8 façons de mesurer le succès de votre programme d’intégration
L'intégration est une étape cruciale, mais souvent négligée, du cycle de vie des employés. Selon une étude publiée par Kallidus, une bonne intégration peut améliorer la rétention jusqu'à 82 %, mais 88 % des organisations n'intègrent pas bien leurs nouveaux employés.
Mais comment mesurer concrètement le succès d'un programme d'intégration ? Quels indicateurs d'intégration ou indicateurs clés de performance (KPI) pouvez-vous utiliser pour vous assurer que votre processus d'intégration est efficace ?
Les données provenant de votre plateforme d'intégration, de votre SIRH ou de votre LMS peuvent toutes vous aider à évaluer l'efficacité de votre intégration, et il est important de prêter attention à toutes les formes de données—pas seulement aux chiffres.
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Dans cet article, je vais vous expliquer comment mesurer le succès de l'expérience d'intégration à l'aide de plusieurs types de données différentes.
8 façons de mesurer le succès de l'intégration
Utilisez ces stratégies pour rationaliser votre expérience d'intégration, surveiller la satisfaction des nouveaux employés et vous assurer que votre processus d'intégration est optimisé pour réussir.
1. Rotation du personnel nouvellement embauché (volontaire et involontaire)
Environ ⅓ des nouveaux employés n'iront pas au-delà des 90 premiers jours. Pourtant, votre taux de rotation du personnel n'est pas un indicateur unique ; c'est en fait une série de points de données qui peuvent vous aider à raconter une histoire sur la rétention de vos employés.
Votre taux de rétention est constitué de deux indicateurs clés différents :
- La rotation volontaire des nouveaux employés se produit lorsqu'un salarié récemment embauché décide de quitter l'organisation de son propre chef, généralement dans les premiers mois d'emploi. Cela peut arriver pour diverses raisons comme des attentes professionnelles non satisfaites, un manque d'adéquation à la culture d'entreprise, de meilleures opportunités ailleurs ou une insatisfaction à l'égard du processus d'intégration.
- La rotation involontaire, quant à elle, fait référence à la rupture du contrat de travail initiée par l’employeur et non par l’employé. Cela survient souvent en raison de facteurs comme une faible performance, des problèmes de comportement, une restructuration organisationnelle ou des réductions d’effectifs, plutôt que par choix personnel du salarié.
Toute entreprise connaîtra la malchance de recruter certains employés qui semblent prometteurs sur le papier, mais pour une raison ou une autre, ne conviennent pas rapidement.
Cependant, si le taux de rotation volontaire est élevé, le problème peut être beaucoup plus profond et pourrait être atténué grâce à un processus d'intégration amélioré.
En suivant le taux de rétention et de rotation des nouvelles recrues, en particulier au cours de leur première année, vous serez en mesure d'évaluer si votre processus d'intégration est probablement en cause ou non.
Si cela vous semble probable, essayez d'approfondir en identifiant les points de friction communs grâce à une enquête anonyme.
2. Délai pour atteindre la productivité pour les nouvelles recrues
Combien de temps faut-il à vos nouveaux employés pour être pleinement opérationnels ? Les nouveaux salariés sont-ils rapidement engagés et prêts à résoudre des problèmes, ou bien travaillent-ils trop lentement, mettent-ils du temps à apprendre et font-ils trop d’erreurs à votre goût ?
Pour mesurer le délai d'accès à la productivité, vous devrez d’abord définir ce que signifie « productif » pour chaque poste. Cela peut inclure des jalons spécifiques, comme compléter leur checklist d'intégration, atteindre certains objectifs ou gérer des tâches de manière autonome avec succès.
Vous pouvez mesurer le temps nécessaire à vos employés pour être productifs en utilisant la méthode suivante :
- Calculez le nombre de jours nécessaires pour que les nouvelles recrues soient productives (vous devrez définir la productivité pour chaque poste)
- Divisez ce nombre par le nombre total de nouvelles embauches sur la même période
Bien que certains postes soient plus complexes que d’autres, un programme d’intégration complet doit permettre aux employés d’être efficaces rapidement. Pour la plupart des salariés, cela devrait se compter en semaines, et non en mois, avant qu’ils n’atteignent leurs KPI et remplissent leur mission de manière satisfaisante, surtout s’ils disposent des compétences requises.
S’ils n’atteignent pas ces indicateurs, il se pourrait qu’il y ait un problème plus important avec votre programme d’intégration. Peut-être que les salariés ne sont pas sensibilisés à l’importance de ces KPI, ou qu’un manque de formation les empêche d'avancer.
