Työntekijän perehdytys: täydellinen opas + mallipohja

Mitä perehdytys on?

Perehdytys on prosessi, jossa uusi työntekijä integroidaan organisaatioon. Siihen kuuluu tarvittavan ajan, tiedon, koulutuksen ja resurssien tarjoaminen, jotta työntekijä ymmärtää liiketoimintaa ja oman roolinsa siinä sekä muodostaa suhteita kollegoihinsa.

Miksi perehdytys on tärkeää?

Perehdytys on tärkeää, koska se auttaa uusia tiimin jäseniä pääsemään parhaalla mahdollisella tavalla alkuun. Tehokas perehdytys voi:

Parantaa työntekijöiden pysyvyyttä

Asianmukainen perehdytys vähentää vaihtuvuutta auttamalla uusia työntekijöitä tuntemaan olonsa tervetulleiksi ja tuetuiksi.

Brandon Hall Groupin tutkimuksen mukaan yritykset, joilla on vahva perehdytysprosessi, voivat parantaa uusien työntekijöiden pysyvyyttä 82 %.

Myönnetään se: jos saavut ensimmäisenä päivänä paikalle ja kaikki vaikuttavat yllättyneiltä tulostasi, hälytyskellot alkavat soida. 

Lisää tuottavuutta

Tehokkaan perehdytyksen ansiosta uudet työntekijät oppivat roolinsa ja vastuunsa paremmin ja nopeammin, ja heistä tulee siten tuottavia työntekijöitä lyhyemmässä ajassa.

Sama Brandon Hall Groupin tutkimus osoitti, että tehokas perehdytys voi lisätä uusien työntekijöiden tuottavuutta yli 70 %.

Vahvistaa työnantajabrändiä

Kun työntekijät tuntevat olonsa tervetulleiksi ja tuetuiksi ja heillä on hyvät edellytykset onnistua, he suosittelevat yritystäsi todennäköisemmin sosiaalisessa mediassa ja jättävät myönteisiä arvioita Glassdoorin kaltaisille sivustoille.

Kuinka kauan perehdytys kestää?

Perehdytys kestää useimmissa tehtävissä noin 90 päivää, mutta vaativammissa tehtävissä tai ylemmissä tehtävissä se voi kestää jopa vuoden.

”Monet organisaatiot käsittelevät perehdytystä virheellisesti kertaluonteisena tapahtumana jatkuvan prosessin sijaan”, sanoo henkilöstöhallinnon konsultti Rita Wittek. ”Ne keskittyvät voimakkaasti paperitöihin ja käytännön järjestelyihin ja laiminlyövät samalla olennaiset inhimilliset tekijät, kuten yhteyksien luomisen ja uusien työntekijöiden sitouttamisen organisaatiokulttuuriin.”

Kestoon vaikuttavat esimerkiksi työn monimutkaisuus, organisaation koko ja tarjotun tuen määrä.

Hyvin jäsennelty 30, 60 ja 90 päivän perehdytysohjelma sisältää yleensä ennen työn aloittamista toteutettavan vaiheen, alustavan perehdytyksen (ensimmäisen viikon) sekä jatkuvaa tukea, koulutusta ja seurantakeskusteluja ensimmäisten kuukausien ajan.

Tyypilliset perehdytystoimet

Onnistunutta perehdytystä varten on järjestettävä melko paljon asioita. Tässä on yleiskatsaus perehdytysprosessin eri vaiheiden perehdytystoimiin.

Ennen työn aloittamista

• Tervetuloviestien tai -pakettien lähettäminen.
• Tarvittavien asiakirjojen toimittaminen (sopimukset, verolomakkeet jne.).
• Ensimmäisen viikon aikataulun jakaminen.
• Sähköposti-, ohjelmisto- ja järjestelmätilien luominen.

IT-asennukset ja koulutus

• Työasemien, ohjelmistojen ja tarvittavien laitteiden määrittäminen.
• Johdantokoulutus sisäisiin työkaluihin, ohjelmistoihin ja järjestelmiin.
• Kyberturvallisuus- ja tietosuojaa koskeva koulutus.

Orientaatio

• Yrityksen yleiskatsaus: tehtävä, visio ja arvot.
• Johdatus yrityksen toimintaperiaatteisiin (henkilöstöhallinto, turvallisuus jne.).
• Toimistokierros (tai virtuaalikierros etätyöntekijöille).
• Tutustuminen tiimin jäseniin tai tärkeisiin kollegoihin.

Vaatimustenmukaisuus ja lakikoulutus

• Turvallisuuskoulutus (tietyillä toimialoilla).
• Häirinnän vastaiset toimintaperiaatteet sekä monimuotoisuutta ja osallisuutta koskevat toimintaperiaatteet.
• Maakohtainen tai toimialakohtainen lakisääteisten vaatimusten noudattamista koskeva koulutus.

