som bör tilldelas vissa projekt.
15. Automatiserad datainsamling
HRMS-programvara med HR-analyspaket ger dig möjlighet att få tillgång till all information du behöver, när du behöver den, för att hjälpa dig att samla in de insikter du behöver. Det omfattar åtkomst till information och data utanför den egna databasen samt integrering med CRM, ERP och andra källor för att skapa avancerad rapportering.
16. AI-drivna analyser och insikter
I takt med att artificiell intelligens spelar en större roll inom HR-teknik kan organisationer använda AI-driven HRMS-programvara för att få djupare insikter i anställdas prestationer, personalomsättningstrender och personalplanering. Detta kan hjälpa till att förutsäga framtida HR-behov, optimera bemanningen och identifiera anställda i riskzonen för tidiga insatser.
17. Åtkomstkontroller
Åtkomst till information, rapporter och data kommer att klassificeras som antingen privat eller offentlig. Den bästa HRMS-programvaran har administrationsfunktioner för att tilldela olika åtkomstnivåer eller behörighetsnivåer till olika resurser. Detta bidrar till att förbättra datasäkerheten och förhindra att sekretessbelagd information delas med obehöriga användare.
18. Ekonomisk analys
Idealisk HRMS-programvara kan inkludera analyspaket som kan samla in och utvärdera olika typer av ekonomiska data för att hjälpa ledningen i beslutsprocesser.
D. Funktioner för rekrytering och introduktion
Många HRMS-system innehåller funktioner för rekrytering och introduktion för att effektivisera rekryteringsprocessen och skapa en smidig upplevelse för kandidater som anställs.
Detta omfattar viktiga funktioner som mallar för platsannonser, ett system för kandidatspårning, papperslösa formulär och rapporter, funktioner för spelifiering, automatiserade påminnelser och verktyg för hantering av prövotid.
19. Rekryteringsfunktioner
Genom att centralisera rekryteringen i ett HRMS kan team minska tiden fram till anställning och förbättra samarbetet mellan avdelningar.
Viktiga rekryteringsverktyg som ofta finns i ett HRMS omfattar ett system för kandidatspårning, CV-tolkning och integrationer för platsannonser med populära jobbportaler. Vissa system erbjuder även verktyg för kandidatbedömning och schemaläggning av intervjuer för att förenkla urvalsprocessen.
20. Papperslösa funktioner
Teknikdrivna introduktionsfunktioner i HRMS-programvara blir i allt högre grad papperslösa, eftersom det är mer kostnadseffektivt, miljövänligt och säkert. Det finns nu papperslösa anställningsavtal, skatteformulär, förmånsansökningar, ledighetsansökningar och mycket mer.
21. Funktioner för spelifiering
Att använda spelifiering i introduktions- och/eller prestationsfunktioner kan skapa en mer interaktiv och engagerande arbetsmiljö för personalen. Detta är inte en nödvändig funktion i de flesta HRMS-programvaror, men det är definitivt en stor bonus om den finns tillgänglig.
22. Automatiserade påminnelser
Den bästa HRMS-programvaran innehåller funktioner för att schemalägga påminnelser som meddelar chefer och anställda om väntande uppgifter eller överskriden resursanvändning. Påminnelser kan konfigureras så att de skickas till din e-postinkorg eller smartphone, så att du aldrig missar något.
23. Funktioner för hantering av prövotid
HR-avdelningen låter nyanställda genomgå en prövotid, och att klara den beror på lämpligt uppförande, närvaro och arbetsprestation. Introduktionsfunktionen i din HRMS-programvara bör ha en funktion för målsättning som du kan använda för att komma överens om åtgärder och mål under de första månaderna av anställningen.
E. Efterlevnadsfunktioner
HRMS-system har ofta efterlevnadsfunktioner som automatiserad efterlevnad vid rekrytering, automatiserad EEOC-efterlevnad och automatiserad efterlevnad av regler för sjukvårdsförmåner.
24. Automatiserad efterlevnad vid rekrytering
En viktig faktor under rekryteringsprocessen är att undvika diskriminerande metoder som kan utsätta ditt företag för rättsliga krav. Platsannonser, referenskontroller och intervjufrågor kan präglas av fördomar baserade på ras, kön, etnicitet, könsidentitet, religion, status och fysiska & psykiska funktionsnedsättningar med mera.
Ditt HRMS kan hjälpa till med funktioner som säkerställer att all kommunikation förblir korrekt och inte ger utrymme för fördomar.
25. Automatiserad EEOC-efterlevnad
De flesta företag behöver att nyanställda fyller i ett frågeformulär för självidentifiering enligt EEO för att skydda sig mot diskriminerande metoder. HRMS kan innehålla helt efterlevnadssäkra frågeformulär och säkerställer att informationen används på lämpligt sätt.
