Työvoiman hallintaohjelmisto: tyypit ja keskeiset ominaisuudet
Henkilöstöhallinta on olennainen osa organisaation suorituskyvyn hallintaa jokaisessa organisaatiossa.
Markkinaolosuhteiden muuttuessa nopeasti, sääntelyn mullistuessa, henkilöstön vaihtuvuuden kasvaessa, ammattiliittoja tukevien asenteiden yleistyessä sekä työvoiman monimuotoisuuden ja maantieteellisen hajautuneisuuden lisääntyessä henkilöstöhallinnasta tulee jatkuvasti tärkeämpää – ja monimutkaisempaa.
Oikeat henkilöstöhallintasovellukset voivat tehdä tästä monimutkaisesta tehtävästä helpomman ja tehokkaamman.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Mitä henkilöstöhallinta on?
Henkilöstöhallinta (WFM) tarkoittaa organisaation tärkeimmän resurssin eli henkilöstön strategista kohdentamista, seurantaa ja optimointia.
Onnistunut henkilöstöhallinta varmistaa, että oikeat työntekijät – joilla on oikeat taidot – ovat käytettävissä oikeaan aikaan täyttääkseen tehtäviensä vaatimukset.
Vaikka jokaisella organisaatiolla on omat painopisteensä, resurssitehokkuus on yksi useimpien yritysten yhteisistä tavoitteista.
Miksi henkilöstöhallinta on tärkeää?
Oli työpaikkasi vakiintunut yritysympäristö, kasvava startup-yritys tai vuorotyöntekijöitä työllistävä yritys, henkilöstöhallinta on välttämätön osa liiketoimintasi johtamisstrategiaa.
Tehokas henkilöstöhallinta auttaa organisaatioita pitämään työvoimansa mahdollisimman tuottavana ja kustannustehokkaana.
Epäjohdonmukaiset henkilöstöä koskevat käytännöt ja niiden riittämätön valvonta voivat johtaa esimerkiksi seuraaviin haasteisiin:
- Henkilöstövaje
- Tarpeettomat työntekijät
- Riittämättömän osaamisen omaavat työntekijät
- Kasvavat projektikustannukset
- Projektien toimitusten viivästyminen
- Sääntelyrikkomukset
- Vältettävissä oleva ylityö
- Työturvallisuuspoikkeamat
- Työhön heikosti sitoutuneet työntekijät
- Työntekijöiden heikko motivaatio tai työuupumus
- Henkilöstön suuri vaihtuvuus.
Siksi henkilöstösuunnittelu on olennainen osa osaamisen johtamista, ja se auttaa henkilöstöalan ammattilaisia:
- Optimoimaan työntekijöiden tuottavuuden
- Varmistamaan projektien tehokkaan resursoinnin
- Tehostamaan suorituksen johtamista
- Kehittämään työntekijöiden osaamista tarpeen mukaan
- Puuttumaan henkilöstöhaasteisiin varhaisessa vaiheessa
- Muodostamaan tarkan kuvan työvoimakustannuksista
- Vähentämään organisaation riskejä
- Edistämään työturvallisuutta
- Noudattamaan työpaikkaa koskevia lakeja ja määräyksiä
- Toteuttamaan seuraajasuunnittelun hankkeita
- Parantamaan työntekijöiden sitoutumista ja vähentämään vaihtuvuutta.
Henkilöstöhallinnan prosessi
Henkilöstöhallinnan prosessin ytimessä on organisaation keskeisten strategisten painopisteiden tunnistaminen ja resurssien kohdentaminen niiden mukaisesti. Tämä edellyttää mahdollisten henkilöstöhaasteiden ennakointia sekä toimia tehokkuuden säilyttämiseksi ja vastuuriskien vähentämiseksi.
