Workforce-Management-Software: Arten & Hauptmerkmale
Workforce Management ist ein wesentlicher Bestandteil des Enterprise Performance Management für jede Organisation.
Angesichts sich schnell verändernder Marktbedingungen, regulatorischer Umwälzungen, steigender Mitarbeiterfluktuation, wachsender pro-gewerkschaftlicher Stimmung sowie einer immer vielfältigeren und geografisch verteilten Belegschaft wird Workforce Management zunehmend wichtiger – und komplexer.
Workforce-Management-Software kann diese komplexe Aufgabe erleichtern und effizienter gestalten.
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Was ist Workforce Management?
Workforce Management (WFM) bezeichnet die strategische Zuweisung, Überwachung und Optimierung der wichtigsten Ressource eines Unternehmens: seiner Mitarbeiter.
Erfolgreiches Workforce Management stellt sicher, dass die richtigen Mitarbeiter mit den passenden Qualifikationen zur richtigen Zeit verfügbar sind, um die Anforderungen ihrer Positionen zu erfüllen.
Auch wenn jedes Unternehmen eigene Prioritäten besitzt, ist Ressourceneffizienz ein Ziel, das die meisten Unternehmen teilen.
Warum ist Workforce Management wichtig?
Unabhängig davon, ob Ihr Arbeitsplatz ein etabliertes Unternehmensumfeld, ein wachsendes Start-up oder ein Unternehmen mit Schichtarbeitern ist – Workforce Management ist ein unverzichtbarer Bestandteil Ihrer Geschäftsstrategie.
Effektives Workforce Management hilft Organisationen, ihre Belegschaft so produktiv und kosteneffizient wie möglich zu halten.
Inkonsistente Personalrichtlinien und deren unzureichende Durchsetzung können zu Herausforderungen führen, wie zum Beispiel:
- Personalmangel
- Doppelt besetzte Stellen
- Unzureichend qualifizierte Mitarbeiter
- Steigende Projektkosten
- Verzögerte Projektabgabe
- Verstöße gegen Vorschriften
- Vermeidbare Überstunden
- Unfälle oder Sicherheitsvorfälle am Arbeitsplatz
- Mitarbeiter mit geringer Bindung
- Niedrige Mitarbeitermoral oder Burnout
- Hohe Mitarbeiterfluktuation.
Daher ist Personalplanung ein entscheidender Bestandteil des Talentmanagements, der Personalverantwortlichen dabei hilft:
- Die Produktivität der Mitarbeiter zu optimieren
- Projekte effizient mit Personalressourcen auszustatten
- Leistungsmanagement zu optimieren
- Mitarbeiter bei Bedarf weiterzubilden
- Personalherausforderungen frühzeitig zu erkennen und zu behandeln
- Einen genauen Überblick über Personalkosten zu gewinnen
- Das Unternehmensrisiko zu minimieren
- Die Arbeitssicherheit zu fördern
- Arbeitsgesetze und Vorschriften einzuhalten
- Nachfolgeplanungsinitiativen umzusetzen
- Mitarbeiterengagement zu verbessern und Fluktuation zu reduzieren.
Der Workforce-Management-Prozess
Im Kern besteht der Workforce-Management-Prozess darin, die wichtigsten strategischen Prioritäten des Unternehmens zu identifizieren und Ressourcen entsprechend zuzuteilen. Dies erfordert, potenzielle personelle Herausforderungen vorauszusehen und Maßnahmen zu ergreifen, um effizient zu bleiben und Risiken zu vermeiden.
Der Workforce-Management-Prozess umfasst Aufgaben wie:
- Strategische Ausrichtung
- Bedarfsprognose
- Mitarbeitereinsatzplanung
- Zeiterfassung
- Anwesenheitskontrolle
- Datenanalyse
- Mitarbeiterbefähigung
- Kompetenzmanagement
- HR-Anfrage-Ticketing
- Lohn- und Gehaltsabrechnung
- Projektumfang und Budgetierung
- Aufgabenmanagement.
Es gibt viel zu besprechen!
Die gute Nachricht ist, dass all dies mit Hilfe von Workforce-Management-Software rationalisiert und automatisiert werden kann.
Was ist Workforce-Management-Software?
Eine Workforce-Management- (WFM) Softwarelösung ist ein Tool, das es Unternehmen ermöglicht, ihre Personalrichtlinien zu organisieren und viele der Aufgaben und Prozesse im Personalmanagementsystem zu automatisieren.
Dadurch können Personalverantwortliche ihre Belegschaft effektiver einsetzen, die Arbeitszeit der Beschäftigten produktiver verwalten und letztlich ihre organisatorischen Ziele mit weniger Aufwand erreichen.
