Cómo contratar empleados: Guía completa

Antes de contratar empleados

1. Preparación legal y administrativa

Antes de poder contratar a alguien, primero hay algunas obligaciones legales que debes cumplir. Aunque recomendamos consultar con un abogado, probablemente tendrás que completar los siguientes requisitos:

1.1 Registro fiscal

¡Sabías que esto llegaría! Por supuesto, para contratar legalmente a alguien necesitas completar los formularios necesarios para pagar los impuestos federales y estatales del Tío Sam.

Formularios federales (obligatorios para todas las empresas estadounidenses):

1. Formulario SS-4:
   • Finalidad: Solicitar un EIN (Número de Identificación del Empleador) a través del IRS.
   • Dónde presentar: Sitio web del IRS.
2. Formulario 940:
   • Finalidad: Declarar y pagar el impuesto federal de desempleo (FUTA).
   • Frecuencia: Anual.
3. Formulario 941:
   • Finalidad: Declarar la retención de impuestos federales sobre la renta, del Seguro Social y de Medicare.
   • Frecuencia: Trimestral.
4. Formulario W-2:
   • Finalidad: Declarar los sueldos pagados y los impuestos retenidos a los empleados.
   • Frecuencia: Anual (entregado a empleados y al IRS).
5. Formulario 1099-NEC (si corresponde):
   • Finalidad: Declarar pagos realizados a contratistas independientes.
   • Frecuencia: Anual.

Formularios estatales (varían según el estado):

1. Formularios de registro de retención de impuestos estatales:
   • Finalidad: Registrarse para tener cuentas de retención de impuestos estatales sobre la renta.
   • Dónde presentar: Sitio web del Departamento de Ingresos o Fiscalía Tributaria de tu estado.
2. Registro del Seguro de Desempleo Estatal (SUI):
   • Finalidad: Registrarse para pagar los impuestos del seguro de desempleo.
   • Dónde presentar: Sitio web del Departamento de Trabajo o de Fuerza Laboral del estado.
3. Registro del Seguro por Incapacidad Estatal (SDI) (si se requiere):
   • Estados involucrados: California, Nueva York, Nueva Jersey, Rhode Island, Hawái.
4. Formulario de notificación de nueva contratación:
   • Finalidad: Notificar empleados recién contratados al registro de nuevas contrataciones de tu estado.
   • Dónde presentar: Sitio web de la Oficina de Apoyo Infantil o del Trabajo del estado.
5. Formularios de licencias comerciales e impuestos locales:
   • Finalidad: Registrarse para cumplir requisitos locales de retención de nómina o impuestos a negocios, si aplican.

1.2. Configura la nómina

Los empleados no se quedarán mucho tiempo si no les pagas. Configurar la nómina implica crear un proceso para calcular y pagar los sueldos de los empleados asegurando el cumplimiento de las leyes fiscales federales, estatales y locales. 

Te aconsejamos elegir un proveedor de servicios de nómina o usar un software de nómina para automatizar los cálculos, las presentaciones de impuestos y los depósitos directos.

1.3 Entiende las leyes laborales

Familiarícese con las leyes laborales a nivel federal, estatal y local. Estas leyes abarcan temas como el salario mínimo, el pago de horas extras, políticas antidiscriminatorias, normas de seguridad en el lugar de trabajo y certificaciones o verificaciones de antecedentes requeridas para su sector.

Buenos lugares para encontrar información incluyen sitios oficiales como el Departamento de Trabajo de EE.UU. (DOL), la Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC) y el departamento laboral de su estado.

1.4 Obtenga un seguro de compensación para trabajadores

El seguro de compensación para trabajadores cubre los gastos médicos de los empleados y la pérdida de salarios en caso de lesiones o enfermedades relacionadas con el trabajo.

La mayoría de los estados requieren que las empresas con empleados cuenten con este seguro (aunque los requisitos varían considerablemente), y no tener esta cobertura puede resultar en multas significativas y consecuencias legales.

