Etätyön verotus: asiantuntijan opas tämän vuoden verokaudelle

Yksinkertaista sinänsä. Tähän periaatteeseen liittyy kuitenkin useita merkittäviä poikkeuksia, jotka HR-tiimien ja etätyöntekijöiden on ymmärrettävä, jotta he eivät tee virheitä.

Etätyön verotus muuttuu yhä monimutkaisemmaksi, ja työkalut pysyvät hitaasti muuttuvien sääntöjen perässä. Vaatimustenmukaisuus on vaikein osa, ei pelkkä tietojen käsittely.

— Norma Delgado, Global Payroll Geeksin perustaja

---

Etätyöntekijöiden tyypit ja heidän verotuksensa erot

Kaikkia etätyöntekijöitä ei veroteta samalla tavalla. Ensimmäinen askel vaatimustenmukaisuuden varmistamisessa on ymmärtää, millaisesta työntekijästä on kyse.

1. Pysyvästi etänä työskentelevät työntekijät työskentelevät jatkuvasti eri osavaltiossa tai maassa sijaitsevalle yritykselle. Heidän verovelvollisuutensa määräytyvät kyseisten lainkäyttöalueiden välisten sopimusten, vastavuoroisuusjärjestelyjen ja verosopimusten perusteella.
2. Tilapäisesti toiselle paikkakunnalle siirretyt työntekijät saattavat työskennellä toisessa osavaltiossa lyhytaikaisen projektin tai työmatkan vuoksi. Oleskelun keston ja kyseisten osavaltioiden perusteella heille voi syntyä verovelvollisuuksia samanaikaisesti kahdessa osavaltiossa.
3. Hybridityöntekijät jakavat työaikansa kodin ja toisessa osavaltiossa sijaitsevan toimiston välillä. Heidän on yleensä kohdennettava tulonsa kussakin sijainnissa työskenneltyjen päivien lukumäärän perusteella, ja heidän on ehkä tehtävä ilmoitus molemmissa osavaltioissa.
4. Paikkariippumattomat työntekijät muuttavat usein ja toisinaan kansainvälisten rajojen yli. Heidän verotustilanteensa kuuluvat monimutkaisimpiin, sillä heille voi syntyä verotuksellinen asumisvelvollisuus useissa maissa.
5. Yhteisen työnantajuusjärjestelyn piirissä työskentelevillä työntekijöillä, kuten PEO-yrityksen kautta hallinnoiduilla työntekijöillä, verovelvollisuudet jakautuvat työnantajan ja PEO:n kesken. Työsopimus määrittää oikeudellisen vastuun.
6. Itsenäiset toimeksisaajat ovat itsenäisiä ammatinharjoittajia ja täysin vastuussa omista veroistaan, mukaan lukien yrittäjän itsensä maksama vero, neljännesvuosittaiset ennakkomaksut ja kaikki sovellettavat osavaltiokohtaiset ilmoitukset.

Sen ymmärtäminen, mikä luokka koskee kutakin tiimisi työntekijää, vaikuttaa kaikkiin sen jälkeen tehtäviin päätöksiin.

Työntekijän virheellisen luokittelun kriittinen ongelma

Ennen kuin jatkamme: työntekijän luokittelulla on verotuksessa valtava merkitys, ja virheiden tekeminen tulee kalliiksi.

Työntekijän virheellinen luokittelu tapahtuu, kun työntekijän tavoin toimiva henkilö luokitellaan itsenäiseksi toimeksisaajaksi tai päinvastoin. IRS valvoo tätä luokittelua tarkasti, ja virheellisen luokittelun seuraukset voivat kohdistua kumpaan tahansa osapuoleen.

Työnantajille: työntekijän virheellinen luokittelu toimeksisaajaksi tarkoittaa, että saatat olla velkaa takautuvia veroja, korkoja ja seuraamuksia kaikista pidättämättä ja tilittämättä jääneistä palkkaveroista. Lisäksi vastuullesi voi tulla takautuvasti maksettavia etuuksia.

Työntekijöille: virheellinen luokittelu toimeksisaajaksi tarkoittaa, että he menettävät työnantajan maksamat osuudet sosiaaliturvaan ja Medicareen sekä vastaavat henkilökohtaisesti koko yrittäjän itsensä maksamasta verosta (15.3 %), jonka he olisivat oikean luokittelun tapauksessa jakaneet työnantajan kanssa.

Tarkista työntekijöidesi luokittelut säännöllisesti IRS:n ohjeita vasten, erityisesti kun kasvatat etätyövoimaasi.

---

Työnantajille: osavaltion ennakonpidätys, verotuksellinen liittymä ja vaatimustenmukaisuusvelvoitteet

Tämä osio on tarkoitettu HR-johtajille, palkanlaskennan johtajille ja taloustiimeille, jotka hallinnoivat etätyöntekijöitä osavaltioiden rajojen yli.

Osavaltion tuloveron ennakonpidätys: perussääntö

Kuten edellä todettiin, osavaltion tulovero pidätetään yleensä sen perusteella, missä työntekijä fyysisesti työskentelee. Jos sinulla on etätyöntekijä Kaliforniassa, pidätät Kalifornian tuloveron. Jos työntekijä on Texasissa, jossa ei ole osavaltion tuloveroa, kyseisen osavaltion ennakonpidätystä ei vaadita, vaikka muut velvoitteet (joista lisää jäljempänä) voivat edelleen koskea sinua.

Liittovaltion tasolla säännöt ovat yhdenmukaiset: kaikilta W-2-työntekijöiltä heidän työskentelypaikastaan riippumatta on pidätettävä liittovaltion tulovero ja sosiaaliturvamaksu (6,2 %) sekä Medicare-maksu (1,45 %), ja työnantajan on maksettava liittovaltion työttömyysveroa (Federal Unemployment Tax).

Osavaltioiden ennakonpidätykset ovat se osa-alue, jossa asiat muuttuvat monimutkaisiksi. Sisäänrakennetuilla usean osavaltion palkanmaksuominaisuuksilla varustettu HR-ohjelmisto voi automatisoida suuren osan tästä, mutta sinun on silti ymmärrettävä säännöt, jotta voit määrittää sen oikein.

