Documentación para Nuevas Contrataciones: Guía Esencial 2026

Finn Bartram

on Jun 23, 2026

La documentación para nuevas contrataciones es crucial para cumplir con la normativa. Aquí tienes todo lo que tú y tu nuevo empleado deben completar.

La incorporación de un nuevo empleado es un momento emocionante. Han decidido que se agradan mutuamente y están dispuestos a intentarlo.

Pero, antes de poder avanzar (legalmente), tanto la organización como el nuevo empleado deben completar bastante papeleo de incorporación.

Ya sea que contrate a su primer empleado o al número 100, utilice esta guía para asegurarse de que todo esté presente y correcto.

¿Qué Formularios Federales y Estatales Se Requieren para Nuevos Empleados?

Formulario I-9

El Formulario I-9 es obligatorio para verificar la identidad del nuevo empleado y su elegibilidad para trabajar en Estados Unidos. Tanto el empleado como el empleador deben llenar secciones de este formulario.

Los empleadores deben completar un Formulario I-9 para cada trabajador dentro de los tres días posteriores a su fecha de inicio.

Resumen del Formulario I-9

El Formulario I-9 se divide en tres secciones principales:

Sección 1: Información del empleado y declaración jurada
Sección 2: Revisión y verificación por el empleador o representante autorizado
Sección 3: Re-verificación y recontratación (para que el empleador la complete cuando sea necesario)

Sección 1: Información del empleado y declaración jurada

Quién la completa: El empleado.
Qué incluye:
- Nombre completo
- Otros nombres usados (si corresponde)
- Dirección (calle y número, número de apartamento, ciudad o localidad, estado, código postal)
- Fecha de nacimiento
- Número de Seguro Social de EE.UU. (opcional, salvo que el empleador participe en E-Verify)
- Correo electrónico y número de teléfono (opcional)
- Declaración de ciudadanía o estatus migratorio seleccionando una de las siguientes opciones:
  - Ciudadano estadounidense
  - Nacional no ciudadano de los EE.UU.
  - Residente permanente legal
  - Extranjero autorizado para trabajar

Sección 2: Revisión y verificación del empleador o representante autorizado

Quién la completa: El empleador o un representante autorizado.
Qué incluye:
- Título del documento
- Autoridad emisora
- Número del documento
- Fecha de vencimiento (si corresponde)
- El empleador debe examinar físicamente la documentación presentada por el empleado y firmar y fechar la sección.

Sección 3: Re-verificación y recontratación

Quién la completa: El empleador (cuando sea necesario).
Qué incluye:
- Re-verificación de la autorización de empleo (para empleados cuya autorización haya expirado)
- Actualización de información para recontrataciones

Documentos aceptables para la identidad y autorización de empleo

Los empleados deben presentar documentos originales que acrediten tanto la identidad como la autorización de empleo. Los documentos se dividen en tres listas:

Lista A: Documentos que acreditan tanto la identidad como la autorización de empleo
Lista B: Documentos que acreditan sólo la identidad
Lista C: Documentos que acreditan sólo la autorización de empleo

Ejemplos de documentos aceptables

Lista A (Identidad y autorización de empleo)

Pasaporte de los EE. UU. o Tarjeta de Pasaporte de los EE. UU.
Tarjeta de Residente Permanente o Tarjeta de Registro de Extranjero (Formulario I-551)
Documento de Autorización de Empleo (tarjeta) que contenga una fotografía (Formulario I-766)
Pasaporte de los Estados Federados de Micronesia (FSM) o la República de las Islas Marshall (RMI) con el Formulario I-94 o Formulario I-94A que indique admisión no inmigrante bajo el Acuerdo de Libre Asociación entre los EE. UU. y la FSM o RMI

Lista B (Solo identidad)

Licencia de conducir o tarjeta de identificación emitida por un estado o posesión de los EE. UU., siempre que contenga una fotografía o información como nombre, fecha de nacimiento, género, estatura, color de ojos y dirección
Tarjeta de identificación emitida por agencias o entidades gubernamentales federales, estatales o locales, siempre que contenga una fotografía o información como nombre, fecha de nacimiento, género, estatura, color de ojos y dirección
Tarjeta de identificación escolar con fotografía
Tarjeta de registro de votante
Tarjeta militar de los EE. UU. o registro de reclutamiento

