Software für Personalmanagement: Arten & wichtige Funktionen

Tim Reitsma

on May 7, 2026

Arbeitskräfteverwaltung ist ein wesentlicher Bestandteil des Leistungsmanagements auf Unternehmensebene für jede Organisation.

Angesichts sich rapide verändernder Marktbedingungen, regulatorischer Umwälzungen, einer steigenden Mitarbeiterfluktuation, einer zunehmenden gewerkschaftsfreundlichen Haltung und einer immer vielfältigeren sowie geografisch verteilten Belegschaft wird die Arbeitskräfteverwaltung kontinuierlich wichtiger – und komplexer.

Die richtigen Apps zur Arbeitskräfteverwaltung können diese komplexe Aufgabe einfacher und effizienter gestalten.

Was ist Arbeitskräfteverwaltung?

Arbeitskräfteverwaltung (WFM) bezeichnet die strategische Zuweisung, Überwachung und Optimierung der wichtigsten Ressource einer Organisation: ihrer Mitarbeitenden.

Eine erfolgreiche Arbeitskräfteverwaltung stellt sicher, dass die richtigen Mitarbeitenden – mit den richtigen Fähigkeiten – zum richtigen Zeitpunkt verfügbar sind, um die Anforderungen ihrer Aufgaben zu erfüllen.

Obwohl jede Organisation eigene Prioritäten hat, ist Ressourceneffizienz ein Ziel, das die meisten Unternehmen teilen.

Warum ist Arbeitskräfteverwaltung wichtig?

Unabhängig davon, ob Ihr Arbeitsplatz ein etabliertes Unternehmensumfeld, ein wachsendes Start-up oder ein Unternehmen mit Schichtarbeit ist, stellt die Arbeitskräfteverwaltung einen unverzichtbaren Bestandteil Ihrer Geschäftsführungsstrategie dar.

Eine effektive Arbeitskräfteverwaltung hilft Organisationen dabei, ihre Belegschaft so produktiv und kosteneffizient wie möglich zu halten.

Uneinheitliche Richtlinien zur Arbeitskräfteverwaltung und eine unzureichende Durchsetzung dieser Richtlinien können zu Herausforderungen führen, wie zum Beispiel:

Personalmangel
Überflüssige Mitarbeitende
Mitarbeitende mit unzureichenden Qualifikationen
Steigende Projektkosten
Verzögerte Projektabwicklung
Verstöße gegen Vorschriften
Vermeidbare Überstunden
Vorfälle zur Arbeitssicherheit
Mitarbeitende mit geringer Bindung
Geringe Mitarbeitermoral oder Burnout
Hohe Mitarbeiterfluktuation.

Daher ist die Arbeitskräfteplanung ein entscheidender Aspekt des Talentmanagements und unterstützt Personalverantwortliche dabei:

Die Produktivität der Mitarbeitenden zu optimieren
Sicherzustellen, dass Projekte effizient mit Ressourcen ausgestattet sind
Das Leistungsmanagement zu optimieren
Mitarbeitende bei Bedarf weiterzuqualifizieren
Personalprobleme frühzeitig zu erkennen
Einen präzisen Überblick über die Personalkosten zu erhalten
Organisatorische Risiken zu reduzieren
Die Sicherheit am Arbeitsplatz zu fördern
Arbeitsrechtliche Vorschriften und Regelungen einzuhalten
Initiativen zur Nachfolgeplanung umzusetzen
Das Mitarbeiterengagement zu verbessern und die Fluktuation zu reduzieren.

Screenshot der Kündigungsrate und der Rate offener Stellen — In den meisten Branchen sind die Kündigungsraten im Rahmen dessen, was als Die große Kündigungswelle bezeichnet wurde, stark angestiegen. Gleichzeitig bleiben viele Stellen unbesetzt. Quelle: The Conference Board

Der Prozess der Arbeitskräfteverwaltung

Im Kern umfasst der Prozess der Arbeitskräfteverwaltung die Ermittlung der wichtigsten strategischen Prioritäten einer Organisation und die entsprechende Zuweisung von Ressourcen. Dies erfordert, potenzielle Herausforderungen im Personalbereich vorherzusehen und Maßnahmen zu ergreifen, um effizient zu bleiben und Haftungsrisiken zu vermeiden.

Der Prozess der Arbeitskräfteverwaltung umfasst Aufgaben wie:

Strategische Ausrichtung
Nachfrageprognose
Mitarbeiterplanung
Zeiterfassung
Anwesenheitserfassung
Datenanalyse
Stärkung der Mitarbeiter
Kompetenzmanagement
Ticketverwaltung für HR-Anfragen
Gehaltsabrechnungsmanagement
Projektumfang und Budgetplanung
Aufgabenmanagement.

Es gibt viel abzudecken!

Die gute Nachricht ist, dass sich all dies mithilfe von Personalmanagementsoftware optimieren und automatisieren lässt.

Was ist Personalmanagementsoftware?