Työnantajan mukavuussääntö

Etätyön verotuksessa eniten väärin ymmärretty sääntö on työnantajan mukavuussääntö (COE-sääntö). Tämä sääntö kääntää tavanomaisen "työskentelypaikan" periaatteen päälaelleen: se sallii tiettyjen osavaltioiden verottaa etätyöntekijän tuloja ikään kuin hän työskentelisi työnantajan osavaltiossa, vaikka hän fyysisesti sijaitsisi muualla.

Sääntöä sovelletaan vain, kun työnantaja sijaitsee jossakin näistä osavaltioista ja työntekijä työskentelee etänä omasta valinnastaan (oman mukavuutensa vuoksi), eikä siksi, että työnantaja edellyttää sitä. Vuonna 2026 COE-sääntöä sovelletaan kahdeksassa osavaltiossa. Ne ovat Alabama, Connecticut, Delaware, Nebraska, New Jersey, New York, Oregon ja Pennsylvania.

Osavaltio	Mikä laukaisee "työnantajan tarpeen"?
New York	Työnantajan on edellytettävä etätyötä todellisena liiketoiminnan ehtona, ei vain sallittava sitä
Pennsylvania	Työnantajan edellyttämä etätyö; työntekijän on osoitettava sen välttämättömyys
Delaware	Työnantajan edellyttämä; harvoja virallisia poikkeuksia on määritelty
Nebraska	Työnantajan edellyttämä; myös kotipaikkaan perustuva testi on voimassa
Alabama	Työnantajan edellyttämä etätyöjärjestely
Oregon	Työnantajan on nimenomaisesti edellytettävä osavaltion ulkopuolista sijaintia
Connecticut	Työnantajan edellyttämä ja dokumentoitu
New Jersey	Työnantajan edellyttämä; sääntö säädettiin heinäkuussa 2023

New Yorkin versio on tiukin ja siitä on käyty eniten oikeudenkäyntejä. Toukokuussa 2025 New Yorkin verovalituslautakunta vahvisti COE-säännön Zelinsky-tapauksessa ja totesi, että pelkkä henkilön palkkaaminen etätyöhön tämän asuinpaikan vuoksi ei muodosta työnantajan tarvetta, mikä tarkoittaa, että työnantajan osavaltion vero on edelleen maksettava. Muutoksenhaku on käynnissä, joten kyseessä on edelleen aktiivinen oikeustapaus, jota on seurattava.

Käytännössä: jos yrityksesi pääkonttori sijaitsee New Yorkissa ja Ohiossa asuva etätyöntekijäsi työskentelee kotoa oman mukavuutensa vuoksi (eikä siksi, että edellytät sitä), New York voi edelleen vaatia tuloveroa näistä palkoista Ohion velvoitteiden lisäksi. Tämä on yksi yleisimmistä kaksinkertaista verotusta koskevien kiistojen aiheuttajista etätyössä.

New Jerseyssä ja Connecticutissa on samankaltaiset säännöt, mutta vastavuoroisuutta koskevan vaatimuksen vuoksi ne soveltavat COE-testiä vain, jos työntekijän kotiosavaltiossa on myös COE-sääntö.

Työntekijöille: jos työnantajasi sijaitsee jossakin näistä kahdeksasta osavaltiosta ja työskentelet etänä omasta valinnastasi, tarkista, saatatko olla tuloverovelvollinen sekä omassa osavaltiossasi että työnantajasi osavaltiossa.

Vastavuoroisuussopimukset: missä ne helpottavat asioita

Jos työntekijäsi asuu osavaltiossa, jolla on vastavuoroisuussopimus yrityksesi osavaltion kanssa, ennakonpidätykset yksinkertaistuvat huomattavasti.

Osavaltio	On vastavuoroisuussopimus seuraavien kanssa
Arizona	Kalifornia, Indiana, Oregon, Virginia
DC (Washington D.C.)	Maryland, Virginia
Illinois	Iowa, Kentucky, Michigan, Wisconsin
Indiana	Kentucky, Michigan, Ohio, Pennsylvania, Wisconsin
Iowa	Illinois
Kentucky	Illinois, Indiana, Michigan, Ohio, Virginia, Länsi-Virginia, Wisconsin
Maryland	DC, Pennsylvania, Virginia, Länsi-Virginia
Michigan	Illinois, Indiana, Kentucky, Minnesota, Ohio, Wisconsin
Minnesota	Michigan, Pohjois-Dakota
Montana	Pohjois-Dakota
New Jersey	Pennsylvania
Pohjois-Dakota	Minnesota, Montana
Ohio	Indiana, Kentucky, Michigan, Pennsylvania, Länsi-Virginia
Pennsylvania	Indiana, Maryland, New Jersey, Ohio, Virginia, Länsi-Virginia
Virginia	DC, Kentucky, Maryland, Pennsylvania, Länsi-Virginia
Länsi-Virginia	Kentucky, Maryland, Ohio, Pennsylvania, Virginia
Wisconsin	Illinois, Indiana, Kentucky, Michigan

Varmista, että työntekijät täyttävät asianmukaiset verovapautustodistukset, jotta et pidätä veroja väärän osavaltion sääntöjen mukaan.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Nexuksen ymmärtäminen: milloin yksi etätyöntekijä luo verotuksellisen yhteyden

Nexus on oikeudellinen termi, jolla tarkoitetaan yrityksen riittävää läsnäoloa osavaltiossa, jotta siihen sovelletaan kyseisen osavaltion verolakeja. Ennen etätyön yleistymistä nexus edellytti yleensä fyysistä toimistoa tai varastoa. Näin ei enää ole.

