Wie Microkeeper einen sich wiederholenden Schichtplan automatisiert

Wenn Ihr Dienstplan jede Woche, alle zwei Wochen oder in demselben FIFO-Rhythmus folgt, sollten Sie ihn nicht für jeden Zeitraum von Grund auf neu erstellen müssen. Microkeeper, eine australische All-in-one-Plattform für die Belegschaft, verfügt über eine speziell dafür entwickelte Funktion namens Roster Cycles: Ordnen Sie ein sich wiederholendes Schichtmuster einmal zu und wenden Sie es automatisch für jeden Datumsbereich auf Ihr Team an. Dieser Leitfaden zeigt Schritt für Schritt, wie das funktioniert und warum jeder Schritt genau so aufgebaut ist.

Warum sich die Automatisierung wiederholender Dienstpläne lohnt

Viele Unternehmen erstellen Dienstpläne, die sich von einem Zeitraum zum nächsten kaum ändern. Ein Bergbauteam mit einem 14-Tage-Arbeit/14-Tage-Frei-Rhythmus. Eine Krankenhausstation mit einer festen Rotation über drei Schichten. Ein Lagerteam mit einem standardmäßigen 5-Tage-Arbeit/2-Tage-Frei-Muster. In jedem dieser Fälle bleibt das zugrunde liegende Muster stabil. Ohne Automatisierung muss es jedoch trotzdem in jedem einzelnen Zyklus manuell neu erstellt werden.

Beim manuellen Neuerstellen geht viel Zeit für die Dienstplanung verloren. Außerdem schleichen sich dabei Fehler ein: eine Schicht, die dem falschen Tag zugeordnet wird, ein Freizeittagemuster, das nach einigen Zyklen nicht mehr synchron ist, oder ein neuer Mitarbeiter, der vollständig übersehen wird. Die Funktion Roster Cycles von Microkeeper wurde speziell entwickelt, um beide Probleme gleichzeitig zu beseitigen: weniger Zeitaufwand und ein konsistentes Muster, da es jedes Mal auf dieselbe Weise erstellt wird. Sie richtet sich an Unternehmen, bei denen diese Herausforderung besonders ausgeprägt ist: Bergbau- und Rohstoffunternehmen mit FIFO-Rotationen, das Gesundheitswesen mit rotierenden Schichtblöcken, Lagerhaltung und Logistik, das Baugewerbe sowie alle Unternehmen mit mehreren Standorten, die mehrere Teams in einheitlichen Rotationen einsetzen möchten, ohne dass ein Dienstplanadministrator jeden Plan von Hand neu erstellen muss.

Wie Roster Cycles ein wiederkehrendes Muster Schritt für Schritt automatisiert

1. Erfassen Sie das Muster, bevor Sie etwas erstellen

Bevor Sie Roster Cycles öffnen, sollten Sie das tatsächliche Muster aufschreiben: Wie viele Tage wird gearbeitet, wie viele Tage sind frei und welche Schichtzeiten gelten für jeden Arbeitstag? Bei einem einfachen Muster wie 5 Tage Arbeit/2 Tage frei dauert das nur eine Minute. Bei einem rotierenden Drei-Schicht-Dienstplan im Gesundheitswesen lohnt es sich, zunächst die vollständige Zykluslänge auf Papier zu erfassen. Diesen Schritt überspringen die meisten, und genau hier beginnen normalerweise die Fehler, sobald Sie in der Software arbeiten.

2. Beginnen Sie mit einer Vorlage oder erstellen Sie ein benutzerdefiniertes Muster

Roster Cycles enthält sechs integrierte Vorlagen für die häufigsten Rotationen: 7 Tage Arbeit/7 Tage frei, 14 Tage Arbeit/7 Tage frei, 14 Tage Arbeit/14 Tage frei, 5 Tage Arbeit/2 Tage frei, 8 Tage Arbeit/6 Tage frei und 21 Tage Arbeit/7 Tage frei. Jede dieser Vorlagen kann angepasst werden. Wenn Ihr Muster wirklich einzigartig ist, etwa eine individuelle Standortrotation oder ein unregelmäßiger Schichtblock im Gesundheitswesen, können Sie in Roster Cycles auch ein vollständig benutzerdefiniertes Muster von Grund auf erstellen. Sie müssen es nur einmal erstellen.

3. Einmal erstellen und auf Gruppenebene anwenden

Der Zweck von Roster Cycles besteht darin, dass Sie das Muster nicht für jede einzelne Person und jeden Zeitraum neu erstellen müssen. Sie erstellen es einmal und wenden es anschließend auf eine Gruppe von Mitarbeitern an, die dieselbe Rotation haben, statt auf eine Person nach der anderen. Zyklen können als Entwurf gespeichert werden, während Sie sie noch prüfen, und anschließend aktiviert werden, sobald sie fertig sind. So besteht keine Gefahr, dass ein unvollständiges Muster versehentlich live geschaltet wird.

4. Prüfen Sie die Vorschau, bevor Sie die Erstellung bestätigen

Bevor Roster Cycles auch nur eine einzige Schicht erstellt, zeigt eine vollständige Vorschau jedes Datum im Zyklus, das Kalenderdatum, ob an diesem Tag gearbeitet wird oder frei ist, die Schichtzeiten und alle hinterlegten Notizen. Erst nachdem diese Vorschau geprüft und genehmigt wurde, wird etwas erstellt. Dieser Schritt erkennt Fehler, solange sie in der Vorschau noch in zwei Minuten behoben werden können, statt drei Wochen später zu einem Problem bei der Lohnabrechnung zu werden.

