Una investigación de Remote reveló que el 59 % de los encuestados declaró haber experimentado un aumento del estrés, la ansiedad y las presiones familiares debido a errores en las nóminas. También es de vital importancia para cumplir con las normativas fiscales y evitar sanciones y multas. Según una investigación de EY, el error medio en las nóminas cuesta a las organizaciones aproximadamente ~$300.
Basta con introducir un dígito incorrecto en tu software de nóminas para provocar el caos. Para ayudarte, he preparado una lista de comprobación para gestionar las nóminas correctamente. Considérala tu guía fundamental para gestionar las nóminas de forma eficiente, cuidar de tu personal y prevenir problemas legales.
Aunque no es exhaustiva para todas las empresas, te ayudará a empezar por el camino correcto.
Lista de comprobación para procesar las nóminas
Antes de comenzar a procesar las nóminas, tu pequeña empresa necesita un número de identificación del empleador (EIN).
El EIN es esencial para realizar los pagos federales de impuestos sobre las nóminas. Puedes solicitar el tuyo a través del sitio web del IRS.
Dependiendo de tu ubicación y de los requisitos específicos de tu estado y de las jurisdicciones locales, es posible que también necesites números de identificación adicionales. Para asegurarte, consulta con consultores de RR. HH. con experiencia de tu zona.
Sigue los pasos del uno al cinco para gestionar las nóminas sin problemas.
Paso uno: recopilar toda la información fiscal y de los empleados pertinente
El primer paso consiste en recopilar datos. Esto es lo que necesitas de cada empleado:
Información del empleado
- Nombre legal completo, dirección, número de la Seguridad Social (SSN) y datos de contacto
- Fecha de inicio del empleo
- Formulario W-4 para empleados a tiempo completo y parcial
- Formulario W-9 para contratistas independientes
- Formulario I-9 de USCIS para verificar la elegibilidad laboral en EE. UU.
- Cuenta estatal para informar sobre nuevas contrataciones
- Cuenta estatal del seguro de compensación laboral
- Datos de la cuenta bancaria para el depósito directo
- Inscripción en beneficios
- Embargos salariales actuales.
Comprobar los datos de los empleados
- Asegúrate de que toda la información de los empleados sea precisa y esté actualizada
- Verifica los SSN y los nombres con los documentos oficiales
Clasificación de los empleados
- Especifica la modalidad de empleo: a tiempo parcial o a tiempo completo
- Clasifica correctamente a los trabajadores a efectos fiscales: contratistas o empleados
Calendario de pagos
- Frecuencia de pago: semanal, quincenal, dos veces al mes o mensual
- Confirma las fechas de cada periodo de pago
Información fiscal
- Obtén las tablas más recientes de retenciones fiscales estatales, federales y locales
- Formularios y publicaciones fiscales de las autoridades tributarias
Have an account? Log In
Deducciones de la nómina
- Identifica las deducciones obligatorias (como los impuestos federales y estatales sobre la renta, la Seguridad Social y Medicare)
- Anota las deducciones voluntarias (como el seguro médico y las aportaciones para la jubilación)
Comprobaciones de cumplimiento
- Asegúrate de que tus procesos de nómina cumplan con las leyes laborales federales, estatales y locales
- Mantente al día sobre cualquier cambio legal que pueda afectar al procesamiento de la nómina
Una vez que hayas recopilado toda esta información, puedes pasar al paso dos y calcular el salario.
Consejo profesional: Las pequeñas empresas pueden beneficiarse de servicios de nómina fiables adaptados a sus necesidades para mantener el cumplimiento.
Paso dos: calcular el salario
Para calcular correctamente el salario, primero debes determinar el salario bruto (antes de impuestos) de los empleados.
Para ello, sigue estos tres pasos:
- Recopila hojas de horas o registros de asistencia precisos de los empleados por horas
- Asegúrate de que los saldos de tiempo libre remunerado (PTO) estén actualizados
- Revisa cualquier aumento reciente, pago retroactivo, ascenso o despido
También es esencial restar todas las deducciones aplicables. Herramientas como el software para informar de gastos pueden simplificar este proceso.
