Cómo ejecutar una nómina exitosa (lista de verificación)

Lista de comprobación para procesar la nómina

Antes de comenzar a procesar la nómina, tu pequeña empresa necesita un número de identificación del empleador (EIN).

El EIN es esencial para realizar pagos de impuestos sobre la nómina federales. Puedes solicitar el tuyo a través del sitio web del IRS.

Según tu ubicación y los requisitos específicos de tu estado y de las jurisdicciones locales, es posible que también necesites números de identificación adicionales. Para asegurarte, consulta con consultores de RR. HH. con experiencia de tu zona.

Sigue los pasos del uno al cinco para gestionar la nómina sin problemas.

Paso uno: Recopila toda la información fiscal y de los empleados relevante

El primer paso es recopilar datos. Esto es lo que necesitas de cada empleado:

Información de los empleados

• Nombre legal completo, dirección, número de Seguro Social (SSN) y datos de contacto
• Fecha de inicio del empleo
• Formulario W-4 para empleados a tiempo completo y parcial
• Formulario W-9 para contratistas independientes 
• Formulario I-9 del USCIS para verificar la elegibilidad laboral en EE. UU. 
• Cuenta estatal para informar nuevas contrataciones
• Cuenta del seguro estatal de compensación laboral 
• Datos de la cuenta bancaria para el depósito directo
• Inscripción en los beneficios 
• Embargos salariales actuales.

Comprueba los datos de los empleados

• Asegúrate de que toda la información de los empleados sea precisa y esté actualizada
• Compara los SSN y los nombres con los documentos oficiales 

Clasificación de los empleados

• Aclara la situación laboral: a tiempo parcial o a tiempo completo
• Clasifica correctamente a los empleados a efectos fiscales: contratistas o empleados

Calendario de pagos 

• Frecuencia de pago: semanal, quincenal, dos veces al mes o mensual
• Confirma las fechas de cada período de pago

Información fiscal 

• Obtén las tablas más recientes de retenciones fiscales estatales, federales y locales
• Formularios y publicaciones de las autoridades fiscales

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Deducciones de nómina

• Identifica las deducciones obligatorias (como el impuesto federal y estatal sobre la renta, el Seguro Social y Medicare)
• Anota las deducciones voluntarias (como el seguro médico y las contribuciones para la jubilación)

Comprobaciones de cumplimiento

• Asegúrate de que tus procesos de nómina cumplan con las leyes laborales federales, estatales y locales
• Mantente al día sobre cualquier cambio legal que pueda afectar al procesamiento de la nómina

Una vez que hayas recopilado toda esta información, puedes pasar al segundo paso y calcular el salario.

Consejo profesional: Las pequeñas empresas pueden beneficiarse de servicios de nómina fiables adaptados a sus necesidades para cumplir la normativa.

Segundo paso: calcular el salario

Para calcular correctamente el salario, primero debes determinar el salario bruto (antes de impuestos) de los empleados. 

Para ello, sigue estos tres pasos:

1. Recopila hojas de horas precisas o registros de asistencia de los empleados por hora
2. Asegúrate de que los saldos de tiempo libre remunerado (PTO) estén actualizados
3. Revisa cualquier aumento salarial, pago retroactivo, ascenso o terminación reciente

También es fundamental restar todas las deducciones aplicables. Herramientas como el software para informar de gastos pueden simplificar este proceso.

Empleados por hora 

Multiplica su salario por hora por el número de horas trabajadas durante el período de pago. Asegúrate de contabilizar las horas extra (si corresponde) y de aplicar la tarifa correcta para las horas extra según las leyes laborales.

Empleados asalariados

En el caso de los empleados asalariados, divide su salario anual entre el número de períodos de pago de un año para determinar su salario bruto correspondiente al período de pago. 

Si los empleados reciben comisiones o bonificaciones, calcúlalas por separado y añádelas al salario bruto habitual.

Esto se vuelve más complicado cuando los distintos puestos siguen modelos de remuneración diferentes. En las clínicas dentales, por ejemplo, la nómina puede incluir personal asalariado, higienistas por hora, remuneración de asociados basada en la producción y bonificaciones, todo lo cual debe calcularse correctamente dentro del mismo ciclo de pago.

Ahora que tienes toda esta información, puedes calcular el salario neto. 

• Resta todas las deducciones aplicables del salario bruto para obtener el salario neto (salario que recibe el empleado) de cada empleado.
• Las deducciones pueden incluir:

• Impuestos federales y estatales sobre la renta
• Impuestos de la Seguridad Social y Medicare
• Primas del seguro médico
• Aportaciones para la jubilación
• Cualquier otra deducción voluntaria
• Después de contabilizar todas las deducciones, impuestos y aportaciones, calcula el salario neto final que recibirá cada empleado.
• Genera informes de nómina que resuman los ingresos, las deducciones, los impuestos y las aportaciones de los empleados. Estos informes son esenciales para el mantenimiento de registros y el cumplimiento normativo.