Nykyään useimmissa osavaltioissa yksi etätyöntekijä voi luoda nexuksen, mikä voi aiheuttaa seuraavia velvoitteita:

• Osavaltion tuloveron ennakonpidätysrekisteröinti
• Osavaltion työttömyysvakuutustilin (SUI) rekisteröinti
• Työtapaturmavakuutusta koskevat vaatimukset kyseisessä osavaltiossa
• Mahdolliset yhteisöveron tai franchise-veron ilmoitusvelvollisuudet
• Joissakin tapauksissa myyntiveron perimistä koskevat velvoitteet

Nexus ei poistu työntekijän lähtiessä. Kun nexus on syntynyt, sen poistaminen edellyttää yleensä virallista rekisteristä poistamista.

Yleiset nexus-virheet, joita tulee välttää:

• Etätyöntekijän palkkaaminen uudessa osavaltiossa rekisteröimättä ensin palkanlaskentatilejä (”hiljainen palkkahallinnon nexus”)
• Oletus siitä, ettei tuloverottomassa osavaltiossa ole velvoitteita: Washingtonissa ei ole palkkatulojen tuloveroa, mutta työnantajien on maksettava maksuja palkallista perhe- ja sairauslomaa, pitkäaikaishoitovakuutusta ja palkallista sairauslomaa varten
• Usko siihen, että Public Law 86-272 tarjoaa yleisen suojan: se suojaa osavaltion tuloverolta vain aineellisten hyödykkeiden myyjiä ja ainoastaan hankintatoiminnan osalta

Jos työntekijä työskentelee useissa osavaltioissa, verojen kohdistaminen voi olla tarpeen. Tällöin tulot kohdistetaan suhteellisesti kullekin osavaltiolle siellä työskenneltyjen päivien perusteella. Monen osavaltion verojen kohdistamiseen kykenevä palkanlaskentaohjelmisto voi automatisoida tämän, mutta työntekijöiden tarkka työpäivien seuranta on välttämätöntä.

Osavaltiot, joissa ei ole tuloveroa, mutta joissa on muita velvoitteita

Yhdeksän osavaltiota ei tällä hetkellä peri tuloveroa työntekijöiden palkoista: Alaska, Florida, Nevada, New Hampshire, Etelä-Dakota, Tennessee, Texas, Washington ja Wyoming.

Huomautus: New Hampshire ja Tennessee poistivat korkoihin ja osinkoihin kohdistuvat veronsa asteittain vuonna 2025, joten niissä ei enää ole lainkaan tuloveroa. Etätyöntekijöitä palkkaavat työnantajat eivät kuitenkaan vapaudu velvoitteistaan näissä osavaltioissa. Jokaisessa osavaltiossa on jonkinlaisia palkanlaskentaan, työttömyysvakuutukseen, työtapaturmavakuutukseen ja osavaltiokohtaisiin vaatimuksiin liittyviä velvoitteita. Washington on näkyvin esimerkki: siellä ei ole tuloveroa, mutta työnantajilta edellytetään merkittäviä maksuja palkallisen perhevapaan, pitkäaikaishoidon ja palkallisen sairausloman ohjelmiin.

Tarkista aina kunkin osavaltion työllistämiseen liittyvien verojen kokonaisuus, älä ainoastaan sitä, onko siellä tuloveroa.

Uudessa osavaltiossa palkattavan työntekijän vaatimustenmukaisuuden tarkistuslista

Kun palkkaat etätyöntekijän osavaltiossa, jossa yritykselläsi ei ole aiempaa toimintaa, käy seuraavat vaiheet läpi ennen hänen ensimmäistä palkanmaksuaan:

1. Selvitä verotukselliset liittymävaikutukset: vahvista, mitä osavaltioiden veroja ja rekisteröintejä sovelletaan
2. Rekisteröidy osavaltion tuloveron ennakonpidätystä varten: useimmat osavaltiot edellyttävät työnantajan rekisteröitymistä ennen ennakonpidätysten aloittamista
3. Perusta osavaltion työttömyysvakuutustili (SUI): SUI-maksut ja -vaatimukset vaihtelevat osavaltioittain ja ovat erillisiä FUTA-maksuista
4. Hanki työntekijöiden tapaturmavakuutus: vaatimukset ja hyväksyttävät vakuutuspalveluntarjoajat vaihtelevat huomattavasti
5. Vahvista paikalliset verovelvoitteet: joillakin kaupungeilla ja piirikunnilla on omat tuloveronsa (esim. New York City, Philadelphia, Denver)
6. Tarkista osavaltiokohtaiset velvoitteet: palkallinen perhevapaa, palkallinen sairausloma, työkyvyttömyysvakuutus ja pitkäaikaishoidon maksut
7. Päivitä palkanlaskennan asetukset: käytä oikeita ennakonpidätysprosentteja, varmista, ettei mukavuussääntöä sovelleta, ja tarkista vastavuoroisuussopimukset
8. Ilmoita työntekijälle hänen velvoitteistaan: hänen on ehkä myös päivitettävä ennakonpidätysvalintansa (W-4-lomaketta vastaavat lomakkeet)

Monimutkaisissa useita osavaltioita koskevissa tilanteissa tai jos laajennat toimintaasi nopeasti moniin osavaltioihin, nimellisen työnantajan käyttäminen voi auttaa hoitamaan nämä vaiheet puolestasi.

Työnantajan verovelvoitteet: yhteenveto

• Pidätä ja tilitä liittovaltion tulovero, sosiaaliturvamaksut, Medicare-maksut ja FUTA-maksut kaikista W-2-työntekijöistä
• Pidätä ja tilitä osavaltion tulovero työntekijän työskentelysijainnin perusteella (COE-sääntöjen ja vastavuoroisuussopimusten alaisena)
• Maksa osavaltion työttömyysvakuutusmaksut siinä osavaltiossa, jossa työntekijä työskentelee
• Pidä yllä työntekijöiden tapaturmavakuutusta osavaltion vaatimusten mukaisesti
• Ilmoita tulot kaikille sovellettaville osavaltioille: erityisesti silloin, kun työntekijät ovat jakautuneet eri lainkäyttöalueille
• Pidä tarkkaa kirjanpitoa palkanmaksusta, mukaan lukien työntekijöiden työskentelysijainnit ja dokumentaatio kaikista sijaintimuutoksista

---

Työntekijöille: missä olet verovelvollinen ja miten voit suojautua

Tämä osio on tarkoitettu etätyöntekijöille, jotka yrittävät selvittää omat ilmoitusvelvollisuutensa.

