Wie Sie elia zur Planung von Büroflächen in der Versicherungs- und Finanzbranche nutzen
Ich habe diese genaue Geschichte so oft gehört, dass ich aufgehört habe mitzuzählen. „Wir sind auf ein Schreibtischverhältnis von 2:1 umgestiegen und haben unsere Fläche verkleinert, wodurch wir ein Vermögen gespart haben.“ Das ist doch ein Selbstläufer, oder? Ein nationaler Versicherer, mit dem wir kürzlich gesprochen haben, hat genau das getan, und zunächst sah es nach einem großartigen Plan aus. 2 Mitarbeitende pro Schreibtisch, weniger anzumietende Fläche, geringere Kosten.
Aber wenn man sich die tatsächlichen Zahlen ansieht, ergibt sich eine andere Geschichte. Ihre Etagen waren im Durchschnitt nur zu 40 % ausgelastet. Das bedeutete, dass 60 % der Fläche einfach leer standen – abgesehen von 4 Tagen im Jahr, an denen das IT-Team eine unternehmensweite Besprechung abhielt, für die alle Schreibtische benötigt wurden. Sie bezahlten also im Grunde für eine Fläche, die sie nur an 4 Tagen im Jahr nutzten.
Das beobachten wir immer wieder in der Versicherungs- und Finanzdienstleistungsbranche, deshalb wollten wir uns genauer ansehen, was hier passiert. So hilft elia Teams wie Ihrem dabei, dieses Problem Schritt für Schritt zu lösen.
Falls elia neu für Sie ist: Es handelt sich um eine Arbeitsplatzplattform: Schreibtisch- und Raumbuchung, Anfragenverwaltung, Besucher-Check-in sowie Sensoren und Analysen, die zeigen, wie Ihre Fläche genutzt wird – alles an einem Ort.
: Schreibtisch- und Raumbuchung, Anfragenverwaltung, Besucher-Check-in sowie Sensoren und Analysen, die zeigen, wie Ihre Fläche genutzt wird – alles an einem Ort.Kurz gesagt: So nutzen Sie elia für Versicherungs- und Finanzdienstleistungen
- Bringen Sie die Schreibtisch- und Raumsensoren in Betrieb. Sie erfassen die tatsächliche Anwesenheit, anonymisiert und aggregiert – genau die Daten, die für eine Verdichtungsentscheidung benötigt werden.
- Lassen Sie die Datenerfassung einige Wochen laufen, sagen wir 2–4 Wochen, damit sowohl eine ruhige Woche als auch eine geschäftigere Woche wie das Quartalsende oder eine unternehmensweite Veranstaltung berücksichtigt werden.
- Richten Sie flexible Buchungsregeln ein für Teams, die wissen, dass sie zu bestimmten Zeiten stärker ausgelastet sein werden (etwa IT oder Schulungen). Geben Sie ihnen nicht dauerhaft zusätzliche Fläche, sondern machen Sie diese nur verfügbar, wenn sie benötigt wird.
- Aktivieren Sie Einladungen für Kollegen für Teams, die sich zur selben Zeit im selben Raum befinden müssen (etwa Nachwuchs-Risikoprüfer, die erfahrene Kollegen begleiten).
- Planen Sie einen regelmäßigen Auslastungsbericht, der denjenigen vorgelegt wird, die tatsächlich über die Immobilien entscheiden.
- Reservieren Sie sensible Bereiche, etwa für die Compliance-Abteilung oder einen Raum für Schadensakten, für bestimmte Teams mit entsprechenden Zugriffsrichtlinien, und erfassen Sie Besuche von Kunden oder Prüfern digital statt auf einer papierbasierten Anwesenheitsliste.
Was eine zu 60 % leere Etage in der Praxis kostet
Nehmen wir einen typischen mittelgroßen Versicherer mit 500 Mitarbeitenden und einem Verhältnis von 2:1: Das sind 250 Schreibtische. Bei einer wöchentlichen Auslastung von 40 % bleiben an den meisten Tagen 150 Schreibtische leer. In der Finanzdienstleistungsbranche rechnet man üblicherweise mit etwa 150 Quadratfuß pro Schreibtisch plus Gemeinschaftsflächen. Damit sind rund 22.500 Quadratfuß ungenutzter Fläche verbunden, die Kosten verursacht.
