11 hakijaseurantajärjestelmän ominaisuutta älykkäämpään rekrytointiin

1. Työpaikkailmoitusten julkaiseminen useilla työpaikkasivustoilla

Sen sijaan, että kirjautuisit erikseen jokaiseen työpaikkasivuston ohjelmistoon, hyvä ATS-ohjelmisto antaa sinun kirjoittaa yhden työpaikkailmoituksen ja julkaista sen samanaikaisesti useilla sivustoilla. Olen huomannut, että tämä ominaisuus säästää yksinään tunteja jokaista avointa tehtävää kohden. Useimmat alustat muodostavat yhteyden työpaikkasivustoihin ja sosiaalisen median alustoihin, kuten Indeed, LinkedIn ja Glassdoor, ja jotkin sisältävät myös erikoistuneita työpaikkasivustoja tiettyjä tehtäviä varten. Hallitset itse, missä kukin ilmoitus julkaistaan, ja työhakemukset ohjautuvat yhteen paikkaan. Näin ehdokashankintasi pysyy laajana ilman, että työmääräsi moninkertaistuu.

Tässä on esimerkki siitä, miten työpaikkasivustoille julkaiseminen yleensä toimii eri ATS-alustoilla:

Toiminto	Mitä se tekee	Vaikutus käytännössä
Julkaiseminen useilla sivustoilla yhdellä napsautuksella	Julkaisee yhden työpaikkailmoituksen samanaikaisesti useilla sivustoilla	Esimerkiksi Workable julkaisee ilmoituksen yli 200 sivustolla yhdellä napsautuksella
Sivustojen valinnan hallinta	Antaa sinun valita, mille sivustoille kukin ilmoitus julkaistaan	Hyödyllinen, kun haluat kohdentaa ilmoituksen erikoistuneille tai teknisille tehtäville sopiville sivustoille
Hakemusten keskitetty vastaanotto	Kerää kaikki hakemukset yhteen ATS-järjestelmän hakijaputkeen niiden lähteestä riippumatta	Sinun ei enää tarvitse tarkistaa viittä sähköpostilaatikkoa tai yhdistää hakijalistoja manuaalisesti
Lähteiden seuranta	Merkitsee jokaisen hakijan sillä sivustolla, jolta hän haki	Auttaa näkemään, mitkä sivustot tuottavat todella laadukkaita ehdokkaita
Maksettujen ilmoitusten hallinta	Tukee työpaikkojen maksettua mainostamista suoraan ATS-järjestelmästä	Voit parantaa tärkeiden tehtävien näkyvyyttä poistumatta alustalta

2. Ansioluetteloiden jäsentäminen ja ehdokasprofiilien luominen

Ansioluetteloiden jäsentäminen on yksi niistä ominaisuuksista, joiden arvoa ei täysin ymmärrä ennen kuin on itse käsitellyt ehdokkaiden tietoja taulukkolaskentaohjelmassa. ATS lukee jokaisen ansioluettelon – olipa se PDF-tiedosto, Word-asiakirja tai LinkedIn-tuonti – ja poimii automaattisesti keskeiset ehdokastiedot, kuten työhistorian, taidot ja koulutuksen. Tiedot täyttävät jäsennellyn ehdokasprofiilin hetkessä. Sen jälkeen tiimisi voi hakea, suodattaa ja vertailla potentiaalisia ehdokkaita ilman liitteiden läpikäymistä. Jäsentämisen laatu vaihtelee alustojen välillä, joten tätä ominaisuutta kannattaa testata ennen työkalun valitsemista, jos tämä on yksi etsimistäsi ATS:n keskeisistä hyödyistä.

Tältä ansioluetteloiden jäsentäminen ja profiilien luominen näyttävät ennen ATS-järjestelmän käsittelyä ja sen jälkeen:

Ominaisuus	Ilman ATS-jäsennystä	ATS-jäsennyksen kanssa
Tietojen syöttäminen	Manuaalinen kopiointi ja liittäminen jokaisesta ansioluettelosta	Poimitaan ja jäsennetään automaattisesti vastaanotettaessa
Tiedostojen käsittely	Liitteet hajallaan sähköpostiketjuissa	Keskitetyt hakijaprofiilit, joissa lähdeasiakirjat ovat liitteinä
Haettavuus	Ctrl+F-haku yksittäisistä tiedostoista	Parhaiden hakijoiden suodattaminen taitojen, tehtävänimikkeen tai kokemuksen perusteella hetkessä
Profiilin kattavuus	Epäyhtenäinen – riippuu siitä, kuka tiedot syötti	Vakiokentät täytetään jokaisesta ansioluettelosta
LinkedIn-tuonnit	Manuaalinen kirjaaminen tai erillinen seuranta	Suora tuonti luo automaattisesti täydellisen profiilin (esim. Greenhouse, Lever)

