5 Herausforderungen bei der Verwaltung von Remote-Teams (und wie man sie löst)
Obwohl die Arbeit aus dem Homeoffice für Unternehmen und ihre Mitarbeitenden viele Vorteile bietet, weiß ich aus eigener Erfahrung, dass es auch Herausforderungen gibt, wenn man Mitarbeitende aus der Ferne führt.
Ich habe verteilte Büroteams geleitet, Menschen in verschiedenen Zeitzonen geführt und aus erster Hand die Herausforderungen im Umgang mit kultureller und demografischer Vielfalt erlebt. Zeitweise leitete ich Büros in fünf verschiedenen Ländern sowie Einzelpersonen, die weltweit von zu Hause aus arbeiteten.
In dieser Zeit habe ich viel über das Führen von Remote-Teams gelernt, darüber, wie unterschiedlich Einzelne auf die Arbeit aus der Ferne reagieren, und wie man in einem verteilten Team ein Gemeinschaftsgefühl und Zugehörigkeit schaffen kann.
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In diesem Artikel zeige ich Ihnen, wie Sie Remote-Mitarbeiter effektiver führen können, indem ich fünf Herausforderungen und Wege zu ihrer Überwindung vorstelle.
5 Herausforderungen beim Führen von Remote-Teams
...und wie man sie meistert
Herausforderung #1: Vertrauen
Vertrauen ist das Fundament, auf dem erfolgreiche Remote-Arbeit aufbaut. Nach meinen Erfahrungen zählt das Aufbauen von Vertrauen zu den größten Herausforderungen beim Führen von Remote-Mitarbeitenden, denn traditionelles Denken besagt, dass man Produktivität nicht sicherstellen kann, wenn man nicht im selben Büro arbeitet und die Mitarbeitenden tatsächlich sehen kann.
Ich erinnere mich an einen älteren Gründer und CEO, den ich kenne, der Überwachungskameras in seiner Produktionsstätte installierte, um seine Mitarbeitenden jederzeit und überall überwachen zu können.
Wenn er jemanden nicht genau das tun sah, was er in diesem Moment erwartete, rief er die Person an und „ergriff harte Maßnahmen“. „Vertrauen“ ist daher nicht das Wort, mit dem ich seine Unternehmenskultur beschreiben würde!
Um Remote-Mitarbeitende effektiv zu führen, müssen Sie darauf vertrauen, dass diese zu Hause oder im Remote-Büro genauso erfolgreich sind wie im Unternehmenssitz und dass sie das Richtige für ihr Team und die Organisation tun.
In einem Interview mit Victor Tam, dem Mitbegründer der D2C-Gepäckmarke Monos, schildert Tam, wie sie das Vertrauen zu ihren Mitarbeitenden angehen:
„Es gibt das Vertrauen, dass sie bei Entscheidungen im Sinne des Unternehmens handeln, und es gibt das Vertrauen untereinander; das Vertrauen darauf, dass Teammitglieder ebenfalls ihr Bestes geben werden.“
Wie man Vertrauensprobleme überwindet und Vertrauen im Team aufbaut
Vertrauen aufzubauen ist nicht einfach und erfordert Zeit, Geduld und Ausdauer. Alle Methoden zur Vertrauensbildung zu erläutern wäre einen eigenen Artikel wert, doch beginnt Vertrauen meist damit, von einer positiven Absicht auszugehen.
Das Executive Coaching Network beschreibt: „Von einer positiven Absicht auszugehen bedeutet, bei einem Treffen davon auszugehen, dass die andere Person vertrauenswürdig ist und im Team arbeitet – dass sie ebenso daran interessiert ist, das bestmögliche Ergebnis für die Organisation zu erzielen. Sie ‚handeln so, als ob‘ die Person sich effektiv und positiv verhalten wird.“
Dies ist ein notwendiger Wandel in der Denkweise, um den Kreislauf des Vertrauens mit Remote-Teammitgliedern zu beginnen. Wenn Sie von einer positiven Absicht ausgehen, bieten sich einige bewährte vertrauensbildende Maßnahmen an:
- Erstellen Sie ein lebendes Vertrauensabkommen und Teamnormen.
