Impuestos del trabajo remoto: guía experta para la temporada fiscal de este año

Es bastante sencillo. Pero este principio tiene varias excepciones importantes que los equipos de RR. HH. y los empleados remotos deben comprender antes de equivocarse.

Los impuestos sobre el trabajo remoto son cada vez más complejos y las herramientas tardan en adaptarse a los cambios normativos. El cumplimiento es la parte más difícil, no solo el procesamiento de los datos.

— Norma Delgado, fundadora de Global Payroll Geeks

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Tipos de trabajadores remotos y cómo difieren sus impuestos

No todos los trabajadores remotos tributan de la misma manera. El primer paso para cumplir correctamente es entender qué tipo de trabajador tienes.

1. Los empleados que trabajan permanentemente a distancia trabajan para una empresa ubicada en otro estado o país de forma continuada. Sus obligaciones fiscales dependen de los acuerdos, la reciprocidad y los convenios fiscales entre las jurisdicciones involucradas.
2. Los empleados reubicados temporalmente pueden trabajar en otro estado para un proyecto de corta duración o durante un viaje de negocios. Según la duración y los estados involucrados, pueden generar obligaciones fiscales en dos estados al mismo tiempo.
3. Los trabajadores híbridos dividen su tiempo entre su hogar y una oficina situada en otro estado. Por lo general, deben distribuir sus ingresos según el número de días trabajados en cada ubicación y es posible que tengan que presentar declaraciones en ambos estados.
4. Los nómadas digitales se mudan con frecuencia, a veces cruzando fronteras internacionales. Sus situaciones fiscales se encuentran entre las más complejas, ya que pueden activar pruebas de residencia en varios países.
5. Los trabajadores en acuerdos de coempleo, como los gestionados a través de una empresa PEO, tienen obligaciones fiscales compartidas entre el empleador y la PEO. El contrato de trabajo determina la responsabilidad legal.
6. Los contratistas independientes trabajan por cuenta propia y son plenamente responsables de sus propios impuestos, incluido el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia, los pagos trimestrales estimados y todas las declaraciones estatales aplicables.

Comprender qué categoría corresponde a cada trabajador de tu equipo determina todas las decisiones posteriores.

El problema fundamental de la clasificación incorrecta de empleados

Antes de continuar: la clasificación de los trabajadores es enormemente importante a efectos fiscales, y equivocarse resulta costoso.

La clasificación incorrecta de empleados se produce cuando un trabajador que funciona como empleado es considerado un contratista independiente, o viceversa. El IRS examina esta clasificación detenidamente, y las consecuencias de una clasificación incorrecta pueden producirse en ambas direcciones.

Para los empleadores: clasificar incorrectamente a un empleado como contratista significa que podrías deber impuestos atrasados, intereses y sanciones por todos los impuestos sobre la nómina que no retuviste ni ingresaste. Además, podrías tener responsabilidad por prestaciones adeudadas.

Para los trabajadores: ser clasificado incorrectamente como contratista implica perder las aportaciones del empleador a la Seguridad Social y Medicare, además de ser personalmente responsable del impuesto completo sobre el trabajo por cuenta propia (15.3%), que habrían compartido con un empleador si se les hubiera clasificado correctamente.

Revisa periódicamente la clasificación de tus trabajadores conforme a las directrices del IRS, especialmente a medida que amplías tu plantilla remota.

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Para empleadores: retenciones estatales, nexo y obligaciones de cumplimiento

Esta sección está dirigida a responsables de RR. HH., gestores de nóminas y equipos financieros que gestionan empleados remotos en distintos estados.

Retención del impuesto estatal sobre la renta: la regla básica

Como se ha indicado anteriormente, por lo general se retiene el impuesto estatal sobre la renta en función del lugar donde trabaja físicamente el empleado. Si tienes un empleado remoto en California, retienes el impuesto sobre la renta de California. Si tienes uno en Texas, que no tiene impuesto estatal sobre la renta, no es necesario realizar retenciones para ese estado, aunque podrían seguir aplicándose otras obligaciones (más información a continuación).

A nivel federal, las normas son uniformes: todos los empleados con formulario W-2, independientemente de dónde trabajen, requieren que retengas el impuesto federal sobre la renta, la Seguridad Social (6,2 %), Medicare (1,45 %) y que contribuyas al FUTA (impuesto federal de desempleo).

La retención a nivel estatal es donde la situación se complica. El software de RR. HH. con funciones integradas de nómina multiestatal puede automatizar gran parte de este proceso, pero aun así necesitas comprender las normas para configurarlo correctamente.