Lista C (Solo autorización de empleo)

Tarjeta de Número de Seguro Social (a menos que especifique que la tarjeta no es válida para empleo)
Certificado de Nacimiento en el Extranjero emitido por el Departamento de Estado de los EE. UU. (Formulario FS-545)
Certificado de Reporte de Nacimiento emitido por el Departamento de Estado de los EE. UU. (Formulario DS-1350)
Copia original o certificada de un acta de nacimiento emitida por un estado, condado, autoridad municipal o posesión alejada de los EE. UU. con un sello oficial

Recibos aceptables

Los empleados pueden presentar ciertos recibos en lugar de un documento de la Lista A, B o C. Los recibos aceptables incluyen:

Un recibo de la solicitud para reemplazar un documento perdido, robado o dañado (debe reemplazarse dentro de los 90 días)
La parte de llegada del Formulario I-94/I-94A con un sello temporal I-551 y una fotografía de la persona
La parte de salida del Formulario I-94/I-94A con un sello de admisión de refugiado vigente

E-Verify

E-Verify es un sistema basado en internet que permite a las empresas determinar la elegibilidad de sus empleados para trabajar en los Estados Unidos. Compara la información del Formulario I-9 del empleado con los datos del Departamento de Seguridad Nacional de los EE. UU. y de la Administración del Seguro Social para confirmar la elegibilidad laboral.

Empleadores que participan en E-Verify: Deben crear un caso para cada nuevo empleado dentro de los tres días hábiles posteriores a que el empleado comience a trabajar.
Responsabilidades del empleado: Los empleados pueden tener que proporcionar información adicional o documentos si se encuentra una discrepancia (No Confirmación Tentativa) durante el proceso de verificación.

Notas importantes

Los empleados deben completar y firmar la Sección 1 del Formulario I-9 a más tardar el primer día de empleo.
Los empleadores deben completar la Sección 2 examinando pruebas de identidad y autorización de empleo dentro de los tres días hábiles siguientes al primer día de trabajo del empleado.
La reverificación (Sección 3) solo es necesaria si la autorización de empleo o la documentación del empleado ha expirado.

Formulario W-2

El Formulario W-2, cuyo título oficial es "Declaración de salarios e impuestos", es un formulario utilizado en los Estados Unidos para informar los salarios pagados a los empleados y los impuestos retenidos de ellos. Es un documento esencial tanto para empleadores como para empleados, y se utiliza principalmente para fines de declaración de impuestos.

Componentes clave del Formulario W-2

Información personal del empleado: Nombre, dirección y número de Seguro Social.
Información del empleador: Nombre, dirección y Número de Identificación del Empleador (EIN).
Salarios, propinas y otras compensaciones: Monto total de salarios, propinas y otras compensaciones sujetas a impuestos pagadas al empleado.
Impuesto federal sobre la renta retenido: Monto total de impuesto federal sobre la renta retenido del pago al empleado.
Salarios sujetos a Seguro Social e impuesto retenido: Monto de salarios sujetos al impuesto de Seguro Social y el impuesto correspondiente retenido.
Salarios sujetos a Medicare e impuesto retenido: Monto de salarios sujetos al impuesto de Medicare y el impuesto correspondiente retenido.
Información de impuestos estatales y locales: Salarios sujetos a impuestos estatales y locales y los impuestos correspondientes retenidos.

Distribución y presentación

Responsabilidades del empleador:
- Proporcionar copias a los empleados: Los empleadores deben entregar a los empleados una copia de su W-2 antes del 31 de enero del año siguiente. Esto brinda a los empleados tiempo suficiente para utilizar la información en sus declaraciones fiscales personales.
- Presentar ante la Administración del Seguro Social (SSA): Los empleadores también deben presentar el Formulario W-2 ante la SSA antes de que finalice enero. La SSA utiliza esta información para calcular los beneficios del Seguro Social.
- Autoridades estatales y locales: Dependiendo de las normativas estatales y locales, los empleadores también pueden necesitar presentar el Formulario W-2 ante las autoridades fiscales estatales y locales correspondientes.
Responsabilidades del empleado:
- Utilizar para la presentación de impuestos: Los empleados usan la información del Formulario W-2 para presentar sus declaraciones federales, estatales y locales de impuestos. Proporciona la información necesaria sobre sus ingresos y los impuestos retenidos.
- Conservar para registros: Los empleados deben guardar sus formularios W-2 para sus registros, ya que pueden necesitarlos para futuras referencias, especialmente si surgen dudas sobre las declaraciones de impuestos.