3. Automaattinen hakijoiden seulonta ja järjestäminen

Kun yhteen tehtävään tulee satoja hakemuksia, ansioluetteloiden manuaalinen seulonta ei ole realistista. Automaattisen seulonnan avulla voit määrittää kriteerit etukäteen – vaaditut taidot, työkokemusvuodet, sijainnin ja pätevyydet – ja ATS suodattaa tai järjestää parhaat hakijat näiden parametrien perusteella sitä mukaa, kun hakemuksia saapuu. Jotkin ATS-alustat käyttävät tekoälyyn perustuvaa pisteytystä tuodakseen vahvimmat osumat hakijaputken kärkeen. Mielestäni tämä ominaisuus on arvokkain paljon hakemuksia saavissa tehtävissä, joissa todellinen haaste ei ole hakijoiden löytäminen vaan oikeiden hakijoiden tunnistaminen nopeasti ilman, että vahvat hakijat jäävät huomaamatta.

Nämä ovat seulonta- ja järjestämistoiminnot, joita yleensä löytyy ATS-järjestelmästä:

• Karsivat kysymykset: Hakemuslomakkeeseen lisätyt esiseulontakysymykset, jotka hylkäävät automaattisesti hakijat, jotka eivät täytä ehdottomia vaatimuksia, kuten työnteko-oikeutta tai vaadittuja pätevyyksiä.
• Kriteeriperusteinen suodatus: Voit suodattaa hakijaputkea tiettyjen parametrien – kuten taitojen, koulutustason ja työkokemusvuosien – perusteella, jolloin tarkastelet vain olennaisia profiileja.
• Tekoälyyn perustuva järjestäminen: iCIMS:n ja Jobviten kaltaiset alustat käyttävät tekoälyä järjestääkseen hakijat sen perusteella, kuinka hyvin heidän profiilinsa vastaa työpaikkailmoitusta, mikä auttaa rekrytointitiimejä valitsemaan vahvimmat profiilit jatkoon.
• Pienimmät pistemäärärajat: Joillakin alustoilla voit asettaa vähimmäispistemäärän, jolloin rajan alle jäävät hakijat siirretään automaattisesti hylättyjen tai odottavien vaiheeseen.
• Massakäsittely: Kun seulonta on suoritettu, voit siirtää tai hylätä suuret ryhmät soveltumattomia työnhakijoita kerralla sen sijaan, että käsittelisit heidät yksi kerrallaan.

4. Haastattelujen ajoittaminen ja kalenterien integrointi

Haastattelujen koordinointi on yksi rekrytointiprosessin aikaa vievimmistä osista, ja juuri siinä hakijakokemus usein kärsii. Hyvä ATS yhdistyy suoraan tiimisi kalentereihin – Google Calendariin, Outlookiin tai molempiin – ja antaa hakijoille mahdollisuuden varata ajan itse vapaista ajankohdista.

Enää ei tarvita edestakaista sähköpostiviestittelyä sopivan ajan löytämiseksi. Olen nähnyt tämän lyhentävän aikataulutukseen kuluvaa aikaa päivistä tunteihin, erityisesti monivaiheisissa haastatteluissa, joissa on mukana useita haastattelijoita. Jotkin ATS-alustat myös automatisoivat hakijaviestintää lähettämällä muistutuksia ja videohaastattelulinkkejä, jotta hakijat saapuvat valmistautuneina ja haastattelijat ajoissa.