5. Legen Sie fest, wie der Zyklus angewendet wird: Auffüllen oder Ersetzen

Sobald ein Zyklus erstellt wurde, wird er einer Gruppe oder einem einzelnen Mitarbeiter für einen ausgewählten Datumsbereich und mit einer festgelegten Anzahl an Wiederholungen zugewiesen. Roster Cycles bietet zwei Möglichkeiten zur Anwendung: „Auffüllen“ füllt nur Tage aus, für die noch keine Schicht vorhanden ist, während „Ersetzen“ den Dienstplan für den gesamten Zeitraum überschreibt. „Auffüllen“ ist die sicherere Standardeinstellung, wenn Sie ein neues Muster auf einen Dienstplan anwenden, der bereits einige Schichten enthält.

6. Planen Sie neue Mitarbeiter von Anfang an ein

Neue Mitarbeitende, die einem Team mit einer bestehenden Rotation beitreten, sind andernorts die häufigste Ursache für Fehler im Dienstplan. Roster Cycles behandelt dies jedoch bewusst und nicht automatisch. Wenn jemand neu zu einem Team hinzukommt, für das bereits ein Zyklus läuft, werden die Schichten für diese Person nicht sofort erstellt. Stattdessen wenden Sie die bestehende Gruppenzuweisung mithilfe von Top Up erneut an. Microkeeper berechnet die Liste der übereinstimmenden Mitarbeitenden neu, nimmt die neue Person auf, füllt deren noch nicht verplante Tage und hält sie mit dem Zyklus der übrigen Gruppe synchron, während bereits vorhandene Schichten für alle anderen unverändert bleiben.

Praktische Tipps für einen korrekten wiederkehrenden Dienstplan in Microkeeper

1. Prüfen Sie die Länge Ihres Zyklus im Verhältnis zu Ihrem Abrechnungszeitraum. Ein Muster, das sich nicht gleichmäßig in Ihren Abrechnungszyklus einteilen lässt, kann die Abstimmung unnötig erschweren.
2. Verwenden Sie Top Up als Standardoption beim Anwenden eines Zyklus. Reservieren Sie Replace für Situationen, in denen Sie den Dienstplan tatsächlich vollständig löschen und neu aufbauen möchten. Andernfalls können Sie leicht versehentlich Schichten überschreiben, die Sie beibehalten wollten.
3. Prüfen Sie die Vorschau gründlich und nicht nur flüchtig. In den Roster Cycles können Sie Fehler dort am kostengünstigsten erkennen, bevor Schichten und Vergütung betroffen sind.
4. Überprüfen Sie das Muster in den Roster Cycles, wenn sich der zugrunde liegende Dienstplan ändert. Ein Zyklus, der für ein 20-köpfiges Team erstellt wurde, passt sich nicht automatisch an, wenn sich die Teamstruktur erheblich verändert. Betrachten Sie ihn als lebendige Vorlage und nicht als einmalige Einrichtung.
5. Dokumentieren Sie benutzerdefinierte Muster zusätzlich außerhalb der Software. Wenn ein Zyklus ungewöhnlich ist, verhindert eine kurze Notiz zum Grund für seine Gestaltung Verwirrung bei der nächsten zuständigen Person.

Häufig gestellte Fragen

Was gilt als „wiederkehrender Dienstplan“?

Jeder Dienstplan, bei dem dieselbe Struktur aus Arbeitstagen, freien Tagen und Schichtzeiten in einem festgelegten Zyklus wiederkehrt. Dazu gehören FIFO-Rotationen, feste Wochenmuster und rotierende Schichtblöcke, wie sie im Gesundheitswesen und in der Fertigung üblich sind. Roster Cycles wurde für all diese Modelle entwickelt.

Kann ein wiederkehrender Dienstplan weiterhin Ausnahmen wie Urlaub oder Schichttausch berücksichtigen?

Ja. Die Automatisierung des Grundmusters in den Roster Cycles nimmt Ihnen nicht die Möglichkeit, individuelle Änderungen vorzunehmen. Urlaub, Tauschvorgänge und einmalige Anpassungen werden zusätzlich zum generierten Dienstplan und nicht an seiner Stelle verwaltet.

Was ist beim Anwenden eines Zyklus der Unterschied zwischen Top Up und Replace?

Top Up füllt nur die Tage auf, für die noch keine Schicht eingetragen ist, und lässt bestehende Schichten unverändert. Replace überschreibt den Dienstplan für den ausgewählten Datumsbereich vollständig. Top Up ist im Allgemeinen die sicherere Wahl, wenn ein Dienstplan bereits einige Schichten enthält.

Wie werden neue Mitarbeitende zu einer bestehenden Rotation hinzugefügt?

Eine neue Arbeitskraft wird nicht automatisch hinzugefügt, sondern durch erneutes Anwenden der Gruppenzuweisung für den Zyklus mithilfe von Top Up in einen Microkeeper-Zyklus aufgenommen. Dadurch werden die noch nicht verplanten Tage aufgefüllt und die Person an das bestehende Muster der Gruppe angeglichen, ohne bereits für andere Mitarbeitende erstellte Schichten zu beeinflussen.

Ist dies nur für große Teams sinnvoll?

Besonders wertvoll ist dies bei größeren Strukturen, etwa in Bergbauteams, Krankenhausstationen und Lagerteams. Dasselbe Prinzip gilt jedoch auch für ein kleines Team mit einem festen Wochenmuster in Microkeeper. Die Zeitersparnis steigt mit der Anzahl der Personen und der Länge des Dienstplanzeitraums, der Genauigkeitsvorteil gilt jedoch unabhängig von der Größe.

Roster Cycles ist im Enterprise-Tarif von Microkeeper zusammen mit Personalverwaltung, Dienstplanung, Arbeitszeittabellen und Lohnabrechnung verfügbar.