Was sind die Vorteile von Workforce-Management-Software?
Einige wichtige Vorteile von Workforce-Management-Software sind, dass sie es dem Management erleichtert, Einsatzplanung zu optimieren, Anwesenheit und Zeiterfassung zu steuern, Produktivität zu überwachen, Leistungsmanagement zu verbessern, Lohnabrechnungen durchzuführen, regulatorische Vorgaben einzuhalten und die Mitarbeitersicherheit zu fördern.
Wenn sie richtig eingesetzt und angewandt wird, kann die passende Workforce-Management-Lösung Arbeitgeber:innen dabei helfen:
- Manuelle Aufgaben automatisieren, um Zeit zu sparen, Engpässe zu beseitigen und Fehler zu reduzieren.
- Zuverlässige, aktuelle Personaldaten erfassen und fundiertere Entscheidungen auf Basis von Echtzeit-Datenanalysen treffen.
- Omnichannel-Workforce-Management einsetzen, um Ihrem hybriden oder mobilen Team mehr Zugriffsmöglichkeiten zu bieten.
- Teamübergreifende Effizienz verbessern, um Zusammenarbeit und Mitarbeiterbindung zu fördern, während Silos abgebaut und Doppelarbeit reduziert werden.
- Betriebskosten senken (z.B. durch Überbesetzung, zu viele Überstunden und Outsourcing) durch präzisere Prognosen und Ressourcenallokation. Fortschrittliche WFM-Lösungen passen Budgets sogar automatisch an geänderte Einsatzpläne an.
- Das Kundenerlebnis optimieren durch kompetenzbasierte Zuteilung, bei der Kunden mit den passenden Expert:innen im Contact Center verbunden werden
- Administrative Aufgaben verteilen durch Self-Service-Portale für Führungskräfte und Mitarbeitende, die Zugang zu bestimmten Funktionen bieten
- Genauigkeit der Lohnabrechnung verbessern, indem Zeiterfassungen, bezahlte Abwesenheiten, gebuchte Überstunden etc. automatisch abgestimmt werden. So werden Fehler durch manuelle Eingaben und Berechnungen verringert.
- Planungsprobleme frühzeitig erkennen und lösen, indem man aktuelle Personaleinsatzdaten einbezieht und Anpassungen vornimmt, um Probleme wie Unterbesetzung zu vermeiden. Die besten Workforce-Management-Lösungen ermöglichen es sogar, intelligente Schichtpläne nach Abteilung, Projekt, Tätigkeitsbereich oder Standort zu filtern.
- Zuverlässige und detaillierte Aufzeichnungen führen, die im Falle einer Prüfung dabei helfen, regulatorische Vorgaben nachzuweisen.
Welche Arten von Workforce-Management-Software gibt es?
Es gibt eine breite Palette verschiedener WFM-Software-Tools. Einige davon sind eigenständige Produkte, die eine oder mehrere der unten aufgeführten Funktionen bieten, während andere eine ganzheitlichere, integrierte Lösung darstellen.
- Planungssoftware
- Anwesenheitssoftware
- Projektmanagement- (Kanban etc.) und Kommunikationstools
- Zeiterfassungssoftware
- Lösungen für Abwesenheitsmanagement
- Lohnabrechnungssoftware
- Mitarbeiterbindungs-Tools
- Kundenbeziehungsmanagement-Tools
- Lösungen für Kundendienst & Support-Ticketing
- Software zur Nachverfolgung von Arbeitsunfällen und Sicherheitsvorfällen.
Was sind die wichtigsten Funktionen von Workforce-Management-Software?
Die besten Workforce Management Software-Lösungen ermöglichen es modernen Unternehmen, alle Aktivitäten zu organisieren und zu verfolgen, die für eine effizient besetzte, kosteneffiziente und produktive Belegschaft erforderlich sind.
Es gibt verschiedene Preismodelle für Workforce Management Software, die weitere Nutzer und/oder unterschiedliche Funktionen freischalten.
Im Folgenden sind einige der wichtigsten Funktionen aufgeführt, auf die Sie achten sollten, wenn Sie eine Workforce Management Software auswählen.
Prognose des Personalbedarfs
Eine gute WFM-Lösung sollte Ihnen helfen, Trends zu erkennen und Faktoren vorherzusagen, die den Personalbedarf und die Verfügbarkeit beeinflussen, wie zum Beispiel sich verändernde Projektzeitpläne, saisonale Schwankungen in der Mitarbeiterverfügbarkeit, Schwankungen in der Kunden- oder Konsumentennachfrage und mehr. Durch die Antizipation dieser Szenarien können Sie Ihre Personalkosten besser planen und das Personal effizienter einteilen.
