5 Gewohnheiten bei der Zeiterfassung, die Microkeeper in die Lohnabrechnung integriert
Die meiste Zeit, die für Arbeitszeitnachweise verloren geht, wird nicht für das Ausfüllen aufgewendet, sondern für das anschließende Nachverfolgen, Prüfen und erneute Eingeben. Der schnellste Weg, den Verwaltungsaufwand für Arbeitszeitnachweise zu reduzieren, ist kein schnelleres Formular, sondern weniger manuelle Schritte zwischen der geleisteten Schicht und ihrer Bezahlung. Microkeeper, eine australische umfassende Plattform für Personalwesen, Schichtplanung, Arbeitszeitnachweise und Lohnabrechnung, wurde speziell entwickelt, um diese Schritte zu entfernen. Hier sind fünf Gewohnheiten, die tatsächlich einen Unterschied machen, und wie jede davon in Microkeeper integriert ist, anstatt sie einem Unternehmen selbst zu überlassen.
Warum die Verwaltung von Arbeitszeitnachweisen länger dauert als nötig
Auf dem Papier ist ein Arbeitszeitnachweis einfach: Erfassen, wann jemand angefangen und aufgehört hat, und diese Angaben dann für die Lohnabrechnung verwenden. In der Praxis verlieren die meisten Unternehmen Zeit durch Lücken in diesem Prozess – durch das Nachfassen bei Personen, die ihre Angaben noch nicht eingereicht haben, die manuelle Prüfung der Arbeitsstunden anhand der tatsächlich geplanten Schichten, die nachträgliche Korrektur von Einträgen und die erneute Eingabe von Summen in ein separates Lohnabrechnungssystem.
Nichts davon ist wirklich „Arbeit am Arbeitszeitnachweis“. Es handelt sich um Verwaltungsaufwand, der durch nicht miteinander verbundene Schritte entsteht. Meist ist er ein Anzeichen dafür, dass die Schichtplanung in einem System erfolgt, Arbeitszeitnachweise auf Papier oder in einer zweiten App ausgefüllt werden und die Lohnabrechnung wiederum in einem dritten Tool läuft. Jede Übergabe zwischen diesen Systemen erfordert einen manuellen Abgleich, und jeder manuelle Abgleich birgt das Risiko einer fehlerhaften Bezahlung. Microkeeper schließt diese Lücke, indem Schichtplanung, Arbeitszeitnachweise und Lohnabrechnung auf einer Plattform zusammengeführt werden, weshalb die folgenden Gewohnheiten nicht nur abstrakt gute Ratschläge sind, sondern zeigen, wie das Produkt im Alltag tatsächlich funktioniert.
, weshalb die folgenden Gewohnheiten nicht nur abstrakt gute Ratschläge sind, sondern zeigen, wie das Produkt im Alltag tatsächlich funktioniert.5 Gewohnheiten, die den Verwaltungsaufwand für Arbeitszeitnachweise tatsächlich reduzieren
1. Arbeitszeit direkt am Arbeitsplatz erfassen, nicht erst danach
Arbeitszeitnachweise, die am Ende der Woche oder, noch schlimmer, am Ende des Abrechnungszeitraums ausgefüllt werden, beruhen auf nachträglichen Erinnerungen. Hier beginnen die meisten Ungenauigkeiten: gerundete Zeiten, vergessene Pausen und nicht erfasste Schichten. In Microkeeper stempeln sich Mitarbeitende zu ihrer tatsächlich geplanten Schicht ein und aus. Dadurch basiert ein Arbeitszeitnachweis auf dem, was geplant war, statt auf einem leeren Eintrag, der Tage später ausgefüllt wird. Wenn die tatsächlichen Arbeitsstunden abweichen, jemand früher Feierabend macht oder eine zusätzliche Schicht übernimmt, wird diese Abweichung sofort sichtbar, anstatt in einer flachen Liste nachträglich rekonstruierter Zeiten am Ende der Woche verborgen zu bleiben.
