Förbättra HR-processer: En process i fyra steg

Din HR-funktion har förmodligen fler än några få processer som skulle kunna förbättras. Genom att använda strategisk personalledning kan organisationer förbättra HR-processerna så att de bättre svarar mot medarbetarnas och organisationens behov.

Ramverk för förbättring av HR-processer

HR-processer omfattar ett brett spektrum av aktiviteter, från rekrytering och introduktion till medarbetarutveckling och prestationshantering.

För att förbli konkurrenskraftiga och effektiva måste företag kontinuerligt sträva efter att förbättra sina HR-processer. Det är enkelt att effektivisera HR-processer med molnbaserade HR-verktyg, vilket säkerställer smidigare arbetsflöden och bättre datatillgänglighet.

Jag har upptäckt att det största hindret för processförbättring är att komma igång – det kan kännas som en oöverstiglig uppgift! Om man delar upp arbetet i separata steg blir det mycket mer hanterbart.

Steg ett: Bedöm nuvarande processer

Det är svårt att förbättra något om du inte förstår det fullt ut. Det här kan vara tidskrävande, det vill jag klargöra direkt, men normalt behöver det här steget bara genomföras en gång. 

Det första steget är att bedöma era arbetsflöden och uppgifter och fastställa vad som är dokumenterat, vem som ansvarar för det och när det senast granskades. Ansvarar HR för lönehantering och L&D, till exempel, eller ligger det på en annan avdelning i företaget?

På en tidigare HR-avdelning där jag arbetade hade vi ett stort antal dokumenterade processer, men vi upptäckte att de var lagrade på olika platser och hade varierande aktualitet.

Därefter kan du gå igenom dina HR-nyckeltal för att identifiera eventuella problemområden som rör varje process, till exempel felaktigt antal anställda, lönefel eller lång rekryteringstid.

När det här steget är klart har du en inventering av processer som kan förbättras. 

Author's Tip

Det är också bra att få feedback från den bredare medarbetargruppen för att identifiera eventuella problem de har när det gäller era HR-processer.

Steg två: Prioritera

Du kommer inte att kunna ta itu med allt på en gång, så det är viktigt att tänka kritiskt kring vilka processer du vill arbeta med först. Detta gäller särskilt HR-system i små företag som har begränsad tid, begränsade resurser och begränsad budget.

Kanske kan några tidiga, enkla framgångar frigöra tid för att ta itu med de större projekten. Kanske har du ledningens stöd för att genomföra ett stort automatiseringsprojekt.

Fastställ tydliga och specifika förbättringsmål som är i linje med organisationens strategiska mål, initiativ och värderingar.

Mitt företag har till exempel innovation som sitt främsta värde, men vi har fortfarande några irriterande manuella HR-processer.

Vårt mål är att skapa en innovativ HR-upplevelse som ger våra medarbetare en positiv bild av sin HR-funktion. Vi lyckades få ledningens stöd för HR:s digitala omställning genom att automatisera flera viktiga processer och koppla projekten till vårt innovationsvärde.

Det här steget följer inte en universallösning, så du måste avgöra vad som fungerar för din organisation utifrån de resurser du har tillgång till.

Steg tre: Skapa en handlingsplan 

Du bör fastställa en realistisk tidsplan för slutförandet, och jag rekommenderar att du inkluderar flera avstämningar av framstegen.

Det kan innebära att förenkla arbetsflöden, ta bort onödiga steg och automatisera repetitiva uppgifter med hjälp av specifik HR-programvara (mer om det här steget senare). 

Om ni har resurser tillgängliga för att hjälpa till, gör fördelning av ägarskap och ansvar det möjligt för teammedlemmarna att behålla beslutsfattandet i sina arbetsprocesser. 

Det kan vara mycket att hålla reda på, och att ha ett projektdokument som alla kan komma åt är till hjälp. Jag tycker om att använda Sharepoint för den här typen av projekt, men det finns många verktyg för projektledning tillgängliga.

I mitt tidigare exempel med spridd dokumentation beslutade vi att samla allt på en central plats i stället för i de silor där det hade funnits, och gav oss själva 6 månader för att uppdatera varje dokument.

Den här tidsplanen var realistisk och genomförbar för oss som ett litet HR-team. Vi hade ett kort återkommande möte en gång i månaden för att kontrollera våra framsteg och hålla oss ansvariga. 

Steg fyra: Kontinuerlig förbättring

Upprätta ett system för löpande övervakning och utvärdering av HR-processer. Underlätta feedback från medarbetare och HR-personal för att identifiera eventuella problem eller ytterligare förbättringsområden. 

