Så väljer du löneprogram: En expertguide

Jag utgår från att du känner till de viktigaste funktionerna i löneprogramvara, så jag går inte igenom dem här.

Om jag skulle välja ny löneprogramvara för min organisation är det här vad jag skulle hålla utkik efter:

1. Kan den effektivt stödja flera typer av medarbetare?

Det kan vara så att du anställer en blandning av månadsavlönade och timanställda samt uppdragstagare. Eftersom medarbetare klassificeras utifrån arbetstid, förmåner och arbetsuppgifter måste din HR-programvara med lönehantering kunna tillgodose de specifika behoven hos din personalstyrka.

Vissa system är särskilt anpassade för lönebehov hos heltidsanställda eller kontraktsanställda, medan andra erbjuder flexibla kategoriseringsalternativ.

Dessutom inkluderar vissa tjänster självbetjäningsportaler där medarbetare kan skicka in skatteuppgifter och se arbetstimmar och löneperioder.

2. Integreras programvaran enkelt med andra system?

Löneprogramvara integreras med HRMS, ekonomiprogram, system för tid och närvaro, plattformar för skattedeklaration, programvara för förmånshantering, ERP-system, system för direktinsättning, verktyg för regelefterlevnad, mobilapplikationer och system för lärplattformshantering.

Om du väljer att använda ett fristående lönesystem behöver det kunna dela information med ditt HRMS eller HRIS, ekonomisystem eller din programvara för tidsregistrering. I så fall är det värt att kontrollera hur enkelt det är att genomföra dessa integrationer.

3. Beräknas, hålls skatterna inne och lämnas de in?

Hantering av löneskatter är ett verkligt problemområde. Ett tillförlitligt lönesystem förenklar processen med att beräkna, hålla inne och lämna in skatter, vilket förebygger kostsamma fel.

Det bör också hantera löneutmätningar smidigt och säkerställa att domstolsbeslutade avdrag för underhållsstöd, skattekrav eller andra skyldigheter följs.

Leta efter en leverantör som inte bara håller inne rätt belopp utan också lämnar in dem till rätt myndigheter.

Några saker att se upp med:

• Är leverantören ett registrerat rapporteringsombud hos IRS?
• Är noggrannheten vid skattedeklarationer ”garanterad”, vilket innebär att leverantören står för kostnaderna för eventuella fel?

4. Erbjuder det direktinsättning?

Enligt en undersökning från American Payroll Association får 93 % av medarbetarna sin lön genom elektronisk överföring. Därför är detta en viktig funktion som jag skulle hålla utkik efter i en lönelösning.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

5. Erbjuder det flexibla lönealternativ?

Det kan vara så att du vill betala medarbetare veckovis, varannan vecka, två gånger i månaden eller månadsvis efter behov. Därför är möjligheten att köra obegränsat antal lönekörningar och använda flera frekvenser praktisk.

Dessutom är lön på begäran en mycket uppskattad förmån som ger medarbetare större ekonomisk flexibilitet.

6. Stöder det flera platser?

Om din organisation verkar i olika territorier (eller om du tror att den kan göra det i framtiden, till exempel genom att öppna en ny restaurang som behöver lönehantering), kan programvaran då beräkna och fördela löner utifrån var varje anställd arbetar?

7. Vilka rapporteringsfunktioner erbjuder systemet?

Lönedata är en guldgruva för ekonomisk planering, efterlevnadsrevisioner och personalstrategi. Fråga om inbyggda rapporter, till exempel lönesammanställningar, skatteskulder, förmånsavdrag och analyser av arbetskraftskostnader. Ta reda på om rapporterna kan anpassas eller schemaläggas automatiskt. 

Fråga också om rapporterna kan exporteras till CSV eller integreras direkt med dina bokföringsverktyg. 

Tro mig, möjligheten att generera tydliga och handlingsinriktade rapporter kan spara tid och förbättra beslutsfattandet, så det är definitivt något att hålla utkik efter även när du väljer löneprogramvara för ett litet företag.

8. Är prisplanerna skalbara?

Självklart kommer kraven på löneprogramvara för ett litet lokalt företag att skilja sig avsevärt från kraven hos en stor multinationell organisation.

De leverantörer du utvärderar har sannolikt flera prisalternativ för lönesystem beroende på företagets storlek och behov. 

Vanligtvis omfattar abonnemangsplaner en månatlig grundavgift och en månadsavgift per anställd. Ett bra exempel på en leverantör av löneprogramvara som följer denna modell är Gusto, som tar ut en grundavgift på $40 per månad plus $6 för varje anställd. Ett företag med 100 anställda skulle alltså betala $640 per månad.  

