Cómo Contratar Empleados: Una Guía Completa
Contratar empleados es un paso fundamental para hacer crecer tu negocio, ofreciendo oportunidades para aumentar la productividad, incorporar nuevas habilidades y escalar las operaciones de manera efectiva.
Sin embargo, el proceso conlleva sus propios desafíos, desde navegar los requisitos legales hasta encontrar el talento adecuado para hacer crecer tu equipo.
Esta guía te llevará a través de todo el proceso de cómo contratar empleados de principio a fin.
Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Create a free account to finish this piece and join a community of forward-thinking leaders unlocking tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Antes de contratar empleados
1. Preparación legal y administrativa
Antes de poder contratar a alguien, hay un par de casillas legales que debes marcar primero. Aunque recomendamos buscar el consejo de un profesional legal, probablemente necesites cumplir con los siguientes requisitos:
1.1 Registro fiscal
¡Sabías que esto venía! Por supuesto, para contratar a alguien legalmente debes completar los formularios necesarios para pagar los impuestos federales y estatales al Tío Sam.
Formularios Federales (requeridos para todas las empresas de EE. UU.):
- Formulario SS-4:
- Propósito: Solicitar un EIN (Número de Identificación del Empleador) a través del IRS.
- Dónde presentar: Sitio web del IRS.
- Formulario 940:
- Propósito: Declarar y pagar el impuesto federal por desempleo (FUTA).
- Frecuencia: Anual.
- Formulario 941:
- Propósito: Declarar la retención del impuesto federal sobre la renta, de Seguro Social y Medicare.
- Frecuencia: Trimestral.
- Formulario W-2:
- Propósito: Declarar los salarios pagados y los impuestos retenidos de los empleados.
- Frecuencia: Anual (se presenta a los empleados y al IRS).
- Formulario 1099-NEC (si corresponde):
- Propósito: Declarar los pagos realizados a contratistas independientes.
- Frecuencia: Anual.
Formularios estatales de impuestos (varían por estado):
- Formularios de registro de impuestos sobre la nómina estatal:
- Propósito: Registrarte para cuentas de retención del impuesto sobre la renta estatal.
- Dónde presentar: Sitio web del Departamento de Ingresos o la Oficina de Impuestos de tu estado.
- Registro del Seguro de Desempleo Estatal (SUI):
- Propósito: Registrarse para pagar los impuestos del seguro de desempleo.
- Dónde presentar: Sitio web del Departamento de Trabajo o Mano de Obra estatal.
- Registro de Seguro de Incapacidad Estatal (SDI) (si es necesario):
- Estados involucrados: California, Nueva York, Nueva Jersey, Rhode Island, Hawái.
- Formulario de notificación de nuevas contrataciones:
- Propósito: Notificar a los nuevos empleados a la Agencia Estatal de Registro de Nuevas Contrataciones.
- Dónde presentar: Sitio web de la Oficina Estatal de Manutención Infantil o de Trabajo.
- Formularios fiscales locales y de licencias comerciales:
- Propósito: Registrarse para los requisitos fiscales de nómina o comerciales locales si corresponde.
1.2. Configura la nómina
Los empleados no se quedarán mucho tiempo si no les pagas. Configurar la nómina implica crear un proceso para calcular y pagar los sueldos de los empleados asegurando el cumplimiento de las leyes fiscales federales, estatales y locales.
Aconsejamos elegir un proveedor de servicios de nómina o utilizar un software de nómina para automatizar cálculos, presentación de impuestos y depósitos directos.
1.3 Comprende las leyes laborales
Familiarícese con las leyes laborales a nivel federal, estatal y local. Estas leyes cubren áreas como el salario mínimo, pago de horas extras, políticas contra la discriminación, estándares de seguridad laboral y certificaciones o verificaciones de antecedentes requeridas para su sector.
Buenos lugares para encontrar información incluyen sitios oficiales como el Departamento de Trabajo de EE. UU. (DOL), la Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC) y el departamento laboral de su estado.
1.4 Obtenga un seguro de compensación laboral
El seguro de compensación laboral cubre los gastos médicos de los empleados y la pérdida de salarios en caso de lesiones o enfermedades relacionadas con el trabajo.
