Documentación para Nuevas Contrataciones: Guía Esencial 2026

Finn Bartram

on Jun 23, 2026

La incorporación de un nuevo empleado es un momento emocionante. Ambos han decidido que les agradan y están dispuestos a intentarlo.

Pero, antes de que las cosas puedan avanzar más (legalmente), tanto la organización como el nuevo empleado deben completar bastante papeleo de nuevo ingreso.

Ya sea que contrates a tu primer empleado o al número 100, utiliza esta guía para asegurarte de que todo esté presente y correcto.

¿Qué formularios federales y estatales se requieren para nuevos empleados?

Formulario I-9

El I-9 es obligatorio para verificar la identidad del nuevo empleado y su elegibilidad para trabajar en Estados Unidos. Tanto el empleado como el empleador deben completar secciones de este formulario.

Los empleadores deben completar un Formulario I-9 para cada trabajador dentro de los tres días posteriores a su fecha de inicio.

Resumen del Formulario I-9

El Formulario I-9 se divide en tres secciones principales:

Sección 1: Información y declaración del empleado
Sección 2: Revisión y verificación por parte del empleador o representante autorizado
Sección 3: Reverificación y recontratación (para que los empleadores la completen cuando sea necesario)

Sección 1: Información y declaración del empleado

Quién la completa: El empleado.
Qué incluye:
- Nombre completo
- Otros nombres utilizados (si corresponde)
- Dirección (Número y nombre de la calle, número de apartamento, ciudad o localidad, estado, código postal)
- Fecha de nacimiento
- Número de Seguro Social de EE. UU. (opcional, a menos que el empleador participe en E-Verify)
- Correo electrónico y número de teléfono (opcional)
- Declaración sobre ciudadanía o estatus migratorio seleccionando una de las siguientes opciones:
  - Ciudadano estadounidense
  - Nacional no ciudadano de EE. UU.
  - Residente permanente legal
  - Extranjero autorizado para trabajar

Sección 2: Revisión y verificación por parte del empleador o representante autorizado

Quién la completa: El empleador o un representante autorizado.
Qué incluye:
- Título del documento
- Autoridad emisora
- Número del documento
- Fecha de expiración (si corresponde)
- El empleador debe examinar físicamente la documentación presentada por el empleado y firmar y fechar la sección.

Sección 3: Reverificación y recontratación

Quién la completa: El empleador (cuando sea necesario).
Qué incluye:
- Reverificación de la autorización de empleo (para empleados cuya autorización de empleo haya expirado)
- Actualización de información para recontrataciones

Documentos aceptables de identidad y autorización de empleo

Los empleados deben presentar documentos originales que acrediten tanto la identidad como la autorización para trabajar. Los documentos se dividen en tres listas:

Lista A: Documentos que acreditan tanto la identidad como la autorización de empleo
Lista B: Documentos que acreditan la identidad solamente
Lista C: Documentos que acreditan solamente la autorización de empleo

Ejemplos de documentos aceptables

Lista A (Identidad y autorización de empleo)

Pasaporte de EE. UU. o Tarjeta de Pasaporte de EE. UU.
Tarjeta de Residente Permanente o Tarjeta de Registro de Extranjero (Formulario I-551)
Documento de Autorización de Empleo (tarjeta) que contenga una fotografía (Formulario I-766)
Pasaporte de los Estados Federados de Micronesia (FSM) o de la República de las Islas Marshall (RMI) junto con el Formulario I-94 o I-94A que indique admisión como no inmigrante bajo el Acuerdo de Libre Asociación entre EE. UU. y FSM o RMI

Lista B (Solo Identidad)

Licencia de conducir o tarjeta de identificación emitida por un estado o posesión periférica de EE. UU., siempre que contenga una fotografía o información como nombre, fecha de nacimiento, género, estatura, color de ojos y dirección
Tarjeta de identificación emitida por agencias o entidades gubernamentales federales, estatales o locales, siempre que contenga una fotografía o información como nombre, fecha de nacimiento, género, estatura, color de ojos y dirección
Tarjeta de identificación escolar con fotografía
Tarjeta de registro de votante
Tarjeta militar de EE. UU. o registro de reclutamiento

Lista C (Solo Autorización de Empleo)