Eine Personalmanagementsoftwarelösung (WFM) ist ein Tool, mit dem Unternehmen ihre Richtlinien für die Belegschaft organisieren und viele der Aufgaben und Prozesse in ihrem Personalmanagementsystem automatisieren können.

Dadurch können Personalverantwortliche ihre Arbeitskräfte effektiver einsetzen, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter produktiver verwalten und letztendlich ihre Unternehmensziele mit weniger Aufwand erreichen.

Welche Vorteile bietet Personalmanagementsoftware?

Zu den wichtigsten Vorteilen von Personalmanagementsoftware gehören die Vereinfachung der Einsatzplanung, die Verwaltung von Anwesenheit und Zeiterfassung, die Überwachung der Produktivität, die Optimierung des Leistungsmanagements, die Durchführung von Gehaltsabrechnungen, die Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und die Förderung der Mitarbeitersicherheit.

Bei effektiver Implementierung und Nutzung kann die richtige Personalmanagementlösung Arbeitgeber dabei unterstützen:

Manuelle Aufgaben zu automatisieren, um Zeit zu sparen, Engpässe zu beseitigen und Fehler zu reduzieren.
Genaue, aktuelle Arbeitskräftedaten zu erfassen und auf Grundlage von Echtzeit-Datenanalysen bessere Entscheidungen zu treffen.
Omnichannel-Personalmanagement einzuführen, um Ihrer hybriden oder mobilen Belegschaft besseren Zugang zu bieten.
Die Effizienz zwischen Teams zu verbessern, um Zusammenarbeit und Mitarbeiterengagement zu fördern, während Silos beseitigt und redundante Abläufe reduziert werden.
Betriebskosten zu senken (verursacht durch Überbesetzung, übermäßige Überstunden und Auslagerung), indem Prognosen und Ressourcenzuweisung präziser gestaltet werden. Fortschrittliche WFM-Lösungen aktualisieren Budgets sogar auf Grundlage von Änderungen in der Einsatzplanung.
Das Kundenerlebnis zu optimieren durch kompetenzbasierte Weiterleitung, die Kunden mit dem richtigen Experten im Kontaktzentrum verbindet
Die administrative Belastung zu verteilen durch Selbstbedienungsportale für Führungskräfte und Mitarbeiter, die Nutzern Zugriff auf ausgewählte Funktionen bieten

Die Genauigkeit der Gehaltsabrechnung zu verbessern, indem Zeiterfassung, bezahlter Urlaub, erfasste Überstunden usw. automatisch abgeglichen werden, wodurch Fehler reduziert werden, die durch manuelle Dateneingabe und Berechnungen entstehen können.
Probleme bei der Einsatzplanung proaktiv zu erkennen und zu beheben, indem Echtzeitdaten zur Personaleinsatzplanung herangezogen und Anpassungen vorgenommen werden, um Probleme wie eine Unterbesetzung zu vermeiden. Die beste Personalmanagementsoftware ermöglicht es Führungskräften sogar, intelligente Dienstpläne zu erstellen, indem sie nach Abteilung, Projekt, Aufgabe oder Standort filtern.
Genaue und detaillierte Aufzeichnungen zu führen, die im Falle einer Prüfung den Nachweis der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften unterstützen.

Welche Arten von Personalmanagementsoftware gibt es?

Es gibt eine große Auswahl an verschiedenen WFM-Softwarelösungen. Einige sind eigenständige Produkte, die eine oder mehrere der unten aufgeführten Funktionen bieten, während andere eine ganzheitlichere, integrierte Lösung bereitstellen.

Einsatzplanungssoftware
Anwesenheitssoftware
Projektmanagement (Kanban usw.) und Kommunikationswerkzeuge
Zeiterfassungssoftware
Lösungen für Abwesenheitsmanagement
Software für die Gehaltsabrechnung
Werkzeuge für Mitarbeiterengagement
Werkzeuge für das Kundenbeziehungsmanagement
Lösungen für Tickets im Kundenservice und bei Supportanfragen
Software zur Erfassung von Sicherheitsvorfällen am Arbeitsplatz.

Was sind die wichtigsten Funktionen von Workforce-Management-Software?

Die besten Workforce-Management-Softwarelösungen ermöglichen es modernen Unternehmen, alle Aktivitäten zu organisieren und zu verfolgen, die mit der Aufrechterhaltung einer effizient besetzten, kostengünstigen und produktiven Belegschaft verbunden sind.

Es gibt verschiedene Preisoptionen für Workforce-Management-Software, durch die weitere Benutzer und/oder zusätzliche Funktionen freigeschaltet werden.

Im Folgenden finden Sie einige der wichtigsten Funktionen, auf die Sie bei der Auswahl einer Workforce-Management-Software achten sollten.

