10 HRIS-toimintoa, joista sinun on tiedettävä
HRIS (henkilöstötietojärjestelmä) on ohjelmisto, jonka avulla hallitset keskeisiä henkilöstöhallinnon tehtäviä, kuten palkanmaksua, etuja, työntekijätietoja ja rekrytointia, yhdessä paikassa. Tässä artikkelissa saat selville, mitä HRIS-toiminnot tarkalleen ovat, miten ne toimivat ja miten ne voivat tehdä päivittäisistä henkilöstöhallinnon prosesseistasi yksinkertaisempia ja tehokkaampia.
Mikä on henkilöstötietojärjestelmä?
HRIS (henkilöstötietojärjestelmä) on henkilöstöhallinnon ohjelmistotyyppi, jota organisaatiot käyttävät työntekijätietojen tallentamiseen ja hallintaan.
Se toimii työntekijätietojen keskitettynä säilytyspaikkana ja auttaa automatisoimaan ja tehostamaan erilaisia henkilöstöhallinnon tehtäviä.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
HRIS-järjestelmän hyödyt
HRIS-järjestelmät ovat keskeinen osa henkilöstöhallinnon digitaalista muutosta. Jopa pienet startup-yritykset voivat hyötyä perustason HRIS-järjestelmästä, ja suuremmille organisaatioille se on välttämätön. HRIS-järjestelmän käytön keskeisiä hyötyjä ovat:
- Keskitetyt tiedot: Tarjoaa yhden sijainnin kaikille rekrytointitietokantajärjestelmille, mikä parantaa tietojen saatavuutta ja järjestystä.
- Tehokkuuden parantuminen: Automatisoi henkilöstöhallinnon tehtäviä, kuten työntekijätietojen syöttämistä, vähentää manuaalista työtä ja säästää aikaa.
- Parantunut tarkkuus: Minimoi inhimilliset virheet palkanmaksussa, työajan seurannassa ja tietojen ylläpidossa.
- Parempi päätöksenteko: Tarjoaa tietoja ja raportteja osaamisenhallintastrategioiden tueksi.
- Työntekijöiden itsepalvelu: Antaa työntekijöille mahdollisuuden tarkastella ja hallita omia tietojaan, mikä vähentää henkilöstöhallinnon työmäärää.
- Vaatimustenmukaisuuden tuki: Auttaa varmistamaan, että organisaatio täyttää lakisääteiset ja sääntelyyn liittyvät vaatimukset.
- Kustannussäästöt: Vähentää hallinnollisia kustannuksia tehostamalla henkilöstöhallinnon prosesseja ja vähentämällä paperityötä.
- Skaalautuvuus: Auttaa organisaatioita sopeutumaan kasvuun joustavien moduulien avulla.
- Työntekijöiden sitoutumisen parantuminen: Parantaa työntekijöiden tyytyväisyyttä tarjoamalla helpon pääsyn henkilökohtaisiin tietoihin ja henkilöstöhallinnon palveluihin.
10 keskeistä HRIS-toimintoa
Seuraavaksi tarkastelemme, miten HRIS voi hyödyttää yritystäsi näiden 10 keskeisen toiminnon avulla.
1. Keskeinen henkilöstöhallinto
Keskeisellä henkilöstöhallinnolla tarkoitetaan henkilöstöosaston työntekijätietoihin liittyviä perustoimintoja :
- Henkilötiedot
- Työtehtävän tiedot
- Sopimukset
- Viisumit, työluvat ja I-9-lomakkeet (Yhdysvalloissa).
- Koulutus- ja pätevyyshistoria.
HRIS säästää henkilöstöhallinnon ammattilaisten aikaa tallentamalla kaikki työntekijätiedot yhteen keskitettyyn ja helposti saatavilla olevaan paikkaan (henkilöstötietokantaasi) ja säästää vielä enemmän aikaa mahdollistamalla työntekijöiden itsepalvelun (työntekijät voivat päivittää omia tietojaan, varata lomia ja niin edelleen).
HRIS-analyytikko (tästä lisää myöhemmin) voi laatia erilaisia raportteja, jotka tarjoavat tietoa työvoiman hallinnasta, liiketoiminnan trendeistä ja tulevista tarpeista analysoimalla keskeisiä henkilöstöhallinnon tietoja, kuten demografisia tietoja, vaihtuvuutta, työtehtävien vaatimuksia ja jopa osaamista.
2. Työvuorosuunnittelu
HRIS mahdollistaa esihenkilöille työvuorojen laatimisen, muokkaamisen ja jakamisen työntekijöiden saatavuus, poissaolot ja työaikamääräykset huomioiden.
