Cómo contratar empleados: una guía completa

Antes de contratar empleados

1. Preparación legal y administrativa

Antes de poder contratar a alguien, primero debes cumplir con algunos requisitos legales. Aunque recomendamos obtener asesoramiento legal, probablemente tendrás que completar los siguientes requisitos:

1.1 Registro fiscal

¡Sabías que esto iba a aparecer! Por supuesto, para contratar legalmente a alguien debes completar los formularios necesarios para pagar los impuestos federales y estatales al Tío Sam.

Formularios federales (obligatorios para todas las empresas de EE. UU.):

1. Formulario SS-4:
   • Objetivo: Solicitar un EIN (número de identificación del empleador) a través del IRS.
   • Dónde presentarlo: sitio web del IRS.
2. Formulario 940:
   • Objetivo: Declarar y pagar el impuesto federal por desempleo (FUTA).
   • Frecuencia: Anual.
3. Formulario 941:
   • Objetivo: Declarar la retención del impuesto federal sobre la renta, del Seguro Social y de Medicare.
   • Frecuencia: Trimestral.
4. Formulario W-2:
   • Objetivo: Declarar los salarios pagados y los impuestos retenidos de los empleados.
   • Frecuencia: Anual (se presenta a los empleados y al IRS).
5. Formulario 1099-NEC (si corresponde):
   • Objetivo: Declarar los pagos realizados a contratistas independientes.
   • Frecuencia: Anual.

Formularios fiscales estatales (varían según el estado):

1. Formularios de registro de impuestos estatales sobre la nómina:
   • Objetivo: Registrarse para obtener cuentas de retención del impuesto estatal sobre la renta.
   • Dónde presentarlo: Sitio web del Departamento de Hacienda o de la Oficina de Impuestos de tu estado.
2. Registro del seguro estatal de desempleo (SUI):
   • Objetivo: Registrarse para pagar los impuestos del seguro de desempleo.
   • Dónde presentarlo: Sitio web del Departamento de Trabajo o de la Agencia Estatal de Empleo.
3. Registro del seguro estatal de discapacidad (SDI) (si es obligatorio):
   • Estados involucrados: California, Nueva York, Nueva Jersey, Rhode Island y Hawái.
4. Formulario de notificación de nuevas contrataciones:
   • Objetivo: Notificar a la Agencia de Registro de Nuevas Contrataciones de tu estado sobre los empleados recién contratados.
   • Dónde presentarlo: Sitio web de la Oficina de Manutención Infantil o de Trabajo del estado.
5. Formularios de impuestos locales y licencias comerciales:
   • Objetivo: Registrarse para cumplir con los requisitos locales de impuestos sobre la nómina o de impuestos comerciales, si corresponde.

1.2. Configurar la nómina

Los empleados no se quedarán mucho tiempo si no les pagas. Configurar la nómina implica crear un proceso para calcular y pagar los salarios de los empleados, garantizando al mismo tiempo el cumplimiento de las leyes fiscales federales, estatales y locales. 

Te recomendamos elegir un proveedor de servicios de nómina o utilizar un software de nómina para automatizar los cálculos, la presentación de declaraciones fiscales y los depósitos directos.

1.3 Comprender las leyes laborales

Familiarízate con las leyes laborales a nivel federal, estatal y local. Estas leyes abarcan aspectos como el salario mínimo, el pago de horas extra, las políticas contra la discriminación, las normas de seguridad en el lugar de trabajo y las certificaciones o verificaciones de antecedentes requeridas para tu sector.

Entre los lugares adecuados para encontrar información se incluyen sitios oficiales como el Departamento de Trabajo de EE. UU. (DOL), la Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC) y el departamento de trabajo de tu estado.

1.4 Contratar un seguro de compensación laboral

El seguro de compensación laboral cubre los gastos médicos y los salarios perdidos de los empleados en caso de lesiones o enfermedades relacionadas con el trabajo.

La mayoría de los estados exige que las empresas con empleados contraten este seguro (aunque los requisitos varían considerablemente), y no contar con esta cobertura puede tener como consecuencia multas importantes y consecuencias legales.

Contacta con un proveedor de seguros autorizado en tu estado para comparar pólizas y primas.

