Remote-Arbeitssteuern: Expertenratgeber für die Steuerzeit dieses Jahres
Der mit Abstand wichtigste Grundsatz für Remote-Arbeitssteuer in den USA lautet: Die Steuerpflicht eines Mitarbeiters richtet sich danach, wo er physisch arbeitet, nicht danach, wo sich der Arbeitgeber befindet.
Dieser Leitfaden enthält alles, was Sie wissen müssen – egal, ob Sie als HR-Leiter ein verteiltes Team führen oder als Remote-Arbeitnehmer Ihre eigenen Steuerpflichten verstehen wollen. Außerdem finden Sie Links zu spezialisierten Dienstleistungen, von Employer of Record-Anbietern bis zu globalen Payroll-Lösungen, die Ihre Teams von der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften entlasten können.
Die grundlegende Regel: Wo Remote-Mitarbeitende Steuern zahlen
Das bedeutet, Ihre Ingenieurin aus Colorado zahlt Einkommenssteuern in Colorado und Sie als Arbeitgeber müssen die Einkommenssteuer für Colorado von ihrem Gehalt einbehalten und dort Lohnsteuerkonten einrichten, unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen in New York ansässig ist.
Lesen Sie weiter – und führen Sie weiterhin intelligenter
Erstellen Sie ein kostenloses Konto, um diesen Beitrag fertigzulesen und Teil einer Community zukunftsorientierter Führungskräfte zu werden, die Werkzeuge, Leitfäden und Einblicke für den Erfolg im Zeitalter der KI erschließen.
Have an account? Log In
Soweit einfach. Aber dieses Prinzip hat einige wichtige Ausnahmen, die HR-Teams und Remote-Mitarbeitende kennen sollten, bevor sie einen Fehler machen.
Steuern für Remote-Arbeit werden immer komplexer, und die Tools halten mit den sich ändernden Regeln nur langsam Schritt. Die Einhaltung der Vorschriften ist der schwierigste Teil, nicht nur die Verarbeitung der Daten.
— Norma Delgado, Gründerin von Global Payroll Geeks
Arten von Remote-Mitarbeitenden und Unterschiede in der Besteuerung
Nicht alle Remote-Mitarbeitenden werden steuerlich gleich behandelt. Der erste Schritt zur richtigen Einhaltung ist das Verständnis, mit welchem Typ von Mitarbeitendem Sie es zu tun haben.
- Permanente Remote-Mitarbeitende arbeiten fortlaufend für ein Unternehmen, das in einem anderen Bundesstaat oder Land ansässig ist. Ihre steuerlichen Verpflichtungen hängen von Vereinbarungen, Gegenseitigkeitsabkommen und Steuerabkommen zwischen den beteiligten Staaten oder Ländern ab.
- Vorübergehend umgezogene Mitarbeitende arbeiten eventuell für ein kurzfristiges Projekt oder eine Geschäftsreise in einem anderen Bundesstaat. Je nach Dauer und beteiligten Staaten können gleichzeitig Steuerpflichten in zwei Bundesstaaten entstehen.
- Hybride Mitarbeitende teilen ihre Arbeitszeit zwischen Homeoffice und einem Büro in einem anderen Bundesstaat auf. In der Regel müssen sie ihr Einkommen anteilig auf die Arbeitstage in jedem Ort aufteilen und möglicherweise in beiden Staaten Steuererklärungen abgeben.
- Digitale Nomaden wechseln häufig, manchmal auch über Landesgrenzen hinweg. Ihre Steuersituation ist besonders kompliziert, denn sie können Steuerpflichten in mehreren Ländern auslösen.
- Mitarbeitende in Co-Employment-Verhältnissen, etwa solche, die über eine PEO-Firma verwaltet werden, tragen steuerliche Verpflichtungen, die zwischen Arbeitgeber und PEO aufgeteilt werden. Der Arbeitsvertrag regelt die rechtliche Verantwortung.
- Selbstständige Auftragnehmende sind eigenverantwortlich für ihre Steuern, einschließlich der Selbstständigensteuer, vierteljährlicher Vorauszahlungen und aller anwendbaren Meldungen in den jeweiligen Bundesstaaten.
Die Zuordnung jedes Teammitglieds zu einer dieser Kategorien beeinflusst alle weiteren Entscheidungen.
Das zentrale Problem der Fehlklassifizierung von Mitarbeitenden
Bevor Sie weitergehen: Die Einstufung von Arbeitskräften ist für steuerliche Zwecke äußerst wichtig – und Fehler sind teuer.
Fehlklassifizierung liegt vor, wenn ein Mitarbeitender fälschlicherweise als selbstständige/r Auftragnehmende/r oder umgekehrt eingestuft wird. Die IRS prüft diese Einstufung sorgfältig, und die Konsequenzen wirken in beide Richtungen.
Für Arbeitgeber: Die falsche Einstufung eines Mitarbeitenden als Selbstständigen kann dazu führen, dass Sie Nachzahlungen für Steuern, Zinsen und Strafen für alle Lohnsteuern leisten müssen, die Sie nicht einbehalten und abgeführt haben. Hinzu kommen mögliche Ansprüche auf rückwirkende Sozialleistungen.
Für Arbeitnehmende: Die falsche Einstufung als Selbstständige bedeutet, auf Arbeitgeberbeiträge zu Sozialversicherung und Medicare zu verzichten und selbst für die volle Selbstständigensteuer (15,3 %) verantwortlich zu sein, die bei einer korrekten Einstufung hälftig geteilt worden wäre.
Prüfen Sie Ihre Einstufungen regelmäßig anhand der IRS-Richtlinien, insbesondere wenn Sie ein Remote-Team ausbauen.
Für Arbeitgeber: Steuerabzug, Nexus und Compliance-Pflichten in den US-Bundesstaaten
Dieser Abschnitt richtet sich an HR-Leitende, Lohnbuchhalter und Finanzteams, die Remote-Mitarbeitende über Bundesstaatsgrenzen hinweg betreuen.