Tässä on, miten haastattelujen ajoittaminen ja kalenterien integrointi yleensä jakautuvat eri ATS-järjestelmissä:

Toiminto	Mitä se tekee	Vaikutus käytännössä
Kalenterin synkronointi	Yhdistää Google Kalenteriin tai Outlookiin ja näyttää reaaliaikaisen saatavuuden	Poistaa päällekkäiset varaukset ja manuaaliset saatavuuden tarkistukset
Ehdokkaiden itsepalveluajanvaraus	Lähettää ehdokkaille linkin, josta he voivat valita saatavilla olevista ajankohdista	Poistaa rekrytoijan ja ehdokkaan välisen edestakaisen viestittelyn ja nopeuttaa haastatteluun pääsyä
Paneelihaastattelujen koordinointi	Etsii useiden haastattelijoiden päällekkäiset vapaat ajat samanaikaisesti	GreenHouse hoitaa tämän hyvin monimutkaisissa paneeleissa, joissa on useita haastattelijoita
Automaattiset muistutukset	Lähettää vahvistus- ja muistutussähköposteja ehdokkaille ja haastattelijoille	Vähentää poisjääntejä ilman manuaalista seurantaa
Videoneuvottelujen integrointi	Luo automaattisesti Zoom- tai Teams-linkit ja sisällyttää ne kalenterikutsuihin	Ehdokkaat saavat kaiken tarvitsemansa yhdestä paikasta ilman ylimääräisiä vaiheita

5. Yhteistyötyökalut rekrytointitiimeille

Rekrytointi tapahtuu harvoin erillään muusta organisaatiosta. Rekrytoijat, rekrytoivat esihenkilöt ja osastojen johtajat tarvitsevat kaikki näkyvyyden samaan hakijaputkeen yhteistyöhön perustuvia rekrytointiprosesseja varten. ATS:n yhteistyötyökalut tarjoavat kaikille yhteisen työtilan, jossa on jäsennellyt arviointikortit, ehdokkaiden palautelomakkeet ja sisäiset muistiinpanot. Tämä auttaa korvaamaan hajallaan olevat sähköpostiketjut ja Slack-viestit.

Pidän tätä erityisen arvokkaana silloin, kun rekrytoivat esihenkilöt eivät ole HR-ammattilaisia, koska se antaa heille selkeän ja ohjatun tavan antaa palautetta poikkeamatta prosessista. Kun kaikkien näkemykset ovat yhdessä paikassa, päätökset etenevät nopeammin ja vahvan ehdokkaan menettäminen hitaasti etenevän sisäisen arvioinnin vuoksi on epätodennäköisempää.

Nämä yhteistyöominaisuudet vaikuttavat merkittävästi silloin, kun useita ihmisiä osallistuu rekrytointiin:

• Jäsennellyt arviointikortit: Haastattelijat arvioivat ehdokkaita ennalta määriteltyjen kriteerien perusteella vapaamuotoisten muistiinpanojen sijaan, mikä tekee ehdokkaiden vertailemisesta ja päätöksenteosta selkeämpää ja oikeudenmukaisempaa.
• Ehdokkaita koskevat sisäiset muistiinpanot: Tiimin jäsenet voivat jättää kommentteja suoraan ehdokkaan profiiliin, jolloin kaikki taustatiedot pysyvät yhdessä paikassa eivätkä hautaudu sähköpostiketjuun.
• Roolipohjaiset käyttöoikeudet: Hallitsevat sitä, mitä rekrytoivat esihenkilöt, rekrytoijat ja johtajat voivat nähdä tai muokata. Tämä on hyödyllistä, kun et halua haastattelijoiden pääsevän käsiksi palkkatietoihin tai muihin arkaluonteisiin tietoihin.
• Palautepyynnön ilmoitukset: Kehottavat haastattelijoita lähettämään arviointikorttinsa automaattisesti haastattelun jälkeen, mikä vähentää rekrytoijan seurantatyön tarvetta.
• Yhteinen näkyvyys ehdokkaisiin: Ashbyn ja Greenhousen kaltaisten alustojen avulla rekrytointitiimit voivat tarkastella ehdokkaan koko aikajanaa, mukaan lukien aiemmat haastattelut ja palautteet, joten kukaan ei joudu keskusteluun ilman tarvittavia taustatietoja.
• Hyväksyntätyönkulut: Ohjaavat työtarjoukset tai työpaikkapyynnöt oikeiden sidosryhmien hyväksyttäviksi ennen etenemistä. Tämä on mielestäni erityisen arvokasta organisaatioissa, joissa hyväksyntöjä tarvitaan useilta tahoilta.

