Workforce-Management-Software: Arten & Hauptfunktionen
Workforce Management ist ein wesentlicher Bestandteil des Enterprise Performance Management für jede Organisation.
Angesichts sich schnell verändernder Marktbedingungen, regulatorischer Umbrüche, steigender Mitarbeiterfluktuation, wachsender Gewerkschaftsbewegungen sowie einer immer vielfältigeren und geografisch verteilten Belegschaft wird Workforce Management immer wichtiger—und komplexer.
Workforce Management Software kann diese komplexe Aufgabe erleichtern und effizienter gestalten.
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Was ist Workforce Management?
Workforce Management (WFM) bezeichnet die strategische Zuweisung, Überwachung und Optimierung der wichtigsten Ressource eines Unternehmens: seiner Mitarbeitenden.
Erfolgreiches Workforce Management stellt sicher, dass die richtigen Mitarbeitenden—mit den passenden Qualifikationen—zur richtigen Zeit verfügbar sind, um die Anforderungen ihrer Aufgaben zu erfüllen.
Auch wenn jede Organisation eigene Prioritäten hat, so ist Ressourceneffizienz ein Ziel, das die meisten Unternehmen teilen.
Warum ist Workforce Management wichtig?
Ob Ihr Arbeitsplatz ein etabliertes Unternehmen, ein wachsendes Start-up oder ein Betrieb mit Schichtarbeit ist, Workforce Management ist ein unverzichtbarer Bestandteil Ihrer Managementstrategie.
Effektives Workforce Management hilft Organisationen, ihre Belegschaft so produktiv und kostenbewusst wie möglich zu halten.
Inkonsistente Personalrichtlinien und unzureichende Durchsetzung dieser Richtlinien können zu Problemen führen, wie z. B.:
- Personalmangel
- Überflüssiges Personal
- Unterqualifizierte Mitarbeitende
- Steigende Projektkosten
- Verzögerte Projektausführung
- Verstöße gegen Vorschriften
- Vermeidbare Überstunden
- Arbeitsunfälle
- Unzureichendes Mitarbeiterengagement
- Niedrige Mitarbeitermotivation oder Burnout
- Hohe Mitarbeiterfluktuation.
Daher ist Personalplanung ein entscheidender Aspekt des Talentmanagements und hilft HR-Expert*innen dabei:
- Die Produktivität der Mitarbeitenden zu optimieren
- Eine effiziente Ressourcenplanung für Projekte sicherzustellen
- Performance Management zu optimieren
- Mitarbeitende bei Bedarf weiterzuentwickeln
- Personalengpässe frühzeitig zu erkennen und zu beheben
- Eine genaue Übersicht über Arbeitskosten zu erhalten
- Das unternehmerische Risiko zu senken
- Die Arbeitssicherheit zu fördern
- Gesetze und Vorschriften am Arbeitsplatz einzuhalten
- Initiativen zur Nachfolgeplanung umzusetzen
- Mitarbeiterengagement zu verbessern und die Fluktuation zu reduzieren.
Der Workforce Management Prozess
Im Kern besteht der Workforce Management Prozess darin, die wichtigsten strategischen Prioritäten einer Organisation zu erkennen und Ressourcen entsprechend zuzuweisen. Dies erfordert es, potenzielle Herausforderungen im Personalmanagement zu antizipieren und Maßnahmen zu ergreifen, um effizient zu bleiben und Risiken zu vermeiden.
Der Workforce Management Prozess umfasst Aufgaben wie:
- Strategische Ausrichtung
- Nachfrageprognose
- Mitarbeitereinsatzplanung
- Zeiterfassung
- Anwesenheitsverfolgung
- Datenanalyse
- Mitarbeiterbefähigung
- Kompetenzmanagement
- Ticketing-System für HR-Anfragen
- Lohn- und Gehaltsabrechnung
- Projektabgrenzung und Budgetierung
- Aufgabenmanagement.
Es gibt viel zu besprechen!
Die gute Nachricht ist, dass all dies mit Hilfe einer Workforce-Management-Software rationalisiert und automatisiert werden kann.
Was ist Workforce-Management-Software?
Eine Workforce-Management- (WFM) Softwarelösung ist ein Tool, das es Unternehmen ermöglicht, ihre Personalrichtlinien zu organisieren und viele Aufgaben und Prozesse in ihrem Workforce-Management-System zu automatisieren.
Dies erlaubt es HR-Fachleuten, den Arbeitseinsatz effektiver zu gestalten, die Arbeitszeit der Mitarbeitenden produktiver zu steuern und letztlich ihre Unternehmensziele mit weniger Aufwand zu erreichen.