Työtehtäväkohtainen koulutus

• Roolikohtaiset prosessit ja odotukset.
• Tehtävän vastuiden ja tavoitteiden läpikäynti.
• Mentorointi tai työskentely kokeneemman kollegan kanssa ohjausta varten.

Odotusten ja tavoitteiden asettaminen

• Ensimmäinen tapaaminen esihenkilön kanssa lyhyen ja pitkän aikavälin tavoitteiden läpikäymiseksi.
• Keskeisten suorituskykymittareiden (KPIs) määrittäminen tehtävässä menestymistä varten.

Sosiaalinen integroituminen

• Tiimilounas tai virtuaalinen kahvitapaaminen.
• Tutustumistapahtumia, jotka auttavat uutta työntekijää integroitumaan työyhteisön kulttuuriin.
• Tutustuminen työntekijöiden resurssiryhmiin tai sisäisiin verkostoihin.

Seuranta ja palautteenanto

• Säännölliset tapaamiset esihenkilön tai henkilöstöhallinnon kanssa ensimmäisten viikkojen tai kuukausien aikana.
• Palautteen kerääminen perehdytyksen optimoimiseksi.
• Uuden työntekijän edistymisen seuraaminen ja mahdollisiin haasteisiin puuttuminen.

Ammattilaisvinkki

Ensimmäinen askel on tehdä työtehtävien kartoitus, jotta voidaan selvittää, mitä tehtäviä uusi työntekijä todella tulee hoitamaan sen sijaan, että luotettaisiin vanhentuneisiin tehtävänkuvauksiin tai siihen, miten asiat on aina tehty. Jos tämä on ensimmäinen rekrytointisi, aloita listaamalla tehtävät, joiden hoitamiseen sinulla ei yksin ole riittävästi aikaa tai osaamista. Tämä auttaa selkeyttämään roolia ja varmistaa, että perehdytys toteutetaan tavoitteellisesti. – Lindsay Mastrogiovanni, ConsciousHR:n henkilöstöstrategi

Uusien työntekijöiden perehdytysprosessi

Perehdytys kestää siis vain ensimmäisen päivän tai viikon, eikö niin? Väärin!

”Perehdytys ei pääty ensimmäisen työpäivän lopussa”, sanoo Alice Ferretti yrityksestä HumansR. ”Uusien työntekijöiden täydellinen perehdyttäminen yritykseen kestää yleensä jopa 3 kuukautta. Tähän sisältyy etujen ja henkilöstöetuuksien käyttöönotto, suhteiden luominen säännöllisesti yhteistyötä tekeviin ihmisiin sekä lopulta omaan rooliin ja tehtäviin perehtyminen.

Tämä tarkoittaa, että uudelle työntekijälle alussa annettavaa tukea voidaan vähentää asteittain, mutta sen tulisi silti jatkua. Säännöllinen yhteydenpito uuteen työntekijään voi olla ratkaisevaa.”

Vaikka mitkään kaksi perehdytystä eivät näytä samanlaisilta ja esitän myöhemmin melko ainutlaatuisen esimerkin, useimmat organisaatiot hyötyvät perehdytyksen jakamisesta vaiheisiin. Näin toimintoja voidaan kehittää ja edistymistä mitata kussakin vaiheessa.

Esiperehdytys

Esiperehdytys on vaihe, joka sijoittuu työtarjouksen hyväksymisen ja ensimmäisen työpäivän väliin. Se auttaa uusia työntekijöitä tuntemaan itsensä tervetulleiksi ja valmistautuneiksi sekä helpottaa heidän siirtymistään yritykseen.

Yleisiä esiperehdytyksen tehtäviä ovat:

1. Paperityöt: Uuden työntekijän työsuhteen aloitukseen liittyvien asiakirjojen, kuten sopimusten, verolomakkeiden ja käytäntöjen hyväksyntöjen, lähettäminen ja kerääminen.
2. Tervetuloviestintä: Tervetulosähköpostin tai -paketin lähettäminen. Se sisältää tietoa yrityksestä, esittelyn tiimistä ja ensimmäisen päivän tiedot.
3. Teknologian käyttöönotto: Tarvittavien työvälineiden, kuten työtietokoneen, sähköpostitilin, ohjelmistojen käyttöoikeuksien ja työtilan, valmisteleminen.
4. Yrityksen materiaalit: Materiaalien, kuten henkilöstökäsikirjan, yrityksen käytäntöjen ja organisaatiokaavioiden, jakaminen.
5. Esittelyt: Tiimin jäseniä, esihenkilöitä ja tärkeitä yhteyshenkilöitä koskevien tietojen tarjoaminen, jotta uusi työntekijä tutustuu tuleviin kollegoihinsa.