Empleados por horas
Multiplica su salario por hora por el número de horas trabajadas durante el periodo de pago. Asegúrate de tener en cuenta las horas extraordinarias, si corresponde, y aplica la tasa correcta por horas extraordinarias conforme a las leyes laborales.
Empleados asalariados
En el caso de los empleados asalariados, divide su salario anual entre el número de periodos de pago del año para determinar su salario bruto correspondiente al periodo de pago.
Si los empleados reciben comisiones o bonificaciones, calcúlalas por separado y añádelas al salario bruto habitual.
Esto se complica cuando distintos puestos siguen modelos de remuneración diferentes. En las clínicas dentales, por ejemplo, la nómina puede incluir personal asalariado, higienistas por horas, remuneración de asociados basada en la producción y bonificaciones, todo lo cual debe calcularse correctamente dentro del mismo ciclo de pago.
Ahora que tienes toda esta información, puedes proceder a calcular el salario neto.
- Resta todas las deducciones aplicables del salario bruto para obtener el salario neto (salario neto percibido) de cada empleado.
- Las deducciones pueden incluir:
- Impuestos federales y estatales sobre la renta
- Impuestos de la Seguridad Social y Medicare
- Primas del seguro médico
- Aportaciones para la jubilación
- Cualquier otra deducción voluntaria
- Después de tener en cuenta todas las deducciones, impuestos y aportaciones, calcula el salario neto final que recibirá cada empleado.
- Genera informes de nómina que resuman los ingresos, las deducciones, los impuestos y las aportaciones de los empleados. Estos informes son esenciales para el mantenimiento de registros y el cumplimiento normativo.
Paso tres: revisa tu trabajo
Este es quizá el paso más importante: revisa tu trabajo. Después, vuelve a revisarlo.
Las discrepancias en la nómina son frecuentes, por lo que merece la pena (literalmente) realizar comprobaciones exhaustivas de la nómina y verificar que la información de tu registro de nómina sea correcta.
Considera la posibilidad de ejecutar una nómina de prueba para un grupo pequeño de empleados antes de procesar la nómina completa. Esto te ayuda a identificar y corregir cualquier problema sin afectar a todos los empleados.
También es recomendable que otra persona revise la información de la nómina para detectar posibles errores.
Si detectas algún error, es posible que tu software de nómina muestre el salario de otro empleado en lugar del que figura en tus registros. Comprueba las inconsistencias con tus empleados y con los miembros responsables del equipo para corregir cualquier discrepancia.
Continúa y vuelve a ejecutar tus cálculos.
Paso cuatro: cerrar la nómina
El cierre de la nómina es el último paso del ciclo de procesamiento de nóminas. Es un paso importante, tanto si se trata de un empleado en la nómina como de 500.
Implica realizar tareas para asegurarte de que has completado correctamente todas las actividades relacionadas con la nómina requeridas para el periodo de pago actual.
Aquí tienes una guía paso a paso para cerrar la nómina:
- Verifica los datos de la nómina: Comprueba todos los datos, cálculos y deducciones de la nómina para garantizar su exactitud y exhaustividad.
- Realiza ajustes: Si identificas algún error o discrepancia durante el proceso de verificación, realiza los ajustes necesarios en los datos de la nómina.
- Reconcilia las cuentas: Como las cuentas de pasivo de la nómina y las cuentas de gastos, para garantizar que coincidan con los datos de la nómina.
- Procesa los pagos de impuestos sobre la nómina: Calcula el importe total de los impuestos sobre la nómina retenidos de las nóminas de los empleados durante el periodo de pago.
- Prepara y presenta los pagos de impuestos sobre la nómina a las autoridades fiscales correspondientes. Asegúrate de cumplir todos los plazos de ingreso de impuestos.
- Genera informes de nómina del periodo de pago: Estos informes deben detallar los ingresos individuales de los empleados, las deducciones, los impuestos y las contribuciones del empleador.