Du kan till exempel skicka en pulsmätning till medarbetare efter att de har kontaktat HR med vissa förfrågningar för att få omedelbar feedback, eller skicka en önskemålsenkät till ditt HR-team en gång om året för mer omfattande idéer om förbättringar.

Du kan använda den insamlade feedbacken och datan för att göra kontinuerliga förbättringar av HR-processerna.

HR-avdelningar kan optimera processerna genom att integrera plattformar för hantering av HR-ärenden för att lösa problem snabbare.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

6 exempel på förbättring av HR-processer 

Låt oss gå igenom några exempel på vanliga sätt att förbättra HR-processer.

Automatisera arbetsflöden

I bedömningsfasen kommer du sannolikt att identifiera manuella och repetitiva uppgifter som datainmatning, schemaläggning av möten och utskick av rutinmässiga e-postmeddelanden. 

Du kan automatisera dessa processer genom att bygga en teknikstack för HR (tänk på ditt HRMS eller HRIS samt kommunikationsverktyg) som automatiserar många av dessa processer och möjliggör dataflöden mellan olika appar och funktioner.

Författarens tips

Om du inte kan automatisera det, standardisera det åtminstone. Genom att utveckla standardiserade processer och mallar för uppgifter som prestationsutvärderingar, jobbannonser och intervjuguider säkerställer du konsekvens och minskar tiden som läggs på att skapa material från grunden.

Digitalisera introduktionen

Introduktionen av medarbetare är en återkommande process som på de flesta företag verkligen behöver uppdateras och är en av de mest betydelsefulla delarna av en nyanställds medarbetarupplevelse.

Digitalisera introduktionsprocessen genom att förse nyanställda med elektroniska formulär, utbildningsmoduler och företagsresurser. Detta kan minska pappersarbetet, spara tid och säkerställa en enhetlig introduktionsupplevelse för alla nyanställda.

Specialiserad programvara för introduktion kan vara till stor hjälp här.

Effektivisera rekryteringen

Om rekryteringsprocessen inte ingick i din inventering i steg 1 bör den göra det. Om du inte redan har gjort det kan du överväga att införa ett system för kandidatspårning (ATS) för att hantera platsannonser, ansökningar och kommunikation med kandidater.

ATS-programvara kan hjälpa till att gallra bland kandidater, följa deras framsteg och till och med hjälpa till att skapa en rekryteringspipeline för roller som är svåra att tillsätta. Många av dessa program kan också ge värdefulla mätvärden om din rekryteringsprocess och kandidatupplevelse.

Erbjud självbetjäningsalternativ

HR-personal kan lägga mycket onödig energi på att besvara frågor och uppdatera medarbetarinformation. Här är några förslag som kan hjälpa till med det:

Självservice för anställda och chefer

Det kan redan finnas alternativ i ditt HRIS-system för självservice för anställda och chefer. 

Använd dem, eftersom de kan ge anställda möjlighet att uppdatera personuppgifter, visa lönespecifikationer, begära ledighet och registrera sig för förmåner. Detta minskar HR-teamets arbetsbelastning och ger de anställda möjlighet att hantera sina egna uppgifter. 

Självservicealternativ för chefer i ditt HRIS-system är ytterligare ett område att undersöka för processförbättringar. Det kan finnas funktioner som du enkelt kan aktivera för chefer, så att de själva kan hantera rutinmässiga förändringar för anställda, till exempel ändringar av rapporteringslinjer och godkännande av ledighetsansökningar.

Centraliserad kunskapsbas 

Skapa ett centraliserat arkiv med HR-policyer, rutiner, vanliga frågor och resurser. Detta kan hjälpa anställda och chefer att hitta svar på sina frågor utan att behöva kontakta HR direkt. Det är viktigt att göra arkivet lätt att söka i och tillgängligt för alla anställda. 

Det finns många intranätalternativ tillgängliga med varierande kostnader och arbetsinsatser. Många HRIS-plattformar har också denna funktion. 

Elektronisk dokumenthantering 

Om du inte redan har gjort det bör du börja lagra HR-dokument digitalt i ett säkert dokumenthanteringssystem. Det gör det enklare att hämta och dela dokument och personaluppgifter, vilket minskar behovet av fysiska pappersdokument.

Efterlevnadskalender och checklista för årets slut

Jag skrev lite om en efterlevnadskalender i en tidigare artikel om efterlevnad inom HR, och jag kan inte nog rekommendera den.

