Steuern für Remote-Arbeit: Expertenratgeber für die Steuerzeit dieses Jahres
Der wichtigste Grundsatz, der die Besteuerung von Remote-Arbeit in den USA regelt, ist folgender: Die Steuerpflicht eines Arbeitnehmers richtet sich danach, wo er seine Arbeit physisch ausübt – nicht nach dem Standort des Arbeitgebers.
Dieser Leitfaden enthält alles, was Sie wissen müssen – egal ob Sie eine HR-Führungskraft mit einem verteilten Team sind oder ein Remote-Mitarbeiter, der seine eigene Steuererklärungspflicht verstehen möchte. Sie finden außerdem Links zu spezialisierten Dienstleistungen, von Employer of Record-Anbietern bis hin zu globalen Payroll-Lösungen, die Ihre Compliance-Belastung verringern können.
„Die Besteuerung von Remote-Arbeit wird immer komplexer, und die Tools kommen mit den veränderten Regelungen kaum hinterher. Die Einhaltung der Vorschriften ist der schwierigste Teil – nicht einfach nur die Datenverarbeitung.“
— Norma Delgado, Gründerin von Global Payroll Geeks
Der Grundsatz: Wo Remote-Mitarbeiter Steuern zahlen
Das bedeutet: Ihre Ingenieurin in Colorado zahlt Einkommensteuer in Colorado und Sie als Arbeitgeber müssen die Lohnsteuer für Colorado von ihrem Gehalt einbehalten und sich für die entsprechenden Lohnkonten in Colorado registrieren – unabhängig davon, dass Ihr Unternehmen in New York ansässig ist.
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So weit, so einfach. Doch dieser Grundsatz hat einige wichtige Ausnahmen, die sowohl HR-Teams als auch Remote-Mitarbeiter verstehen müssen, bevor sie Fehler machen.
Arten von Remote-Mitarbeitern und wie sich ihre Steuern unterscheiden
Nicht alle Remote-Mitarbeiter werden steuerlich gleich behandelt. Der erste Schritt zur Einhaltung der Vorschriften ist das Verständnis, um welche Art von Arbeitnehmer es sich handelt.
- Permanente Remote-Mitarbeiter arbeiten dauerhaft für ein Unternehmen in einem anderen Bundesstaat oder Land. Ihre steuerlichen Pflichten hängen von Abkommen, Gegenseitigkeitsvereinbarungen und Doppelbesteuerungsabkommen zwischen den jeweiligen Regionen ab.
- Vorübergehend versetzte Mitarbeiter arbeiten für ein kurzfristiges Projekt oder eine Geschäftsreise in einem anderen Bundesstaat. Abhängig von der Dauer und den beteiligten Bundesstaaten können sie gleichzeitig in zwei Staaten steuerpflichtig werden.
- Hybride Arbeitnehmer teilen ihre Arbeitszeit zwischen dem Homeoffice und einem Büro in einem anderen Bundesstaat auf. Sie müssen ihr Einkommen in der Regel nach den Tagen, die sie an jedem Standort arbeiten, aufteilen und oft in beiden Staaten eine Steuererklärung abgeben.
- Digitale Nomaden wechseln häufig den Aufenthaltsort, auch über Landesgrenzen hinweg. Ihre steuerliche Situation ist besonders komplex, da sie in mehreren Ländern den Wohnsitztest erfüllen können.
- Arbeitnehmer in Co-Employment-Modellen, etwa über ein PEO-Unternehmen, unterliegen einer geteilten steuerlichen Verantwortung zwischen Arbeitgeber und PEO. Im Arbeitsvertrag ist geregelt, wer wie haftet.
- Selbstständige („Independent Contractors“) sind eigenverantwortlich und müssen ihre Steuern – einschließlich der Selbstständigensteuer, vierteljährlicher Vorauszahlungen und aller relevanten Landeseinreichungen – selbst erledigen.
Zu wissen, in welche Kategorie jeder Mitarbeiter Ihres Teams fällt, ist grundlegend für alle weiteren Entscheidungen.
Das kritische Problem der fehlerhaften Arbeitnehmerklassifizierung
Vorab: Die richtige Zuordnung des Beschäftigungsstatus ist für die Steuer enorm wichtig – Fehler sind teuer.
Fehlerhafte Arbeitnehmerklassifizierung liegt vor, wenn ein Mitarbeiter, der eigentlich Arbeitnehmer ist, als Selbstständiger („Independent Contractor“) eingestuft wird – oder umgekehrt. Das IRS prüft diese Einstufung sorgfältig und die Folgen sind für Unternehmen wie Mitarbeiter gravierend.
Für Arbeitgeber: Wird ein Arbeitnehmer fälschlicherweise als Contractor eingestuft, müssen Sie möglicherweise Lohnsteuer, Zinsen und Strafen für alle nicht abgeführten Abgaben nachzahlen – plus potenzielle Rückforderungen bei Sozialleistungen.
Für Arbeitnehmer: Wird ein Mitarbeiter fälschlicherweise als Contractor eingestuft, entgehen ihm Arbeitgeberbeiträge zu Sozialversicherung und Medicare. Außerdem muss er die gesamte Selbstständigensteuer (15,3 %) selbst zahlen, die bei korrekter Klassifizierung teils vom Arbeitgeber übernommen worden wäre.
Überprüfen Sie die Klassifizierung Ihrer Mitarbeiter regelmäßig auf Grundlage der IRS-Richtlinien – insbesondere, wenn Ihr Remote-Team wächst.
Für Arbeitgeber: Quellensteuer, Steuerpflicht (Nexus) und Compliance-Pflichten
Dieser Abschnitt richtet sich an HR-Leiter, Lohnbuchhalter und Finanzteams, die Remote-Mitarbeiter über Bundesstaatsgrenzen hinweg verwalten.