La regla de conveniencia del empleador

La regla que más malentendidos genera en la fiscalidad del trabajo remoto es la regla de conveniencia del empleador (COE). Esta regla da la vuelta al principio estándar del «lugar de trabajo»: permite que determinados estados graven los ingresos de los trabajadores remotos como si estuvieran trabajando en el estado del empleador, incluso cuando se encuentran físicamente en otro lugar.

La regla solo se aplica cuando el empleador tiene su sede en uno de estos estados y el empleado trabaja a distancia por elección propia (por su conveniencia), en lugar de hacerlo porque el empleador se lo exige. A fecha de 2026, ocho estados aplican la regla COE. Son Alabama, Connecticut, Delaware, Nebraska, Nueva Jersey, Nueva York, Oregón y Pensilvania.

Estado	¿Qué activa la «necesidad del empleador»?
Nueva York	El empleador debe exigir el trabajo remoto como una condición empresarial real, no limitarse a permitirlo
Pensilvania	Trabajo remoto exigido por el empleador; el empleado debe demostrar la necesidad
Delaware	Exigido por el empleador; se definen pocas exenciones formales
Nebraska	Exigido por el empleador; también se aplica una prueba basada en el domicilio
Alabama	Modalidad de trabajo remoto exigida por el empleador
Oregón	El empleador debe exigir específicamente la ubicación fuera del estado
Connecticut	Exigido por el empleador y documentado
Nueva Jersey	Exigido por el empleador; regla promulgada en julio de 2023

La versión de Nueva York es la más agresiva y la que más litigios ha generado. En mayo de 2025, el Tribunal de Apelaciones Fiscales de Nueva York confirmó la regla COE en el caso Zelinsky, afirmando que contratar simplemente a alguien a distancia porque vive allí no constituye una necesidad del empleador, lo que significa que sigue aplicándose el impuesto del estado del empleador. Actualmente está en curso una impugnación ante un tribunal de apelación, por lo que este sigue siendo un precedente judicial activo que debe vigilarse.

En la práctica: si tu empresa tiene su sede en Nueva York y tu empleado remoto en Ohio trabaja desde casa por su propia conveniencia (no porque tú se lo exijas), Nueva York podría seguir esperando que se pague el impuesto sobre la renta correspondiente a esos salarios, además de cualquier obligación en Ohio. Esta es una de las fuentes más habituales de conflictos por doble imposición en el trabajo remoto.

Nueva Jersey y Connecticut tienen normas similares, pero con un requisito de reciprocidad: solo activan la prueba COE si el estado de residencia del empleado también tiene una regla COE.

Para los empleados: si tu empleador tiene su sede en uno de estos ocho estados y trabajas a distancia por elección propia, comprueba si podrías deber impuestos sobre la renta tanto en tu estado como en el estado de tu empleador.

Acuerdos de reciprocidad: cuándo simplifican las cosas

Si tu empleado vive en un estado que tiene un acuerdo de reciprocidad con el estado de tu empresa, la situación de las retenciones se simplifica considerablemente.

Estado	Tiene reciprocidad con
Arizona	California, Indiana, Oregón, Virginia
DC (Washington D.C.)	Maryland, Virginia
Illinois	Iowa, Kentucky, Míchigan, Wisconsin
Indiana	Kentucky, Míchigan, Ohio, Pensilvania, Wisconsin
Iowa	Illinois
Kentucky	Illinois, Indiana, Míchigan, Ohio, Virginia, Virginia Occidental, Wisconsin
Maryland	DC, Pensilvania, Virginia, Virginia Occidental
Míchigan	Illinois, Indiana, Kentucky, Minnesota, Ohio, Wisconsin
Minnesota	Míchigan, Dakota del Norte
Montana	Dakota del Norte
Nuevo Jersey	Pensilvania
Dakota del Norte	Minnesota, Montana
Ohio	Indiana, Kentucky, Míchigan, Pensilvania, Virginia Occidental
Pensilvania	Indiana, Maryland, Nueva Jersey, Ohio, Virginia, Virginia Occidental
Virginia	DC, Kentucky, Maryland, Pensilvania, Virginia Occidental
Virginia Occidental	Kentucky, Maryland, Ohio, Pensilvania, Virginia
Wisconsin	Illinois, Indiana, Kentucky, Míchigan

Asegúrate de que los empleados completen los certificados de exención correspondientes para no retener impuestos para el estado equivocado.

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Comprender el nexo fiscal: cuándo una sola contratación remota crea una obligación tributaria

El nexo fiscal es el término jurídico que describe que una empresa tiene una presencia suficiente en un estado como para estar sujeta a sus leyes tributarias. Antes de que el trabajo remoto se generalizara, normalmente era necesario contar con una oficina física o un almacén para establecer un nexo fiscal. Esto ya no es así.