Die durchschnittliche Büromiete in den USA erreichte im 2. Quartal 2026 laut CBRE 37,58 $ pro Quadratfuß – 2,6 % mehr als im Vorjahr. Rechnet man das durch, ergibt sich eine jährliche Miete von etwa 845.000 $, noch bevor man Strom- und Sicherheitskosten berücksichtigt, die mit der ungenutzten Fläche steigen.
Ihre Zahlen werden anders aussehen, aber das Grundprinzip bleibt dasselbe: Die Lücke zwischen dem, was Sie bezahlen, und dem, was die Menschen tatsächlich nutzen, ist deutlich größer.
Warum Versicherungs- und Finanzdienstleister zuerst mit diesem Problem konfrontiert sind
In dieser Branche treffen zwei Faktoren aufeinander: Immobilien gehören zu den größten Budgetposten, daher müssen Finanzteams jeden Quadratfuß rechtfertigen. Ein Schreibtischverhältnis von 2:1 oder 3:1 sieht auf einer Präsentationsfolie großartig aus, aber …
Hinzu kommt, dass die Anwesenheit im Büro je nach Funktion unterschiedlich ist – und ein unternehmensweit einheitliches Verhältnis dies nicht berücksichtigen kann:
- Schadens- und Betriebsteams sind möglicherweise an 5 Tagen pro Woche im Büro.
- Teams für Risikoprüfung oder Versicherungsmathematik arbeiten möglicherweise hybrid oder in Teilzeit.
- IT, Recht und andere zentralisierte Funktionen konzentrieren sich auf vorhersehbare Spitzen: Schulungswochen, unternehmensweite Veranstaltungen und das Quartalsende.
Ein einziges Verhältnis für das gesamte Unternehmen kann unmöglich all diese Anforderungen ausbalancieren. Ein Team, mit dem wir gesprochen haben, gab während der Pandemie 2 Etagen auf und hatte anschließend das gegenteilige Problem: An stark ausgelasteten Tagen waren mehr Menschen als Schreibtische vorhanden. Das wurde jede Woche aufs Neue durch manuelle Planung gelöst.
Übliche Annahmen zum Schreibtischverhältnis in der Versicherungs- und Finanzdienstleistungsbranche
Hier sind einige Annahmen, die häufig über RTO- und Verdichtungspläne getroffen werden, einer genaueren Betrachtung der tatsächlichen Anwesenheitsdaten jedoch nur selten standhalten:
1. Zwei vorgeschriebene Tage bedeuten eine gleichmäßige Anwesenheit an zwei Tagen
Nehmen wir dasselbe Büro mit 500 Mitarbeitenden bei einem Verhältnis von 2:1, also 250 Schreibtischen. Schreiben Sie zwei Bürotage pro Woche vor, und die Menschen werden sich trotzdem nicht gleichmäßig über die Woche verteilen. Wenn 70 % an einem Mittwoch erscheinen, sind das 350 Personen für 250 Schreibtische – ein ziemlich großes Defizit –, obwohl die durchschnittliche wöchentliche Auslastung auf dem Papier gut aussieht.
2. Jede Abteilung benötigt dasselbe Verhältnis
Ein Team, das sich nur viermal im Jahr persönlich zu Schulungen trifft, benötigt für diese Treffen keinen dauerhaft reservierten Raum. Es braucht die Flexibilität, bei Bedarf mehr Raum zu nutzen, und anschließend muss dieser Raum für den Rest des Jahres wieder freigegeben werden können.
3. Weniger Schreibtische bedeuten niedrigere Kosten
Das stimmt, aber nur, wenn Ihnen Schreibtische bleiben, die tatsächlich genutzt werden können. Das bedeutet, genügend Besprechungsräume zu haben, um alle unterzubringen, wenn sie gleichzeitig im Büro sind, sowie ein funktionierendes Buchungssystem, damit die Menschen nicht umherirren und nach einem Sitzplatz suchen müssen. Außerdem benötigen Sie Daten, mit denen Sie ein falsches Verhältnis erkennen können, bevor der Mietvertrag verlängert wird.