Lohnsteuerabzug auf Bundesstaatenebene: Die Grundregel
Wie oben erwähnt, führen Sie die Lohnsteuer des Bundesstaates in der Regel dort ab, wo der Mitarbeiter physisch arbeitet. Wenn Sie beispielsweise einen Remote-Mitarbeiter in Kalifornien beschäftigen, führen Sie die kalifornische Einkommensteuer ab. Haben Sie einen Mitarbeiter in Texas, das keine staatliche Einkommensteuer erhebt, ist für diesen Staat kein Lohnsteuerabzug erforderlich – wobei dennoch andere Verpflichtungen gelten können (mehr dazu weiter unten).
Auf Bundesebene sind die Regeln einheitlich: Für alle W-2-Mitarbeiter, unabhängig vom Arbeitsort, müssen Sie die Bundeslohnsteuer, Sozialversicherung (6,2 %), Medicare (1,45 %) einbehalten und Beiträge zur FUTA (Federal Unemployment Tax) leisten.
Komplizierter wird es beim Lohnsteuerabzug auf Ebene der Bundesstaaten. HR-Software mit integrierten mehrstaatlichen Lohnabrechnungsfunktionen kann vieles automatisieren, aber Sie müssen die Regeln kennen, um alles korrekt einzurichten.
Das Convenience-of-the-Employer-Prinzip
Die am meisten missverstandene Regel im Steuerrecht für Remote-Arbeit ist das Convenience-of-the-Employer- (COE-) Prinzip. Diese Regel kehrt das Standardprinzip des Arbeitsorts um: Sie erlaubt es bestimmten Bundesstaaten, das Einkommen von Remote-Mitarbeitern so zu besteuern, als ob diese im Bundesstaat des Arbeitgebers arbeiten – selbst wenn sie tatsächlich an einem anderen Ort tätig sind.
Diese Regel gilt nur, wenn der Arbeitgeber in einem dieser Bundesstaaten sitzt und der Mitarbeiter freiwillig – also aus eigenem Interesse und nicht auf Anweisung des Arbeitgebers – remote arbeitet. Ab 2026 wenden acht Bundesstaaten das COE-Prinzip an: Alabama, Connecticut, Delaware, Nebraska, New Jersey, New York, Oregon und Pennsylvania.
| Bundesstaat | Was gilt als "arbeitgeberbedingte Notwendigkeit"? |
|---|---|
| New York | Der Arbeitgeber muss die Remote-Tätigkeit als echte betriebsbedingte Anforderung vorgeben, nicht nur erlauben |
| Pennsylvania | Vom Arbeitgeber geforderte Remote-Arbeit; der Mitarbeiter muss die Notwendigkeit belegen |
| Delaware | Arbeitgeberbedingt erforderlich; wenige formale Ausnahmen definiert |
| Nebraska | Arbeitgeberbedingt erforderlich; domizilbasierter Test kommt ebenfalls zur Anwendung |
| Alabama | Arbeitgeberbedingt vorgeschriebenes Remote-Arbeitsverhältnis |
| Oregon | Der Arbeitgeber muss ausdrücklich den auswärtigen Arbeitsort verlangen |
| Connecticut | Arbeitgeberbedingt und dokumentiert |
| New Jersey | Arbeitgeberbedingt erforderlich; Regelung gilt seit Juli 2023 |
Die Variante von New York ist die strengste und wird am häufigsten gerichtlich angefochten. Im Mai 2025 hat das Tax Appeals Tribunal von New York das COE-Prinzip im Fall Zelinsky bestätigt. Es entschied, dass eine Einstellung aufgrund des Wohnortes allein keine arbeitgeberbedingte Notwendigkeit darstellt – somit gilt weiterhin die Steuerpflicht im Bundesstaat des Arbeitgebers. Ein Berufungsverfahren läuft noch, weshalb dieses Thema weiterhin beobachtet werden muss.
In der Praxis: Hat Ihr Unternehmen seinen Hauptsitz in New York und arbeitet Ihr Remote-Mitarbeiter in Ohio aus eigenem Interesse (und nicht auf Ihr ausdrückliches Verlangen) von zu Hause, kann New York weiterhin Einkommensteuer auf diese Lohnzahlungen erheben – zusätzlich zu den Verpflichtungen in Ohio. Dies ist eine der häufigsten Ursachen für Doppelbesteuerungsstreitigkeiten im Zusammenhang mit Remote-Arbeit.
New Jersey und Connecticut haben ähnliche Regelungen, jedoch mit einem Gegenseitigkeitsprinzip: Die COE-Regel greift dort nur, wenn auch der Wohnsitz-Bundesstaat des Mitarbeiters eine entsprechende Regel vorsieht.
Für Arbeitnehmer: Wenn Ihr Arbeitgeber seinen Sitz in einem dieser acht Bundesstaaten hat und Sie freiwillig remote arbeiten, prüfen Sie, ob Sie sowohl in Ihrem eigenen Bundesstaat als auch im Bundesstaat Ihres Arbeitgebers Einkommensteuer zahlen müssen.
Gegenseitigkeitsabkommen: Wo sie die Dinge vereinfachen
Lebt Ihr Mitarbeiter in einem Staat, der ein Gegenseitigkeitsabkommen mit dem Sitzstaat Ihres Unternehmens hat, wird der Lohnsteuerabzug wesentlich unkomplizierter.
| Bundesstaat | Hat Gegenseitigkeit mit |
|---|---|
| Arizona | Kalifornien, Indiana, Oregon, Virginia |
| DC (Washington D.C.) | Maryland, Virginia |
| Illinois | Iowa, Kentucky, Michigan, Wisconsin |
| Indiana | Kentucky, Michigan, Ohio, Pennsylvania, Wisconsin |
| Iowa | Illinois |
| Kentucky | Illinois, Indiana, Michigan, Ohio, Virginia, West Virginia, Wisconsin |
| Maryland | DC, Pennsylvania, Virginia, West Virginia |
| Michigan | Illinois, Indiana, Kentucky, Minnesota, Ohio, Wisconsin |
| Minnesota | Michigan, North Dakota |
| Montana | North Dakota |
| New Jersey | Pennsylvania |
| North Dakota | Minnesota, Montana |
| Ohio | Indiana, Kentucky, Michigan, Pennsylvania, West Virginia |
| Pennsylvania | Indiana, Maryland, New Jersey, Ohio, Virginia, West Virginia |
| Virginia | DC, Kentucky, Maryland, Pennsylvania, West Virginia |
| West Virginia | Kentucky, Maryland, Ohio, Pennsylvania, Virginia |
| Wisconsin | Illinois, Indiana, Kentucky, Michigan |
Stellen Sie sicher, dass Mitarbeitende die entsprechenden Befreiungsbescheinigungen ausfüllen, damit Sie nicht versehentlich für den falschen Bundesstaat Lohnsteuer einbehalten.
