Cómo gestionar una nómina exitosa (Lista de comprobación)

Lista de comprobación para procesar la nómina

Antes de poder comenzar a procesar la nómina, tu pequeña empresa necesita un número de identificación del empleador (EIN).

El EIN es esencial para realizar los pagos de impuestos sobre la nómina federales. Puedes solicitarlo a través del sitio web del IRS.

Según tu ubicación y los requisitos específicos de tu estado y de las jurisdicciones locales, es posible que también necesites números de identificación adicionales. Para asegurarte, consulta a consultores de RR. HH. con experiencia de tu zona.

Sigue los pasos del uno al cinco para gestionar la nómina sin problemas.

Paso uno: Recopila toda la información fiscal y de los empleados relevante

El primer paso consiste en recopilar datos. Esto es lo que necesitas de cada empleado:

Información de los empleados

• Nombre legal completo, dirección, número de la Seguridad Social (SSN) y datos de contacto
• Fecha de inicio del empleo
• Formulario W-4 para empleados a tiempo completo y parcial
• Formulario W-9 para contratistas independientes 
• Formulario I-9 del USCIS para acreditar la elegibilidad laboral en EE. UU. 
• Cuenta estatal para informar sobre nuevas contrataciones
• Cuenta del seguro estatal de indemnización laboral 
• Datos de la cuenta bancaria para el depósito directo
• Inscripción en las prestaciones 
• Embargos salariales actuales.

Comprueba los datos de los empleados

• Asegúrate de que toda la información de los empleados sea exacta y esté actualizada
• Verifica los SSN y los nombres con los documentos oficiales 

Clasificación de los empleados

• Aclara la situación laboral: a tiempo parcial o a tiempo completo
• Clasifica correctamente a los empleados a efectos fiscales: contratistas o empleados

Calendario de pagos 

• Frecuencia de pago: semanal, quincenal, dos veces al mes o mensual
• Confirma las fechas de cada periodo de pago

Información fiscal 

• Obtén las tablas más recientes de retenciones fiscales estatales, federales y locales
• Formularios y publicaciones fiscales de las autoridades tributarias

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Deducciones de la nómina

• Identifica las deducciones obligatorias (como el impuesto federal y estatal sobre la renta, la Seguridad Social y Medicare)
• Anota las deducciones voluntarias (como el seguro médico y las aportaciones para la jubilación)

Comprobaciones de cumplimiento

• Asegúrate de que tus procesos de nómina cumplan con las leyes laborales federales, estatales y locales
• Mantente al día sobre cualquier cambio legal que pueda afectar al procesamiento de la nómina

Una vez que hayas recopilado toda esta información, puedes avanzar al paso dos y calcular la remuneración.

Consejo profesional: Las pequeñas empresas pueden beneficiarse de servicios de nómina fiables adaptados a sus necesidades para cumplir la normativa.

Paso dos: Calcular la remuneración

Para calcular correctamente la remuneración, primero debes determinar la remuneración bruta (antes de impuestos) de los empleados. 

Para ello, sigue estos tres pasos:

1. Recopila hojas de horas o registros de asistencia precisos de los empleados por horas
2. Asegúrate de que los saldos de tiempo libre remunerado (PTO) estén actualizados
3. Revisa cualquier aumento salarial, pago retroactivo, ascenso o cese reciente

También es esencial restar todas las deducciones aplicables. Herramientas como el software para informar de gastos pueden simplificar este proceso.

Empleados por horas 

Multiplica su salario por hora por el número de horas trabajadas durante el periodo de pago. Asegúrate de tener en cuenta las horas extraordinarias (si corresponde) y aplica la tarifa correcta para las horas extraordinarias conforme a la legislación laboral.

Empleados con salario fijo

En el caso de los empleados con salario fijo, divide su salario anual entre el número de periodos de pago del año para determinar su remuneración bruta correspondiente al periodo de pago. 

