Steuern für Remote-Arbeit: Expertenleitfaden für die diesjährige Steuersaison

Einfach genug. Dieses Prinzip hat jedoch mehrere wichtige Ausnahmen, die HR-Teams und Remote-Mitarbeiter verstehen müssen, bevor sie Fehler machen.

Steuern bei der Remote-Arbeit werden immer komplexer, und die Tools kommen nur langsam mit den sich ändernden Regeln mit. Die Compliance ist der schwierigste Teil, nicht nur die Verarbeitung der Daten.

— Norma Delgado, Gründerin von Global Payroll Geeks

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Arten von Remote-Mitarbeitern und wie sich ihre Steuern unterscheiden

Nicht alle Remote-Mitarbeiter werden auf dieselbe Weise besteuert. Der erste Schritt zu einer korrekten Compliance besteht darin, zu verstehen, mit welcher Art von Mitarbeiter Sie es zu tun haben.

1. Fest im Homeoffice tätige Mitarbeiter arbeiten dauerhaft für ein Unternehmen, das sich in einem anderen Bundesstaat oder Land befindet. Ihre Steuerpflicht hängt von Vereinbarungen, Gegenseitigkeit und Steuerabkommen zwischen den beteiligten Rechtsordnungen ab.
2. Vorübergehend versetzte Mitarbeiter arbeiten möglicherweise für ein kurzfristiges Projekt oder eine Geschäftsreise in einem anderen Bundesstaat. Je nach Dauer und den beteiligten Bundesstaaten können sie gleichzeitig Steuerpflichten in zwei Bundesstaaten auslösen.
3. Hybride Mitarbeiter teilen ihre Arbeitszeit zwischen ihrem Zuhause und einem Büro in einem anderen Bundesstaat auf. In der Regel müssen sie ihr Einkommen nach der Anzahl der in den jeweiligen Orten gearbeiteten Tage aufteilen und möglicherweise in beiden Bundesstaaten eine Steuererklärung abgeben.
4. Digitale Nomaden wechseln häufig den Aufenthaltsort, manchmal auch über internationale Grenzen hinweg. Ihre steuerliche Situation gehört zu den komplexesten, da sie in mehreren Ländern Ansässigkeitstests auslösen können.
5. Mitarbeiter in gemeinsamen Beschäftigungsvereinbarungen, etwa solche, die über ein PEO-Unternehmen verwaltet werden, haben Steuerpflichten, die zwischen dem Arbeitgeber und dem PEO aufgeteilt sind. Der Arbeitsvertrag bestimmt die rechtliche Verantwortung.
6. Selbstständige Auftragnehmer sind selbstständig tätig und vollständig für ihre eigenen Steuern verantwortlich, einschließlich der Selbstständigensteuer, geschätzter vierteljährlicher Zahlungen und aller geltenden staatlichen Steuererklärungen.

Zu verstehen, welche Kategorie auf die einzelnen Mitarbeiter in Ihrem Team zutrifft, bestimmt jede nachfolgende Entscheidung.

Das kritische Problem der falschen Einstufung von Mitarbeitern

Bevor wir fortfahren: Die Einstufung von Mitarbeitern ist für Steuerzwecke von enormer Bedeutung, und Fehler dabei sind teuer.

Eine falsche Einstufung von Mitarbeitern liegt vor, wenn ein Mitarbeiter, der tatsächlich wie ein Arbeitnehmer tätig ist, als selbstständiger Auftragnehmer eingestuft wird oder umgekehrt. Der IRS prüft diese Einstufung sorgfältig, und die Folgen einer falschen Einstufung wirken sich in beide Richtungen aus.

Für Arbeitgeber: Wenn ein Mitarbeiter fälschlicherweise als Auftragnehmer eingestuft wird, können Nachzahlungen von Steuern, Zinsen und Strafen für alle Lohnsteuern fällig werden, die Sie nicht einbehalten und abgeführt haben. Hinzu kommt eine mögliche Haftung für rückwirkend geschuldete Leistungen.

Für Mitarbeiter: Eine falsche Einstufung als Auftragnehmer bedeutet, dass Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung und zu Medicare entfallen und sie persönlich für die gesamte Selbstständigensteuer (15.3%) verantwortlich sind, die sie bei korrekter Einstufung mit einem Arbeitgeber geteilt hätten.

Überprüfen Sie die Einstufung Ihrer Mitarbeiter regelmäßig anhand der IRS-Richtlinien, insbesondere wenn Sie eine Remote-Belegschaft aufbauen.

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Für Arbeitgeber: Staatlicher Steuerabzug, Nexus und Compliance-Pflichten

Dieser Abschnitt richtet sich an HR-Führungskräfte, Lohnabrechnungsmanager und Finanzteams, die Remote-Mitarbeiter über Bundesstaatsgrenzen hinweg verwalten.

Einbehaltung der Einkommensteuer auf Bundesstaatsebene: Die Grundregel

Wie oben erwähnt, behalten Sie die Einkommensteuer des Bundesstaates im Allgemeinen dort ein, wo der Arbeitnehmer physisch arbeitet. Wenn Sie einen Remote-Mitarbeiter in Kalifornien haben, behalten Sie die kalifornische Einkommensteuer ein. Wenn Sie einen Mitarbeiter in Texas haben, wo es keine Einkommensteuer des Bundesstaates gibt, ist für diesen Bundesstaat keine Einbehaltung erforderlich, auch wenn andere Verpflichtungen (mehr dazu weiter unten) weiterhin gelten können.

Auf Bundesebene gelten einheitliche Regeln: Für alle W-2-Arbeitnehmer ist unabhängig vom Arbeitsort die Einbehaltung der Bundeseinkommensteuer, der Sozialversicherung (6.2%), der Medicare-Steuer (1.45%) sowie ein Beitrag zur FUTA (Bundessteuer auf Arbeitslosigkeit) erforderlich.

Bei der Einbehaltung auf Ebene der Bundesstaaten wird es kompliziert. HR-Software mit integrierten Funktionen für die Lohnabrechnung in mehreren Bundesstaaten kann einen großen Teil davon automatisieren, aber Sie müssen die Regeln trotzdem verstehen, um sie korrekt zu konfigurieren.

