Améliorer les processus RH : une méthode en 4 étapes
L'amélioration des processus—le passe-temps favori de tout professionnel RH, n'est-ce pas ?
Peut-être pas pour la plupart d'entre nous, mais mettre en place des processus permet de s'assurer que les tâches sont réalisées correctement et efficacement, offrant une meilleure expérience à tous et libérant du temps pour se concentrer sur des sujets plus intéressants et stratégiques.
Le rôle des RH dans les petites entreprises et les grandes entreprises inclut la mise en place de processus structurés garantissant la conformité et améliorant l'efficacité opérationnelle.
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Votre fonction RH compte probablement plus d'un processus qui pourrait être optimisé. En utilisant la gestion stratégique des ressources humaines, les organisations peuvent rendre les processus RH plus réactifs aux besoins des employés et de l'entreprise.
Cadre d'amélioration des processus RH
Les processus RH couvrent un large éventail d'activités, du recrutement et de l'intégration à l'évolution professionnelle des employés et à la gestion de la performance.
Pour rester compétitives et efficaces, les entreprises doivent continuellement chercher à améliorer leurs processus RH. Rationaliser les processus RH est simple avec des outils RH cloud, garantissant des flux de travail plus fluides et un meilleur accès aux données.
J'ai constaté que le plus gros obstacle à l'amélioration des processus est souvent de démarrer ; cela peut sembler une tâche insurmontable ! Découper les démarches en étapes distinctes les rend bien plus gérables.
Première étape : Évaluer les processus existants
Il est difficile d'améliorer quelque chose si on ne le comprend pas parfaitement. Cette étape peut prendre du temps, je préfère vous prévenir, mais elle n'a généralement besoin d'être réalisée qu'une seule fois.
La première étape consiste à évaluer vos flux de travail et tâches, à déterminer ce qui est documenté, qui en est responsable et quand cela a été révisé pour la dernière fois. Les RH sont-elles responsables de la paie et de la formation, par exemple, ou est-ce un autre service dans votre entreprise ?
Par exemple, dans un service RH précédent où j'ai travaillé, nous avions un grand nombre de processus documentés, mais ils étaient stockés à différents endroits et dans des états de mise à jour variables.
Ensuite, vous pouvez explorer vos indicateurs RH pour identifier tout point problématique lié à chaque processus, par exemple un effectif inexact, des erreurs de paie ou des délais de recrutement trop longs.
À la fin de cette étape, vous disposerez d'un inventaire des processus pouvant être améliorés.
Deuxième étape : Prioriser
Vous ne pourrez pas tout traiter en même temps, il est donc important de réfléchir de manière critique aux processus que vous souhaitez améliorer en premier. C'est particulièrement vrai pour les systèmes RH des petites entreprises disposant de ressources, de temps et de budgets limités.
Obtenir quelques résultats rapides et faciles au départ pourrait permettre de libérer du temps pour s'attaquer à des projets plus importants. Peut-être avez-vous l'adhésion de la direction pour réaliser un grand projet d'automatisation.
Fixez des objectifs clairs et précis d'amélioration qui sont alignés sur les objectifs stratégiques, les initiatives et les valeurs de l'organisation.
Par exemple, la valeur principale de mon entreprise est l'innovation, mais nous avons tout de même certains processus RH fastidieusement manuels.
Notre objectif est de créer une expérience RH innovante qui donne à nos employés une vision positive de la fonction RH. Nous avons pu obtenir l'adhésion de la direction à la transformation digitale des RH en automatisant plusieurs processus clés, en reliant ces projets à notre valeur d'innovation.
Cette étape n'est pas universelle ; vous devrez donc déterminer ce qui fonctionne dans votre organisation avec les ressources dont vous disposez.
Troisième étape : Élaborer un plan d'action
Vous voudrez définir un calendrier réaliste pour finaliser chaque action et je vous recommande d'y inclure des points de suivi réguliers.
Cela peut impliquer la simplification des workflows, l'élimination des étapes superflues et l'automatisation des tâches répétitives à l'aide de logiciels RH spécifiques (nous verrons cette étape plus en détail plus loin).
Si vous disposez de ressources disponibles pour aider, attribuer la propriété et la responsabilité permettra aux membres de l’équipe de conserver la prise de décision dans leurs processus de travail.
Cela peut représenter beaucoup de choses à suivre, et disposer d’un document de projet auquel tout le monde peut accéder sera d’une grande aide. J’aime utiliser Sharepoint pour ce type de projets, mais il existe de nombreux outils de gestion de projet disponibles.