En la mayoría de los estados actuales, un solo empleado remoto puede crear un nexo fiscal, lo que puede activar:

• Registro para la retención del impuesto estatal sobre la renta
• Registro de una cuenta del seguro estatal de desempleo (SUI)
• Requisitos del seguro de indemnización por accidentes laborales en ese estado
• Posibles obligaciones de presentar declaraciones del impuesto de sociedades o del impuesto de franquicia
• En algunos casos, obligaciones de recaudar el impuesto sobre las ventas

El nexo fiscal no desaparece cuando el empleado se marcha. Una vez establecido, normalmente requiere una baja formal del registro.

Errores habituales relacionados con el nexo fiscal que debes evitar:

• Contratar a un empleado remoto en un estado nuevo sin registrar antes las cuentas de nómina («nexo de nómina silencioso»)
• Suponer que un estado sin impuesto sobre la renta no tiene obligaciones; Washington no aplica un impuesto sobre la renta a los salarios, pero exige contribuciones del empleador a los programas de baja familiar y médica remunerada, seguro de cuidados de larga duración y baja por enfermedad remunerada
• Creer que la Ley Pública 86-272 proporciona una protección general; solo protege a los vendedores de bienes tangibles frente al impuesto estatal sobre la renta y únicamente para actividades de captación

Si un empleado trabaja en varios estados, puede ser necesario realizar un prorrateo fiscal, asignando los ingresos proporcionalmente a cada estado según los días trabajados allí. El software de nóminas con funciones de prorrateo entre varios estados puede automatizar este proceso, pero es esencial que los empleados registren con precisión los días trabajados.

Estados sin impuesto sobre la renta, pero con otras obligaciones aplicables

Actualmente, nueve estados no aplican ningún impuesto sobre la renta a los salarios de los empleados: Alaska, Florida, Nevada, Nuevo Hampshire, Dakota del Sur, Tennessee, Texas, Washington y Wyoming.

Nota: Nuevo Hampshire y Tennessee eliminaron progresivamente sus impuestos sobre intereses y dividendos en 2025, por lo que ahora están completamente exentos del impuesto sobre la renta. Sin embargo, los empleadores con trabajadores remotos en estos estados no están exentos de sus obligaciones. Todos los estados tienen algún tipo de obligación relacionada con las nóminas, el seguro de desempleo, la indemnización por accidentes laborales y los mandatos específicos del estado. Washington es el ejemplo más destacado: no aplica un impuesto sobre la renta, pero exige contribuciones importantes de los empleadores a los programas de baja familiar remunerada, cuidados de larga duración y baja por enfermedad remunerada.

Consulta siempre el panorama completo de los impuestos laborales de cada estado, no solo si aplica un impuesto sobre la renta.

Lista de verificación de cumplimiento para contratar en un estado nuevo

Cuando contrates a un empleado remoto en un estado donde tu empresa no tenía presencia previa, sigue esta secuencia antes de que reciba su primer pago:

1. Determinar las implicaciones del nexo: confirmar qué impuestos estatales y registros son aplicables
2. Registrarse para la retención del impuesto estatal sobre la renta: la mayoría de los estados exigen que el empleador se registre antes de comenzar las retenciones
3. Configurar una cuenta del seguro estatal de desempleo (SUI): las tasas y los requisitos del SUI varían según el estado y son independientes del FUTA
4. Obtener cobertura de indemnización por accidentes laborales: los requisitos y los proveedores aceptables varían considerablemente
5. Confirmar las obligaciones fiscales locales: algunas ciudades y condados tienen sus propios impuestos sobre la renta (por ejemplo, Nueva York, Filadelfia y Denver)
6. Comprobar los requisitos específicos del estado: permiso parental retribuido, baja por enfermedad retribuida, seguro de discapacidad y contribuciones para cuidados de larga duración
7. Actualizar la configuración de la nómina: aplicar las tasas de retención correctas, verificar que no se aplique la regla de conveniencia y comprobar los acuerdos de reciprocidad
8. Informar al empleado de sus obligaciones: es posible que también deba actualizar sus opciones de retención (equivalentes al W-4)

En situaciones complejas que impliquen varios estados, o si está expandiéndose rápidamente por muchos estados, asociarse con un empleador registrado puede permitir que este gestione estos pasos en su nombre.

Resumen de las obligaciones fiscales del empleador

• Retener y transferir el impuesto federal sobre la renta, la Seguridad Social, Medicare y el FUTA correspondientes a todos los empleados W-2
• Retener y transferir el impuesto estatal sobre la renta en función del lugar de trabajo del empleado (sujeto a las normas del COE y a los acuerdos de reciprocidad)
• Contribuir al seguro estatal de desempleo del estado del empleado
• Mantener una cobertura de indemnización por accidentes laborales conforme a los requisitos estatales
• Declarar los ingresos en todos los estados aplicables: especialmente cuando los empleados están distribuidos entre distintas jurisdicciones
• Mantener registros precisos de la nómina, incluidos los lugares de trabajo de los empleados y la documentación de cualquier cambio de ubicación

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Para los empleados: dónde deben pagar impuestos y cómo protegerse

Esta sección está dirigida a los trabajadores remotos que intentan comprender sus propias obligaciones de declaración.