Missä maksat veroja, kun työskentelet etänä?

Lyhyt vastaus: maksat yleensä verot siinä osavaltiossa, jossa fyysisesti teet työsi. Jos asut ja työskentelet Coloradossa New Yorkissa sijaitsevalle yritykselle, maksat Coloradon tuloveroa sekä liittovaltion tuloveroa samalla tavalla kuin sijainnistasi riippumatta.

Tähän liittyy kuitenkin tärkeitä poikkeuksia, jotka voivat tehdä tilanteesta monimutkaisen:

• Jos työnantajasi sijaitsee yhdessä kahdeksasta COE-sääntöjä soveltavasta osavaltiosta ja työskentelet etänä omasta valinnastasi, saatat olla verovelvollinen myös työnantajasi osavaltiossa
• Jos työskentelet vuoden aikana useissa osavaltioissa, sinun on ehkä annettava ulkopaikkakuntalaisen veroilmoitus jokaisessa osavaltiossa, jossa työskentelit
• Jos työnantajasi ei pidätä veroja osavaltiotasi varten, olet itse vastuussa arvioitujen neljännesvuosittaisten veromaksujen suorittamisesta

Verotuksellinen asuinpaikka ja 183 päivän sääntö

Kukin osavaltio määrittelee verotuksellisen asuinpaikan eri tavalla, mutta useimmat käyttävät jotakin 183 päivän säännön versiota: jos vietät kalenterivuoden aikana osavaltiossa yli 183 päivää, sinua pidetään yleensä sen verotuksellisena asukkaana, mikä aiheuttaa täydet ilmoitusvelvollisuudet.

Jos muutit osavaltiosta toiseen kesken vuoden, saatat olla kahden osavaltion osa-aikainen asukas ja joutua antamaan osa-aikaisen asukkaan veroilmoituksen kummassakin osavaltiossa.

Digitaalisille paimentolaisille ja usein matkustaville kysymys verotuksellisesta asuinpaikasta muuttuu todella monimutkaiseksi. Tärkeimpiä tekijöitä, joita useimmat osavaltiot tarkastelevat, ovat:

• Missä vakituinen kotisi sijaitsee
• Missä taloudelliset etusi ja perhesiteesi ovat keskittyneet
• Kuinka monta päivää vietit kussakin osavaltiossa
• Missä olet rekisteröitynyt äänestäjäksi, missä ajokorttisi on myönnetty ja missä autosi on rekisteröity

Tärkeä ero: "asuinpaikka" ja "vakituinen koti" eivät tarkoita samaa asiaa. Asuinpaikka on paikka, jossa satut asumaan tilapäisesti; vakituinen kotisi on pysyvä kotisi eli paikka, johon aiot palata. Osavaltiot käyttävät vakituista kotia määrittääkseen pitkäaikaisen asukasstatuksen ja verovelvollisuuden.

Usean osavaltion veroilmoitukset: milloin sinun on annettava ilmoitus useammassa kuin yhdessä osavaltiossa

Jos työskentelit vuoden aikana fyysisesti useammassa kuin yhdessä osavaltiossa, sinun on todennäköisesti tehtävä veroilmoitus molempiin. Useimmat osavaltiot edellyttävät, että tulot jaetaan kussakin paikassa työskenneltyjen päivien määrän perusteella. Erityisesti hybridimallia noudattavat työntekijät, jotka matkustavat osavaltioiden rajojen yli muutamana päivänä viikossa, joutuvat huomioimaan tämän, joten tarvitset tarkat tiedot päivittäisestä työskentelypaikastasi.

Jotta et joutuisi maksamaan samasta tulosta täysiä veroja kahdesti, useimmat osavaltiot tarjoavat hyvityksen toiselle osavaltiolle maksetuista veroista. Hyvitys ei aina kata koko määrää, varsinkaan jos verokannat eroavat toisistaan, mutta useimmissa tapauksissa se estää varsinaisen kaksinkertaisen verotuksen.

Jos työnantajasi ei automaattisesti pidätä veroja jokaisessa osavaltiossa, jossa työskentelet, olet itse vastuussa ennakkoon maksettavista neljännesvuosittaisista veroista kyseisiin osavaltioihin. Maksujen laiminlyönti voi johtaa vajaamaksusta määrättäviin seuraamuksiin, vaikka maksaisit puuttuvan osuuden verotuksen yhteydessä.

Mitä työntekijöiden on tehtävä

• Ilmoita työnantajallesi viipymättä aina, kun työskentelypaikkasi muuttuu, myös tilapäisesti, jotta hän voi säätää ennakonpidätykset oikein
• Tarkista, onko kotiosavaltiollasi ja työnantajasi osavaltiolla vastavuoroisuussopimus, joka voisi yksinkertaistaa veroilmoituksen tekemistä
• Seuraa vuoden aikana, kuinka monta päivää työskentelit kussakin osavaltiossa, erityisesti jos matkustat työn vuoksi tai jaat aikasi eri paikkojen välillä
• Tee ulkomailla asuvan veroilmoitus jokaisessa osavaltiossa, jossa ansaitsit tuloja mutta et ole asukas
• Maksa neljännesvuosittaiset ennakkoverot, jos työnantajasi ei pidätä veroja osavaltioon, jossa olet verovelvollinen
• Pyydä neuvoa veroasiantuntijalta usean osavaltion tilanteissa, sillä kotipaikkaa koskevien sääntöjen, COE-sääntöjen ja vastavuoroisuussopimusten yhteisvaikutus voi johtaa odottamattomiin tuloksiin

---

Etätyöntekijöiden verovähennykset Yhdysvalloissa

TCJA-sääntö ja miksi useimmat W-2-työntekijät eivät voi vähentää kotitoimistokuluja

Ennen vuoden 2018 veronalennuksia ja työpaikkoja koskevaa lakia (TCJA) työntekijät saattoivat vähentää korvaamatta jääneet työhön liittyvät kulut liittovaltion veroilmoituksessaan. TCJA poisti tämän vähennyksen W-2-työntekijöiltä vuoteen 2025 asti. Nykyinen Trumpin hallinto on ilmoittanut aikovansa jatkaa lain voimassaoloa, joten tämän rajoituksen odotetaan pysyvän voimassa vuoden 2025 jälkeenkin.