Tarjeta de Número de Seguro Social (a menos que especifique que la tarjeta no es válida para empleo)
Certificación de Nacimiento en el Extranjero emitida por el Departamento de Estado de EE. UU. (Formulario FS-545)
Certificación del Reporte de Nacimiento emitida por el Departamento de Estado de EE. UU. (Formulario DS-1350)
Copia original o certificada de un acta de nacimiento emitida por un estado, condado, autoridad municipal o posesión periférica de EE. UU. con sello oficial

Recibos aceptables

Los empleados pueden presentar ciertos recibos en lugar de un documento de la Lista A, B o C. Los recibos aceptables incluyen:

Un recibo por la solicitud para reemplazar un documento perdido, robado o dañado (debe reemplazarse en un plazo de 90 días)
La porción de llegada del Formulario I-94/I-94A con un sello temporal I-551 y una fotografía del individuo
La porción de salida del Formulario I-94/I-94A con un sello de admisión como refugiado vigente

E-Verify

E-Verify es un sistema basado en Internet que permite a las empresas determinar la elegibilidad de sus empleados para trabajar en los Estados Unidos. Compara la información del Formulario I-9 de un empleado con los datos del Departamento de Seguridad Nacional de EE. UU. y de la Administración del Seguro Social para confirmar la elegibilidad de empleo.

Empleadores que participan en E-Verify: Deben crear un caso para cada nuevo empleado dentro de los tres días hábiles posteriores al inicio de labores del empleado.
Responsabilidades del empleado: Es posible que los empleados deban proporcionar información o documentos adicionales si se encuentra una discrepancia (Notificación de No Confirmación Provisional) durante el proceso de verificación.

Notas importantes

Los empleados deben completar y firmar la Sección 1 del Formulario I-9 a más tardar el primer día de empleo.
Los empleadores deben completar la Sección 2 examinando pruebas de identidad y autorización de empleo dentro de los tres días hábiles posteriores al primer día de trabajo del empleado.
La reverificación (Sección 3) solo es necesaria si la autorización de empleo o documentación del empleado ha expirado.

Formulario W-2

El Formulario W-2, oficialmente titulado "Declaración de Salarios e Impuestos", es un formulario utilizado en los Estados Unidos para informar los salarios pagados a los empleados y los impuestos retenidos de estos. Es un documento esencial tanto para empleadores como para empleados, utilizado principalmente para fines de declaración de impuestos.

Componentes clave del Formulario W-2

Información personal del empleado: Nombre, dirección y número de Seguro Social.
Información del empleador: Nombre del empleador, dirección y Número de Identificación del Empleador (EIN).
Salarios, propinas y otras compensaciones: Importe total de salarios sujetos a impuesto, propinas y otras compensaciones pagadas al empleado.
Impuesto federal sobre la renta retenido: Importe total del impuesto federal sobre la renta retenido del pago del empleado.
Salarios de Seguro Social e impuesto retenido: Importe de los salarios sujetos al impuesto de Seguro Social y el impuesto correspondiente retenido.
Salarios de Medicare e impuesto retenido: Importe de los salarios sujetos al impuesto de Medicare y el impuesto correspondiente retenido.
Información de impuestos estatales y locales: Salarios sujetos a impuestos estatales y locales y los impuestos correspondientes retenidos.

Distribución y archivo

Responsabilidades del empleador:
- Proporcionar copias a los empleados: Los empleadores deben proporcionar a los empleados una copia de su W-2 antes del 31 de enero del año siguiente. Esto da a los empleados suficiente tiempo para usar la información en sus declaraciones de impuestos personales.
- Presentar ante la Administración del Seguro Social (SSA): Los empleadores también deben presentar el Formulario W-2 ante la SSA antes de que finalice enero. La SSA utiliza esta información para calcular los beneficios del Seguro Social.
- Autoridades estatales y locales: Dependiendo de las regulaciones estatales y locales, los empleadores también pueden necesitar presentar el Formulario W-2 ante las autoridades fiscales estatales y locales correspondientes.
Responsabilidades del empleado:
- Uso para declaración de impuestos: Los empleados usan la información del Formulario W-2 para presentar sus declaraciones de impuestos federales, estatales y locales. Proporciona la información necesaria sobre sus ingresos y los impuestos que les han sido retenidos.
- Conservar para sus registros: Los empleados deben guardar sus formularios W-2 para sus registros, ya que pueden necesitarlos como referencia en el futuro, especialmente si surgen dudas sobre la presentación de impuestos.