Många månatliga abonnemangsplaner innehåller flera nivåer, till exempel för nystartade företag eller större organisationer, där varje nivå erbjuder olika lönefunktioner och tjänster. De dyrare planerna kan inkludera extra teknisk hjälp, ytterligare HR-support, flera platser samt en personlig revisor som förbereder och lämnar in skattedeklarationer. 

Den månatliga abonnemangsmodellen föredras av företag, oavsett storlek, tack vare den låga månadsavgiften och möjligheterna till skalning.

Alternativt kan en kostnadsfri lönelösning erbjuda alla viktiga funktioner du behöver utan de höga kostnaderna för traditionella system, även om du kan gå miste om mer avancerade funktioner.

9. Hur säkert är det?

Löneprogramvara lagrar känslig information om anställda, så det är viktigt att säkerställa att alla lösningar du överväger erbjuder följande säkerhetsåtgärder:

• PCI-efterlevnad
• MFA (flerfaktorsautentisering)
• Datakryptering
• Lösenordsskydd
• Begränsade åtkomstbehörigheter

10. Hur bra är kundservicen?

Att göra rätt när du hanterar löner själv är ganska grundläggande, så eventuella problem måste hanteras snabbt. Därför tittar jag alltid på nivån på den kundsupport som erbjuds och läser omdömen relaterade till kundsupporten.

Några faktorer att bedöma:

• Hjälpsamma artiklar och videor
• Kundsupportlinjer
• Onlinechatt
• Interna löneexperter.

11. Kan det anpassas?

Den löneprogramvara du väljer måste kunna anpassas efter ditt företags unika behov. Uppgraderingar eller tillägg kan ofta läggas till i programvaran för att hantera unika tidsscheman, valutor eller skatteinställningar.

Du bör också leta efter anpassningsbara analyspaneler för ersättningsrapportering som kan skräddarsys efter specifika behov.

Proffstips

Ett alltför komplext system kan hindra användning och produktivitet. Genom att prioritera användarvänliga gränssnitt och intuitiva arbetsflöden säkerställer man att teamen effektivt kan dra nytta av tekniken. De bästa lösningarna erbjuder konfigurerbarhet, djup i funktionerna och användarvänlighet, vilket gör det möjligt för organisationer att växa utan att ge avkall på effektivitet och resultat. — Dara Brenner, produktchef, Employ

Lönealternativ att överväga

Med ovanstående i åtanke kommer här några lönealternativ att överväga:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Paycom — Bäst för att förebygga fel med medarbetarnas medverkan
2. 2. Deel Payroll — Bäst för regelefterlevande lönehantering i över 150 länder
3. 3. Paycor — Bäst för att automatisera löneuppgifter
4. 4. RemoFirst — Bäst för globala team i över 170 länder
5. 5. RemotePeople — Bäst för global lönehantering
6. 6. Workforce.com — Bäst för automatiserade komplexa löneberäkningar
7. 7. Employment Hero — Bäst för kanadensiska små och medelstora företag
8. 8. Justworks — Bäst för lönehantering av blandad arbetsstyrka
9. 9. BambooHR® — Bäst för medarbetares självbetjäning
10. 10. Paylocity — Bäst för HR, lönehantering och integrationer på samma plats

För mer information kan du läsa vår lista över den bästa löneprogramvaran.

Process i 5 steg för att välja löneprogramvara

Följ slutligen den här processen i 5 steg för att hitta rätt programvara.

Steg ett: Identifiera behov

Innan du börjar undersöka leverantörer bör du ta dig tid att förstå dina intressenters specifika behov, däribland medlemmarna i löneteamet, ledare, chefer och vanliga medarbetare.

Frågor som hjälper dig att identifiera dina behov:

• Vilka är de vanligaste utmaningarna som personal-, löne- eller ekonomifunktionen står inför?
• Hur kommer varje intressent att använda den nya programvaran, och passar löneprogramvara för företag bättre?
• På vilka sätt brister det nuvarande HR-systemet eller den nuvarande processen? (Processkartläggning kan vara till hjälp här.)
• Vilka är de vanligaste klagomålen som rör lönehanteringen?
• Hur kommer eventuell ny programvara som du köper att passa in i din HR-teknikstack?
• Vilka policyer och regulatoriska krav har företaget när det gäller datasäkerhet, leverantörsmångfald, leverantörsavtal med mera?
• Hur tekniskt kunnigt är ditt team? Programvaran du väljer bör inte vara mer komplex att konfigurera och använda än vad teamet klarar av.
• Vilken är din budget?
• Vilken avkastning på investeringen (ROI) förväntar du dig?