La mayoría de los estados requieren que las empresas con empleados cuenten con este seguro (aunque los requisitos varían considerablemente) y no tener esta cobertura puede resultar en multas significativas y consecuencias legales.
Póngase en contacto con un proveedor de seguros autorizado en su estado para comparar pólizas y primas.
1.5 Prepare contratos de trabajo
Redacte contratos de trabajo o cartas de oferta que detallen claramente los roles laborales, compensación, beneficios y políticas de la empresa.
Aunque no son obligatorios para la mayoría de los puestos, los acuerdos laborales pueden ayudar a establecer expectativas y reducir la probabilidad de disputas.
Aspectos a incluir son términos sobre confidencialidad, propiedad intelectual y condiciones de terminación si corresponde.
Considere utilizar plantillas legales o trabajar con un abogado para garantizar el cumplimiento de las leyes laborales estatales y federales.
2. Preparación financiera
2.1 Presupueste para salarios y beneficios
Para presupuestar salarios y beneficios, comience investigando los sueldos estándar de la industria para cada puesto según la experiencia y la ubicación utilizando herramientas como la Oficina de Estadísticas Laborales (BLS) o sitios de empleo como Glassdoor.
Agregue los costos obligatorios del empleador como impuestos sobre nómina (Seguro Social, Medicare y seguro de desempleo) y beneficios como seguro médico, aportes para la jubilación y días libres pagados.
2.2 Configure los beneficios para empleados
Para configurar los beneficios de los empleados, identifique los beneficios obligatorios exigidos por la ley, como la compensación laboral, el seguro de desempleo y las contribuciones al Seguro Social.
Luego, considere qué beneficios voluntarios ofrecerá, como seguro médico, planes de jubilación, tiempo libre pagado y programas de bienestar en función de los estándares de su industria y su presupuesto.
Asóciese con proveedores de beneficios reconocidos que tengan un historial sólido atendiendo empresas de su sector o de su tamaño.
Otra cosa a considerar es cuánto tiempo llevan en el mercado y si se especializan en tipos específicos de beneficios, como seguro médico, planes de jubilación o programas de bienestar.
3. Políticas y procedimientos
3.1 Elabore un manual del empleado
Cree un manual del empleado que describa las políticas de la empresa, expectativas en el lugar de trabajo, derechos del trabajador y procedimientos como asistencia, conducta y permisos. Incluya políticas legales como la no discriminación, prevención del acoso y pautas de seguridad laboral.
Es importante que el manual sea claro, conciso y accesible, actualizándolo periódicamente a medida que cambien las políticas. Herramientas como Slite, Notion u otras herramientas específicas para manuales de empleados son perfectas para esto.
Si su empresa tiene muchas políticas de empleado que gestionar, considere crear un manual para nuevos empleados separado para evitar la sobrecarga de información en el primer día del proceso de incorporación.
3.2 Establezca estándares de seguridad en el lugar de trabajo
Asegúrese de que su lugar de trabajo cumpla con las regulaciones de seguridad establecidas por OSHA o autoridades específicas de su industria.
Realice evaluaciones de seguridad, proporcione el equipo de protección necesario, cree procedimientos de respuesta a emergencias y capacite regularmente a los empleados en protocolos de seguridad. Documente el cumplimiento para evitar posibles infracciones.
4. Preparación para el reclutamiento y la incorporación
4.1 Cree una descripción del puesto
Redacta una descripción de puesto detallada que defina claramente las responsabilidades del rol (y cómo contribuirán al éxito de la organización), las cualificaciones, las habilidades requeridas y los resultados esperados.
Asegúrate de utilizar un lenguaje claro, orientado a la acción y sin sesgos para atraer a los candidatos adecuados y establecer expectativas claras desde el inicio.
Obtén más información sobre cómo redactar descripciones de puesto efectivas en el excelente artículo de Mariya Hristova sobre cómo escribir una descripción de puesto.
4.2 Diseñar un proceso de contratación
Comienza a desarrollar un proceso de selección estructurado que incluya la creación de anuncios de empleo, la revisión de currículums, la realización de entrevistas y la administración de pruebas de habilidades.