Importancia del Formulario W-2

Presentación de impuestos: Es esencial para que los empleados completen correctamente sus declaraciones de impuestos.
Verificación: El IRS y otras autoridades fiscales lo utilizan para verificar los ingresos y las retenciones informadas por los empleados.
Cálculo de beneficios: La SSA utiliza la información del Formulario W-2 para calcular los beneficios del Seguro Social.

Fechas límite

Para empleadores: 31 de enero (a los empleados y la SSA).
Para empleados: Utilizar antes del 15 de abril (fecha límite de presentación de impuestos para la mayoría de las personas).

Formulario W-4

El Formulario W-4, oficialmente titulado "Certificado de Retención del Empleado", es utilizado por los empleados en los Estados Unidos para informar a su empleador sobre su situación fiscal. Este formulario determina la cantidad de impuesto federal sobre la renta que se debe retener del cheque de pago de un empleado.

Componentes clave del formulario W-4

Información personal:
- Nombre completo
- Número de Seguro Social
- Dirección
- Estado civil para declarar impuestos (Soltero, Casado declarando en conjunto, Cabeza de familia, etc.)
Múltiples trabajos o cónyuge trabaja:
- Los empleados que tienen varios trabajos o un cónyuge que trabaja pueden ajustar sus retenciones en consecuencia. Esta sección ayuda a asegurar que se retenga la cantidad correcta de impuestos cuando existen múltiples fuentes de ingresos.
Declarar dependientes:
- Los empleados pueden declarar dependientes, lo que puede reducir la cantidad de impuestos retenidos de sus cheques de pago. El formulario incluye instrucciones sobre cómo calcular el monto total por dependientes.
Otros ajustes:
- Ingresos adicionales (que no provienen de trabajos): Los empleados pueden incluir otras fuentes de ingreso, como intereses, dividendos o ingresos de jubilación, para aumentar la cantidad retenida.
- Deducciones: Si los empleados esperan reclamar deducciones distintas de la deducción estándar, pueden considerarlas para reducir su retención.
- Retención adicional: Los empleados pueden especificar un monto adicional para que se retenga de cada cheque de pago si anticipan que adeudarán más impuestos.
Firmar y fechar:
- El formulario debe ser firmado y fechado por el empleado para ser válido.

Propósito del formulario W-4

Retención precisa de impuestos: Ayuda a los empleadores a retener la cantidad correcta de impuesto federal sobre la renta de los cheques de los empleados. Una retención correcta ayuda a evitar que los empleados deban una gran cantidad de impuestos al presentar su declaración anual.
Planificación fiscal: Permite a los empleados ajustar su retención para que coincida mejor con su posible obligación tributaria, lo que facilita la planificación financiera durante el año.

Cuándo completar o actualizar el formulario W-4

Nueva contratación: Al comenzar un nuevo empleo, los empleados deben completar el Formulario W-4 para su empleador.
Cambios de vida: Los empleados deben actualizar su Formulario W-4 si experimentan cambios importantes en su vida que puedan afectar su situación fiscal, como matrimonio, divorcio, nacimiento de un hijo o un cambio considerable en los ingresos.
Ajustes de impuestos: Si los empleados notan que les retienen demasiado o muy poco impuesto, pueden presentar un nuevo Formulario W-4 a su empleador para ajustar la cantidad de retención.

Formularios estatales de impuestos para nuevas contrataciones

Aunque no es obligatorio en todos los estados, algunos requieren que los trabajadores completen un formulario W-4 específico del estado.

Al momento de escribir esto, 41 estados requieren un formulario W-4 estatal. Si estás contratando empleados remotos, es importante entender y cumplir con sus normativas fiscales locales.

Notificación estatal de nuevas contrataciones

Algunos estados tienen requisitos de notificación de nuevas contrataciones que obligan a los empleadores a reportar información sobre los empleados recién contratados o recontratados a una agencia estatal designada.