Die Regel zur Bequemlichkeit des Arbeitgebers

Die am häufigsten missverstandene Regel bei der Besteuerung von Remote-Arbeit ist die Regel zur Bequemlichkeit des Arbeitgebers (Bequemlichkeit des Arbeitgebers, COE). Diese Regel stellt das übliche Prinzip des „Arbeitsorts“ auf den Kopf: Sie erlaubt es bestimmten Bundesstaaten, das Einkommen von Remote-Mitarbeitern so zu besteuern, als würden sie im Bundesstaat des Arbeitgebers arbeiten, selbst wenn sie sich physisch an einem anderen Ort befinden.

Die Regel gilt nur, wenn der Arbeitgeber in einem dieser Bundesstaaten ansässig ist und der Arbeitnehmer freiwillig aus der Ferne arbeitet (aus Gründen seiner eigenen Bequemlichkeit) und nicht, weil der Arbeitgeber dies verlangt. Im Jahr 2026 wenden acht Bundesstaaten die COE-Regel an. Dies sind Alabama, Connecticut, Delaware, Nebraska, New Jersey, New York, Oregon und Pennsylvania.

Bundesstaat	Was löst eine „Notwendigkeit des Arbeitgebers“ aus?
New York	Der Arbeitgeber muss Remote-Arbeit als echte geschäftliche Voraussetzung verlangen, nicht nur erlauben
Pennsylvania	Vom Arbeitgeber verlangte Remote-Arbeit; der Arbeitnehmer muss die Notwendigkeit nachweisen
Delaware	Vom Arbeitgeber verlangt; nur wenige formelle Ausnahmen festgelegt
Nebraska	Vom Arbeitgeber verlangt; zusätzlich gilt ein auf dem Wohnsitz basierender Test
Alabama	Vom Arbeitgeber verlangte Regelung für Remote-Arbeit
Oregon	Der Arbeitgeber muss den Arbeitsort außerhalb des Bundesstaates ausdrücklich verlangen
Connecticut	Vom Arbeitgeber verlangt und dokumentiert
New Jersey	Vom Arbeitgeber verlangt; Regel im Juli 2023 erlassen

Die Regelung in New York ist die strengste und Gegenstand der meisten Rechtsstreitigkeiten. Im Mai 2025 bestätigte das Steuerberufungsgericht von New York die COE-Regel im Fall Zelinsky und stellte fest, dass die bloße Einstellung einer Person für Remote-Arbeit, weil sie dort lebt, keine Notwendigkeit des Arbeitgebers darstellt, sodass weiterhin die Steuer des Bundesstaates des Arbeitgebers gilt. Eine Berufungsanfechtung ist noch anhängig, daher handelt es sich weiterhin um eine aktive Rechtsprechung, die beobachtet werden sollte.

In der Praxis: Wenn Ihr Unternehmen seinen Hauptsitz in New York hat und Ihr Remote-Mitarbeiter in Ohio aus eigener Bequemlichkeit von zu Hause arbeitet (und nicht, weil Sie dies verlangen), kann New York weiterhin Einkommensteuer auf diese Löhne erwarten, zusätzlich zu etwaigen Verpflichtungen in Ohio. Dies ist eine der häufigsten Ursachen für Streitigkeiten über Doppelbesteuerung bei Remote-Arbeit.

New Jersey und Connecticut haben ähnliche Regeln, aber aufgrund einer Gegenseitigkeitsanforderung lösen sie den COE-Test nur aus, wenn auch der Wohnsitzstaat des Arbeitnehmers eine COE-Regel hat.

Für Arbeitnehmer: Wenn Ihr Arbeitgeber in einem dieser acht Bundesstaaten ansässig ist und Sie freiwillig aus der Ferne arbeiten, prüfen Sie, ob Sie möglicherweise sowohl in Ihrem Bundesstaat als auch im Bundesstaat Ihres Arbeitgebers Einkommensteuer schulden.

Gegenseitigkeitsvereinbarungen: Wo sie die Dinge vereinfachen

Wenn Ihr Arbeitnehmer in einem Bundesstaat lebt, der mit dem Bundesstaat Ihres Unternehmens ein Gegenseitigkeitsabkommen hat, wird die Situation bei der Einbehaltung erheblich einfacher.

Bundesstaat	Hat eine Gegenseitigkeitsvereinbarung mit
Arizona	Kalifornien, Indiana, Oregon, Virginia
DC (Washington D.C.)	Maryland, Virginia
Illinois	Iowa, Kentucky, Michigan, Wisconsin
Indiana	Kentucky, Michigan, Ohio, Pennsylvania, Wisconsin
Iowa	Illinois
Kentucky	Illinois, Indiana, Michigan, Ohio, Virginia, West Virginia, Wisconsin
Maryland	DC, Pennsylvania, Virginia, West Virginia
Michigan	Illinois, Indiana, Kentucky, Minnesota, Ohio, Wisconsin
Minnesota	Michigan, Norddakota
Montana	Norddakota
New Jersey	Pennsylvania
Norddakota	Minnesota, Montana
Ohio	Indiana, Kentucky, Michigan, Pennsylvania, West Virginia
Pennsylvania	Indiana, Maryland, New Jersey, Ohio, Virginia, West Virginia
Virginia	DC, Kentucky, Maryland, Pennsylvania, West Virginia
West Virginia	Kentucky, Maryland, Ohio, Pennsylvania, Virginia
Wisconsin	Illinois, Indiana, Kentucky, Michigan

Stellen Sie sicher, dass die Beschäftigten die entsprechenden Freistellungsbescheinigungen ausfüllen, damit Sie nicht für den falschen Bundesstaat Steuern einbehalten.

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Steuerlichen Anknüpfungspunkt verstehen: Wenn eine einzige Einstellung im Homeoffice steuerliche Folgen schafft

Ein steuerlicher Anknüpfungspunkt ist der juristische Begriff dafür, dass ein Unternehmen in einem Bundesstaat über eine ausreichende Präsenz verfügt, um dessen Steuergesetzen zu unterliegen. Bevor sich die Arbeit im Homeoffice weit verbreitete, erforderte ein solcher Anknüpfungspunkt in der Regel ein physisches Büro oder Lager. Das ist heute nicht mehr der Fall.