Perehdytys

Perehdytys on perehdytysprosessin alkuvaihe, joka alkaa uuden työntekijän ensimmäisenä päivänä ja jatkuu ensimmäisen viikon ajan. Siinä keskitytään tutustuttamaan hänet yritykseen, sen kulttuuriin ja toiminnan perusmenettelyihin.

Yleisiä perehdytystehtäviä ovat:

1. Yrityksen yleiskatsaus: Yrityksen historian, tehtävän, arvojen ja tavoitteiden esittely, jotta uusi työntekijä ymmärtää organisaation identiteetin ja tarkoituksen.
2. Esittelyt: Uuden työntekijän esitteleminen tiimin jäsenille, esihenkilöille ja tärkeille työntekijöille yhteenkuuluvuuden tunteen vahvistamiseksi.
3. Käytäntöjen läpikäynti: Yrityksen käytäntöjen, menettelytapojen ja toimintaohjeiden läpikäynti, mukaan lukien pukeutumissäännöt, työajat ja työturvallisuus.
4. Työpaikkakierros: Työpaikan esittelykierroksen järjestäminen (tai etätyöntekijöille virtuaalikierroksen tarjoaminen), jotta uusi työntekijä tutustuu tiloihin, kokoushuoneisiin ja tärkeisiin alueisiin.
5. Edut ja palkitseminen: Henkilöstöetujen, palkitsemisrakenteen ja niihin liittyvien resurssien käyttömahdollisuuksien selittäminen.
6. Tehtävän yleiskatsaus: Uuden työntekijän työtehtävien, tiimirakenteen ja suoriutumista koskevien odotusten läpikäynti.
7. Koulutusaikataulu: Alkuvaiheen koulutustilaisuuksien, resurssien ja työtehtävässä käytettävien työkalujen esittely.

0–30 päivää

Perehdytyksen ensimmäisten 0–30 päivän aikana keskitytään auttamaan uutta työntekijää asettumaan tehtäväänsä, rakentamaan suhteita ja aloittamaan työpanoksensa antaminen tiimille. Tämä ajanjakso on ratkaisevan tärkeä hänen menestyksensä perustan luomisessa.

Tämän vaiheen keskeisiä toimia ovat:

1. Tehtäväkohtainen koulutus: Uuden työntekijän erityiseen tehtävään liittyvän yksityiskohtaisen koulutuksen tarjoaminen, mukaan lukien tarvittavat työkalut, ohjelmistot ja prosessit.
2. Tavoitteiden asettaminen: Lyhyen aikavälin tavoitteista ja odotuksista keskusteleminen uuden työntekijän kanssa, usein hänen esihenkilönsä johdolla, jotta hänen ensimmäisille kuukausilleen muodostuu selkeä suunta.
3. Säännölliset tapaamiset: Tiheiden tapaamisten järjestäminen esihenkilöiden tai henkilöstöhallinnon kanssa kysymysten käsittelemiseksi, palautteen antamiseksi ja tuen tarjoamiseksi sopeutumisen aikana.
4. Mentorin tai työparin nimeäminen: Uuden työntekijän yhdistäminen kollegan tai mentorin kanssa ohjauksen tarjoamiseksi, kysymyksiin vastaamiseksi ja yrityskulttuuriin sopeutumisen helpottamiseksi.
5. Tiimiin integroituminen: Osallistumiseen kannustaminen tiimikokouksiin, projekteihin ja epämuodollisiin kokoontumisiin, jotta uusi työntekijä voi rakentaa suhteita ja ymmärtää tiimin toimintaa.
6. Palaute ja mukautukset: Suoriutumista koskevan palautteen antaminen ja tarvittavien muutosten tekeminen koulutukseen tai työmäärään edistymisen tukemiseksi.

Tämän vaiheen tavoitteena on vahvistaa itseluottamusta, selkeyttää odotuksia ja edistää yhteenkuuluvuuden tunnetta tiimissä.

30–60 päivää

Perehdytyksen 30–60 päivän aikana painopiste siirtyy uuden työntekijän tehtävän ymmärtämisen syventämiseen, työpanoksen lisäämiseen sekä hänen integroimiseensa entistä paremmin tiimiin ja yrityskulttuuriin.

