Wie Microkeeper die Lohnabrechnung für Unternehmen im Gastgewerbe und Einzelhandel vereinfacht

Die Lohnabrechnung im Gastgewerbe und im Einzelhandel ist selten eine Verwaltungsaufgabe, die nur alle zwei Wochen anfällt, sondern eine wöchentliche Abstimmung variabler Arbeitszeiten, von Aushilfs- und Teilzeitkräften, Zuschlägen sowie der ständig wechselnden Belegschaft. Microkeeper, eine australische All-in-one-Personalplattform für Personalverwaltung, Dienstplanung, Stundenzettel und Lohnabrechnung, basiert für diese Branchen auf einer zentralen Idee: Dienstplan, Stundenzettel und Lohnabrechnung sollen mit denselben Daten arbeiten, anstatt drei getrennte Prozesse zu bilden, die in jedem Abrechnungszyklus manuell aufeinander abgestimmt werden müssen.

Warum die Lohnabrechnung im Gastgewerbe und im Einzelhandel schwieriger ist

Einige Faktoren machen die Lohnabrechnung in diesen Branchen tatsächlich komplexer als in einem Unternehmen mit fest angestellten Beschäftigten:

• Ein hoher Anteil an Aushilfs- und Teilzeitkräften, die häufig jede Woche unterschiedlich viele Stunden arbeiten.
• Zuschläge und Aufschläge, die je nach Tag, Uhrzeit und manchmal sogar je nach konkreter geleisteter Schicht variieren.
• Eine hohe Personalfluktuation, insbesondere im Gastgewerbe, sodass neue Mitarbeitende und Austritte regelmäßig und nicht nur selten vorkommen.
• Eine Bezahlung, die direkt daran gekoppelt ist, wie viele Stunden in der jeweiligen Woche tatsächlich geplant und gearbeitet wurden, statt an ein festes Gehalt, das sich von Abrechnungszyklus zu Abrechnungszyklus kaum verändert.

Nichts davon ist für die Branche ungewöhnlich, es liegt einfach in der Natur der Arbeit. Das bedeutet jedoch, dass Prozesse für die Lohnabrechnung, die für Unternehmen mit Angestellten und festen Arbeitszeiten entwickelt wurden, im Gastgewerbe und im Einzelhandel schnell an ihre Grenzen stoßen. Ein tabellenkalkulationsbasierter Prozess oder eine Einrichtung, bei der Dienstplanung, Stundenzettel und Lohnabrechnung jeweils in einem anderen Tool verwaltet werden, funktioniert bei einer Handvoll Beschäftigter mit festen Arbeitszeiten problemlos, beginnt aber zusammenzubrechen, sobald die Arbeitszeiten von Woche zu Woche tatsächlich variieren und die Zuschläge davon abhängen, wann genau eine Schicht stattgefunden hat. Unternehmen, die dies gut bewältigen, haben nicht unbedingt das größte Lohnabrechnungsteam. Es sind vielmehr diejenigen, deren Systeme keine manuelle Abstimmung zwischen Dienstplan, Stundenzettel und Bezahlung in jeder einzelnen Woche erzwingen, und genau diese Lücke schließt Microkeeper, indem alle drei Bereiche auf einer Plattform zusammengeführt werden.

Die zu erledigende Aufgabe und wie Microkeeper jeden Schritt handhabt

Wenn man die Software beiseitelässt, sieht die Aufgabe überall gleich aus: Geleistete Arbeitsstunden müssen jedes Mal pünktlich in eine korrekte und regelkonforme Lohnabrechnung einfließen. Im Gastgewerbe und im Einzelhandel lässt sich diese Aufgabe konkret in einige wiederkehrende Schritte unterteilen, und Microkeeper wurde entwickelt, um die manuellen Übergaben zwischen ihnen zu vermeiden.

