Wie Sie elia nutzen, um Bürotage den Arbeitsweg wert zu machen

Sie haben die Tage festgelegt, die Leute kommen ins Büro, aber es fühlt sich dort immer noch wie in einer Geisterstadt an. Und die Anwesenheitszahlen sehen im Bericht gut aus, aber irgendwie funktioniert es trotzdem nicht. Die Etage wirkt einfach … tot.

Betrachten Sie allerdings die Kosten: Wenn man Pendeln und Mittagessen einrechnet, kostet der Weg ins Büro Ihr Team eine beträchtliche Summe (etwa 55 $ pro Tag) gegenüber 18 $ zu Hause. Das ist viel Geld dafür, neben Menschen, mit denen man kaum interagiert, an einem Videotelefonat teilzunehmen – besonders wenn das eigene Team tatsächlich nur an anderen Tagen vor Ort ist.

Gensler hat herausgefunden, dass sich das soziale Miteinander bei der Arbeit seit der Pandemie fast verdoppelt hat, was eigentlich alles sagt. Wenn also das eigene Team nicht vor Ort ist, bezahlt man im Grunde dafür, allein in einer lauten Bürofläche zu sitzen.

Das ist also die eigentliche Aufgabe, sobald die Vorgabe feststeht: Die richtigen Menschen absichtlich an denselben Tagen ins Büro zu bringen. Das lässt sich gut lösen. Hier erfahren Sie, wie das mit elia funktioniert.

Falls elia neu für Sie ist: Es handelt sich um eine Plattform für den Bürobetrieb zur Buchung von Schreibtischen und Räumen, zur Anmeldung von Besuchern und zur Unterstützung hybrider Teams bei der Abstimmung ihrer Bürotage und der Analyse der Flächennutzung.

  TL;DR

1. Überschneidungen sind wichtiger als die Zahl der Anwesenden. Dieselbe Anwesenheit von 60 % kann ein vollständiges Team oder eine Etage voller fast Fremder bedeuten.
2. Lassen Sie jedes Team einen oder zwei Ankertage auswählen, statt einer pauschalen, vom Unternehmen festgelegten Regel zu folgen.
3. Machen Sie es den Menschen leicht zu sehen, wer ins Büro kommt, und einen Schreibtisch neben dieser Person zu ergattern.
4. Gestalten Sie die Fläche so, dass die Menschen eine gute Zeit haben, wenn sie ins Büro kommen, und optimieren Sie anschließend mithilfe der (anonymisierten) Belegungsdaten kontinuierlich nach.

  Schritt 1: Überschneidungen erfassen

Anwesenheitszahlen sagen Ihnen nicht, ob jemand im Büro tatsächlich zusammengearbeitet hat. Nehmen wir ein zehnköpfiges Team mit einer Vorgabe von drei Bürotagen. Dasselbe Team, in beiden Fällen dieselbe wöchentliche Anwesenheit von 60 %. Sehen wir uns an, was passiert, wenn Sie die Bürotage koordinieren:

	Alle wählen ihre eigenen Tage	Team legt Dienstag bis Donnerstag fest
Wöchentliche Anwesenheit	60 %	60 %
Tage, an denen das gesamte Team gemeinsam vor Ort ist	etwa 1	3
Wie sich der Tag anfühlt	allein arbeiten, aber mit Anfahrt	ein echter Teamtag

Der Bericht kann diese beiden Fälle nicht unterscheiden, Ihre Mitarbeitenden aber schon. Und diejenigen, die weiterhin ins Büro kommen, um allein in einer ruhigen Fläche zu sitzen … nun, das sind doch normalerweise Ihre engagiertesten Mitarbeitenden – bis sie es nicht mehr sind.

Schritt 2: Ankertage bewusst auswählen

Die meisten Teams entscheiden sich für eine pauschale Regel: Alle kommen dienstags und mittwochs ins Büro. Das ist einfach, führt aber letztlich zu einem Durcheinander: An diesen beiden Tagen ist es überfüllt, der Rest der Woche bleibt ruhig, und Teams, die an anderen Tagen besser arbeiten würden, werden trotzdem auf Ihre Tage gedrängt.