Dans mon exemple précédent de documentation disparate, nous avons décidé de tout centraliser au même endroit plutôt que dans les silos où elles étaient entreposées, et nous nous sommes donné 6 mois pour mettre à jour chaque document.
Ce délai était réaliste et réalisable pour nous, car nous étions une petite équipe RH. Nous avions une courte réunion debout une fois par mois pour vérifier notre progression et rester responsables.
Étape quatre : amélioration continue
Mettez en place un système de suivi et d’évaluation continus des processus RH. Favorisez les retours d’information des employés et du personnel RH afin d’identifier d’éventuels problèmes ou axes d’amélioration.
Par exemple, vous pouvez envoyer une enquête flash aux employés après un contact avec les RH concernant certaines demandes, afin d’obtenir un retour immédiat, ou envoyer un questionnaire de souhaits à votre équipe RH une fois par an afin d’obtenir des idées d’amélioration plus détaillées.
Vous pouvez utiliser les retours et les données collectés pour apporter des améliorations continues aux processus RH.
Les services RH peuvent optimiser leurs processus en intégrant des plateformes de gestion de cas RH afin de résoudre les problèmes plus rapidement.
6 exemples d’amélioration des processus RH
Voyons ensemble quelques exemples courants de manières d’améliorer les processus RH.
Automatisez les flux de travail
À l’étape d’évaluation, vous identifierez probablement des tâches manuelles et répétitives telles que la saisie de données, la planification de rendez-vous et l’envoi d’e-mails de routine.
Vous pouvez automatiser ces processus en constituant un ensemble technologique RH (par exemple votre SIRH ou HRIS ainsi que les outils de communication) qui permet d’automatiser bon nombre de ces tâches et de faire circuler les données entre différentes applications et fonctions.
Numériser l’intégration
L’intégration des employés est un processus récurrent qui mérite une mise à jour dans la plupart des entreprises et c’est l’une des étapes les plus marquantes dans l’expérience collaborateur d’une nouvelle recrue.
Numérisez le processus d’intégration en fournissant aux nouvelles recrues des formulaires électroniques, des modules de formation et des ressources de l’entreprise. Cela permet de réduire la paperasserie, de gagner du temps, et de garantir une expérience d’intégration homogène pour tous les nouveaux employés.
Des logiciels spécialisés pour l’intégration peuvent vous aider grandement dans cette étape.
Rationaliser le recrutement
Si le processus de recrutement n’était pas inclus dans votre inventaire à l’étape 1, il devrait l’être. Si ce n’est pas déjà fait, envisagez de mettre en place un logiciel de suivi des candidatures (ATS) pour gérer les offres d’emploi, les candidatures et la communication avec les candidats.
Un logiciel ATS permet de trier les candidats, suivre leur progression et même créer un vivier de candidats pour les postes difficiles à pourvoir. Beaucoup de ces outils fournissent aussi des indicateurs précieux au sujet de votre processus de recrutement et de l’expérience candidat.
Fournir des options en libre-service
Les professionnels RH peuvent dépenser beaucoup d’énergie inutile à répondre à des questions et à mettre à jour les informations des employés. Voici quelques suggestions pour réduire cela :
Libre-service pour les employés et les gestionnaires
Des options peuvent déjà exister dans votre logiciel SIRH pour le libre-service des employés et des gestionnaires.
Utilisez-les, car elles peuvent permettre aux employés d’accéder à la mise à jour de leurs informations personnelles, de consulter leurs bulletins de paie, de demander des congés et de s’inscrire aux avantages. Cela réduit la charge de travail de l’équipe RH et donne aux employés la possibilité de gérer eux-mêmes leurs informations.
Les options de libre-service pour les gestionnaires dans votre SIRH constituent une autre piste pour améliorer les processus. Il peut exister des fonctions facilement activables pour les gestionnaires afin qu'ils puissent effectuer eux-mêmes des changements standards d’employés, comme modifier la hiérarchie des rapports ou approuver les demandes de congés.
Base de connaissances centralisée
Créez un référentiel centralisé rassemblant toutes les politiques RH, les procédures, les FAQ et autres ressources. Cela aide employés et gestionnaires à trouver des réponses à leurs questions sans devoir contacter directement la RH. Rendre ce référentiel facilement consultable et accessible pour tous les employés est essentiel.
Il existe de nombreuses options d'intranet proposées à différents coûts et niveaux d'efforts. De nombreuses plateformes SIRH proposent également cette fonctionnalité.
Gestion électronique des documents
Si ce n’est pas déjà fait, commencez à stocker numériquement les documents RH dans un système sécurisé. Cela facilite la récupération et le partage des documents et des données des employés, tout en réduisant le recours à la paperasse physique.
