HR-ohjelmiston päivittäminen: täydellinen opas

1. Liikaa manuaalista työtä

Jos HR-tiimisi käyttää liikaa aikaa toistuviin tehtäviin (esimerkiksi tietojen syöttämiseen, raportointiin ja palkanlaskentaan), automaatio-ominaisuudet voivat säästää aikaa ja vähentää virheitä.

2. Rajalliset toiminnot ja puutteet ominaisuuksissa

Nykyinen ohjelmistosi ei vastaa HR-tiimisi kasvaviin tarpeisiin, kuten monimutkaisten työnkulkujen, kehittyneen raportoinnin tai edes käyttäjämäärän hallintaan.

3. Rajalliset integraatiot

Jotta HR-ohjelmistosi olisi hyödyllinen, se edellyttää yleensä integraatioita järjestelmien, kuten ATS:n, HRMS:n/HRIS:n, suoritusten hallintaohjelmiston ja muiden järjestelmien välillä. 

Jos nykyinen järjestelmäsi ei integroidu hyvin muiden kanssa, sen päivittäminen voi parantaa tiedonkulkua ja tehokkuutta.

4. Heikko käyttäjäkokemus (UX)

Toimiiko HR-ohjelmistosi käsittämättömällä tavalla? Ilmoittavatko käyttäjät usein, että järjestelmässä on vaikea navigoida ja suorittaa yksinkertaisia tehtäviä, kuten työtuntien kirjaamista tai poissaolopyyntöjen lähettämistä? 

Heikko käyttäjäkokemus on stressaava!

Epäilemättä ihmiset valittavat, mutta voit selvittää asian myös käyttötiedoista: jos kukaan ei käytä ohjelmistoa tai sitä käytetään, mutta virheitä esiintyy paljon, tämä voi olla merkki heikosta käyttäjäkokemuksen suunnittelusta.

5. Tietoturvaan liittyvät huolet

Nykyinen järjestelmäsi ei tarjoa vahvoja tietoturvatoimia, mikä lisää tietomurtojen, tietojen menetyksen tai GDPR:n ja HIPAA:n kaltaisten säädösten noudattamatta jättämisen riskiä.

Jos ohjelmistosi ei tarjoa salausta, monivaiheista tunnistautumista tai tarkastuslokeja, se saattaa vaarantaa arkaluonteiset työntekijätiedot.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

6. Puutteet vaatimustenmukaisuudessa

HR-ohjelmiston, erityisesti palkanlaskentaohjelmiston, on pysyttävä muuttuvien työlakien ja säädösten tasalla. Jos ohjelmistosi ei tarjoa säännöllisiä päivityksiä näiden muutosten huomioimiseksi, vaarana ovat vaatimustenmukaisuuden puutteet ja oikeudelliset ongelmat.

7. Rajalliset mukautusmahdollisuudet

Järjestelmä ei anna sinun mukauttaa työnkulkuja, prosesseja tai raportteja vastaamaan yrityksesi yksilöllisiä tarpeita.

Sen sijaan joudut käyttämään jäykkiä, ennalta määritettyjä prosesseja etkä pysty helposti mukauttamaan järjestelmää vastaamaan organisaatiosi rakenteen, käytäntöjen tai tavoitteiden muutoksia.

8. Korkeat tuki- ja ylläpitokustannukset

Nykyinen ohjelmistosi edellyttää usein tukea, kalliita päivityksiä tai manuaalisia korjauksia, mikä kasvattaa ylläpitokustannuksia.

Maksat säännöllisistä järjestelmäpäivityksistä tai ulkopuolisista tukipalveluista, koska järjestelmässä ilmenee usein virheitä tai yhteensopivuusongelmia, mikä vie resursseja pois HR:n ydintoiminnoista.

9. Järjestelmän käyttökatkot tai epävakaus

Toistuvat järjestelmäkatkot, hidas suorituskyky tai tekniset ongelmat häiritsevät toimintaasi. Ohjelmisto esimerkiksi kaatuu ruuhkahuippujen aikana, kuten palkanlaskennan tai työntekijöiden suoritusten arviointijaksojen yhteydessä, mikä aiheuttaa viivästyksiä ja turhautumista sekä HR-henkilöstölle että työntekijöille.

10. Toimittaja ei enää innovoi tai tarjoa päivityksiä

HR-ohjelmistosi toimittaja ei enää julkaise säännöllisiä päivityksiä, mikä tarkoittaa, että ohjelmisto jää jälkeen ominaisuuksien, tietoturvan tai suorituskyvyn osalta.