Aunque los requisitos específicos pueden variar según el estado, estos son algunos elementos comunes y ejemplos:

California

Plazo para informar: Dentro de los 20 días posteriores al primer día de trabajo del empleado.
Información requerida: Nombre, dirección, número de Seguro Social y fecha de inicio del empleado; nombre, dirección y FEIN del empleador.
Métodos de notificación: En línea a través del sitio web del Departamento de Desarrollo de Empleo (EDD), correo postal o fax.
Sanciones: Hasta $24 por cada omisión de notificación de nueva contratación, y hasta $490 por conspirar con un empleado para evitar notificar.

Texas

Plazo para informar: Dentro de los 20 días naturales a partir de la fecha de contratación.
Información requerida: Nombre, dirección, número de Seguro Social y fecha de inicio del empleado; nombre, dirección y FEIN del empleador.
Métodos de notificación: En línea a través del Programa de Notificación de Nuevas Contrataciones de la Oficina del Fiscal General de Texas, por correo, fax o EDI.
Sanciones: Multas de hasta $25 por cada nueva contratación no reportada, y hasta $500 por conspirar con un empleado para evitar la notificación.

Nueva York

Plazo para informar: Dentro de los 20 días posteriores a la fecha de inicio del empleado.
Información requerida: Nombre, dirección, número de Seguro Social y fecha de inicio del empleado; nombre, dirección y FEIN del empleador.
Métodos de notificación: En línea a través del Departamento de Impuestos y Finanzas del Estado de Nueva York, por correo postal o fax.
Sanciones: Multas de hasta $20 por cada omisión de notificación de nueva contratación.

Florida

Plazo para informar: Dentro de los 20 días posteriores al primer día de trabajo del empleado.
Información requerida: Nombre, dirección, número de Seguro Social y fecha de inicio del empleado; nombre, dirección y FEIN del empleador.
Métodos de notificación: En línea a través del Departamento de Ingresos de Florida, por correo postal o fax.
Sanciones: Las multas por incumplimiento son determinadas por el Departamento de Ingresos de Florida.

Illinois

Plazo para informar: Dentro de los 20 días posteriores a la contratación o recontratación de un empleado.
Información requerida: Nombre, dirección, número de Seguro Social y fecha de inicio del empleado; nombre, dirección y FEIN del empleador.
Métodos de notificación: En línea a través del Departamento de Seguridad de Empleo de Illinois, correo postal o fax.
Sanciones: $15 por empleado por no reportar, y $500 si el incumplimiento se debe a una conspiración entre el empleador y el empleado.

Formularios estándar pero no obligatorios para nuevas contrataciones

Además de los formularios federales y estatales obligatorios, es probable que desees que el nuevo empleado revise y firme.

Carta de oferta

Una carta de oferta es un documento formal del empleador al futuro empleado en el que se detallan los términos del empleo, como el puesto, salario y fecha de inicio, y se confirma la oferta de trabajo.

Acuerdo de empleo

Un acuerdo de empleo es un contrato legalmente vinculante entre un empleador y un empleado que especifica los términos y condiciones del empleo, incluyendo las obligaciones, la compensación y la duración del empleo.

Reconocimiento del manual del empleado

Un formulario firmado por los empleados para confirmar que han recibido, leído y comprendido el manual del empleado de la empresa y que aceptan cumplir con sus políticas.

Lectura relacionada: Mejor software para manuales de empleados (¡por si necesitas ayuda para gestionar todas tus políticas de RRHH de una manera más escalable!)

Autorización de depósito directo

Una autorización de depósito directo es un formulario que el empleado completa para dar su consentimiento a que el empleador deposite su salario directamente en su cuenta bancaria. También deberás recopilar los datos bancarios del empleado.

Información de contacto de emergencia

Datos proporcionados por un empleado que incluyen nombres y detalles de contacto de las personas a las que se debe contactar en caso de una emergencia en el lugar de trabajo.

Reconocimientos de políticas

Los reconocimientos de políticas son formularios que los empleados firman para confirmar que han leído, comprendido y aceptan cumplir con políticas de la empresa específicas.

Formularios de beneficios

Documentos que los empleados completan para inscribirse en los beneficios ofrecidos por la empresa, tales como seguro médico, planes de jubilación y otros programas de beneficios para empleados. Esto se facilita mucho más con un software de administración de beneficios.