2. Genehmigungsabläufe einrichten, statt Unterschriften manuell nachzuverfolgen
Wenn eine Führungskraft jede einzelne Person manuell ausfindig machen muss, um deren Arbeitsstunden zu genehmigen, wächst diese Warteschlange mit jedem Abrechnungszeitraum. Microkeeper leitet Arbeitszeitnachweise automatisch an die zuständige genehmigende Person weiter. Ausstehende Genehmigungen sind an einem Ort sichtbar, sodass niemand ihnen einzeln nachgehen muss. Aus „Personen nachfassen“ wird dadurch „eine Liste prüfen“: Die Genehmigungsentscheidung liegt weiterhin bei einer Person, aber der damit verbundene Aufwand entfällt. In einem Team beliebiger Größe verbirgt sich hier normalerweise der größte Teil des Verwaltungsaufwands.
3. Abweichungen automatisch kennzeichnen, statt jede Zeile zu prüfen
Die meisten Arbeitszeitnachweise sind in den meisten Abrechnungszeiträumen unauffällig: Die Person hat ihre geplanten Arbeitsstunden geleistet, und es gibt keine Probleme. Der Verwaltungsaufwand entsteht bei der kleinen Anzahl an Nachweisen, bei denen dies nicht der Fall ist – bei Überstunden, vergessenen Ausstempelungen oder Arbeitsstunden, die nicht mit der geplanten Schicht übereinstimmen. Jeden Arbeitszeitnachweis Zeile für Zeile zu prüfen, um diese Fälle zu finden, ist eine ineffiziente Nutzung der Zeit. Da Microkeeper Arbeitszeitnachweise automatisch mit der Schichtplanung abgleicht, kennzeichnet es Abweichungen, Überstunden, vorzeitiges Beenden der Schicht und vergessene Pausen zur Prüfung. Die Lohnabrechnung muss sich daher nur genau mit den Fällen befassen, bei denen tatsächlich eine Entscheidung erforderlich ist, statt jede unauffällige Zeile erneut zu prüfen.
4. Arbeitszeitnachweise mit geplanten Schichten abgleichen, nicht mit leeren Formularen
Ein Arbeitszeitnachweis, der auf einem leeren Formular basiert, begünstigt Abweichungen. Selbst wenn die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden den geplanten nahekommen, schleichen sich Unterschiede ein. Hier ist es besonders wichtig, dass Schichtplanung und Arbeitszeitnachweise in Microkeeper auf derselben Plattform liegen. Da ein Arbeitszeitnachweis aus der geplanten Schicht erstellt wird, anstatt ganz neu begonnen zu werden, besteht die Prüfung darin, ihn zu bestätigen oder eine gekennzeichnete Abweichung zu überprüfen, statt jedes Feld mit nichts abzugleichen. Wenn ein Unternehmen diese Gewohnheit vernachlässigt, können sich außerdem unbemerkt schneller Fehler einschleichen: Kleine, wiederkehrende Abweichungen sind auf einem leeren Formular viel schwerer zu erkennen als anhand einer bekannten Ausgangsbasis.
5. Lassen Sie die Stundenzettel direkt in die Lohnabrechnung einfließen, statt Summen erneut einzugeben
Der größte einzelne Zeitaufwand in vielen Unternehmen ist der manuelle Schritt zwischen „Stundenzettel genehmigt“ und „Lohnabrechnung gestartet“: Jemand exportiert die Summen, formatiert sie neu und gibt sie in ein separates Lohnabrechnungssystem ein. Da Stundenzettel und Lohnabrechnung auf derselben Microkeeper-Plattform laufen, entfällt dieser Schritt. Die genehmigten Stunden fließen direkt in einen Abrechnungslauf ein. Es gibt keinen Export, keine Neuformatierung und keine erneute Eingabe; die genehmigten Daten sind genau die Daten, die ausgezahlt werden.