Bundeseinkommensteuerabzug: Die Grundregel
Wie oben erwähnt, behalten Sie die staatliche Einkommensteuer grundsätzlich dort ein, wo der Mitarbeiter tatsächlich arbeitet. Wenn Sie einen Remote-Mitarbeiter in Kalifornien haben, behalten Sie die kalifornische Einkommensteuer ein. Haben Sie jemanden in Texas, das keine staatliche Einkommensteuer erhebt, ist dort auch kein Steuerabzug erforderlich, obwohl andere Pflichten (siehe weiter unten) dennoch gelten können.
Auf Bundesebene sind die Regeln einheitlich: Bei allen W-2-Mitarbeitern, egal wo sie arbeiten, müssen Sie die Bundes-Einkommensteuer, die Sozialversicherung (6,2 %), Medicare (1,45 %) einbehalten und zum FUTA (Federal Unemployment Tax) beitragen.
Bei den bundesstaatlichen Abzügen wird es komplizierter. HR-Software mit integrierten Multi-State-Payroll-Funktionen kann vieles automatisieren, dennoch müssen Sie die Regeln kennen, um sie korrekt einzustellen.
Die Arbeitgeberbequemlichkeitsregel
Die wohl am meisten missverstandene Regel in der Besteuerung von Remote-Arbeit ist die Convenience of the Employer (COE) Rule. Diese Regel kehrt das Standard-Prinzip des „Arbeitsorts“ um: Sie erlaubt es bestimmten Bundesstaaten, das Einkommen von Remote-Beschäftigten so zu besteuern, als arbeiteten sie im Bundesstaat des Arbeitgebers – selbst wenn sie sich physisch andernorts aufhalten.
Die Regel findet nur Anwendung, wenn der Arbeitgeber in einem dieser Staaten ansässig ist und der Mitarbeiter aus eigenem Wunsch – also für seine eigene Bequemlichkeit – remote arbeitet und nicht, weil es vom Arbeitgeber gefordert wird. Ab 2026 wenden acht Staaten die COE-Regel an: Alabama, Connecticut, Delaware, Nebraska, New Jersey, New York, Oregon und Pennsylvania.
| Staat | Was löst „Arbeitgebernotwendigkeit“ aus? |
|---|---|
| New York | Arbeitgeber muss Remote-Arbeit als tatsächliche Betriebserfordernis verlangen, bloße Erlaubnis reicht nicht |
| Pennsylvania | Vom Arbeitgeber geforderte Remote-Arbeit; Mitarbeiter muss die Notwendigkeit nachweisen |
| Delaware | Arbeitgeber verlangt es; wenige formale Ausnahmen |
| Nebraska | Arbeitgeber verlangt es; auch Wohnsitz-Test gilt |
| Alabama | Arbeitgeber verlangt Remote-Arbeitsregelung |
| Oregon | Arbeitgeber muss explizit den Auslandsstandort verlangen |
| Connecticut | Vom Arbeitgeber verlangt und dokumentiert |
| New Jersey | Arbeitgeber verlangt es; Regel seit Juli 2023 |
Die Ausführung in New York gilt als die strengste und wird am häufigsten gerichtlich angefochten. Im Mai 2025 bestätigte das New York Tax Appeals Tribunal die COE-Regel im Zelinsky-Fall und entschied, dass der bloße Umstand, jemanden remote einzustellen, weil diese Person dort wohnt, keine Arbeitgebernotwendigkeit begründet – der Steuerstaat des Arbeitgebers bleibt somit maßgeblich. Aktuell läuft noch eine Berufung, dieser Fall sollte weiterhin beachtet werden.
In der Praxis: Ist Ihr Unternehmen in New York ansässig und arbeitet Ihr Remote-Mitarbeiter in Ohio aus eigenem Wunsch (und nicht auf Ihre Anweisung), kann New York dennoch Einkommensteuer auf diesen Lohn erwarten – zusätzlich zu eventuell anfallenden Steuern in Ohio. Dies ist eine der häufigsten Ursachen für Doppelbesteuerungsstreitigkeiten im Bereich der Remote-Arbeit.
New Jersey und Connecticut verfolgen ähnliche Regeln, setzen aber Gegenseitigkeit voraus: Die COE-Regel wird dort nur angewandt, wenn auch der Heimatstaat des Arbeitnehmers eine entsprechende Regel kennt.
Für Arbeitnehmer: Liegt Ihr Arbeitgeber in einem dieser acht Staaten und arbeiten Sie freiwillig remote, prüfen Sie, ob Sie sowohl in Ihrem eigenen Staat als auch im Arbeitgeberstaat Einkommensteuer zahlen müssen.
Gegenseitigkeitsabkommen: Wo sie Dinge vereinfachen
Lebt Ihr Mitarbeiter in einem Staat mit einem Gegenseitigkeitsabkommen mit Ihrem Unternehmensstaat, wird die steuerliche Abwicklung erheblich einfacher.
| Bundesstaat | Hat Gegenseitigkeit mit |
|---|---|
| Arizona | Kalifornien, Indiana, Oregon, Virginia |
| DC (Washington D.C.) | Maryland, Virginia |
| Illinois | Iowa, Kentucky, Michigan, Wisconsin |
| Indiana | Kentucky, Michigan, Ohio, Pennsylvania, Wisconsin |
| Iowa | Illinois |
| Kentucky | Illinois, Indiana, Michigan, Ohio, Virginia, West Virginia, Wisconsin |
| Maryland | DC, Pennsylvania, Virginia, West Virginia |
| Michigan | Illinois, Indiana, Kentucky, Minnesota, Ohio, Wisconsin |
| Minnesota | Michigan, North Dakota |
| Montana | North Dakota |
| New Jersey | Pennsylvania |
| North Dakota | Minnesota, Montana |
| Ohio | Indiana, Kentucky, Michigan, Pennsylvania, West Virginia |
| Pennsylvania | Indiana, Maryland, New Jersey, Ohio, Virginia, West Virginia |
| Virginia | DC, Kentucky, Maryland, Pennsylvania, West Virginia |
| West Virginia | Kentucky, Maryland, Ohio, Pennsylvania, Virginia |
| Wisconsin | Illinois, Indiana, Kentucky, Michigan |
Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeitenden die entsprechenden Befreiungsbescheinigungen ausfüllen, damit Sie nicht versehentlich für den falschen Bundesstaat Lohnsteuer einbehalten.