6. Muokattava työnkulku ja hakijaputken hallinta

Mikään kaksi rekrytointiprosessia eivät ole täysin samanlaisia. Asiakaspalvelun aloitustason tehtävän hakijaputki näyttää hyvin erilaiselta kuin kokeneen insinöörin rekrytointiin käytettävä putki. Hakijoiden hallinta rekrytoinnin eri vaiheissa onkin keskeinen osa sitä, mitä ATS tarkoittaa.

Muokattavien työnkulkujen avulla voit rakentaa vaiheketjuja, jotka vastaavat tiimisi todellista rekrytointitapaa hakemuksen käsittelystä puhelinseulontaan, tekniseen arviointiin, paneelihaastatteluun ja työtarjoukseen sen sijaan, että jokainen tehtävä pakotettaisiin yleiseen malliin. Useimmilla alustoilla voit luoda useita hakijaputkimallipohjia, automatisoida rekrytointiprosessisi osia ja määrittää ne osaston tai tehtävätyypin mukaan. Mielestäni tässä vaiheessa ATS alkaa tuntua siltä, että se on rakennettu juuri tiimisi rekrytointistrategioita eikä minkä tahansa tiimin tarpeita varten.

Hyödynnä tätä erittelyä ymmärtääksesi, miten muokattavat työnkulut ja hakijaputken hallinta toimivat erilaisissa rekrytointitilanteissa:

Toiminto	Mitä se tekee	Esimerkkikäyttötapaus
Hakuprosessin vaiheiden rakentaja	Luo ja nimeä mukautettuja vaiheita, jotka vastaavat todellista rekrytointiprosessiasi	Rakenna erilliset hakuprosessit teknisille ja ei-teknisille tehtäville
Osastotason mallipohjat	Määritä erilaisia hakuprosessin mallipohjia tietyille tiimeille tai tehtävätyypeille	Tekniikan osasto käyttää koodiarviointivaihetta; myynti käyttää myyntipuheen harjoitteluvaihetta
Vaiheen käynnistämät automaatiot	Lähetä sähköposteja, määritä tehtäviä tai siirrä hakijoita automaattisesti, kun vaihe vaihtuu	Hakija siirtyy "tarjous"-vaiheeseen ja tarjouskirjemalli käynnistyy automaattisesti
Hakijoiden hallinta vedä ja pudota -toiminnolla	Siirrä hakijoita vaiheiden välillä manuaalisesti visuaalisella kanban-tyylisellä taululla	Lever ja Ashby hallitsevat tämän hyvin tiimeille, jotka haluavat selkeän visuaalisen hakuprosessin
Hylkäyssyiden seuranta	Kirjaa, miksi hakijat hylättiin kussakin vaiheessa	Auttaa tunnistamaan malleja, kuten suuren poistuman kotitehtävänä tehtävän arvioinnin vaiheessa
Hakuprosessin raportointi vaiheittain	Näe, kuinka monta hakijaa on kussakin vaiheessa kaikissa avoimissa tehtävissä	Hyödyllinen pullonkaulojen havaitsemiseen, kuten rekrytoivien esihenkilöiden arviota odottavien hakijoiden ruuhkaan

7. Viestintätyökalut hakijoiden kontaktointiin

Hakijoiden sitoutuminen riippuu viestinnästä. ATS, jossa on sisäänrakennetut kontaktointityökalut, mahdollistaa mallipohjaisten sähköpostien lähettämisen, tilapäivitysten automatisoinnin ja kaiken hakijaviestinnän hallinnan alustalla – sinun ei tarvitse vaihdella sähköpostilaatikon ja hakuprosessin välillä. Mielestäni suurin hyöty on johdonmukaisuus. Jokainen hakija saa oikea-aikaisen vastauksen jokaisessa vaiheessa, ei vain ne, joiden perään rekrytoija muisti kysellä. Greenhousen ja Leverin kaltaiset alustat vievät tämän vielä pidemmälle henkilökohtaisilla sähköpostisarjoilla, joten aktiivinen kontaktointi passiivisten hakijoiden kanssa ei vaadi joka kerta manuaalista työtä.