Puisque l'intégration des managers est un peu différente, vous devrez les dissocier de votre analyse du temps vers la productivité et définir des jalons spécifiques pour déterminer à partir de quand un nouveau manager est considéré comme « productif ».
3. Tests
Si vous avez déjà passé un examen à la fin d’une année scolaire et peiné à retenir les informations apprises lors de la première semaine, souvenez-vous que les nouvelles recrues traversent une expérience très similaire.
Dès leur premier jour, elles sont bombardées d’informations, et il est difficile de tout retenir à tout moment. C’est pourquoi intégrer des tests dans votre processus d’intégration, tels que des tests d’évaluation des compétences et des quiz, peut être instructif.
Les tests peuvent vous aider à déterminer si vos nouvelles recrues comprennent parfaitement leurs rôles et comment ceux-ci s’inscrivent dans les objectifs de l’entreprise. Vous pouvez aussi les interroger sur l’historique pertinent de la société (ce qui est important pour les postes en contact avec la clientèle), ou encore sur les indicateurs précis que vous attendez d’eux.
Réussir des quiz est positif, mais des échecs sont aussi révélateurs. Si de nombreux salariés se trompent sur la même question, c’est probablement que l’information n’a pas été transmise ou qu’elle l’a été d’une manière qui ne leur a pas parlé. Ces données vous permettront d’ajuster légèrement vos supports de formation pour rendre l’apprentissage plus efficace.
4. Enquête d’intégration
Un moyen efficace de mesurer la réussite de l’intégration est d’interroger directement la nouvelle recrue. Demandez-lui si elle juge le processus d’intégration efficace et ce qui pourrait, selon elle, être amélioré.
Souvent, l’intégration d’un logiciel de recrutement dans ce processus peut s’avérer bénéfique car il permet de suivre et gérer ces enquêtes, et d’utiliser des flux de travail automatisés afin de s’assurer qu’elles sont menées aux moments optimaux pendant la phase d’intégration.
Une autre possibilité pour automatiser et fluidifier votre enquête d’intégration est d’utiliser un simple outil d’enquête auprès des employés. Ces outils proposent souvent des modèles qui simplifient considérablement la démarche.
Voici quelques questions de base à inclure dans votre enquête post-intégration :
- Quelle a été leur première impression de l’entreprise ?
- En quoi cette impression a-t-elle évolué depuis leur arrivée ?
- Le processus d’intégration reflète-t-il fidèlement la culture de l’entreprise ?
- Ont-ils eu tout ce dont ils avaient besoin pour commencer dans les meilleures conditions ?
Nous recommandons d’envoyer plusieurs mini-enquêtes réparties sur les différentes phases de l’intégration, tant que l’expérience est encore fraîche dans leur mémoire. Et ne vous limitez pas à ces seules questions. De nombreuses autres questions d’enquête d’intégration peuvent aussi être pertinentes à poser !
Puisque votre expérience d’intégration différera selon que les employés sont en présentiel ou à distance, vous souhaiterez peut-être envoyer une enquête distincte sur le processus d’intégration à distance spécifiquement.
N’oubliez pas, il n’est pas toujours nécessaire de nommer les enquêtes. Certains peuvent hésiter à répondre s’ils craignent d’être sanctionnés pour leur honnêteté. Les enquêtes anonymes permettent parfois d’obtenir des réponses sincères qui, même si elles peuvent être difficiles à entendre, sont essentielles pour amorcer des changements significatifs.
5. Taux d’achèvement de la formation
Vous proposez peut-être un programme de formation complet, mais si vos employés ne s’investissent pas dans le processus, il y a peu de chances qu’il vous soit vraiment bénéfique.
Même si vous pensez offrir un programme de formation approfondi pour vos nouvelles recrues, le taux d’achèvement de la formation peut révéler que celle-ci n’est pas aussi efficace que vous le croyez.
Examinez attentivement la quantité de formation réalisée sur une période donnée, ainsi que le niveau de réussite des employés à l’issue de cette formation. Gardez à l’esprit qu’ils débutent un nouveau travail et ont beaucoup à assimiler en peu de temps. Leur donnez-vous vraiment assez de temps pour bien étudier et intégrer toutes les informations ?
Si la formation n’est pas terminée en totalité, interrogez-vous sur le temps réellement accordé à la formation pendant l’intégration. Les participants disposent-ils de quelques heures sans interruption pour suivre des modules en ligne et consulter les manuels, ou attend-on d’eux qu’ils étudient le soir après une journée déjà fatigante ?
Pour suivre votre taux d’achèvement de la formation et optimiser l’ensemble de votre processus de formation, vous pouvez vous appuyer sur un logiciel de formation si vous n’en avez pas déjà un.