Kalendern jag använder är kopplad till en gemensam HR-kalender i Outlook, och varje punkt i kalendern är länkad till en händelse i HR-kalendern. Dessa påminnelser som ständigt gör sig påminda fungerar bra för att få fart på arbetet med efterlevnad.

Använd en checklista för årets slut genom att bädda in den i din efterlevnadskalender. Som en del av mitt teams checklista för årets slut granskar vi processdokumentationen och utför regelbundet underhåll. 

Detta möjliggör en cykel av kontinuerliga förbättringar utan det omfattande arbete som krävs för att börja om från början, vilket jag beskrev i steg 4 ovan.

Obs: Checklistan för årets slut bör inte kombineras med eller ersätta dina andra checklistor för HR-processer.

Utmaningar med förbättring av HR-processer

Även om allt låter bra i teorin är det osannolikt att förbättring av HR-processer blir helt problemfri. Vanliga utmaningar är:

• Motstånd mot förändring: Anställda och chefer kan motsätta sig förändringar på grund av rädsla för det okända, att de känner sig bekväma med nuvarande processer eller att de är skeptiska till fördelarna med nya system. Därför behöver alla större förändringar en ordentlig plan för förändringshantering och kommunikationsstrategi.
• Brist på tydlig vision: Utan ett väldefinierat mål och en tydlig strategi kan förbättringar av HR-processer bli ofokuserade, vilket leder till slöseri med tid och resurser.
• Begränsade resurser: Budgetbegränsningar, begränsad personal och otillräckliga tekniska verktyg kan hindra implementeringen av nya HR-processer. Därför är det viktigt att prioritera effektivt och fastställa realistiska tidsplaner. Effektivisering av HR-processer kan börja med att använda kostnadsfria HR-lösningar för grundläggande administrativa uppgifter.
• Upprätthålla efterlevnad: HR-processer måste följa olika juridiska och regulatoriska krav, och det kan få oönskade konsekvenser om du inte säkerställer efterlevnad när förändringar genomförs.
• Global skalning: HR-processer kan behöva ta hänsyn till olika lokala förutsättningar, beroende på var du anställer. Genom att anlita multinationella HR-tjänster kan du säkerställa optimerade processer som passar både lokala och internationella team

Bästa praxis för förbättring av HR-processer

Slutligen finns det, mot bakgrund av de utmaningar som lyfts ovan, några bästa praxis att ha i åtanke när du förbättrar HR-processer.

• Fastställ tydliga mål: Definiera specifika, mätbara, uppnåeliga, relevanta och tidsbundna (SMART) mål för förbättringsprocessen.
• Medarbetarnas delaktighet: Involvera medarbetarna i planerings- och implementeringsfaserna. Samla in deras feedback och bemöt deras farhågor för att skapa stöd och minska motståndet mot förändring.
• Öppen kommunikation: Främja öppen och transparent kommunikation inom HR-teamet och i hela organisationen för att kommunicera förändringar effektivt och samla in feedback.
• Jämförelse med branschstandarder: Jämför dina HR-processer med branschstandarder och bästa praxis. Använd jämförelser för att identifiera luckor och möjligheter till förbättring.
• Prestationsmått: Definiera och följ upp viktiga prestationsindikatorer (KPI:er) för dina HR-processer
• Ha ett kundcentrerat förhållningssätt: Det nya sättet att tänka är att se personalverksamheten som en produkt, där medarbetarna behandlas som kunder och fokus ligger på att förbättra deras upplevelse av HR-processerna. Ta reda på vad som kan förbättra deras upplevelse, oavsett om det handlar om systemintegration, förenklade uppgifter eller färre möten.

En kultur av ständiga förbättringar

Förbättring av HR-processer är en naturlig del av att utveckla din HR-funktion.

Genom att följa ett strukturerat arbetssätt som omfattar bedömning, analys, omarbetning och kontinuerlig uppföljning kan du effektivisera dina HR-processer, minska kostnaderna, förbättra medarbetarnas nöjdhet och i slutändan bidra bättre till att organisationens strategiska mål uppnås. 

Att omfamna en kultur av ständiga förbättringar inom HR kan leda till långsiktig framgång i dagens dynamiska affärsmiljö och ge medarbetarna en effektiv HR-upplevelse.

Gå med i gemenskapen People Managing People

Om du vill läsa mer om hur du förbättrar HR-processer och bästa praxis inom talanghantering kan du gå med i vår stödjande gemenskap för HR- och företagsledare, där kunskap delas för att hjälpa dig att utvecklas i din karriär och skapa större värde för din organisation.