Prognose des Personalbedarfs

Eine gute WFM-Lösung sollte Ihnen dabei helfen können, Trends zu erkennen und Faktoren zu prognostizieren, die den Personalbedarf und die Personalverfügbarkeit beeinflussen, etwa sich ändernde Projektzeitpläne, saisonale Schwankungen bei der Verfügbarkeit von Arbeitskräften, Schwankungen bei der Nachfrage von Verbrauchern und Kunden und vieles mehr. Indem Sie diese Szenarien vorhersehen, können Sie Ihre Personalbudgets besser planen und Mitarbeitende effizienter einsetzen.

Intelligente Einsatzplanung

Jedes Workforce-Softwaretool, das seinen Preis wert ist, sollte intelligente Funktionen zur Einsatzplanung umfassen, mit denen Führungskräfte Mitarbeitende anhand von Kriterien wie Verfügbarkeit, Fähigkeiten, Kosten, Erfahrung, Präferenzen, Standort und weiteren Faktoren Schichten oder Projekten zuweisen können. Tools zur Schichtplanung sollten außerdem einen Selbstbedienungszugang für Mitarbeitende anbieten, damit diese Schichten untereinander tauschen und so eine vollständige Schichtbesetzung sicherstellen können. Einige Tools bieten möglicherweise auch Funktionen, die KI für das Workforce-Management und die Einsatzplanung integrieren.

Zeiterfassung

Ein Workforce-Management-Tool sollte Funktionen zur Zeiterfassung bieten oder sich in Geräte und Tools wie Zugangsscanner, cloudbasierte Zeiterfassungssoftware, Kiosksysteme, Kassensysteme (POS), mobile Apps oder digitale Stundenzettel integrieren lassen, um Zeiterfassungsdaten zu erfassen und automatisch für eine genaue Lohn- und Gehaltsabrechnung zu verarbeiten. Ein weiterer Vorteil von Zeiterfassungssoftware sind Überstundenwarnungen. Diese nützliche Funktion gibt Arbeitgebern mehr Kontrolle über die Genehmigung und Zuweisung von Überstunden.

Anwesenheits- und Abwesenheitsverwaltung

Workforce-Management-Software sollte die Anwesenheit von Mitarbeitenden erfassen, die Genehmigung von Urlaubsanträgen automatisieren und die Abwesenheit von Mitarbeitenden mit den Unternehmensrichtlinien zur Beurlaubung, etwa bezahlter Freistellung (PTO), sowie mit staatlichen Vorschriften abgleichen.

Datenanalyse und Berichterstattung

Die meisten Tools für das Workforce-Management bieten Benutzern über anpassbare Dashboards eine Echtzeitansicht der Personaldaten. Dadurch lassen sich potenzielle Probleme bei der Einsatzplanung oder Personalbesetzung leicht erkennen und beheben, bevor sie zu tatsächlichen Problemen werden.

Die besten Tools für das Workforce-Management und die Workforce-Analyse ermöglichen es Benutzern außerdem, Berichte anhand spezifischer Parameter zu erstellen. Dadurch werden Geschäftsinformationen und die Personalplanung durch die Analyse historischer Daten verbessert.

Mobiles Workforce-Management

WFM-Tools, die den Zugriff über mobile Geräte ermöglichen, erleichtern die Verwaltung von Einsatzplänen und die Besetzung von Schichten unterwegs. So lässt sich auch in Notfällen eine optimale Personalbesetzung sicherstellen. Dies sind nur einige der vielen Vorteile von Software für mobiles Workforce-Management.

Selbstbedienung für Mitarbeitende

Ihre Workforce-Suite oder Ihr Workforce-Tool sollte idealerweise ein Self-Service-Portal für Mitarbeitende bereitstellen, über das Mitarbeitende ihre eigenen Daten schnell selbst eingeben können, wann immer dies möglich ist. So wird die Personalabteilung entlastet und die Fehlerquote reduziert.

Leistungsstarke Integrationen mit Geschäftstools

Welche WFM-Lösung Sie auch wählen: Sie sollte problemlos mit der HR-Software und den Geschäftstools zusammenarbeiten können, die Ihr Unternehmen bereits nutzt. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie keine ganzheitliche Workforce-Management-Suite verwenden, sondern verschiedene spezialisierte Tools einsetzen.

Die richtige Software macht die Implementierung, Nachverfolgung und Verbesserung Ihres Workforce-Management-Systems deutlich effizienter und lohnender.

Eine zufriedene Belegschaft ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen Unternehmen

Effektives Workforce-Management zielt darauf ab, die Mitarbeitenden zufriedenzustellen und gleichzeitig die strategischen Anforderungen Ihres Unternehmens zu erfüllen.

Unternehmen, denen es gelingt, diesen Aspekt ihrer Abläufe zu meistern, werden effizienter, innovativer und widerstandsfähiger sein.

Technologie wird allen Unternehmen empfohlen, mit Ausnahme der kleinsten. Werfen Sie zum Einstieg einen Blick auf unsere Auswahlliste der besten Software für das Workforce-Management und unsere Empfehlungen für Software für die Zeiterfassung und Anwesenheitsverwaltung, um Arbeitszeit und Anwesenheit Ihrer Belegschaft effektiv zu verwalten und zu optimieren.