Tämän vaiheen keskeisiä toimia ovat:

1. Edistynyt tehtäväkohtainen koulutus: Tarjotaan syvällisempää, tehtäväkohtaista koulutusta uuden työntekijän taitojen ja tietojen kehittämiseksi. Tämä voi sisältää hänen tehtäväänsä liittyviä monimutkaisia tehtäviä, työkaluja tai järjestelmiä.
2. Laajennetut vastuut: Uudelle työntekijälle annetaan vähitellen haastavampia tehtäviä tai projekteja, jotta hän voi kasvattaa itseluottamustaan ja osoittaa kykynsä.
3. Jatkuvat seurantakeskustelut: Säännöllisiä keskusteluja esihenkilöiden kanssa jatketaan edistymisen tarkastelemiseksi, haasteisiin vastaamiseksi ja rakentavan palautteen antamiseksi. Nämä tapaamiset auttavat varmistamaan, että uusi työntekijä tuntee saavansa tukea ja olevansa arvostettu.
4. Verkostoituminen: Uutta työntekijää kannustetaan tapaamaan muiden osastojen kollegoita, jotta hän ymmärtäisi yrityksen laajemman toiminnan ja voisi rakentaa ammatillista verkostoa.
5. Tavoitteiden tarkastelu ja mukauttaminen: Alkuperäiset tavoitteet käydään uudelleen läpi ja niitä mukautetaan uuden työntekijän edistymisen perusteella siten, että ne vastaavat sekä henkilökohtaisia että tiimin tavoitteita.
6. Yrityskulttuuriin integroituminen: Uutta työntekijää kannustetaan osallistumaan yrityksen tapahtumiin, tiiminrakennustoimintaan tai sosiaalisiin kokoontumisiin, jotta hänen yhteytensä yrityksen kulttuuriin vahvistuisi.
7. Palautteen pyytäminen: Uudelta työntekijältä pyydetään palautetta hänen perehdytyskokemuksestaan tähän asti, jotta prosessista voidaan tunnistaa kehityskohteita.

Tämä ajanjakso on keskeinen suhteiden rakentamisen, tehtävän ymmärtämisen vahvistamisen ja sen varmistamisen kannalta, että uusi työntekijä tietää, mistä tietoa löytää.

60–90 päivää

Perehdytyksen 60–90 päivän kohdalla keskitytään uuden työntekijän itsenäisyyden vahvistamiseen, hänen täydellisen integroitumisensa varmistamiseen ja pitkän aikavälin menestyksen perustan luomiseen yrityksessä.

Tämän vaiheen keskeisiä toimia ovat:

1. Lisääntyvä itsenäisyys: Uuden työntekijän annetaan vähitellen ottaa vastuu projekteistaan ja tehtävistään, mikä osoittaa luottamusta hänen kykyihinsä ja päätöksentekotaitoihinsa.
2. Suoritusarviointi: Järjestetään virallinen suoritusarviointi uuden työntekijän edistymisen, vahvuuksien ja kehityskohteiden arvioimiseksi. Arviointi auttaa yhdenmukaistamaan odotuksia ja asettaa vertailukohdan tulevalle suoriutumiselle.
3. Jatkuva palaute: Uudelle työntekijälle annetaan rakentavaa ja käytännönläheistä palautetta, jotta hän voi jatkaa taitojensa kehittämistä ja sopeutua kohtaamiinsa haasteisiin.
4. Urasuunnittelukeskustelut: Aloitetaan keskustelut uuden työntekijän uratavoitteista ja mahdollisuuksista edetä yrityksessä, jotta hänelle voidaan osoittaa etenemispolku.
5. Verkostoitumisen laajentaminen: Uutta työntekijää kannustetaan verkostoitumaan edelleen monialaisten tiimien, sidosryhmien ja muiden osastojen kanssa, jotta hänen ymmärryksensä yrityksen toiminnasta ja omasta roolistaan laajemmassa kokonaisuudessa syvenisi.
6. Taitojen kehittäminen: Tunnistetaan hänen suoriutumisensa ja tulevien uratavoitteidensa perusteella uusia koulutus- tai kehittymismahdollisuuksia.
7. Osallistuminen projekteihin: Uusi työntekijä otetaan mukaan monimutkaisempiin tai yhteistyötä edellyttäviin projekteihin, mikä osoittaa hänen integroitumisensa ja valmiutensa osallistua toimintaan entistä vaativammalla tasolla.

Tämä vaihe vakiinnuttaa uuden työntekijän roolin yrityksessä, tukee hänen ammatillista kehittymistään ja varmistaa, että hän tuntee olevansa täysin sitoutunut ja valmis pitkän aikavälin menestykseen.