Si los empleados reciben comisiones o bonificaciones, calcúlalas por separado y añádelas a la remuneración bruta habitual.

Esto se vuelve más complicado cuando distintos puestos siguen modelos de remuneración diferentes. En las clínicas dentales, por ejemplo, la nómina puede incluir personal con salario fijo, higienistas por horas, remuneración de asociados basada en la producción y bonificaciones, todo lo cual debe calcularse correctamente dentro del mismo ciclo de pago.

Ahora que tienes toda esta información, puedes calcular la remuneración neta. 

• Resta todas las deducciones aplicables de la remuneración bruta para obtener la remuneración neta (el importe que recibe el empleado) de cada empleado.
• Las deducciones pueden incluir:

• Impuestos federales y estatales sobre la renta
• Impuestos de la Seguridad Social y Medicare
• Primas del seguro médico
• Aportaciones para la jubilación
• Cualquier otra deducción voluntaria
• Después de tener en cuenta todas las deducciones, impuestos y aportaciones, calcula la remuneración neta final que recibirá cada empleado.
• Genera informes de nómina que resuman los ingresos, las deducciones, los impuestos y las aportaciones de los empleados. Estos informes son esenciales para el mantenimiento de registros y el cumplimiento de la normativa.

Paso tres: Comprueba tu trabajo

Este es quizá el paso más importante: comprueba tu trabajo. Después, vuelve a comprobarlo. 

Las discrepancias en la nómina son habituales, por lo que merece la pena (literalmente) realizar comprobaciones exhaustivas de la nómina y verificar que la información de tu registro de nómina es correcta.

Considera la posibilidad de ejecutar una nómina de prueba para un grupo pequeño de empleados antes de procesar la nómina completa. Esto te ayuda a identificar y corregir cualquier problema sin afectar a todos los empleados.

También es recomendable que otra persona revise la información de la nómina para detectar posibles errores. 

Si detectas algún error, es posible que el software de nómina muestre el salario de otro empleado en lugar del que figura en tus registros. Comprueba las discrepancias con tus empleados y con los miembros responsables del equipo para rectificarlas. 

Ahora, vuelve a ejecutar los cálculos.  

Paso cuatro: Cerrar la nómina

El cierre de la nómina es el paso final del ciclo de procesamiento de la nómina. Es un paso importante que debes seguir tanto si tienes un empleado en nómina como si tienes 500.

Implica realizar tareas para garantizar que hayas completado correctamente todas las actividades relacionadas con la nómina requeridas para el periodo de pago actual. 

Esta es una guía paso a paso para cerrar la nómina:

1. Verificar los datos de la nómina: Comprobar todos los datos, cálculos y deducciones de la nómina para garantizar su exactitud y exhaustividad.
2. Realizar ajustes: Si se identifica algún error o discrepancia durante el proceso de verificación, realizar los ajustes necesarios en los datos de la nómina.
3. Conciliar las cuentas: Como las cuentas de pasivo de nómina y las cuentas de gastos, para garantizar que coincidan con los datos de la nómina.
4. Procesar los pagos de impuestos sobre la nómina: Calcular el importe total de los impuestos sobre la nómina retenidos de las nóminas de los empleados durante el periodo de pago. 
5. Preparar y presentar los pagos de impuestos sobre la nómina ante las autoridades fiscales correspondientes. Asegurarse de cumplir todos los plazos de ingreso de impuestos. 
6. Generar informes de nómina del periodo de pago: Estos informes deben detallar los ingresos individuales de los empleados, las deducciones, los impuestos y las contribuciones del empleador.
7. Distribuir las nóminas o procesar los depósitos directos: Preparar las nóminas de los empleados que reciben cheques en papel o iniciar depósitos directos en las cuentas bancarias de los empleados.
8. Asegurarse de que todos los pagos sean exactos y puntuales.
9. Proporcionar resúmenes de nómina: Emitir resúmenes de nómina a los empleados en los que se muestren sus ingresos, los impuestos retenidos, las deducciones y el salario neto del periodo de pago. 
10. Actualizar los registros de nómina: Reflejar los datos del último periodo de pago, incluidas las horas trabajadas, los ajustes salariales y cualquier otro cambio. 
11. Presentar los formularios de impuestos sobre la nómina: Completar y presentar todos los formularios de impuestos sobre la nómina necesarios, como el Formulario 941 (declaración trimestral de impuestos federales del empleador), el Formulario WH-347 para la nómina certificada y los formularios de impuestos estatales o locales.
12. Almacenar los registros de nómina de forma segura: Guardar de forma segura todos los documentos relacionados con la nómina, incluidos los recibos de nómina, los informes de nómina, los formularios de impuestos y otros registros, según lo exija la ley.
13. Realizar la conciliación de la nómina: Conciliar la nómina y los gastos corporativos y pasivos en el sistema contable para garantizar que coincidan con los registros de nómina.
14. Prepararse para el siguiente periodo de pago: Recopilar los registros horarios de los empleados, actualizar cualquier cambio en la situación de los empleados y revisar los próximos calendarios de nómina.

