Exigences en matière de logiciel RH : Comprendre vos besoins
Les responsables RH savent qu’il y a beaucoup de données à gérer concernant les employés au sein d’une entreprise. Avec de plus en plus d’employés adoptant le travail hybride et étant recrutés en tant que contractuels, des aspects comme l’engagement des employés et la planification nécessitent aujourd’hui plus de flexibilité que jamais.
Comprendre le rôle des RH dans les petites entreprises et les grandes sociétés est essentiel lors de l’évaluation des coûts des logiciels RH, afin de s’assurer que la solution corresponde au budget et aux objectifs de l’entreprise.
Pour répondre à ces nouvelles exigences, les logiciels RH évoluent eux aussi. Ils ne servent plus seulement à gérer les paies — même si cela reste une fonction clé des RH.
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Aujourd’hui plus que jamais, la mise en place d’un logiciel RH est importante pour que votre entreprise conserve son attractivité dans un monde du travail en pleine mutation.
Exigences Clés pour les Logiciels RH
Chaque entreprise aura des besoins spécifiques en ce qui concerne les fonctions et les caractéristiques de sa solution RH. Cependant, certains critères sont communs pour garantir que le logiciel RH que vous choisissez accroisse la productivité et la satisfaction au sein de votre organisation.
Questions de Sélection pour Choisir un Logiciel RH
Quel que soit le type de logiciel de gestion RH dont vous avez besoin, il est important de prendre en compte ces critères fondamentaux pour profiter pleinement des avantages d’un logiciel de gestion RH :
- Sera-t-il facile à utiliser tant pour vos professionnels RH que pour les collaborateurs ?
- S’intègre-t-il à vos autres systèmes logiciels RH ?
- Est-il évolutif et flexible si les besoins de votre entreprise changent ?
- Est-il basé sur le cloud ou hébergé sur site ?
- Une application mobile est-elle disponible ?
- Respecte-t-il les normes de sécurité des données, comme la conformité RGPD ?
- Va-t-il améliorer l’efficacité des opérations des ressources humaines (c’est-à-dire, supprimer les tableurs) ?
- Propose-t-il des automatisations pour les tâches répétitives et chronophages ?
Une fois ces questions élucidées, vous pouvez passer à l’étape suivante de votre processus de sélection et analyser les fonctionnalités spécifiques des différents logiciels.
Principales Caractéristiques d’un Logiciel RH Efficace
Un logiciel RH se personnalise facilement : il existe de nombreuses options pour répondre aux besoins propres de votre entreprise. Cependant, certaines fonctionnalités sont quasi incontournables :
- Portail libre-service pour les employés : Donner un accès direct aux collaborateurs pour consulter leurs documents importants, voir leur planning, demander des congés et suivre leurs formations leur permettra de solliciter l’équipe RH uniquement pour les sujets importants.
- Flux de recrutement et d’intégration : Optez pour des outils intégrés qui facilitent et standardisent le processus d’embauche et d’accueil, incluant publication d’offres, lettres d’engagement, signatures numériques et listes de contrôle d’intégration, le tout centralisé.
- Fonctionnalités d’intelligence artificielle (IA) : Les outils RH les plus récents intègrent désormais l’IA pour des tâches comme le tri des CV, l’analyse prédictive du turnover et les recommandations de formation personnalisées — vous aidant à prendre des décisions plus pertinentes et plus rapides.
- Gestion du temps : L’automatisation de la gestion du temps fluidifie l’organisation, surtout si les employés y ont un accès direct. De nombreux systèmes RH proposent des calendriers d’équipe et des alertes d’absence pour limiter l’impact des absences.
- Gestion de l’inscription aux avantages : L’auto-inscription aux avantages permet aux salariés de consulter, choisir et mettre à jour leurs packs d’avantages sans passer par les RH, simplifiant les échanges et garantissant le respect des délais d’adhésion.
- Opportunités d’apprentissage : Selon une étude de Quantum Workplace, les salariés placent les possibilités de développement parmi les principales sources d’engagement. Optez pour une solution RH intégrant un système de gestion de la formation (LMS) ou un module de formation pour accompagner la montée en compétences de vos collaborateurs.
- Analyse et reporting : Les logiciels RH collectent beaucoup de données collaborateurs, mais il ne faudrait pas avoir à les exporter vers un autre système pour les exploiter. Les meilleurs outils RH intègrent tableaux de bord et fonctionnalités d’analyse des données.