- Vereinbaren Sie SMART-Ziele und OKRs (Objectives and Key Results – Ziele und Schlüsselergebnisse), denen sich Mitarbeitende verpflichten und deren Umsetzung sie nachverfolgen können.
- Seien Sie offen und transparent, zeigen Sie Verletzlichkeit und gestehen Sie eigene Fehler ein.
- Kommunizieren Sie von der Unternehmensspitze aus Ihr Vertrauen in die Mitarbeiter, wie es beispielsweise Airbnb-Mitgründer und CEO Brian Chesky in seiner E-Mail an die Angestellten getan hat.
Herausforderung #2: Kommunikation
Als ich Remote-Manager war, haben wir internationale Mitarbeitende in Deutschland und Japan eingestellt. Deshalb begann mein Arbeitstag oft früh, um Kontakt mit dem deutschen Team aufzunehmen, und endete spät, um Mitarbeitende in Japan zu erreichen.
Videoanrufe funktionierten manchmal nur eingeschränkt, sprachliche Hürden waren häufig ein Thema und es fiel manchen schwer, ihre Termine und Kalender aktuell zu halten, um spontane Gespräche zu ermöglichen.
Kommunikation ist beim Führen von Remote-Mitarbeitenden eine große Herausforderung, weil viele Aspekte des ortsunabhängigen Arbeitens davon beeinflusst werden, zum Beispiel:
- Individuelle Kommunikation: Wie sollten Sie mit Menschen 1:1 in Kontakt treten? Welchen Einfluss haben Zeitzonen und Sprache auf die Kommunikation? Wie ermöglichen Sie spontane Gespräche?
- Teamkommunikation: Wie sollten Sie Remote-Teammeetings organisieren und leiten? Wie können Sie organisatorische Informationen (z.B. neue HR-Richtlinien) oder teambezogene Infos (z.B. neue Teammitglieder) konsistent an alle kommunizieren?
- Projektmanagement: Wie verwalten Sie Arbeitsprioritäten unter den Teammitgliedern? Wie stellen Sie effektives Projektmanagement und die Einhaltung von Zusagen sicher?
Wie Sie Herausforderungen bei der Kommunikation mit Remote-Mitarbeitenden überwinden
Kommunikation ist vielschichtig, jedes Element birgt eigene Herausforderungen und Möglichkeiten zur Überwindung. Hier sind einige Überlegungen:
- Bitten Sie Ihre Remote-Teammitglieder, ihre Online-Kalender aktuell zu halten, um die Terminierung von wiederkehrenden, einmaligen oder adhoc-Meetings für alle zu erleichtern.
- Nutzen Sie die passende Videokonferenz-Software (z.B. Google Meet), die zu den Arbeitsweisen Ihres Teams passt.
- Definieren Sie klare Kommunikationsrichtlinien für den Einsatz von Instant Messaging, E-Mail, Telefon oder Videokonferenz durch Remote-Mitarbeiter.
- Setzen Sie eine geeignete Intranet-Software-Plattform (z.B. Microsoft Teams) ein, die das effektive Teilen von Arbeitsressourcen und Informationen ermöglicht.
- Beseitigen Sie Bürokratie und Hürden, die zu unnötiger Kommunikation führen (es gibt HR-Apps, die dabei helfen können).
- Wie Zack McGill in einem Artikel über das Management von Remote-Sales-Teams betont: „Während wöchentliche Meetings während der Arbeitszeit leichter abzustimmen sind, können monatliche Socials eine Herausforderung sein. Ein fester Termin im Monat, z.B. der dritte Mittwoch, hilft.“
Ein großartiger Podcast, um Ihre interne Kommunikation zu optimieren: Wie man Geschäftsprozesse durch interne Kommunikation verbessert.
Herausforderung #3: Gemeinschaft und Zugehörigkeit
Eine der größten Herausforderungen beim Führen von Remote-Mitarbeitenden ist es, das Gefühl von Gemeinschaft und Zugehörigkeit zu schaffen, das an physischen Arbeitsplätzen entstehen kann. Die Betreuung verteilter Teams erfordert das Angehen potenzieller Isolationsprobleme, die bei Teammitgliedern auftreten können.