Define criterios de selección claros, decide qué miembros del equipo participarán en el proceso de selección y estandariza los métodos de evaluación para garantizar la coherencia, la equidad y el cumplimiento de las leyes laborales.
También conviene considerar la creación de un proceso de selección apto para el trabajo remoto.
Proceso de contratación
5.1 Búsqueda de candidatos
La búsqueda de candidatos implica encontrar posibles incorporaciones a través del marketing de reclutamiento y estrategias activas de búsqueda.
El marketing de reclutamiento incluye promocionar tu marca empleadora mediante bolsas de trabajo, redes sociales y el sitio web de tu empresa, así como publicar actualizaciones habituales como testimonios de empleados y videos de la empresa para mostrar el valor de tu organización como posible empleador.
La búsqueda activa consiste en localizar candidatos directamente a través de tu red, cualquier referencia de empleados existente, LinkedIn, foros profesionales y portales de empleo específicos del sector.
5.2 Filtrar candidatos
El proceso de filtrado de candidatos comienza con la revisión de currículums y solicitudes para evaluar la experiencia laboral, las habilidades y la formación de los postulantes.
Los modernos sistemas de seguimiento de candidatos pueden ayudar a automatizar este paso filtrando currículums y clasificándolos según palabras clave o requisitos específicos del puesto, por ejemplo, elegibilidad.
Tras la revisión inicial, una breve llamada telefónica o videollamada permite a los responsables de selección valorar las habilidades de comunicación, la disponibilidad y el interés del candidato por el puesto.
Durante esta conversación, aclara las expectativas del puesto y asegúrate de que el candidato comprenda los valores de la empresa.
Luego sigue la preselección, donde los candidatos se ordenan en función de sus cualificaciones y de los resultados del filtrado. Este paso reduce el grupo a quienes son más aptos para evaluaciones posteriores.
5.3 Entrevistas
Las entrevistas consisten en reunirse con los candidatos preseleccionados para evaluar sus cualificaciones, habilidades y adaptación a la cultura organizacional.
Una entrevista bien estructurada incluye preguntas orientadas a las capacidades técnicas, la resolución de problemas y los rasgos de comportamiento.
Las preguntas de entrevista conductual pueden ser útiles para conocer cómo el candidato ha aplicado sus habilidades y cómo ha gestionado situaciones reales: un buen predictor de su comportamiento futuro en escenarios similares y de cómo trabajaría en tu organización.
Las entrevistas pueden realizarse de forma individual, virtual o en panel, con la participación de miembros clave del equipo y responsables de la toma de decisiones.
Para garantizar la equidad, los evaluadores deben usar un sistema de puntuación o formulario de retroalimentación estandarizado. Esto asegura que cada candidato sea valorado según los mismos criterios, promoviendo un proceso de selección objetivo e inclusivo.
Lee más en el excelente artículo de Hristova sobre cómo entrevistar a alguien.
5.4 Realizar una oferta
Has encontrado el perfil adecuado y ahora llega la fase, un poco tensa, de hacerle una oferta. Como señala Hristova en su excelente artículo sobre cómo hacer una oferta de trabajo, lo mejor es llamar primero a la persona para informarle antes de enviarle una carta formal con el nombre del puesto, salario, fecha de inicio, beneficios y condiciones laborales, entre otros detalles.
Te recomiendo leer el artículo de Hristova para ayudarte a abordar esta fase crucial y contratar a más de los candidatos que deseas.
5.5 Verificación de antecedentes y elegibilidad
Antes de hacer oficial la contratación, realiza verificaciones de antecedentes y elegibilidad para comprobar las credenciales del candidato y su estatus legal para trabajar.
El historial de empleo y educativo debe ser confirmado a través de registros oficiales o servicios de verificación de confianza.
Las comprobaciones de referencias proporcionan información sobre el rendimiento laboral pasado, la ética de trabajo y el carácter del candidato al contactar empleadores anteriores o contactos profesionales.
