Työvoiman hallintaohjelmisto: tyypit ja keskeiset ominaisuudet
Työvoiman hallinta on olennainen osa minkä tahansa organisaation yrityksen suorituskyvyn hallintaa.
Nopeasti muuttuvien markkinaolosuhteiden, sääntelyn mullistusten, kasvavan työntekijöiden vaihtuvuuden, ammattiliittoihin myönteisesti suhtautuvien asenteiden yleistymisen sekä yhä monimuotoisemman ja maantieteellisesti hajautuneemman työvoiman myötä työvoiman hallinnasta tulee jatkuvasti tärkeämpää – ja monimutkaisempaa.
Oikeat työvoiman hallintasovellukset voivat tehdä tästä monimutkaisesta tehtävästä helpomman ja tehokkaamman.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Mitä työvoiman hallinta on?
Työvoiman hallinnalla (WFM) tarkoitetaan käytäntöä, jossa organisaation tärkeintä resurssia eli sen henkilöstöä kohdennetaan, seurataan ja optimoidaan strategisesti.
Onnistunut työvoiman hallinta varmistaa, että oikeat työntekijät – oikeine taitoineen – ovat käytettävissä oikeaan aikaan täyttääkseen työtehtäviensä vaatimukset.
Vaikka jokaisella organisaatiolla on omat painopisteensä, resurssitehokkuus on yksi useimpien yritysten yhteisistä tavoitteista.
Miksi työvoiman hallinta on tärkeää?
Olipa työpaikkasi vakiintunut yritysympäristö, kasvava startup-yritys tai vuorotyöntekijöitä työllistävä yritys, työvoiman hallinta on korvaamaton osa liiketoiminnan johtamisstrategiaasi.
Tehokas työvoiman hallinta, jota tukee työvoiman optimointiohjelmisto, auttaa organisaatioita pitämään työvoimansa mahdollisimman tuottavana ja kustannustehokkaana.
Epäjohdonmukaiset työvoimapolitiikat ja niiden riittämätön täytäntöönpano voivat johtaa esimerkiksi seuraaviin haasteisiin:
- Henkilöstövaje
- Ylimääräiset työntekijät
- Riittämättömän pätevyyden omaavat työntekijät
- Kasvaneet projektikustannukset
- Projektien toimitusten viivästyminen
- Sääntöjen noudattamatta jättäminen
- Vältettävissä olevat ylityöt
- Työpaikan turvallisuuspoikkeamat
- Työhönsä heikosti sitoutuneet työntekijät
- Työntekijöiden heikko työmotivaatio tai työuupumus
- Suuri työntekijöiden vaihtuvuus.
Siksi työvoimasuunnittelu on tärkeä osa lahjakkuuksien hallintaa ja auttaa henkilöstöhallinnon ammattilaisia:
- Optimoimaan työntekijöiden tuottavuuden
- Varmistamaan projektien tehokkaan resursoinnin
- Sujuvoittamaan suorituksen hallintaa
- Kehittämään työntekijöiden osaamista tarpeen mukaan
- Puuttumaan henkilöstöhaasteisiin varhaisessa vaiheessa
- Muodostamaan tarkan kuvan työvoimakustannuksista
- Vähentämään organisaation riskejä
- Edistämään työpaikan turvallisuutta
- Noudattamaan työpaikkaa koskevia lakeja ja määräyksiä
- Toteuttamaan seuraajasuunnittelun hankkeita
- Parantamaan työntekijöiden sitoutumista ja vähentämään vaihtuvuutta.
Työvoiman hallintaprosessi
Työvoiman hallintaprosessin ytimessä on organisaation keskeisten strategisten painopisteiden tunnistaminen ja resurssien kohdentaminen niiden mukaisesti. Tämä edellyttää mahdollisten henkilöstöhaasteiden ennakointia sekä toimia tehokkuuden säilyttämiseksi ja vastuiden välttämiseksi.