Jos olet W-2-työntekijä, et yleensä voi vähentää kotitoimistokuluja liittovaltion veroilmoituksessasi, vaikka työskentelisit kokoaikaisesti kotoa käsin eikä työnantajasi tarjoaisi korvausta.

Osavaltiotason poikkeukset: 13 lainkäyttöaluetta sallii edelleen W-2-vähennykset

Tässä on asia, jonka monet oppaat jättävät mainitsematta: useat osavaltiot ja lainkäyttöalueet sallivat edelleen W-2-työntekijöiden vähentää korvaamatta jääneet työntekijän kulut osavaltion veroilmoituksessa, vaikka vähennystä ei voisi tehdä liittovaltion verotuksessa. Jos työskentelet etänä jollakin seuraavista alueista, tarkista osavaltiosi säännöt:

• Kalifornia
• Illinois
• Iowa
• Massachusetts
• Minnesota
• Montana
• New Hampshire
• New York
• Pohjois-Dakota
• Pennsylvania
• Etelä-Dakota
• Columbian piirikunta
• Seattle (kaupunkitasolla)

Jos olet jollakin näistä lainkäyttöalueista, korvaamatta jääneet kulut, erillinen kotitoimisto, internet ja työpuhelin voivat olla vähennyskelpoisia osavaltion veroilmoituksessa. Säilytä kuitit ja tositteet.

Itsenäisten ammatinharjoittajien ja itsenäisten toimeksisaajien vähennykset

Joissakin osavaltioissa työnantajilla on lakisääteinen velvollisuus korvata etätyöntekijöille työhön liittyvät kulut. Kalifornia on näkyvin esimerkki: siellä työnantajien on korvattava työntekijöille kaikki välttämättömät liiketoimintakulut, mukaan lukien osa internet- ja puhelinkuluista. Illinoisissa, Iowassa, Massachusettsissa, Montanassa ja Columbian piirikunnassa on samanlaisia vaatimuksia.

Jos olet työnantaja, jolla on etätyöntekijöitä näissä osavaltioissa, vaadittujen kulujen korvaamatta jättäminen altistaa sinut seuraamuksille. Harkitse selkeää etätyökorvaus-käytäntöä ja tarkasta korvauskäytäntösi osavaltioittain.

Jos olet itsenäinen ammatinharjoittaja tai työskentelet itsenäisenä toimeksisaajana, tilanne on huomattavasti suotuisampi. Voit vähentää tavanomaiset ja tarpeelliset liiketoimintakulut itsenäisen ammatinharjoittamisen tuloistasi, mukaan lukien:

• Kotitoimiston välineet (tietokoneet, näytöt, puhelimet, kalusteet)
• Televiestintäkustannukset (työssä käytettävä internet- ja puhelinpalvelu)
• Käyttökulut suhteutettuna kotitoimiston käyttöön (sähkö, kaasu, lämmitys)
• Vakuutukset (liiketoimintaan liittyvät osuudet)
• Liiketoimintaan liittyvät pankkikulut ja yrityslupamaksut
• Liiketoimintaan liittyvät ateriat (joihin sovelletaan 50 prosentin rajoitusta)
• Työhön liittyvät matkakulut
• Vuokran tai asuntolainan korkojen osuus kotitoimiston pinta-alan perusteella

Kotitoimistovähennys. Vähennys on saatavilla vain, jos ylläpidät tilaa, jota käytetään yksinomaan ja säännöllisesti liiketoimintaan, ja se lasketaan jommallakummalla kahdesta menetelmästä:

Vakiomenetelmä: Jaa kotitoimiston pinta-ala kotisi kokonaispinta-alalla. Tätä prosenttiosuutta sovelletaan kotisi todellisiin kuluihin.

Esimerkki: 200 neliöjalan toimisto ÷ 2 000 neliöjalan koti = 10 % kodin kuluista on vähennyskelpoisia

Yksinkertaistettu menetelmä: Kerro toimistosi pinta-ala 5 dollarilla neliöjalkaa kohden, enintään 300 neliöjalkaan asti.

Esimerkki: 200 neliöjalkaa × $5 = $1,000 vähennys vuodessa

Yksinkertaistettu menetelmä on helpompi laskea, mutta vakiomenetelmä tuottaa usein suuremman vähennyksen, jos todelliset kotikulusi ovat korkeat. Laske molemmat vaihtoehdot selvittääksesi, kumpi hyödyttää sinua enemmän.

Voit myös käyttää kulujenhallintaohjelmistoa kulujesi seuraamiseen ympäri vuoden. Tässä on käytännöllinen katsaus helppokäyttöiseen kulujenhallintaohjelmistoon, joka auttaa sinua valitsemaan sopivan työkalun.

---

Kansainvälisen etätyön verotus

Etätyöntekijöiden kansainvälisen palkkaamisen verovaikutukset

Osaajapoolin laajentaminen palkkaamalla etätyöntekijöitä kansainvälisten rajojen yli tuo mukanaan uuden verotuksellisen monimutkaisuuden tason. Työnantajien on perehdyttävä verolakeihin, jotka vaihtelevat huomattavasti maittain, ja virheet voivat tulla kalliiksi.

Keskeiset velvoitteet, jotka on syytä ymmärtää:

Työntekijän sijaintimaan verovelvoitteet: Sinun on ehkä noudatettava paikallisia vero- ja työlakeja, mukaan lukien tuloveron ennakonpidätykset, sosiaaliturvamaksut, eläkevaatimukset ja pakolliset etuudet siinä maassa, jossa työntekijäsi asuu ja työskentelee.