1.5 Preparar contratos laborales

Redacta contratos laborales o cartas de oferta que describan claramente las funciones del puesto, la remuneración, los beneficios y las políticas de la empresa.

Aunque no son obligatorios para la mayoría de los empleos, los acuerdos laborales pueden ayudar a establecer expectativas y reducir la probabilidad de disputas.

Si corresponde, incluye condiciones relativas a la confidencialidad, la propiedad intelectual y las condiciones de terminación.

Considera utilizar plantillas legales o trabajar con un abogado para garantizar el cumplimiento de las leyes laborales estatales y federales.

2. Preparación financiera

2.1 Elaborar un presupuesto para salarios y beneficios

Para elaborar un presupuesto para salarios y beneficios, comienza investigando los salarios estándar del sector para cada puesto según la experiencia y la ubicación, utilizando herramientas como la Oficina de Estadísticas Laborales (BLS) o sitios de empleo como Glassdoor.

Añade los costes obligatorios del empleador, como los impuestos sobre la nómina (la Seguridad Social, Medicare y el seguro de desempleo), además de beneficios como el seguro médico, las aportaciones para la jubilación y los permisos remunerados.

2.2 Establecer los beneficios para empleados

Para establecer los beneficios para empleados, identifica los beneficios obligatorios exigidos por ley, como la compensación laboral, el seguro de desempleo y las aportaciones a la Seguridad Social.

A continuación, considera qué beneficios voluntarios ofrecerás, como seguro médico, planes de jubilación, permisos remunerados y programas de bienestar, según los estándares del sector en tu ubicación o ubicaciones y tu presupuesto.

Colabora con proveedores de beneficios acreditados que tengan una trayectoria sólida atendiendo a empresas de tu sector o de un tamaño similar al de tu empresa.

Otro aspecto que debes tener en cuenta es cuánto tiempo llevan operando y si se especializan en tipos específicos de beneficios, como seguros médicos, planes de jubilación o programas de bienestar.

3. Políticas y procedimientos

3.1 Elaborar un manual del empleado

Crea un manual del empleado que describa las políticas de la empresa, las expectativas en el lugar de trabajo, los derechos de los empleados y procedimientos como la asistencia, la conducta y los permisos. Incluye políticas legales como las relativas a la lucha contra la discriminación, la prevención del acoso y las directrices de seguridad en el lugar de trabajo.

Es importante que el manual sea claro, conciso y accesible, y actualizarlo periódicamente a medida que cambien las políticas—Slite, Notion u otras herramientas diseñadas específicamente para manuales del empleado son perfectas para ello.

Si tu empresa tiene muchas políticas para empleados que debe gestionar, considera crear un manual del empleado independiente para las nuevas incorporaciones a fin de evitar la sobrecarga de información durante el primer día del proceso de incorporación.

3.2 Establecer normas de seguridad en el lugar de trabajo

Asegúrate de que tu lugar de trabajo cumpla las normas de seguridad establecidas por OSHA o por las autoridades específicas de tu sector. 

Realiza evaluaciones de seguridad, proporciona el equipo de protección necesario, crea procedimientos de respuesta ante emergencias y capacita periódicamente a los empleados sobre los protocolos de seguridad, además de documentar el cumplimiento para evitar posibles infracciones.

4. Preparación para la contratación y la incorporación

4.1 Crear una descripción del puesto

Redacta una descripción detallada del puesto que defina claramente las responsabilidades del cargo (y cómo contribuirán al éxito de la organización), las cualificaciones, las habilidades requeridas y los resultados esperados.

Asegúrate de utilizar un lenguaje claro, orientado a la acción e imparcial para atraer a los candidatos adecuados y establecer expectativas claras desde el principio. 

Obtén más información sobre cómo elaborar JDs eficaces en el excelente artículo de Mariya Hristova sobre cómo redactar una descripción del puesto.

4.2 Diseñar un proceso de contratación

Empieza a desarrollar un proceso de contratación estructurado que incluya la creación de ofertas de empleo, la revisión de currículums, la realización de entrevistas y la administración de evaluaciones de habilidades.

Define criterios de contratación claros, decide qué miembros del equipo participarán en el proceso de selección y estandariza los métodos de evaluación para garantizar la coherencia, la equidad y el cumplimiento de las leyes laborales.