Yli 90 päivää

Ensimmäisten 90 päivän jälkeen painopiste siirtyy pitkäaikaiseen integroitumiseen, jatkuvaan kehittymiseen ja suorituksen johtamiseen. Tänä aikana:

1. Siirtyminen säännöllisiin suoritusarviointeihin: Uusi työntekijä siirtyy tiheistä seurantakeskusteluista yrityksen tavanomaiseen suoritusarviointisykliin, jossa keskitytään tavoitteiden asettamiseen, jatkuvaan palautteeseen ja urakehityskeskusteluihin.
2. Taitojen kehittäminen ja koulutus: Jatkuvia koulutusmahdollisuuksia tarjotaan uuden työntekijän taitojen vahvistamiseksi ja niiden sovittamiseksi yhteen urakehityksen ja yrityksen pitkän aikavälin tavoitteiden kanssa.
3. Syvempi integroituminen: Uusi työntekijä osallistuu täysipainoisesti tiimiprojekteihin, osastojen väliseen yhteistyöhön ja yrityksen hankkeisiin, mikä vakiinnuttaa hänen roolinsa ja panoksensa organisaatiossa.

9 työntekijän perehdytyksen parasta käytäntöä

Haastattelimme HR-asiantuntijoita saadaksemme perehdytyksen parhaat käytännöt, jotka auttavat varmistamaan tehokkaan ja toimivan prosessin:

1. Aloita ennen ensimmäistä päivää (ennakkoperehdytys)

”Organisaatiot aliarvioivat ennakkoperehdytyksen eli uuden työntekijän ensimmäistä työpäivää edeltävän ajanjakson merkityksen”, Wittek sanoo. ”Resurssien, esittelyjen ja työkalujen käyttöoikeuksien tarjoaminen etukäteen voi merkittävästi vähentää ensimmäisen päivän jännitystä ja auttaa uusia työntekijöitä tuntemaan olonsa valmistautuneiksi ja itsevarmoiksi. Jos työntekijä asuu lähistöllä, voit myös kutsua hänet lounaalle tai perjantain jälkeen työpaikan illanviettoon ennen aloituspäivää. Se on aina ollut tervetullut kutsu kaikkialla, missä olen työskennellyt.”

Ja jos kansainvälisten työntekijöiden palkkaaminen on ajankohtaista, perehdytysvaiheesta tulee entistäkin tärkeämpi.

”Yksi mieleeni tuleva tarina liittyy tilanteeseen, jossa perehdytimme uuden kehittäjän, joka oli juuri muuttanut toiseen maahan liittyäkseen joukkoomme”, muistelee Syndicoden operatiivinen johtaja Tetiana Burda. ”Tavallisten järjestelyjen lisäksi autoimme häntä löytämään asunnon ja kuljetusratkaisut sekä kiinnostavia paikkoja, joissa hän voisi käydä viikonloppuisin. Tämä ylimääräinen panostus näkyi hänen tyytyväisyydessään ja siinä, kuinka nopeasti hän sopeutui työkulttuuriimme. Tällaiset hetket muistuttavat minua siitä, miksi perehdytys on niin tärkeää.”

2. Luo puoliksi standardoitu suunnitelma

Laadi puoliksi standardoitu 30, 60 ja 90 päivän suunnitelma, jossa määritellään työtehtäväkohtaiset tehtävät, koulutus, tavoitteet ja tärkeät tapaamiset perehdytysprosessin jokaiselle vaiheelle.

Tietyt tehtävät, kuten esitykset, on kaikkien uusien työntekijöiden suoritettava, mutta jotkin tehtävät ovat luonnollisesti tehtäväkohtaisia.

Ammattilaisen vinkki: Rita Wittek

Luo perehdytyslistoja varmistaaksesi yhdenmukaisen perehdytyskokemuksen kaikille uusille työntekijöille.

3. Automatisoi ja sujuvoita hallinnollisia tehtäviä

”Meillä on työkaluja toistuvien tehtävien, kuten tervetuloviestien lähettämisen, koulutusmoduulien järjestämisen tai sopimusten digitaalisen allekirjoittamisen, automatisointiin jo ennen ensimmäistä työpäivää”, Burda kertoo. ”Ihmiset usein aliarvioivat sen, kuinka paljon kitkaa voidaan poistaa yksinkertaisella automaatiolla. Se vapauttaa HR:n keskittymään olennaiseen: ihmisten väliseen yhteyteen.”

Hyödynnä HR- tai perehdytysohjelmistoa toistuvien tehtävien, kuten paperitöiden, etuuksien ilmoittautumisen ja koulutuksen, sujuvoittamiseen.