Palkanlaskennan rekisteröinti: Monissa maissa ulkomaisten työnantajien on rekisteröitävä paikallinen palkanlaskentayksikkö ennen kuin ne voivat maksaa työntekijöille laillisesti. Ilman tätä saatat joutua käyttämään työnantajapalvelua, joka toimii työnantajana puolestasi. Jos palkkaat työntekijöitä lähialueelta ja kyseessä on nimenomaan Kanada, tässä on opas parhaista kanadalaisista EOR-yrityksistä.

Kiinteän toimipaikan riski

Yksi vakavimmista ja useimmin huomiotta jäävistä riskeistä kansainvälisessä etätyöntekijöiden palkkaamisessa tai työnantajapalvelun yhteydessä on kiinteä toimipaikka (PE). Kiinteä toimipaikka syntyy, kun yritykselläsi on ulkomailla riittävä veronalainen läsnäolo. Tämä voi tapahtua yksinkertaisesti siten, että työntekijä työskentelee kyseisessä maassa jatkuvasti.

Kun kiinteä toimipaikka on muodostunut, ulkomaa voi vaatia sinua:

• jättämään yhteisöveron veroilmoitukset kyseisessä lainkäyttöalueessa
• maksamaan kyseiseen läsnäoloon kohdistuvista voitoista yhteisöveroa
• rekisteröitymään paikallisen arvonlisäveron tai tavara- ja palveluverojen maksajaksi

Tämä voi tapahtua ilman mitään tarkoituksellista toimenpidettä omalta osaltasi. Esimerkiksi yksi työntekijä, joka työskentelee pysyvästi kotoaan Saksassa, voi luoda yhdysvaltalaiselle yritykselle kiinteän toimipaikan Saksaan. Keskustele veroasiantuntijan kanssa ennen ensimmäisen kansainvälisen työntekijäsi palkkaamista.

Kansainvälisten työntekijöiden verotuksellisen asuinpaikan määrittäminen

Työntekijäsi kansainväliset verovelvoitteet määräytyvät ensisijaisesti hänen verotuksellisen asuinmaansa perusteella. Se on maa, jossa hän asuu ja johon hänen ensisijaiset taloudelliset siteensä liittyvät.

Useimmissa maissa sovelletaan jossain muodossa 183 päivän sääntöä: jos henkilö viettää yli puolet verovuodesta tietyssä maassa, hänen katsotaan yleensä olevan siellä verotuksellisesti asuva. Säännöt vaihtelevat kuitenkin maittain: joissakin maissa lasketaan kalenterivuoden päiviä, toisissa käytetään liukuvaa 12 kuukauden ajanjaksoa, ja joissakin sovelletaan lisäksi kotipaikkaan ja taloudellisiin etuihin perustuvia testejä.

Ulkomailla työskentelevien Yhdysvaltain kansalaisten säännöt ovat ainutlaatuiset: Yhdysvallat verottaa kansalaisiaan maailmanlaajuisista tuloista riippumatta siitä, missä he asuvat. Käytettävissä on kuitenkin kaksi keskeistä helpotusta:

• Ulkomailla ansaitun tulon poissulkeminen (FEIE) antaa vaatimukset täyttäville ulkomailla asuville Yhdysvaltain kansalaisille mahdollisuuden jättää osan ulkomailta ansaituista tuloista Yhdysvaltain verotuksen ulkopuolelle (vuoden 2025 poissuljettava määrä on $130,000)
• Ulkomaisten verojen hyvitysten avulla Yhdysvaltain kansalaiset voivat vähentää Yhdysvaltoihin kohdistuvaa verovelvollisuuttaan ulkomaille jo maksetuilla veroilla, mikä vähentää tai poistaa kaksinkertaisen verotuksen

FEIE:n soveltamiseksi työntekijän on täytettävä joko tosiasiallisen asumisen testi (asuminen ulkomailla kokonaisen verovuoden ajan) tai fyysisen läsnäolon testi (oleskelu Yhdysvaltojen ulkopuolella vähintään 330 päivän ajan 12 kuukauden ajanjaksolla).

Usein rajoja ylittäville digitaalisille nomadeille verotuksellisen kotipaikan määrittäminen voi olla aidosti monimutkaista. Kansainväliseen verotukseen erikoistuneen veroasiantuntijan konsultointia suositellaan vahvasti.

Mikä on kaksinkertaisen verotuksen estävä sopimus (DTA)?

Kaksinkertaisen verotuksen estävä sopimus (DTA), jota kutsutaan myös verosopimukseksi, on kahden maan välinen järjestely, jonka tarkoituksena on estää saman tulon verottaminen kahdesti. Yhdysvalloilla on DTA-sopimus yli 60 maan kanssa.

DTA-sopimusten keskeiset vaikutukset etätyöntekijöihin:

• DTA-sopimuksissa määritellään yleensä, kummalla maalla on ensisijainen verotusoikeus erityyppisiin tuloihin
• Niissä määrätään usein osingoille, koroille ja rojalteille alennetut lähdeveroprosentit
• Niissä määritellään säännöt verotuksellisen asuinpaikan ratkaisemiseksi tilanteissa, joissa henkilö voisi olla verotuksellisesti asuva molemmissa maissa
• Veroilmoitukset on ehkä edelleen annettava molemmissa maissa, vaikka DTA-sopimusta sovelletaan ja se pienentää tosiasiallisen verovelvollisuuden nollaan

Työnantajille: on olennaista ymmärtää, mitä DTA-sopimuksia kansainvälisiin työntekijöihin sovelletaan, jotta sopimukset ja palkanmaksu voidaan järjestää oikein. Tehkää yhteistyötä veroasiantuntijoiden kanssa tai rakentakaa tarvittava osaaminen organisaation sisälle. Älkää olettako, että DTA-sopimus poistaa kaikki velvoitteet, sillä se vähentää niitä määritellyillä tavoilla.