26. Automatiserad efterlevnad av regler för sjukvårdsförmåner
Efterlevnad av hälsorelaterade regler är fortfarande avgörande i många länder. I USA måste företag exempelvis följa federal lagstiftning som Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA), Genetic Information Nondiscrimination Act, Affordable Care Act (ACA) och bestämmelser om jämlikhet inom psykisk hälsa, bland annat.
Rätt programvara samlar in de data som krävs för IRS-rapportering och håller dem uppdaterade i händelse av lagändringar.
F. Funktioner för lärande & medarbetarutveckling
Funktioner för medarbetarutveckling att hålla utkik efter i nästa HRMS-programvara inkluderar prestationshantering, certifieringsadministration, utbildningskataloger, funktioner för medarbetarengagemang, funktioner för utvärderingsdata samt företagets policyer och mål.
27. Prestationshantering
Ett robust HRMS bör erbjuda verktyg för prestationshantering som gör det möjligt för HR-team att följa prestationer i realtid, fastställa mål och övervaka framsteg. Dessa verktyg standardiserar utvärderingar, ger kontinuerlig återkoppling och stödjer medarbetarnas utveckling. Genom att effektivisera målsättningen och erbjuda insikter om produktivitet hjälper ett HRMS till att skapa personliga utvecklingsplaner för att behålla de bästa talangerna.
28. Certifieringsadministration
Kurshantering, nomineringar till utbildningar, säkerställande av efterlevnad och uppdatering av material kan ta mycket tid om det inte hanteras väl. HRMS-programvara med en modul för utbildningshantering underlättar den löpande utbildningen och utvecklingen.
29. Utbildningskataloger
Det ideala HRMS-systemet erbjuder ett komplett utbud av lärandealternativ som kan hanteras från ett enda gränssnitt. Detta inkluderar att koppla aktiviteter till kompetensramverk för kompetensbaserad prestationshantering och att koppla läranderesultat till önskad kompetensutveckling.
30. Funktioner för medarbetarengagemang
Verktyg för medarbetarengagemang i ett HRMS kan inkludera pulsmätningar, mekanismer för återkoppling och program för erkännande som ger medarbetarna en röst och hjälper HR-team att mäta engagemangsnivåerna. Ett HRMS som fokuserar på engagemang bidrar till att bygga en mer sammanhållen arbetsstyrka, främjar en positiv företagskultur och förbättrar medarbetarnas kvarstannande genom att hantera problem innan de eskalerar.
31. Företagets policyer & mål
Pengar som läggs på utbildningsprogram, utveckling och certifieringar är en investering i att uppnå verksamhetens mål. Ditt HRMS-system bör kunna tolka dina utvecklingsstrategier och jämföra dem med dina förutbestämda policyer och mål.
G. Lönelösningar
De flesta HRMS-system har lönelösningar med funktioner som flexibla löneperioder, massbearbetning och ombearbetning, lönespecifikationer online, global efterlevnad av löneregler, lönejusteringar och övertidsregister.
32. Flexibla löneperioder
Medarbetare och uppdragstagare kan få sina löner utbetalda under olika perioder – veckovis, varannan vecka eller månadsvis. Ett HRMS-system med lönefunktioner som kan hantera olika betalningsperioder påskyndar lönehanteringen och minskar risken för datainmatningsfel vid betalning.
33. Massbearbetning & ombearbetning
Din HRMS-programvara bör ha funktioner som gör det möjligt för HR-team att automatisera många medarbetarbetalningar under en längre tidsperiod. Avancerade verktyg har en funktion för att återställa bearbetning som gör det möjligt att ångra och korrigera betalningsfel.
34. Lönespecifikationer online
De flesta HRMS-system underlättar medarbetarnas vardag genom att säkerställa att aktuella och tidigare lönespecifikationer alltid finns tillgängliga för visning eller nedladdning.
35. Global efterlevnad av löneregler
Efterlevnaden av löneregler varierar från delstat till delstat. Om ditt företag därför bedriver verksamhet på många platser kan det bli förvirrande att säkerställa och hantera efterlevnaden. Rätt HRMS-programvara automatiserar lönehanteringen så att den följer de bestämmelser som gäller på din geografiska plats.
36. Lönejusteringar och övertidsfunktioner
Många HRMS-system innehåller lönelösningar som gör det möjligt för HR- och ekonomipersonal att ändra och justera medarbetarnas löner, ta hänsyn till avdrag eller bonusar, registrera obetald ledighet, pensionsinbetalningar och ersättningar samt göra andra nödvändiga justeringar.
H. Prisvärdhet
Självklart spelar din budget roll när du väljer det idealiska HRMS-systemet, så det är bra att förstå typisk prissättning för HRMS. Hur står sig systemets pris i förhållande till dess funktioner, egenskaper och användarvänlighet? Behöver du verkligen alla finesser och funktioner?