4. Buchungsdaten sind genau genug
Nicht wirklich. Sie zählen zu viel, weil jemand einen Schreibtisch bucht, dann aber nicht erscheint und er trotzdem als genutzt gilt. Sie benötigen Sensordaten zur tatsächlichen Anwesenheit, um zu wissen, ob ein Verhältnis funktioniert.
Dieser vierte Punkt stellt die anderen drei gewissermaßen infrage. Die meisten Entscheidungen über Verhältnisse werden auf Grundlage von Buchungsdaten getroffen, die von vornherein nicht besonders genau sind.
| Annahme | Was tatsächlich passiert | Was elia Ihnen zeigt |
| Ein Verhältnis von 2:1 bedeutet, dass eine wöchentliche Auslastung von 40–60 % in Ordnung ist | Die Anwesenheit konzentriert sich auf Dienstag bis Donnerstag, daher sind die Spitzentage deutlich stärker ausgelastet als der Durchschnitt | Heatmap nach Tag und Etage, damit Sie für die Spitzenzeiten planen |
| Jede Abteilung benötigt dasselbe Verhältnis | Zentralisierte Teams (IT, Schulung) haben einige Male im Jahr Spitzen und bleiben die übrige Zeit leer | Regeln auf Zonenebene, die während der Spitzenzeiten vorrangigen Zugang gewähren |
| Weniger Schreibtische bedeuten geringere Kosten | Die Kosten sinken nur, wenn die verbleibenden Schreibtische nutzbar und auffindbar sind | Automatisierte Auslastungsberichte, die ein ungünstiges Verhältnis erkennen, bevor der Mietvertrag verlängert wird |
| Buchungsdaten sind genau genug, um darauf basierend zu planen | Nicht erschienene Personen lassen die Zahlen höher erscheinen, sodass der Kalender voller aussieht, als das Büro tatsächlich ist | Sensordaten zur tatsächlichen Anwesenheit |
So richten Sie es ein
So sieht die Lösung aus, wenn Sie sie auf einer tatsächlichen Büroetage umsetzen:
- Installieren Sie die Sensoren. Die Schreibtisch- und Raumsensoren von elia werden mit Batterien betrieben und sind kabellos. Dadurch können Sie eine Etage ohne Verkabelung oder Beteiligung der IT in Betrieb nehmen. Sie messen die tatsächliche Anwesenheit anonymisiert und niemals mit einer Einzelperson verknüpft. Das ist wichtig, weil ein Schreibtisch gebucht und leer oder nicht gebucht, aber in Gebrauch sein kann. Allein anhand der Buchungsdaten lässt sich das nicht erkennen.
- Lassen Sie einen Anwesenheitszyklus eine Weile laufen. Mindestens 2 bis 4 Wochen. So sehen Sie eine normale Woche und eine Woche mit Spitzen (Quartalsende oder eine Veranstaltung mit allen Mitarbeitenden), bevor Sie das Verhältnis ändern.
- Sehen Sie sich die Heatmap nach Tag, Uhrzeit und Etage an. So finden Sie heraus, ob Ihr Verhältnis von 2:1 Bestand hat oder ob es an ruhigen Tagen eher 3:1 und während des quartalsweisen Chaos 1:1 beträgt.
- Richten Sie Regeln für Buchungen auf Zonenebene für die Teams ein, die den Raum stark beanspruchen. In elia ist Raum standardmäßig nicht an ein bestimmtes Team gebunden. So kann eine Abteilung wie die IT bei Bedarf vorrangigen Zugriff auf mehr Schreibtische oder Räume erhalten. Nach Ende der Spitzenzeit wird einfach wieder die offene Buchung aktiviert.
- Aktivieren Sie Einladungen an Kolleginnen und Kollegen, wenn Mentoring Priorität hat. Mitarbeitende können sehen, wer für einen bestimmten Tag ebenfalls gebucht hat, und sich in deren Nähe setzen oder eine Einladung senden, damit eine Kollegin oder ein Kollege neben ihnen bucht.