Tercer paso: revisa tu trabajo

Este es quizás el paso más importante: revisa tu trabajo. Después, vuelve a revisarlo. 

Las discrepancias en la nómina son habituales, por lo que vale la pena (literalmente) realizar comprobaciones exhaustivas de la nómina y verificar que la información de tu registro de nómina sea correcta.

Considera la posibilidad de ejecutar una nómina de prueba para un grupo pequeño de empleados antes de procesar la nómina completa. Esto te ayuda a identificar y corregir cualquier problema sin afectar a todos los empleados.

También es recomendable que otra persona revise la información de la nómina para detectar posibles errores. 

Si detectas algún error, es posible que tu software de nómina muestre el salario de otro empleado en lugar del que figura en tus registros. Comprueba las inconsistencias con tus empleados y con los miembros responsables del equipo para corregir cualquier discrepancia. 

Ahora vuelve a ejecutar tus cálculos.  

Cuarto paso: cerrar la nómina

El cierre de la nómina es el último paso del ciclo de procesamiento de la nómina. Es un paso importante, tanto si se trata de un empleado en la nómina como de 500.

Implica realizar tareas para garantizar que hayas completado correctamente todas las actividades relacionadas con la nómina requeridas para el período de pago actual. 

A continuación, encontrarás una guía paso a paso para cerrar la nómina:

1. Verificar los datos de nómina: Comprobar nuevamente todos los datos, cálculos y deducciones de nómina para garantizar su exactitud e integridad.
2. Realizar ajustes: Si identifica errores o discrepancias durante el proceso de verificación, realice los ajustes necesarios en los datos de nómina.
3. Conciliar las cuentas: Como las cuentas de pasivos de nómina y las cuentas de gastos, para garantizar que coincidan con los datos de nómina.
4. Procesar los pagos de impuestos sobre la nómina: Calcular el importe total de los impuestos sobre la nómina retenidos de los cheques de los empleados durante el período de pago. 
5. Preparar y enviar los pagos de impuestos sobre la nómina a las autoridades fiscales correspondientes. Asegúrese de cumplir todos los plazos de depósito de impuestos. 
6. Generar informes de nómina del período de pago: Estos informes deben detallar los ingresos individuales de los empleados, las deducciones, los impuestos y las contribuciones del empleador.
7. Distribuir los cheques de pago o procesar los depósitos directos: Preparar los cheques de pago para los empleados que reciben cheques en papel o iniciar depósitos directos en las cuentas bancarias de los empleados.
8. Garantizar que todos los pagos sean exactos y puntuales.
9. Proporcionar resúmenes de nómina: Emitir resúmenes de nómina a los empleados que muestren sus ingresos, los impuestos retenidos, las deducciones y el salario neto del período de pago. 
10. Actualizar los registros de nómina: Reflejar los datos del período de pago más reciente, incluidas las horas trabajadas, los ajustes salariales y cualquier otro cambio. 
11. Presentar los formularios de impuestos sobre la nómina: Completar y presentar todos los formularios necesarios de impuestos sobre la nómina, como el Formulario 941 (Declaración trimestral de impuestos federales del empleador), el Formulario WH-347 para la nómina certificada y los formularios de impuestos estatales o locales.
12. Almacenar los registros de nómina de forma segura: Guardar de forma segura todos los documentos relacionados con la nómina, incluidos los recibos de pago, los informes de nómina, los formularios de impuestos y otros registros, según lo exija la ley.
13. Realizar la conciliación de nómina: Conciliar la nómina y los gastos corporativos y pasivos en su sistema contable para garantizar que coincidan con los registros de nómina.
14. Prepararse para el siguiente período de pago: Recopilar los registros de horas de los empleados, actualizar cualquier cambio en el estado de los empleados y revisar los próximos calendarios de nómina.

Paso cinco: asignar contribuciones y presentar retenciones

Al cerrar la nómina, es momento de asignar las contribuciones del empleador y presentar las retenciones de impuestos sobre la nómina. 

Este paso garantiza que los importes correspondientes se remitan a las cuentas y autoridades fiscales respectivas. 