Näihin viestintäominaisuuksiin kannattaa kiinnittää erityistä huomiota ATS-järjestelmää arvioitaessa:

• Sähköpostimallit: Valmiit tai mukautetut mallipohjat prosessin jokaiseen vaiheeseen – hakemusten vahvistukset, haastattelukutsut ja hylkäykset – jotta rekrytoijien ei tarvitse kirjoittaa samaa sähköpostia toistuvasti alusta alkaen.
• Automaattiset tilapäivitykset: Hakijan siirtyessä uuteen vaiheeseen lähetettävät sähköpostit pitävät hakijat ajan tasalla hakemuksensa tilanteesta ilman tiimiltäsi vaadittavaa manuaalista työtä.
• Joukkoviestit: Lähetä yksi viesti samanaikaisesti suodatetulle hakijaryhmälle. Tämä on mielestäni erityisen hyödyllistä, kun suuren hakijamäärän tehtävän haku päätetään tai suurelle hakijajoukolle ilmoitetaan tehtävän muutoksesta.
• Kaksisuuntainen sähköpostisynkronointi: Yhdistää työsähköpostilaatikkosi järjestelmään, jolloin hakijoiden vastaukset näkyvät suoraan heidän profiilissaan. Näin koko keskusteluhistoria säilyy yhdessä paikassa eikä jakaudu ATS-järjestelmän ja sähköpostiohjelman välillä.
• Yhteydenotot tekstiviestillä: Jotkin alustat, kuten iCIMS ja Jobvite, tukevat tekstiviestejä haastattelumuistutuksia tai nopeita tilapäivityksiä varten. Niillä saa yleensä nopeampia vastauksia kuin sähköpostilla.
• Hakijakohtainen viestintähistoria: Kattava loki kaikista hakijalle lähetetyistä viesteistä koko rekrytointitiimin nähtävillä, jotta kukaan ei lähetä päällekkäistä tai ristiriitaista viestiä.
• Yhteydenpitosarjat: Automaattiset monivaiheiset kontaktointikampanjat talent-verkostossasi oleville passiivisille hakijoille. Ne auttavat pitämään potentiaaliset hakijat kiinnostuneina, kunnes sopiva tehtävä avautuu.

8. Vaatimustenmukaisuuden seuranta ja raportointi

Rekrytointiin liittyy todellisia oikeudellisia riskejä, ja ATS-järjestelmän vaatimustenmukaisuusominaisuudet auttavat hallitsemaan niitä ilman, että niiden ympärille tarvitsee rakentaa manuaalisia prosesseja. Tämä kattaa kaiken EEO-tietojen keräämisestä ja GDPR:n mukaisesta hakijan suostumuksesta OFCCP:n edellyttämiin tarkastusjälkiin liittovaltion sopimuskumppaneille. Alusta kerää ja tallentaa seurattavaksi vaaditut tiedot sekä tuo ne näkyviin raporteissa tarvittaessa. Olen havainnut tämän erityisen arvokkaaksi tarkastusten aikana – kun jokaisesta rekrytointipäätöksestä ja viestinnästä on selkeä, aikaleimattu tallenne, paperijälkeä ei tarvitse yrittää koota jälkikäteen kiireessä.

Tämän taulukon avulla näet, miten vaatimustenmukaisuuden seurantaominaisuudet vastaavat tiettyihin sääntely- ja raportointitarpeisiin:

Ominaisuus	Mitä se kattaa	Miksi sillä on merkitystä
EEO-tietojen kerääminen	Kerää hakijoilta vapaaehtoisesti ilmoitettuja henkilötietoja	Vaaditaan liittovaltion raportointia varten ja auttaa tunnistamaan väestöryhmien välisiä puutteita hakijaputkessa
OFCCP-tarkastusketjut	Kirjaa jokaisen rekrytointitoimenpiteen aikaleimoineen liittovaltion sopimusvelvoitteiden noudattamista varten	Tarjoaa puolustettavan ja dokumentoidun tallenteen, jos prosessisi joutuu joskus tarkastukseen
GDPR-suostumusten hallinta	Kerää ja tallentaa hakijoiden suostumukset tietojen käsittelyyn ja säilyttämiseen	Greenhouse ja Workable hoitavat tämän hyvin tiimeille, jotka rekrytoivat eri EU-alueilla
Tietojen säilytyskäytännöt	Arkistoi tai poistaa hakijatiedot automaattisesti määritetyn ajanjakson jälkeen	Vähentää oikeudellista riskiä, joka aiheutuu henkilötietojen säilyttämisestä tarpeettoman pitkään
Haitallisten vaikutusten raportointi	Analysoi valintaprosentteja väestöryhmittäin hakijaputken jokaisessa vaiheessa	Auttaa tuomaan esiin mahdollisen syrjinnän seulonta- tai haastattelupäätöksissä ennen kuin siitä tulee oikeudellinen ongelma
Rekrytointitarpeen hyväksynnän seuranta	Dokumentoi, kuka hyväksyi kunkin avoimen työpaikan ja milloin	Luo henkilöstömäärää koskeville päätöksille sisäisen dokumentointiketjun, josta on hyötyä työvoimasuunnittelun tarkasteluissa
Anonymisoidut seulontavaihtoehdot	Piilottaa hakijan nimen, kuvan tai muut tunnistetiedot arvioinnin alkuvaiheissa	Tukee jäsenneltyä ja ennakkoluuloja vähentävää seulontaa – iCIMS ja Lever tarjoavat tästä ominaisuudesta erilaisia versioita