Contacte a un proveedor de seguros autorizado en su estado para comparar pólizas y primas.

1.5 Prepare contratos laborales

Redacte contratos de trabajo o cartas de oferta que describan claramente los roles laborales, la compensación, los beneficios y las políticas de la empresa.

Aunque no es obligatorio para la mayoría de los trabajos, los acuerdos laborales pueden ayudar a establecer expectativas y reducir la probabilidad de disputas.

Cosas a incluir son términos relacionados con la confidencialidad, la propiedad intelectual y las condiciones de finalización del contrato si corresponde.

Considere utilizar plantillas legales o trabajar con un abogado para asegurar el cumplimiento con las leyes laborales estatales y federales.

2. Preparación financiera

2.1 Presupueste para salarios y beneficios

Para presupuestar salarios y beneficios, comience investigando los salarios estándar del sector para cada puesto según la experiencia y la ubicación utilizando herramientas como la Oficina de Estadísticas Laborales (BLS) o sitios web de empleo como Glassdoor.

Agregue los costos patronales obligatorios como los impuestos sobre la nómina (Seguro Social, Medicare y seguro de desempleo), y beneficios como seguro de salud, aportaciones para la jubilación y tiempo libre pagado.

2.2 Configure beneficios para empleados

Para establecer los beneficios para empleados, identifique los beneficios obligatorios requeridos por ley, como la compensación para trabajadores, el seguro de desempleo y las aportaciones al Seguro Social.

Luego, considere qué beneficios voluntarios ofrecerá, como seguro de salud, planes de jubilación, tiempo libre pagado y programas de bienestar, según los estándares de su sector en su ubicación o ubicaciones y su presupuesto.

Asóciese con proveedores de beneficios reputados y con un historial probado de servicio a empresas de su sector o tamaño.

Otra cosa a tener en cuenta es cuánto tiempo llevan en el mercado y si se especializan en tipos específicos de beneficios como seguros de salud, planes de jubilación o programas de bienestar.

3. Políticas y procedimientos

3.1 Desarrolle un manual para empleados

Cree un manual para empleados que describa las políticas de la empresa, las expectativas en el lugar de trabajo, los derechos de los empleados y procedimientos como asistencia, conducta y permisos. Incluya políticas legales como antidiscriminación, prevención del acoso y directrices de seguridad.

Es importante que el manual sea claro, conciso y accesible, y actualizarlo regularmente a medida que cambien las políticas—Slite, Notion u otras herramientas especializadas para manuales de empleados son perfectas para esto.

Si su empresa tiene muchas políticas para empleados que seguir, considere crear un manual para nuevos empleados separado para evitar la sobrecarga de información el primer día de su proceso de incorporación.

3.2 Establezca normas de seguridad laboral

Asegúrese de que su lugar de trabajo cumpla con las regulaciones de seguridad establecidas por OSHA o las autoridades específicas del sector. 

Realice evaluaciones de seguridad, proporcione el equipo de protección necesario, cree procedimientos de respuesta a emergencias y forme a los empleados regularmente en los protocolos de seguridad, documentando el cumplimiento para evitar posibles infracciones.

4. Preparación para la contratación y la incorporación

4.1 Cree una descripción de puesto

Redacta una descripción de puesto detallada que defina claramente las responsabilidades del rol (y cómo contribuirán al éxito de la organización), las cualificaciones, las habilidades requeridas y los resultados esperados.

Asegúrate de usar un lenguaje claro, orientado a la acción e imparcial para atraer a los candidatos adecuados y establecer expectativas claras desde el inicio. 

Aprende más sobre cómo crear descripciones de puesto efectivas en el excelente artículo de Mariya Hristova sobre cómo redactar una descripción de puesto.

4.2 Diseñar un proceso de selección

Empieza a desarrollar un proceso de selección estructurado que incluya la creación de publicaciones de empleo, revisión de currículums, realización de entrevistas y administración de evaluaciones de habilidades.