Intelligente Einsatzplanung
Jede Workforce-Software, die ihren Namen verdient, sollte intelligente Planungsfunktionen bieten, mit denen Manager Personal für Schichten oder Projekte auf Grundlage von Kriterien wie Verfügbarkeit, Qualifikationen, Kosten, Erfahrung, Präferenzen, Standort und mehr auswählen können. Schichtplanungs-Tools sollten zudem Self-Service-Zugänge für Mitarbeitende bieten, damit diese Schichten untereinander tauschen können, um eine vollständige Schichtabdeckung zu gewährleisten. Manche Tools bieten außerdem Funktionen, die KI für Workforce Management und Einsatzplanung einbeziehen.
Zeiterfassung
Ein Workforce Management Tool sollte entweder selbst Geräte und Tools zur Zeiterfassung integrieren oder nahtlos mit ihnen zusammenarbeiten, wie beispielsweise Zugangsscanner, cloudbasierte Zeiterfassungssoftware, Kioske, Point-of-Sale-Geräte (POS), Mobil-Apps oder Online-Stundenzettel, um Zeiterfassungsdaten zu erfassen und diese automatisch für eine präzise Lohnabrechnung zu verarbeiten. Ein weiterer Vorteil von Zeiterfassungssoftware sind Überstundenwarnungen, die eine zusätzliche Kontrollmöglichkeit bei der Genehmigung und Zuteilung von Überstunden bieten.
Anwesenheits- und Abwesenheitsmanagement
Workforce Management Software sollte die Anwesenheit der Mitarbeitenden erfassen, Genehmigungen von Abwesenheitsanträgen automatisieren und das Fehlen von Mitarbeitenden im Sinne der Unternehmensrichtlinien zu Abwesenheiten (wie bezahlten Urlaubsansprüchen (PTO)) und behördlichen Vorgaben ausgleichen.
Datenanalytik und Berichterstattung
Die meisten Workforce Management Tools ermöglichen Nutzern eine Echtzeit-Ansicht der Personaldaten über individuell anpassbare Dashboards. Dadurch lassen sich potenzielle Probleme bei der Einsatzplanung oder Personaleinsatz schnell erkennen und rechtzeitig beheben, bevor sie zu ernsthaften Schwierigkeiten führen.
Die besten Workforce Management- und Workforce Analytics Tools ermöglichen zudem die Erstellung von Berichten anhand spezifischer Parameter. So wird die Geschäftsintelligenz und Personalplanung durch die Analyse historischer Daten verbessert.
Mobiles Workforce Management
WFM-Tools, die Zugriff über mobile Endgeräte bieten, ermöglichen es, Einsatzpläne unterwegs zu verwalten und Schichten auch kurzfristig zu besetzen. Das sorgt für eine optimale Personalabdeckung – sogar im Notfall. Dies sind nur einige der vielen Vorteile von mobiler Workforce Management Software.
Mitarbeiter-Self-Service
Ihre Workforce Suite oder Ihr Tool sollte idealerweise ein Self-Service-Portal für Mitarbeitende bieten, mit dem diese ihre eigenen Daten schnell selbst eingeben können, wann immer dies möglich ist, um HR-Ressourcen zu entlasten und Fehler zu minimieren.
Leistungsstarke Integrationen mit Geschäftstools
Für welche WFM-Lösung Sie sich auch entscheiden: Sie sollte mit der bereits bestehenden HR-Software und anderen Geschäftsanwendungen Ihres Unternehmens kompatibel sein. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie keine ganzheitliche Workforce Management Suite im Einsatz haben und stattdessen verschiedene spezialisierte Tools nutzen.
Die richtige Software macht es deutlich effizienter und lohnenswerter, Ihr System für Workforce Management einzuführen, zu überwachen und weiterzuentwickeln.
Eine zufriedene Belegschaft ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen Unternehmen
Effektives Workforce Management strebt an, Mitarbeitende zufrieden zu halten und gleichzeitig die strategischen Ziele des Unternehmens zu unterstützen.
Unternehmen, die diesen Teil ihrer Organisation beherrschen, sind effizienter, innovativer und widerstandsfähiger.
Technologie wird für alle Unternehmen außer den kleinsten empfohlen. Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, finden Sie hier unsere Kurzliste der besten Workforce Management Software und unsere Empfehlungen für Zeiterfassungs- und Anwesenheitssoftware, mit der Sie die Arbeitszeit und Anwesenheit Ihrer Belegschaft effektiv steuern und optimieren können.
Weiterführende Lektüre: Die beste Urlaubsverwaltung für die Nachverfolgung von bezahltem Urlaub (PTO)