¿Dónde se pagan impuestos cuando se trabaja a distancia?

La respuesta breve es la siguiente: por lo general, se pagan impuestos en el estado donde se realiza físicamente el trabajo. Si vive y trabaja en Colorado para una empresa con sede en Nueva York, paga impuestos sobre la renta en Colorado y también paga impuestos federales sobre la renta, como lo haría independientemente de su ubicación.

Sin embargo, hay excepciones importantes que pueden complicar la situación:

• Si su empleador tiene su sede en uno de los ocho estados que aplican la norma del COE y trabaja a distancia por elección propia, es posible que también deba pagar impuestos en el estado de su empleador
• Si trabaja en varios estados a lo largo del año, es posible que deba presentar declaraciones como no residente en cada estado donde haya trabajado
• Si su empleador no efectúa retenciones para su estado, usted será responsable de realizar por su cuenta los pagos fraccionados trimestrales

Residencia fiscal y la regla de los 183 días

Cada estado define la residencia fiscal de forma diferente, pero la mayoría utiliza alguna versión de la regla de los 183 días: si pasa más de 183 días en un estado durante un año natural, por lo general se le considera residente fiscal allí, lo que activa todas las obligaciones de declaración.

En el caso de las personas que se mudaron de estado a mitad de año, es posible que sean residentes durante parte del año en dos estados y deban presentar declaraciones como residentes durante parte del año en ambos.

Para los nómadas digitales y los viajeros frecuentes, la cuestión de la residencia se vuelve realmente compleja. Entre los factores clave que tienen en cuenta la mayoría de los estados se encuentran:

• Dónde se encuentra su hogar permanente (domicilio)
• Dónde se concentran sus intereses económicos y vínculos familiares
• Cuántos días pasó en cada estado
• Dónde está inscrito para votar, dónde se expide su permiso de conducir y dónde está matriculado su vehículo

Distinción importante: la «residencia» y el «domicilio» no son lo mismo. La residencia es el lugar donde vive temporalmente; su domicilio es su hogar permanente, el lugar al que tiene intención de regresar. Los estados utilizan el domicilio para determinar la condición de residente a largo plazo y las obligaciones fiscales.

Declaración en varios estados: cuándo debe presentar declaraciones en más de un estado

Si trabajaste físicamente en más de un estado durante el año, probablemente debas presentar declaraciones en ambos. La mayoría de los estados exige asignar los ingresos en función del número de días trabajados en cada ubicación. Los trabajadores híbridos que se desplazan unos días a la semana cruzando fronteras estatales se ven especialmente afectados; necesitarás registros precisos de la ubicación de tu trabajo día a día.

Para evitar pagar impuestos completos dos veces sobre los mismos ingresos, la mayoría de los estados ofrecen un crédito por los impuestos pagados a otro estado. Este crédito no siempre cubre el importe total, especialmente si los tipos impositivos son diferentes, pero evita la doble imposición real en la mayoría de los casos.

Si tu empleador no retiene automáticamente impuestos para cada estado en el que trabajas, eres responsable de realizar pagos trimestrales de impuestos estimados a esos estados. No realizar estos pagos puede dar lugar a sanciones por pagos insuficientes, incluso si regularizas tu situación al presentar la declaración.

Qué deben hacer los empleados

• Notifica de inmediato a tu empleador cada vez que cambies de ubicación de trabajo, incluso temporalmente, para que pueda ajustar correctamente las retenciones
• Comprueba si tu estado de residencia y el estado de tu empleador tienen un acuerdo de reciprocidad que pueda simplificar tu declaración
• Registra los días que trabajaste en cada estado durante todo el año, especialmente si viajas por trabajo o divides tu tiempo entre distintas ubicaciones
• Presenta una declaración como no residente en cualquier estado en el que hayas obtenido ingresos pero no seas residente
• Realiza pagos trimestrales de impuestos estimados si tu empleador no retiene impuestos para un estado en el que debes pagar impuestos
• Consulta a un profesional fiscal en situaciones que involucren varios estados; la interacción entre las normas de residencia, las normas COE y los acuerdos de reciprocidad puede producir resultados inesperados

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Deducciones fiscales para trabajadores remotos en EE. UU.