In den meisten Bundesstaaten kann heute ein einziger Beschäftigter im Homeoffice einen steuerlichen Anknüpfungspunkt schaffen, was Folgendes auslösen kann:

• Registrierung für den Einbehalt der Einkommensteuer des Bundesstaats
• Registrierung eines Kontos für die Arbeitslosenversicherung des Bundesstaats (SUI)
• Anforderungen an die Unfallversicherung für Beschäftigte in diesem Bundesstaat
• Mögliche Verpflichtungen zur Abgabe von Körperschaftsteuer- oder Franchise-Steuererklärungen
• In einigen Fällen Verpflichtungen zur Erhebung der Umsatzsteuer

Der steuerliche Anknüpfungspunkt verschwindet nicht, wenn der Beschäftigte das Unternehmen verlässt. Sobald er besteht, ist in der Regel eine formelle Abmeldung erforderlich.

Häufige Fehler beim steuerlichen Anknüpfungspunkt, die Sie vermeiden sollten:

• Einstellung eines Beschäftigten im Homeoffice in einem neuen Bundesstaat, ohne zuvor die Lohnabrechnungskonten zu registrieren („stiller steuerlicher Anknüpfungspunkt durch die Lohnabrechnung“)
• Annahme, dass ein Bundesstaat ohne Einkommensteuer keine Verpflichtungen mit sich bringt: Washington erhebt zwar keine Einkommensteuer auf Löhne, verlangt jedoch Arbeitgeberbeiträge zur bezahlten Familien- und Krankenfreistellung, zur Pflegeversicherung und zum bezahlten Krankenurlaub
• Der Annahme, dass Public Law 86-272 einen umfassenden Schutz bietet: Das Gesetz schützt Verkäufer materieller Waren nur vor der Einkommensteuer des Bundesstaats und nur für Tätigkeiten zur Anbahnung von Geschäften

Wenn ein Beschäftigter in mehreren Bundesstaaten arbeitet, kann eine Steueraufteilung erforderlich sein, bei der das Einkommen anhand der dort geleisteten Arbeitstage anteilig den einzelnen Bundesstaaten zugewiesen wird. Lohnabrechnungssoftware mit Funktionen zur Aufteilung auf mehrere Bundesstaaten kann diesen Vorgang automatisieren, doch eine genaue Erfassung der Arbeitstage durch die Beschäftigten ist unerlässlich.

Bundesstaaten ohne Einkommensteuer, in denen dennoch andere Verpflichtungen gelten

Neun Bundesstaaten erheben derzeit keine Einkommensteuer auf die Löhne von Beschäftigten: Alaska, Florida, Nevada, New Hampshire, Süddakota, Tennessee, Texas, Washington und Wyoming.

Hinweis: New Hampshire und Tennessee haben ihre Steuern auf Zinsen und Dividenden im Jahr 2025 abgeschafft und sind damit vollständig einkommensteuerfrei. Arbeitgeber mit Beschäftigten im Homeoffice in diesen Bundesstaaten sind jedoch nicht automatisch von ihren Verpflichtungen befreit. Jeder Bundesstaat hat irgendeine Form von Verpflichtungen im Zusammenhang mit der Lohnabrechnung, der Arbeitslosenversicherung, der Unfallversicherung für Beschäftigte und bundesstaatsspezifischen Vorgaben. Washington ist das prominenteste Beispiel: keine Einkommensteuer, aber erhebliche Arbeitgeberbeiträge zu Programmen für bezahlte Familienfreistellung, Pflegeversicherung und bezahlten Krankenurlaub.

Prüfen Sie stets das gesamte Beschäftigungssteuerbild jedes Bundesstaats und nicht nur, ob dort eine Einkommensteuer erhoben wird.

Checkliste zur Einhaltung der Vorschriften bei einer Einstellung in einem neuen Bundesstaat

Wenn Sie einen Beschäftigten im Homeoffice in einem Bundesstaat einstellen, in dem Ihr Unternehmen bisher nicht vertreten war, arbeiten Sie diese Schritte vor dem ersten Gehaltsscheck ab:

1. Auswirkungen des Nexus bestimmen: bestätigen, welche bundesstaatlichen Steuern und Registrierungen gelten
2. Für den Einbehalt bundesstaatlicher Einkommensteuer registrieren: Die meisten Bundesstaaten verlangen eine Registrierung des Arbeitgebers, bevor der Einbehalt beginnt
3. Ein Konto für die bundesstaatliche Arbeitslosenversicherung (SUI) einrichten: Die SUI-Sätze und Anforderungen unterscheiden sich je nach Bundesstaat und gelten unabhängig von FUTA
4. Versicherungsschutz für Arbeitsunfälle abschließen: Die Anforderungen und akzeptierten Anbieter unterscheiden sich erheblich
5. Lokale Steuerpflichten bestätigen: Einige Städte und Landkreise haben eigene Einkommensteuern (z. B. New York City, Philadelphia, Denver)
6. Bundesstaatsspezifische Vorgaben prüfen: bezahlter Familienurlaub, bezahlter Krankenurlaub, Invaliditätsversicherung, Beiträge zur Pflegeversicherung
7. Gehaltsabrechnung konfigurieren: die korrekten Einbehaltssätze anwenden, überprüfen, dass die Convenience-Regel nicht gilt, und Vereinbarungen zur gegenseitigen Anerkennung prüfen
8. Den Mitarbeiter über seine Pflichten informieren: Er muss möglicherweise auch seine Angaben zum Steuerabzug aktualisieren (Entsprechungen zum W-4-Formular)

Bei komplexen Szenarien mit mehreren Bundesstaaten oder wenn Sie schnell in vielen Bundesstaaten expandieren, kann die Zusammenarbeit mit einem Arbeitgeber als rechtlicher Arbeitgeber diese Schritte in Ihrem Namen übernehmen.

Steuerpflichten des Arbeitgebers: Zusammenfassung

• Bundeseinkommensteuer, Sozialversicherungsbeiträge, Medicare und FUTA für alle W-2-Mitarbeiter einbehalten und abführen
• Bundesstaatliche Einkommensteuer abhängig vom Arbeitsort des Mitarbeiters einbehalten und abführen (vorbehaltlich der COE-Regeln und Vereinbarungen zur gegenseitigen Anerkennung)
• Beiträge zur bundesstaatlichen Arbeitslosenversicherung im Bundesstaat des Mitarbeiters leisten
• Den Versicherungsschutz für Arbeitsunfälle gemäß den Anforderungen des jeweiligen Bundesstaats aufrechterhalten
• Einkünfte an alle zuständigen Bundesstaaten melden: insbesondere wenn Mitarbeiter auf mehrere Rechtsgebiete verteilt sind
• Genaue Gehaltsabrechnungsunterlagen einschließlich der Arbeitsorte der Mitarbeiter führen und Änderungen des Arbeitsorts dokumentieren

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Für Mitarbeiter: Wo Sie Steuern schulden und wie Sie sich schützen

Dieser Abschnitt richtet sich an Remote-Mitarbeiter, die ihre eigenen Steuererklärungspflichten verstehen möchten.