Nexus verstehen: Wie eine einzige Remote-Einstellung eine steuerliche Präsenz schafft
Nexus ist der juristische Begriff dafür, dass ein Unternehmen in einem Bundesstaat ausreichend präsent ist, um dessen Steuergesetzen zu unterliegen. Bevor Remote-Arbeit weit verbreitet war, erforderte Nexus typischerweise ein physisches Büro oder Lagerhaus. Das ist heute nicht mehr der Fall.
In den meisten Bundesstaaten kann bereits ein einziger Remote-Mitarbeiter Nexus begründen, was Folgendes auslösen kann:
- Registrierung zur Einbehaltung der bundesstaatlichen Lohnsteuer
- Registrierung eines Kontos für die bundesstaatliche Arbeitslosenversicherung (SUI)
- Pflicht zur Unfallversicherung für Arbeitnehmer in diesem Bundesstaat
- Mögliche Verpflichtungen zur Abgabe der Körperschafts- oder Franchise-Steuererklärung
- In einigen Fällen Verpflichtung zur Erhebung der Umsatzsteuer
Nexus verschwindet nicht, wenn der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Ist er einmal entstanden, ist in der Regel eine formale Abmeldung erforderlich.
Häufige Nexus-Fehler, die Sie vermeiden sollten:
- Einen Remote-Mitarbeiter in einem neuen Bundesstaat einstellen, ohne zunächst die entsprechenden Lohnkonten zu registrieren ("stiller Payroll-Nexus")
- Annehmen, dass ein Bundesstaat ohne Lohnsteuer keine Verpflichtungen hat – beispielsweise erhebt Washington keine Lohnsteuer, verlangt aber Arbeitgeberbeiträge für bezahlten Familien- und Krankenstand, Pflegeversicherung und bezahlten Krankenstand
- An die Rundum-Absicherung des Public Law 86-272 glauben – das Gesetz schützt nur Verkäufer materieller Waren vor bundesstaatlicher Einkommensteuer, und das auch nur für reine Akquise-Tätigkeiten
Wenn ein Mitarbeiter in mehreren Bundesstaaten arbeitet, kann Steueraufteilung erforderlich werden, wobei das Einkommen entsprechend den in jedem Staat gearbeiteten Tagen anteilig zugeordnet wird. Lohnsoftware mit Multi-State-Fähigkeiten kann dies automatisieren, aber eine genaue Erfassung der Arbeitstage durch die Mitarbeitenden ist wesentlich.
Bundesstaaten ohne Einkommensteuer – aber mit weiteren Verpflichtungen
Neun Bundesstaaten erheben derzeit keine Einkommensteuer auf Arbeitslöhne von Angestellten: Alaska, Florida, Nevada, New Hampshire, South Dakota, Tennessee, Texas, Washington und Wyoming.
Hinweis: New Hampshire und Tennessee schaffen ihre Steuern auf Zinsen und Dividenden im Jahr 2025 ab und werden damit vollkommen einkommensteuerfrei. Dennoch haben Arbeitgeber mit Remote-Beschäftigten in diesen Staaten weiterhin Pflichten. Jeder Bundesstaat verlangt in irgendeiner Form Lohnnebenkosten, Arbeitslosenversicherung, Unfallversicherung und spezifische staatliche Vorschriften. Washington ist das bekannteste Beispiel: keine Einkommensteuer, aber erhebliche Arbeitgeberbeiträge für Programme wie bezahlten Familienstand, Pflegeversicherung und bezahlte Krankheitstage.
Prüfen Sie immer alle steuerlichen Arbeitgeberpflichten im jeweiligen Bundesstaat – nicht nur das Vorhandensein einer Einkommensteuer.
Compliance-Checkliste für Einstellungen in neuen Bundesstaaten
Wenn Sie einen Remote-Mitarbeiter in einem Bundesstaat einstellen, in dem Ihr Unternehmen bislang nicht vertreten war, gehen Sie folgende Schritte durch, bevor der erste Gehaltsscheck ausgezahlt wird:
- Ermitteln Sie die Nexus-Auswirkungen: Überprüfen Sie, welche staatlichen Steuern und Registrierungen gelten
- Melden Sie sich zur staatlichen Einkommensteuerabführung an: Die meisten Bundesstaaten verlangen eine Arbeitgeberregistrierung, bevor mit dem Einbehalt begonnen werden darf
- Richten Sie ein Konto für die staatliche Arbeitslosenversicherung (SUI) ein: SUI-Sätze und Anforderungen variieren je nach Staat und sind getrennt von FUTA
- Beschaffen Sie eine Arbeitsunfallversicherung: Anforderungen und zugelassene Anbieter unterscheiden sich erheblich
- Prüfen Sie kommunale Steuerpflichten: Einige Städte und Landkreise haben eigene Einkommensteuern (z. B. New York City, Philadelphia, Denver)
- Berücksichtigen Sie bundesstaats-spezifische Vorschriften: Bezahlte Familienzeit, bezahlte Krankentage, Erwerbsunfähigkeitsversicherung, Beiträge zur Langzeitpflege
- Aktualisieren Sie die Lohnbuchhaltung: Wenden Sie die korrekten Einbehaltssätze an, prüfen Sie, ob die Convenience Rule nicht zutrifft, und kontrollieren Sie mögliche Gegenseitigkeitsabkommen
- Informieren Sie die Mitarbeitenden über deren Pflichten: Diese müssen ggf. auch ihre persönlichen Einbehaltsentscheidungen (W-4-Äquivalente) aktualisieren
Bei komplexen Multi-State-Situationen oder wenn Sie schnell in mehreren Bundesstaaten wachsen, kann die Zusammenarbeit mit einem Employer of Record diese Schritte für Sie übernehmen.
