Améliorer les processus RH : une démarche en 4 étapes
L'amélioration des processus—le passe-temps favori de tout professionnel RH, n'est-ce pas ?
Ce n'est peut-être pas le cas pour la plupart d'entre nous, mais mettre en place des processus aide à garantir que les tâches sont accomplies correctement et efficacement, créant ainsi une meilleure expérience pour tous et libérant du temps pour se concentrer sur des sujets plus intéressants et stratégiques.
Le rôle des RH dans les petites entreprises et les grandes entreprises inclut la mise en œuvre de processus structurés qui assurent la conformité et améliorent l'efficacité opérationnelle.
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Votre service RH dispose probablement de plusieurs processus qui pourraient être améliorés. Grâce à la gestion stratégique des ressources humaines, les organisations peuvent rendre les processus RH plus réactifs aux besoins des employés et de l'organisation.
Je vais ici partager ma méthode d'amélioration des processus (je sais, très méta) et donner quelques exemples de façons d'améliorer des processus tels que le recrutement et l'intégration.
Cadre d'amélioration des processus RH
Les processus RH englobent un large éventail d'activités, allant du recrutement et de l'intégration au développement des employés et à la gestion de la performance.
Pour rester compétitives et efficaces, les entreprises doivent constamment chercher à optimiser leurs processus RH. Rationaliser les processus RH est facile avec des outils RH cloud, garantissant des flux de travail plus fluides et un meilleur accès aux données.
J'ai constaté que la plus grande difficulté pour améliorer les processus est de démarrer—ça peut sembler être une tâche insurmontable ! Découper le tout en étapes séparées rend la démarche beaucoup plus gérable.
Première étape : Évaluer les processus actuels
C'est difficile d'améliorer quelque chose si on ne le comprend pas parfaitement. Cela peut être chronophage, je préfère le préciser d'emblée, mais normalement cette étape n'a besoin d'être réalisée qu'une seule fois.
La première étape consiste à évaluer vos flux de travail et tâches, et à déterminer ce qui est documenté, qui en est responsable et la date de la dernière révision. Les RH gèrent-elles la paie et la formation/développement par exemple, ou est-ce un autre service dans votre entreprise ?
Par exemple, dans un service RH dans lequel j'ai travaillé précédemment, un grand nombre de processus étaient documentés, mais nous avons constaté qu'ils étaient stockés dans des endroits variés et à des degrés de mise à jour différents.
Ensuite, vous pouvez examiner vos indicateurs RH pour repérer les points d'attention liés à chaque processus, par exemple : effectif inexact, erreurs de paie, ou délais de recrutement trop longs.
À la fin de cette étape, vous disposerez d’un inventaire des processus pouvant être améliorés.
Deuxième étape : Prioriser
Vous ne pourrez pas tout traiter en même temps, donc il est important de réfléchir de manière critique aux processus sur lesquels vous souhaitez travailler en priorité. C'est particulièrement vrai pour les systèmes RH de petites entreprises dont les ressources, le temps et le budget sont limités.
Peut-être obtenir quelques victoires rapides et faciles pourrait libérer du temps pour s’attaquer à de plus gros projets. Peut-être disposez-vous du soutien de la direction pour mener un grand projet d'automatisation.
Fixez des objectifs d'amélioration clairs et spécifiques, alignés sur les objectifs, initiatives et valeurs stratégiques de l'organisation.
Par exemple, la principale valeur de mon entreprise est l'innovation, mais certains de nos processus RH sont encore terriblement manuels.
Notre objectif est de créer une expérience RH innovante qui donne à nos collaborateurs une image positive du service RH. Nous avons pu obtenir l’adhésion des dirigeants pour la transformation digitale des RH en automatisant plusieurs processus clés, en reliant ces projets à notre valeur d’innovation.
Cette étape n’est pas universelle ; il vous faudra donc déterminer ce qui fonctionne pour votre organisation avec les ressources dont vous disposez.
Troisième étape : Élaborer un plan d'action
Vous souhaiterez établir un calendrier réaliste pour la réalisation, et je vous recommande d’inclure plusieurs points de contrôle intermédiaires.
Cela peut impliquer de simplifier les flux de travail, d’éliminer les étapes inutiles et d’automatiser les tâches répétitives à l’aide de logiciels RH spécifiques (nous reviendrons sur ce point plus tard).
Si vous disposez de ressources pour vous aider, attribuer la propriété et la responsabilité permettra aux membres de l’équipe de conserver la prise de décision dans leurs processus de travail.
Cela peut représenter beaucoup à suivre, et disposer d’un document de projet accessible à tous facilitera la gestion. J’aime utiliser Sharepoint pour ce type de projets, mais il existe de nombreux outils de gestion de projet disponibles.