Nexus verstehen: Wenn eine einzelne Remote-Einstellung eine Steuerpflicht auslöst
Nexus ist der juristische Begriff dafür, dass ein Unternehmen in einem Bundesstaat genügend Präsenz hat, um dessen Steuergesetzen zu unterliegen. Vor der Verbreitung von Homeoffice erforderte Nexus typischerweise ein physisches Büro oder Lager. Das ist heute nicht mehr der Fall.
In den meisten Bundesstaaten heutzutage kann schon ein einziger Remote-Mitarbeitender Nexus begründen, was folgende Pflichten auslösen kann:
- Anmeldung zur staatlichen Lohnsteuerabführung
- Anmeldung für die Arbeitslosenversicherung (SUI) des Bundesstaates
- Pflichten zur Unfallversicherung für Mitarbeitende im jeweiligen Bundesstaat
- Mögliche Verpflichtung zur Körperschaft- oder Franchise-Steuererklärung
- In manchen Fällen auch die Pflicht zur Erhebung von Umsatzsteuer
Der Nexus verschwindet nicht automatisch, wenn der Mitarbeitende das Unternehmen verlässt. Ist er einmal begründet, ist in der Regel eine formelle Abmeldung erforderlich.
Häufige Nexus-Fehler, die Sie vermeiden sollten:
- Einen Remote-Mitarbeitenden in einem neuen Bundesstaat einstellen, ohne zuerst die Lohnsteuerkonten zu registrieren („stiller Lohnsteuer-Nexus“)
- Anzunehmen, ein Bundesstaat ohne Einkommenssteuer hätte keinerlei Pflichten – in Washington gibt es zwar keine Lohnsteuer, aber Arbeitgeberbeiträge für bezahlte Familien- und Krankenzeit, Pflegegeldversicherung und bezahlten Krankenstand sind dennoch erforderlich
- Zu glauben, das Public Law 86-272 schütze umfassend – tatsächlich schützt es nur Verkäufer materieller Güter vor der Einkommensteuerpflicht und zwar ausschließlich für Werbe- und Anbahnungstätigkeiten
Arbeitet ein Mitarbeitender in mehreren Bundesstaaten, kann eine steuerliche Aufteilung (Tax Apportionment) erforderlich sein, bei der das Einkommen anteilig entsprechend der Arbeitstage je Bundesstaat verteilt wird. Lohnabrechnungssoftware mit Multi-State-Aufteilung kann das automatisieren, aber eine genaue Zeiterfassung durch die Mitarbeitenden ist dafür unerlässlich.
Bundesstaaten ohne Lohnsteuer, aber mit weiteren Arbeitgeberpflichten
Neun Bundesstaaten erheben aktuell keine Lohnsteuer auf Arbeitsentgelt: Alaska, Florida, Nevada, New Hampshire, South Dakota, Tennessee, Texas, Washington und Wyoming.
Hinweis: New Hampshire und Tennessee schaffen ihre Steuern auf Zinsen und Dividenden im Jahr 2025 ab und werden dadurch vollständig lohnsteuerfrei. Allerdings bedeutet das nicht, dass Arbeitgeber mit Remote-Mitarbeitenden in diesen Staaten keine weiteren Pflichten haben. Jeder Bundesstaat verlangt irgendeine Form von Lohnabgaben, Arbeitslosenversicherung, Unfallversicherung oder andere staatlich spezifische Auflagen. Washington ist das prominenteste Beispiel: Keine Lohnsteuer, aber erhebliche Arbeitgeberbeiträge für bezahlten Familienurlaub, Pflegegeld und bezahlte Krankheitstage.
Prüfen Sie immer das vollständige Abgabenpaket des jeweiligen Bundesstaats – und nicht nur, ob eine Lohnsteuer besteht.
Checkliste für Neueinstellungen in einem neuen Bundesstaat
Wenn Sie eine Remote-Fachkraft in einem Staat einstellen, in dem Ihr Unternehmen bislang nicht vertreten war, gehen Sie vor der ersten Gehaltszahlung diese Schritte durch:
- Bestimmen Sie die Nexus-Auswirkungen: prüfen Sie, welche bundesstaatlichen Steuern und Registrierungen anwendbar sind
- Registrieren Sie sich für die staatliche Einkommenssteuerabführung: die meisten Bundesstaaten verlangen eine Arbeitgeberregistrierung, bevor die Lohnsteuer abgeführt wird
- Richten Sie ein Konto für die staatliche Arbeitslosenversicherung (SUI) ein: SUI-Sätze und -Vorgaben variieren je nach Bundesstaat und sind separat von FUTA zu behandeln
- Besorgen Sie eine gesetzliche Unfallversicherung: Anforderungen und akzeptierte Anbieter unterscheiden sich erheblich je nach Bundesstaat
- Prüfen Sie lokale Steuerpflichten: einige Städte und Landkreise erheben eigene Einkommensteuern (z. B. New York City, Philadelphia, Denver)
- Überprüfen Sie bundesstaats-spezifische Vorgaben: bezahlte Familienpflegezeit, bezahlte Krankheitstage, Invalidenversicherung, Beiträge zur Langzeitpflege
- Passen Sie die Lohnabrechnung korrekt an: wenden Sie die richtigen Steuersätze an, prüfen Sie, ob die Convenience-Regel nicht greift, und prüfen Sie auf Gegenseitigkeitsvereinbarungen
- Informieren Sie den Mitarbeitenden über seine Pflichten: er oder sie muss ggf. auch eigene Lohnsteuermerkmale (W-4-Äquivalente) aktualisieren
Für komplexe Mehrstaaten-Szenarien oder wenn Sie schnell in mehreren Bundesstaaten wachsen, kann das Hinzuziehen eines Arbeitgebers auf dem Papier (Employer of Record) diese Schritte für Sie übernehmen.