Importancia del Formulario W-2

Declaración de impuestos: Es imprescindible para que los empleados completen adecuadamente sus declaraciones de impuestos.
Verificación: El IRS y otras autoridades fiscales lo utilizan para verificar los ingresos y las retenciones informadas por los empleados.
Cálculo de beneficios: La SSA utiliza la información del Formulario W-2 para calcular los beneficios del Seguro Social.

Fechas límite

Para empleadores: 31 de enero (a los empleados y a la SSA).
Para empleados: Usar antes del 15 de abril (fecha límite para la declaración de impuestos de la mayoría de las personas).

Formulario W-4

El Formulario W-4, titulado oficialmente "Certificado de Retenciones del Empleado", es utilizado por los empleados en Estados Unidos para informar a su empleador sobre su situación fiscal. Este formulario determina la cantidad de impuesto federal sobre la renta que se debe retener del cheque de pago de un empleado.

Componentes clave del formulario W-4

Información personal:
- Nombre completo
- Número de Seguro Social
- Dirección
- Estado civil tributario (Soltero, Casado declarando en conjunto, Cabeza de familia, etc.)
Múltiples empleos o cónyuge trabaja:
- Los empleados con varios trabajos o cuyo cónyuge trabaja pueden ajustar sus retenciones en consecuencia. Esta sección ayuda a asegurar que se retenga la cantidad correcta de impuestos cuando hay varias fuentes de ingresos.
Declarar dependientes:
- Los empleados pueden declarar dependientes, lo que puede reducir la cantidad de impuestos retenidos de sus salarios. El formulario incluye instrucciones sobre cómo calcular el monto total para los dependientes.
Otros ajustes:
- Ingresos adicionales (no provenientes de empleos): Los empleados pueden incluir otras fuentes de ingresos, como intereses, dividendos o ingresos de jubilación, para aumentar el monto de la retención.
- Deducciones: Si los empleados esperan declarar deducciones distintas de la deducción estándar, pueden considerarlas para reducir su retención.
- Retención adicional: Los empleados pueden especificar una cantidad adicional para que se retenga de cada cheque de pago si prevén deber más impuestos.
Firmar y fechar:
- El formulario debe ser firmado y fechado por el empleado para que sea válido.

Propósito del Formulario W-4

Retención precisa de impuestos: Ayuda a los empleadores a retener la cantidad correcta de impuesto federal sobre la renta de los cheques de pago de los empleados. Una retención adecuada ayuda a prevenir que los empleados deban una gran cantidad de impuestos al presentar su declaración anual.
Planificación fiscal: Permite a los empleados ajustar su retención para que coincida mejor con su carga tributaria esperada, facilitando la planificación financiera a lo largo del año.

Cuándo completar o actualizar el formulario W-4

Nueva contratación: Al comenzar un nuevo trabajo, los empleados deben completar el Formulario W-4 para su empleador.
Cambios de vida: Los empleados deben actualizar su Formulario W-4 si experimentan cambios importantes en su vida que puedan afectar su situación fiscal, como matrimonio, divorcio, el nacimiento de un hijo o un cambio significativo en los ingresos.
Ajustes fiscales: Si los empleados descubren que se les retiene demasiado o muy poco impuesto, pueden presentar un nuevo Formulario W-4 a su empleador para ajustar el monto de la retención.

Formularios estatales de impuestos para nuevas contrataciones

Aunque no es obligatorio en todos los estados, algunos requieren que los trabajadores completen un formulario W-4 específico del estado.

Al momento de escribir esto, 41 estados requieren un formulario W-4 estatal. Si está contratando empleados remotos, es importante conocer y cumplir con sus normas fiscales locales.

Reporte de nuevas contrataciones estatales

Algunos estados tienen requisitos para reportar nuevas contrataciones que obligan a los empleadores a informar sobre empleados recién contratados o recontratados a una agencia estatal designada.