Arbeitgebersteuerpflichten: Zusammenfassung
- Bundeseinkommensteuer, Sozialversicherung, Medicare und FUTA für alle W-2-Mitarbeitenden einbehalten und abführen
- Staatliche Einkommensteuer entsprechend dem Arbeitsort der Mitarbeitenden einbehalten und abführen (abhängig von COE-Regeln und Gegenseitigkeitsabkommen)
- Beiträge zur staatlichen Arbeitslosenversicherung im Bundesstaat der Mitarbeitenden leisten
- Vorgeschriebene Arbeitsunfallversicherung nach bundesstaatlichen Vorgaben aufrechterhalten
- Einkommen an alle betroffenen Staaten melden: insbesondere wenn Mitarbeitende auf verschiedene Regionen verteilt sind
- Führen Sie genaue Lohnaufzeichnungen, einschließlich der Arbeitsorte der Mitarbeitenden, mit Dokumentation aller Standortwechsel
Für Mitarbeitende: Wo Sie Steuern schulden und wie Sie sich schützen können
Dieser Abschnitt richtet sich an Remote-Mitarbeitende, die ihre eigenen Steuerpflichten verstehen wollen.
Wo zahlen Sie Steuern, wenn Sie remote arbeiten?
Die kurze Antwort: Sie zahlen in der Regel Steuern in dem Bundesstaat, in dem Sie Ihre Arbeit tatsächlich verrichten. Wenn Sie in Colorado leben und arbeiten und für ein Unternehmen mit Sitz in New York tätig sind, zahlen Sie Einkommensteuer in Colorado sowie wie üblich bundesstaatliche Einkommensteuer – unabhängig vom Firmensitz.
Aber es gibt wichtige Ausnahmen, die das verkomplizieren können:
- Ist Ihr Arbeitgeber in einem der acht COE-Regel-Bundesstaaten ansässig und Sie arbeiten aus freien Stücken remote, kann es sein, dass Sie zusätzlich im Bundesstaat des Arbeitgebers steuerpflichtig sind
- Arbeiten Sie im Laufe des Jahres in mehreren Bundesstaaten, müssen Sie unter Umständen in jedem dieser Staaten eine Steuererklärung als Nichtansässige*r abgeben
- Wenn Ihr Arbeitgeber für Ihren Bundesstaat keinen Lohnsteuerabzug vornimmt, sind Sie selbst für die vierteljährlichen Vorauszahlungen verantwortlich
Steuerlicher Wohnsitz und die 183-Tage-Regel
Jeder Bundesstaat definiert steuerliche Ansässigkeit unterschiedlich, jedoch nutzen die meisten eine Variante der 183-Tage-Regel: Verbringen Sie in einem Kalenderjahr mehr als 183 Tage in einem Staat, gelten Sie in der Regel als steuerlicher Einwohner, was volle Erklärungspflichten auslöst.
Wenn Sie mitten im Jahr den Bundesstaat wechseln, gelten Sie möglicherweise als Teiljahresbewohner in beiden Staaten und müssen dort jeweils eine entsprechende Steuererklärung abgeben.
Für digitale Nomaden und Vielreisende wird die Frage der Ansässigkeit besonders komplex. Die wichtigsten von den Bundesstaaten geprüften Faktoren sind:
- Wo sich Ihr ständiger Wohnsitz (Domizil) befindet
- Wo Ihre wirtschaftlichen Interessen und familiären Bindungen im Mittelpunkt stehen
- Wie viele Tage Sie in jedem Staat verbracht haben
- Wo Sie wählen dürfen, wo Ihr Führerschein ausgestellt ist und wo Ihr Auto zugelassen ist
Wichtiger Unterschied: "Wohnsitz" und "Domizil" sind nicht dasselbe. Ein Wohnsitz ist der Ort, an dem Sie sich vorübergehend aufhalten; Ihr Domizil ist Ihr dauerhafter Lebensmittelpunkt, an den Sie langfristig zurückkehren möchten. Staaten nutzen das Domizil, um den langfristigen Wohnsitzstatus und Steuerpflichten zu bestimmen.
Multi-State-Steuererklärung: Wann Sie in mehr als einem Bundesstaat abgeben müssen
Wenn Sie im Laufe des Jahres physisch in mehr als einem Bundesstaat gearbeitet haben, müssen Sie wahrscheinlich in beiden eine Steuererklärung abgeben. Die meisten Bundesstaaten verlangen, dass Sie Ihr Einkommen entsprechend der Anzahl der Arbeitstage an jedem Standort aufteilen. Hybridbeschäftigte, die einige Tage pro Woche über Bundesstaatsgrenzen hinweg pendeln, sind besonders betroffen – Sie benötigen genaue Aufzeichnungen über Ihren Arbeitsort für jeden einzelnen Tag.
Um zu vermeiden, dass Sie auf dasselbe Einkommen doppelt voll besteuert werden, gewähren die meisten Bundesstaaten eine Steuergutschrift für in einem anderen Staat gezahlte Steuern. Diese Gutschrift entspricht nicht immer dem vollen Betrag, insbesondere wenn die Steuersätze unterschiedlich sind, verhindert jedoch in den meisten Fällen eine echte Doppelbesteuerung.
Wenn Ihr Arbeitgeber nicht automatisch in jedem Bundesstaat, in dem Sie arbeiten, Lohnsteuer einbehält, sind Sie selbst für vierteljährliche geschätzte Steuerzahlungen an diese Bundesstaaten verantwortlich. Versäumte Zahlungen können selbst dann zu Säumniszuschlägen führen, wenn Sie am Jahresende alles nachzahlen.