Genom att ställa dessa frågor kan du avgöra exakt vad du behöver från din HR-programvara, inklusive den typ av löneprogramvara som du sannolikt har störst behov av.

Hämta synpunkter från dina intressenter (IT och ekonomi är alltid användbara) och använd deras feedback för att skriva användningsfall och skapa en matris som jämför vad som är viktigt för varje intressentgrupp.

Nu kommer du att kunna leda samtalet med leverantörer och ge dem en lista över funktioner som varje användare måste ha respektive gärna vill ha.

Steg två: Undersök leverantörer

Det är dags att göra en marknadsundersökning och bekanta dig med de ledande löneleverantörerna för ditt användningsfall. Många webbplatser (inklusive vi!) försöker lista de bästa programvarualternativen för olika behov och användningsfall.

Team som behöver åtkomst till appen eller webbläsaren var som helst kan till exempel jämföra onlinebaserad löneprogramvara, medan de som vill minska mänskliga fel och sänka den administrativa arbetsbördan kan överväga verktyg för automatiserad lönehantering.

Om du i stället lägger ut hela lönehanteringen på entreprenad kommer du att undersöka en helt annan uppsättning alternativ bland löneleverantörer. Det finns för- och nackdelar med att lägga ut lönehanteringen på entreprenad till ett annat företag som du måste förstå.

Ta dig tid att studera varje leverantörs webbplats och anteckna eventuella frågor som dyker upp. Finns det fallstudier och omdömen som visar verktygets huvudsakliga användningsområde eller säljargument?

Du kan också gå med i onlinegemenskaper eller använda ditt nätverk för att få rekommendationer. 

Några leverantörsspecifika frågor att ställa:

• Vilka är de främsta leverantörerna för ditt användningsfall?
• Vilka har högst betyg i sin kategori?
• Vilken är varje verktygs högst betygsatta funktion?
• Vänder sig verktyget till små och medelstora företag, eller är det bättre lämpat för företagsbruk?
• Vad säger kundrecensioner och omdömen? Vilka fördelar och nackdelar rapporteras oftast?
• Vilken typ av introduktion, utbildning, support och andra resurser erbjuder leverantören?
• Finns det omfattande dokumentation?
• Uppfyller verktygets funktioner dina behov?
• Integreras programvaran med de HR-verktyg du redan använder?
• Är användargränssnittet visuellt tilltalande?
• Är användarupplevelsen positiv? 
• Är det intuitivt att navigera och enkelt att använda?
• Är det här verktyget för enkelt eller komplext för dina behov inom personaladministration? 
• Erbjuder det den flexibilitet eller anpassningsbarhet du behöver?
• Erbjuder det robusta säkerhetsstandarder och följer det regler och bästa praxis för dataskydd? Finns det ett lokalt installerat alternativ?
• Ryms priset inom din budget? Är prissättningen tydlig? 
• Är priset motiverat utifrån programvarans funktioner? Är vissa viktiga funktioner endast tillgängliga i dyrare prisnivåer? 
• Erbjuder det en demonstration eller kostnadsfri provperiod?

Steg tre: Skapa en kortlista och ta kontakt

Nu när du har identifierat några tänkbara leverantörer är det dags att gå lite djupare och boka några demonstrationsmöten.

1. Skicka en informationsförfrågan (RFI) till varje leverantör så att du kan jämföra alternativen punkt för punkt
2. Om du vill vara verkligen grundlig kan du skicka en anbudsförfrågan (RFP) till alla leverantörer på din kortlista. Den kommer att innehålla viktig information om ditt företag, dina specifika behov, ett leverantörsfrågeformulär och eventuella särskilda regler för hur anbudet ska lämnas in, till exempel sista inlämningsdag.
3. Boka ett möte med deras säljrepresentant och gå igenom dina frågor.

Dessa samtal, som helst bör innehålla demonstrationer av produkten i praktiken, hjälper dig också att få en känsla för leverantören och om ni kan skapa ett bra partnerskap.

För att underlätta jämförelsen av leverantörer kan du använda den här praktiska utvärderingsmallen.

Avgörande fråga

Till exempel kan team som behöver webbläsarbaserad åtkomst var som helst jämföra löneprogram online, medan de som vill minska mänskliga fel och sänka den administrativa arbetsbördan kan överväga automatiserade löneprogram.“Kan du gå igenom ett verkligt exempel på hur ert system hjälpte ett företag som vårt?”—Den här frågan går förbi generiska demonstrationer och ger dig en bild av den verkliga effekten. Be om fallstudier eller referenser från företag i liknande storlek inom din bransch och fråga hur programvaran hjälpte dem att lösa specifika problem—oavsett om det gäller efterlevnadsutmaningar, integrationsbehov eller skalbarhet.