Keskeisiä ominaisuuksia ovat usein työvuorojen vaihtamiseen tarkoitetut työkalut, ristiriitailmoitukset, reaaliaikaiset päivitykset ja integraatiot ajanseurantajärjestelmiin tarkan työvuorosuunnittelun ja työvoiman hallinnan varmistamiseksi.
3. Palkanmaksu
HRIS voi auttaa palkanlaskennassa automatisoimalla laskutoimituksia sekä varmistamalla tarkkuuden ja vaatimustenmukaisuuden.
Se yhdistää työaika- ja läsnäolotiedot, kuten tehdyt työtunnit, ylityöt ja vähennykset, mikä tehostaa palkkojen laskemista ja verotukseen liittyvien vaatimusten noudattamista.
Lisäksi se vähentää virheitä, tukee suoria talletuksia ja tarjoaa yksityiskohtaisia palkkaraportteja tehokasta taloushallintoa varten.
4. Etujen hallinnointi
HRIS-ohjelmisto tarjoaa työntekijöille itsepalveluvaihtoehtoja etuja koskevien tietojen tarkasteluun ja tehostaa avoimia ilmoittautumisaikoja.
Työntekijät voivat tehdä hyväksyttyjä muutoksia etuja koskeviin tietoihinsa elämäntilanteen muuttuessa.
Tämän toiminnon avulla työntekijät voivat myös etsiä etuja koskevia tietoja, kun heillä on kysyttävää esimerkiksi seuraavista asioista:
- Terveydenhuollon kattavuus
- Henkivakuutus
- Työkyvyttömyysetuudet
- Huollettavien etuja koskevat tiedot.
5. Koulutus ja kehitys
HRIS-koulutusmoduulit auttavat luomaan ja jakamaan vaadittuja koulutuksia sekä seuraamaan tiimin jäsenten pätevyyksiä, sertifiointeja ja taitoja.
HRIS-koulutustoiminnot mahdollistavat myös päivitettyjen käytäntöjen ja menettelytapojen nopean jakelun.
Alla olevan Latticen kaltaiset ratkaisut mahdollistavat johtamisen kehityspolkujen luomisen ja helpottavat yksilöllisten, jatkuvaan suoritusten hallintaan yhdistettyjen urakehityssuunnitelmien käynnistämistä.
Lisäksi työkalut voidaan integroida (oppimisen hallintajärjestelmään), jotta saatavilla olevat koulutukset ja koulutustiedot voidaan koota yhteen helposti käytettävään sijaintiin.
6. Suoritusten hallinta
Suoritusten hallintaan liittyvät tarpeet, kuten tavoitteiden asettaminen, itsearvioinnit ja anonyymit kyselyt, ovat kaikki HRIS:n kautta saatavilla olevia vaihtoehtoja.
Näiden ominaisuuksien avulla tiimit voivat toteuttaa suoritusarviointeja, jakaa palautetta ja asettaa tavoitteita.
Vaikka henkilöstön kanssa käytävät vuorovaikutteiset arviointikeskustelut ovat tärkeitä, työntekijä voi suorittaa osan suoritusarvioinnista itsenäisesti – tehokas tapa kannustaa rehelliseen pohdintaan ja lisätä osallistumista.
Lisäksi tämä säästää aikaa ja tehostaa prosessia.
Jos haluat kokonaisvaltaisemman lähestymistavan henkilöstöhallintoon, tutustu kuratoituun luetteloomme HR-ohjelmistoalustoista, jotka voidaan integroida saumattomasti HRIS-järjestelmääsi.
7. Työajan seuranta ja poissaolojen hallinta
HRIS-ohjelmisto mahdollistaa työajan helpon ja tarkan seurannan sekä pidettyjen poissaolojen määrän seuraamisen.
Tämä toiminto lisää omatoimisuutta. Tiimin jäsenet lähettävät itse poissaolopyyntönsä hyväksyttäviksi, ja aikaa säästyy, kun edestakaisen sähköpostiviestinnän, puheluiden ja henkilökohtaisten pyyntöjen tarve vähenee.
8. Rekrytointi
HRIS-järjestelmän käyttöönotto mullistaa rekrytoinnin, sillä se tarjoaa ehdokkaiden hankintaan ja hakijoiden seurantaan liittyviä ominaisuuksia:
- Luo työpaikkailmoituksia ja julkaise ne automaattisesti useille työpaikkasivustoille
- Sovella valintaperusteita vastaanotettuihin hakemuksiin
- Kokoa ansioluettelot ja hakijatiedot
- Seuraa hakijoiden etenemistä rekrytointiprosessin aikana
- Luo hakijatietokanta tulevia rekrytointeja varten.