Mitä korvaavalta HR-ohjelmistolta kannattaa etsiä

Tarvitsemasi ominaisuudet riippuvat vaatimuksistasi, mutta tässä on joitakin yleisiä toimintoja, joita kannattaa etsiä:

Automaatio 

Mahdollisuus määrittää tietyt prosessit, kuten perehdytyksen, palkanlaskennan, etuudet tai suoritusten arviointien aikataulut, suoritettaviksi automaattisesti.

Mukautettavuus

Yksi nykyiseen HR-ohjelmistoosi liittyvistä suurimmista ongelmista on todennäköisesti riittämätön mukautettavuus. Vaikka näin ei olisikaan, tästä on todennäköisesti hyötyä tulevaisuudessa prosessiesi kehittyessä.

Työntekijöiden itsepalvelu

HR-ohjelmisto voi käytännössä poistaa tarpeen toimittaa työntekijöille talous-, etuus- tai verotusasiakirjoja tarjoamalla heille pääsyn verkossa toimiviin itsepalveluportaaleihin, joissa he voivat tarkastella ja päivittää näitä tietoja itselleen sopivana ajankohtana.

Integraatiot

Mahdollisuus integroida HR-ohjelmistosi laajempaan HR-teknologiapinoosi ja muihin yleisiin työkaluihin, kuten kirjanpito-ohjelmistoosi tai toiminnanohjausjärjestelmääsi.

Monissa työkaluissa integraatiot ovat vakio-ominaisuus, mutta jos näin ei ole, tästä kannattaa kysyä kartoituspuhelun aikana.

Skaalautuvuus

Skaalautuvat ominaisuudet mahdollistavat sen, että yritykset voivat jatkaa tutun HR-alustan käyttöä ja samalla lisätä tai poistaa ominaisuuksia ja toimintoja liiketoiminnan painopisteiden muuttuessa.

Raportointi ja analytiikka

Yhdistämällä työntekijätiedot yhteen paikkaan HR-ohjelmisto voi tarjota sinulle tietoja ja raportteja, joiden avulla voit toteuttaa muutoksia kehittämistä vaativilla alueilla.

Selkeä käyttöliittymä ja intuitiivinen käyttökokemus

Kuinka selkeältä ja nykyaikaiselta ohjelmisto näyttää? Kirjaa ei tietenkään voi arvioida pelkän kannen perusteella, joten pyri hankkimaan live-esittely saadaksesi käsityksen käyttökokemuksesta ja lue arvosteluja.

Näin päivität HR-ohjelmistosi

Noudata tätä prosessia varmistaaksesi, että seuraava HR-ohjelmiston valintasi johtaa parhaaseen mahdolliseen lopputulokseen.

1. Arvioi nykyinen HR-ohjelmistosi

• Tunnista ongelmakohdat: Selvitä nykyisen järjestelmäsi rajoitukset (esim. suorituskykyongelmat, puuttuvat ominaisuudet ja skaalautuvuuteen liittyvät huolenaiheet).
• Kerää palautetta: Ota mukaan keskeiset sidosryhmät, kuten HR-tiimin jäsenet, esihenkilöt ja työntekijät, ja kerää palautetta nykyisestä järjestelmästä sekä ominaisuuksista, joita he toivoisivat.
• Arvioi käyttöä: Tarkastele, kuinka tehokkaasti nykyistä ohjelmistoa käytetään, mukaan lukien se, mitkä moduulit tai ominaisuudet ovat vähällä käytöllä tai tarpeettomia.

2. Määrittele liiketoimintasi tarpeet ja tavoitteet

• Aseta selkeät tavoitteet: Määrittele, mitä haluat saavuttaa päivityksellä (esim. parempi analytiikka, käyttöliittymä ja automatisoidut prosessit).
• Aseta ominaisuudet tärkeysjärjestykseen: Listaa ominaisuudet ja HR-ohjelmiston vaatimukset, jotka ovat välttämättömiä ja jotka ovat vain hyödyllisiä lisäominaisuuksia. Näitä voivat olla:
  • Palkanlaskenta
  • Työntekijöiden perehdytys
  • Suorituksen johtaminen
  • Työajan seuranta
  • Rekrytointi ja ATS (hakijoiden seurantajärjestelmä)
  • Henkilöstöetujen hallinta.
• Skaalautuvuus ja integraatiot: Huomioi tuleva kasvu ja se, pitäisikö uuden järjestelmän integroitua muihin ohjelmistoihin, kuten perehdytysohjelmistoihin, CRM-, talous- tai toiminnanohjausjärjestelmiin.