Was Arbeitnehmer tun müssen
- Informieren Sie Ihren Arbeitgeber unverzüglich, wenn Sie Ihren Arbeitsort – auch nur vorübergehend – wechseln, damit er die Lohnsteuer korrekt anpassen kann
- Prüfen Sie, ob Ihr Wohnsitzstaat und der Staat Ihres Arbeitgebers ein Gegenseitigkeitsabkommen (Reciprocity Agreement) haben, das Ihre Steuererklärung vereinfachen könnte
- Dokumentieren Sie, an wie vielen Tagen Sie in jedem Staat gearbeitet haben – besonders wichtig, wenn Sie dienstlich reisen oder zwischen mehreren Standorten aufteilen
- Reichen Sie in jedem Staat, in dem Sie Einkommen erzielt haben, aber kein Wohnsitz haben, eine Steuererklärung als Nichtansässiger ein
- Tätigen Sie vierteljährliche Vorauszahlungen, wenn Ihr Arbeitgeber für einen steuerpflichtigen Bundesstaat keine Lohnsteuer abführt
- Konsultieren Sie einen Steuerberater für Multistaatsszenarien – das Zusammenspiel zwischen Wohnsitzregeln, COE-Regeln und Gegenseitigkeitsabkommen kann zu unerwarteten Ergebnissen führen
Steuerliche Abzüge für Remote-Arbeitnehmer in den USA
Die TCJA-Regel und warum die meisten W-2-Angestellten keine Homeoffice-Kosten absetzen können
Vor dem Tax Cuts and Jobs Act (TCJA) von 2018 konnten Angestellte nicht erstattete berufliche Ausgaben bei ihrer Bundessteuer absetzen. Der TCJA hat diesen Abzug für W-2-Angestellte bis 2025 gestrichen. Die aktuelle Trump-Regierung hat signalisiert, das Gesetz verlängern zu wollen, sodass diese Einschränkung voraussichtlich auch über 2025 hinaus bestehen bleibt.
Wenn Sie ein W-2-Angestellter sind, können Sie Homeoffice-Kosten im Allgemeinen nicht in Ihrer Bundessteuererklärung absetzen – selbst dann nicht, wenn Sie ausschließlich von zu Hause arbeiten und Ihr Arbeitgeber keine Erstattung leistet.
Ausnahmen auf Bundesstaatsebene: In 13 Jurisdiktionen sind W-2-Abzüge weiterhin möglich
Was viele Ratgeber übersehen: In einigen Bundesstaaten und Jurisdiktionen dürfen W-2-Angestellte weiterhin nicht erstattete Arbeitnehmerausgaben in ihrer staatlichen Steuererklärung absetzen, auch wenn der Bundesabzug weggefallen ist. Wenn Sie remote von einem der folgenden Orte arbeiten, prüfen Sie die Regeln Ihres Bundesstaates:
- Kalifornien
- Illinois
- Iowa
- Massachusetts
- Minnesota
- Montana
- New Hampshire
- New York
- North Dakota
- Pennsylvania
- South Dakota
- District of Columbia
- Seattle (auf Stadtebene)
Wenn Sie in einer dieser Jurisdiktionen leben, können nicht erstattete Ausgaben, ein separates Arbeitszimmer zu Hause, das Internet, ein Arbeitstelefon etc. auf Ihrer Steuererklärung auf Bundesstaatsebene absetzbar sein. Bewahren Sie Quittungen und Nachweise sorgfältig auf.
Abzüge für Selbstständige und unabhängige Auftragnehmer
Einige Bundesstaaten schreiben gesetzlich vor, dass Arbeitgeber ihren Remote-Mitarbeitern beruflich bedingte Kosten erstatten müssen. Kalifornien ist das bekannteste Beispiel: Dort müssen Arbeitgeber sämtliche notwendigen Geschäftsausgaben erstatten, einschließlich eines Anteils an Internet- und Telefonkosten. Illinois, Iowa, Massachusetts, Montana und der District of Columbia haben ähnliche Regelungen.
Wenn Sie Arbeitgeber sind und Remote-Mitarbeiter in diesen Staaten beschäftigen, kann das Unterlassen vorgeschriebener Erstattungen zu Sanktionen führen. Erwägen Sie eine klare Remote-Arbeitskostenpauschale sowie eine Prüfung Ihrer Erstattungspraktiken je nach Bundesstaat.
Wenn Sie selbstständig oder als unabhängiger Auftragnehmer tätig sind, ist die Sachlage deutlich günstiger. Sie können gewöhnliche und notwendige Betriebsausgaben von Ihrem selbstständigen Einkommen abziehen, darunter:
- Homeoffice-Ausstattung (Computer, Monitore, Telefone, Möbel)
- Telekommunikationskosten (Internet- und Telefondienstleistungen, die für die Arbeit genutzt werden)
- Nebenkosten, anteilig zur Nutzung des Homeoffice (Strom, Gas, Heizung)
- Versicherungen (geschäftlich bedingte Anteile)
- Geschäftsbedingte Bankgebühren und Gewerbeanmeldegebühren
- Betrieblich bedingte Mahlzeiten (unterliegen der 50%-Regelung)
- Geschäftsreisekosten
- Ein Anteil der Miete oder Hypothekenzinsen, basierend auf der Quadratmeteranzahl des Homeoffice
Der Homeoffice-Abzug: Dieser ist nur verfügbar, wenn Sie einen Bereich ausschließlich und regelmäßig geschäftlich nutzen, und wird nach einer von zwei Methoden berechnet:
Standardmethode: Teilen Sie die Quadratmeterzahl Ihres Homeoffice durch die Gesamtquadratmeterzahl Ihres Zuhauses. Dieser Prozentsatz wird auf Ihre tatsächlichen Wohnkosten angewendet.
Beispiel: 200 m² Büro ÷ 2.000 m² Gesamtwohnfläche = 10% der Wohnkosten sind absetzbar
Vereinfachte Methode: Multiplizieren Sie die Quadratmeterzahl Ihres Büros mit $5 pro Quadratmeter, bis maximal 300 Quadratmeter.
Beispiel: 200 m² × $5 = $1.000 pro Jahr absetzbar
Die vereinfachte Methode ist leichter zu berechnen; mit der Standardmethode fällt der Abzug jedoch häufig höher aus, wenn die tatsächlichen Wohnkosten hoch sind. Führen Sie beide Berechnungen durch, um zu bestimmen, welche für Sie vorteilhafter ist.