También querrás considerar la creación de un proceso de contratación adaptado al trabajo remoto.

Proceso de contratación

5.1 Buscar candidatos

La búsqueda de candidatos consiste en encontrar posibles nuevas incorporaciones mediante el marketing de contratación y estrategias activas de búsqueda. 

El marketing de contratación incluye promocionar tu marca empleadora mediante bolsas de trabajo, redes sociales y el sitio web de tu empresa, así como publicar actualizaciones periódicas, como testimonios de empleados y vídeos de la empresa, para mostrar el valor de tu organización como posible empleador.

La búsqueda activa consiste en buscar candidatos directamente a través de tu red de contactos, cualquier recomendación de empleados existente, LinkedIn, foros profesionales y sitios de empleo especializados en determinados sectores.

 5.2 Filtrar candidatos

El proceso de filtrado de candidatos comienza con la revisión de currículums y solicitudes para evaluar la experiencia laboral, las habilidades y la formación académica de los candidatos. 

Los sistemas modernos de seguimiento de candidatos pueden ayudar a automatizar este paso filtrando currículums y asignándoles una puntuación en función de palabras clave o requisitos específicos del puesto, como la elegibilidad. 

Después de la revisión inicial, una breve llamada telefónica o entrevista por vídeo permite a los responsables de contratación evaluar las habilidades de comunicación, la disponibilidad y el interés de los candidatos en el puesto.

Durante esta conversación, aclara las expectativas del puesto y asegúrate de que el candidato comprende los valores de la empresa.

A continuación, se elabora una lista de candidatos preseleccionados, clasificados según sus cualificaciones y los resultados del proceso de filtrado. Este paso reduce el grupo a las personas más adecuadas para una evaluación posterior.

5.3 Realizar entrevistas

Las entrevistas consisten en reunirse con los candidatos preseleccionados para evaluar sus cualificaciones, habilidades y adaptación a la cultura de la empresa. 

Una entrevista bien estructurada incluye preguntas dirigidas a evaluar las capacidades técnicas, las habilidades para resolver problemas y los rasgos de comportamiento.

Las preguntas de entrevista conductual pueden ser útiles para comprender cómo ha aplicado un candidato sus habilidades y cómo ha gestionado situaciones de la vida real, lo que constituye un fuerte indicador de su comportamiento futuro en situaciones similares y de cómo trabajaría en tu organización.

Las entrevistas pueden realizarse de forma individual, virtualmente o como parte de un panel, con la participación de miembros clave del equipo y de las personas responsables de tomar decisiones.

Para mantener la equidad, los evaluadores deben utilizar un sistema de puntuación o un formulario de comentarios estandarizado. Esto garantiza que cada candidato sea juzgado según los mismos criterios, promoviendo un proceso de selección objetivo e inclusivo.

Lee más en el excelente artículo de Hristova sobre cómo entrevistar a una persona.

5.4 Hacer una oferta

Has encontrado una coincidencia; ahora llega la etapa un poco angustiosa de conseguir que acepte la oferta. Como señala Hristova en su excelente artículo sobre cómo hacer una oferta de trabajo, lo mejor es llamar primero a la persona para informarle antes de enviarle una carta formal con el  título del puesto, el salario, la fecha de inicio, los beneficios, las condiciones de empleo, etc.

Te recomiendo encarecidamente que leas el artículo de Hristova para que te ayude a abordar esta etapa crucial y contratar a más candidatos de los que deseas.

5.5 Verificaciones de antecedentes y elegibilidad

Antes de hacer oficial la contratación, realiza verificaciones de antecedentes y elegibilidad para confirmar las credenciales del candidato y su situación legal para trabajar.

El historial laboral y educativo debe confirmarse mediante registros oficiales o servicios de verificación acreditados.

Las comprobaciones de referencias permiten conocer el rendimiento laboral anterior, la ética de trabajo y el carácter del candidato contactando con empleadores anteriores o contactos profesionales.

Las verificaciones de elegibilidad legal incluyen confirmar el derecho a trabajar mediante el Formulario I-9 en EE. UU. o asegurarse de que se hayan obtenido los visados y permisos correspondientes.