La norma de la TCJA y por qué la mayoría de los empleados W-2 no pueden deducir los gastos de una oficina en casa

Antes de la Ley de recortes fiscales y empleos de 2018 (TCJA), los empleados podían deducir los gastos laborales no reembolsados en sus declaraciones federales. La TCJA eliminó esta deducción para los empleados W-2 hasta 2025. La actual Administración Trump ha señalado su intención de prorrogar la ley, por lo que es probable que esta restricción siga vigente después de 2025.

Si eres un empleado W-2, por lo general no puedes deducir los gastos de una oficina en casa en tu declaración federal, incluso si trabajas desde casa a tiempo completo y tu empleador no te ofrece ningún reembolso.

Excepciones a nivel estatal: 13 jurisdicciones aún permiten deducciones para empleados W-2

Esto es lo que muchas guías omiten: varios estados y jurisdicciones aún permiten que los empleados W-2 deduzcan los gastos laborales no reembolsados en sus declaraciones estatales, incluso cuando la deducción federal no está disponible. Si trabajas de forma remota en alguno de los siguientes lugares, consulta las normas de tu estado:

• California
• Illinois
• Iowa
• Massachusetts
• Minnesota
• Montana
• Nuevo Hampshire
• Nueva York
• Dakota del Norte
• Pensilvania
• Dakota del Sur
• el Distrito de Columbia
• Seattle (ámbito municipal)

Si te encuentras en una de estas jurisdicciones, los gastos no reembolsados, una oficina dedicada en casa, Internet y un teléfono de trabajo podrían ser deducibles en tu declaración estatal. Conserva los recibos y la documentación.

Deducciones para trabajadores por cuenta propia y contratistas independientes

Algunos estados exigen legalmente que los empleadores reembolsen a los trabajadores remotos los gastos relacionados con el trabajo. California es el ejemplo más destacado: los empleadores de ese estado deben reembolsar a los empleados todos los gastos empresariales necesarios, incluida una parte de los costes de Internet y teléfono. Illinois, Iowa, Massachusetts, Montana y el Distrito de Columbia tienen requisitos similares.

Si eres un empleador con trabajadores remotos en estos estados, no reembolsar los gastos exigidos te expone a sanciones. Considera establecer una política clara de ayuda para el trabajo remoto y audita tus prácticas de reembolso según el estado.

Si trabajas por cuenta propia o como contratista independiente, la situación es mucho más favorable. Puedes deducir los gastos empresariales ordinarios y necesarios de tus ingresos del trabajo por cuenta propia, incluidos:

• Equipamiento de oficina en casa (ordenadores, monitores, teléfonos, mobiliario)
• Costes de telecomunicaciones (servicio de internet y teléfono utilizados para el trabajo)
• Suministros, proporcionalmente al uso de la oficina en casa (electricidad, gas, calefacción)
• Seguros (partes relacionadas con la actividad empresarial)
• Comisiones bancarias relacionadas con la actividad empresarial y tasas de licencias comerciales
• Comidas de negocios (sujetas a la limitación del 50 %)
• Gastos de viaje relacionados con el trabajo
• Una parte del alquiler o de los intereses hipotecarios, en función de los metros cuadrados de la oficina en casa

La deducción por oficina en casa. Disponible únicamente si mantienes un espacio utilizado exclusiva y habitualmente para la actividad empresarial, se calcula utilizando uno de dos métodos:

Método estándar: Divide los metros cuadrados de tu oficina en casa entre los metros cuadrados totales de tu vivienda. Ese porcentaje se aplica a tus gastos reales de la vivienda.

Ejemplo: oficina de 200 pies cuadrados ÷ vivienda de 2.000 pies cuadrados en total = el 10 % de los gastos de la vivienda son deducibles

Método simplificado: Multiplica los metros cuadrados de tu oficina por 5 $ por pie cuadrado, hasta un máximo de 300 pies cuadrados.

Ejemplo: 200 pies cuadrados × 5 $ = 1.000 $ deducibles al año

El método simplificado es más fácil de calcular; el método estándar suele producir una deducción mayor si tus gastos reales de vivienda son elevados. Realiza ambos cálculos para determinar cuál te resulta más beneficioso.

También puedes utilizar un software de gestión de gastos para registrar tus gastos durante todo el año. Aquí tienes una descripción práctica del software sencillo de gestión de gastos que te ayudará a elegir la herramienta adecuada.

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Impuestos del trabajo remoto internacional

Implicaciones fiscales de contratar trabajadores remotos a nivel internacional

Ampliar tu reserva de talento mediante la contratación de trabajadores remotos a través de fronteras internacionales introduce un nuevo nivel de complejidad fiscal. Los empleadores deben navegar por leyes fiscales que varían considerablemente según el país, y los errores pueden resultar costosos.