9. Tarjouskirjeiden luominen ja hallinta

Tarjousvaiheessa hidas tai epäjärjestelmällinen prosessi voi maksaa sinulle huippuhakijan. Tarjouskirjeiden luominen ATS-järjestelmässä siirtää hakija- ja tehtävätiedot suoraan ennalta hyväksyttyyn malliin, joten rekrytoijien ei tarvitse laatia asiakirjoja manuaalisesti tai kopioida palkkaustietoja laskentataulukosta. Sen jälkeen useimmat alustat ohjaavat kirjeen sisäisen hyväksyntätyönkulun läpi, ennen kuin se koskaan saavuttaa hakijan.

Mielestäni todellinen arvo on nopeuden ja tarkkuuden yhdistelmä – saat siistin ja johdonmukaisen asiakirjan lähetettyä nopeammin ja pienemmällä virheriskillä, mikä vähentää myöhemmin kiusallisia keskusteluja tai oikeudellisia ongelmia.

Tämän erittelyn avulla näet, miten tarjouskirjeiden ominaisuudet toimivat yhdessä rekrytoinnin viimeisissä vaiheissa:

Ominaisuus	Mitä se tekee	Esimerkki käyttötapauksesta
Mallikirjasto	Tallentaa ennalta hyväksytyt tarjouskirjemallit tehtävätyypin, tason tai sijainnin mukaan	Käytä vapautettuihin ja ei-vapautettuihin tehtäviin eri malleja oikean sanamuodon varmistamiseksi
Automaattisesti täytettävät kentät	Hakee hakijan nimen, tehtävänimikkeen, palkkauksen ja aloituspäivän suoraan hakijatietueesta	Poistaa manuaalisen tietojen syöttämisen ja vähentää tarjouksen tietojen ristiriitojen riskiä
Hyväksynnän reititys	Ohjaa tarjouksen nimettyjen hyväksyjien kautta ennen sen lähettämistä hakijalle	Ylittääkö palkkaustarjous tietyn kynnysarvon, se edellyttää automaattisesti talousjohtajan hyväksyntää
Sähköisen allekirjoituksen integrointi	Lähettää tarjouksen digitaalisesti ja kerää oikeudellisesti sitovan allekirjoituksen	Ashby ja Greenhouse integroituvat DocuSignin kanssa täysin digitaalista tarjous- ja hyväksymisprosessia varten
Tarjousten versiohallinta	Seuraa tarjoukseen alkuperäisen luonnoksen jälkeen tehtyjä muutoksia	Hyödyllinen palkkauksesta neuvoteltaessa – pitää selkeän kirjan siitä, mitä muutettiin ja milloin
Hakijoille tarkoitettu tarjousportaali	Tarjoaa hakijoille oman sivun tarjouksen tarkastelua, kysymysten esittämistä ja allekirjoittamista varten	Luo selkeämmän käyttökokemuksen kuin PDF-liitteen lähettäminen sähköpostitse
Tarjouksen tilan seuranta	Näyttää reaaliajassa, onko tarjous lähetetty, katsottu tai hyväksytty	Antaa rekrytoijille mahdollisuuden ottaa yhteyttä oikealla hetkellä ilman arvailua hakijan tilanteesta

More Articles

• Esimerkki henkilöstöhallinnon seniorikonsultin työnkuvauksesta
• Miten tekoäly muuttaa hakijoiden rekrytoinnin alkuvaiheen suppiloa (ja mihin se ei pysty)
• Tekoälyä käyttävä rekrytoinnin esikarsinta vaatii kriittistä tarkastelua

10. Analytiikka ja rekrytoinnin raportointi

Hyvät rekrytointipäätökset tarvitsevat tuekseen dataa. Rekrytoinnin analytiikka- ja raportointiominaisuudet ATS-järjestelmässä seuraavat rekrytoinnin mittareita koko rekrytointiprosessisi ajalta, kuten täyttöaikaa, lähteiden tehokkuutta, hakijaputken konversioasteita ja tarjousten hyväksymisasteita. Nämä tiedot tuodaan koontinäyttöihin, joita tiimisi voi todella käyttää hakijaputken optimointiin.