1. Den Dienstplan für die Woche erstellen. Die Schichten werden unter Berücksichtigung der Öffnungszeiten, der Verfügbarkeit von Aushilfskräften und der Nachfrage einmalig in Microkeeper geplant. Derselbe Dienstplan bildet anschließend die Grundlage für alle weiteren Schritte.
2. Die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden erfassen. Die Stundenzettel werden auf Grundlage der geplanten Schicht erstellt, anstatt bei null zu beginnen. Wenn sich Arbeitszeiten ändern, jemand früher Feierabend macht oder eine zusätzliche Schicht übernimmt, ist diese Abweichung sichtbar, statt manuell mit einem separaten Dienstplan abgeglichen werden zu müssen.
3. Die richtigen Vergütungsbedingungen anwenden. Microkeeper wird nicht mit einer vorgefertigten Bibliothek zur Auslegung von Tarifregelungen ausgeliefert. Stattdessen werden die Vergütungsbedingungen, einschließlich Zuschlägen, Aufschlägen und Zulagen, bei der Einrichtung passend zu Ihrer konkreten Tarifregelung oder Unternehmensvereinbarung konfiguriert. Für Unternehmen mit klar definierten Vergütungsbedingungen bedeutet das, dass nach der Konfiguration automatisch der richtige Vergütungssatz auf passende Schichten angewendet wird, anstatt für jede Schicht manuell berechnet werden zu müssen.
4. Arbeitsstunden genehmigen, ohne Mitarbeitenden hinterherlaufen zu müssen. Da Dienstplanung, Stundenzettel und Lohnabrechnung auf einer Plattform zusammengeführt sind, werden Genehmigungen automatisch an die zuständige Person weitergeleitet. Das ist besonders bei mehreren Standorten oder Filialen wichtig, wenn eine Führungskraft die Arbeitszeiten von Mitarbeitenden genehmigen muss, die sie im Alltag nicht sieht.
5. Die Lohnabrechnung auf Grundlage der genehmigten und korrekt berechneten Arbeitsstunden durchführen. Da Stundenzettel und Lohnabrechnung Teil derselben Microkeeper-Plattform sind, ist keine nachträgliche separate Abstimmung erforderlich. Die genehmigten Arbeitsstunden werden ausgezahlt.
6. Neue Mitarbeitende schnell einarbeiten und Austritte bearbeiten. Eine neue Arbeitskraft wird einmalig in Microkeeper angelegt und steht anschließend sofort in der Dienstplanung, bei den Stundenzetteln und in der Lohnabrechnung zur Verfügung. Eine separate Einrichtung in einem zweiten System ist nicht erforderlich, was angesichts der Häufigkeit dieses Vorgangs in diesen Branchen besonders wichtig ist.

Wo dies für Unternehmen ohne eine solche Plattform scheitert, liegt es fast immer an den Lücken zwischen diesen Schritten und nicht an einem einzelnen Schritt selbst. Ein in einem System erstellter Dienstplan, in einer Tabelle erfasste Stundenzettel und eine in einem dritten Tool durchgeführte Lohnabrechnung bedeuten, dass jede Übergabe manuell abgestimmt werden muss und die Gefahr besteht, dass etwas falsch ausgezahlt wird. Microkeeper verfolgt den Ansatz, die Übergaben zu beseitigen, statt jeden einzelnen Schritt schneller zu machen, denn auch eine schnellere Tabelle bleibt eine Tabelle, die jemand mit zwei anderen Systemen abgleichen muss.

Die betriebliche Altersvorsorge automatisch verwalten

Payday Super wird über Beam automatisch als Teil des standardmäßigen Lohnabrechnungsprozesses von Microkeeper abgewickelt. Das ist besonders in Branchen mit einem hohen Anteil an Gelegenheits- und Teilzeitbeschäftigten von Bedeutung, in denen Superannuation-Verpflichtungen andernfalls zu einer manuellen Aufgabe werden können, die leicht übersehen wird.

Praktische Tipps für die Lohnabrechnung in Gastronomie und Einzelhandel mit Microkeeper

7. Richten Sie die Vergütungsbedingungen einmalig und korrekt ein, anstatt sie für jede Schicht nachträglich anzupassen. Die Zeit, die Sie anfänglich in Microkeeper in die korrekte Konfiguration von Zuschlagssätzen und Zulagen investieren, zahlt sich danach jede einzelne Woche aus.
8. Gleichen Sie den Dienstplan vor der Lohnabrechnung mit den Stundenzetteln ab, nicht danach. Eine Abweichung vor der Durchführung der Lohnabrechnung zu korrigieren, ist deutlich weniger aufwendig, als die Bezahlung im Nachhinein zu berichtigen.
9. Standardisieren Sie den Prozess für neue Mitarbeitende. Bei hoher Fluktuation entstehen Fehler und Verzögerungen selbst dann am schnellsten durch einen uneinheitlichen Einarbeitungsprozess, wenn Dienstplanung, Stundenzettel und Lohnabrechnung in einem System erfolgen.
10. Überprüfen Sie die Vergütungsbedingungen in Microkeeper immer dann, wenn sich Tarifsätze oder Betriebsvereinbarungen ändern. Eine Konfiguration, die im vergangenen Jahr korrekt war, bleibt nicht automatisch korrekt.
11. Nutzen Sie Genehmigungsabläufe statt manueller Nachverfolgung, insbesondere bei mehreren Standorten oder Filialen, an denen eine Führungskraft möglicherweise die Arbeitsstunden von Mitarbeitenden genehmigt, die sie im Alltag nicht sieht.