6. Taux d’engagement
L’engagement des salariés peut représenter un défi quel que soit le stade de leur carrière dans l’entreprise, mais c’est particulièrement crucial pour les nouvelles recrues.
Le nombre d’employés véritablement investis dans la culture de l’entreprise, comparé à ceux qui sont désengagés et attendent la fin de la journée, a un impact significatif sur la réussite organisationnelle.
Un indicateur global pour l’évaluer est le score eNPS (employee net promoter score). Lors de vos enquêtes, demandez aux salariés dans quelle mesure ils recommanderaient à un ami ou un collègue de venir travailler dans votre société.
Le calcul eNPS correspond au pourcentage d’employés qui vous attribuent une note élevée, moins le pourcentage de ceux qui vous attribuent une note faible sur l’échelle. Votre NPS des employés peut aider à mesurer la qualité de l'expérience d'intégration que vous avez mise en place, ainsi que la satisfaction globale des employés.
7. Entretiens de fidélisation
Nous considérons généralement les entretiens de départ comme un outil destiné à recueillir des informations avant qu’une personne ne quitte l’entreprise, mais les entretiens de fidélisation s’intéressent aux raisons qui poussent vos employés à venir travailler chaque jour.
Faites le point avec les nouvelles recrues une fois qu'elles ont eu le temps de s’installer et questionnez-les sur le processus d'intégration ainsi que sur leur ressenti global. Qu’est-ce qui a bien fonctionné ? Qu’est-ce qui a été trop rapide ou trop lent ? Certaines activités d’orientation ont-elles été oubliées ? Ont-elles le sentiment d’avoir besoin de plus de formation dans certains domaines clés ?
Les entretiens de fidélisation peuvent faire des merveilles pour la rétention des employés, en particulier s'ils sont réalisés régulièrement. Ils montrent aux collaborateurs que vous vous impliquez et que vous vous souciez de leur évolution future. Plus important encore, ils prouvent que vous souhaitez traiter les éventuels problèmes dès qu'ils apparaissent, avant qu'ils ne deviennent incontrôlables.
N’hésitez pas à poser des questions et à approfondir les réponses d’un employé. Une fois qu’il aura compris qu’il s’agit réellement d’un espace ouvert à la communication, il sera prêt à vous fournir les réponses dont vous avez besoin.
En savoir plus sur les entretiens de fidélisation et le type de questions à poser.
8. Coûts de l’intégration
Suivre les coûts de votre programme d'intégration peut aussi vous aider à évaluer son efficacité. En analysant vos dépenses d'intégration (incluant les coûts directs et indirects), vous pouvez déterminer si votre processus d'intégration procure un bon retour sur investissement (ROI) de l’intégration.
Voici les différents coûts d’intégration à prendre en compte :
- Documents et matériels de formation, tels que les coûts de licence de logiciel d’intégration et les kits d’orientation.
- Coûts de formation, y compris les sessions de formation formelles, certifications ou formations externes.
- Heures passées à former par les managers et les autres membres de l’équipe. Gardez à l’esprit que le temps n’est pas gratuit, en particulier dans les environnements où les heures sont facturées aux clients.
- Coûts liés à la perte de productivité. Similaire au point précédent, il y aura une perte de productivité temporaire puisque les nouvelles recrues découvrent leur poste et auront besoin d'aide pour atteindre leur plein rendement.
Après avoir analysé ces coûts, vous aurez une meilleure idée de la nécessité d’optimiser votre stratégie d’intégration en reportant par exemple certains postes de dépense coûteux (comme des formations externes) à un moment ultérieur, lorsque les nouvelles recrues seront moins submergées par leurs nouvelles tâches. Cette approche permet de limiter les dépenses initiales le temps de déterminer si votre nouveau collaborateur restera dans l'entreprise sur le long terme ou non.
Le plus important ? Restez impliqué
Il existe de nombreuses façons de mesurer la réussite de l’intégration, mais l’essentiel est de porter son attention sur l’efficacité du programme d’intégration à un certain niveau.
Ce qui fonctionne peut tout à fait s’appliquer à votre processus d’intégration pour les prestataires indépendants et pour les collaborateurs à distance.
Même s’il y a des meilleures pratiques d’intégration qui restent valables dans le temps, notre processus ne doit jamais être une démarche « on lance et on oublie ». Ce serait comme laisser votre entreprise stagner en partant du principe que votre chiffre d'affaires sera identique dans cinq ans sans aucune croissance ou évolution.
Soyez attentif à l’efficacité de vos actions d’intégration et constatez l’incidence sur le succès de vos nouvelles recrues et de l’organisation dans son ensemble.
Pour aller plus loin, découvrez nos ressources sur comment automatiser votre intégration et comment personnaliser l’intégration de vos employés.