Työvoiman hallintaprosessi sisältää esimerkiksi seuraavia tehtäviä:
- Strateginen yhdenmukaisuus
- Kysynnän ennustaminen
- Työntekijöiden työvuorosuunnittelu
- Työajan seuranta
- Läsnäolon seuranta
- Tietojen analysointi
- Työntekijöiden vaikutusmahdollisuuksien lisääminen
- Osaamisen hallinta
- HR-pyyntöjen käsittely lippujärjestelmässä
- Palkanlaskennan hallinta
- Projektien laajuuden määrittely ja budjetointi
- Tehtävien hallinta.
Käsiteltävää on paljon!
Hyvä uutinen on, että kaikki tämä voidaan tehostaa ja automatisoida työvoiman hallintaohjelmiston avulla.
Mitä työvoiman hallintaohjelmisto on?
Työvoiman hallintaohjelmistoratkaisu (WFM) on työkalu, jonka avulla organisaatiot voivat järjestää työvoimapolitiikkansa ja automatisoida monia työvoiman hallintajärjestelmäänsä liittyviä tehtäviä ja prosesseja.
Tämän ansiosta henkilöstöhallinnon ammattilaiset voivat kohdentaa työvoimaansa tehokkaammin, hallita työntekijöiden aikaa tuottavammin ja saavuttaa lopulta organisaationsa tavoitteet helpommin.
Mitä hyötyä työvoiman hallintaohjelmistosta on?
Työvoiman hallintaohjelmiston keskeisiin hyötyihin kuuluu se, että johto voi helpommin tehostaa työvuorosuunnittelua, hallita läsnäoloa ja työajan seurantaa, seurata tuottavuutta, optimoida suorituskyvyn hallintaa, hoitaa palkanlaskennan toimintoja, varmistaa sääntelyn noudattamisen ja edistää työntekijöiden turvallisuutta.
Kun oikea työvoiman hallintaratkaisu otetaan käyttöön ja sitä hyödynnetään tehokkaasti, se voi auttaa työnantajia:
- Automatisoimaan manuaaliset tehtävät, mikä säästää aikaa, poistaa pullonkauloja ja vähentää virheitä.
- Keräämään tarkkoja ja ajantasaisia työvoimatietoja sekä tekemään parempia, reaaliaikaiseen tietojen analysointiin perustuvia päätöksiä.
- Toteuttamaan monikanavaista työvoiman hallintaa, joka tarjoaa paremman pääsyn hybridi- tai liikkuvalle työvoimallesi.
- Parantamaan tiimien välistä tehokkuutta, mikä parantaa yhteistyötä ja työntekijöiden sitoutumista, poistaa siilot ja vähentää päällekkäistä työtä.
- Vähentämään operatiivisia kustannuksia (jotka johtuvat ylimiehityksestä, liiallisesta ylityöstä ja ulkoistamisesta) tarkemman ennustamisen ja resurssien kohdentamisen avulla. Kehittyneet WFM-ratkaisut päivittävät budjetit jopa työvuorosuunnittelun muutosten perusteella.
- Optimoimaan asiakaskokemusta osaamiseen perustuvan reitityksen avulla, joka yhdistää asiakkaat oikean yhteyskeskusasiantuntijan kanssa
- Jakamaan hallinnollista työtaakkaa esihenkilöiden ja työntekijöiden itsepalveluportaalien avulla, jotka tarjoavat käyttäjille pääsyn tiettyihin toimintoihin
- Parantamaan palkanlaskennan tarkkuutta täsmäyttämällä työajan seurannan, palkalliset vapaat, kirjatut ylityöt ja muut vastaavat tiedot automaattisesti, mikä vähentää manuaalisesta tietojen syöttämisestä ja laskennasta aiheutuvia inhimillisiä virheitä.
- Tunnistamaan ja ratkaisemaan työvuorosuunnittelun ongelmat ennakoivasti tarkastelemalla reaaliaikaisia henkilöstön työvuorosuunnittelutietoja ja tekemällä muutoksia alipiehityksen kaltaisten ongelmien välttämiseksi. Parhaiden työvoiman hallintaohjelmistojen avulla esihenkilöt voivat jopa luoda älykkäitä työvuorolistoja suodattamalla niitä osaston, projektin, työtehtävän tai sijainnin mukaan.