- Planen Sie den automatischen Versand des Berichts jeden Monat. Eine Zusammenfassung der Auslastung wird an die für Immobilienentscheidungen zuständige Person gesendet, sodass niemand daran denken muss, manuell eine Tabelle zu exportieren.
Warum Nachwuchskräfte der andere Grund sind, aus dem Unternehmen RTO vorantreiben
Bürokosten sind nicht das Einzige, was diese Vorgaben antreibt. Führungskräfte sagen uns ebenso häufig, dass ihre jüngeren Mitarbeitenden am meisten verlieren, wenn die Arbeit vollständig ins Homeoffice verlagert wird.
Einige Forschungsergebnisse stützen diese Einschätzung. In Die Bedeutung der Nähe zu Kolleginnen und Kollegen untersuchten Natalia Emanuel, Emma Harrington und Amanda Pallais Softwareentwicklerinnen und Softwareentwickler in einem großen Unternehmen. Sie stellten fest, dass die Nähe zu Teammitgliedern zu mehr Feedback führte und dass jüngere Mitarbeitende mit kürzerer Betriebszugehörigkeit am stärksten davon profitierten. Als die Büros geschlossen wurden, verschwand dieser Feedbackvorteil weitgehend.
Neue Mitarbeitende eignen sich vieles von dem an, was sie wissen, indem sie sich in der Nähe derjenigen aufhalten, die diese Arbeit erledigen: indem sie beiläufig ein oder zwei Fragen stellen, beobachten, wie ein erfahrener Underwriter oder Schadensbearbeiter eine Akte bearbeitet, oder in ein Gespräch einbezogen werden, an dem sie sonst nicht hätten teilnehmen können. Wie zu erwarten, entfällt dies bei der Remote-Arbeit vollständig, und die Verlangsamung zeigt sich erst Monate später in der Leistung.
Eine Vorgabe von 2 Tagen garantiert nicht, dass die richtigen Personen am selben Tag im Büro sind. Ein Junior-Underwriter könnte wie geplant ins Büro kommen, während die erfahrene Kollegin oder der erfahrene Kollege, von der oder dem er lernen möchte, an einem völlig anderen Tag kommt. Einladungen von Kollegen sind die Lösung für dieses Problem: Sie ermöglichen es den Mitarbeitenden zu sehen, wer ins Büro kommt, und ihre Arbeitstage entsprechend zu planen.
Wie ein Finanzdienstleistungsunternehmen dasselbe Koordinationsproblem gelöst hat
Gestion FÉRIQUE, ein Finanzdienstleistungsunternehmen mit Sitz in Montreal und 170 Mitarbeitenden, das Pensionsfonds für Ingenieure verwaltet, stieß nach der Umstellung auf hybride Arbeit in zwei Büros mit 86 buchbaren Schreibtischen auf genau dieses Problem. Flexibilität ohne Transparenz bedeutete, dass Mitarbeitende an ihren geplanten Tagen erschienen, ohne zu wissen, ob die benötigten Kollegen ebenfalls anwesend waren.
Jetzt können unsere Mitarbeitenden ihre Bürotage leichter planen, da sie wissen, wann ihre Kollegen anwesend sein werden, und einen Schreibtisch auswählen können, der ihren Bedürfnissen entspricht. Das ist praktisch und fördert die Zusammenarbeit.
Zugriffsbeschränkungen und Besuchermanagement für Finanz- und Versicherungsteams
Schreibtischquoten sind nicht das Einzige, was diese Branche anders macht.
Ein großer Teil der Büros von Versicherungs- und Finanzdienstleistungsunternehmen verfügt über Bereiche, die unbedingt verschlossen bleiben MÜSSEN: Räume für Compliance-Akten, Underwriting-Archive, Handelsplätze, Führungsetagen und Räume, die für behördliche Prüfungen reserviert sind. Allgemeine Buchungstools können mit dieser Situation nicht gut umgehen, weil sie jeden Schreibtisch gleich behandeln, unabhängig davon, ob er zur Buchung freigegeben sein sollte oder nicht.