- Distribuye los cheques de nómina o procesa los depósitos directos: Prepara los cheques para los empleados que reciben pagos en papel o inicia los depósitos directos en las cuentas bancarias de los empleados.
- Asegúrate de que todos los pagos sean exactos y puntuales.
- Proporciona resúmenes de nómina: Emite resúmenes de nómina a los empleados en los que se indiquen sus ingresos, los impuestos retenidos, las deducciones y el salario neto del periodo de pago.
- Actualiza los registros de nómina: Refleja los datos del periodo de pago más reciente, incluidas las horas trabajadas, los ajustes salariales y cualquier otro cambio.
- Presenta los formularios de impuestos sobre la nómina: Cumplimenta y presenta todos los formularios necesarios de impuestos sobre la nómina, como el Formulario 941 (declaración trimestral de impuestos federales del empleador), el Formulario WH-347 para la nómina certificada y los formularios de impuestos estatales o locales.
- Almacena los registros de nómina de forma segura: Guarda de forma segura todos los documentos relacionados con la nómina, incluidos los recibos de nómina, los informes de nómina, los formularios de impuestos y otros registros, según lo exija la ley.
- Realiza la conciliación de la nómina: Reconcilia la nómina y los gastos corporativos y pasivos de tu sistema contable para garantizar que coincidan con los registros de nómina.
- Prepárate para el siguiente periodo de pago: Recopila los registros horarios de los empleados, actualiza cualquier cambio en la situación de los empleados y revisa los próximos calendarios de nómina.
Paso cinco: asignar contribuciones/presentar retenciones
Tras cerrar la nómina, es el momento de asignar las contribuciones del empleador y presentar las retenciones de impuestos sobre la nómina.
Este paso garantiza que los importes correspondientes se remitan a las cuentas y autoridades fiscales respectivas.
A continuación se desglosan las tareas involucradas:
- Asigna las contribuciones del empleador como el seguro médico, los planes de jubilación (por ejemplo, 401(k)) u otras prestaciones complementarias, y asigna los importes correspondientes a la cuenta individual de cada empleado.
- Ingresa los impuestos sobre la nómina en las autoridades fiscales en función de las retenciones de impuestos sobre la nómina calculadas. Estos impuestos suelen incluir el impuesto federal sobre la renta, el impuesto de la Seguridad Social, el impuesto de Medicare, el impuesto estatal sobre la renta y cualquier impuesto local aplicable (para obtener ayuda, consulta nuestro artículo sobre impuesto sobre la nómina frente a impuesto sobre la renta).
- Remite las retenciones y las contribuciones de los empleados a las autoridades fiscales o proveedores de prestaciones correspondientes.
- Emite extractos para los empleados en los que se detallen sus ingresos totales, los impuestos sobre la nómina retenidos y cualquier contribución del empleador realizada en su nombre (por ejemplo, las contribuciones a planes de jubilación).
- Conserva los registros de los informes de impuestos sobre la nómina, las remesas y las contribuciones a las prestaciones de los empleados según lo exija la ley.
Lista de comprobación de nóminas de fin de año
Gestionar la nómina de fin de año implica algo más que emitir los últimos cheques de nómina: se trata de cerrar la nómina del año fiscal de forma exacta, conforme a la normativa y puntual. Aquí tienes una lista de comprobación detallada para guiarte durante el proceso:
1. Revisa las fechas y los plazos importantes
- Marca los plazos para las últimas ejecuciones de nómina, las declaraciones de impuestos y la distribución de formularios (por ejemplo, W-2 y 1099).
- Identifica cuándo se procesará la última nómina del año.
- Comprueba los plazos del IRS y estatales para la presentación de los formularios W-2, 1099 y de impuestos (normalmente, el 31 de enero para los W-2/1099).
2. Verificar la información de empleados y contratistas
- Confirma que todos los nombres de los empleados, números de la Seguridad Social y direcciones estén actualizados.
- Asegúrate de que la información de los contratistas/proveedores esté completa para la tramitación de los formularios 1099 (TIN, dirección, etc.).