Las verificaciones de elegibilidad legal incluyen la confirmación del derecho a trabajar usando el Formulario I-9 en Estados Unidos o asegurar que se cuente con las visas y permisos correspondientes.
Si se requieren verificaciones de antecedentes penales, asegúrate de cumplir con las leyes aplicables y de que las comprobaciones sean pertinentes para el puesto (software de verificación de antecedentes o servicios de pruebas de drogas pueden ayudarte en esto).
La transparencia sobre el proceso genera confianza y garantiza que los candidatos estén informados en todo momento.
Después de contratar empleados
6.1 Reportar nuevas contrataciones
¡Más trámites administrativos, genial! Esto es lo que tú y el nuevo empleado deben completar desde el punto de vista legal:
Para el empleador (tus responsabilidades):
- Completa el Formulario I-9 (Verificación de Elegibilidad de Empleo):
- Debes verificar la identidad y la autorización legal del empleado para trabajar en Estados Unidos.
- Revisa y conserva documentos de respaldo como pasaportes o licencias de conducir.
- Reporta la nueva contratación a tu estado:
- Registra al empleado en el Programa estatal de Notificación de Nuevos Empleados dentro de los 20 días posteriores a la contratación (o antes, según tu estado).
- Configura la nómina:
- Regístrate para obtener cuentas de impuestos sobre la nómina federales y estatales si aún no lo has hecho.
- Obtén seguro de compensación para trabajadores:
- Adquiere este seguro si lo exige tu estado, cubriendo lesiones o enfermedades relacionadas con el trabajo.
- Exhibe los carteles obligatorios en el lugar de trabajo:
- Pega los avisos de leyes laborales federales y estatales en un lugar visible, cubriendo salario mínimo, seguridad laboral y políticas antidiscriminatorias.
- Crea un expediente de empleado:
- Mantén un archivo confidencial del empleado, incluyendo formularios completados, cartas de oferta firmadas y registros de desempeño.
- Proporciona los beneficios obligatorios (si corresponde):
- Ofrece beneficios como seguro de salud, planes de jubilación y permisos remunerados si los exige la ley o la política de tu empresa.
Para el empleado (sus responsabilidades)
- Completa el Formulario W-4 (Certificado de Retenciones del Empleado):
- Este formulario determina cuánto impuesto federal sobre la renta se debe retener de sus salarios.
- Completa los formularios estatales de retención de impuestos (si corresponde):
- Dependiendo de tu estado, los empleados pueden necesitar completar formularios de retención específicos del estado.
- Proporciona los documentos para el Formulario I-9:
- El empleado debe presentar documentos válidos que prueben su identidad y elegibilidad para trabajar dentro de los tres días posteriores a la contratación.
- Inscribirse en los beneficios (si se ofrecen):
- Los empleados deben revisar e inscribirse en los beneficios proporcionados por la empresa, como seguro de salud, planes de jubilación y permisos remunerados.
- Firmar la carta de oferta/contrato de empleo:
- Si es requerido, deben aceptar formalmente el puesto firmando el contrato de empleo o la carta de oferta.
- Aceptar las políticas de la empresa:
- Los empleados deben firmar reconocimientos de políticas clave como acoso, confidencialidad y seguridad en el trabajo si corresponde.
6.2 Incorporación
La integración cubre algunos de los requisitos legales y administrativos mencionados anteriormente, pero en realidad se trata de asegurar que tu nueva contratación tenga el mejor inicio posible.
Esto significa proporcionarles las herramientas, el conocimiento y el apoyo necesarios para tener éxito. Los elementos comunes incluyen capacitación específica para el puesto, presentaciones al equipo y una visión general de la cultura, valores y expectativas de la empresa.
Un programa de integración bien estructurado mejora el compromiso de los empleados, la satisfacción laboral y la retención a largo plazo. Lee más en nuestro artículo sobre cómo crear un programa de integración de 30-60-90 días efectivo.
Cómo contratar empleados: 5 mejores prácticas
Las personas son personas y hacen cosas extrañas. Lo que las motiva no siempre es claro y la vida sucede.
El reclutamiento de ciclo completo exitoso se basa en la confianza, la transparencia, la organización, la determinación y la comunicación.