Welche Vorteile bietet Workforce-Management-Software?
Einige wichtige Vorteile von Workforce-Management-Software bestehen darin, dass sie es dem Management erleichtert, Dienstpläne zu optimieren, Anwesenheit und Zeiterfassung zu verwalten, Produktivität zu überwachen, Leistungsmanagement zu optimieren, die Lohnabrechnung durchzuführen, gesetzliche Vorschriften einzuhalten und die Arbeitssicherheit der Mitarbeitenden zu fördern.
Bei richtiger Implementierung und Nutzung kann die passende Workforce-Management-Lösung Arbeitgebern helfen:
- Manuelle Aufgaben zu automatisieren, um Zeit zu sparen, Engpässe zu beseitigen und Fehler zu reduzieren.
- Genaues, aktuelles Workforce-Data zu erfassen und bessere Entscheidungen durch datengestützte Analysen in Echtzeit zu treffen.
- Omnikanal-Workforce-Management einzuführen, um einen besseren Zugang für hybride oder mobile Teams zu ermöglichen.
- Teamübergreifende Effizienz zu verbessern, indem die Zusammenarbeit und das Mitarbeiterengagement gefördert und Silos sowie Redundanzen abgebaut werden.
- Betriebskosten senken (z. B. durch Überbesetzung, zu viele Überstunden oder Fremdvergabe) durch genauere Prognosen und Ressourcenzuweisung. Fortschrittliche WFM-Lösungen passen Budgets sogar automatisch bei Planänderungen an.
- Die Kundenerfahrung optimieren durch kompetenzbasierte Zuweisung, sodass Kunden mit dem richtigen Service-Experten verbunden werden
- Die Verwaltungslast verteilen über Self-Service-Portale für Führungskräfte und Mitarbeitende, in denen sie Zugang zu bestimmten Funktionen erhalten
- Genauigkeit der Lohnabrechnung verbessern, indem Arbeitszeiterfassung, bezahlter Urlaub, aufgezeichnete Überstunden usw. automatisch abgeglichen werden, und so menschliche Fehler durch manuelle Datenerfassung und -berechnung reduziert werden.
- Proaktiv Planungsprobleme erkennen und beheben, indem sie in Echtzeit auf Personaleinsatzdaten zugreifen und Anpassungen vornehmen, um Probleme wie Unterbesetzung zu vermeiden. Die beste Workforce-Management-Software ermöglicht sogar die Erstellung intelligenter Pläne nach Abteilung, Projekt, Job oder Standort.
- Exakte und ausführliche Dokumentation führen, um beispielsweise bei einer Betriebsprüfung die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben nachzuweisen.
Welche Arten von Workforce-Management-Software gibt es?
Es gibt eine große Bandbreite unterschiedlicher WFM-Software-Tools. Manche sind eigenständige Produkte, die eine oder mehrere der unten aufgeführten Funktionen abdecken, während andere eine umfassendere, integrierte Lösung bieten.
- Planungssoftware
- Anwesenheitssoftware
- Projektmanagement- (Kanban etc.) und Kommunikationstools
- Zeiterfassungssoftware
- Lösungen zur Abwesenheitsverwaltung
- Lohnabrechnungssoftware
- Mitarbeiterbindungs-Tools
- Kundenbeziehungsmanagement-Tools
- Lösungen für Kundenservice & Support-Tickets
- Software zur Nachverfolgung von Arbeitsunfällen.
Was sind die wichtigsten Funktionen von Workforce Management Software?
Die besten Workforce Management Software-Lösungen ermöglichen es modernen Unternehmen, alle Aktivitäten zu organisieren und zu verfolgen, die für die Aufrechterhaltung eines effizient besetzten, kostengünstigen und produktiven Personals erforderlich sind.
Es gibt verschiedene Preisoptionen für Workforce Management Software, die mehr Nutzer und/oder unterschiedliche Funktionen freischalten.
Nachfolgend sind einige der wichtigsten Funktionen aufgeführt, auf die Sie bei der Auswahl einer Workforce Management Software achten sollten.
Prognose des Personalbedarfs
Eine gute WFM-Lösung sollte in der Lage sein, Trends zu erkennen und Faktoren vorherzusagen, die den Personalbedarf und die Verfügbarkeit beeinflussen, wie zum Beispiel sich ändernde Projektzeitpläne, saisonale Veränderungen in der Verfügbarkeit von Arbeitskräften, Schwankungen in der Kunden- oder Verbrauchernachfrage und mehr. Durch die frühzeitige Erkennung dieser Szenarien können Sie Ihre Personalkosten besser planen und Ihr Personal effizienter einsetzen.