Sie können außerdem Software zur Ausgabenverwaltung nutzen, um Ihre Ausgaben das ganze Jahr über nachzuverfolgen. Hier finden Sie eine praxisnahe Übersicht über einfache Ausgabenverwaltungssoftware, die Ihnen bei der Wahl des passenden Tools hilft.
Internationale Steuern für Remote-Arbeit
Steuerliche Auswirkungen beim Einstellen internationaler Remote-Mitarbeiter
Die Erweiterung Ihres Talentpools durch die Einstellung von Remote-Mitarbeitern über internationale Grenzen hinweg bringt eine neue Ebene steuerlicher Komplexität mit sich. Arbeitgeber müssen sich in Steuergesetze einarbeiten, die sich von Land zu Land stark unterscheiden – Fehler können teuer werden.
Wichtige Verpflichtungen, die Sie verstehen sollten:
Steuerpflichten am Standort des Mitarbeiters: Sie sind möglicherweise verpflichtet, die lokalen Steuer- und Arbeitsgesetze einzuhalten, einschließlich Lohnsteuerabzug, Sozialversicherungsbeiträge, Rentenanforderungen und gesetzliche Leistungen, im Land, in dem Ihr Mitarbeiter wohnt und arbeitet.
Lohnabrechnungs-Registrierung: In vielen Ländern müssen ausländische Arbeitgeber eine lokale Lohnabrechnungsstelle registrieren, bevor sie Mitarbeiter legal bezahlen dürfen. Ohne diese Registrierung könnte es sein, dass Sie einen Employer of Record nutzen müssen, der den Arbeitnehmer in Ihrem Auftrag beschäftigt. Für Nearshore-Einstellungen in Kanada finden Sie hier einen Leitfaden zu den besten kanadischen EOR-Anbietern.
Risiko der Betriebsstätte
Eines der schwerwiegendsten und meist übersehenen Risiken bei internationaler Remote-Einstellung oder mit einem Employer of Record ist die Betriebsstätte (Permanent Establishment, PE). Eine PE entsteht, wenn Ihr Unternehmen eine ausreichende steuerpflichtige Präsenz in einem fremden Land hat – was schon geschehen kann, wenn nur ein einziger Mitarbeiter dort dauerhaft arbeitet.
Sobald eine Betriebsstätte entsteht, kann das Ausland fordern, dass Sie:
- Unternehmenssteuererklärungen in dieser Jurisdiktion abgeben
- Körperschaftsteuer auf Gewinne zahlen, die dieser Präsenz zuzurechnen sind
- Sich für lokale Mehrwertsteuer oder Umsatzsteuern registrieren
Dies kann ohne jede bewusste Handlung Ihrerseits eintreten – bereits ein einziger Mitarbeiter, der dauerhaft von seinem Zuhause in Deutschland aus arbeitet, kann für ein US-Unternehmen eine deutsche Betriebsstätte begründen. Ziehen Sie unbedingt einen Steuerexperten hinzu, bevor Sie Ihre erste internationale Einstellung vornehmen.
Wie man den Steuerwohnsitz für internationale Mitarbeiter feststellt
Die Steuerpflicht Ihres Mitarbeiters im Ausland richtet sich in erster Linie nach seinem Steuerwohnsitzland, also dem Staat, in dem er lebt und seine hauptsächlichen wirtschaftlichen Bindungen hat.
Die meisten Länder verwenden eine Form der 183-Tage-Regel: Verbringen Sie mehr als die Hälfte des Steuerjahres in einem Land, gelten Sie dort in der Regel als steuerlich ansässig. Allerdings variieren die genauen Regeln: Manche Länder berechnen nach Kalenderjahr, andere verwenden rollierende 12-Monats-Zeiträume, und einige haben zusätzliche Kriterien wie den Wohnsitz oder wirtschaftliche Interessen.
Für US-Bürger, die im Ausland arbeiten, gelten besondere Regeln: Die USA besteuern ihre Bürger unabhängig vom Wohnort auf ihr weltweites Einkommen. Allerdings gibt es zwei wichtige Erleichterungen:
- Mit dem Foreign Earned Income Exclusion (FEIE) können qualifizierte US-Bürger im Ausland einen Teil ihres im Ausland erworbenen Einkommens von der US-Steuer ausschließen (der Freibetrag für 2025 beträgt $130.000)
- Ausländische Steuergutschriften ermöglichen es US-Bürgern, ihre US-Steuerschuld um im Ausland bereits gezahlte Steuern zu vermindern oder ganz zu beseitigen und so eine doppelte Besteuerung zu vermeiden
Um sich für die FEIE zu qualifizieren, muss der Arbeitnehmer entweder den Bona-Fide-Wohnsitztest (Wohnsitz in einem ausländischen Staat für ein komplettes Steuerjahr) oder den physische-Anwesenheits-Test (mindestens 330 Tage außerhalb der USA innerhalb von 12 Monaten) erfüllen.
Für digitale Nomaden, die häufig Grenzen überschreiten, kann die Feststellung des steuerlichen Lebensmittelpunkts wirklich komplex sein. Es wird dringend empfohlen, einen auf internationales Steuerrecht spezialisierten Steuerberater zu konsultieren.
Was ist ein Doppelbesteuerungsabkommen (DBA)?
Ein Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) – auch Steuerabkommen genannt – ist eine bilaterale Vereinbarung zwischen zwei Ländern, die verhindern soll, dass das gleiche Einkommen doppelt besteuert wird. Die USA haben mit mehr als 60 Ländern DBAs abgeschlossen.
Wichtige Punkte, wie DBAs für Remote-Mitarbeiter funktionieren:
- DBAs legen in der Regel fest, welches Land vorrangige Steuerrechte auf bestimmte Einkommensarten hat
- Sie sehen häufig reduzierte Quellensteuersätze auf Dividenden, Zinsen und Lizenzgebühren vor
- Sie bestimmen, wie der steuerliche Wohnsitz festgelegt wird, wenn eine Person in beiden Ländern ansässig sein könnte
- Steuererklärungen müssen möglicherweise in beiden Ländern eingereicht werden, auch wenn ein DBA zur Anwendung kommt und die tatsächliche Steuerschuld auf null reduziert
Für Arbeitgeber: Zu wissen, welche DBAs für Ihre internationalen Mitarbeiter gelten, ist entscheidend, um Verträge und Gehaltsabrechnung korrekt zu gestalten. Arbeiten Sie mit spezialisierten Steuerberatern zusammen oder bauen Sie das Fachwissen intern auf. Gehen Sie nicht davon aus, dass ein DBA alle Verpflichtungen eliminiert – es reduziert sie auf definierte Weise.