Överväg HRM-verktyg och programvara med tydlig, flexibel och transparent prissättning.
Mindre team kan upptäcka att HR-programvara utformad för småföretag erbjuder den funktionalitet de behöver utan komplexiteten hos ett komplett HRMS-system.
Finns det olika typer av HRMS?
Det finns många listor över HR-programvara, men de populäraste verktygen fokuserar på bemanning, medarbetarutveckling och engagemang, introduktion, ersättning och personalstyrning för att effektivisera företagets centrala HR-team.
Personaladministration
Bemanningsfunktioner omfattar personalplaneringsfunktioner som schemaläggning av medarbetare och programvara för personaladministration, medarbetarnas livscykel, programvara för tidsregistrering, ledighetshantering och sökning efter kandidater, antingen genom ett system för kandidatspårning eller mer avancerad teknik för talanganskaffning.
Introduktion och avslut
Introduktionssystem omfattar programvara för introduktion och avslut. Introduktionsverktyg kan hjälpa till att vägleda nyanställda genom krav på dokumentation, skapande av programvaruinloggningar, I-9-verifiering, sociala presentationer och andra ansvarsområden.
Medarbetarutveckling
Utveckling handlar om att hjälpa dina medarbetare att växa och om att hålla personalen nöjd. HRMS kan omfatta programvara för medarbetarnöjdhet, programvara för prestationshantering, programvara för 360-gradersfeedback och programvara för talanghantering. Detta är en av de viktigaste fördelarna med programvara för talanghantering.
Ersättningshantering
Ersättningssystem omfattar administrationsprogramvara, programvara för förmånshantering och löneprogramvara. Självbetjäning för ersättning är användbart för medarbetare som vill kontrollera sina egna sjukförmåner eller sin PTO-statistik.
Personalstyrning
System för personalstyrning omfattar programvara för personaladministration, informationssystem för personaladministration (HRIS), verktyg för medarbetarregister, programvara för hantering av humankapital samt programvara för registrering och övervakning av medarbetare.
Relaterad läsning: Recensioner av de bästa systemen för central HR-programvara
Vanliga frågor om HRMS-programvara
Redo för nästa steg, men inte helt säker på vad du ska göra härnäst? Dessa svar på vanliga frågor kan vara till hjälp.
Vad är skillnaden mellan ett HRMS-, HRIS- eller HCM-system?
Ett HRMS (System för personaladministration) och ett HRIS (Informationssystem för personal) liknar varandra, men ett HRMS innehåller vanligtvis ett bredare utbud av funktioner. Ett HRIS fokuserar på centrala HR-funktioner som hantering av medarbetardata, löneadministration och administration av förmåner. Ett HRMS bygger vidare på detta genom att inkludera ytterligare funktioner som prestationshantering, registrering av arbetstid och närvaro samt verktyg för medarbetarengagemang.
Å andra sidan har HCM-system (hantering av humankapital) ett mer strategiskt förhållningssätt till HR. De fokuserar inte bara på att hantera medarbetardata och administrativa uppgifter, utan även på att optimera hela arbetsstyrkan. HCM-system omfattar vanligtvis talanghantering, lärande och utveckling samt successionsplanering, vilket gör dem mer heltäckande för organisationer som vill anpassa HR-funktionerna efter verksamhetens mål.
Kort sagt:
- HRIS fokuserar på centrala HR-data och administrativa uppgifter.
- HRMS erbjuder bredare funktioner, inklusive medarbetarengagemang och prestationshantering.
- HCM integrerar HR-funktioner med strategisk personalhantering och personalutveckling.
Om du vill fördjupa dig kan du läsa vår jämförelse av HRIS-, HRMS- och HCM-system härnäst.
Hur väljer jag rätt HRMS för mitt företag?
Att välja rätt HRMS beror på företagets storlek, behov och budget. Viktiga faktorer att ta hänsyn till är användarvänlighet, skalbarhet, integrationer med befintlig programvara samt huruvida plattformen stöder de specifika funktioner som organisationen behöver, till exempel prestationshantering eller efterlevnadsspårning.
Om budgeten är begränsad eller teamet är litet kan du överväga ett HRMS-system utformat för små företag, som kan passa dina behov bättre och vara mer prisvärt.
Vad kostar det att implementera ett HRMS?
Kostnaden för ett HRMS kan variera beroende på plattformens funktioner, företagets storlek och vilken grad av anpassning som krävs. Många HRMS-leverantörer erbjuder prisplaner i olika nivåer, så att du kan välja en plan som passar din budget. Det är också viktigt att ta hänsyn till långsiktiga kostnader som uppdateringar, support och ytterligare funktioner.