Wo zahlen Sie Steuern, wenn Sie aus der Ferne arbeiten?

Die kurze Antwort lautet: In der Regel zahlen Sie Steuern in dem Bundesstaat, in dem Sie Ihre Arbeit tatsächlich ausüben. Wenn Sie in Colorado leben und für ein Unternehmen mit Sitz in New York arbeiten, zahlen Sie Einkommensteuer in Colorado sowie Bundeseinkommensteuer, wie dies unabhängig vom Arbeitsort der Fall wäre.

Es gibt jedoch wichtige Ausnahmen, die die Situation verkomplizieren können:

• Wenn Ihr Arbeitgeber seinen Sitz in einem der acht Bundesstaaten mit COE-Regel hat und Sie freiwillig aus der Ferne arbeiten, können Sie auch im Bundesstaat Ihres Arbeitgebers steuerpflichtig sein
• Wenn Sie im Laufe des Jahres in mehreren Bundesstaaten arbeiten, müssen Sie möglicherweise in jedem Bundesstaat, in dem Sie gearbeitet haben, eine Steuererklärung als Nichtansässiger einreichen
• Wenn Ihr Arbeitgeber keine Steuern für Ihren Bundesstaat einbehält, sind Sie selbst dafür verantwortlich, vierteljährliche Vorauszahlungen zu leisten

Steuerlicher Wohnsitz und die 183-Tage-Regel

Jeder Bundesstaat definiert den steuerlichen Wohnsitz anders, aber die meisten verwenden eine Variante der 183-Tage-Regel: Wenn Sie mehr als 183 Tage in einem Kalenderjahr in einem Bundesstaat verbringen, gelten Sie dort im Allgemeinen als steuerlich ansässig, wodurch umfassende Erklärungspflichten entstehen.

Wenn Sie im Laufe des Jahres den Bundesstaat gewechselt haben, können Sie in zwei Bundesstaaten während eines Teils des Jahres ansässig sein und müssen möglicherweise in beiden entsprechende Steuererklärungen für Teiljahresansässige einreichen.

Für digitale Nomaden und Personen, die häufig reisen, wird die Frage des steuerlichen Wohnsitzes tatsächlich komplex. Zu den entscheidenden Faktoren, die die meisten Bundesstaaten berücksichtigen, gehören:

• Wo sich Ihr ständiger Wohnsitz (Domicile) befindet
• Wo Ihre wirtschaftlichen Interessen und familiären Bindungen konzentriert sind
• Wie viele Tage Sie in jedem Bundesstaat verbracht haben
• Wo Sie zur Wahl registriert sind, wo Ihr Führerschein ausgestellt wurde und wo Ihr Fahrzeug zugelassen ist

Wichtige Unterscheidung: „Residence“ und „Domicile“ sind nicht dasselbe. Eine Residence ist der Ort, an dem Sie sich vorübergehend aufhalten; Ihr Domicile ist Ihr ständiger Wohnsitz, also der Ort, an den Sie zurückkehren möchten. Die Bundesstaaten verwenden das Domicile, um den langfristigen Status als steuerlich ansässige Person und die Steuerpflichten zu bestimmen.

Steuererklärungen für mehrere Bundesstaaten: Wann Sie in mehr als einem Bundesstaat eine Erklärung einreichen müssen

Wenn Sie im Laufe des Jahres tatsächlich in mehr als einem Bundesstaat gearbeitet haben, müssen Sie wahrscheinlich in beiden Bundesstaaten eine Steuererklärung abgeben. Die meisten Bundesstaaten verlangen, dass Sie Ihr Einkommen anhand der Anzahl der in den jeweiligen Bundesstaaten gearbeiteten Tage aufteilen. Hybridbeschäftigte, die an einigen Tagen pro Woche über Bundesstaatsgrenzen hinweg pendeln, sind davon besonders betroffen. Sie benötigen genaue Aufzeichnungen darüber, an welchem Ort Sie an den einzelnen Tagen gearbeitet haben.

Um zu vermeiden, dass Sie auf dasselbe Einkommen zweimal die vollständige Steuer zahlen, bieten die meisten Bundesstaaten eine Anrechnung der in einem anderen Bundesstaat gezahlten Steuern an. Diese Anrechnung deckt nicht immer den vollständigen Betrag ab, insbesondere wenn sich die Steuersätze unterscheiden, verhindert jedoch in den meisten Fällen eine tatsächliche Doppelbesteuerung.

Wenn Ihr Arbeitgeber nicht automatisch für jeden Bundesstaat, in dem Sie arbeiten, Steuern einbehält, sind Sie für vierteljährliche geschätzte Steuerzahlungen an diese Bundesstaaten verantwortlich. Das Versäumen solcher Zahlungen kann zu Strafzahlungen wegen zu niedriger Vorauszahlungen führen, selbst wenn Sie den offenen Betrag zum Steuerzeitpunkt begleichen.