Calendrier de conformité et liste de contrôle de fin d'année
J’ai déjà parlé du calendrier de conformité dans un précédent article sur la conformité RH et je ne pourrai jamais assez en vanter les mérites.
Le calendrier que j’utilise est associé à un calendrier RH partagé sur Outlook, et chaque point du calendrier renvoie à un événement dans ce calendrier RH. Ces rappels « sous les yeux » sont très efficaces pour encourager les actions liées à la conformité.
Tirez parti d'une liste de contrôle de fin d'année en l'intégrant à votre calendrier de conformité. Dans le cadre de la liste de fin d’année de mon équipe, nous révisons la documentation des processus et effectuons la maintenance régulière.
Cela permet un cycle d’amélioration continue sans avoir à tout recommencer à zéro, comme mentionné à l’Étape 4 ci-dessus.
Note : La liste de contrôle de fin d’année ne doit pas être fusionnée avec vos autres listes de contrôle des processus RH ni s’y substituer.
Défis de l'amélioration des processus RH
Même si cela semble idéal en théorie, l’amélioration des processus RH est rarement sans difficulté. Les défis courants sont les suivants :
- Résistance au changement : Les employés et les gestionnaires peuvent résister aux changements par crainte de l’inconnu, par habitude de leurs processus actuels, ou par scepticisme quant aux bénéfices des nouveaux systèmes. C’est pourquoi tout changement majeur nécessite un plan de gestion du changement adapté ainsi qu’une stratégie de communication.
- Manque de vision claire : Sans objectif et stratégie bien définis, l'amélioration des processus RH peut manquer de clarté, ce qui entraîne une dispersion des efforts et un gaspillage de ressources.
- Ressources limitées : Des contraintes budgétaires, un effectif insuffisant ou des outils technologiques inadéquats peuvent freiner la mise en place de nouveaux processus RH. C’est pourquoi il est important de bien prioriser et d’établir des calendriers réalistes. Pour rationaliser les processus RH, il est possible de commencer par déployer des solutions RH gratuites pour les tâches administratives de base.
- Maintien de la conformité : Les processus RH doivent respecter diverses exigences légales et réglementaires et il est facile d’avoir des difficultés de conformité en opérant certains changements.
- Déploiement à l’international : Les processus RH doivent parfois prendre en compte des spécificités locales, selon les pays de recrutement. Faire appel à des services RH multinationaux permet de garantir des processus optimisés adaptés aussi bien aux équipes locales qu’internationales.
Meilleures pratiques pour l'amélioration des processus RH
Enfin, compte tenu des défis évoqués ci-dessus, voici quelques meilleures pratiques à garder à l’esprit pour optimiser les processus RH.
- Fixer des objectifs clairs : Définissez des objectifs spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et limités dans le temps (SMART) pour le processus d'amélioration.
- Implication des employés : Impliquez les employés dans les phases de planification et de mise en œuvre. Recueillez leurs retours et répondez à leurs préoccupations afin de favoriser leur adhésion et de réduire la résistance au changement.
- Communication ouverte : Favorisez une communication ouverte et transparente au sein de l'équipe RH et dans toute l'organisation pour communiquer efficacement sur le changement et recueillir les retours.
- Analyse comparative : Comparez vos processus RH avec les standards du secteur et les meilleures pratiques. Utilisez le benchmarking pour identifier les écarts et les axes d'amélioration.
- Métriques de performance : Définissez et suivez des indicateurs clés de performance (KPI) pour vos processus RH
- Adoptez une approche centrée sur l'employé : La nouvelle façon de penser consiste à considérer les opérations RH comme un produit où les employés sont traités comme des clients, en mettant l'accent sur l'amélioration de leur expérience avec les processus RH. Découvrez ce qui peut améliorer leur expérience, que ce soit l'intégration des systèmes, la simplification des tâches ou la réduction des réunions.
Une culture d'amélioration continue
L'amélioration des processus RH fait naturellement partie de l'amélioration de la fonction ressources humaines.
En suivant une démarche structurée comprenant l'évaluation, l'analyse, la refonte et le suivi continu, vous pouvez optimiser vos processus RH, réduire les coûts, améliorer la satisfaction des employés et, en fin de compte, mieux contribuer à l'atteinte des objectifs stratégiques de l'organisation.
Adopter une culture d'amélioration continue en RH peut mener à un succès durable dans l'environnement dynamique d'aujourd'hui et offrir aux employés une expérience RH efficace.
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