Jedes Team seinen eigenen Ankertag auswählen zu lassen, ist die deutlich bessere Lösung. Ein paar einfache Regeln verhindern, dass die Sache aus dem Ruder läuft:

1. Wählen Sie einen oder zwei feste Tage, kein bewegliches Ziel. Vorhersehbarkeit ist besser als Cleverness. Die Menschen richten Kinderbetreuung und Anfahrten danach aus.
2. Richten Sie die Tage nach Aufgaben aus, für die wirklich ein Raum benötigt wird. Planung, Besprechungen, die Einarbeitung neuer Mitarbeitender – nicht Zusammenarbeit im abstrakten Sinn.
3. Lassen Sie die Teams variieren. Der Mittwoch des Marketings und Dienstag und Donnerstag der Versicherungsmathematiker können problemlos nebeneinander bestehen.
4. Staffeln Sie die Tage. Wenn jedes Team den Mittwoch auswählt, haben Sie gerade ein neues Problem erfunden: 300 Menschen und 200 Schreibtische.

Zwei gut gewählte Tage geben einem Team ein deutlich stärkeres Zusammengehörigkeitsgefühl als vier verstreute Tage – und sie lassen sich viel leichter vermitteln.

Schritt 3: Leicht erkennbar machen, wer ins Büro kommt

Nichts davon funktioniert, wenn die Abstimmung eines Tages mühsam ist. Wenn es mehr Aufwand bedeutet, als einfach zu Hause zu bleiben, bleiben die Menschen zu Hause.

In elia sehen Sie, wer bereits plant, an einem bestimmten Tag ins Büro zu kommen, und können einen Schreibtisch direkt daneben buchen. Platz sichern, eine Kollegin oder einen Kollegen dazuholen, fertig. So sitzen Sie zusammen statt an entgegengesetzten Enden der Etage.

Ein nationaler Versicherer, mit dem wir zusammenarbeiten, hat dies nach einer Fusion stark vorangetrieben. Zuvor waren die Mitarbeitenden nur einen Tag pro Woche im Büro, und das Verhältnis von Schreibtischen zu Mitarbeitenden lag bei 1:3. Dadurch blieb viel Fläche ungenutzt, und die Menschen fühlten sich ziemlich abgeschnitten. Sobald sie sehen konnten, wer ins Büro kommt, gemeinsam Schreibtische buchen und Flächen auf ihrer eigenen Etage reservieren konnten, begann sich das Büro an den richtigen Stellen zu füllen. Dasselbe Gebäude, dieselben Schreibtische, aber deutlich mehr gemeinsame Teamzeit.

Schritt 4: Einen Raum schaffen, den Menschen nutzen

Die richtigen Menschen ins Büro zu bekommen, ist nur die halbe Miete. Der Raum muss sich bewähren, sobald sie da sind, und genau hier können gute Absichten schiefgehen.

Dieser Versicherer ist ein perfektes Beispiel. Als das Unternehmen das Büro umgestaltete, entschied es sich für die üblichen weichen Sitzgelegenheiten, Sofas und Lounge-Ecken und wartete darauf, dass die Menschen sich zu diesen Bereichen hingezogen fühlten. Aber das tat fast niemand. Und es stellte sich heraus, dass sich die Mitarbeitenden unwohl dabei fühlten, beim Herumlümmeln auf dem Sofa ertappt zu werden, weil es nach Faulenzen aussah. Wer hätte das gedacht?

Deshalb rissen sie die Lounges schließlich heraus und ersetzten sie durch normale Schreibtische, geschlossene Besprechungsräume und Telefonkabinen für all die Anrufe und konzentrierte Arbeit. Heute sind diese Telefonkabinen mit Abstand die am heftigsten umkämpften Plätze im Gebäude.

Was der Fläche tatsächlich ihre Daseinsberechtigung gibt:

1. Schreibtische in der Nähe deines Teams. Schließlich sind die Mitarbeitenden genau deshalb ins Büro gekommen.
2. Geschlossene Räume und Telefonkabinen. Für die Anrufe und konzentrierte Arbeit, die nach wie vor die Hälfte des Tages aller Mitarbeitenden beanspruchen.
3. Eine zusätzliche Ausweichetage. Damit ein vollgepackter Mittwoch nie dazu führt, dass jemand keinen Sitzplatz hat.

Hier ist die HR-Direktorin von ROBIC, nachdem das Unternehmen elia eingeführt hatte:

"Unsere Teammitglieder lieben die elia-Plattform und haben sie unmittelbar nach dem Start angenommen! Die Plattform ist sehr gut durchdacht; alle Funktionen sind ohne Schulungsbedarf einfach zu bedienen. Bestimmte Funktionen haben außerdem dazu beigetragen, die Anwesenheit im Büro und den persönlichen Austausch zu steigern. Daher kann ich elia jedem Unternehmen wärmstens empfehlen!"