Intelligente Einsatzplanung
Jede Workforce Software, die etwas auf sich hält, sollte intelligente Einsatzplanungsfunktionen beinhalten, die es Managern ermöglichen, Mitarbeiter für Schichten oder Projekte nach Kriterien wie Verfügbarkeit, Kompetenzen, Kosten, Erfahrung, Präferenz, Standort und mehr auszuwählen. Einsatzplanungs-Tools sollten auch einen Self-Service-Zugang für Mitarbeitende bieten, damit diese Schichten untereinander tauschen können, um eine vollständige Schichtabdeckung zu gewährleisten. Manche Tools beinhalten zudem Funktionen, die KI für das Workforce Management und die Einsatzplanung nutzen.
Zeiterfassung
Ein Workforce Management Tool sollte über eine Zeiterfassungsfunktion verfügen oder mit Geräten und Tools wie Zugangsscannern, cloudbasierter Zeiterfassungssoftware, Terminals, Kassensystemen (POS), mobilen Apps oder Online-Stundenzetteln integrierbar sein, um Zeiterfassungsdaten zu erfassen und sie automatisch für ein korrektes Lohnmanagement zu verarbeiten. Ein weiterer Vorteil von Zeiterfassungssoftware sind Überstundenbenachrichtigungen, die eine nützliche Funktion darstellen, da Arbeitgeber so mehr Kontrolle über Überstundenfreigaben und -zuteilungen erhalten.
Anwesenheits- und Abwesenheitsmanagement
Workforce Management Software sollte die Anwesenheit der Mitarbeitenden erfassen, Genehmigungen von Abwesenheitsanträgen automatisieren und Fehlzeiten mit den Unternehmensrichtlinien bezüglich Abwesenheiten (wie bezahlter Urlaub (PTO)) sowie behördlichen Vorschriften abgleichen.
Datenanalyse und Berichterstattung
Die meisten Workforce Management-Tools bieten den Nutzern eine Echtzeit-Ansicht der Personaldaten über anpassbare Dashboards. So lassen sich potenzielle Probleme bei Einsatzplanung oder Personalbesetzung leicht erkennen und rechtzeitig beheben, bevor sie zum Problem werden.
Die besten Workforce Management- und Workforce Analytics-Tools ermöglichen es zudem, Berichte mit spezifischen Parametern zu erstellen, was die Unternehmensintelligenz und die Personalplanung durch die Analyse historischer Daten verbessert.
Mobiles Workforce Management
WFM-Tools mit mobilem Zugriff erleichtern die Verwaltung von Dienstplänen und das Besetzen von Schichten von unterwegs und helfen dabei, auch in Notfällen eine optimale Personalabdeckung zu gewährleisten. Dies sind nur einige der vielen Vorteile von mobiler Workforce Management Software.
Mitarbeiter-Self-Service
Ihre Workforce Suite oder Ihr Tool sollte idealerweise ein Mitarbeiter-Self-Service-Portal bieten, über das Mitarbeitende ihre Daten – wenn möglich – selbst eingeben können, um HR-Ressourcen zu sparen und Fehler zu reduzieren.
Leistungsstarke Integration mit Business-Tools
Unabhängig davon, für welche WFM-Lösung Sie sich entscheiden, sollte diese mit der vorhandenen HR-Software und den Business-Tools Ihres Unternehmens kompatibel sein. Das ist besonders wichtig, wenn Sie keine ganzheitliche Workforce Management Suite haben und verschiedene spezialisierte Tools nutzen.
Die richtige Software macht den Prozess der Einführung, Verfolgung und Verbesserung Ihres Workforce Management-Systems wesentlich effizienter und lohnender.
Ein zufriedener Mitarbeiterstamm ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen Unternehmen
Effektives Workforce Management hat zum Ziel, die Mitarbeitenden zufriedenzustellen und gleichzeitig den strategischen Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht zu werden.
Unternehmen, die diesen Aspekt ihrer Geschäftstätigkeit meistern, agieren effizienter, innovativer und widerstandsfähiger.
Technologie wird für alle Unternehmen empfohlen, außer für die kleinsten. Um den Einstieg zu erleichtern, finden Sie in unserer Zusammenstellung die beste Workforce-Management-Software sowie unsere Empfehlungen für Zeiterfassungs- und Anwesenheitssoftware, mit denen Sie die Arbeitszeiten und Anwesenheit Ihrer Belegschaft effektiv verwalten und optimieren können.
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