Was Beschäftigte tun müssen

• Informieren Sie Ihren Arbeitgeber jedes Mal umgehend, wenn Sie Ihren Arbeitsort ändern, auch vorübergehend, damit er die Steuereinbehaltung korrekt anpassen kann
• Prüfen Sie, ob zwischen Ihrem Wohnsitzstaat und dem Bundesstaat Ihres Arbeitgebers ein Gegenseitigkeitsabkommen besteht, das die Abgabe Ihrer Steuererklärung vereinfachen könnte
• Erfassen Sie das ganze Jahr über die Tage, an denen Sie in den einzelnen Bundesstaaten gearbeitet haben, insbesondere wenn Sie beruflich reisen oder Ihre Zeit auf mehrere Orte aufteilen
• Geben Sie in jedem Bundesstaat, in dem Sie Einkommen erzielt haben, aber nicht ansässig sind, eine Steuererklärung als Nichtansässiger ab
• Leisten Sie vierteljährliche geschätzte Steuerzahlungen, wenn Ihr Arbeitgeber für einen Bundesstaat, in dem Sie Steuern schulden, keine Steuern einbehält
• Ziehen Sie bei Sachverhalten mit mehreren Bundesstaaten einen Steuerberater hinzu. Das Zusammenspiel von Ansässigkeitsregeln, COE-Regeln und Gegenseitigkeitsabkommen kann zu unerwarteten Ergebnissen führen

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Steuerabzüge für Telearbeitende in den USA

Die TCJA-Regel und warum die meisten W-2-Beschäftigten keine Kosten für das Homeoffice absetzen können

Vor dem Gesetz zur Senkung von Steuern und Schaffung von Arbeitsplätzen (TCJA) von 2018 konnten Beschäftigte nicht erstattete berufsbedingte Ausgaben in ihrer Bundessteuererklärung absetzen. Der TCJA schaffte diesen Abzug für W-2-Beschäftigte bis 2025 ab. Die derzeitige Trump-Regierung hat ihre Absicht signalisiert, das Gesetz zu verlängern, sodass diese Einschränkung voraussichtlich über 2025 hinaus bestehen bleibt.

Wenn Sie W-2-Beschäftigter sind, können Sie Kosten für das Homeoffice in Ihrer Bundessteuererklärung grundsätzlich nicht absetzen, selbst wenn Sie vollständig von zu Hause aus arbeiten und Ihr Arbeitgeber keine Erstattung leistet.

Ausnahmen auf Ebene der Bundesstaaten: In 13 Rechtsgebieten sind W-2-Abzüge weiterhin möglich

Das übersehen viele Ratgeber: Mehrere Bundesstaaten und Rechtsgebiete erlauben W-2-Beschäftigten weiterhin, nicht erstattete Arbeitnehmeraufwendungen in ihrer Steuererklärung für den Bundesstaat abzusetzen, selbst wenn der entsprechende Abzug auf Bundesebene nicht möglich ist. Wenn Sie in einem der folgenden Gebiete im Homeoffice arbeiten, prüfen Sie die Regelungen Ihres Bundesstaates:

• Kalifornien
• Illinois
• Iowa
• Massachusetts
• Minnesota
• Montana
• New Hampshire
• New York
• North Dakota
• Pennsylvania
• South Dakota
• District of Columbia
• Seattle (auf Stadtebene)

Wenn Sie sich in einem dieser Rechtsgebiete befinden, können nicht erstattete Ausgaben, ein speziell eingerichtetes Homeoffice, Internetkosten und ein beruflich genutztes Telefon in Ihrer Steuererklärung für den Bundesstaat absetzbar sein. Bewahren Sie Belege und Nachweise auf.

Abzüge für Selbstständige und unabhängige Auftragnehmer

Einige Bundesstaaten schreiben Arbeitgebern gesetzlich vor, Telearbeitenden berufsbedingte Ausgaben zu erstatten. Kalifornien ist das bekannteste Beispiel: Arbeitgeber dort müssen Beschäftigten alle notwendigen Geschäftsausgaben erstatten, einschließlich eines Anteils der Internet- und Telefonkosten. Illinois, Iowa, Massachusetts, Montana und der District of Columbia haben ähnliche Vorschriften.

Wenn Sie ein Arbeitgeber mit Telearbeitenden in diesen Bundesstaaten sind, setzen Sie sich durch die Nichterstattung vorgeschriebener Ausgaben dem Risiko von Strafen aus. Erwägen Sie eine klare Richtlinie für ein Budget für Telearbeit und überprüfen Sie Ihre Erstattungspraktiken nach Bundesstaat.

Wenn Sie selbstständig oder als unabhängiger Auftragnehmer tätig sind, ist die Situation deutlich günstiger. Sie können gewöhnliche und notwendige Geschäftsausgaben von Ihrem Einkommen aus selbstständiger Tätigkeit abziehen, darunter:

• Homeoffice-Ausstattung (Computer, Monitore, Telefone, Möbel)
• Telekommunikationskosten (für die Arbeit genutzte Internet- und Telefondienste)
• Versorgungskosten, anteilig entsprechend der Homeoffice-Nutzung (Strom, Gas, Heizung)
• Versicherungen (berufsbezogene Anteile)
• Berufsbezogene Bankgebühren und Gebühren für Gewerbelizenzen
• Geschäftsessen (unterliegen der Begrenzung auf 50 %)
• Berufsbedingte Reisekosten
• Ein Teil der Miete oder Hypothekenzinsen, basierend auf der Quadratmeterzahl des Homeoffice

Der Homeoffice-Abzug. Er ist nur verfügbar, wenn Sie einen ausschließlich und regelmäßig geschäftlich genutzten Raum unterhalten, und wird nach einer von zwei Methoden berechnet:

Standardmethode: Teilen Sie die Quadratmeterzahl Ihres Homeoffice durch die gesamte Quadratmeterzahl Ihrer Wohnung oder Ihres Hauses. Dieser Prozentsatz wird auf Ihre tatsächlichen Wohnkosten angewendet.

Beispiel: 200 Quadratfuß Büro ÷ 2.000 Quadratfuß gesamte Wohnfläche = 10 % der Wohnkosten sind abzugsfähig

Vereinfachte Methode: Multiplizieren Sie die Quadratmeterzahl Ihres Büros mit $5 pro Quadratfuß, bis zu einem Maximum von 300 Quadratfuß.

Beispiel: 200 Quadratfuß × $5 = $1,000 pro Jahr abzugsfähig

Die vereinfachte Methode ist leichter zu berechnen; die Standardmethode führt oft zu einem höheren Abzug, wenn Ihre tatsächlichen Wohnkosten hoch sind. Führen Sie beide Berechnungen durch, um festzustellen, welche Methode für Sie vorteilhafter ist.

Sie können auch eine Software zur Ausgabenverwaltung verwenden, um Ihre Ausgaben das ganze Jahr über zu erfassen. Hier finden Sie einen praktischen Überblick über einfache Software zur Ausgabenverwaltung, der Ihnen bei der Auswahl des richtigen Tools hilft.