Steg fyra: Motivera affärsnyttan

Med alla ovanstående uppgifter insamlade är det dags att sammanställa ditt affärsunderlag. Det behöver inte vara ett dokument på tio sidor, utan kan vara så enkelt som ett PM på en sida (för vem har egentligen tid att läsa tio sidor?).

 Beslutsfattare vill ha svar på följande frågor:

• Hur mycket kostar det? 
• Vilka problem kommer programvaran att lösa?
• Vad händer om vi inte investerar i programvaran?
• Hur lång tid tar implementeringen?
• Varför behöver vi investera nu?
• Vilken avkastning på investeringen ger införandet av den här programvaran?

Du kanske inte känner till svaret på kostnadsfrågan, men genom att söka godkännande i det här skedet lägger du grunden för att lyckas.

Här är en mall för ett affärsunderlag som du kan använda för automatiserade löneprogram:

• Sammanfattning: Kort översikt över förslaget, viktiga fördelar med löneprogram och slutsatser.
• Nuvarande situation och problembeskrivning: Beskrivning av det aktuella läget samt de specifika utmaningar eller problem som ska hanteras.
• Föreslagen lösning och fördelar: Detaljerad beskrivning av den föreslagna lösningen och dess förväntade fördelar, inklusive en kostnads- och nyttoanalys.
• Implementeringsplan och riskbedömning: Implementeringsstrategi steg för steg, tidsplan samt en sammanfattning av potentiella risker med planer för riskminimering.
• Slutsats och rekommendationer: En kort sammanfattning av affärsunderlaget med slutliga rekommendationer till beslutsfattarna.

Steg fem: Implementera och introducera

Att välja rätt programvara är bara halva arbetet. Enligt min erfarenhet är det här som de flesta implementeringar börjar gå snett i det tysta. Det beror inte nödvändigtvis alltid på att programvaran är fel, utan på att planen för införandet är otillräckligt förberedd.

Ett smidigt införande handlar om tre saker: tydligt ansvar, konsekvent kommunikation och en återkopplingsloop som fångar upp problem innan de påverkar en skarp lönekörning. Så här skulle jag gå tillväga:

• Utse en enda implementeringsansvarig: En person bör ansvara för tidsplanen för införandet, samordningen med leverantören och den interna kommunikationen. Delat ansvar leder till att uppgifter faller mellan stolarna.

• Kommunicera förändringen tidigt: Berätta för teamet vad som förändras, varför och vad det innebär för dem. Medarbetarna bryr sig främst om huruvida deras lön påverkas, så ta upp det direkt och tydligt.

• Kör parallella lönekörningar först: Börja inte använda systemet skarpt utan föregående tester. Kör minst en löneperiod i både det gamla och det nya systemet parallellt för att kontrollera att resultaten stämmer överens innan ni byter system.

• Utbilda utifrån roll, inte avdelning: Lönechefer, HR-generalister och medarbetare använder systemet på olika sätt. En standardiserad utbildning slösar tid och lämnar luckor.

• Planera in en period för återkoppling: Avsätt en specifik period efter driftsättningen—jag skulle föreslå fyra till sex veckor—då användarna kan rapportera problem. Gör det enkelt att rapportera problem utan att det känns skamligt.

Använd den här tabellen för att följa upp de viktigaste milstolparna i implementeringen före den första skarpa lönekörningen:

Milstolpe	Ansvarig	Måldatum	Status
Datamigrering slutförd	IT-/löneansvarig	[Datum]	—
Parallell lönekörning	Lönechef	[Datum]	—
Rollbaserad utbildning genomförd	HR-ansvarig	[Datum]	—
Kommunikation till medarbetarna skickad	HR/kommunikation	[Datum]	—
Godkännande för driftsättning	Implementeringsansvarig	[Datum]	—

När det här steget är klart bör ditt team köra löner i det nya systemet med trygghet, och du bör ha en tydlig kanal för att ta upp eventuella kvarstående problem. Kom ihåg att målet inte är en perfekt lansering, utan en stabil sådan.

Nästa steg: Gör det officiellt

Nu när du har en struktur för att välja rätt verktyg är det värt att förstå vad du faktiskt investerar i. Utforska fördelarna med löneprogramvara för att se hur rätt system gynnar hela din HR-verksamhet, från regelefterlevnad och kassaflödesprognoser till introduktion av nya medarbetare.