Define criterios de selección claros, decide qué miembros del equipo participarán en el proceso de selección y estandariza los métodos de evaluación para garantizar coherencia, equidad y cumplimiento de las leyes laborales.

También querrás considerar la creación de un proceso de selección adaptado al trabajo remoto.

Proceso de selección

5.1 Encontrar candidatos

Encontrar candidatos implica identificar posibles empleados a través de marketing de reclutamiento y estrategias activas de búsqueda de candidatos. 

El marketing de reclutamiento incluye promover tu marca como empleador mediante portales de empleo, redes sociales y el sitio web de tu empresa, y publicar actualizaciones periódicas como testimonios de empleados y videos corporativos para mostrar el valor de tu organización como empleador potencial.

La búsqueda activa consiste en buscar candidatos directamente a través de tu red, cualquier referencia de empleados existente, LinkedIn, foros profesionales y portales de empleo específicos del sector.

 5.2 Filtrar candidatos

El proceso de filtrado de candidatos comienza con la revisión de currículums y solicitudes para evaluar la experiencia laboral, habilidades y formación educativa de los candidatos. 

Los modernos sistemas de seguimiento de candidatos pueden ayudar a automatizar este paso filtrando currículums y calificándolos según palabras clave relacionadas al puesto o requisitos específicos, como la elegibilidad. 

Tras la revisión inicial, una breve llamada telefónica o una videollamada permite a los responsables de selección evaluar las habilidades de comunicación, disponibilidad e interés de los candidatos en el puesto.

Durante esta conversación, aclara las expectativas del trabajo y asegúrate de que el candidato comprende los valores de la empresa.

Luego se realiza una preselección, donde los candidatos se clasifican en función de sus cualificaciones y los resultados del filtrado. Este paso reduce el grupo de postulantes a aquellos más adecuados para una evaluación adicional.

5.3 Entrevistas

El proceso de entrevistas implica reunirse con los candidatos preseleccionados para evaluar sus cualificaciones, habilidades y encaje cultural. 

Una entrevista bien estructurada incluye preguntas enfocadas en las habilidades técnicas, la capacidad de resolución de problemas y los comportamientos del candidato.

Las preguntas de entrevista conductual pueden ser útiles para aportar información sobre cómo un candidato ha aplicado sus habilidades y gestionado situaciones reales—lo cual es un fuerte indicador de su comportamiento futuro en situaciones similares y de cómo trabajaría dentro de tu organización.

Las entrevistas pueden realizarse de manera individual, virtual o como parte de un panel, involucrando a miembros clave del equipo y responsables de la toma de decisiones.

Para mantener la equidad, los evaluadores deben utilizar un sistema de puntuación estandarizado o un formulario de retroalimentación. Esto garantiza que cada candidato sea evaluado con los mismos criterios, fomentando un proceso de selección objetivo e inclusivo.

Lee más en el excelente artículo de Hristova sobre cómo entrevistar a alguien.

5.4 Hacer una oferta

Has encontrado un candidato adecuado, y ahora llega la etapa, algo inquietante, de hacerle una oferta. Como señala Hristova en su excelente artículo sobre cómo hacer una oferta de trabajo, lo ideal es llamar primero a la persona para informarle, antes de enviarle una carta formal con el título del puesto, salario, fecha de inicio, beneficios y condiciones laborales, etc.

Te recomiendo mucho leer el artículo de Hristova para ayudarte a abordar esta etapa crucial y contratar a más de los candidatos que deseas.

5.5 Verificaciones de antecedentes y elegibilidad

Antes de hacer oficial la contratación, realiza verificaciones de antecedentes y de elegibilidad para comprobar las credenciales del candidato y su situación legal para trabajar.

El historial laboral y educativo debe confirmarse mediante registros oficiales o servicios de verificación de confianza.

Las verificaciones de referencias ofrecen una visión sobre el desempeño previo del candidato en el trabajo, su ética y carácter al contactar empleadores anteriores o contactos profesionales.