Parhaat käytännöt rajat ylittävän työn verojen hallintaan

• Ymmärtäkää paikalliset säännökset ennen kansainvälisen työntekijän palkkaamista: tulovero, sosiaaliturva, eläkemaksut ja lakisääteiset etuudet vaihtelevat huomattavasti maittain
• Ylläpitäkää tarkkoja tietoja työntekijöiden sijainneista, sopimuksista ja kaikista verolomakkeista; hyödyntäkää kansainvälisen vaatimustenmukaisuuden ominaisuuksia sisältävää palkanmaksuohjelmistoa
• Laatikaa selkeät etätyökäytännöt, joissa määritellään, missä työntekijät saavat ja eivät saa työskennellä, ja päivittäkää työsopimukset järjestelyjen muuttuessa
• Suorittakaa säännöllisiä vaatimustenmukaisuuden tarkastuksia erityisesti nyt, kun pandemia-ajan helpotukset ovat päättyneet ja monet maat ovat tiukentaneet rajat ylittävää työllistämistä koskevien sääntöjen valvontaa
• Tehkää yhteistyötä EOR:n tai kansainvälisen palkanmaksupalveluntarjoajan kanssa maissa, joissa teillä ei ole paikallista asiantuntemusta tai oikeushenkilöä: ne ottavat vastuulleen työnantajan oikeudellisen vastuun ja hoitavat paikallisen vaatimustenmukaisuuden

---

More Articles

• IRS-lomake 1099: opas tyyppeihin, ilmoittamiseen ja määräaikoihin
• Mikä on lomake 1096? Milloin ja miten sitä käytetään oikein
• Kuinka paljon nimellinen työnantaja maksaa?

Mikä muuttui vuonna 2026: säännöt, jotka sinun on tunnettava nyt

Etätyön verotusta koskevat säännöt ovat muuttuneet jatkuvasti pandemian jälkeen. Tässä, mikä on muuttunut ja mitä kannattaa seurata:

Pandemia-ajan helpotukset ovat päättyneet. Useat osavaltiot, kuten Georgia, Indiana ja Minnesota, olivat pandemian aikana antaneet ohjeita, joissa etätyöntekijät vapautettiin väliaikaisesti verotuksellisen liittymän synnyttävistä velvoitteista. Nämä helpotukset ovat päättyneet. Pandemiaa edeltäneet tulojen kohdentamista ja ennakonpidätystä koskevat vakiintuneet säännöt ovat jälleen voimassa. Jos tiimisi on laajentunut osavaltioiden rajojen yli vuoden 2020 jälkeen etkä ole arvioinut vaatimustenmukaisuuttasi uudelleen, nyt on oikea aika tehdä se.

New Yorkin COE-sääntö vahvistettiin Zelinsky-tapauksessa (toukokuu 2025). New Yorkin verovalituslautakunta vahvisti uudelleen, ettei henkilön palkkaaminen etätyöhön siksi, että ehdokas asuu kyseisessä paikassa, merkitse työnantajan tarvetta. Henkilökohtaisesta mieltymyksestä New Yorkin ulkopuolella tehty etätyö on edelleen New Yorkissa sijaitsevien työnantajien New Yorkin ennakonpidätyksen alaista. Muutoksenhaku on vireillä, joten sääntö voi vielä muuttua, mutta tällä hetkellä New Yorkin sääntö on voimassa.

TCJA-vähennysrajoitukset ovat edelleen voimassa. Veronalennuksia ja työpaikkoja koskevan lain W-2-lomakkeella ilmoittavien työntekijöiden sekalaisiin eriteltyihin vähennyksiin kohdistuva keskeytys jatkuu vuoden 2025 loppuun. Nykyinen hallinto on ilmaissut aikomuksensa jatkaa näitä säännöksiä, joten työntekijöiden ei pitäisi odottaa liittovaltion kotitoimistovähennyksen palauttamista lähiaikoina.

Osavaltioiden ennakonpidätysten valvonta lisääntyy. Kalifornia, New York ja useat muut korkean verotuksen osavaltiot tarkastavat yhä useammin etätyöntekijöiden asuinpaikkaa koskevia ilmoituksia ja usean osavaltion tulojen raportointia. Tarkastuksissa keskitytään erityisesti työntekijöihin, jotka ilmoittavat muuttaneensa pois osavaltiosta mutta joilla on edelleen vahvoja siteitä entiseen osavaltioonsa. Kotipaikan muutosten dokumentointi on tärkeämpää kuin koskaan.

Päivityksiä osavaltioista, joissa ei ole tuloveroa: New Hampshire ja Tennessee luopuivat molemmat asteittain sijoitustulojen veroistaan 1. tammikuuta 2025 alkaen, joten niissä ei enää ole palkkatuloihin kohdistuvaa osavaltion veroa. Jos yritykselläsi oli työntekijöitä näissä osavaltioissa ja pidätitte ennakonpidätystä sijoitustuloista, päivitä asetuksesi.

---

Palvelut ja resurssit etätyön verojen hallintaan

Virallisen työnantajan (EOR) palvelut

Yrityksille, jotka haluavat palkata kansainvälisiä työntekijöitä tai laajentua nopeasti Yhdysvaltojen osavaltioihin, EOR on usein tehokkain tapa huolehtia vaatimustenmukaisuudesta. EOR toimii kussakin lainkäyttöalueessa työntekijän virallisena työnantajana ja ottaa vastuun palkanmaksusta, ennakonpidätyksistä, sosiaaliturvamaksuista ja paikallisen työlainsäädännön noudattamisesta.

EOR:n keskeisiä etuja ovat:

• Kattava verohallinta: EOR huolehtii ennakonpidätyksistä, tilityksistä, raportoinnista ja lakisääteisistä maksuista kullakin lainkäyttöalueella
• Oikeudellisen riskin siirtyminen: EOR ottaa työnantajan vastuun, mikä vähentää merkittävästi yrityksesi vaatimustenmukaisuusriskiä
• Ajantasainen asiantuntemus: EOR-palveluntarjoajat seuraavat muuttuvia verosäännöksiä, joten tiimisi ei tarvitse tehdä sitä
• Nopeus: Voit palkata työntekijöitä uuteen osavaltioon tai maahan päivissä, et kuukausissa

Parhaat EOR-vaihtoehdot esitellään oppaassamme, joka käsittelee parhaita virallisen työnantajan palveluita. Esimerkiksi Globalization Partners on hyvä vaihtoehto kansainvälisesti laajentuville yrityksille.