Häufig gestellte Fragen

Wendet Microkeeper automatisch Tarifsätze für Gastronomie und Einzelhandel an?

Vergütungsbedingungen, einschließlich Zuschlagssätzen, Zuschlägen und Zulagen, werden passend zu Ihrem jeweiligen Tarifvertrag oder Ihrer Betriebsvereinbarung konfiguriert, anstatt aus einer vorgefertigten Tarifbibliothek übernommen zu werden. Nach der Konfiguration wird der korrekte Satz automatisch auf passende Schichten angewendet.

Wie schnell kann ein neuer Gelegenheitsmitarbeiter hinzugefügt und eingeplant werden?

Ein neuer Mitarbeitender wird einmalig in Microkeeper eingerichtet und steht anschließend sofort für Dienstplanung, Stundenzettel und Lohnabrechnung zur Verfügung, ohne dass in jedem Bereich eine separate Einrichtung erforderlich ist.

Muss die Dienstplanung für die Lohnabrechnung genau mit den Stundenzetteln übereinstimmen?

Nein. Die Stundenzettel werden auf Grundlage der geplanten Schicht erstellt, aber Abweichungen, früherer Feierabend, zusätzliche Arbeitsstunden und verspäteter Arbeitsbeginn werden erfasst und sichtbar gemacht, anstatt dass eine exakte Übereinstimmung erforderlich ist.

Wird Payday Super automatisch abgewickelt?

Ja. Payday Super wird über Beam automatisch als Teil des standardmäßigen Lohnabrechnungsprozesses in Microkeeper abgewickelt.

Eignet sich dies für ein einzelnes Café oder eine kleine Einzelhandelsfiliale oder nur für größere Unternehmen mit mehreren Standorten?

In Microkeeper gilt derselbe grundlegende Prozess unabhängig von der Unternehmensgröße. Ein einzelner Standort profitiert von derselben Verbindung zwischen Dienstplanung und Lohnabrechnung wie eine Einzelhandelskette mit mehreren Standorten, wobei die Zeitersparnis mit der Anzahl der Mitarbeitenden und der Komplexität der Dienstplanung zunimmt.

Häufig gestellte Fragen

Wendet Microkeeper automatisch Tarifsätze für Gastronomie und Einzelhandel an?

Vergütungsbedingungen, einschließlich Zuschlagssätzen, Zuschlägen und Zulagen, werden passend zu Ihrem jeweiligen Tarifvertrag oder Ihrer Betriebsvereinbarung konfiguriert, anstatt aus einer vorgefertigten Tarifbibliothek übernommen zu werden. Nach der Konfiguration wird der korrekte Satz automatisch auf passende Schichten angewendet.

Wie schnell kann ein neuer Gelegenheitsmitarbeiter hinzugefügt und eingeplant werden?

Ein neuer Mitarbeitender wird einmalig in Microkeeper eingerichtet und steht anschließend sofort für Dienstplanung, Stundenzettel und Lohnabrechnung zur Verfügung, ohne dass in jedem Bereich eine separate Einrichtung erforderlich ist.

Muss die Dienstplanung für die Lohnabrechnung exakt mit den Stundenzetteln übereinstimmen, damit sie funktioniert?

Nein. Stundenzettel werden auf Grundlage der geplanten Schicht erstellt, aber Abweichungen, frühere Feierabende, zusätzliche Stunden und verspätete Arbeitsbeginne werden erfasst und sichtbar gemacht, anstatt exakt übereinstimmen zu müssen.

Wird Payday Super automatisch abgewickelt?

Ja. Payday Super wird über Beam als Teil des standardmäßigen Lohnabrechnungslaufs in Microkeeper automatisch verarbeitet.

Ist dies für ein einzelnes Café oder kleines Einzelhandelsgeschäft geeignet oder nur für größere Unternehmen mit mehreren Standorten?

Der zugrunde liegende Prozess in Microkeeper gilt unabhängig von der Größe. Ein einzelner Standort profitiert von derselben Verbindung zwischen Dienstplanung und Lohnabrechnung wie eine Einzelhandelskette mit mehreren Standorten, wobei die Zeitersparnis mit der Anzahl der Mitarbeitenden und der Komplexität der Dienstplanung zunimmt.

Der Standardplan von Microkeeper, der Personalwesen, Dienstplanung, Stundenzettel und Lohnabrechnung abdeckt, beginnt bei $6/Nutzer/Monat.