Henkilöstöhallinnan prosessi sisältää esimerkiksi seuraavia tehtäviä:
- Strateginen yhdenmukaisuus
- Kysynnän ennustaminen
- Työntekijöiden työvuorosuunnittelu
- Työajanseuranta
- Läsnäolon seuranta
- Data-analyysi
- Työntekijöiden vaikutusmahdollisuudet
- Osaamisen hallinta
- HR-pyyntöjen tiketöinti
- Palkanlaskennan hallinta
- Projektien laajuuden määrittely ja budjetointi
- Tehtävien hallinta.
Katettavaa on paljon!
Hyvä uutinen on, että kaikki tämä voidaan sujuvoittaa ja automatisoida työvoimanhallintaohjelmiston avulla.
Mitä työvoimanhallintaohjelmisto on?
Työvoimanhallintaohjelmistoratkaisu (WFM) on työkalu, jonka avulla organisaatiot voivat järjestää työvoimapolitiikkansa sekä automatisoida monia työvoimanhallintajärjestelmäänsä liittyviä tehtäviä ja prosesseja.
Tämän ansiosta henkilöstöhallinnon ammattilaiset voivat kohdentaa työvoimaansa tehokkaammin, hallita työntekijöiden aikaa tuottavammin ja saavuttaa lopulta organisaation tavoitteet vaivattomammin.
Mitä hyötyä työvoimanhallintaohjelmistosta on?
Työvoimanhallintaohjelmiston keskeisiin hyötyihin kuuluu se, että johto voi helpommin tehostaa työvuorosuunnittelua, hallita läsnäoloa ja työajanseurantaa, seurata tuottavuutta, optimoida suorituskyvyn hallintaa, hoitaa palkanlaskennan toimintoja, varmistaa sääntelyn noudattamisen ja edistää työntekijöiden turvallisuutta.
Oikein käyttöönotettuna ja tehokkaasti hyödynnettynä oikea työvoimanhallintaratkaisu voi auttaa työnantajia:
- Automatisoimaan manuaaliset tehtävät ajan säästämiseksi, pullonkaulojen poistamiseksi ja virheiden vähentämiseksi.
- Keräämään tarkkoja ja ajantasaisia työvoimatietoja ja tekemään parempia päätöksiä reaaliaikaisen data-analyysin perusteella.
- Ottamaan käyttöön monikanavaisen työvoimanhallinnan, joka tarjoaa paremman pääsyn hybridi- tai liikkuvalle työvoimalle.
- Parantamaan tiimien välistä tehokkuutta yhteistyön ja työntekijöiden sitoutumisen parantamiseksi sekä siilojen poistamiseksi ja päällekkäisen työn vähentämiseksi.
- Vähentämään operatiivisia kustannuksia (jotka johtuvat ylimiehityksestä, liiallisista ylitöistä ja ulkoistamisesta) tarkemman ennustamisen ja resurssien kohdentamisen avulla. Kehittyneet WFM-ratkaisut päivittävät budjetit jopa työvuorosuunnittelun muutosten perusteella.
- Optimoimaan asiakaskokemusta taitopohjaisen reitityksen avulla, joka yhdistää asiakkaat oikean yhteyskeskusasiantuntijan kanssa
- Jakamaan hallinnollista työtaakkaa esihenkilöiden ja työntekijöiden itsepalveluportaalien avulla, jotka tarjoavat käyttäjille pääsyn valittuihin toimintoihin
- Parantamaan palkanlaskennan tarkkuutta täsmäyttämällä automaattisesti työajanseurannan, palkalliset poissaolot, kirjatut ylityöt ja muut vastaavat tiedot, mikä vähentää manuaalisesta tietojen syöttämisestä ja laskennasta johtuvia inhimillisiä virheitä.