Kansainväliset palkanmaksupalvelut

Kansainväliset palkanmaksupalvelut hallinnoivat palkanmaksua useissa maissa yhdeltä alustalta ilman, että ne toimivat virallisena työnantajana. Tärkeimpiä ominaisuuksia ovat:

• Monivaluuttamaksut paikallisten palkanmaksuvaatimusten mukaisesti
• Automaattiset verolaskelmat ja ilmoitukset eri lainkäyttöalueilla
• Integraatio nykyiseen henkilöstöhallinnon tietojärjestelmääsi
• Palkanmaksun reaaliaikainen analytiikka ja kustannusten läpinäkyvyys

Toisin kuin EOR-palveluntarjoajat, kansainväliset palkanmaksupalveluntarjoajat edellyttävät, että sinulla on tai perustat paikallisen oikeushenkilön jokaiseen maahan. Ne sopivat parhaiten yrityksille, joilla on jo oikeudellinen läsnäolo useilla lainkäyttöalueilla ja jotka tarvitsevat tehokkaamman tavan hallita kokonaisuuden monimutkaisuutta.

Yritysten vero-ohjelmistot

Hyvä yritysten vero-ohjelmisto automatisoi suuren osan usean osavaltion yhdysvaltalaisen palkanmaksun laskenta- ja ilmoitustyöstä, integroituu henkilöstöhallinnon järjestelmiisi ja vähentää manuaalisten virheiden riskiä. Ainoastaan Yhdysvalloissa toimiville hajautetuille tiimeille tämä on usein kustannustehokkain vaatimustenmukaisuuden hallinnan työkalu. Kansainväliset tiimit tarvitsevat yleensä lisäksi kansainvälisen palkanmaksun tai EOR-ominaisuudet.

Usein kysytyt kysymykset

Mikä on "työnantajan mukavuuden" sääntö?

COE-sääntöä sovelletaan kahdeksassa osavaltiossa (Alabama, Connecticut, Delaware, Nebraska, New Jersey, New York, Oregon ja Pennsylvania). Sen nojalla kyseiset osavaltiot voivat verottaa etätyöntekijän tuloja ikään kuin tämä työskentelisi työnantajan osavaltiossa, vaikka hän olisi fyysisesti muualla, kun etäjärjestely perustuu työntekijän mukavuuteen eikä työnantajan tarpeeseen. New Yorkin versiota valvotaan aktiivisimmin, ja se vahvistettiin hiljattain uudelleen (toukokuu 2025).

Voidaanko etätyöntekijää verottaa kahdesti?

Kyllä. Etätyöntekijä voi joutua kaksinkertaisen verotuksen kohteeksi, kun kaksi lainkäyttöaluetta vaatii verotusoikeutta samoihin tuloihin. Näin tapahtuu useimmiten työnantajan mukavuussääntöä soveltavien osavaltioiden ja työntekijän kotiosavaltion välillä tai kansainvälisesti, kun jokin maa verottaa samoja tuloja kuin Yhdysvallat. Useimmat lainkäyttöalueet tarjoavat hyvityksiä, verosopimuksia tai vastavuoroisia sopimuksia tämän lieventämiseksi, mutta ne eivät aina poista kaksinkertaista verotusta kokonaan.

Missä Yhdysvaltain osavaltioissa ei ole tuloveroa?

Yhdeksässä osavaltiossa ei ole palkkatuloihin kohdistuvaa tuloveroa: Alaska, Florida, Nevada, New Hampshire, South Dakota, Tennessee, Texas, Washington ja Wyoming. Tuloveron puuttuminen ei kuitenkaan tarkoita, ettei palkanmaksuun liittyviä velvoitteita olisi. Esimerkiksi Washingtonin työnantajat osallistuvat edelleen palkallisen perhevapaan, pitkäaikaishoidon ja palkallisen sairausloman ohjelmien rahoittamiseen. Tarkista aina osavaltion kaikki palkanmaksuun liittyvät velvoitteet ennen kuin oletat, ettei velvoitteita ole

Mitä verolomakkeita tarvitsen maksaessani etätyötä tekeville toimeksisaajille Yhdysvalloissa?

Kolme tunnettavaa lomaketta: pyydä toimeksisaajaa täyttämään W-9 ennen työn aloittamista, toimita 1099-NEC jokaisesta toimeksisaajasta, jolle on vuoden aikana maksettu vähintään $600, ja lähetä IRS:lle lomake 1096 yhteenvetona kaikista 1099-lomakkeistasi. Sekä 1099-NEC että 1096 on toimitettava 31. tammikuuta mennessä. Puuttuvista tai myöhästyneistä 1099-lomakkeista määrätään seuraamus, jonka suuruus on $60–$630 lomaketta kohden sen mukaan, kuinka myöhässä ne toimitetaan.

Jos työskentelet etänä, missä maksat verot?

Useimmissa tapauksissa maksat verot siinä osavaltiossa tai maassa, jossa työsi tosiasiallisesti suoritetaan. Jos työnantajasi sijaitsee toisella lainkäyttöalueella, sinulla voi olla velvoitteita myös siellä, etenkin jos työnantajan osavaltio soveltaa työnantajan mukavuussääntöä. Varmista aina omaan tilanteeseesi liittyvät asiat veroalan ammattilaiselta ja tarkista, onko osavaltiosi ja työnantajasi osavaltion välillä vastavuoroista verotussopimusta.

Tämä artikkeli on tarkoitettu ainoastaan tiedoksi, eikä se ole vero- tai oikeudellista neuvontaa. Verolait muuttuvat usein ja vaihtelevat lainkäyttöalueittain. Pyydä pätevältä veroalan ammattilaiselta omaan tilanteeseesi liittyviä ohjeita.