Aunque los requisitos específicos pueden variar según el estado, estos son algunos elementos comunes y ejemplos:

California

Plazo para reportar: Dentro de los 20 días posteriores al primer día laboral del empleado.
Información requerida: Nombre, dirección, número de Seguro Social y fecha de inicio del empleado; nombre, dirección y FEIN del empleador.
Métodos de reporte: En línea mediante el sitio web del Departamento de Desarrollo del Empleo (EDD), correo postal o fax.
Multas: Hasta $24 por cada incumplimiento, y hasta $490 por conspirar con un empleado para no reportar.

Texas

Plazo para reportar: Dentro de los 20 días naturales posteriores a la fecha de contratación.
Información requerida: Nombre, dirección, número de Seguro Social y fecha de inicio del empleado; nombre, dirección y FEIN del empleador.
Métodos de reporte: En línea a través del Programa de Reporte de Nuevas Contrataciones del Fiscal General de Texas, correo postal, fax o EDI.
Multas: Multas de hasta $25 por cada nueva contratación no reportada y hasta $500 por conspirar con un empleado para no reportar.

Nueva York

Plazo para reportar: Dentro de los 20 días posteriores a la fecha de inicio del empleado.
Información requerida: Nombre, dirección, número de Seguro Social y fecha de inicio del empleado; nombre, dirección y FEIN del empleador.
Métodos de reporte: En línea mediante el Departamento de Impuestos y Finanzas del Estado de Nueva York, correo postal o fax.
Multas: Multas de hasta $20 por cada incumplimiento de reporte de una nueva contratación.

Florida

Plazo para reportar: Dentro de los 20 días posteriores al primer día laboral del empleado.
Información requerida: Nombre, dirección, número de Seguro Social y fecha de inicio del empleado; nombre, dirección y FEIN del empleador.
Métodos de reporte: En línea a través del Departamento de Ingresos de Florida, correo postal o fax.
Multas: Las sanciones por incumplimiento son determinadas por el Departamento de Ingresos de Florida.

Illinois

Plazo para reportar: Dentro de los 20 días posteriores a la contratación o recontratación de un empleado.
Información requerida: Nombre, dirección, número de Seguro Social y fecha de inicio del empleado; nombre, dirección y FEIN del empleador.
Métodos de reporte: En línea mediante el Departamento de Seguridad de Empleo de Illinois, correo postal o fax.
Multas: $15 por empleado por no reportar, y $500 si el incumplimiento es producto de una conspiración entre el empleador y el empleado.

Formularios estándar para nuevas contrataciones (pero no legalmente obligatorios)

Además de los formularios federales y estatales obligatorios, probablemente quiera que el nuevo empleado revise y firme.

Carta de oferta

Una carta de oferta es un documento formal de un empleador a un empleado potencial que detalla los términos del empleo, incluido el puesto de trabajo, el salario, la fecha de inicio y confirma la oferta de trabajo.

Acuerdo de empleo

Un acuerdo de empleo es un contrato legalmente vinculante entre un empleador y un empleado que especifica los términos y condiciones del empleo, incluidos los deberes, la compensación y la duración del empleo.

Reconocimiento del manual del empleado

Un formulario firmado por los empleados para confirmar que han recibido, leído y comprendido el manual del empleado de la empresa y que aceptan cumplir con sus políticas.

Lectura relacionada: Mejor software para manuales de empleados (¡en caso de que necesite ayuda para gestionar todas sus políticas de RR. HH. de forma escalable!)

Autorización de depósito directo

Una autorización de depósito directo es un formulario que rellena un empleado para dar su consentimiento a que el empleador deposite su salario directamente en su cuenta bancaria. También será necesario recopilar los datos bancarios.

Información de contacto de emergencia

Datos proporcionados por un empleado que incluyen nombres y detalles de contacto de las personas a las que se debe contactar en caso de emergencia en el lugar de trabajo.

Reconocimientos de políticas

Los reconocimientos de políticas son formularios que los empleados firman para confirmar que han leído, entendido y aceptan cumplir con las políticas de la empresa específicas.

Formularios de beneficios

Documentos que los empleados completan para inscribirse en los beneficios proporcionados por la empresa, como seguro médico, planes de jubilación y otros programas de beneficios para empleados. Esto resulta mucho más sencillo con software de administración de beneficios.

Cuestionario para nuevas contrataciones

Un cuestionario para nuevas contrataciones es un formulario que recopila información importante de los nuevos empleados, como datos personales, experiencia laboral previa y otros datos relevantes necesarios para sus registros laborales.