Exigences Spécifiques selon les Types de Logiciels RH
Bien que vous ne recherchiez peut-être qu’une solution de gestion des employés pour résoudre des problèmes dans l’un de ces domaines, les logiciels RH de base se répartissent généralement en quatre grandes catégories :
- Gestion des données RH (par exemple, systèmes d'information des ressources humaines ou SIRH)
- Logiciels de paie, de finance et de comptabilité
- Logiciels de recrutement, d’embauche et d’intégration des nouveaux employés
- Logiciels de gestion de la performance des employés
Chaque type de logiciel a des exigences spécifiques. Mais quelles sont ces exigences et que devez-vous rechercher lors du choix de votre logiciel RH de base ?
Exigences des logiciels de gestion des ressources humaines
Un logiciel de gestion des ressources humaines (HRMS) est une suite d'applications qui gère divers processus RH, y compris le recrutement, les évaluations de performance, la gestion des informations sur les employés et de nombreuses autres tâches.
Les solutions de logiciels HRMS varient considérablement, des logiciels HRMS de base (aussi appelés logiciels SIRH) aux solutions très avancées et complexes.
Comme les logiciels HRMS sont très divers, avant de les évaluer, il est nécessaire de rédiger un cahier des charges logiciel RH qui définit ce dont votre entreprise a besoin. Les fonctionnalités courantes d’un HRMS incluent :
- Traitement de la paie
- Gestion des avantages sociaux des employés
- Outils de recrutement et d’embauche
- Outils d’intégration et de formation
- Un système de gestion de l'apprentissage (LMS)
- Stockage des données des employés
- Suivi des présences ou feuilles de temps numériques
- Métriques et analyses RH
Commencez par examiner les priorités et les objectifs de votre entreprise. Où est-elle la plus efficace ? Et où rencontre-t-elle des difficultés à atteindre l’efficacité ? Concentrez-vous sur les domaines où vous avez besoin d’aide et établissez une liste de contrôle des exigences pour identifier les fonctionnalités essentielles.
Puis, examinez les besoins techniques de votre entreprise. Combien d’enregistrements d’employés devront être stockés ? Combien d’utilisateurs votre logiciel RH devra-t-il prendre en charge ?
Si vous avez besoin que votre logiciel HRMS gère certaines langues ou vous aide sur des questions réglementaires spécifiques, inscrivez-le sur votre liste de besoins et mentionnez-le dans votre dossier de justification également.
Toutes les solutions HRMS n’incluent pas des fonctionnalités telles que la gestion de la paie ou des avantages sociaux dans leur service de base, donc si cela est nécessaire, ajoutez-le à votre liste.
Exigences des logiciels de paie et d’avantages sociaux
Les logiciels de paie et de gestion des avantages sociaux aident à suivre les coûts mensuels de prestations, à traiter les salaires, à calculer et déclarer les taxes salariales, ainsi qu’à gérer les tâches financières connexes.
Pour ce type de logiciel, les questions suivantes vous aideront à déterminer les besoins de votre entreprise :
- Combien d’employés avez-vous ?
- Avez-vous des employés saisonniers ou temporaires ?
- Proposez-vous des avantages sociaux ?
- Quelle est l’expérience de votre responsable de la paie ?
- À quelle législation devez-vous vous conformer ?
- De quels types d’analyses avez-vous besoin ?
- Proposez-vous des primes ou des commissions de vente ?
Pour comparer ces critères entre plusieurs fournisseurs, je recommande de demander des propositions pour la paie auprès de vos trois meilleurs choix, au minimum, afin de simplifier le processus.
Les entreprises recherchent généralement des solutions de paie et d’avantages sociaux offrant les fonctionnalités suivantes :
- Intégration avec les bases de données RH existantes
- Soutien à la conformité fiscale
- Suivi des congés et des absences maladie
- Accès en libre-service aux bulletins de paie et formulaires fiscaux pour les employés
- Suivi automatique de l’éligibilité aux avantages sociaux
Lors de la mise à l’échelle des systèmes de paie, il est essentiel de réaliser une analyse des risques et une spécification des besoins avant de choisir un fournisseur. Développez une grille d’évaluation solide pour sélectionner le bon partenaire selon vos besoins.
Exigences relatives aux logiciels de recrutement
Les fonctionnalités des logiciels de recrutement incluent souvent un système de suivi des candidatures (ATS), la gestion de la relation candidat et des outils d’entretien.