Dans mon exemple précédent de documentation disparate, nous avons décidé de tout centraliser au même endroit plutôt que de laisser chaque document dans son silo, et nous nous sommes laissés 6 mois pour mettre à jour chaque document.
Ce calendrier était réaliste et réalisable pour nous, petite équipe RH. Nous avions une courte réunion debout une fois par mois pour vérifier nos progrès et nous assurer de rendre des comptes.
Étape quatre : Amélioration continue
Mettez en place un système de suivi et d’évaluation continus des processus RH. Facilitez l’obtention de retours des employés et du personnel RH pour identifier toute problématique ou axe d’amélioration supplémentaire.
Par exemple, vous pouvez envoyer un sondage éclair aux employés après qu’ils ont contacté les RH pour certaines demandes, afin de recueillir un retour immédiat, ou bien envoyer un sondage de suggestions à votre équipe RH une fois par an pour obtenir des pistes d’amélioration plus larges.
Vous pouvez utiliser ces retours et les données recueillies pour affiner continuellement vos processus RH.
Les départements RH peuvent optimiser leurs processus en intégrant des plateformes de gestion des cas RH pour résoudre les problèmes plus rapidement.
6 exemples d’amélioration des processus RH
Parcourons quelques exemples concrets de façons courantes d’améliorer les processus RH.
Automatiser les flux de travail
Au stade de l’évaluation, vous identifierez probablement des tâches manuelles et répétitives telles que la saisie de données, la planification de rendez-vous et l’envoi d’emails de routine.
Vous pouvez automatiser ces processus en construisant une infrastructure technologique RH (pensez à votre HRMS ou HRIS ainsi qu’à des outils de communication) qui automatiseront beaucoup de ces démarches et permettront une circulation fluide des données entre les différentes applications et fonctions.
Numériser l’intégration des nouveaux arrivants
L’intégration des nouveaux employés est un processus répétitif qui demande à être modernisé dans la plupart des entreprises et constitue l’un des moments les plus impactants de l’expérience salarié des nouvelles recrues.
Numérisez le processus d'intégration en fournissant aux nouveaux arrivants des formulaires électroniques, des modules de formation et des ressources de l’entreprise. Cela peut réduire la paperasse, faire gagner du temps et garantir la cohérence de l’expérience d’intégration pour tous les nouveaux collaborateurs.
Des logiciels spécialisés d’intégration peuvent beaucoup vous aider à ce niveau.
Fluidifier le recrutement
Si le processus de recrutement n’a pas été inclus dans votre inventaire à l’étape 1, il devrait l’être. Si ce n’est pas déjà fait, envisagez la mise en place d’un système de suivi des candidatures (ATS) pour gérer les offres d’emploi, les candidatures et la communication avec les candidats.
Un ATS peut vous aider à trier les candidats, suivre leur progression et même constituer un vivier pour les postes difficiles à pourvoir. Bon nombre de ces programmes peuvent par ailleurs fournir des indicateurs précieux sur votre processus de recrutement et l’expérience candidat.
Proposer des options en libre-service
Les professionnels RH peuvent perdre beaucoup d’énergie à répondre à des questions récurrentes et à mettre à jour les informations des salariés. Voici quelques astuces pour vous aider à ce sujet :
Libre-service pour employés et gestionnaires
Des options peuvent déjà être disponibles dans votre logiciel SIRH pour le libre-service des employés et gestionnaires.
Utilisez-les, car elles permettent aux employés de mettre à jour leurs informations personnelles, de consulter leurs bulletins de paie, de demander des congés et de s'inscrire aux avantages sociaux. Cela réduit la charge de travail de l’équipe RH et responsabilise les employés dans la gestion de leurs propres informations.
Les options de libre-service pour les gestionnaires dans votre SIRH sont un autre aspect à explorer pour améliorer les processus. Il peut y avoir des fonctionnalités que vous pouvez facilement activer afin que les gestionnaires puissent effectuer eux-mêmes des modifications courantes, comme apporter des changements de rattachement hiérarchique ou approuver des demandes de congé.
Base de connaissances centralisée
Créez un référentiel centralisé de politiques RH, procédures, FAQ et autres ressources. Cela aide les employés et les gestionnaires à trouver leurs réponses sans avoir besoin de contacter directement les RH. Il est essentiel que ce référentiel soit facilement accessible et consultable par tous les employés.
Il existe de nombreuses options d'intranet disponibles dans une large gamme de coûts et d'efforts nécessaires. De nombreuses plateformes SIRH proposent également cette fonctionnalité.