Praktische Tipps zur Umsetzung dieser Gewohnheiten
- Beginnen Sie mit der Dienstplanung, nicht mit den Stundenzetteln. Ein Stundenzettel ist nur so gut wie die Grundlage, mit der er abgeglichen wird. Wenn Dienstplanung und Stundenzettel in unterschiedlichen Systemen verwaltet werden, beseitigt die alleinige Optimierung des Stundenzettelprozesses den Abgleichschritt nicht, sondern verschiebt ihn nur. Dass Dienstplanung und Stundenzettel von Microkeeper denselben Datensatz nutzen, ermöglicht die Umsetzung der anderen vier Gewohnheiten.
- Richten Sie die Genehmigungswege im Voraus pro Rolle oder Standort ein. Je weniger Entscheidungen eine Führungskraft darüber treffen muss, wer was genehmigt, desto weniger hängt die Genehmigungswarteschlange davon ab, dass eine bestimmte Person daran denkt, den Vorgang nachzuverfolgen.
- Legen Sie fest, was als Ausnahme gilt, bevor eine solche auftritt. Schwellenwerte für Überstunden, vergessene Ausstempelungen und Abweichungen zwischen geplanter und tatsächlich geleisteter Arbeitszeit sollten bei der Einrichtung klar definiert werden, damit die Kennzeichnung von Ausnahmen tatsächlich relevante Sachverhalte erkennt, statt alles oder nichts zu markieren.
- Prüfen Sie die Übergabe an die Lohnabrechnung, nicht nur den Stundenzettel selbst. Die durch einen korrekten Stundenzettel eingesparte Zeit geht wieder verloren, wenn jemand die Summen weiterhin manuell in einen separaten Abrechnungslauf übertragen muss.
Häufig gestellte Fragen
Wie spart die Automatisierung von Stundenzetteln tatsächlich Zeit, wenn jemand die Stunden weiterhin genehmigen muss?
Die Genehmigung findet weiterhin statt; die Automatisierung beseitigt alles, was damit zusammenhängt: das Nachverfolgen von Einreichungen, die manuelle Prüfung anhand der Dienstplanung und die erneute Eingabe genehmigter Summen in die Lohnabrechnung. In Microkeeper bleibt der Entscheidungsschritt bei einer Person; die damit verbundene manuelle Bearbeitung entfällt.
Was ist der Unterschied zwischen einem digitalen und einem automatisierten Stundenzettel?
Ein digitaler Stundenzettel verlagert lediglich einen papierbasierten Prozess ins Internet; er muss weiterhin manuell geprüft und in die Lohnabrechnung übertragen werden. Die Stundenzettel von Microkeeper sind mit der Dienstplanung und der Lohnabrechnung verknüpft. Dadurch werden Stunden anhand einer geplanten Schicht erfasst, Ausnahmen automatisch gekennzeichnet und genehmigte Daten ohne erneute Eingabe direkt in einen Abrechnungslauf übertragen.
Müssen Ausnahmen manuell geprüft werden?
Ja. Microkeeper zeigt Ausnahmen an, statt über sie zu entscheiden. Eine vergessene Ausstempelung oder ungeplante Überstunden erfordern weiterhin eine menschliche Entscheidung. Die Aufgabe der Plattform besteht darin, sicherzustellen, dass nur dieser Vorgang Aufmerksamkeit erfordert und nicht jede einzelne Zeile des Stundenzettels.
Funktioniert das auch für Unternehmen ohne feste Dienstplanung?
Am leistungsfähigsten ist die Lösung, wenn Stundenzettel mit einer Dienstplanung abgeglichen werden. Die Kennzeichnung von Ausnahmen und automatisierte Genehmigungsabläufe von Microkeeper reduzieren jedoch auch bei Unternehmen mit variableren Schichten den Verwaltungsaufwand, da das Nachverfolgen von Genehmigungen und die erneute Eingabe von Summen in die Lohnabrechnung in beiden Fällen entfallen.
Stundenzettel sind im Standardtarif von Microkeeper enthalten, zusammen mit Personalwesen, Dienstplanung und Lohnabrechnung, ab $6/Benutzer/Monat.