- Marca a los empleados despedidos y asegúrate de que se incluya el pago final.
- Comprueba si existen circunstancias especiales:
- Empleados contratados recientemente o empleados que no completaron un formulario W-4 en el momento de la contratación
- Empleados con cheques de nómina anulados o revertidos
- Empleados o antiguos empleados con disputas salariales activas
3. Revisar y conciliar los datos de nómina acumulados en el año (YTD)
- Concilia el salario bruto, el salario neto, las deducciones y las retenciones fiscales.
- Asegúrate de que los cheques manuales y los pagos fuera del ciclo habitual estén registrados.
- Comprueba si faltan nóminas o si hay entradas duplicadas.
4. Confirmar las deducciones y los beneficios
- Valida los totales de fin de año correspondientes a:
- Seguro médico
- Contribuciones al 401(k)
- Deducciones del HSA/FSA
- Beneficios de transporte o beneficios adicionales
- Comprueba si existen ingresos imputados (por ejemplo, un seguro de vida colectivo que supere los $50,000).
- Concilia las deducciones antes de impuestos con las deducciones después de impuestos.
5. Ejecutar la nómina final del año
- Procesa correctamente los cheques de nómina finales con todas las bonificaciones o ajustes de fin de año.
- Asegúrate de aplicar el tratamiento fiscal correcto a las bonificaciones (tipo fijo o método agregado).
- Retén los impuestos sobre la nómina diferidos, si corresponde.
6. Preparar y distribuir los formularios de fin de año
- Genera y distribuye los formularios W-2 a los empleados antes del 31 de enero.
- Envía los formularios 1099-NEC a los contratistas y preséntalos ante el IRS (también vencen el 31 de enero).
- Presenta el formulario W-3 (resumen de los formularios W-2) ante la SSA.
- Proporciona los formularios de la ACA (1095-C) si son necesarios para cumplir con el mandato del empleador.
7. Presentar las declaraciones fiscales anuales
- Presenta los pagos fiscales federales y estatales finales.
- Presenta el formulario trimestral 941 (T4) y el formulario anual 940 para el impuesto FUTA.
- Comprueba nuevamente las obligaciones fiscales locales si operas en varias jurisdicciones.
8. Hacer copias de seguridad y archivar los registros de nómina
- Guarda todos los informes de fin de año: resumen de nómina, declaraciones fiscales, informes de deducciones, etc.
- Conserva los registros de acuerdo con los requisitos legales (normalmente entre 3 y 7 años).
- Restringe el acceso a los documentos confidenciales y asegúrate de almacenarlos de forma segura.
9. Comunicarte con los empleados
- Informa a los empleados de cuándo y cómo recibirán los formularios W-2 (por correo postal o en formato digital).
- Proporciona un punto de contacto para cualquier pregunta relacionada con la nómina.
10. Planificar el nuevo año
- Actualiza las tablas fiscales y las tasas de beneficios para el nuevo año.
- Verifica los cambios en el salario mínimo y en el cumplimiento de las normativas locales.
- Transfiere o restablece los saldos de PTO y de beneficios según sea necesario.
- Este es un buen momento para revisar y determinar tus políticas de nómina para el nuevo año; quizá quieras ofrecer una mayor flexibilidad.
Cómo garantizar un proceso de nómina fluido
¿Quieres que las nóminas sean un poco más sencillas? Todos queremos eso. Sigue leyendo.
Mantenimiento preciso de los registros
Esto es fundamental, porque si tus registros son incorrectos, tu nómina también lo será.
Algunas buenas prácticas de nómina para mantener unos registros precisos son:
- Mantener los expedientes de los empleados: Crea expedientes individuales para cada empleado que contengan la información esencial de nómina.
- Introducir los datos con prontitud: Comprueba que tus registros reflejen la información más actualizada de cada periodo de pago.
- Realizar auditorías periódicas: Las auditorías te ayudan a identificar y corregir cualquier discrepancia o error, así como a mantener la integridad de los datos.