Paso cinco: asignar contribuciones y presentar retenciones

Una vez cerrada la nómina, es el momento de asignar las contribuciones del empleador y presentar las retenciones de impuestos sobre la nómina. 

Este paso garantiza que los importes correspondientes se ingresen en las cuentas y ante las autoridades fiscales respectivas. 

A continuación se desglosan las tareas implicadas:

• Asignar las contribuciones del empleador como el seguro médico, los planes de jubilación (por ejemplo, 401(k)) u otras prestaciones adicionales, y asignar los importes correspondientes a la cuenta individual de cada empleado.
• Ingresar los impuestos sobre la nómina a las autoridades fiscales en función de las retenciones de impuestos sobre la nómina calculadas. Estos impuestos suelen incluir el impuesto federal sobre la renta, el impuesto de la Seguridad Social, el impuesto de Medicare, el impuesto estatal sobre la renta y cualquier impuesto local aplicable (para obtener ayuda, consulta nuestro artículo sobre impuesto sobre la nómina frente a impuesto sobre la renta).
• Remitir las retenciones y las contribuciones de los empleados a las autoridades fiscales o proveedores de prestaciones correspondientes.  
• Emitir extractos para los empleados en los que se detallen sus ingresos totales, los impuestos sobre la nómina retenidos y las contribuciones del empleador realizadas en su nombre (por ejemplo, las contribuciones a planes de jubilación).
• Conservar los registros de los informes de impuestos sobre la nómina, las remesas y las contribuciones a las prestaciones de los empleados según lo exija la ley.

Lista de comprobación de la nómina de fin de año

Gestionar la nómina de fin de año implica algo más que emitir las últimas nóminas: se trata de cerrar la nómina del ejercicio fiscal de forma exacta, conforme a la normativa y puntual. Esta es una lista de comprobación detallada para guiarte durante el proceso:

1. Revisar las fechas y los plazos clave

• Marcar los plazos para los procesamientos finales de nómina, las declaraciones de impuestos y la distribución de formularios (por ejemplo, W-2 y 1099).
• Identificar cuándo se procesará la última nómina del año.
• Comprobar los plazos del IRS y estatales para la presentación de los formularios W-2, 1099 y de impuestos (normalmente, el 31 de enero para los W-2 y 1099).
  