A continuación se detallan las tareas involucradas:

• Asignar las contribuciones del empleador como el seguro médico, los planes de jubilación (por ejemplo, 401(k)) u otros beneficios adicionales, y asignar los importes correspondientes a la cuenta individual de cada empleado.
• Depositar los impuestos sobre la nómina ante las autoridades fiscales en función de las retenciones de impuestos sobre la nómina calculadas. Estos impuestos suelen incluir el impuesto federal sobre la renta, el impuesto del Seguro Social, el impuesto de Medicare, el impuesto estatal sobre la renta y cualquier impuesto local aplicable (para obtener ayuda, consulte nuestro artículo sobre impuesto sobre la nómina frente a impuesto sobre la renta).
• Remitir las retenciones y contribuciones de los empleados a las autoridades fiscales o proveedores de beneficios correspondientes.  
• Emitir estados de cuenta a los empleados en los que se detallen sus ingresos totales, los impuestos sobre la nómina retenidos y cualquier contribución del empleador realizada en su nombre (por ejemplo, las contribuciones al plan de jubilación).
• Conservar los registros de los informes de impuestos sobre la nómina, las remesas y las contribuciones a los beneficios de los empleados según lo exija la ley.

Lista de comprobación de nómina de fin de año

Gestionar la nómina de fin de año implica mucho más que emitir los últimos cheques de pago: se trata de cerrar la nómina del año fiscal de forma exacta, conforme a la normativa y puntual. A continuación encontrará una lista de comprobación detallada que le ayudará durante el proceso:

1. Revisar las fechas y los plazos importantes

• Marcar los plazos para las ejecuciones finales de nómina, las declaraciones de impuestos y la distribución de formularios (por ejemplo, los W-2 y 1099).
• Identificar cuándo se procesará la última nómina del año.
• Comprobar los plazos del IRS y estatales para los W-2, los 1099 y la presentación de impuestos (normalmente, el 31 de enero para los W-2 y 1099).
  

2. Verificar la información de empleados y contratistas

• Confirme que todos los nombres de los empleados, números de Seguro Social y direcciones estén actualizados.
• Asegúrese de que la información de los contratistas o proveedores esté completa para el procesamiento de los formularios 1099 (TIN, dirección, etc.).
• Marque a los empleados despedidos y asegúrese de que se incluya el pago final.
• Verifique si existen circunstancias especiales:
  • Empleados recién contratados o empleados que no completaron un W-4 al momento de la contratación
  • Empleados con cheques de pago anulados o revertidos
  • Empleados o exempleados con disputas salariales activas

3. Revisar y conciliar los datos de nómina del año hasta la fecha (YTD)

• Concilie el salario bruto, el salario neto, las deducciones y las retenciones de impuestos.
• Asegúrese de que los cheques manuales y los pagos fuera de ciclo estén registrados.
• Verifique si faltan nóminas o existen registros duplicados.

4. Confirmar las deducciones y los beneficios

• Valide los totales de fin de año de:
  • Seguro médico
  • Aportaciones al 401(k)
  • Deducciones de HSA/FSA
  • Beneficios de transporte o beneficios adicionales
• Verifique si hay ingresos imputados (por ejemplo, un seguro de vida colectivo que supere los $50,000).
• Concilie las deducciones antes de impuestos con las deducciones después de impuestos.

5. Procesar la nómina final del año

• Procese correctamente los cheques de pago finales, incluidos todos los bonos o ajustes de fin de año.
• Asegúrese de aplicar el tratamiento fiscal correcto a los bonos (tasa fija o método agregado).
• Retenga los impuestos sobre la nómina diferidos (si corresponde).

6. Preparar y distribuir los formularios de fin de año

• Genere y distribuya los formularios W-2 a los empleados antes del 31 de enero.
• Envíe los formularios 1099-NEC a los contratistas y preséntelos ante el IRS (también vencen el 31 de enero).
• Presente el formulario W-3 (resumen de los formularios W-2) ante la SSA.
• Proporcione los formularios de la ACA (1095-C) si son necesarios para cumplir con el mandato para empleadores.

7. Presentar las declaraciones de impuestos anuales

• Realice los pagos finales de impuestos federales y estatales.
• Presente el formulario trimestral 941 (T4) y el formulario anual 940 para el impuesto FUTA.
• Verifique nuevamente las obligaciones fiscales locales si opera en varias jurisdicciones.
  

8. Hacer copias de seguridad y archivar los registros de nómina

• Guarde todos los informes de fin de año: resumen de nómina, declaraciones de impuestos, informes de deducciones, etc.
• Conserve los registros de acuerdo con los requisitos legales (normalmente de 3 a 7 años).
• Restrinja el acceso a los documentos confidenciales y asegúrese de almacenarlos de forma segura.
  

9. Comunicarse con los empleados

• Notifique a los empleados cuándo y cómo recibirán sus formularios W-2 (por correo o en formato digital).
• Proporcione un punto de contacto para cualquier pregunta relacionada con la nómina.

10. Planificar el nuevo año

• Actualice las tablas de impuestos y las tasas de beneficios para el nuevo año.
• Verifique los cambios en el salario mínimo y en el cumplimiento de las normativas locales.
• Transfiera o restablezca los saldos de PTO y beneficios según sea necesario.
• Este es un buen momento para revisar y determinar sus políticas de nómina para el nuevo año; quizá quiera ofrecer una mayor flexibilidad.