Best Practices für das Management grenzüberschreitender Beschäftigungssteuern
- Kennen Sie die lokalen Vorschriften, bevor Sie eine internationale Einstellung vornehmen. Einkommensteuer, Sozialversicherung, Rentenbeiträge und verpflichtende Leistungen variieren enorm von Land zu Land
- Führen Sie genaue Aufzeichnungen über den Aufenthaltsort der Mitarbeiter, Verträge und alle Steuerformulare; nutzen Sie Gehaltsabrechnungssoftware mit internationalen Compliance-Funktionen
- Etablieren Sie klare Richtlinien für Remote-Arbeit, in denen festgelegt wird, welche Arbeitsorte für Mitarbeiter erlaubt sind und welche nicht, und passen Sie Arbeitsverträge bei Änderungen an
- Führen Sie regelmäßige Compliance-Prüfungen durch, besonders nachdem Pandemie-Sonderregelungen ausgelaufen sind und viele Länder die Durchsetzung grenzüberschreitender Beschäftigungsregeln verschärft haben
- Arbeiten Sie mit einem EOR oder globalen Gehaltsabrechnungsanbieter zusammen in Ländern, in denen Ihnen lokale Expertise oder eine eigene Gesellschaft fehlt – diese übernehmen die rechtliche Arbeitgeberfunktion und kümmern sich um die Einhaltung der lokalen Vorschriften
Was hat sich 2026 geändert: Regeln, die Sie jetzt kennen müssen
Die Regeln für Steuern auf Remote-Arbeit befinden sich seit der Pandemie im Wandel. Das hat sich geändert und darauf sollten Sie achten:
Pandemiebedingte Sonderregelungen sind ausgelaufen. Mehrere Bundesstaaten (darunter Georgia, Indiana und Minnesota) hatten während der Pandemie vorübergehend Leitlinien erlassen, die Remote-Mitarbeiter von Verpflichtungen, die steuerliche Nexus auslösen, befreiten. Diese Erleichterungen sind ausgelaufen. Die regulären Regeln zur Ursprungsbestimmung und Einbehaltung wie vor der Pandemie gelten wieder. Wenn Ihr Team seit 2020 bundeslandübergreifend gewachsen ist und Sie Ihre Compliance-Strategie noch nicht überprüft haben, wird es jetzt Zeit.
New Yorker COE-Regel durch Zelinsky-Entscheid bestätigt (Mai 2025): Das New York Tax Appeals Tribunal hat erneut festgestellt, dass die Einstellung einer Person im Homeoffice – weil es der Wohnort des Kandidaten ist – keine betriebliche Notwendigkeit für den Arbeitgeber darstellt. Fernarbeit aus persönlicher Präferenz unterliegt weiterhin dem Lohnsteuerabzug für New Yorker Arbeitgeber. Ein Berufungsverfahren ist anhängig, also könnte sich noch etwas ändern, aber derzeit bleibt die New Yorker Regel bestehen.
TCJA-Abzugsbeschränkungen gelten weiterhin. Die durch den Tax Cuts and Jobs Act eingeführte Aussetzung der Abzugsfähigkeit diverser Werbungskosten für W-2-Arbeitnehmer gilt bis 2025 fort. Die aktuelle Regierung hat signalisiert, diese Regelung verlängern zu wollen. Arbeitnehmer sollten also kurzfristig nicht auf die Wiedereinführung des bundesstaatlichen Homeoffice-Abzugs setzen.
Durchsetzung der bundesstaatlichen Lohnsteuereinbehaltung nimmt zu. Kalifornien, New York und weitere Bundesstaaten mit hohen Steuern überprüfen immer häufiger die Angaben von Remote-Arbeitern zu Wohnortwechseln und die Meldung von Einkünften aus mehreren Staaten. Besonders im Fokus stehen Arbeitnehmer, die behaupten, aus einem Staat weggezogen zu sein, aber noch enge Verbindungen zum alten Wohnsitz unterhalten. Die Dokumentation des Lebensmittelpunktwechsels ist wichtiger denn je.
Updates zu Staaten ohne Einkommensteuer: New Hampshire und Tennessee haben beide ihre Steuern auf Kapitaleinkünfte mit Wirkung zum 1. Januar 2025 abgeschafft und sind nun vollständig einkommensteuerfrei auf Löhne. Wenn Sie in diesen Staaten Mitarbeitende hatten und bisher auf Kapitaleinkommen Steuern einbehalten haben, passen Sie Ihre Konfigurationen an.
Dienstleistungen und Ressourcen zur Unterstützung beim Management von Steuern für Remote-Arbeit
Employer of Record (EOR) Dienstleistungen
Für Unternehmen, die internationale Mitarbeitende einstellen oder schnell in mehreren US-Bundesstaaten expandieren möchten, ist ein EOR oft der effizienteste Weg, um Compliance sicherzustellen. Der EOR wird zum rechtlichen Arbeitgeber in jeder Gerichtsbarkeit und übernimmt die Verantwortung für Gehaltsabrechnung, Steuerabzug, Sozialbeiträge und die Einhaltung lokaler Arbeitsgesetze.