Arbeitgebersteuerpflichten: Zusammenfassung
- Bundeseinkommensteuer, Sozialversicherung, Medicare und FUTA für alle W-2-Angestellten einbehalten und abführen
- Bundesstaatliche Einkommensteuer basierend auf dem Arbeitsort des Mitarbeitenden einbehalten und abführen (vorbehaltlich COE-Regeln und Gegenseitigkeitsabkommen)
- Beitrag zur staatlichen Arbeitslosenversicherung im jeweiligen Beschäftigungsstaat leisten
- Gesetzlichen Unfallversicherungsschutz nach den Anforderungen des Bundesstaates aufrechterhalten
- Einkommen in allen relevanten Bundesstaaten melden: insbesondere, wenn Mitarbeitende über verschiedene Behörden verteilt sind
- Korrekte Lohnabrechnungsunterlagen mit Angabe aller Arbeitsorte einschließlich Nachweis über Standortänderungen führen
Für Mitarbeitende: Wo Sie Steuern schulden und wie Sie sich schützen
Dieser Abschnitt richtet sich an Remote-Arbeitende, die ihre eigenen Erklärungspflichten verstehen möchten.
Wo zahlen Sie Steuern, wenn Sie remote arbeiten?
Die Kurzfassung: Sie zahlen in der Regel die Steuern in dem Bundesstaat, in dem Sie Ihre Arbeit tatsächlich verrichten. Wenn Sie in Colorado leben und für ein Unternehmen mit Sitz in New York arbeiten, zahlen Sie Einkommensteuer in Colorado und wie immer die Bundessteuer.
Es gibt jedoch wichtige Ausnahmen, die dies erschweren können:
- Wenn Ihr Arbeitgeber in einem der acht COE-Regel-Bundesstaaten sitzt und Sie sich freiwillig fürs Remote-Arbeiten entscheiden, könnten Sie auch im Bundesstaat Ihres Arbeitgebers steuerpflichtig werden
- Wenn Sie im Laufe des Jahres in mehreren Bundesstaaten arbeiten, müssen Sie möglicherweise in jedem dieser Staaten eine Steuererklärung als Nichtansässiger abgeben
- Wenn Ihr Arbeitgeber keine Lohnsteuer für Ihren Bundesstaat abführt, sind Sie selbst für die vierteljährlichen Vorauszahlungen verantwortlich
Steuerlicher Wohnsitz und die 183-Tage-Regel
Jeder Bundesstaat definiert Steueransässigkeit etwas anders, aber meist gilt eine Variante der 183-Tage-Regel: Verbringen Sie mehr als 183 Tage innerhalb eines Kalenderjahres in einem Staat, gelten Sie dort in der Regel als steuerlicher Bewohner mit voller Erklärungspflicht.
Wer mitten im Jahr umgezogen ist, gilt oft als Teiljahresbewohner in zwei Bundesstaaten und muss in beiden eine entsprechende Erklärung abgeben.
Für digitale Nomaden und Vielreisende wird die Frage des Steuerwohnsitzes wirklich kompliziert. Die wesentlichen Faktoren, auf die die meisten Staaten achten, sind:
- Wo sich Ihr dauerhafter Wohnsitz (Domizil) befindet
- Wo Ihre wirtschaftlichen Interessen und familiären Bindungen liegen
- Wie viele Tage Sie in welchem Bundesstaat verbracht haben
- Wo Sie wahlberechtigt sind, wo Ihr Führerschein ausgestellt ist und wo Ihr Auto angemeldet ist
Wichtiger Unterschied: "Wohnsitz" und "Domizil" sind nicht identisch. Wohnsitz meint, wo Sie sich vorübergehend aufhalten; Domizil ist Ihr dauerhafter Lebensmittelpunkt, also der Ort, zu dem Sie stets zurückkehren wollen. Die Bundesstaaten setzen das Domizil zur Bestimmung des langfristigen Steuerwohnsitzes und der Steuerpflicht ein.
Mehrstaatliche Steuererklärung: Wann Sie in mehreren Staaten abgeben müssen
Wenn Sie im Laufe des Jahres physisch in mehr als einem Bundesstaat gearbeitet haben, müssen Sie wahrscheinlich in beiden eine Steuererklärung abgeben. Die meisten Bundesstaaten verlangen, dass Sie Ihr Einkommen nach der Anzahl der Arbeitstage an jedem Standort aufteilen. Arbeitnehmer mit Hybridmodellen, die ein paar Tage pro Woche über Staatsgrenzen pendeln, sind besonders betroffen: Sie benötigen genaue Aufzeichnungen über Ihren Arbeitsort für jeden Tag.
Um zu vermeiden, dass Sie für dasselbe Einkommen doppelt voll besteuert werden, bieten die meisten Bundesstaaten eine Steuergutschrift für in einem anderen Staat gezahlte Steuern an. Diese Gutschrift deckt nicht immer den vollen Betrag ab, insbesondere wenn die Steuersätze unterschiedlich sind, verhindert in den meisten Fällen aber eine echte Doppelbesteuerung.
Wenn Ihr Arbeitgeber nicht automatisch für jeden Bundesstaat, in dem Sie arbeiten, Lohnsteuer einbehält, sind Sie selbst für vierteljährliche Steuervorauszahlungen in diesen Staaten verantwortlich. Wenn Sie diese versäumen, können Nachzahlungszinsen fällig werden – selbst wenn Sie erst bei der Steuererklärung alles ausgleichen.