Mit einer Remote-Belegschaft ist es schwieriger, sich zwanglos beim Mittagessen im Pausenraum auszutauschen oder auf dem Flur ein Gespräch zu führen. Solche Beziehungsbildungsaktivitäten sind jedoch wichtig, um Ihre Unternehmenskultur zu schaffen und aufrechtzuerhalten.
Einige der besten Mitarbeiter-Feedbacks, die ich je erhalten habe, sind aus einem lockeren Kaffeegespräch oder einem Spaziergang im Freien entstanden.
Remote-Arbeit erschwert es zudem, Events und Feiern zu veranstalten, die die Unternehmenskultur stärken – vor allem, wenn Sie Ihre HR-Funktionen ausgelagert haben.
Mit Hilfe von virtuellen Event-Plattformen sind diese Veranstaltungen dennoch entscheidend dafür, ein starkes Gemeinschaftsgefühl und Zugehörigkeit im Unternehmen zu fördern.
Wie überwinden Sie die Herausforderungen bei der Förderung von Gemeinschaftsgefühl und Zugehörigkeit unter Remote-Arbeitenden?
Am besten beantwortet man diese Frage, indem man sich anschaut, wie große Unternehmen dieses Thema angehen – besonders, weil gerade mit dem Unternehmenswachstum die Herausforderung, Zugehörigkeit zu stiften, zunimmt.
Die Musikliebhaber bei Spotify betonen die Bedeutung von Zugehörigkeit im Rahmen ihres „Work From Anywhere“-Programms:
„Wir möchten, dass jede Person, die hier arbeitet, das Gefühl hat, dazuzugehören – egal, ob sie die meiste Zeit zu Hause oder im Büro verbringt. Wir haben unsere Vorgehensweise in diesem Bereich angepasst und den Schwerpunkt von physischen Veranstaltungen auf virtuelle Erlebnisse verschoben, die Gelegenheiten für Gemeinschaft und Zugehörigkeit schaffen sowie verschiedene kulturelle Momente im Laufe des Jahres feiern.“
In einer aktuellen Ankündigung berichtet das Fahrdienstunternehmen Lyft darüber, wie sie ihre Remote-Mitarbeitenden mit einem vollständig flexiblen Arbeitsplatz unterstützen:
„Unsere Spesenrichtlinien unterstützen Reisen zu und von Teamtreffen ungefähr einmal im Quartal. Auch wenn die physische Anwesenheit freiwillig ist, erwarten wir, dass viele Teammitglieder die Gelegenheit nutzen werden, persönlich zusammenzukommen, um zu kollaborieren, zu brainstormen und gemeinsam zu feiern – bei diesen Treffen und darüber hinaus.“
Hier sind einige weitere Ideen, wie Sie das Zugehörigkeitsgefühl und die Gemeinschaft in Ihrer Remote-Belegschaft fördern können:
- Übertragen Sie alle Hände-Meetings oder Town-Hall-Meetings per Video und holen Sie aktiv Fragen und Feedback von Remote-Mitarbeitenden über virtuelle Q&A-Sitzungen ein.
- Unterstützen Sie Präsenzteilnahmen, wo immer dies möglich ist, bei Firmenevents, Feiern, allen Händen-Meetings usw.
- Schaffen Sie Feedbackmechanismen für Mitarbeitende, die speziell für Remote-Arbeitende entwickelt sind und es ihnen ermöglichen, jederzeit und von überall ihre Meinung zu teilen.
Herausforderung #4: Produktivität
Der klassische Einwand gegen Remote-Arbeit – ein Einwand, den ich selbst von früheren Arbeitgebern gehört habe – lautet: „Woher weiß ich, dass meine Mitarbeitenden ihre Arbeit erledigen, wenn ich sie nicht sehe?“
Bedenken bezüglich der Produktivität und die Wahrnehmung, dass Menschen von zu Hause aus eigentlich nicht wirklich arbeiten, sondern eher in ihrem Infinity-Pool entspannen (auch das ist tatsächlich schon vorgekommen), können eine Herausforderung darstellen – sowohl beim Nachdenken über Remote-Arbeitsmodelle als auch bei der Führung von Remote-Mitarbeitenden.
Wie überwinden Sie die Herausforderung, die Produktivität von Remote-Mitarbeitenden zu steuern?