Rekrytointiohjelmiston ominaisuudet tekevät HRIS-ohjelmistosta erityisen hyödyllisen yrityksille, joissa henkilöstön vaihtuvuus on suurta, koska voit kehittää rekrytointikäytäntöjäsi ja työntekijöille asettamiasi vaatimuksia ilman suuria aika- ja resurssipanostuksia.
9. Perehdytys
HRIS tehostaa perehdytysprosessia automatisoimalla asiakirjojen keräämisen ja antamalla uusille työntekijöille mahdollisuuden täyttää lomakkeet ja paperit verkossa.
Se helpottaa yhdenmukaisten perehdytyksen työnkulkujen toteuttamista, auttaa seuraamaan edistymistä ja varmistaa, että kaikki tarvittavat tehtävät, kuten taustatarkistukset ja koulutukset, suoritetaan ajoissa.
Järjestelmä tarjoaa uusille työntekijöille myös pääsyn olennaisiin yrityksen käytäntöihin ja resursseihin, mikä parantaa heidän ymmärrystään roolistaan ja yrityskulttuurista.
10. Vaatimustenmukaisuus
HRIS auttaa organisaatioita ylläpitämään henkilöstöhallinnon vaatimustenmukaisuutta tarjoamalla päivityksiä sääntelyn muutoksista, pitämällä organisaation ajan tasalla uusista vaatimuksista ja tuottamalla yksityiskohtaisia raportteja tarkastuksia varten.
Lisäksi HRIS seuraa sertifiointeja, koulutuksia ja oikeudellisia asiakirjoja varmistaakseen, että työntekijät täyttävät tarvittavat pätevyys- ja turvallisuusvaatimukset.
HRIS-järjestelmän valinta
HRIS-ratkaisut tarjoavat vaihtoehtoja yrityksesi erityistarpeiden perusteella. Jotta voit valita sinulle parhaiten sopivan HRIS-ratkaisun, sinun kannattaa ottaa huomioon esimerkiksi HRIS-järjestelmien hinnat ja esittää seuraavanlaisia kysymyksiä:
- Kuinka monta työntekijää yrityksessäsi on? Ehkä pienyrityksille tarkoitettu HRIS olisi parempi vaihtoehto?
- Mitkä ovat yrityksesi tarpeet, esimerkiksi hallinnollisiin tehtäviin käytetyn ajan säästäminen ja paremman työntekijäkokemuksen tarjoaminen? Tämä auttaa sinua määrittelemään tarvitsemiesi ominaisuuksien luettelon
- Millaiset ovat kasvusuunnitelmasi?
- Mikä on budjettisi?
- Millaisen sijoitetun pääoman tuoton (ROI) odotat saavasi?
- Ketkä käyttävät uutta työkalua, ja tarvitseeko sen toimia useilla lainkäyttöalueilla?
- Mitkä henkilöstöhallinnon teknologiakokonaisuutesi työkalut ohjelmisto korvaa tai joiden kanssa sen on integroiduttava?
Voit tutustua koko prosessiin henkilöstöhallinnon ohjelmiston valintaa käsittelevässä artikkelissamme tai perehtyä tarkemmin HRIS-, HRMS- ja HCM-järjestelmien välisiin eroihin saadaksesi paremman käsityksen tarpeisiisi parhaiten sopivasta henkilöstöhallinnon ohjelmistotyypistä.
Lisäksi HRIS-pätevyys voi antaa sinulle valmiudet hyödyntää HRIS-järjestelmien kaikkia ominaisuuksia.
10 Parhaiden HRIS-järjestelmien lista
Tässä on lista parhaista HRIS-järjestelmistä, joilla voit tehostaa henkilöstöhallinnon keskeisiä toimintoja. Arvioin yhteensä 30 vaihtoehtoa:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Vinkki: Jos vaatimuksesi ovat monimutkaisia tai olet vielä määrittelemässä niitä, sinun kannattaa harkita HRIS-tarjouspyynnön laatimista. Se auttaa sinua määrittelemään vaatimukset ja saamaan toimittajilta parempia tarjouksia.
Tilaa People Managing People -uutiskirje
Lisää neuvoja HRIS-järjestelmistä ja muista HR-ohjelmistoista saat tilaamalla viikoittaisen uutiskirjeemme HR- ja liiketoimintajohtajille. Saat kaiken uusimman sisältömme, joka auttaa sinua edistymään urallasi ja vaikuttamaan merkittävämmin organisaatiossasi.