Was Arbeitnehmer tun müssen
- Informieren Sie Ihren Arbeitgeber umgehend, sobald Sie Ihren Arbeitsort ändern – auch vorübergehend –, damit die Lohnsteuer korrekt angepasst werden kann
- Prüfen Sie, ob Ihr Wohnsitzstaat und der Staat des Arbeitgebers ein Gegenseitigkeitsabkommen (reciprocity agreement) haben, das die Steuererklärung vereinfacht
- Protokollieren Sie, an wie vielen Tagen Sie in welchem Bundesstaat gearbeitet haben – vor allem, wenn Sie für die Arbeit reisen oder Ihre Zeit auf mehrere Orte aufteilen
- Reichen Sie in jedem Staat, in dem Sie Einkommen erzielt haben, aber kein Einwohner sind, eine Steuererklärung als Nichtansässiger ein
- Leisten Sie vierteljährliche Vorauszahlungen, wenn Ihr Arbeitgeber für einen Staat, in dem Sie steuerpflichtig sind, keine Lohnsteuer einbehält
- Konsultieren Sie einen Steuerberater für Mehrstaatenregelungen, das Zusammenspiel von Wohnsitzregeln, COE-Regeln und Gegenseitigkeitsvereinbarungen kann unerwartete Folgen haben
Steuerliche Abzüge für Remote-Arbeiter in den USA
Die TCJA-Regel und warum die meisten W-2-Angestellten keine Homeoffice-Kosten absetzen können
Vor dem Tax Cuts and Jobs Act (TCJA) von 2018 konnten Arbeitnehmer nicht erstattete berufliche Ausgaben in ihrer Bundessteuererklärung absetzen. Der TCJA hat diesen Abzug für W-2-Angestellte bis einschließlich 2025 abgeschafft. Die derzeitige Trump-Regierung hat signalisiert, das Gesetz verlängern zu wollen, daher wird diese Beschränkung voraussichtlich auch nach 2025 bestehen bleiben.
Wenn Sie W-2-Angestellter sind, können Sie im Allgemeinen keine Homeoffice-Ausgaben in Ihrer Bundeserklärung absetzen – selbst dann nicht, wenn Sie vollständig von zu Hause arbeiten und Ihr Arbeitgeber keine Kosten erstattet.
Ausnahmen auf Landesebene: In 13 Bundesstaaten sind W-2-Abzüge weiterhin erlaubt
Was viele Ratgeber übersehen: In einigen Bundesstaaten und Jurisdiktionen können W-2-Arbeitnehmer nicht erstattete Ausgaben weiterhin in der Landessteuererklärung geltend machen, auch wenn der Abzug im Bund nicht möglich ist. Wenn Sie aus der Ferne in einem der folgenden Staaten arbeiten, prüfen Sie die dortigen Regelungen:
- Kalifornien
- Illinois
- Iowa
- Massachusetts
- Minnesota
- Montana
- New Hampshire
- New York
- North Dakota
- Pennsylvania
- South Dakota
- District of Columbia
- Seattle (auf Stadtebene)
Wenn Sie in einer dieser Regionen wohnen, sind nicht erstattete Ausgaben, ein eigenes Homeoffice, Internet, ein Arbeitstelefon unter Umständen auf Landesebene absetzbar. Bewahren Sie Belege und Nachweise auf.
Abzüge für Selbständige und unabhängige Auftragnehmer
Einige US-Bundesstaaten schreiben Arbeitgebern gesetzlich vor, Remote-Beschäftigten beruflich veranlasste Kosten zu erstatten. Kalifornien ist das bekannteste Beispiel: Arbeitgeber dort müssen sämtliche für die Arbeit notwendigen Ausgaben erstatten, einschließlich eines Anteils an den Kosten für Internet und Telefon. Illinois, Iowa, Massachusetts, Montana und der District of Columbia haben ähnliche Vorgaben.
Wenn Sie Arbeitgeber mit Remote-Mitarbeitenden in diesen Bundesstaaten sind, riskieren Sie bei Nicht-Erstattung dieser Kosten Sanktionen. Arbeiten Sie mit einer klar formulierten Remote-Work-Stipendienrichtlinie und prüfen Sie Ihre Erstattungspraxis nach Bundesstaat.
Wenn Sie selbstständig sind oder als unabhängiger Auftragnehmer arbeiten, sieht die Sache deutlich günstiger aus. Sie können gewöhnliche und notwendige betrieblich bedingte Ausgaben von Ihrem selbstständigen Einkommen abziehen, zum Beispiel:
- Home-Office-Ausstattung (Computer, Monitore, Telefone, Möbel)
- Telekommunikationskosten (für die Arbeit genutztes Internet und Telefon)
- Nebenkosten, anteilig entsprechend der Nutzung des Home-Office (Strom, Gas, Heizung)
- Versicherung (geschäftsbezogene Anteile)
- Geschäftsbezogene Bankgebühren und Gewerbeerlaubnisgebühren
- Geschäftsessen (unterliegt der 50%-Beschränkung)
- Berufsbedingte Reisekosten
- Ein Anteil der Miete oder Hypothekenzinsen, basierend auf der Quadratmeterzahl des Home-Office
Der Home-Office-Abzug: Er ist nur möglich, wenn Sie einen Raum ausschließlich und regelmäßig für geschäftliche Zwecke nutzen und wird auf eine von zwei Arten berechnet:
Standardmethode: Teilen Sie die Quadratmeterzahl Ihres Home-Office durch die gesamte Wohnfläche. Dieser Prozentsatz gilt für Ihre tatsächlichen Wohnkosten.
Beispiel: 200 qm Büro ÷ 2000 qm Gesamtwohnfläche = 10% der Wohnkosten sind absetzbar
Vereinfachte Methode: Multiplizieren Sie die Bürofläche mit $5 pro Quadratmeter, bis maximal 300 Quadratmeter.
Beispiel: 200 qm × $5 = $1.000 pro Jahr absetzbar
Die vereinfachte Methode ist leichter zu berechnen; die Standardmethode führt oft zu einem höheren Abzugsbetrag, wenn Ihre tatsächlichen Wohnkosten hoch sind. Führen Sie beide Berechnungen durch, um herauszufinden, welche für Sie günstiger ist.