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Steuern bei internationaler Remote-Arbeit

Steuerliche Auswirkungen der internationalen Einstellung von Remote-Mitarbeitern

Die Erweiterung Ihres Talentpools durch die Einstellung von Remote-Mitarbeitern über internationale Grenzen hinweg bringt eine neue Ebene steuerlicher Komplexität mit sich. Arbeitgeber müssen sich durch Steuergesetze navigieren, die sich von Land zu Land erheblich unterscheiden, und Fehler können kostspielig sein.

Wichtige Pflichten, die Sie kennen sollten:

Steuerpflichten am Aufenthaltsort des Mitarbeiters: Möglicherweise müssen Sie die lokalen Steuer- und Arbeitsgesetze einhalten, einschließlich des Lohnsteuereinbehalts, der Sozialversicherungsbeiträge, der Anforderungen an die Altersvorsorge und der vorgeschriebenen Leistungen in dem Land, in dem Ihr Mitarbeiter lebt und arbeitet.

Registrierung der Lohnbuchhaltung: In vielen Ländern müssen ausländische Arbeitgeber eine lokale Lohnbuchhaltungseinheit registrieren, bevor sie Mitarbeiter legal bezahlen können. Ohne eine solche Registrierung sind Sie möglicherweise gezwungen, einen Arbeitgeberdienstleister einzusetzen, der den Mitarbeiter in Ihrem Namen beschäftigt. Für Nearshore-Einstellungen in Kanada finden Sie hier speziell einen Leitfaden zu den besten kanadischen EOR-Unternehmen.

Risiko einer Betriebsstätte

Eines der schwerwiegendsten und am häufigsten übersehenen Risiken bei der internationalen Einstellung von Remote-Mitarbeitern oder bei einem Arbeitgeberdienstleister kann eine Betriebsstätte entstehen (PE). Eine Betriebsstätte entsteht, wenn Ihr Unternehmen in einem ausländischen Land eine ausreichende steuerpflichtige Präsenz hat. Dies kann bereits dadurch geschehen, dass ein Mitarbeiter dort dauerhaft arbeitet.

Sobald eine Betriebsstätte besteht, kann das ausländische Land von Ihnen verlangen:

• Körperschaftsteuererklärungen in diesem Land einzureichen
• Körperschaftsteuer auf die dieser Präsenz zuzurechnenden Gewinne zu zahlen
• sich für die lokale Mehrwertsteuer oder für Steuern auf Waren und Dienstleistungen zu registrieren

Dies kann geschehen, ohne dass Sie dies bewusst veranlassen. Beispielsweise kann ein einzelner Mitarbeiter, der dauerhaft von zu Hause in Deutschland arbeitet, für ein US-Unternehmen eine deutsche Betriebsstätte begründen. Konsultieren Sie einen Steuerberater, bevor Sie Ihren ersten internationalen Mitarbeiter einstellen.

So bestimmen Sie den steuerlichen Wohnsitz internationaler Mitarbeiter

Die internationalen Steuerpflichten Ihres Mitarbeiters werden in erster Linie durch dessen Land des steuerlichen Wohnsitzes bestimmt, also durch das Land, in dem er lebt und zu dem er seine wichtigsten wirtschaftlichen Verbindungen hat.

Die meisten Länder wenden eine Version der 183-Tage-Regel an: Wenn man mehr als die Hälfte des Steuerjahres in einem Land verbringt, gilt man dort im Allgemeinen als steuerlich ansässig. Die konkreten Regeln unterscheiden sich jedoch. Einige Länder zählen nach Kalenderjahren, andere verwenden rollierende Zeiträume von 12 Monaten, und manche haben zusätzliche Prüfungen auf Grundlage des Wohnsitzes und der wirtschaftlichen Interessen.

Für US-Bürger, die im Ausland arbeiten, gelten besondere Regeln: Die USA besteuern ihre Bürger unabhängig davon, wo sie leben, auf ihr weltweites Einkommen. Es stehen jedoch zwei wichtige Entlastungen zur Verfügung:

• Der Ausschluss ausländischer Erwerbseinkünfte (FEIE) ermöglicht es qualifizierten US-Bürgern im Ausland, einen Teil ihres im Ausland erzielten Einkommens von der US-Steuer auszunehmen (der Ausschlussbetrag für 2025 beträgt $130,000)
• Ausländische Steuergutschriften ermöglichen es US-Bürgern, ihre US-Steuerschuld mit bereits an ein ausländisches Land gezahlten Steuern zu verrechnen und dadurch eine Doppelbesteuerung zu verringern oder zu vermeiden

Um sich für den FEIE zu qualifizieren, muss der Arbeitnehmer entweder den Test des bona-fide-Aufenthalts (Aufenthalt in einem ausländischen Land während eines vollständigen Steuerjahres) oder den Test der physischen Anwesenheit (Aufenthalt außerhalb der USA an mindestens 330 Tagen innerhalb eines Zeitraums von 12 Monaten) erfüllen.

Für digitale Nomaden, die häufig Grenzen überschreiten, kann die Bestimmung des Steuerwohnsitzes tatsächlich komplex sein. Es wird dringend empfohlen, einen Steuerberater zu konsultieren, der auf internationale Besteuerung spezialisiert ist.

Was ist ein Doppelbesteuerungsabkommen (DTA)?

Ein Doppelbesteuerungsabkommen (DTA) – auch Steuerabkommen genannt – ist eine bilaterale Vereinbarung zwischen zwei Ländern, die verhindern soll, dass dasselbe Einkommen zweimal besteuert wird. Die USA haben mit mehr als 60 Ländern DTAs abgeschlossen.

Wichtige Punkte zur Funktionsweise von DTAs für Telearbeitende:

• DTAs legen in der Regel fest, welches Land bei verschiedenen Einkommensarten das primäre Besteuerungsrecht hat
• Sie sehen häufig reduzierte Quellensteuersätze auf Dividenden, Zinsen und Lizenzgebühren vor
• Sie legen die Regeln zur Bestimmung des steuerlichen Wohnsitzes fest, wenn eine Person in beiden Ländern ansässig sein könnte
• Auch wenn ein DTA gilt und die tatsächliche Steuerschuld dadurch auf null reduziert wird, müssen möglicherweise in beiden Ländern Steuererklärungen abgegeben werden

Für Arbeitgeber: Es ist entscheidend, zu verstehen, welche DTAs für Ihre internationalen Mitarbeiter gelten, um Verträge und Gehaltsabrechnungen korrekt zu gestalten. Arbeiten Sie mit spezialisierten Steuerberatern zusammen oder bauen Sie entsprechendes Fachwissen im Unternehmen auf. Gehen Sie nicht davon aus, dass ein DTA alle Verpflichtungen beseitigt, da es diese auf festgelegte Weise reduziert.