Zu den wichtigsten Vorteilen eines EOR gehören:
- Umfassendes Steuer-Management: Der EOR übernimmt Steuerabzug, Abführung, Meldung und gesetzliche Beiträge in jeder Gerichtsbarkeit
- Übertragung von Rechtsrisiken: Der EOR trägt das Arbeitgeberrisiko und reduziert so das Compliance-Risiko für Ihr Unternehmen erheblich
- Aktuelles Fachwissen: EORs verfolgen Gesetzesänderungen im Steuerrecht, sodass Ihr Team dies nicht tun muss
- Schnelligkeit: Sie können in einem neuen Staat oder Land innerhalb von Tagen, nicht Monaten einstellen
Die besten EOR-Optionen finden Sie in unserem Leitfaden zu den besten Employer of Record Services. Zum Beispiel ist Globalization Partners eine hervorragende Wahl für Unternehmen mit internationalem Expansionsziel.
Globale Gehaltsabrechnungsdienste
Dienstleister für globale Gehaltsabrechnung verwalten die Lohnabrechnung in mehreren Ländern zentral über eine einzige Plattform, ohne als rechtlicher Arbeitgeber zu fungieren. Wichtige Merkmale, auf die Sie achten sollten:
- Multiwährungs-Zahlungen mit rechtskonformer lokaler Gehaltsabrechnung
- Automatisierte Steuerberechnung und -meldung über die Ländergrenzen hinweg
- Integration mit Ihrem bestehenden HR-Informationssystem
- Echtzeit-Lohnanalyse und Kostentransparenz
Im Gegensatz zu EORs ist bei Anbietern globaler Gehaltsabrechnung erforderlich, dass Sie in jedem Land eine eigene lokale Rechtseinheit besitzen (oder gründen). Sie sind am besten geeignet für Unternehmen, die bereits in mehreren Märkten vertreten sind und eine effizientere Möglichkeit suchen, diese Komplexität zu steuern.
Software für Unternehmenssteuern
Gute Software für Unternehmenssteuern automatisiert viele der Berechnungs- und Meldeaufgaben für die US-weite Lohnabrechnung, integriert sich mit Ihren HR-Systemen und reduziert das Risiko manueller Fehler. Für rein US-amerikanische Remote-Teams ist dies meist das kostengünstigste Compliance-Tool. Für internationale Teams benötigen Sie in der Regel ergänzend Möglichkeiten für globale Gehaltsabrechnung oder einen EOR.
Häufig gestellte Fragen
Was ist die Regel der "Bequemlichkeit des Arbeitgebers"?
Die COE-Regel gilt in acht Bundesstaaten (Alabama, Connecticut, Delaware, Nebraska, New Jersey, New York, Oregon und Pennsylvania). Sie erlaubt es diesen Staaten, das Einkommen eines Remote-Mitarbeiters so zu besteuern, als würde er im Staat des Arbeitgebers arbeiten – auch wenn er sich tatsächlich woanders aufhält –, wenn das Remote-Arbeitsverhältnis eher aus Bequemlichkeit des Mitarbeiters als aus Notwendigkeit des Arbeitgebers besteht. Die Version im Bundesstaat New York wird am strengsten durchgesetzt und wurde kürzlich (Mai 2025) bestätigt.
Kann ein Remote-Mitarbeiter doppelt besteuert werden?
Ja. Remote-Mitarbeiter können einer Doppelbesteuerung ausgesetzt sein, wenn zwei Jurisdiktionen gleichzeitig Anspruch auf die Besteuerung desselben Einkommens erheben. Dies geschieht am häufigsten zwischen Staaten, die die Bequemlichkeitsregel anwenden, und dem Wohnsitzstaat des Mitarbeiters oder international, wenn ein Land dasselbe Einkommen wie die USA besteuert. Die meisten Jurisdiktionen bieten Gutschriften, Abkommen oder gegenseitige Vereinbarungen zur Milderung an, diese beseitigen die Doppelbesteuerung jedoch nicht immer vollständig.
Welche US-Bundesstaaten haben keine Einkommenssteuer?
Neun Bundesstaaten erheben keine Einkommenssteuer auf Löhne: Alaska, Florida, Nevada, New Hampshire, South Dakota, Tennessee, Texas, Washington und Wyoming. Allerdings bedeutet keine Einkommenssteuer nicht, dass es keine Lohnabgaben gibt. Arbeitgeber in Washington beispielsweise leisten weiterhin Beiträge für bezahlten Familienurlaub, Pflegeleistungen und Lohnfortzahlung im Krankheitsfall. Überprüfen Sie immer alle lohnbezogenen Verpflichtungen eines Bundesstaates, bevor Sie von einem “weißen Blatt” ausgehen.
Welche Steuerformulare benötige ich bei der Bezahlung von Remote-Auftragnehmern in den USA?
Drei wichtige Formulare: Lassen Sie den Auftragnehmer vor Arbeitsbeginn ein W-9 Formular ausfüllen, reichen Sie ein 1099-NEC für jeden Auftragnehmer ein, der im Jahr 600 $ oder mehr verdient hat, und senden Sie das Formular 1096 als Zusammenfassung aller 1099-Formulare an die IRS. Sowohl 1099-NEC als auch 1096 müssen bis zum 31. Januar eingereicht werden. Fehlende oder verspätete 1099-Formulare können Strafen von 60–630 $ pro Formular nach sich ziehen, abhängig davon, wie spät sie eingereicht werden.
Wenn Sie remote arbeiten, wo zahlen Sie Steuern?
In den meisten Fällen zahlen Sie Steuern in dem Staat oder Land, in dem Sie die Arbeit physisch ausführen. Wenn Ihr Arbeitgeber in einer anderen Jurisdiktion ansässig ist, können auch dort Verpflichtungen entstehen – insbesondere, wenn dieser Staat die Bequemlichkeitsregel anwendet. Prüfen Sie immer mit einem Steuerfachmann Ihre individuelle Situation und klären Sie, ob es zwischen Ihrem Wohnsitzstaat und dem Ihres Arbeitgebers ein Gegenseitigkeitsabkommen gibt.
Dieser Artikel dient ausschließlich zu Informationszwecken und stellt keine Steuer- oder Rechtsberatung dar. Steuergesetze ändern sich häufig und unterscheiden sich je nach Zuständigkeit. Ziehen Sie für spezifische Handlungsempfehlungen stets einen qualifizierten Steuerberater hinzu.