In seiner E-Mail an die Mitarbeitenden über Remote-Arbeit sagte AirBnB-Mitbegründer und CEO Brian Chesky Folgendes:
„Um dieses Maß an Flexibilität zu erreichen, brauchen wir viel Struktur und Koordination. Ohne das würde alles im Chaos enden. Das Rückgrat unseres Handelns bleibt unser gemeinsamer Unternehmenskalender mit unserer mehrjährigen Roadmap. Im Mittelpunkt stehen zwei große Produkteinführungen pro Jahr – eine im Mai und eine im November. Auch wenn nicht alle direkt an diesen Produkteinführungen beteiligt sind, organisieren wir unser gesamtes Kalenderjahr rund um diese Releases, um die unternehmensweite Ausrichtung zu gewährleisten. Unsere Zusammenarbeit, Offsites, soziale Veranstaltungen und Pausen werden im Voraus geplant und auf diesen Kalender abgestimmt.“
In diesen Kommentaren stecken einige tolle Ansätze, um Produktivität, effiziente Koordination und positive Zusammenarbeit mit Remote-Mitarbeitenden zu gewährleisten. Dazu gehören beispielsweise:
- Implementieren Sie das CRA-Führungsmodell, um Remote-Mitarbeitende an einer klaren Vision und einem gemeinsamen Ziel auszurichten, die konkrete Ziele und Ergebnisse bestimmen.
- Nuten Sie einen einheitlichen, geteilten Kalender, virtuelle Kollaborationstools oder Software für das mobile Workforce Management, um die Abstimmung zwischen Remote-Teams zu sichern (das ist einer der vielen Vorteile von Workforce-Management-Software).
- Führen Sie regelmäßige 1:1-Gespräche mit Ihrem Team, die gegenseitigen Einblick in die jeweiligen Tätigkeiten geben, ohne zu mikromanagen. Eine Hilfe dafür finden Sie in meinem Leitfaden für 1:1-Meetings mit Vorlage.
- Verwenden Sie Liz Lockhart Lances Cascading-Goals-Framework, um erreichbare und messbare Ziele zu setzen.
Es ist außerdem wichtig, die Produktivitätserwartungen an Ihre Remote-Mitarbeitenden schon früh – insbesondere während Ihres Remote-Onboarding-Prozesses – klar zu kommunizieren. Damit wird der Grundstein gelegt und Ihren Mitarbeitenden wird deutlich, an welchen klaren und messbaren Produktivitätskennzahlen sie sich orientieren können.
Herausforderung #5: Kulturelle Vielfalt
Die letzte, aber keinesfalls unwichtige Herausforderung im Umgang mit Remote-Mitarbeitenden ist die kulturelle Vielfalt.
Employer-of-Record-Dienste haben es erleichtert, internationale Mitarbeitende ins Unternehmen zu holen. Dennoch bleibt einiges zu tun, damit sich diese auch als wertvoller Teil der Unternehmenskultur fühlen.
Wie gelingt es, kulturelle Unterschiede von vielfältigen Remote-Mitarbeitenden erfolgreich zu managen?
Ich habe selbst die Herausforderungen erlebt, Mitarbeitende aus unterschiedlichen Kulturen zu führen – von einem Team in Japan bis hin zu einem 62-jährigen Baby Boomer, der aus seinem Haus in Oregon arbeitet.
Ebenso vielfältig wie ihre Kulturen sind auch die Herausforderungen, die auftreten. Sie lassen sich jedoch mit einigen grundlegenden Führungsprinzipien überwinden:
- Seien Sie neugierig, sensibel und offen für das Lernen, wenn es um neue Kulturen und unterschiedliche Vorgehensweisen geht.
- Passen Sie Ihren Kommunikationsstil an unterschiedliche Kulturen an, insbesondere wenn es darum geht, Mitarbeiterfeedback zu geben oder Anweisungen zu erteilen.
- Führen Sie interkulturelle Schulungen durch, um den Mitgliedern Ihres Remote-Teams zu helfen, einander besser zu verstehen.
- Vermeiden Sie Stereotypen und Annahmen, wie zum Beispiel die Annahme, dass alle Babyboomer Angst vor Technologie haben oder alle Asiaten gut mit Zahlen sind.
- Nutzen Sie, falls vorhanden, Partner wie einen Employer of Record, um Einblicke in kulturelle Unterschiede zu erhalten.
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