Pidän tätä erityisen arvokkaana silloin, kun perustelet johdolle suurempaa henkilöstömäärää tai suurempaa hankintabudjettia. Greenhousen ja Ashbyn kaltaiset alustat ovat erityisen vahvoja rekrytointianalytiikkaohjelmistojen alueella, ja niiden mukautettavat koontinäytöt menevät paljon perusraportointia pidemmälle.

Nämä raportointi- ja analytiikkaominaisuudet erottavat hyödyllisen ATS:n järjestelmästä, joka vain tallentaa tietoja:

• Täyttöajan seuranta: Mittaa, kuinka kauan kunkin tehtävän täyttäminen kestää avoimen rekrytointipyynnön julkaisemisesta hyväksytyn työtarjouksen vastaanottamiseen asti. Tietoja voidaan tarkastella osaston, tehtävätyypin tai rekrytoivan esihenkilön mukaan.
• Lähteiden tehokkuusraportointi: Näyttää, mitkä kanavat—työpaikkasivustot, suosittelut, LinkedIn ja hankintakampanjat—tuottavat eniten päteviä hakijoita, eivät vain eniten hakijoita. Mielestäni tämä on yksi rekrytoinnin vähiten hyödynnetyistä raporteista.
• Hakijaputken konversioasteet: Seuraa, kuinka moni hakija siirtyy vaiheesta seuraavaan, mikä helpottaa sen havaitsemista, missä hakijoita menetetään ja miksi.
• Haastattelijoiden arviointilomakkeet ja palautetrendit: Kokoaa jäsennellyn haastattelupalautteen ajan mittaan, jotta voit tunnistaa haastattelijat, joiden arviot poikkeavat jatkuvasti muun haastattelupaneelin arvioista.
• Työtarjousten hyväksymisasteen raportointi: Erittelee hyväksytyt ja hylätyt työtarjoukset tehtävän, tiimin tai palkkausluokan mukaan, mikä auttaa havaitsemaan, missä tarjouksesi eivät vastaa odotuksia.
• Monimuotoisuus- ja inkluusiomittarit: Seuraa demografista edustusta hakijaputken jokaisessa vaiheessa—sekä Greenhouse että Lever tarjoavat erilliset DEI-koontinäytöt tiimeille, joilla on viralliset inkluusiotavoitteet.
• Mukautettu raportointityökalu: Mahdollistaa omien mittareiden ja suodattimien määrittämisen valmiiden raporttien sijaan. Ashby on tässä erityisen vahva joustavalla raportointityökalullaan, johon useimmat keskisuurille markkinoille suunnatut ATS-alustat eivät yllä.
• Ajastettu raporttien toimitus: Lähettää raportit automaattisesti sidosryhmille määritetyn aikataulun mukaisesti, joten rekrytoivat esihenkilöt ja johto saavat päivitykset ilman, että heidän tarvitsee kirjautua alustalle.

11. Integraatio HR- ja perehdytysjärjestelmiin

ATS ei toimi erillään—se sijaitsee paljon pidemmän työntekijän elinkaaren alkupäässä. Integraatio-ominaisuudet yhdistävät ATS:n HR-teknologiapinoosi (HRIS-järjestelmät, rekrytointiohjelmistot, palkkajärjestelmät ja perehdyttämistyökalut, joita tiimisi jo käyttää), joten hyväksytty työtarjous käynnistää uuden työntekijän tietueen luomisen HRIS-järjestelmään ilman, että kenenkään tarvitsee syöttää tietoja uudelleen manuaalisesti.

Olen nähnyt tämän epäonnistuvan pahasti, kun integraatio puuttuu. Uusi työntekijä saapuu ensimmäisenä työpäivänään, mutta hänen järjestelmäoikeuksiaan ei ole määritetty, koska rekrytoinnin ja HR:n välinen tiedonsiirto tapahtui edelleen sähköpostitse. Natiivien integraatioiden tai hyvin dokumentoidun ohjelmointirajapinnan avulla tämä katkos voidaan korjata luotettavasti.