Sie können auch eine Ausgabenverwaltungssoftware verwenden, um Ihre Ausgaben das ganze Jahr über zu verfolgen. Hier finden Sie einen praktischen Überblick über einfache Ausgabenverwaltungssoftware, die Ihnen bei der Auswahl des richtigen Tools hilft.
Internationale Remote-Arbeitssteuern
Steuerliche Auswirkungen der Einstellung internationaler Remote-Mitarbeiter
Die Erweiterung Ihres Talentpools durch die Einstellung von Remote-Mitarbeitern über internationale Grenzen hinweg bringt eine neue Ebene steuerlicher Komplexität mit sich. Arbeitgeber müssen sich in Steuergesetze einarbeiten, die je nach Land stark variieren, und Fehler können teuer werden.
Zentrale Verpflichtungen, die Sie beachten sollten:
Steuerpflichten am Standort des Mitarbeiters: Sie müssen möglicherweise den lokalen Steuer- und Arbeitsgesetzen entsprechen, inklusive Einkommensteuerabzug, Sozialversicherungsbeiträgen, Rentenanforderungen und gesetzlich vorgeschriebenen Zusatzleistungen in dem Land, in dem Ihr Mitarbeiter wohnt und arbeitet.
Lohnabrechnungsregistrierung: Viele Länder verlangen, dass ausländische Arbeitgeber eine lokale Lohnabrechnungseinheit registrieren, bevor sie Mitarbeiter legal bezahlen dürfen. Ist dies nicht möglich, müssen Sie gegebenenfalls ein Employer of Record nutzen, um den Mitarbeiter in Ihrem Namen zu beschäftigen. Speziell für Nearshore-Einstellungen in Kanada finden Sie hier einen Leitfaden zu den besten kanadischen EOR-Unternehmen.
Risiko der Betriebsstätte
Eines der gravierendsten und am meisten übersehenen Risiken beim internationalen Remote-Hiring oder bei einem Employer of Record ist die Betriebsstätte (PE). Eine Betriebsstätte entsteht, wenn Ihr Unternehmen in einem fremden Land eine ausreichende steuerpflichtige Präsenz hat – das kann bereits dadurch geschehen, dass ein Mitarbeiter dauerhaft dort arbeitet.
Sobald eine Betriebsstätte besteht, kann das Land verlangen, dass Sie:
- In dieser Gerichtsbarkeit eine Körperschaftsteuererklärung abgeben
- Körperschaftsteuer auf die der Präsenz zurechenbaren Gewinne zahlen
- Sich für lokale Umsatz- oder Mehrwertsteuer anmelden
Das kann ohne jede bewusste Absicht Ihrerseits passieren – ein einziger Mitarbeiter, der dauerhaft von zu Hause aus in Deutschland arbeitet, kann zum Beispiel für ein US-Unternehmen eine deutsche Betriebsstätte begründen. Wenden Sie sich vor Ihrer ersten internationalen Einstellung an einen Steuerberater.
So bestimmen Sie die Steueransässigkeit internationaler Arbeitnehmer
Die Steuerpflicht Ihres Mitarbeiters im Ausland richtet sich in erster Linie nach seinem Steueransässigkeitsland, also dem Land, in dem er wohnt und seine hauptsächlichen wirtschaftlichen Beziehungen hat.
Die meisten Länder verwenden eine Version der 183-Tage-Regel: Wenn man mehr als die Hälfte des Steuerjahres in einem Land verbringt, gilt man dort im Allgemeinen als steuerlich ansässig. Die genauen Regeln sind jedoch unterschiedlich: Manche Länder verwenden das Kalenderjahr, andere einen rollierenden 12-Monats-Zeitraum, und teilweise werden weitere Kriterien wie Wohnsitz und wirtschaftliche Interessen herangezogen.
Für US-Bürger, die im Ausland arbeiten, gelten besondere Regeln: Die USA besteuern ihre Bürger unabhängig vom Wohnsitz auf ihr weltweites Einkommen. Allerdings gibt es zwei wichtige Entlastungen:
- Mit dem Foreign Earned Income Exclusion (FEIE) dürfen qualifizierte US-Bürger im Ausland einen Teil ihres ausländisch erzielten Einkommens von der US-Steuer ausschließen (der Ausschlussbetrag für 2025 beträgt $130.000)
- Foreign Tax Credits ermöglichen es US-Bürgern, ihre US-Steuerschuld um im Ausland bereits gezahlte Steuern zu reduzieren oder ganz zu eliminieren und so eine Doppelbesteuerung zu vermeiden
Um für die FEIE in Frage zu kommen, muss der Arbeitnehmer entweder den Bona-Fide-Residence-Test (Wohnsitz in einem ausländischen Staat für ein gesamtes Steuerjahr) oder den Physical-Presence-Test (mindestens 330 Tage innerhalb eines Zeitraums von 12 Monaten außerhalb der USA) erfüllen.
Für digitale Nomaden, die häufig Grenzen überschreiten, kann die Bestimmung des steuerlichen Lebensmittelpunkts äußerst komplex sein. Es wird daher dringend empfohlen, einen auf internationales Steuerrecht spezialisierten Steuerberater hinzuzuziehen.
Was ist ein Doppelbesteuerungsabkommen (DBA)?
Ein Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) – auch Steuerabkommen genannt – ist eine bilaterale Vereinbarung zwischen zwei Staaten, die verhindern soll, dass ein und dasselbe Einkommen doppelt besteuert wird. Die USA haben DBAs mit mehr als 60 Ländern.