También puede usar esto como una oportunidad para recopilar detalles divertidos como preferencias alimenticias que pueden ayudar a personalizar el plan de integración de su nuevo empleado.

Información que necesitará

Para resumir un poco, al contratar a alguien nuevo, esta es la información que la IRS dice que debe obtener para sus registros y los formularios que debe completar:

Elegibilidad del empleado para trabajar en los Estados Unidos

De acuerdo con las pautas del IRS, todo empleador debe verificar la elegibilidad de sus empleados para trabajar en los Estados Unidos utilizando el Formulario I-9, Verificación de Elegibilidad de Empleo. Este formulario requiere que los empleados presenten documentos aceptables que acrediten tanto su identidad como su autorización para trabajar.

Los empleadores deben revisar y registrar estos documentos para garantizar el cumplimiento de las leyes de inmigración federales. El no cumplir con estos requisitos puede resultar en sanciones y consecuencias legales para el empleador.

El IRS exige que los empleadores obtengan un número de Seguro Social (SSN) válido de cada empleado para propósitos de declaración de impuestos.

El SSN es fundamental para informar correctamente los salarios, calcular los impuestos del Seguro Social y Medicare, y asegurar que las ganancias del empleado se acrediten correctamente a su registro del Seguro Social.

Los empleadores son responsables de recopilar, verificar y utilizar el SSN en los registros de nómina, declaraciones de impuestos y al emitir los formularios W-2 al final del año.

Retenciones del empleado

Los empleados deben completar el Formulario W-4, Certificado de Retenciones del Empleado, para indicar su situación fiscal al empleador, lo que incluye información como estado civil, número de dependientes y cualquier ajuste adicional de impuestos.

Este formulario es esencial para determinar la cantidad correcta de impuestos federales sobre la renta que se debe retener del cheque del empleado.

Mejores prácticas para el papeleo de nuevas contrataciones

¡Vaya, hay bastante trabajo administrativo por hacer! Sin embargo, es totalmente manejable con un poco de preparación y siguiendo estas mejores prácticas:

Agregue a su lista de verificación de integración

Desarrolle una lista de verificación de incorporación estandarizada para ayudar a garantizar que se complete y recopile toda la documentación requerida. Esto ayuda a mantener la coherencia y asegura que no se pase por alto nada.

Utilice herramientas digitales

Utilice formularios electrónicos y firmas digitales siempre que sea posible para agilizar el proceso, reducir errores y facilitar que los nuevos empleados completen la documentación de forma remota. La mayoría de las soluciones de software para incorporación incluyen esto.

Obtenga actualizaciones y consejos periódicos sobre cumplimiento

Como parte de su rigor de cumplimiento, manténgase al tanto de las regulaciones federales y estatales uniéndose a redes de recursos humanos como SHRM. Su asesor legal también puede ayudarle.

Por ejemplo: los servicios de Globalization Partners facilitan la incorporación de talento global de manera fluida y conforme para todos.

Anticípese

Procure que toda la documentación esté completada el primer día o, en la medida de lo posible, durante la fase de preincorporación (el tiempo entre la aceptación de la oferta y el primer día de trabajo). Esto ayudará a agilizar su proceso de incorporación cuando el nuevo empleado comience realmente.

Realice sesiones de orientación

Lleve a cabo una sesión de orientación para revisar políticas importantes, beneficios y procedimientos. Esto permite que los nuevos empleados hagan preguntas y aclara cualquier duda sobre la documentación.

Cree un paquete de bienvenida

Prepare un paquete de bienvenida que incluya el manual del empleado, las políticas de la empresa, una lista de contactos clave y cualquier otra información relevante para ayudar a los nuevos empleados a adaptarse a su nuevo puesto.

Revise los datos de los empleados de forma semirregular

Reserve tiempo una o dos veces al año para revisar los datos de los empleados y buscar discrepancias, por ejemplo, personas que ya no trabajan en la organización o nombres que no reconoce.

La mayoría de las soluciones HRMS modernas cuentan con portales de autoservicio donde los empleados pueden acceder y actualizar su información.