Tämän taulukon avulla näet, miten ATS-integraatiot tukevat tiedonsiirtoa rekrytoinnista HR:ään ja perehdytykseen:

Integraation tyyppi	Mihin se yhdistää	Käytännön vaikutus
HRIS-synkronointi	Siirtää hyväksytyn työtarjouksen tiedot – nimen, tehtävän, palkkauksen ja aloituspäivän – suoraan HRIS-järjestelmääsi	Workday, BambooHR ja Rippling tarjoavat kaikki natiivin tai valmiiksi rakennetun ATS-yhteyden, joka poistaa päällekkäisen tietojen syöttämisen tarpeen
Palkkajärjestelmän yhteys	Siirtää uuden työntekijän palkka- ja verotiedot palkanlaskentaan ennen ensimmäistä työpäivää	Vähentää riskiä, että uusi työntekijä jää ilman ensimmäistä palkkaansa myöhäisen tai puutteellisen käyttöönoton vuoksi
Perehdytysalustalle siirto	Käynnistää uuden työntekijän perehdytysprosessin heti työtarjouksen hyväksymisen jälkeen	Greenhousen kaltaiset alustat yhdistyvät suoraan Workatoon tai Saplingin kaltaisiin perehdytystyökaluihin ja käynnistävät ennakkoperehdytyksen automaattisesti
Taustantarkistuksen integraatio	Lähettää hakijan tiedot taustantarkistuspalvelun tarjoajalle poistumatta ATS-järjestelmästä	Checkr ja Sterling ovat yleisesti integroituina keskitason ja suuryritysten ATS-alustoihin
SSO ja identiteetin hallinta	Yhdistää identiteetintarjoajaasi, jotta uusille käyttäjille voidaan määrittää käyttöoikeudet automaattisesti	Vähentää IT-riippuvuutta perehdytyksen aikana ja varmistaa, että käyttöoikeudet ovat valmiina ensimmäisenä työpäivänä
Kalenterin ja aikataulutuksen synkronointi	Yhdistää haastattelujen aikataulutuksen Google Kalenteriin tai Outlookiin molemmissa järjestelmissä	Estää päällekkäiset varaukset ja pitää rekrytointitiimin saatavuustiedot ajan tasalla ilman manuaalisia päivityksiä
Avoin API-käyttö	Antaa tiimillesi mahdollisuuden rakentaa mukautettuja yhteyksiä sisäisiin työkaluihin tai harvinaisempiin alustoihin	Tärkeä suuremmille organisaatioille, joiden monimutkaiset teknologiapinot eivät sovi vakiomuotoiseen integraatiokirjastoon

10 10 parasta hakijanseurantajärjestelmää

Here's my pick of the 10 best software from the 10 tools reviewed.

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Factorial — Paras tekoälypohjaiseen HR-prosessien automaatioon
2. 2. Greenhouse — Sopii parhaiten monien pätevien hakijoiden etsimiseen
3. 3. Deel HR — Paras sisäänrakennetun maahanmuuttotuen ansiosta
4. 4. Workable — Helppokäyttöisyyden kannalta paras
5. 5. TalentHR — Paras rekrytointiin kokonaisvaltaisessa henkilöstöhallinnon järjestelmässä
6. 6. Pinpoint — Sopii parhaiten yritysten sisäisille osaajahankintatiimeille
7. 7. BambooHR® — Paras automaattisiin työtarjouksiin ja analytiikkaan
8. 8. Homebase — Paras rekrytoinnin ja tiiminhallinnan yhdistämiseen
9. 9. Manatal — Paras tekoälypohjaiseen rekrytointiin ja hakijoiden etsimiseen
10. 10. ClearCo — Soveltuu parhaiten virtaviivaistettuun rekrytoinnin automatisointiin

Löydä oikeat ATS-ominaisuudet – ja oikea hinta

Kun tiedät, mitkä ominaisuudet ovat tiimillesi tärkeimpiä, seuraava vaihe on selvittää, mitä maksat niistä – tutustu siis oppaaseemme hakijanseurantajärjestelmien hinnoittelusta budjetoidaksesi viisaasti ja välttääksesi piilokustannukset.