Las comprobaciones de elegibilidad legal incluyen verificar el derecho a trabajar utilizando el Formulario I-9 en EE.UU. o asegurando que estén vigentes las visas y permisos apropiados.

Si se requieren verificaciones de antecedentes penales, asegúrese de cumplir con las leyes pertinentes y que dichas verificaciones sean apropiadas para el puesto de trabajo (software de verificación de antecedentes o servicios de pruebas de drogas pueden ayudar en este aspecto).

La transparencia sobre el proceso genera confianza y asegura que los candidatos estén informados en todo momento.

Después de contratar empleados

6.1 Reportar nuevas contrataciones

¡Más trámites administrativos! Esto es lo que tú y la persona recién contratada deben completar desde el punto de vista legal:

Para el empleador (tus responsabilidades):

• Completa el Formulario I-9 (Verificación de Elegibilidad de Empleo):
  • Debes verificar la identidad del empleado y su autorización legal para trabajar en EE.UU.
  • Revisa y conserva los documentos de respaldo como pasaportes o licencias de conducir.
• Reporta la nueva contratación a tu estado:
  • Registra al empleado en el Programa Estatal de Reporte de Nuevas Contrataciones en un plazo de 20 días desde la contratación (o antes, según el estado).
• Configura la nómina:
  • Regístrate en las cuentas de impuestos federales y estatales de nómina si aún no lo has hecho.
• Obtén el seguro de compensación para trabajadores:
  • Adquiere este seguro si tu estado lo exige, para cubrir lesiones o enfermedades relacionadas con el trabajo.
• Coloca avisos obligatorios en el lugar de trabajo:
  • Coloca avisos federales y estatales de leyes laborales en un lugar visible, que informen sobre el salario mínimo, seguridad en el trabajo y políticas antidiscriminación.
• Crea un expediente para el empleado:
  • Mantén un archivo confidencial del empleado, que incluya formularios completos, cartas de oferta firmadas y registros de desempeño.
• Proporciona los beneficios requeridos (si corresponde):
  • Ofrece beneficios como seguro médico, planes de jubilación y licencias pagadas si lo exige la ley o la política de tu empresa.

Para el empleado (sus responsabilidades)

1. Completar el Formulario W-4 (Certificado de Retenciones del Empleado):
   • Este formulario determina cuánto impuesto federal sobre la renta debe retenerse de sus cheques de pago.
2. Completar formularios estatales de retención de impuestos (si corresponde):
   • Dependiendo del estado, los empleados pueden necesitar llenar formularios de retención específicos del estado.
3. Proporcionar documentos del Formulario I-9:
   • El empleado debe presentar documentos válidos que demuestren su identidad y elegibilidad laboral en un plazo de tres días desde la contratación.
4. Inscribirse en los beneficios (si se ofrecen):
   • Los empleados deben revisar e inscribirse en los beneficios ofrecidos por la empresa, como seguro médico, planes de jubilación y licencias pagadas.
5. Firmar la carta de oferta/contrato laboral:
   • Si es necesario, deben aceptar formalmente el puesto firmando el acuerdo de empleo o la carta de oferta.
6. Aceptar las políticas de la empresa:
   • Los empleados deben firmar confirmaciones de las políticas clave como antiacoso, confidencialidad y seguridad laboral, si corresponde.

6.2 Integración

La incorporación cubre algunos de los requisitos legales y administrativos mencionados anteriormente, pero en realidad se trata de garantizar que tu nueva contratación tenga el mejor comienzo posible.

Esto significa proporcionarle las herramientas, conocimientos y apoyo necesarios para tener éxito. Los elementos comunes incluyen formación específica para el puesto, presentaciones a los miembros del equipo y una visión general de la cultura de la empresa, sus valores y expectativas. 

Un programa de incorporación bien estructurado mejora la implicación de los empleados, la satisfacción laboral y la retención a largo plazo. Lee más en nuestro artículo sobre cómo crear un programa de incorporación de 30-60-90 días efectivo.

Cómo contratar empleados: 5 mejores prácticas

Las personas son personas y hacen cosas extrañas. Lo que las motiva no siempre es evidente y la vida sucede.