4. Anna uusien työntekijöiden kertoa itsestään 

”Jokainen haluaa tulla tunnetuksi ja arvostetuksi”, sanoo NEOGOVin henkilöstöjohtaja Reid Walsh. ”Tätä voi edistää antamalla uusille työntekijöille mahdollisuuden kertoa itsestään:

• Luo uusille työntekijöille perehdytyslomake, jossa he voivat vastata kysymyksiin työskentelymieltymyksistään (esimerkiksi viestintä sähköpostitse, puhelimitse, kasvokkain tai chat-työkalulla), persoonallisuuden piirteistään, suosikkiasioistaan (kahvitilaus, välipalat, elokuvat ja niin edelleen) sekä muista vastaavista asioista.
• Esittele uusi työntekijä tiimille joka viikko sähköpostitse, kokouksissa tai chat-työkaluilla.
• Järjestä tiiminrakennusharjoitus, jossa koko osasto tekee StrengthsFinderin tai enneagrammin kaltaisen persoonallisuustestin ja jakaa tuloksensa.
• Pyydä uusia työntekijöitä (ja heidän tiimiään) luomaan ja esittelemään diaesitys, joka sisältää luettelomerkkejä ja kuvia heidän kiinnostuksenkohteistaan, harrastuksistaan, perheestään ja taustastaan.”

5. Nimeä uudelle työntekijälle työpaikkakummi

”Uusien työntekijöiden yhdistäminen kokeneen työtoverin, mentorin tai kummin kanssa voi saada heidät tuntemaan itsensä tervetulleiksi heti ensimmäisestä päivästä lähtien”, Walsh sanoo. ”Voit jopa yhdistää uudet työntekijät kummiinsa etukäteen, jotta he näkevät ensimmäisenä työpäivänään tutut kasvot.

Työpaikkakummi voi esitellä toimiston ja tutustuttaa uuden työntekijän muihin tiimin jäseniin ensimmäisten päivien aikana, mutta rooli voi jatkua useita viikkoja. Kun jäänmurtajakysymykset tai keskustelunavaukset ovat valmiina, ne voivat helpottaa tutustumista näiden esittelyjen aikana.

Työpaikkakummit voivat tarjota arvokasta tukea myös etätyössä: he voivat esimerkiksi järjestää viikoittaisia puheluita kysymyksiin vastaamiseksi, selittää muiden työntekijöiden rooleja tai käyttää näytönjakoa tärkeiden työkalujen esittelemiseen.”

6. Jaa tehtäviä

Perehdytyssuunnitelman laatimisen tulisi olla HR:n, IT:n ja taloushallinnon kaltaisten osastojen sekä esihenkilöiden ja joskus myös ylimmän johdon yhteinen ponnistus.

Myös sen toteuttamisen tulisi olla yhteinen ponnistus, ja samalla on mahdollisuus auttaa nykyisiä tiimin jäseniä kehittymään:

”Monet asiantuntijat etsivät mahdollisuuksia johtaa tai hallinnoida projekteja, ja uusien tiimin jäsenten perehdyttäminen tarjoaa erinomaisen mahdollisuuden delegoida tehtävä henkilölle, joka ei vielä ole esihenkilö tai johtaja mutta haluaa sellaiseksi”, sanoo HR-asiantuntija Maggie Michaels DeCan. ”Tämä antaa heille mahdollisuuden osoittaa, että he pystyvät ottamaan enemmän vastuuta ja johtamaan tärkeää tehtävää. Samalla johtajan vastuulta poistuu tärkeä mutta usein huomiotta jäävä tehtävä.  

Tämä yhteistyöhön perustuva lähestymistapa on erityisen tärkeä kehitettäessä maailmanlaajuisia perehdytysstrategioita, joissa on otettava huomioon eri aikavyöhykkeet, kulttuuriset näkökohdat ja paikalliset säädökset.

7. Säännölliset kuulumisten vaihdot

Microsoftin tutkimuksessa havaittiin, että uudet työntekijät ilmoittavat 3,5 kertaa todennäköisemmin olevansa tyytyväisiä, jos heidän esihenkilönsä osallistuvat aktiivisesti heidän perehdytykseensä. DeCan on samaa mieltä:

“Loppujen lopuksi mikään ei korvaa sitä, että rekrytoiva esihenkilö merkitsee kalenteriinsa ajan käydäkseen uuden työntekijän luona ensimmäisen työpäivän jälkeen, tarkistaakseen kuulumiset uudelleen ensimmäisen viikon ja kuukauden jälkeen ja sitten säännöllisesti nähdäkseen, miten kaikki sujuu, sekä osoittaakseen välittävänsä työntekijän siirtymävaiheesta.”

8. Aloita urakehitystä koskevat keskustelut

Trainualin henkilöstöjohtajan Sasha Robinsonin mukaan perehdytys on täydellinen ajankohta työntekijöiden sitoutumisen vahvistamiseen aloittamalla urakehitystä koskevat keskustelut:

“Korkean potentiaalin työntekijät voidaan tunnistaa varhaisessa vaiheessa tutustuttamalla heidät johtoon ja esittelemällä heille kasvumahdollisuuksia. Kahdenkeskisten tapaamisten järjestäminen tiiminvetäjien kanssa perehdytyksen aikana antaa uusille työntekijöille mahdollisuuden verkostoitua tiimin parhaiden ja lahjakkaimpien jäsenten kanssa sekä hahmottaa heille tarjolla olevia etenemispolkuja. Kun tähän yhdistetään selkeä dokumentaatio urapoluista, kehittymismahdollisuuksista ja johtamiseen liittyvistä odotuksista, työntekijöille näytetään, minne he voivat edetä, ja heitä kannustetaan tavoittelemaan korkealle.”