3. Tutki mahdollisia ratkaisuja

• Tutustu toimittajiin: Tutki HR-ohjelmistotoimittajia ja kokoa luettelo tarpeitasi vastaavista vaihtoehdoista. Valikoimamme parhaista HR-ohjelmistoista ja parhaista pienyritysten HR-ohjelmistoista on hyvä paikka aloittaa.
• Tarkista arvostelut: Tutustu asiakasarvosteluihin, tapaustutkimuksiin ja asiantuntijoiden näkemyksiin varmistaaksesi toimittajan uskottavuuden ja ratkaisun suorituskyvyn.

4. Laadi lyhytlista ja ota yhteyttä

Nyt kun olet tunnistanut muutamia todennäköisiä toimittajia, on aika perehtyä vaihtoehtoihin hieman syvemmin ja varata esittelypuheluita.

1. Lähetä jokaiselle toimittajalle tietopyyntö (RFI), jotta voit verrata vaihtoehtojasi kohta kohdalta
2. Jos haluat olla todella perusteellinen, lähetä jokaiselle esivalitulle toimittajalle tarjouspyyntö (RFP). Se sisältää keskeiset tiedot yrityksestäsi, erityistarpeistasi, toimittajille tarkoitetun kyselylomakkeen sekä kaikki erityiset tarjousten jättämistä koskevat säännöt, joita heidän tulee noudattaa, kuten jättämisen määräajat.
3. Sovi tapaaminen heidän myyntiedustajansa kanssa ja käykää kysymyksesi läpi.

Nämä puhelut, joihin tulisi mielellään sisältyä tuotteen toiminnan live-esittelyjä, auttavat sinua myös muodostamaan käsityksen toimittajasta ja siitä, voitteko rakentaa hyvän kumppanuuden.

Voit vertailla toimittajia käyttämällä tätä kätevää arviointipohjaa.

More Articles

• 6 HRMS-integraatiota, joita käytän henkilöstöhallinnon työn helpottamiseen
• ERP-ohjelmiston käyttö: aloittelijan opas
• HR-suunnittelu: täydellinen opas vuodelle 2026

5. Perustele hankinta liiketoiminnan näkökulmasta

Kun kaikki edellä mainitut tiedot on kerätty, on aika laatia perustelu HR-ohjelmiston hankinnalle. 

Sen ei tarvitse olla kymmenen sivun mittainen asiakirja, vaan se voi olla niinkin yksinkertainen kuin yhden sivun muistio (sillä kenellä muka on aikaa lukea kymmentä sivua?).

Päätöksentekijät etsivät vastauksia seuraaviin kysymyksiin:

• Kuinka paljon HR-ohjelmisto maksaa?
• Mihin haasteisiin ohjelmisto tuo ratkaisun?
• Jos emme investoi ohjelmistoon, mitä sitten?
• Kuinka kauan käyttöönotto kestää?
• Miksi meidän on investoitava nyt?
• Mikä on HR-ohjelmiston käyttöönoton ROI? Dan Georgen artikkeli aiheesta HR:n talousosaaminen on tässä hyödyllinen lähde. 

Et ehkä tiedä vastausta kustannuksia koskevaan kysymykseen, mutta hyväksynnän hakeminen tässä vaiheessa auttaa luomaan edellytykset onnistumiselle.

Tässä on liiketoimintaperustelupohja, jota voit käyttää HR-ohjelmistoa varten:

• Tiivistelmä: Lyhyt yleiskatsaus ehdotukseen, keskeisiin hyötyihin ja johtopäätöksiin.
• Nykytilanne ja ongelman kuvaus: Kuvaus nykytilasta sekä käsiteltävistä erityishaasteista tai ongelmista.
• Ehdotettu ratkaisu ja hyödyt: Yksityiskohtainen kuvaus ehdotetusta ratkaisusta ja sen odotetuista hyödyistä, mukaan lukien kustannus-hyötyanalyysi.
• Käyttöönottosuunnitelma ja riskien arviointi: Vaiheittainen käyttöönottostrategia, aikataulu sekä yhteenveto mahdollisista riskeistä ja niiden hallintasuunnitelmista.
• Johtopäätös ja suositukset: Tiivis yhteenveto liiketoimintaperusteluista sekä lopulliset suositukset päätöksentekijöille.