Si se requieren verificaciones de antecedentes penales, asegúrate de cumplir con las leyes pertinentes y de que las comprobaciones sean adecuadas para el puesto (el software de verificación de antecedentes o los servicios de pruebas de drogas pueden ayudarte en este aspecto).

La transparencia sobre el proceso genera confianza y garantiza que los candidatos estén informados en todo momento.

Después de contratar empleados

6.1 Informar sobre las nuevas contrataciones

¡Más tareas administrativas, qué alegría! Esto es lo que tú y la nueva persona contratada deben completar desde el punto de vista legal:

Para el empleador (tus responsabilidades):

• Completar el Formulario I-9 (verificación de elegibilidad laboral):
  • Debes verificar la identidad del empleado y su autorización legal para trabajar en EE. UU.
  • Revisa y conserva los documentos de respaldo, como pasaportes o permisos de conducir.
• Informar sobre la nueva contratación a tu estado:
  • Registra al empleado en el Programa de Notificación de Nuevas Contrataciones de tu estado dentro de los 20 días posteriores a la contratación (o antes, según tu estado).
• Configurar la nómina:
  • Regístrate en las cuentas de impuestos federales y estatales sobre la nómina si aún no lo has hecho.
• Obtener un seguro de compensación laboral:
  • Contrata este seguro si tu estado lo exige; cubrirá las lesiones o enfermedades relacionadas con el trabajo.
• Exhibir los carteles obligatorios en el lugar de trabajo:
  • Coloca los avisos sobre las leyes laborales federales y estatales en un lugar visible, incluyendo información sobre el salario mínimo, la seguridad en el trabajo y las políticas contra la discriminación.
• Crear un expediente del empleado:
  • Conserva un expediente confidencial del empleado que incluya los formularios completados, las cartas de oferta firmadas y los registros de rendimiento.
• Proporcionar los beneficios obligatorios (si corresponde):
  • Ofrece beneficios como seguro médico, planes de jubilación y permisos remunerados si la ley o la política de tu empresa lo exige.

Para el empleado (sus responsabilidades)

1. Completar el formulario W-4 (Certificado de retenciones del empleado):
   • Este formulario determina cuánto impuesto federal sobre la renta debe retenerse de sus cheques de pago.
2. Completar los formularios estatales de retención de impuestos (si corresponde):
   • Según el estado, es posible que los empleados deban completar formularios de retención específicos del estado.
3. Proporcionar los documentos del formulario I-9:
   • El empleado debe proporcionar documentos válidos que demuestren su identidad y elegibilidad para trabajar dentro de los tres días posteriores a su contratación.
4. Inscribirse en los beneficios (si se ofrecen):
   • Los empleados deben revisar e inscribirse en los beneficios patrocinados por la empresa, como el seguro médico, los planes de jubilación y las licencias remuneradas.
5. Firmar la carta de oferta o el contrato de trabajo:
   • Si es necesario, deben aceptar formalmente el puesto firmando el contrato de trabajo o la carta de oferta.
6. Reconocer las políticas de la empresa:
   • Los empleados deben firmar acuses de recibo de políticas clave, como las de prevención del acoso, confidencialidad y seguridad laboral, si corresponde.

6.2 Incorporación

La incorporación abarca algunos de los requisitos legales y administrativos mencionados anteriormente, pero en realidad se trata de garantizar que la persona recién contratada tenga el mejor comienzo posible.

Esto significa proporcionarle las herramientas, los conocimientos y el apoyo necesarios para tener éxito. Entre los elementos habituales se incluyen la capacitación específica del puesto, las presentaciones a los miembros del equipo y una descripción general de la cultura, los valores y las expectativas de la empresa. 

Un programa de incorporación bien estructurado mejora el compromiso de los empleados, la satisfacción laboral y la retención a largo plazo. Obtén más información en nuestro artículo sobre cómo crear un programa de incorporación eficaz de 30, 60 y 90 días.

Cómo contratar empleados: 5 mejores prácticas

Las personas son personas y hacen cosas extrañas. Lo que las motiva no siempre está claro y la vida sucede.

La contratación de ciclo completo exitosa se basa en la confianza, la transparencia, la organización, la perseverancia y la comunicación.