Cuestionario para nuevos empleados

Un cuestionario para nuevos empleados es un formulario que recopila información importante de los nuevos empleados, como datos personales, experiencia laboral previa y otros datos relevantes necesarios para sus registros de empleo.

También puedes aprovechar para recopilar algunos datos divertidos, como preferencias alimenticias, que pueden ayudar a personalizar el plan de integración de tu nuevo empleado.

Información que necesitarás

Para resumir un poco, cuando contratas a alguien nuevo, esta es la información que el IRS indica que debes recopilar para tus registros y los formularios que debes completar:

Elegibilidad del empleado para trabajar en Estados Unidos

De acuerdo con las directrices del IRS, todo empleador debe verificar la elegibilidad de sus empleados para trabajar en Estados Unidos utilizando el Formulario I-9, Verificación de Elegibilidad de Empleo. Este formulario exige que los empleados presenten documentos aceptables que acrediten tanto su identidad como su autorización para trabajar.

El empleador debe revisar y registrar estos documentos para asegurar el cumplimiento con las leyes federales de inmigración. No cumplir con estos requisitos puede acarrear sanciones y consecuencias legales para el empleador.

El IRS exige que los empleadores obtengan un número de Seguro Social (SSN) válido de cada empleado para fines de declaración fiscal.

El SSN es esencial para reportar correctamente los salarios, calcular los impuestos del Seguro Social y Medicare, y garantizar que las ganancias del empleado se acrediten correctamente en su historial del Seguro Social.

Los empleadores son responsables de recopilar, verificar y utilizar el SSN en los registros de nómina, declaraciones fiscales, y cuando emitan los formularios W-2 al final del año.

Retención del empleado

Los empleados deben completar el Formulario W-4, Certificado de Retención del Empleado, para informar a su empleador de su situación Fiscal, incluyendo estado civil, número de dependientes y cualquier ajuste adicional de impuestos.

Este formulario es esencial para determinar el monto correcto de impuesto federal sobre la renta que se debe retener del salario del empleado.

Mejores prácticas para la documentación de nuevos empleados

¡Hay que tener todo en orden! Sin embargo, es totalmente manejable con un poco de preparación y siguiendo estas mejores prácticas:

Agrégalo a tu lista de verificación de integración

Desarrolle una lista de verificación de incorporación estandarizada para ayudar a asegurar que se complete y recoja toda la documentación requerida. Esto ayuda a mantener la coherencia y garantiza que nada se pase por alto.

Utilice herramientas digitales

Utilice formularios electrónicos y firmas digitales siempre que sea posible para agilizar el proceso, reducir errores y facilitar que los nuevos empleados completen la documentación de manera remota. La mayoría de las soluciones de software para incorporación incluyen esto.

Reciba actualizaciones y asesoría de cumplimiento de forma regular

Como parte de su rigor de cumplimiento, manténgase al tanto de las regulaciones federales y estatales uniéndose a redes de recursos humanos como SHRM. Su asesor legal también puede ayudarle.

Por ejemplo: los servicios de Globalization Partners hacen que la incorporación de talento global sea un proceso fluido y conforme para todos.

Anticípese

Procure completar toda la documentación el primer día o, tanto como sea posible, durante la fase de preincorporación (el tiempo entre que alguien acepta la oferta y su primer día). Esto ayudará a agilizar su proceso de incorporación cuando el nuevo empleado comience realmente.

Realice sesiones de orientación

Lleve a cabo una sesión de orientación para repasar políticas importantes, beneficios y procedimientos. Esto permite que los nuevos empleados hagan preguntas y aclaren cualquier duda respecto a la documentación.

Cree un paquete de bienvenida

Arme un paquete de bienvenida que incluya el manual del empleado, políticas de la empresa, una lista de contactos clave y cualquier otra información relevante para ayudar a los nuevos empleados a aclimatarse a su nuevo puesto.

Revise los datos de los empleados de manera semi-regular

Reserve tiempo una o dos veces al año para revisar los datos de los empleados y buscar discrepancias, por ejemplo, personas que ya no trabajan en la organización o nombres que no reconoce.

La mayoría de las soluciones HRMS modernas cuentan con portales de autoservicio donde los trabajadores pueden acceder y actualizar su información.