- Proteger los datos de nómina: Implementa procesos para proteger la información confidencial, como la protección mediante contraseñas, el almacenamiento seguro y los controles de acceso.
- Documentar los cambios: Asegúrate de realizar los cambios en cuanto se produzcan, como ajustes salariales, actualizaciones de prestaciones o modificaciones de la situación laboral.
Formación
Considera realizar una formación especializada en nóminas para actualizar tus conocimientos. Algunos proveedores incluyen:
- Profesional certificado de nóminas, que abarca todos los aspectos de la gestión de nóminas, incluido el cumplimiento normativo, el mantenimiento de registros, la elaboración de informes, la fiscalidad y el cumplimiento normativo.
- Certificación fundamental de nóminas, diseñada para profesionales de nóminas que están iniciando su carrera.
También hay muchos proveedores de formación en línea en nóminas que ofrecen certificaciones de nóminas autodidactas.
Utiliza un software
Si estás gestionando tú mismo las nóminas, el software de nóminas para pequeñas empresas adecuado puede mejorar la precisión y la eficiencia.
Cuando eliges el software de nóminas adecuado y sigues un proceso cuidadoso de implementación del software, puedes pagar a los empleados a tiempo y por los importes correctos sin depender de una lista de comprobación de nóminas exhaustiva.
¿Qué hace el software de nóminas? El software de nóminas está diseñado para ejecutar las nóminas sin complicaciones, justificando fácilmente cualquier coste asociado a las soluciones de nóminas.
Dependiendo del proveedor de nóminas, este puede ofrecer una amplia variedad de funciones para simplificar el procesamiento de nóminas en empresas de todos los tamaños y ofrecer la opción de introducir modalidades de nómina flexibles, como el pago bajo demanda.
Básicamente, el software especializado automatiza todo lo que he mencionado anteriormente. Algunos sistemas combinados de RR. HH. y nóminas también se integran con herramientas de seguimiento del tiempo y la asistencia. Además, funcionan fácilmente con los programas de contabilidad para que la transferencia de los datos de nómina sea muy sencilla.
Para los equipos que quieren acceder al proceso a través de la web, el software de nóminas en línea puede hacer posible la gestión de las nóminas desde cualquier lugar en el que estén trabajando.
Y si acabas de empezar a gestionar nóminas, algunos proveedores de software ofrecen incluso soluciones de nóminas especializadas para empresas emergentes.
Externaliza
Por lo general, RR. HH. supervisa las operaciones de nómina o lo hace un departamento específico de contabilidad y nóminas. Sin embargo, algunas empresas no quieren asumir esa carga.
Pero otra opción es externalizar las nóminas a un proveedor de servicios de nóminas. Muchos propietarios de empresas hacen precisamente eso. Y les encanta.
Los proveedores de servicios de nóminas son expertos en su campo. ¿Qué hace un servicio de nóminas? Bueno, su trabajo consiste en mantenerse al día de las últimas leyes y normativas fiscales. Esto garantiza que recibas informes precisos y conformes con la normativa sobre el procesamiento de nóminas, con un riesgo de errores mucho menor.
Externalizar las nóminas puede ahorrarte mucho tiempo, lo que te permitirá centrarte en las actividades principales de la empresa. Además, a medida que tu empresa crece, las nóminas se convierten inevitablemente en un proceso cada vez más complejo.
Delegar esta tarea te permite ampliar fácilmente tus operaciones y adaptarte a los cambios en el número de empleados y a las necesidades adicionales de nómina sin interrupciones.
Para mí, consulta nuestro artículo sobre las ventajas y desventajas de externalizar la nómina.
Adelante, gestiona esa nómina
Tanto si eres propietario de una empresa como si eres profesional de recursos humanos, ahora cuentas con los conocimientos necesarios para gestionar la nómina con confianza.
¿Y ahora qué? Bueno, podrías hacerle un favor a otra empresa y compartir la lista de comprobación en tus redes sociales. ¡Compartir es demostrar interés, después de todo!
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