- Tunnistamaan ja ratkaisemaan työvuorosuunnittelun ongelmat ennakoivasti tarkastelemalla reaaliaikaisia henkilöstön työvuorosuunnittelutietoja ja tekemällä muutoksia esimerkiksi aliresursoinnin kaltaisten ongelmien välttämiseksi. Paras työvoimanhallintaohjelmisto antaa esihenkilöille jopa mahdollisuuden luoda älykkäitä työvuorolistoja suodattamalla osaston, projektin, työtehtävän tai sijainnin mukaan.
- Säilyttämään tarkat ja yksityiskohtaiset tiedot, jotka auttavat osoittamaan sääntelyn noudattamisen tarkastuksen yhteydessä.
Millaisia työvoimanhallintaohjelmistoja on olemassa?
Erilaisia WFM-ohjelmistotyökaluja on saatavilla laaja valikoima. Jotkin niistä ovat erillisiä tuotteita, jotka tarjoavat yhden tai useamman alla luetelluista toiminnoista, kun taas toiset tarjoavat kokonaisvaltaisemman, integroidun ratkaisun.
- Työvuorosuunnitteluohjelmisto
- Läsnäolo-ohjelmisto
- Projektinhallinta (Kanban jne.) ja viestintätyökalut
- Työajanseurantaohjelmisto
- Poissaolojen hallintaratkaisut
- Palkanlaskentaohjelmisto
- Työntekijöiden sitouttamisen työkalut
- Asiakassuhteiden hallintatyökalut
- Asiakaspalvelun ja tukipyyntöjen tiketöintiratkaisut
- Työpaikan turvallisuuspoikkeamien seurantajärjestelmä.
Mitkä ovat työvoimanhallintaohjelmiston keskeiset ominaisuudet?
Parhaat työvoimanhallintaohjelmistoratkaisut auttavat nykyaikaisia yrityksiä järjestämään ja seuraamaan kaikkia toimia, joita tarvitaan tehokkaasti mitoitetun, kustannustehokkaan ja tuottavan työvoiman ylläpitämiseen.
Tarjolla on useita työvoimanhallintaohjelmiston hinnoitteluvaihtoehtoja, jotka mahdollistavat useampien käyttäjien ja/tai erilaisten ominaisuuksien käytön.
Alla on joitakin keskeisiä ominaisuuksia, joita kannattaa etsiä, kun valitset työvoimanhallintaohjelmistoa.
Työvoimatarpeen ennustaminen
Hyvän WFM-ratkaisun pitäisi auttaa havaitsemaan trendejä ja ennustamaan tekijöitä, jotka vaikuttavat henkilöstötarpeisiin ja henkilöstön saatavuuteen, kuten muuttuvat projektiaikataulut, työntekijöiden saatavuuden kausivaihtelut, kuluttajien ja asiakkaiden kysynnän vaihtelut sekä muut tekijät. Ennakoimalla nämä tilanteet voit suunnitella työvoimabudjettisi paremmin ja kohdentaa henkilöstöä tehokkaammin.
Älykäs työvuorosuunnittelu
Kaikenkattavan työvoimaohjelmiston pitäisi sisältää älykkäät työvuorosuunnittelutoiminnot, joiden avulla esihenkilöt voivat valita työntekijöitä vuoroihin tai projekteihin esimerkiksi saatavuuden, taitojen, kustannusten, kokemuksen, mieltymysten ja sijainnin perusteella. Työvuorosuunnittelutyökalujen pitäisi myös tarjota työntekijöille itsepalvelukäyttömahdollisuus, jotta he voivat vaihtaa vuoroja keskenään ja varmistaa kaikkien vuorojen kattamisen. Jotkin työkalut voivat sisältää myös ominaisuuksia, joissa hyödynnetään tekoälyä työvoimanhallinnassa ja työvuorosuunnittelussa.