Cómo ayuda un Employer Of Record con la documentación de nuevos empleados

Un EOR actúa como el empleador legal del trabajador, aunque este trabaje en otra empresa. El EOR asume responsabilidades como nóminas, cumplimiento fiscal, administración de beneficios y cumplimiento legal para los empleados (más detalles en nuestro artículo ¿qué es un EOR?).

Este acuerdo es especialmente común en situaciones donde una empresa desea contratar empleados internacionales en una ubicación donde no tiene una entidad legal.

A continuación, algunos aspectos clave de cómo un EOR gestiona la documentación de nuevos empleados:

Contratos y acuerdos laborales: El EOR es responsable de redactar y gestionar los contratos laborales, asegurándose de que cumplan con las leyes y regulaciones laborales locales para evitar problemas de clasificación incorrecta de empleados.
Documentación fiscal: Se encargan de los formularios y la documentación fiscal necesarios, asegurando que el empleado esté correctamente registrado a efectos fiscales en su jurisdicción.
Inscripción en beneficios: El EOR gestiona la inscripción de los empleados en diversos programas de beneficios, si corresponde, como el seguro de salud, planes de jubilación y otros incentivos.
Cumplimiento de las leyes locales: Un EOR se asegura de que todas las prácticas laborales, incluido el papeleo de nuevas contrataciones, cumplan con las leyes laborales locales. Esto es especialmente importante para las empresas que contratan empleados en diferentes países o regiones.
Proceso de incorporación: A menudo facilitan el proceso de incorporación, que incluye no solo el papeleo, sino también la introducción a las políticas, procedimientos y cultura de la empresa.
Configuración de la nómina: El proveedor de EOR configura la nómina para las nuevas contrataciones, asegurando que toda la información relevante se procese correctamente para pagos puntuales y precisos.
Privacidad y seguridad de los datos: El manejo de datos sensibles de los empleados requiere adherirse a las regulaciones de protección de datos, las cuales el EOR gestiona como parte de su responsabilidad.
Procesamiento de visados y permisos de trabajo: Si la nueva contratación necesita un visado o permiso de trabajo, el EOR puede ayudar a obtener y gestionar estos documentos.

Cómo ayuda una Organización Profesional de Empleadores con el papeleo de nuevas contrataciones

Una Organización Profesional de Empleadores generalmente se encarga del papeleo de nuevas contrataciones como parte de sus servicios. Un PEO entra en un acuerdo de co-empleo con una empresa donde asume muchas de las responsabilidades y riesgos relacionados con los empleadores (puedes obtener más detalles en nuestro artículo ¿qué es un PEO?).

Así es como un PEO suele gestionar el papeleo de nuevas contrataciones:

Contratos y acuerdos laborales: Las compañías PEO ayudan a crear y gestionar los contratos laborales que cumplen con las leyes laborales locales, asegurando que se cumplan todos los requisitos legales.
Gestión de formularios fiscales: Manejan documentos críticos relacionados con impuestos, como los formularios W-4 para retenciones fiscales en Estados Unidos, asegurando el cumplimiento de las regulaciones fiscales federales, estatales y locales.
Administración de beneficios: Los PEO suelen gestionar la inscripción a seguros de salud, planes de jubilación y otros beneficios para empleados, ocupándose de todo el papeleo relacionado.
Cumplimiento de leyes laborales: Garantizar el cumplimiento de las leyes y regulaciones laborales es una parte clave del papel del PEO, y esto se extiende al manejo de la documentación de nuevas contrataciones.
Proceso de incorporación: Los PEO habitualmente facilitan el proceso de incorporación, incluyendo la cumplimentación del papeleo necesario y la orientación sobre las políticas y la cultura de la empresa.
Registro en nómina: Registran a los nuevos empleados en el sistema de nómina, ocupándose de todos los aspectos de la administración de la nómina y asegurando un pago exacto y puntual.
Privacidad y seguridad de los datos: Los PEO gestionan datos sensibles de los empleados, cumpliendo con las leyes de protección de datos y garantizando la seguridad y confidencialidad de la información personal.
Programas de formación y desarrollo: Algunos PEO también pueden colaborar en la implementación de programas de formación y desarrollo para las nuevas contrataciones, incluyendo la documentación y el seguimiento necesario.

Si aún tienes dudas sobre las diferencias, consulta nuestro artículo para saber más sobre la diferencia entre un PEO y un EOR.

Keep Reading—and Keep Leading Smarter