2. Verificar la información de empleados y contratistas

• Confirmar que los nombres, números de la Seguridad Social y direcciones de todos los empleados estén actualizados.
• Asegurarse de que la información de los contratistas/proveedores esté completa para la tramitación de los formularios 1099 (TIN, dirección, etc.).
• Marcar a los empleados despedidos y asegurarse de que se incluya el pago final.
• Comprobar si existen circunstancias especiales:
  • Empleados contratados recientemente o empleados que no cumplimentaron un W-4 en el momento de la contratación
  • Empleados con cheques de nómina anulados o revertidos
  • Empleados o antiguos empleados con disputas salariales activas

3. Revisar y conciliar los datos de nómina acumulados en el año (YTD)

• Conciliar el salario bruto, el salario neto, las deducciones y las retenciones fiscales.
• Asegurarse de que los cheques manuales y los pagos fuera del ciclo habitual estén registrados.
• Comprobar si faltan nóminas o existen registros duplicados.

4. Confirmar las deducciones y prestaciones

• Validar los totales de fin de año de:
  • Seguro médico
  • Aportaciones al plan 401(k)
  • Deducciones HSA/FSA
  • Prestaciones de transporte o complementarias
• Comprobar los ingresos imputados (por ejemplo, seguros de vida colectivos por encima de 50.000 $).
• Conciliar las deducciones antes de impuestos con las deducciones después de impuestos.

5. Procesar la última nómina del año

• Procesar correctamente los últimos cheques de nómina con todas las bonificaciones o ajustes de fin de año.
• Asegurarse de aplicar correctamente el tratamiento fiscal de las bonificaciones (tipo fijo o método agregado).
• Retener los impuestos sobre la nómina aplazados, si procede.

6. Preparar y distribuir los formularios de fin de año

• Generar y distribuir los formularios W-2 a los empleados antes del 31 de enero.
• Enviar los formularios 1099-NEC a los contratistas y presentarlos ante el IRS (también deben presentarse antes del 31 de enero).
• Presentar el formulario W-3 (resumen de los formularios W-2) ante la SSA.
• Proporcionar los formularios de la ACA (1095-C) si son necesarios para cumplir con el mandato aplicable a los empleadores.

7. Presentar las declaraciones fiscales anuales

• Presentar los pagos fiscales federales y estatales finales.
• Presentar el formulario trimestral 941 (T4) y el formulario anual 940 para el impuesto FUTA.
• Comprobar de nuevo las obligaciones fiscales locales si opera en varias jurisdicciones.
  

8. Realizar copias de seguridad y archivar los registros de nómina

• Guardar todos los informes de fin de año: resumen de nómina, declaraciones fiscales, informes de deducciones, etc.
• Conservar los registros de acuerdo con los requisitos legales (normalmente entre 3 y 7 años).
• Restringir el acceso a los documentos confidenciales y garantizar un almacenamiento seguro.
  

9. Comunicarse con los empleados

• Informar a los empleados de cuándo y cómo recibirán los formularios W-2 (por correo postal o en formato digital).
• Proporcionar un punto de contacto para cualquier pregunta relacionada con la nómina.

10. Planificar el nuevo año

• Actualizar las tablas fiscales y las tarifas de las prestaciones para el nuevo año.
• Verificar los cambios en el salario mínimo y en el cumplimiento de las normativas locales.
• Transferir o restablecer los saldos de permisos retribuidos y prestaciones según sea necesario.
• Este es un buen momento para revisar y determinar las políticas de nómina para el nuevo año; quizá quiera ofrecer una mayor flexibilidad.

Cómo garantizar un proceso de nómina fluido

¿Quieres que las nóminas sean un poco más fluidas? Todos queremos lo mismo. Sigue leyendo.

Mantenimiento preciso de los registros

Esto es vital porque, si tus registros son incorrectos, tu nómina también lo será.

Algunas buenas prácticas de nómina para mantener registros precisos incluyen:

• Mantener los expedientes de los empleados: Crea expedientes individuales para cada empleado que contengan la información esencial de nómina. 
• Introducir los datos con prontitud: Comprueba que tus registros reflejen la información más actualizada para cada periodo de pago. 
• Realizar auditorías periódicas: Las auditorías te ayudan a identificar y corregir cualquier discrepancia o error, así como a mantener la integridad de los datos. 
• Proteger los datos de nómina: Implementa procesos para proteger la información confidencial, como la protección mediante contraseña, el almacenamiento seguro y los controles de acceso. 
• Documentar los cambios: Asegúrate de realizar los cambios en cuanto se produzcan, como ajustes salariales, actualizaciones de prestaciones o modificaciones del estado laboral.  