Catherine Chouinard, Direktorin für Personalwesen, ROBIC

Schritt 5: Dann beobachten, was passiert

Beim ersten Versuch werden die Ankertage oder die Raumaufteilung nicht gleich richtig sein, und das ist in Ordnung. Prioritäten werden sich verschieben, Teams werden wachsen, und eine Etage, die im Frühjahr funktioniert hat, wird sich im Herbst plötzlich falsch anfühlen. Wenn alles eingerichtet ist und läuft, behalte drei Dinge im Auge:

• Belebte und verwaiste Bereiche. Ist die dritte Etage jeden Donnerstag wie ausgestorben? Verschiebe den Präsenztag eines Teams.
• Nachfrage nach Telefonkabinen. Immer alle belegt? Füge ein paar hinzu.
• Nicht erschienene Personen. Wenn gebuchte Schreibtische leer bleiben, sind deine Daten Fiktion. Gib einen nicht beanspruchten Schreibtisch nach 15 bis 20 Minuten automatisch wieder frei, und das Problem korrigiert sich von selbst.

Die Sensoren von elia erfassen all das anonym und nach Bereich, sodass du die tatsächliche Anwesenheit erhältst und nicht nur weißt, wer was gebucht hat. Das ist der Unterschied zwischen Raten und Wissen: Du kannst sehen, welche Ankertage funktioniert haben, welche Bereiche ihre Fläche rechtfertigen und was du vor dem nächsten Gespräch über den Mietvertrag ändern solltest – statt danach.

Wo du anfangen solltest

Stell diese Woche einfach eine Frage: Sind deine Teams tatsächlich an denselben Tagen vor Ort oder erreichen sie die Zielzahl an unterschiedlichen Tagen? In der Regel spürst du es, bevor du es messen kannst. Die Etagen, die belebt, aber nicht ausgelastet wirken, sind der entscheidende Hinweis.

Danach geht es nur noch darum, jedem Team bei der Auswahl eines Ankertags zu helfen, es ihm leicht zu machen zu sehen, wer vor Ort ist und zusammensitzen kann, und ihm einen Raum zu geben, der den Arbeitsweg rechtfertigt. Wenn das gelingt, bleibt die Anwesenheit meist von selbst stabil, weil die Menschen immer wiederkommen, wenn ihr Team da ist. Und wenn du das alles lieber nicht über eine Tabelle organisieren möchtest, ist genau dafür elia entwickelt worden.

Häufig gestellte Fragen

Was ist ein Ankertag?

Ein oder zwei feste Tage pro Woche, an denen ein ganzes Team gemeinsam ins Büro kommt – ausgewählt nach den Aufgaben, die von einem gemeinsamen Raum profitieren: Planung, Besprechungen und Einarbeitung. Der Kniff besteht darin, die Teams ihren eigenen Tag wählen zu lassen, statt einen unternehmensweit einheitlichen Tag vorzuschreiben.

Wir schreiben bereits zwei Tage vor. Warum ist die Stimmung immer noch gedrückt?

Eure Tage überschneiden sich wahrscheinlich nicht. Die Mitarbeitenden erfüllen die Vorgabe an unterschiedlichen Tagen, sodass sich das Gebäude füllt, aber die jeweils benötigten Kollegen nicht vor Ort sind. Teams dazu zu bringen, ihre Tage abzustimmen, ist besser, als einen weiteren verpflichtenden Tag hinzuzufügen.

Zwingt man die Leute damit nicht einfach, Kontakte zu knüpfen?

Nein. Es geht darum, dass sich der Weg lohnt. Wenn jemand $55 und eine Stunde Pendelzeit auf sich nimmt, ist das Mindeste, was man ihm schuldet, eine Etage, auf der sein Team anwesend ist. Was die Person mit dem Tag macht, bleibt ihr überlassen.

Wird sich "sehen, wer da ist" nicht wie Überwachung anfühlen?

Es ist umgekehrt. Die Mitarbeitenden sehen nach, welche ihrer Teamkollegen vor Ort sind, damit sie Überschneidungen planen können, nicht Manager, die die Anwesenheit kontrollieren. Die Belegungsanalysen bleiben anonym und zählen Räume, keine Namen.

Funktioniert das, wenn wir bereits auf wenige Schreibtische reduziert haben?

Genau dann zahlt es sich aus. Ein knappes Verhältnis von Schreibtischen zu Mitarbeitenden plus nicht abgestimmte Tage führt zu überfüllten Spitzenzeiten und leeren Tälern. Ankertage glätten die Schwankungen, und eine freie Etage sorgt dafür, dass an einem voll belegten Mittwoch niemand ohne Platz bleibt.