Die elia's Zugriffsrichtlinien setzen genau hier an. Administratoren können bestimmte Schreibtische, Räume oder Zonen auf bestimmte Teams oder Einzelpersonen beschränken, sodass die Compliance-Abteilung ihren eigenen Bereich behält, das Underwriting Zugriff auf die eigenen Akten hat und niemand außerhalb dieser Teams versehentlich eine Buchung vornehmen kann.
Dasselbe gilt für das Besuchermanagement: Ein digitales Anmeldesystem mit Benachrichtigungen an Gastgeber macht die alte Anmeldeliste aus Papier überflüssig, sodass Sie eine verlässliche Aufzeichnung darüber haben, wer wann vor Ort war.
Wo Sie anfangen können
Wenn Sie die Argumentation für die Finanzabteilung oder die Geschäftsleitung aufbauen, werden Sie konkret: Das Verhältnis, mit dem Sie heute arbeiten, wurde auf Grundlage einer Annahme festgelegt, und hier sind die tatsächlichen Zahlen nach 6 Monaten. Das ist wesentlich überzeugender als die Bitte um ein größeres Budget, die allein auf Vertrauen basiert.
Wenn Sie sich gerade mitten in einem Verdichtungsplan oder einer RTO-Einführung befinden, können Sie am schnellsten feststellen, wo Sie stehen, indem Sie vor Ihrer nächsten Mietentscheidung selbst einen Grundriss und das Anwesenheitsmuster analysieren – nicht erst danach.
Häufig gestellte Fragen
Überwacht elia Mitarbeiter mit diesen Sensoren?
Nein. Die Daten sind anonym und aggregiert, sodass sie keiner einzelnen Person zugeordnet werden können. Die Sensoren erfassen, ob ein Bereich genutzt wird, nicht, wer ihn nutzt oder wie lange sich die Person dort aufhält. elia wurde dafür entwickelt, Standorte zu betreiben. Sie erhalten Belegungsmuster nach Schreibtisch, Etage und Tag, um fundierte Immobilienentscheidungen zu treffen, ohne dass daraus eine Überwachung der Mitarbeiter wird. In einer compliance-sensiblen Branche ist dieser Unterschied für Ihre Mitarbeiter und Ihr Rechtsteam wichtig.
Müssen wir unsere bestehenden Tools ersetzen, um elia zu nutzen?
Nein. elia läuft parallel zu Ihren bestehenden Lösungen. Die Buchung von Schreibtischen und Räumen wird mit Ihren Outlook- und Microsoft 365-Kalendern synchronisiert, sodass Mitarbeiter über die Tools buchen können, die sie täglich nutzen, ohne ganz von vorn anfangen zu müssen.
Ist elia sicher genug für Daten aus dem Finanzdienstleistungssektor?
elia ist nach ISO 27001 zertifiziert. Das ist normalerweise das Erste, wonach Sicherheits- und Compliance-Teams fragen werden, und das aus gutem Grund. Wenn Sie darüber hinausgehende Anforderungen haben, sprechen Sie diese frühzeitig an, damit das Team bestätigen kann, was bereits umgesetzt ist, bevor Sie sich festlegen.
Was ist, wenn einige unserer Teams zugewiesene Schreibtische und keine flexiblen Schreibtische haben?
Das ist im Versicherungs- und Finanzwesen ziemlich üblich, und elia unterstützt beides. Behalten Sie zugewiesene Schreibtische für die Teams bei, die sie benötigen, führen Sie für die hybriden Teams flexible Schreibtische oder Nachbarschaftsbereiche ein und erhalten Sie dennoch zuverlässige Belegungsdaten für den gesamten Standort. Das liegt daran, dass ein Sensor problemlos einen Schreibtisch erfasst, unabhängig davon, ob er mit einem Namen versehen ist oder lediglich über ein Buchungssystem reserviert wird. So wird Ihr Gesamtbild der Auslastung nicht zugunsten der flexiblen Bereiche verzerrt.