Obligaciones clave que debes conocer:

Obligaciones fiscales en la ubicación del empleado: Es posible que debas cumplir las leyes fiscales y laborales locales, incluidas las retenciones del impuesto sobre la renta, las cotizaciones a la seguridad social, los requisitos de pensiones y las prestaciones obligatorias, en el país donde reside y trabaja tu empleado.

Registro de nómina: Muchos países exigen que los empleadores extranjeros registren una entidad local de nómina antes de poder pagar legalmente a los empleados. Sin esto, es posible que tengas que utilizar un empleador registrado para contratar al trabajador en tu nombre. Para la contratación internacional cercana específicamente en Canadá, aquí tienes una guía sobre las mejores empresas canadienses de empleador registrado.

Riesgo de establecimiento permanente

Uno de los riesgos más graves y más ignorados de la contratación remota internacional o de trabajar con un empleador registrado es el establecimiento permanente (EP). Se crea un EP cuando tu empresa tiene una presencia imponible suficiente en un país extranjero, lo que puede ocurrir simplemente al tener allí a un empleado trabajando de forma continuada.

Una vez establecido un EP, el país extranjero puede exigirte:

• Presentar declaraciones del impuesto de sociedades en esa jurisdicción
• Pagar el impuesto de sociedades sobre los beneficios atribuibles a esa presencia
• Registrarte para el IVA local o para los impuestos sobre bienes y servicios

Esto puede ocurrir sin que realices ningún esfuerzo deliberado; por ejemplo, un solo empleado que trabaje permanentemente desde su casa en Alemania puede crear un EP alemán para una empresa estadounidense. Consulta a un profesional fiscal antes de realizar tu primera contratación internacional.

Cómo determinar la residencia fiscal de los trabajadores internacionales

Las obligaciones fiscales internacionales de tu empleado vienen determinadas principalmente por su país de residencia fiscal, que es el país donde vive y mantiene sus principales vínculos económicos.

La mayoría de los países utilizan alguna versión de la regla de los 183 días: si pasas más de la mitad del año fiscal en un país, generalmente se te considera residente fiscal allí. Sin embargo, las reglas específicas varían; algunos países utilizan el cómputo por año natural, otros aplican períodos móviles de 12 meses y algunos tienen pruebas adicionales basadas en el domicilio y los intereses económicos.

Para los ciudadanos estadounidenses que trabajan en el extranjero, las reglas son particulares: Estados Unidos grava a sus ciudadanos sobre los ingresos mundiales, independientemente de dónde vivan. Sin embargo, existen dos mecanismos de alivio fiscal importantes:

• La exclusión de ingresos obtenidos en el extranjero (FEIE) permite a los ciudadanos estadounidenses que cumplen los requisitos y viven en el extranjero excluir de los impuestos estadounidenses una parte de los ingresos obtenidos en el extranjero (el importe de exclusión para 2025 es de $130,000)
• Los créditos fiscales por impuestos extranjeros permiten a los ciudadanos estadounidenses compensar su obligación tributaria en Estados Unidos con los impuestos ya pagados a un país extranjero, reduciendo o eliminando la doble imposición

Para poder acogerse a la FEIE, el empleado debe cumplir la prueba de residencia de buena fe (residir en un país extranjero durante un año fiscal completo) o la prueba de presencia física (estar fuera de Estados Unidos durante al menos 330 días en un período de 12 meses).

Para los nómadas digitales que cruzan fronteras con frecuencia, determinar el domicilio fiscal puede ser realmente complejo. Se recomienda encarecidamente consultar a un asesor fiscal especializado en fiscalidad internacional.

¿Qué es un acuerdo para evitar la doble imposición (DTA)?

Un acuerdo para evitar la doble imposición (DTA), también llamado tratado fiscal, es un acuerdo bilateral entre dos países diseñado para evitar que los mismos ingresos tributen dos veces. Estados Unidos tiene acuerdos para evitar la doble imposición con más de 60 países.

Aspectos clave sobre cómo funcionan los acuerdos para evitar la doble imposición para los trabajadores a distancia:

• Los acuerdos para evitar la doble imposición suelen definir qué país tiene los derechos tributarios principales sobre los distintos tipos de ingresos
• A menudo establecen tipos reducidos de retención fiscal sobre dividendos, intereses y regalías
• Especifican las reglas para determinar la residencia fiscal cuando una persona podría ser residente en ambos países
• Es posible que aún haya que presentar declaraciones fiscales en ambos países aunque se aplique un acuerdo para evitar la doble imposición y este reduzca a cero la obligación tributaria real

Para los empleadores: entender qué acuerdos para evitar la doble imposición se aplican a sus empleados internacionales es esencial para estructurar correctamente los contratos y las nóminas. Trabaja con asesores fiscales especializados o desarrolla conocimientos internamente. No asumas que un acuerdo para evitar la doble imposición elimina todas las obligaciones, ya que las reduce de maneras concretas.