- Säilyttämään tarkat ja yksityiskohtaiset tiedot, jotka auttavat osoittamaan sääntelyn noudattamisen tarkastuksen yhteydessä.
Millaisia työvoiman hallintaohjelmistoja on olemassa?
Erilaisia WFM-ohjelmistotyökaluja on laaja valikoima. Jotkin niistä ovat itsenäisiä tuotteita, jotka tarjoavat yhden tai useamman alla luetelluista toiminnoista, kun taas toiset tarjoavat kokonaisvaltaisemman ja integroidun ratkaisun.
- Työvuorosuunnitteluohjelmistot
- Läsnäolo-ohjelmistot
- Projektinhallinta (Kanban jne.) ja viestintätyökalut
- Työajan seurantaohjelmistot
- Poissaolojen hallintaratkaisut
- Palkanlaskentaohjelmistot
- Työntekijöiden sitouttamisen työkalut
- Asiakassuhteiden hallintatyökalut
- Asiakaspalvelun ja tuen lippujärjestelmäratkaisut
- Työpaikan turvallisuuspoikkeamien seurantaohjelmistot.
Suuret organisaatiot saattavat tarvita suuryrityksille suunniteltua työvoiman hallintaohjelmistoa, joka on suunniteltu koordinoimaan näitä toimintoja monimutkaisten tai hajautettujen työvoimakokonaisuuksien välillä.
Mitkä ovat työvoiman hallintaohjelmiston tärkeimmät ominaisuudet?
Parhaat työvoiman hallintaohjelmistoratkaisut auttavat nykyaikaisia yrityksiä järjestämään ja seuraamaan kaikkia toimintoja, joita tarvitaan tehokkaasti mitoitetun, kustannustehokkaan ja tuottavan työvoiman ylläpitämiseen.
Työvoiman hallintaohjelmistolle on saatavilla erilaisia hinnoitteluvaihtoehtoja, jotka avaavat käyttöön enemmän käyttäjiä ja/tai erilaisia ominaisuuksia.
Alla on lueteltu joitakin tärkeimpiä ominaisuuksia, joita kannattaa etsiä, kun valitset työvoiman hallintaohjelmistoa.
Työvoimatarpeiden ennustaminen
Hyvän WFM-ratkaisun pitäisi auttaa sinua havaitsemaan trendejä ja ennustamaan tekijöitä, jotka vaikuttavat henkilöstötarpeisiin ja työntekijöiden saatavuuteen, kuten projektien muuttuvat aikataulut, työntekijöiden saatavuuden kausivaihtelut, kuluttajien ja asiakkaiden kysynnän vaihtelut sekä paljon muuta. Ennakoimalla näitä tilanteita voit suunnitella työvoimabudjettisi paremmin ja kohdentaa henkilöstöä tehokkaammin.
Älykäs työvuorosuunnittelu
Kaikissa varteenotettavissa työvoimaohjelmistoissa pitäisi olla älykkäät työvuorosuunnittelutoiminnot, joiden avulla esihenkilöt voivat valita työntekijöitä työvuoroihin tai projekteihin esimerkiksi saatavuuden, taitojen, kustannusten, kokemuksen, toiveiden, sijainnin ja muiden kriteerien perusteella. Työvuorosuunnittelutyökalujen pitäisi myös tarjota työntekijöille itsepalvelukäyttö, jotta he voivat vaihtaa työvuoroja keskenään ja varmistaa kaikkien työvuorojen kattamisen. Joihinkin työkaluihin voi sisältyä myös ominaisuuksia, joissa hyödynnetään tekoälyä työvoiman hallinnassa ja työvuorosuunnittelussa.