Formación

Considera realizar una formación especializada en nóminas para actualizar tus conocimientos. Algunos proveedores incluyen:

• Profesional certificado de nóminas: cubre todos los aspectos de la nómina, incluidos el cumplimiento normativo, el mantenimiento de registros, la elaboración de informes, la fiscalidad y el cumplimiento normativo. 
• Certificación fundamental de nóminas: diseñada para profesionales de nóminas que comienzan su trayectoria.

También hay muchos proveedores de formación en nóminas en línea que ofrecen certificaciones de nóminas al ritmo de cada persona.

Usa un software

Si estás gestionando tú mismo las nóminas, el software de nóminas para pequeñas empresas adecuado puede mejorar la precisión y la eficiencia.

Cuando eliges el software de nóminas adecuado, puedes pagar a los empleados a tiempo y por los importes correctos sin depender de una lista de comprobación de nóminas exhaustiva.

¿Qué hace el software de nóminas? El software de nóminas está diseñado para gestionar las nóminas sin complicaciones, lo que justifica fácilmente cualquier coste de las soluciones de nóminas asociado. 

Dependiendo del proveedor de nóminas, este puede ofrecer una amplia variedad de funciones para simplificar el procesamiento de nóminas en empresas de todos los tamaños y ofrecer la opción de introducir modalidades de nómina flexibles, como el pago bajo demanda.

Básicamente, el software especializado automatiza todo lo que he mencionado anteriormente. Algunos sistemas combinados de RR. HH. y nóminas también se integran con herramientas de control horario y asistencia. Además, funcionan perfectamente con los programas de contabilidad para que transferir los datos de nómina sea muy sencillo. 

Para los equipos que quieren acceder al proceso desde la web, el software de nóminas en línea puede hacer posible gestionar las nóminas desde cualquier lugar en el que estén trabajando.

Y, si acabas de empezar a procesar nóminas, algunos proveedores de software incluso ofrecen soluciones de nóminas especializadas para empresas emergentes.

Externaliza

Por lo general, RR. HH. supervisa las operaciones de nómina o lo hace un departamento específico de contabilidad y nóminas. Sin embargo, algunas empresas no quieren asumir esa carga.

Pero otra opción es externalizar las nóminas a un proveedor de servicios de nóminas. Muchos propietarios de empresas hacen precisamente eso. Y les encanta.

Los proveedores de servicios de nóminas son expertos en su campo. ¿Qué hace un servicio de nóminas? Bueno, su trabajo consiste en mantenerse al día de las últimas leyes y normativas fiscales. Esto garantiza que recibas informes precisos y conformes sobre el procesamiento de nóminas, con un riesgo mucho menor de errores.

Externalizar las nóminas puede ahorrarte mucho tiempo, permitiéndote centrarte en las actividades principales de la empresa. Además, a medida que tu empresa crece, las nóminas se convierten inevitablemente en un asunto más complejo. 

Delegar esta tarea te permite crecer con facilidad y adaptarte a los cambios en el número de empleados y a las necesidades adicionales de nóminas sin interrupciones.

Para más información, consulta nuestro artículo sobre las ventajas y desventajas de externalizar las nóminas.

Adelante, gestiona esas nóminas 

Tanto si eres propietario de una empresa como si eres profesional de recursos humanos, ahora cuentas con los conocimientos necesarios para gestionar las nóminas con confianza. 

¿Y ahora qué? Bueno, podrías hacerle un favor a otra empresa y compartir la lista de comprobación en tus redes sociales. ¡Compartir es cuidar, después de todo!

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