Estas son algunas mejores prácticas que te ayudarán a atraer y retener el talento que necesitas:

1. Crear una propuesta de valor para el empleado 

Una propuesta de valor para el empleado (EVP) es un conjunto de beneficios y ofertas únicos que un empleador promete proporcionar a sus empleados a cambio de sus habilidades, experiencia y compromiso.

Es, esencialmente, el valor que una organización proporciona a sus empleados a cambio de sus contribuciones.

La EVP ayuda a atraer, retener y comprometer al talento al comunicar e impulsar eficazmente aquello que convierte a la organización en un lugar atractivo para trabajar. Abarca diversos componentes, como:

• Propósito, visión y misión
• Valores organizacionales
• Compensación total
• Cultura
• Oportunidades de desarrollo profesional
• Flexibilidad
• Equilibrio entre la vida laboral y personal
• La experiencia general del empleado. 

Para profundizar en el tema, te recomiendo la excelente guía de Hristova sobre cómo crear una EVP.

2. Cultivar una sólida marca empleadora

Después de crear tu EVP, el siguiente paso es cultivar tu marca empleadora.

En esencia, tu marca empleadora es tu reputación como empleador. Es la manera en que te presentas en tus redes sociales, descripciones de puestos, entrevistas y en cualquier otro espacio de contacto con los candidatos.

También es la manera en que te comportas como empresa. ¿Actúas de forma ética?, ¿se trata bien a los trabajadores?, ¿vives de acuerdo con tus valores?

Una cita que siempre he tenido presente en relación con la creación de marca es de Warren Buffet: “Se necesitan 20 años para construir una reputación y cinco minutos para arruinarla. Si piensas en eso, harás las cosas de otra manera”.

Para profundizar en el tema, consulta la guía de Mariya sobre la creación de una marca empleadora.

3. Utiliza un proceso de entrevistas estructurado

Ya mencionamos anteriormente la importancia de las entrevistas y lo reitero aquí.

Es importante crear una estructura de entrevistas coherente para garantizar que todos los candidatos sean evaluados según los mismos criterios. Esto ayuda a crear una experiencia coherente para los candidatos y puede contribuir a reducir los sesgos y hacer que el proceso sea más justo.

4. Aprovecha la tecnología

Durante las primeras etapas, probablemente puedas arreglártelas con un sencillo sistema de gestión de empleados que te ayude a formar tu equipo. Los sistemas de gestión de empleados ofrecen muchas ventajas por sí mismos.

Sin embargo, si el ritmo de contratación aumenta, existen algunas herramientas útiles que ayudan a mejorar el proceso para todas las partes implicadas y a realizar un seguimiento de los KPI de contratación, lo que mantendrá tus esfuerzos alineados con los objetivos empresariales.

El rey o la reina indiscutible del software de contratación es el sistema de seguimiento de candidatos (ATS). Estos sistemas utilizan herramientas de automatización de la contratación para ayudar a publicar ofertas de empleo, programar entrevistas, hacer un seguimiento de los candidatos y comunicarse con ellos durante todo el proceso de contratación, filtrar currículums e interpretar los comentarios.

5. Recurre a profesionales

La contratación es notoriamente complicada, especialmente la parte de búsqueda de candidatos, por lo que a veces resulta beneficioso contratar o contar con los servicios de un profesional. Aquí tienes varias opciones, dependiendo de tu presupuesto de contratación:

• Crear un equipo interno de contratación.
• Contratar los servicios de una agencia de contratación especializada, ya sea mediante una cuota fija o con pago por contratación. Estas agencias suelen ser especialmente útiles para contratar ejecutivos o candidatos difíciles de encontrar.
• Utilizar una organización profesional de empleadores o un empleador registrado. Estas opciones son especialmente útiles para contratar talento fuera de tu jurisdicción de origen.

Para obtener más información, consulta nuestro artículo sobre cómo contratar a un reclutador, cómo contratar a un gerente o cómo contratar a un asistente.

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Preguntas frecuentes sobre cómo contratar empleados

¿Cuáles son algunas señales de que ha llegado el momento de contratar empleados?

¿Cuáles son algunas ventajas de contratar personal?