Wichtige Punkte, wie DBAs für Remote-Mitarbeitende funktionieren:
- DBAs legen in der Regel fest, welches Land das hauptsächliche Besteuerungsrecht für verschiedene Einkommensarten besitzt
- Sie sehen häufig ermäßigte Quellensteuersätze auf Dividenden, Zinsen und Lizenzgebühren vor
- Sie regeln, wie die Steuerpflicht ermittelt wird, wenn eine Person in beiden Ländern als steuerlicher Einwohner angesehen werden könnte
- Steuererklärungen müssen dennoch oft in beiden Ländern eingereicht werden, auch wenn ein DBA die tatsächliche Steuerlast auf null reduziert
Für Arbeitgeber: Zu wissen, welche DBAs für internationale Mitarbeitende gelten, ist essenziell für die korrekte Gestaltung von Arbeitsverträgen und Gehaltsabrechnung. Ziehen Sie spezialisierte Steuerberater hinzu oder bauen Sie entsprechendes Fachwissen intern auf. Gehen Sie nicht davon aus, dass ein DBA sämtliche Pflichten beseitigt – es reduziert sie nur in bestimmten Punkten.
Best Practices für das Management grenzüberschreitender Beschäftigungssteuern
- Verstehen Sie die lokalen Vorschriften bevor Sie international einstellen – Einkommensteuer, Sozialabgaben, Rentenbeiträge und gesetzliche Zusatzleistungen unterscheiden sich massiv je nach Land
- Führen Sie präzise Aufzeichnungen über den Aufenthaltsort der Mitarbeitenden, Arbeitsverträge sowie sämtliche Steuerformulare; nutzen Sie Lohnbuchhaltungssoftware mit internationaler Compliance-Unterstützung
- Etablieren Sie klare Regeln für Remote-Arbeit, die festlegen, wo Mitarbeitende arbeiten dürfen und wo nicht, und passen Sie die Arbeitsverträge bei Änderungen an
- Führen Sie regelmäßige Compliance-Prüfungen durch, besonders da pandemiebedingte Ausnahmeregelungen ausgelaufen sind und viele Staaten die Durchsetzung grenzüberschreitender Vorschriften verschärft haben
- Arbeiten Sie mit einem EOR oder globalen Payroll-Provider zusammen, wenn Ihnen lokale Expertise oder eine Entität fehlt – sie übernehmen die rechtliche Arbeitgeberverantwortung und sorgen für lokale Compliance
Was hat sich 2026 geändert: Diese Regeln müssen Sie jetzt kennen
Die Steuervorschriften für Remote-Arbeit sind seit der Pandemie im Wandel. Das hat sich geändert, und das sollten Sie beachten:
Pandemiebedingte Sonderregeln sind ausgelaufen. Einige Bundesstaaten (darunter Georgia, Indiana und Minnesota) hatten während der Pandemie vorübergehend Ausnahmeregeln erlassen, um Remote-Mitarbeitenden zeitweise Pflichten im Zusammenhang mit Steuerpflichten zu erlassen. Diese Regelungen sind nun ausgelaufen. Es gelten wieder die normalen, vor der Pandemie gültigen Quellensteuer- und Abzugsregeln. Wenn Ihr Team seit 2020 bundesstaatenübergreifend gewachsen ist und Sie Ihre Compliance seither nicht überprüft haben, sollten Sie das jetzt tun.
New York COE-Regel im Fall Zelinsky (Mai 2025) bestätigt. Das New York Tax Appeals Tribunal bekräftigte, dass die Einstellung einer Person aufgrund ihres Wohnorts und nicht wegen betrieblicher Erfordernisse des Arbeitgebers keinen Ausnahmegrund darstellt. Remote-Arbeit aus rein persönlichen Gründen bleibt für New Yorker Arbeitgeber abzugspflichtig. Es läuft eine Berufung, weshalb dies noch Änderungen erfahren könnte, aber bis auf Weiteres gilt die aktuelle Regel New Yorks fort.
Beschränkungen für TCJA-Abzüge gelten weiterhin. Die mit dem Tax Cuts and Jobs Act eingeführte Aussetzung diverser Werbungskostenabzüge für W-2-Angestellte bleibt bis 2025 bestehen. Die aktuelle Administration hat signalisiert, diese Regelungen verlängern zu wollen – Angestellte sollten daher nicht damit rechnen, dass die Bundesregelung zum Arbeitszimmerabzug bald zurückkehrt.
Die Durchsetzung der Quellensteuer durch Bundesstaaten nimmt zu. Kalifornien, New York und weitere Bundesstaaten mit hohen Steuern prüfen verstärkt die Angaben von Remote-Arbeitenden zum Wohnsitz sowie die Einkommensdeklaration in mehreren Staaten. Besonders im Fokus stehen dabei Mitarbeitende, die einen Umzug aus dem betreffenden Bundesstaat angeben, aber nach wie vor enge Verbindungen dorthin haben. Die Dokumentation von Wohnsitzwechseln ist wichtiger denn je.
Updates zu Staaten ohne Einkommensteuer: New Hampshire und Tennessee haben beide ihre Steuern auf Kapitaleinkünfte zum 1. Januar 2025 abgeschafft, wodurch sie vollständig lohnsteuerfrei sind. Falls Sie in diesen Staaten Mitarbeitende hatten und auf Kapitaleinnahmen einbehalten haben, passen Sie Ihre Konfigurationen entsprechend an.
Dienstleistungen und Ressourcen zur Unterstützung beim Management von Steuern für Fernarbeit
Employer of Record (EOR) Dienstleistungen
Für Unternehmen, die internationale Arbeitskräfte einstellen oder schnell in den USA expandieren möchten, stellt eine EOR-Lösung oft den effizientesten Weg zur Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben dar. Das EOR-Unternehmen wird in jeder Region rechtlicher Arbeitgeber und übernimmt die Verantwortung für Lohnabrechnung, Steuerabzug, Sozialabgaben und die Einhaltung lokaler Arbeitsgesetze.