El reclutamiento de ciclo completo exitoso se basa en la confianza, la transparencia, la organización, la determinación y la comunicación.

Aquí tienes algunas buenas prácticas para ayudarte a atraer y retener el talento que necesitas:

1. Crea una EVP 

Una propuesta de valor para el empleado (EVP) es un conjunto de beneficios y ofertas únicas que un empleador promete ofrecer a sus empleados a cambio de sus habilidades, experiencia y compromiso.

Es esencialmente el valor que una organización proporciona a sus empleados en retorno por sus aportaciones.

La EVP ayuda a atraer, retener y comprometer el talento comunicando eficazmente y transmitiendo lo que hace que la organización sea un lugar deseable para trabajar. Abarca varios componentes como:

• Propósito, visión y misión
• Valores organizacionales
• Compensación total
• Cultura
• Oportunidades de desarrollo profesional
• Flexibilidad
• Equilibrio entre vida laboral y personal
• La experiencia general del empleado. 

Para profundizar más, te sugiero la excelente guía de Hristova sobre cómo crear una EVP.

2. Cultiva una marca empleadora fuerte

Un paso posterior a la creación de la EVP es cultivar tu marca empleadora.

En esencia, tu marca empleadora es tu reputación como empleador. Es cómo te presentas en redes sociales, descripciones de puestos, entrevistas y en cualquier cosa enfocada al candidato.

También es cómo te comportas como empresa. ¿Eres ético, se trata bien a los trabajadores, vives con tus valores?

Una cita sobre marca que siempre se me ha quedado grabada es de Warren Buffet: “Se necesitan 20 años para construir una reputación y cinco minutos para arruinarla. Si lo piensas, harás las cosas de manera diferente”.

Para profundizar más, revisa la guía de Mariya sobre branding del empleador.

3. Utiliza un proceso de entrevista estructurado

Mencionamos la importancia de las entrevistas antes y lo repito aquí.

Construir una estructura de entrevistas consistente es importante para asegurar que todos los candidatos sean evaluados bajo los mismos criterios. Esto ayuda a crear una experiencia coherente para los candidatos y puede ayudar a reducir sesgos y hacer el proceso más justo.

4. Aprovecha la tecnología

Al principio, probablemente puedes arreglártelas con un sencillo sistema de gestión de empleados para ayudarte a construir tu equipo. Existen muchas ventajas de los sistemas de gestión de empleados por sí solos.

Sin embargo, si aumenta el ritmo de contratación, existen herramientas útiles para facilitar el proceso a todas las partes involucradas y hacer el seguimiento de KPI de reclutamiento que mantendrán tus esfuerzos alineados con los objetivos empresariales.

El rey o la reina indiscutible del software de reclutamiento es el sistema de seguimiento de candidatos (ATS). Estos sistemas utilizan herramientas de automatización de reclutamiento para ayudar a publicar vacantes, programar entrevistas, hacer seguimiento y comunicarse con los candidatos durante todo el proceso de selección, filtrar currículums e interpretar el feedback.

5. Aprovecha a los profesionales

Contratar es notoriamente complicado, especialmente en la parte de búsqueda, así que a veces es beneficioso contratar o subcontratar a un profesional. Aquí tienes varias opciones según tu presupuesto para la contratación:

• Construye un equipo interno de reclutamiento.
• Asegúrate de contar con una agencia de reclutamiento especializada, ya sea bajo contrato de retención o por pago a la entrega. Estas suelen ser especialmente útiles para reclutar ejecutivos o candidatos difíciles de encontrar.
• Utiliza una organización profesional de empleadores o un empleador registrado oficialmente. Estas opciones son particularmente útiles para reclutar talento fuera de tu jurisdicción.

Para más información, consulta nuestro artículo sobre cómo contratar a un reclutador, cómo contratar a un gerente o cómo contratar a un asistente.

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Preguntas frecuentes sobre cómo contratar empleados

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