Aquí tienes algunas mejores prácticas para ayudarte a atraer y retener el talento que necesitas:
1. Crea una EVP
Una propuesta de valor para el empleado (EVP) es un conjunto de beneficios y ofertas únicas que un empleador promete entregar a sus empleados a cambio de sus habilidades, experiencia y compromiso.
Es, en esencia, el valor que una organización ofrece a sus empleados a cambio de sus contribuciones.
La EVP ayuda a atraer, retener e involucrar talento al comunicar de manera efectiva y resaltar lo que hace que la organización sea un lugar atractivo para trabajar. Incluye diversos componentes como:
- Propósito, visión y misión
- Valores organizacionales
- Compensación total
- Cultura
- Oportunidades de desarrollo profesional
- Flexibilidad
- Equilibrio entre el trabajo y la vida personal
- La experiencia general del empleado.
Para profundizar más, sugiero la excelente guía de Hristova sobre cómo crear una EVP.
2. Cultiva una marca empleadora sólida
Después de crear tu EVP, llega el momento de fortalecer tu marca empleadora.
En esencia, tu marca empleadora es tu reputación como empleador. Es cómo te presentas en tus redes sociales, descripciones de puestos, entrevistas y cualquier cosa dirigida a candidatos.
También es cómo te comportas como empresa. ¿Eres ético?, ¿los trabajadores son bien tratados?, ¿vives según tus valores?
Una cita que siempre ha permanecido conmigo sobre la marca es de Warren Buffet: “Se necesitan 20 años para construir una reputación y cinco minutos para arruinarla. Si piensas en eso, harás las cosas de manera diferente.”
Para profundizar más, consulta la guía de Mariya sobre marca empleadora.
3. Usa un proceso de entrevista estructurado
Mencioné la importancia de las entrevistas anteriormente y lo repito aquí.
Construir una estructura de entrevistas consistente es importante para asegurar que todos los candidatos sean evaluados bajo los mismos criterios. Esto ayuda a crear una experiencia consistente para los candidatos y puede reducir sesgos y hacer el proceso más justo.
4. Aprovecha la tecnología
En los primeros días, probablemente puedas arreglártelas con un sencillo sistema de gestión de empleados para ayudarte a formar tu equipo. Hay muchas ventajas de los sistemas de gestión de empleados por sí solos.
Sin embargo, si la contratación aumenta hay algunas herramientas útiles para mejorar el proceso para todas las partes involucradas y hacer seguimiento de los KPI de reclutamiento que mantendrán tus esfuerzos alineados con los objetivos empresariales.
El rey/reina indiscutible del software de reclutamiento es el sistema de seguimiento de candidatos (ATS). Estos sistemas utilizan herramientas de automatización de reclutamiento para ayudar a publicar vacantes, programar entrevistas, dar seguimiento y comunicarse con los candidatos a lo largo del proceso de contratación, filtrar currículums e interpretar retroalimentación.
5. Aprovecha a los profesionales
La contratación es notoriamente difícil, especialmente la parte de la búsqueda de candidatos, así que a veces es beneficioso contratar o subcontratar a un profesional. Tienes varias opciones aquí dependiendo de tu presupuesto para reclutamiento:
- Forma un equipo interno de reclutamiento.
- Asegúrate de contar con una agencia especialista en contratación, ya sea bajo contrato de retención o por pago según resultados. Estas suelen ser especialmente útiles para reclutar ejecutivos o candidatos difíciles de encontrar.
- Utiliza una organización profesional de empleadores o un empleador oficial registrado. Estas son particularmente útiles para reclutar talento fuera de tu jurisdicción de origen.
Para más información, consulta nuestro artículo sobre cómo contratar a un reclutador, cómo contratar a un gerente o cómo contratar a un asistente.
Suscríbete al boletín de People Managing People
Mantente informado sobre las últimas novedades en reclutamiento suscribiéndote a nuestro boletín semanal para líderes de RRHH y negocios.
Recibirás todo nuestro contenido más reciente para ayudarte a crecer en tu carrera y generar un mayor impacto en tu organización.