Työajan seuranta
Työvoiman hallintatyökalussa pitäisi olla työajan seurantaan tarkoitettuja laitteita ja työkaluja tai sen pitäisi pystyä integroitumaan niihin. Tällaisia ovat esimerkiksi kulunvalvontalukijat, pilvipohjaiset työajanseurantaohjelmistot, kioskit, kassalaitteet (POS), mobiilisovellukset ja sähköiset työaikakirjaukset. Niiden avulla työaikatiedot voidaan kerätä ja käsitellä automaattisesti tarkan palkanlaskennan varmistamiseksi. Toinen työajanseurantaohjelmiston hyöty on ylityöilmoitukset, jotka antavat työnantajille paremman hallinnan ylityöstä päättämiseen ja sen kohdentamiseen.
Poissaolojen ja läsnäolon hallinta
Työvoiman hallintaohjelmiston pitäisi seurata työntekijöiden läsnäoloa, automatisoida vapaapyyntöjen hyväksynnät ja verrata työntekijöiden poissaoloja yrityksen poissaoloja koskeviin käytäntöihin, kuten palkallisiin vapaisiin (PTO), sekä viranomaissäädöksiin.
Data-analytiikka ja raportointi
Useimmat työvoiman hallintatyökalut tarjoavat käyttäjille reaaliaikaisen näkymän työvoimatietoihin mukautettavien koontinäyttöjen kautta. Näin mahdolliset työvuoro- tai henkilöstöongelmat on helppo havaita ja korjata hyvissä ajoin ennen kuin niistä tulee todellisia ongelmia.
Parhaat työvoiman hallinta- ja työvoima-analytiikkatyökalut mahdollistavat myös raporttien luomisen tiettyjen parametrien avulla. Tämä parantaa liiketoimintatiedon hyödyntämistä ja työvoimasuunnittelua historiallisen datan analysoinnin kautta.
Mobiili työvoiman hallinta
Mobiililaitteen kautta käytettävät WFM-työkalut helpottavat työvuorojen hallintaa ja täyttämistä liikkeellä ollessa, mikä auttaa varmistamaan optimaalisen henkilöstökattavuuden myös hätätilanteissa. Nämä ovat vain muutamia mobiilin työvoiman hallintaohjelmiston monista hyödyistä.
Työntekijöiden itsepalvelu
Työvoiman hallintakokonaisuutesi tai -työkalusi pitäisi ihannetapauksessa tarjota työntekijöiden itsepalveluportaali, jonka kautta työntekijät voivat aina kun mahdollista syöttää omat tietonsa nopeasti. Tämä vapauttaa HR:n aikaa ja vähentää virheitä.
Tehokkaat integraatiot liiketoimintatyökaluihin
Valitsemasi WFM-ratkaisun pitäisi toimia saumattomasti organisaatiosi jo käyttämien HR-ohjelmistojen ja liiketoimintatyökalujen kanssa. Tämä on erityisen tärkeää, jos käytössäsi ei ole kokonaisvaltaista työvoiman hallintakokonaisuutta vaan useita erikoistuneita työkaluja.
Oikea ohjelmisto tekee työvoiman hallintajärjestelmän käyttöönotosta, seurannasta ja kehittämisestä paljon tehokkaampaa ja palkitsevampaa.
Onnellinen henkilöstö on menestyvän liiketoiminnan avain
Tehokkaalla työvoiman hallinnalla pyritään pitämään työntekijät tyytyväisinä ja samalla vastaamaan liiketoimintasi strategisiin tarpeisiin.
Yritykset, jotka onnistuvat tässä toimintojensa osa-alueessa, ovat tehokkaampia, innovatiivisempia ja muutosjoustavampia.
Teknologiaa suositellaan kaikille paitsi pienimmille yrityksille. Aloita tutustumalla parhaiden työvoiman hallintaohjelmistojen listaan ja suosituksiimme työajan ja läsnäolon hallintaohjelmistoista, joiden avulla voit hallita ja optimoida työvoimasi työaikaa ja läsnäoloa tehokkaasti.
Aiheeseen liittyvää luettavaa: Parhaat poissaolojen hallintaohjelmistot PTO:n seurantaan