9. Hyödynnä tietoja prosessin kehittämiseen

Lopuksi käytettävissä olevien työkalujen avulla on melko helppoa seurata esimerkiksi tuottavuuden saavuttamiseen kuluvaa aikaa, tehtävien suorittamisastetta ja työntekijöiden palautetta. Näiden tietojen avulla voidaan tunnistaa pullonkauloja ja kehityskohteita, tehdä tietoon perustuvia päätöksiä ja kehittää prosessia.

• Tuottavuuden saavuttamiseen kuluva aika: Mittaa, kuinka kauan uudelta työntekijältä kestää saavuttaa täysi tuottavuus. Seuraa tätä asettamalla keskeisille tehtäville virstanpylväitä ja tarkkailemalla, milloin uudet työntekijät alkavat suoriutua tehtävistään itsenäisesti.
• Uusien työntekijöiden pysyvyysaste: Niiden uusien työntekijöiden prosenttiosuus, jotka suorittavat perehdytyksen onnistuneesti (tähän vaikuttaa luonnollisesti myös se, kuinka hyvä rekrytointiprosessi on).
• Uusien työntekijöiden tyytyväisyys: Arvioi uuden työntekijän perehdytyskokemusta perehdytyskyselyiden tai palautelomakkeiden avulla. Kerää säännöllisillä pulssikyselyillä tietoa heidän kokemuksestaan, sitoutumisestaan ja kohtaamistaan haasteista.
• Perehdytystehtävien suorittamisaste: Seuraa, suorittavatko uudet työntekijät heille määrätyt perehdytystoimet, kuten koulutusmoduulit ja paperityöt.

Perehdytyksen suorittamiseen kuluva aika: Mittaa, kuinka kauan koko perehdytysprosessi kestää. Kirjaa aika uuden työntekijän aloituspäivästä hänen viimeisen perehdytystoimensa suorittamiseen, jotta voit seurata prosessin tehokkuutta.

Perehdytyksen työkalut

Vaikka perehdytyksessä on ennen kaikkea kyse ihmisistä, monet työkalut voivat auttaa automatisoimaan perehdytystä ja tekemään prosessista miellyttävämmän ja tehokkaamman.

• Perehdytysohjelmisto: Erityiset perehdytystyökalut, jotka auttavat kehittämään jäsennellyn perehdytysprosessin henkilökohtaisten tarkistuslistojen, tehtävien automatisoinnin ja palautemekanismien avulla.
• HR-työnkulkuratkaisu: Automatisoi kaiken henkilökohtaisten tervetuloviestien lähettämisestä tehtävien suorittamisen seurantaan ja kaikkien vaadittujen vaatimustenmukaisuusasiakirjojen toimittamisen varmistamiseen.
• HRMS/HRIS: Nämä alustat tarjoavat kattavia perehdytysmoduuleja, jotka käsittelevät asiakirjoja, etuuksien ilmoittautumista ja vaatimustenmukaisuutta sekä seuraavat uusien työntekijöiden edistymistä. Lisätietoja saat tutustumalla valintoihimme: parhaat HRMS-järjestelmät ja parhaat HRIS-järjestelmät.
• Asiakirjojen hallinta: Asiakirjojen hallintajärjestelmät auttavat sujuvoittamaan paperityötä, jolloin uudet työntekijät voivat allekirjoittaa ja toimittaa sopimuksia, käytäntöjä ja muita tarvittavia asiakirjoja sähköisesti.
• Oppimisen hallintajärjestelmät: Nämä järjestelmät auttavat järjestämään työtehtäväkohtaista koulutusta ja taitojen kehittämistä, jolloin uudet työntekijät voivat käyttää koulutussisältöjä, suorittaa kursseja, laatia henkilökohtaisia suunnitelmia ja seurata edistymistään.
• Työntekijöiden koulutusohjelmisto: Koulutuksen hallintaohjelmisto sisältää moduuleja koulutussisällön luomiseen, järjestämiseen ja tarjoamiseen sekä sen seuraamiseen, mitkä työntekijät ovat tutustuneet materiaaliin ja milloin.
• Kyselytyökalut: Auttaa keräämään palautetta perehdytyskokemuksesta ja seuraamaan uusien työntekijöiden sitoutumista kehityskohteiden tunnistamiseksi. Tutustu valintaamme parhaista työntekijäkyselytyökaluista.
• Henkilöstöetujen hallinta- ja palkanmaksuohjelmisto: Yhdessä tai erikseen käytettävät palkanmaksuohjelmisto ja henkilöstöetujen hallintajärjestelmät mahdollistavat uusille työntekijöille henkilötietojen syöttämisen, etujen valitsemisen ja palkanmaksuasetusten määrittämisen. Nämä työkalut automatisoivat perehdytyksen vaatimustenmukaisuuden, sujuvoittavat etuihin ilmoittautumista ja tarjoavat itsepalveluportaaleja palkkaus- ja etutietojen helppoa käyttöä varten.
• Tarkistuslistamalli: People Managing Peoplen uuden työntekijän tarkistuslistamalli.