Gestion électronique des documents
Si vous ne l’avez pas encore fait, commencez à conserver les documents RH de façon numérique dans un système sécurisé. Cela facilite la récupération et le partage des documents et des données des employés, et réduit le besoin de paperasse physique.
Calendrier de conformité et liste de vérification de fin d'année
J'ai évoqué le calendrier de conformité dans un précédent article sur la conformité RH, et je ne peux que le recommander chaudement.
Le calendrier que j'utilise est lié à un calendrier RH partagé dans Outlook, et chaque élément du calendrier est associé à un événement dans ce calendrier RH. Ces rappels "impossibles à manquer" sont très efficaces pour mobiliser autour des questions de conformité.
Profitez d'une liste de vérification de fin d'année en l’intégrant à votre calendrier de conformité. Dans le cadre de la liste de vérification annuelle de mon équipe, nous révisons la documentation des processus et procédons à des maintenances régulières.
Cela permet d'assurer une amélioration continue, sans avoir à repartir de zéro à chaque fois, comme mentionné à l'étape 4 ci-dessus.
Note : La liste de vérification annuelle ne doit pas être combinée à d'autres listes de vérification des processus RH, ni s'y substituer.
Défis de l'amélioration des processus RH
Même si tout cela semble idéal en théorie, améliorer les processus RH n'est pas un long fleuve tranquille. Les défis courants sont :
- Résistance au changement : Les employés et gestionnaires peuvent résister aux changements en raison de la peur de l'inconnu, de l’habitude avec les processus actuels, ou du scepticisme quant aux bénéfices des nouveaux systèmes. C’est pourquoi tout changement majeur nécessite un véritable plan de gestion du changement et une stratégie de communication appropriée.
- Manque de vision claire : Sans objectif et stratégie bien définis, les efforts d'amélioration des processus RH peuvent manquer de direction, conduisant à du gaspillage d’efforts et de ressources.
- Ressources limitées : Les contraintes budgétaires, le manque de personnel et d’outils technologiques adaptés peuvent freiner la mise en place de nouveaux processus RH. C'est pourquoi il est important de définir les priorités avec efficacité et d’établir des échéances réalistes. L’optimisation des processus RH peut commencer par l’adoption de solutions RH gratuites pour les tâches administratives de base.
- Maintien de la conformité : Les processus RH doivent respecter diverses exigences réglementaires et légales ; assurer la conformité lors de la mise en œuvre de changements peut parfois vous jouer des tours.
- Pilotage à l'international : Les processus RH devront parfois s'adapter à différents contextes locaux, selon les pays où vous embauchez. Recourir à des services RH multinationaux permet de garantir des processus optimisés adaptés aux équipes locales et internationales.
Bonnes pratiques pour l’amélioration des processus RH
Enfin, au vu des défis évoqués ci-dessus, voici quelques bonnes pratiques à retenir lors de toute démarche d’amélioration des processus RH.
- Fixer des objectifs clairs : Définissez des objectifs spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et limités dans le temps (SMART) pour le processus d'amélioration.
- Implication des employés : Impliquez les employés dans les phases de planification et de mise en œuvre. Recueillez leurs retours et répondez à leurs préoccupations afin de favoriser leur adhésion et de réduire la résistance au changement.
- Communication ouverte : Favorisez une communication ouverte et transparente au sein de l’équipe RH et dans toute l’organisation pour communiquer efficacement sur le changement et recueillir des avis.
- Analyse comparative : Comparez vos processus RH avec les standards du secteur et les meilleures pratiques. Utilisez l’analyse comparative pour identifier les écarts et les opportunités d’amélioration.
- Métriques de performance : Définissez et suivez les indicateurs clés de performance (KPI) pour vos processus RH.
- Adoptez une approche centrée sur le client : La nouvelle façon de penser consiste à envisager les opérations RH comme un produit où les employés sont traités comme des clients, en mettant l'accent sur l'amélioration de leur expérience vis-à-vis des processus RH. Identifiez ce qui pourrait améliorer leur expérience, qu’il s’agisse de l’intégration des systèmes, de la simplification des tâches ou de la réduction des réunions.
Une culture d'amélioration continue
L’amélioration des processus RH fait naturellement partie du renforcement de la fonction ressources humaines.
En suivant une approche structurée incluant l’évaluation, l’analyse, la refonte et le suivi continu, vous pouvez rationaliser vos processus RH, réduire les coûts, améliorer la satisfaction des employés et, en définitive, mieux contribuer à l’atteinte des objectifs stratégiques de l’organisation.
Adopter une culture d’amélioration continue en RH peut conduire à un succès à long terme dans l’environnement dynamique actuel, et offrir aux collaborateurs une expérience RH efficace.
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