Wichtige Vorteile eines EOR sind:
- Umfassendes Steuer-Management: Das EOR kümmert sich um Einbehaltung, Abführung, Meldungen und gesetzliche Abgaben in allen Regionen
- Übertragung rechtlicher Risiken: Das EOR übernimmt die Arbeitgeberhaftung und reduziert dadurch das Compliance-Risiko für Ihr Unternehmen deutlich
- Aktuelles Fachwissen: EORs verfolgen Änderungen der Steuergesetze, sodass Ihr Team dies nicht selbst tun muss
- Schnelligkeit: Sie können innerhalb von Tagen neue Mitarbeitende in einem Bundesstaat oder Land einstellen statt in Monaten
Die besten EOR-Lösungen finden Sie in unserem Leitfaden zu den besten Employer of Record Services. Zum Beispiel ist Globalization Partners eine gute Wahl für Unternehmen mit internationaler Expansion.
Globale Lohnabrechnungsdienste
Globale Lohnabrechnungsdienste verwalten die Gehaltsabrechnung in mehreren Ländern über eine zentrale Plattform, ohne jedoch der rechtliche Arbeitgeber zu sein. Wichtige Merkmale, auf die Sie achten sollten:
- Zahlungen in mehreren Währungen mit rechtskonformer lokaler Lohnverarbeitung
- Automatisierte Steuerberechnung und -einreichung in verschiedenen Regionen
- Integration in Ihr bestehendes HRIS
- Echtzeit-Gehaltsanalysen und Kostenübersicht
Im Gegensatz zu EORs müssen Sie bei globalen Lohnabrechnungsanbietern in jedem Land über eine eigene juristische Einheit verfügen (oder eine solche gründen). Sie eignen sich am besten für Unternehmen, die bereits eine rechtliche Präsenz in mehreren Ländern haben und einen effizienteren Weg zur Bewältigung der Komplexität suchen.
Geschäftssteuersoftware
Gute Steuersoftware für Unternehmen automatisiert viele der Berechnungen und Einreichungen für die Gehaltsabrechnung in mehreren US-Bundesstaaten, integriert sich in Ihre HR-Systeme und minimiert das Risiko von manuellen Fehlern. Für rein US-basierte, verteilte Teams ist das oft das kosteneffizienteste Compliance-Tool. Für internationale Teams benötigen Sie in der Regel ergänzend globale Lohnabrechnungs- oder EOR-Funktionen.
FAQs
Was ist die "Convenience of the Employer"-Regel?
Die COE-Regel gilt in acht Bundesstaaten (Alabama, Connecticut, Delaware, Nebraska, New Jersey, New York, Oregon und Pennsylvania). Sie ermöglicht es diesen Staaten, das Einkommen eines Remote-Mitarbeiters so zu besteuern, als würde er im Bundesstaat des Arbeitgebers arbeiten, selbst wenn er sich physisch woanders befindet, wenn das Remote-Arbeitsverhältnis aus Gründen der Bequemlichkeit des Mitarbeiters und nicht aus Notwendigkeit des Arbeitgebers besteht. Die Variante von New York wird am aktivsten durchgesetzt und wurde kürzlich (Mai 2025) bekräftigt.
Kann ein Remote-Mitarbeiter doppelt besteuert werden?
Ja. Remote-Mitarbeiter können einer Doppelbesteuerung ausgesetzt sein, wenn zwei Gebietskörperschaften das Recht beanspruchen, dasselbe Einkommen zu versteuern. Dies tritt am häufigsten zwischen Staaten auf, die die Convenience of the Employer-Regel anwenden, und dem Wohnsitzstaat des Mitarbeiters, oder international, wenn ein Land dasselbe Einkommen wie die USA besteuert. Die meisten Staaten bieten zur Minderung Abzugsmöglichkeiten, Steuerabkommen oder Gegenseitigkeitsvereinbarungen, aber sie beseitigen die Doppelbesteuerung nicht immer vollständig.
Welche US-Bundesstaaten haben keine Einkommenssteuer?
Neun Bundesstaaten erheben keine Einkommenssteuer auf Löhne: Alaska, Florida, Nevada, New Hampshire, South Dakota, Tennessee, Texas, Washington und Wyoming. Keine Einkommenssteuer zu haben bedeutet jedoch nicht, dass keine Lohnverpflichtungen bestehen; Arbeitgeber in Washington müssen beispielsweise weiterhin in Programme für bezahlten Familienurlaub, Langzeitpflege und bezahlte Krankentage einzahlen. Prüfen Sie immer das vollständige Lohnsteuerbild eines Staates, bevor Sie von einem sauberen Start ausgehen.
Welche Steuerformulare benötige ich, wenn ich Remote-Auftragnehmer in den USA bezahle?
Drei Formulare sind wichtig: Lassen Sie den Auftragnehmer vor Beginn der Arbeit ein W-9 ausfüllen, reichen Sie ein 1099-NEC für jeden Auftragnehmer ein, der im Jahr 600 Dollar oder mehr erhält, und senden Sie das Formular 1096 als Zusammenfassung aller 1099 an die IRS. Sowohl das 1099-NEC als auch das 1096 müssen bis zum 31. Januar eingereicht werden. Fehlende oder verspätete 1099s führen zu Strafen von 60–630 Dollar pro Formular, je nachdem, wie spät sie eingereicht werden.
Wenn Sie remote arbeiten, wo zahlen Sie Steuern?
In den meisten Fällen zahlen Sie Steuern in dem Staat oder Land, in dem Sie Ihre Arbeit tatsächlich ausführen. Wenn Ihr Arbeitgeber in einer anderen Gerichtsbarkeit ansässig ist, können auch dort Verpflichtungen bestehen, insbesondere wenn der Arbeitgeberstaat die Convenience of the Employer-Regel anwendet. Lassen Sie sich immer von einem Steuerfachmann für Ihre individuelle Situation beraten und prüfen Sie, ob ein Gegenseitigkeitsabkommen zwischen Ihrem und dem Staat Ihres Arbeitgebers besteht.
Dieser Artikel dient ausschließlich zu Informationszwecken und stellt keine Steuer- oder Rechtsberatung dar. Steuergesetze ändern sich häufig und unterscheiden sich je nach Gerichtsbarkeit. Konsultieren Sie einen qualifizierten Steuerberater für eine Beratung, die auf Ihre individuelle Situation zugeschnitten ist.