Cómo garantizar un proceso de nómina fluido

¿Quieres que la gestión de nóminas sea un poco más sencilla? Todos queremos lo mismo. Sigue leyendo.

Gestión precisa de los registros

Esto es vital porque, si tus registros son incorrectos, tus nóminas también lo serán.

Algunas buenas prácticas para la gestión de nóminas que ayudan a mantener registros precisos incluyen:

• Mantener los expedientes de los empleados: Crea expedientes individuales para cada empleado que contengan la información esencial de nóminas. 
• Introducir los datos puntualmente: Comprueba que tus registros reflejen la información más actualizada de cada periodo de pago. 
• Realizar auditorías periódicas: Las auditorías te ayudan a identificar y corregir cualquier discrepancia o error, así como a mantener la integridad de los datos. 
• Proteger los datos de nóminas: Implementa procesos para proteger la información sensible, como la protección mediante contraseñas, el almacenamiento seguro y los controles de acceso. 
• Documentar los cambios: Asegúrate de realizar los cambios en cuanto se produzcan, como ajustes salariales, actualizaciones de beneficios o modificaciones del estado laboral.  

Formación

Considera realizar una formación especializada en nóminas para actualizar tus conocimientos. Algunos proveedores incluyen:

• Profesional certificado de nóminas: abarca todos los aspectos de las nóminas, incluidos el cumplimiento normativo, la gestión de registros, la elaboración de informes, la fiscalidad y el cumplimiento normativo. 
• Certificación fundamental de nóminas: diseñada para profesionales de nóminas que están comenzando.

También hay muchos proveedores de formación en nóminas en línea que ofrecen certificaciones de nóminas a tu propio ritmo.

Utiliza software

Si gestionas las nóminas por tu cuenta, el software de nóminas adecuado para pequeñas empresas puede mejorar la precisión y la eficiencia.

Cuando eliges el software de nóminas adecuado, puedes pagar a los empleados a tiempo y con las cantidades correctas sin depender de una lista de comprobación de nóminas exhaustiva.

¿Qué hace el software de nóminas? El software de nóminas está diseñado para gestionar las nóminas fácilmente y sin complicaciones, lo que justifica con facilidad cualquier coste de las soluciones de nóminas asociado. 

Dependiendo del proveedor de nóminas, este puede ofrecer una amplia variedad de funciones para simplificar el procesamiento de nóminas para empresas de todos los tamaños y brindar la opción de introducir modalidades flexibles, como el pago bajo demanda.

En esencia, el software especializado automatiza todo lo que he mencionado anteriormente. Algunos sistemas combinados de HR y nóminas también se integran con herramientas de seguimiento del tiempo y la asistencia. Además, funcionan perfectamente con los programas de contabilidad para que la transferencia de datos de nóminas sea muy sencilla. 

Para los equipos que quieren acceder al proceso desde la web, el software de nóminas en línea permite gestionar las nóminas desde cualquier lugar en el que estén trabajando.

Y, si acabas de empezar a procesar nóminas, algunos proveedores de software incluso ofrecen soluciones de nóminas especializadas para empresas emergentes.

Subcontrata

Por lo general, el departamento de recursos humanos supervisa las operaciones de nóminas o lo hace un departamento específico de contabilidad y nóminas. Sin embargo, algunas empresas no quieren asumir esa carga.

Pero otra opción es subcontratar las nóminas a un proveedor de servicios de nóminas. Muchos propietarios de empresas hacen precisamente eso. Y les encanta.

Los proveedores de servicios de nóminas son expertos en su campo. ¿Qué hace un servicio de nóminas? Bueno, su trabajo consiste en mantenerse al día con las leyes y normativas fiscales más recientes. Esto garantiza que recibas informes de procesamiento de nóminas precisos y conformes con la normativa, con un riesgo de errores mucho menor.

Subcontratar las nóminas puede ahorrarte mucho tiempo valioso y permitirte centrarte en las actividades principales de la empresa. Además, a medida que tu empresa crece, las nóminas se convierten inevitablemente en un proceso más complejo. 

Delegar esta tarea te permite crecer fácilmente y adaptarte a los cambios en el número de empleados y a las necesidades adicionales de nóminas sin interrupciones.

Para obtener más información, consulta nuestro artículo sobre las ventajas y desventajas de externalizar la nómina.

¡Adelante, gestiona esa nómina! 

Tanto si eres propietario de una empresa como profesional de recursos humanos, ahora cuentas con los conocimientos necesarios para gestionar la nómina con confianza. 

¿Qué sigue? Bueno, podrías hacerle un favor a otra empresa y compartir la lista de verificación en tus redes sociales. ¡Después de todo, compartir es ayudar!

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