Ja jos vaihtoehtojen määrä tuntuu hieman ylivoimaiselta, voimme antaa sinulle myös neuvoja perehdytysohjelmiston valintaan .

Mielenkiintoinen perehdytysesimerkki: Zappos

Zappos on verkossa toimiva vaatteiden vähittäismyyjä, jolla on mielenkiintoinen perehdytysprosessi. Se keskittyy arvoihin ja kulttuuriin, erityisesti asiakaspalveluun.

Käytännössä tämä tarkoittaa, että KAIKKIEN uusien työntekijöiden, myös insinöörien, on työskenneltävä ensimmäiset 4 viikkoa asiakasuskollisuustiimissä vastaamassa asiakkaiden kysymyksiin. 

Kun asiaa ajattelee, kyse on melko uskomattomasta investoinnista, mutta Zapposin mielestä se on sen arvoista, jotta kaikki organisaatiossa ymmärtävät asiakkaansa ja sen, kuinka omistautuminen asiakaspalvelulle on liiketoiminnan ydin.

Asiakaspalvelujaksoa tukevat yrityksen historiaa, asiakasfilosofiaa, kulttuuria ja prosesseja käsittelevät tilaisuudet sekä kysymys- ja vastaustuokiot kokeneempien työntekijöiden kanssa. 

He tekevät perehdytyksestä myös pelillistä ja lisäävät siihen hauskuutta aarteenetsinnöillä, kananmunan pudotuksilla ja illanvietoilla (joita kannustetaan jakamaan sosiaalisessa mediassa työnantajabrändin vahvistamiseksi).

Creating a Memorable Onboarding Experience | Zappos Stories

Tämän jakson jälkeen Zappos tarjoaa uudelle työntekijälle $4000 lopettamisesta karsiakseen epäilijät joukosta — kyseessä on testi heidän sitoutumisestaan visioon ja kulttuuriin.

Jos he jatkavat, vuorossa on valmistujaisjuhla, minkä jälkeen he siirtyvät oman tiiminsä lisäkoulutukseen.

Zapposin perehdytysprosessi kuvastaa organisaation asiakaspalvelun ja hauskanpidon arvoja ja varmistaa, että uudet työntekijät perehdytetään asianmukaisesti sekä yrityksen että tiimin tasolla.

Perehdytysromanssi

Kun asiaa ajattelee, perehdytys on työntekijäsuhteen kuherruskuukausi. 

Olette päättäneet pitää toisistanne tarpeeksi paljon kokeillaksenne, miten asiat toimivat, ja olette innokkaita tutustumaan toisiinne paremmin.

Perehdytys heijastaa kulttuurianne, joten älä ujostele! On lukemattomia tapoja tuoda tämä esiin prosessissanne.

Esimerkiksi Google lähettää edelleen uusille työntekijöille, joita kutsutaan nimellä ”Nooglers”, kuuluisan Noogler-hatun.

Perehdytysprosessisi kehittyy ajan myötä onnistumismittareidesi ja uusien työntekijöiden palautteen perusteella. 

Jonkinlainen rakenne vakiomuotoisine sisältöineen on hyödyllinen, mutta samalla kannattaa jättää tilaa mukauttamiselle roolin mukaan.

Voit käyttää 30, 60 ja 90 päivän malliamme apuna oman mallisi suunnittelun aloittamisessa.

30–60–90 päivän perehdytysmalli

Hanki perehdytysmallimme!

Email*

By submitting this form you agree to receive the requested content, our newsletter, and occasional emails related to People Managing People. You can unsubscribe at any time. For further details, review our Privacy Policy.

Tilaa People Managing People -uutiskirje

Jos haluat lisätietoja perehdytyksestä ja muista osaamisen johtamisen strategioista, tilaa henkilöstöhallinnon ja liiketoiminnan johtajille suunnattu uutiskirjeemme, jossa jaetaan tietoa ja parhaita käytäntöjä, joiden avulla voit kehittyä urallasi ja saada aikaan suuremman vaikutuksen organisaatiossasi.