Työajan seuranta
Työvoimanhallintatyökalussa pitäisi olla työajan seurantalaitteita ja -työkaluja tai sen pitäisi pystyä integroitumaan niihin. Tällaisia ovat esimerkiksi kulunvalvontalukijat, pilvipohjaiset työajanseurantaohjelmistot, kioskit, kassalaitteet (POS), mobiilisovellukset tai sähköiset työaikakirjaukset, joiden avulla työaikatiedot voidaan kerätä ja käsitellä automaattisesti tarkan palkanlaskennan varmistamiseksi. Toinen työajanseurantaohjelmiston hyöty ovat ylityöhälytykset, jotka antavat työnantajille paremman hallinnan ylityön hyväksymiseen ja kohdentamiseen.
Työajan ja poissaolojen hallinta
Työvoimanhallintaohjelmiston pitäisi seurata työntekijöiden läsnäoloa, automatisoida poissaolopyyntöjen hyväksynnät ja verrata työntekijöiden poissaoloja yrityksen poissaolokäytäntöihin, kuten palkalliseen vapaaseen (PTO), sekä viranomaismääräyksiin.
Data-analytiikka ja raportointi
Useimmat työvoimanhallintatyökalut tarjoavat käyttäjille reaaliaikaisen näkymän työvoimatietoihin mukautettavien koontinäyttöjen kautta. Näin mahdolliset työvuoro- tai henkilöstöongelmat on helppo havaita ja korjata hyvissä ajoin ennen kuin niistä tulee todellisia ongelmia.
Parhaiden työvoimanhallinta- ja työvoimaanalytiikkatyökalujen avulla käyttäjät voivat myös luoda raportteja tiettyjen parametrien perusteella, mikä parantaa liiketoimintatiedon hyödyntämistä ja työvoimasuunnittelua historiatietojen analysoinnin avulla.
Mobiili työvoimanhallinta
WFM-työkalut, joita voi käyttää mobiililaitteella, helpottavat työvuorojen hallintaa ja vuorojen täyttämistä liikkeellä ollessa sekä auttavat varmistamaan optimaalisen henkilöstömäärän myös hätätilanteissa. Nämä ovat vain muutamia mobiilin työvoimanhallintaohjelmiston monista hyödyistä.
Työntekijöiden itsepalvelu
Työvoimanhallintokokonaisuutesi tai -työkalusi pitäisi ihanteellisesti tarjota työntekijöiden itsepalveluportaali, jonka kautta työntekijät voivat mahdollisuuksien mukaan syöttää omat tietonsa nopeasti. Näin HR:n aikaa vapautuu ja virheet vähenevät.
Tehokkaat integraatiot liiketoimintatyökaluihin
Valitsemasi WFM-ratkaisun pitäisi toimia saumattomasti organisaatiosi jo käyttämän HR-ohjelmiston ja muiden liiketoimintatyökalujen kanssa. Tämä on erityisen tärkeää, jos käytössäsi ei ole kokonaisvaltaista työvoimanhallintakokonaisuutta vaan useita erikoistuneita työkaluja.
Oikea ohjelmisto tekee työvoimanhallintajärjestelmän käyttöönotosta, seurannasta ja kehittämisestä paljon tehokkaampaa ja palkitsevampaa.
Tyytyväinen työvoima on menestyvän yrityksen avain
Tehokkaan työvoimanhallinnan tavoitteena on pitää työntekijät tyytyväisinä ja samalla vastata yrityksesi strategisiin tarpeisiin.
Yritykset, jotka onnistuvat tässä toimintansa osa-alueessa, ovat tehokkaampia, innovatiivisempia ja sopeutumiskykyisempiä.
Teknologiaa suositellaan kaikille paitsi kaikkein pienimmille yrityksille. Päästäksesi alkuun tutustu parhaiden työvoimanhallintaohjelmistojen lyhytlistaan sekä suosituksiimme työaika- ja läsnäolo-ohjelmistoista, joiden avulla voit hallita ja optimoida henkilöstösi työaikaa ja läsnäoloa tehokkaasti.
Aiheeseen liittyvää luettavaa: Parhaat poissaolojen hallintaohjelmistot PTO:n seurantaan