Bewährte Verfahren für den Umgang mit grenzüberschreitenden Beschäftigungssteuern

• Lokale Vorschriften verstehen, bevor Sie eine internationale Einstellung vornehmen; Einkommensteuer, Sozialversicherung, Rentenbeiträge und gesetzlich vorgeschriebene Leistungen unterscheiden sich von Land zu Land erheblich
• Genaue Aufzeichnungen führen über die Standorte der Mitarbeiter, Verträge und alle Steuerformulare; nutzen Sie Software für die Gehaltsabrechnung mit Funktionen zur internationalen Compliance
• Klare Richtlinien für Telearbeit festlegen, in denen angegeben wird, wo Mitarbeiter arbeiten dürfen und wo nicht, und aktualisieren Sie Arbeitsverträge, wenn sich die Vereinbarungen ändern
• Regelmäßige Compliance-Prüfungen durchführen, insbesondere da die Erleichterungen aus der Pandemiezeit ausgelaufen sind und viele Länder die Durchsetzung der Regeln für grenzüberschreitende Beschäftigung verschärft haben
• Mit einem EOR oder globalen Gehaltsabrechnungsanbieter zusammenarbeiten für Länder, in denen Ihnen lokales Fachwissen oder eine lokale Gesellschaft fehlt; diese übernehmen die Verantwortung des rechtlichen Arbeitgebers und kümmern sich um die lokale Compliance

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Was sich 2026 geändert hat: Regeln, die Sie jetzt kennen müssen

Die Steuervorschriften für Telearbeit sind seit der Pandemie im Wandel. Das hat sich geändert und darauf sollten Sie achten:

Die Erleichterungen aus der Pandemiezeit sind ausgelaufen. Mehrere Bundesstaaten (darunter Georgia, Indiana und Minnesota) hatten während der Pandemie Leitlinien erlassen, durch die Telearbeitende vorübergehend von Verpflichtungen ausgenommen wurden, die einen Nexus begründen. Diese Erleichterungen sind beendet. Die vor der Pandemie geltenden Regeln für die Zuordnung von Einkünften und den Steuerabzug sind wieder in Kraft. Wenn Ihr Team seit 2020 über Bundesstaatsgrenzen hinweg gewachsen ist und Sie Ihre Compliance-Situation noch nicht überprüft haben, ist jetzt der richtige Zeitpunkt dafür.

Die COE-Regel von New York wurde im Fall Zelinsky (Mai 2025) bestätigt. Das Steuerberufungsgericht von New York bestätigte erneut, dass die Einstellung einer Person im Homeoffice, weil sie dort lebt, keine Notwendigkeit auf Arbeitgeberseite darstellt. Telearbeit, die aus persönlichen Präferenzen heraus erfolgt, unterliegt bei Arbeitgebern mit Sitz in New York weiterhin dem Steuerabzug von New York. Eine Berufung ist anhängig, daher könnte sich dies noch ändern; derzeit gilt die Regel von New York jedoch weiterhin.

Die Einschränkungen des TCJA-Abzugs bleiben bestehen. Die Aussetzung verschiedener Einzelabzüge für W-2-Arbeitnehmer durch das Gesetz über Steuersenkungen und Arbeitsplätze gilt bis 2025. Die derzeitige Regierung hat signalisiert, dass sie diese Bestimmungen verlängern möchte. Arbeitnehmer sollten daher nicht damit rechnen, dass der bundesstaatliche Abzug für ein Homeoffice bald wieder eingeführt wird.

Die Durchsetzung der Quellensteuerpflichten der Bundesstaaten nimmt zu. Kalifornien, New York und mehrere andere Bundesstaaten mit hoher Steuerbelastung prüfen zunehmend Angaben zum Wohnsitz von Fernarbeitern sowie die Meldung von Einkommen aus mehreren Bundesstaaten. Arbeitnehmer, die angeben, aus einem Bundesstaat weggezogen zu sein, aber weiterhin enge Verbindungen zu ihrem früheren Bundesstaat unterhalten, stehen dabei besonders im Fokus von Prüfungen. Die Dokumentation von Änderungen des steuerlichen Wohnsitzes ist wichtiger denn je.

Aktualisierungen zu Bundesstaaten ohne Einkommensteuer: New Hampshire und Tennessee haben ihre Steuern auf Kapitalerträge mit Wirkung zum 1. Januar 2025 schrittweise abgeschafft und sind damit vollständig von der Steuer auf Arbeitseinkommen befreit. Wenn Sie Mitarbeiter in diesen Bundesstaaten beschäftigen und Steuern auf Kapitalerträge einbehalten haben, aktualisieren Sie Ihre Konfigurationen.

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Dienstleistungen und Ressourcen zur Verwaltung von Steuern für Fernarbeit

Dienstleistungen als formeller Arbeitgeber (EOR)

Für Unternehmen, die internationale Mitarbeiter einstellen oder schnell in mehreren US-Bundesstaaten expandieren möchten, ist ein EOR häufig der effizienteste Weg zur Einhaltung der Vorschriften. Der EOR wird in jedem Rechtsgebiet zum formellen Arbeitgeber und übernimmt die Verantwortung für Lohnabrechnung, Steuereinbehalt, Sozialabgaben und die Einhaltung des örtlichen Arbeitsrechts.

Zu den wichtigsten Vorteilen eines EOR gehören:

• Umfassendes Steuermanagement: Der EOR kümmert sich in jedem Rechtsgebiet um Steuereinbehalt, Abführung, Meldungen und gesetzlich vorgeschriebene Beiträge
• Übertragung rechtlicher Risiken: Der EOR übernimmt die Arbeitgeberhaftung und reduziert dadurch das Compliance-Risiko für Ihr Unternehmen erheblich
• Aktuelles Fachwissen: EORs verfolgen sich ändernde Steuervorschriften, sodass Ihr Team dies nicht tun muss
• Schnelligkeit: Sie können in einem neuen Bundesstaat oder Land innerhalb weniger Tage statt Monate einstellen

Die führenden EOR-Optionen werden in unserem Leitfaden zu den besten Dienstleistungen als formeller Arbeitgeber vorgestellt. Beispielsweise ist Globalization Partners eine gute Wahl für Unternehmen, die international expandieren.