6. Ota käyttöön ja perehdytä

Varmista, että sidosryhmät ovat tietoisia uudesta ratkaisustasi ja tuntevat olonsa varmaksi sen käytössä. 

Keskeinen syy siihen, etteivät yritykset saa ohjelmistohankinnoilleen tuottoa, on se, että käyttöönottoa ei viedä loppuun eikä uutta työkalua integroida asianmukaisesti päivittäisiin toimintoihin.

Tehokas muutosjohtaminen on ratkaisevan tärkeää. Jotta työntekijät käyttäisivät uutta ohjelmistoasi, heidän on ymmärrettävä, miten se hyödyttää heitä (esimerkiksi säästää aikaa tai nopeuttaa lomapyyntöjen hyväksymistä) ja osattava käyttää sitä.

Tässä on muutamia vinkkejä, jotka auttavat tässä.

• Kerro selkeästi, että otatte käyttöön uuden HR-ohjelmiston ja mitä tämä merkitsee työntekijöille. Kannusta työntekijöitä esittämään kysymyksiä.
• Hyödynnä kaikki toimittajan tarjoama perehdytys ja koulutus sekä tee koulutuksen suorittamisesta työntekijöille pakollista kohtuullisessa ajassa.
• Nimeä joku vastaamaan käyttöönoton johtamisesta ja toimimaan yhteyshenkilönä kaikissa työntekijöiden mahdollisissa kysymyksissä (ja palautteessa).
• Varmista, että työntekijät tietävät käytettävissä olevista itsepalveluresursseista ja osaavat tehdä tukipyynnön, jos he kohtaavat ongelmia.

HR-ohjelmiston päivittämisen parhaat käytännöt

Noudata näitä parhaita käytäntöjä päivittäessäsi HR:n ydinjärjestelmää, jotta vältät yleiset virheet, jotka voivat johtaa tehottomuuteen, resurssien tuhlaamiseen tai turhautumiseen.

• Määrittele selkeät tavoitteet: Määrittele liiketoimintatavoitteesi ja henkilöstöhallinnon erityistarpeesi ennen prosessin aloittamista. Tämä auttaa ohjaamaan ohjelmiston valintaa ja varmistaa, että se vastaa tavoitteitasi.
• Kerää käyttäjäpalautetta: Tutki käyttötietoja ja toteuta kyselyitä, fokusryhmiä tai haastatteluja ymmärtääksesi nykyisen järjestelmäsi ongelmakohdat ja uudelta järjestelmältä toivotut ominaisuudet.
• Ota tuleva kasvu huomioon: Jatkuvasti vaihtuvat toimittajat voivat aiheuttaa vaivaa, joten etsi ratkaisu, joka pystyy kasvamaan yrityksesi mukana esimerkiksi lisäämällä käyttäjiä, laajentamalla ominaisuuksia tai integroitumalla muihin järjestelmiin.
• Tarkastele kokonaiskannattavuutta: Kustannukset ovat tärkeitä, joten huomioi sekä lyhyen että pitkän aikavälin kustannukset (käyttöönotto, ylläpito ja päivitykset) ja keskity vastineeseen rahalle. Varmista, että ohjelmisto vastaa tarpeitasi ja tarjoaa hyvän sijoitetun pääoman tuoton (ROI).
• Älä aliarvioi tietojen siirron monimutkaisuutta: Suunnittele tietojen siirto ajoissa ja ota sekä henkilöstöhallinnon että IT-tiimit mukaan määrittelemään, mitä tietoja siirretään, miten ja milloin.

Uusien alkujen kunniaksi

Toivottavasti edellä esitetty on ollut objektiivinen opas, joka auttaa sinua päivittämään henkilöstöhallinnon ohjelmistosi. Vaikka uusiin ja kiiltäviin asioihin on helppo ihastua, joskus uusi työkalu on vaivan arvoinen. 

Pysy ajan tasalla uusimmista henkilöstöhallinnon teknologiatrendeistä tilaamalla People Managing People -uutiskirjeen, joka sisältää asiantuntijoiden neuvoja urasi kehittämiseen ja suuremman vaikutuksen aikaansaamiseen organisaatiossasi.