Cómo ayuda un Employer of Record con la documentación de nuevos empleados

Un EOR actúa como empleador legal del empleado, aunque éste trabaje en otra empresa. El EOR asume responsabilidades como nómina, cumplimiento fiscal, administración de beneficios y cumplimiento legal para los empleados (más detalles en nuestro artículo qué es un EOR).

Este acuerdo es especialmente común en situaciones en las que una empresa quiere contratar empleados internacionales en un lugar donde no tiene una entidad legal.

A continuación, se presentan algunos aspectos clave de cómo un EOR gestiona la documentación para nuevas contrataciones:

Contratos y acuerdos laborales: El EOR es responsable de redactar y gestionar los contratos laborales, asegurándose de que cumplen con las leyes laborales locales y las regulaciones para evitar problemas de clasificación incorrecta de empleados.
Documentación fiscal: Manejan los formularios y la documentación fiscal necesaria, asegurándose de que el empleado esté correctamente configurado para fines tributarios en su jurisdicción.
Inscripción en beneficios: El EOR gestiona la inscripción de los empleados en distintos programas de beneficios, si corresponde, como seguro médico, planes de jubilación y otros incentivos.
Cumplimiento de leyes locales: Un EOR garantiza que todas las prácticas laborales, incluidos los trámites de nuevos empleados, cumplan con las leyes laborales locales. Esto es especialmente importante para empresas que contratan empleados en diferentes países o regiones.
Proceso de incorporación: A menudo facilitan el proceso de integración, que incluye no solo la documentación sino también la introducción a las políticas, procedimientos y cultura de la empresa.
Configuración de nómina: El proveedor de EOR configura la nómina para las nuevas contrataciones, asegurándose de que toda la información relevante se procese correctamente para garantizar pagos puntuales y precisos.
Privacidad y seguridad de los datos: El manejo de datos sensibles de empleados requiere cumplir con las regulaciones de protección de datos, lo cual es gestionado por el EOR como parte de su responsabilidad.
Procesamiento de visas y permisos de trabajo: Si el nuevo empleado requiere una visa o permiso de trabajo, el EOR puede ayudar a obtener y gestionar estos documentos.

Cómo una Organización Profesional de Empleadores ayuda con la documentación para nuevas contrataciones

Una Organización Profesional de Empleadores suele gestionar la documentación para las nuevas contrataciones como parte de sus servicios. Una PEO entra en un acuerdo de co-empleo con una empresa en el que asume muchas de las responsabilidades y riesgos relacionados con el empleador (más detalles en nuestro artículo ¿qué es una PEO?).

Así es como una PEO suele encargarse de la documentación para nuevas contrataciones:

Contratos y acuerdos laborales: Las empresas PEO ayudan a crear y gestionar contratos laborales que cumplan con las leyes laborales locales, asegurando que se cumplan todos los requisitos legales.
Gestión de formularios fiscales: Manejan documentos clave relacionados con impuestos, como los formularios W-4 para retenciones fiscales en Estados Unidos, asegurando el cumplimiento con las leyes fiscales federales, estatales y locales.
Administración de beneficios: Las PEO suelen gestionar la inscripción en seguros de salud, planes de retiro y otros beneficios para empleados, encargándose de toda la documentación asociada.
Cumplimiento de leyes laborales: Garantizar el cumplimiento de las leyes y reglamentos laborales es una parte clave del papel de una PEO, y esto incluye la gestión de la documentación de nuevas contrataciones.
Proceso de incorporación: Las PEO suelen facilitar el proceso de integración, que incluye la cumplimentación de la documentación necesaria y la orientación sobre las políticas y la cultura de la empresa.
Registro en nómina: Dan de alta a los nuevos empleados en el sistema de nómina, gestionando todos los aspectos de la administración salarial y asegurando un pago exacto y puntual.
Privacidad y seguridad de los datos: Las PEO gestionan datos sensibles de empleados, cumpliendo con las leyes de protección de datos y asegurando la seguridad y confidencialidad de la información personal.
Programas de formación y desarrollo: Algunas PEO también pueden ayudar con la configuración de programas de formación y desarrollo para las nuevas contrataciones, incluyendo la documentación y el seguimiento necesario.

Si aún no tienes claro en qué se diferencian, consulta nuestro artículo para saber más sobre la diferencia entre una PEO y un EOR.

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