Globale Lohnabrechnungsdienste

Globale Lohnabrechnungsdienste verwalten die Lohnabrechnung in mehreren Ländern über eine einzige Plattform, ohne den Status eines rechtlichen Arbeitgebers zu übernehmen. Auf folgende wichtige Funktionen sollten Sie achten:

• Zahlungen in mehreren Währungen mit rechtskonformer lokaler Lohnabrechnung
• Automatisierte Steuerberechnungen und -meldungen in verschiedenen Rechtsgebieten
• Integration in Ihr bestehendes HRIS
• Echtzeitanalysen der Lohnabrechnung und Transparenz über die Kosten

Im Gegensatz zu EORs setzen globale Lohnabrechnungsanbieter voraus, dass Sie in jedem Land eine lokale Gesellschaft besitzen oder gründen. Sie eignen sich am besten für Unternehmen, die bereits in mehreren Rechtsgebieten rechtlich präsent sind und eine effizientere Möglichkeit zur Verwaltung der damit verbundenen Komplexität benötigen.

Steuersoftware für Unternehmen

Eine gute Steuersoftware für Unternehmen automatisiert einen Großteil der Berechnungs- und Meldearbeiten für die Lohnabrechnung in mehreren US-Bundesstaaten, lässt sich in Ihre HR-Systeme integrieren und verringert das Risiko manueller Fehler. Für ausschließlich in den USA tätige, dezentral arbeitende Teams ist dies häufig das kostengünstigste Instrument zur Einhaltung der Vorschriften. Für internationale Teams benötigen Sie zusätzlich in der Regel Funktionen für globale Lohnabrechnung oder EOR.

Häufig gestellte Fragen

Was ist die Regel der "Bequemlichkeit des Arbeitgebers"?

Die COE-Regel gilt in acht Bundesstaaten (Alabama, Connecticut, Delaware, Nebraska, New Jersey, New York, Oregon und Pennsylvania). Sie erlaubt diesen Bundesstaaten, das Einkommen einer im Homeoffice tätigen Person so zu besteuern, als würde sie im Bundesstaat des Arbeitgebers arbeiten, selbst wenn sie sich physisch an einem anderen Ort befindet, wenn die Vereinbarung zur Arbeit aus der Ferne aus Bequemlichkeit der beschäftigten Person und nicht aus Notwendigkeit des Arbeitgebers besteht. Die Regelung in New York wird am aktivsten durchgesetzt und wurde kürzlich erneut bestätigt (Mai 2025).

Kann eine im Homeoffice tätige Person doppelt besteuert werden?

Ja. Im Homeoffice tätige Personen können einer Doppelbesteuerung ausgesetzt sein, wenn zwei Steuergebiete gleichzeitig Besteuerungsrechte für dasselbe Einkommen geltend machen. Dies geschieht am häufigsten zwischen Bundesstaaten, die die Regel der Bequemlichkeit des Arbeitgebers anwenden, und dem Heimatstaat der beschäftigten Person oder international, wenn ein Land dasselbe Einkommen wie die USA besteuert. Die meisten Steuergebiete bieten Anrechnungsmöglichkeiten, Abkommen oder Gegenseitigkeitsvereinbarungen an, um dies abzumildern, aber sie beseitigen die Doppelbesteuerung nicht immer vollständig.

Welche US-Bundesstaaten haben keine Einkommensteuer?

Neun Bundesstaaten erheben keine Einkommensteuer auf Löhne: Alaska, Florida, Nevada, New Hampshire, South Dakota, Tennessee, Texas, Washington und Wyoming. Keine Einkommensteuer bedeutet jedoch nicht, dass keine Verpflichtungen im Zusammenhang mit der Lohnabrechnung bestehen. Arbeitgeber in Washington leisten beispielsweise weiterhin Beiträge zu Programmen für bezahlten Familienurlaub, Langzeitpflege und bezahlten Krankenurlaub. Prüfen Sie stets das gesamte Bild der Lohnabrechnung eines Bundesstaates, bevor Sie von einer unbelasteten Ausgangslage ausgehen

Welche Steuerformulare benötige ich, wenn ich im Homeoffice tätige Auftragnehmer in den USA bezahle?

Drei Formulare sollten Sie kennen: Lassen Sie den Auftragnehmer vor Beginn der Arbeit ein W-9 ausfüllen, reichen Sie für jeden Auftragnehmer, dem Sie im Laufe des Jahres $600 oder mehr zahlen, ein 1099-NEC ein und übermitteln Sie das Formular 1096 als Zusammenfassung aller Ihrer 1099-Formulare an die IRS. Sowohl das 1099-NEC als auch das 1096 sind bis zum 31. Januar einzureichen. Für fehlende oder verspätete 1099-Formulare fallen je nach Verspätungsdauer Strafen von $60–$630 pro Formular an.

Wenn Sie im Homeoffice arbeiten, wo zahlen Sie Steuern?

In den meisten Fällen zahlen Sie Steuern in dem Bundesstaat oder Land, in dem Sie Ihre Arbeit physisch ausführen. Wenn Ihr Arbeitgeber in einem anderen Steuergebiet ansässig ist, können auch dort Verpflichtungen bestehen, insbesondere wenn der Bundesstaat des Arbeitgebers die Regel der Bequemlichkeit des Arbeitgebers anwendet. Lassen Sie Ihre konkrete Situation stets von einer Steuerfachkraft prüfen und klären Sie, ob zwischen Ihrem Bundesstaat und dem Bundesstaat Ihres Arbeitgebers ein Gegenseitigkeitsabkommen besteht.

Dieser Artikel dient ausschließlich zu Informationszwecken und stellt keine Steuer- oder Rechtsberatung dar. Steuergesetze ändern sich häufig und unterscheiden sich je nach Steuergebiet. Wenden Sie sich an eine qualifizierte Steuerfachkraft, um auf Ihre Situation zugeschnittene Beratung zu erhalten.