Buenas prácticas para gestionar los impuestos laborales transfronterizos

• Comprende la normativa local antes de contratar internacionalmente; el impuesto sobre la renta, la seguridad social, las aportaciones a planes de pensiones y las prestaciones obligatorias varían enormemente según el país
• Mantén registros precisos de las ubicaciones de los empleados, los contratos y todos los formularios fiscales; utiliza software de nóminas con funciones de cumplimiento normativo internacional
• Establece políticas claras de trabajo a distancia que especifiquen dónde están autorizados y dónde no están autorizados a trabajar los empleados, y actualiza los contratos laborales cuando cambien las condiciones
• Realiza auditorías periódicas de cumplimiento, especialmente ahora que las medidas excepcionales de la época de la pandemia han expirado y muchos países han reforzado la aplicación de las normas sobre empleo transfronterizo
• Colabora con un EOR o un proveedor internacional de nóminas en los países donde no tengas conocimientos especializados ni una entidad local; estos asumen la responsabilidad legal como empleador y gestionan el cumplimiento normativo local

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Qué ha cambiado en 2026: reglas que debes conocer ahora

Las normas fiscales sobre el trabajo a distancia han estado cambiando desde la pandemia. Esto es lo que ha cambiado y lo que debes tener en cuenta:

Las medidas excepcionales de la época de la pandemia han expirado. Varios estados, incluidos Georgia, Indiana y Minnesota, habían emitido directrices durante la pandemia que eximían temporalmente a los trabajadores a distancia de obligaciones que activaban un nexo fiscal. Esas medidas han terminado. Las normas estándar de atribución y retención anteriores a la pandemia vuelven a estar en vigor. Si tu equipo ha crecido entre distintos estados desde 2020 y no has revisado tu situación de cumplimiento, este es el momento.

La norma COE de Nueva York fue confirmada en Zelinsky (mayo de 2025). El Tribunal de Apelaciones Fiscales de Nueva York reafirmó que contratar a alguien a distancia porque ese es el lugar donde vive el candidato no constituye una necesidad del empleador. El trabajo a distancia realizado por preferencia personal sigue estando sujeto a retención de impuestos de Nueva York para los empleadores con sede en Nueva York. Hay un recurso de apelación pendiente, por lo que esto aún podría evolucionar, pero por ahora la norma de Nueva York se mantiene.

Las restricciones a las deducciones de la TCJA siguen vigentes. La suspensión de las deducciones detalladas diversas para los empleados con formularios W-2 establecida por la Ley de Recortes Fiscales y Empleo continúa hasta 2025. La actual administración ha señalado su intención de prorrogar estas disposiciones, por lo que los empleados no deberían contar con que la deducción federal por despacho en casa se restablezca próximamente.

La aplicación de las retenciones estatales está aumentando. California, Nueva York y varios otros estados con impuestos elevados están auditando cada vez más las declaraciones de residencia de los trabajadores remotos y la declaración de ingresos en varios estados. Los empleados que afirman haberse mudado fuera del estado, pero mantienen vínculos sólidos con su estado anterior, son un objetivo de auditoría especialmente frecuente. La documentación de los cambios de domicilio fiscal es más importante que nunca.

Actualizaciones sobre los estados sin impuesto sobre la renta: Nuevo Hampshire y Tennessee eliminaron gradualmente sus impuestos sobre los ingresos de inversiones, con efecto desde el 1 de enero de 2025, lo que los convirtió en estados completamente exentos del impuesto sobre los ingresos salariales. Si tenía empleados en estos estados y aplicaba retenciones sobre los ingresos de inversiones, actualice sus configuraciones.

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Servicios y recursos para ayudar a gestionar los impuestos del trabajo remoto

Servicios de empleador registrado (EOR)

Para las empresas que buscan contratar trabajadores internacionales o expandirse rápidamente por distintos estados de EE. UU., un EOR suele ser la vía de cumplimiento más eficiente. El EOR se convierte en el empleador legal registrado en cada jurisdicción y asume la responsabilidad de las nóminas, las retenciones fiscales, las cotizaciones sociales y el cumplimiento de la legislación laboral local.

Entre las principales ventajas de un EOR se incluyen:

• Gestión fiscal integral: El EOR se encarga de las retenciones, los pagos, las declaraciones y las cotizaciones obligatorias en cada jurisdicción
• Transferencia del riesgo legal: El EOR asume la responsabilidad del empleador, reduciendo significativamente el riesgo de incumplimiento para su empresa
• Conocimientos actualizados: Los EOR supervisan los cambios en la normativa fiscal para que su equipo no tenga que hacerlo
• Rapidez: Puede contratar personal en un nuevo estado o país en cuestión de días, no de meses

En nuestra guía sobre los mejores servicios de empleador registrado analizamos las principales opciones de EOR. Por ejemplo, Globalization Partners es una opción sólida para las empresas que se expanden internacionalmente.

Servicios de nómina global

Los servicios de nómina global gestionan el procesamiento de nóminas en varios países desde una única plataforma, sin asumir la condición de empleador legal. Estas son algunas de las principales funciones que debe buscar:

• Pagos en varias divisas con procesamiento de nóminas local conforme a la normativa
• Cálculo y presentación automatizados de impuestos en distintas jurisdicciones
• Integración con su sistema de información de recursos humanos existente
• Análisis de nóminas en tiempo real y visibilidad de los costes

A diferencia de los EOR, los proveedores de nóminas globales requieren que tenga o establezca una entidad local en cada país. Son más adecuados para empresas que ya cuentan con presencia legal en varias jurisdicciones y necesitan una forma más eficiente de gestionar la complejidad.

Software fiscal para empresas

Un buen software fiscal para empresas automatiza gran parte del trabajo de cálculo y presentación de declaraciones de nóminas en varios estados de EE. UU., se integra con sus sistemas de recursos humanos y reduce el riesgo de errores manuales. Para equipos distribuidos únicamente en EE. UU., esta suele ser la herramienta de cumplimiento más rentable. Para equipos internacionales, normalmente necesitará funciones de nómina global o de EOR adicionales.

Preguntas frecuentes

¿Qué es la regla de la "conveniencia del empleador"?

La regla de la COE se aplica en ocho estados (Alabama, Connecticut, Delaware, Nebraska, Nueva Jersey, Nueva York, Oregón y Pensilvania). Permite que esos estados graven los ingresos de un empleado remoto como si trabajara en el estado del empleador, aunque se encuentre físicamente en otro lugar, cuando el acuerdo de trabajo remoto existe por conveniencia del empleado y no por necesidad del empleador. La versión de Nueva York es la que se aplica con mayor frecuencia y fue reafirmada recientemente (mayo de 2025).

¿Puede un trabajador remoto pagar impuestos dos veces?

Sí. Los trabajadores remotos pueden enfrentarse a una doble imposición cuando dos jurisdicciones reclaman derechos tributarios sobre los mismos ingresos. Esto ocurre con mayor frecuencia entre los estados que aplican la regla de la conveniencia del empleador y el estado de residencia del empleado, o a escala internacional, cuando un país grava los mismos ingresos que Estados Unidos. La mayoría de las jurisdicciones ofrecen créditos, tratados o acuerdos de reciprocidad para mitigar esta situación, pero no siempre eliminan por completo la doble imposición.

¿Qué estados de EE. UU. no tienen impuesto sobre la renta?

Nueve estados no tienen impuesto sobre la renta aplicable a los salarios: Alaska, Florida, Nevada, Nuevo Hampshire, Dakota del Sur, Tennessee, Texas, Washington y Wyoming. Sin embargo, no tener impuesto sobre la renta no significa no tener obligaciones de nómina; por ejemplo, los empleadores de Washington siguen contribuyendo a programas de permisos familiares remunerados, cuidados de larga duración y bajas por enfermedad remuneradas. Compruebe siempre la situación completa de la nómina de un estado antes de asumir que no existen obligaciones.

¿Qué formularios fiscales necesito al pagar a contratistas remotos en EE. UU.?

Hay tres formularios que debe conocer: pida al contratista que cumplimente un W-9 antes de comenzar el trabajo, presente un 1099-NEC por cada contratista al que haya pagado $600 o más durante el año y presente el formulario 1096 al IRS como resumen de todos sus formularios 1099. Tanto el 1099-NEC como el 1096 deben presentarse antes del 31 de enero. Los formularios 1099 que falten o se presenten fuera de plazo conllevan sanciones de $60–$630 por formulario, dependiendo de cuánto se retrase su presentación.

Si trabaja a distancia, ¿dónde paga impuestos?

En la mayoría de los casos, paga impuestos en el estado o país donde realiza físicamente su trabajo. Si su empleador tiene su sede en una jurisdicción diferente, es posible que también tenga obligaciones allí, especialmente si el estado del empleador aplica la regla de la conveniencia del empleador. Consulte siempre a un profesional fiscal para obtener asesoramiento sobre su situación específica y compruebe si existe un acuerdo de reciprocidad entre su estado y el del empleador.

Este artículo tiene únicamente fines informativos y no constituye asesoramiento fiscal ni jurídico. Las leyes fiscales cambian con frecuencia y varían según la jurisdicción. Consulte a un profesional fiscal cualificado para obtener orientación específica sobre su situación.