Les fonctionnalités qu’on retrouve le plus souvent dans différents sous-types de logiciels de recrutement comprennent la publication automatique des offres d’emploi sur les sites Web et les réseaux sociaux, la possibilité de recevoir les CV en ligne, ainsi que des outils pour filtrer les candidats non qualifiés et comparer les profils qualifiés entre eux.
D’après Business News Daily, les entreprises devraient rechercher un logiciel de recrutement qui remplit les exigences suivantes :
- Peut publier sur des sites d'emploi spécifiques
- Dispose d'une interface adaptée aux mobiles
- Propose des tarifs flexibles
- Permet un processus de candidature rapide
- Assure la conformité avec la législation du recrutement
Par ailleurs, si le prix est un facteur limitant pour votre investissement logiciel, les outils de recrutement les plus abordables sont généralement les systèmes de recrutement dédiés aux petites entreprises.
Exigences pour les logiciels de gestion de la performance
Les logiciels de gestion de la performance aident les entreprises à mieux comprendre la performance de leurs collaborateurs. L’un des principaux avantages de ces outils est qu’ils permettent aux dirigeants de suivre et d’analyser les données des employés et d’évaluer les performances individuelles.
Pour ce type de logiciel, les exigences clés incluent :
- Simplicité d’utilisation
- Possibilité de fixer des objectifs
- Fonctionnalités de suivi des progrès
- Capacité à fournir un retour d’information continu
- Rappels automatiques pour les échéances d’entretien annuel
- Communication facilitée entre employés et managers
Bien entendu, il est aussi préférable que votre solution de gestion de la performance soit flexible, adaptable et compatible avec vos autres systèmes. Le prix des logiciels de gestion de la performance est également essentiel, car il vous faut une solution adaptée à votre budget. C’est aussi un critère valable pour tout logiciel RH que vous présélectionnez !
Nous allons maintenant analyser ces exigences et vous indiquer comment les évaluer.
Comment évaluer un logiciel RH
Comment évaluer une solution RH en matière de flexibilité et d’adaptabilité ? Et quels éléments considérer pour déterminer le coût global d’une solution RH ? Explorons ensemble ces questions.
Compatibilité avec les systèmes RH existants
La mise en place d’une solution de gestion RH implique généralement de l’intégrer aux autres systèmes déjà en place, comme les logiciels ERP, de gestion financière ou de CRM. Cette intégration vous permet de partager les informations plus efficacement et d’obtenir une vue d’ensemble plus complète des indicateurs de votre entreprise.
Un fournisseur doit pouvoir vous préciser si son logiciel est compatible avec les autres systèmes que vous utilisez et vous permettre de le tester avant tout engagement. Il est également recommandé de vérifier que le fournisseur propose un support continu et des mises à jour pour assurer la compatibilité avec de futurs systèmes que vous pourriez intégrer.
Flexibilité et adaptabilité
Les entreprises ne sont pas statiques, votre logiciel RH ne peut donc pas l’être non plus. Il doit pouvoir évoluer (ou s’adapter à la baisse) selon vos besoins. Lorsque vous recherchez une solution RH, réfléchissez aux fonctionnalités clés et à la portée dont vous aurez besoin à l’avenir. Si le logiciel propose les fonctionnalités supplémentaires que vous souhaitez, combien leur mise en œuvre coûtera-t-elle le moment venu ?
La flexibilité est essentielle. Vos processus RH peuvent évoluer au fil du temps, et le système doit vous permettre de vous adapter sans nécessiter une refonte complète. Vous devez avoir la possibilité de personnaliser les flux de travail et les rapports pour répondre à vos besoins changeants.
Facteurs de coût à prendre en compte
Le coût d’un logiciel RH peut être calculé de différentes manières, et il est important de garder cela à l’esprit lors de la sélection d’une solution.
Pour de nombreux types de logiciels, les entreprises paient des frais mensuels par utilisateur ou par employé, en plus d’un forfait mensuel de base. Certains systèmes peuvent également facturer des frais de mise en œuvre pour configurer le logiciel selon vos besoins. Comprendre les modèles de tarification des HRIS vous aidera à budgétiser efficacement votre investissement technologique RH.
Les solutions destinées aux grandes entreprises demanderont plus souvent un achat unique à un prix fixé, généralement basé sur la taille de l’entreprise. Gardez aussi à l’esprit qu’une augmentation de la capacité de stockage, l’implémentation de fonctionnalités supplémentaires, ou l’accès à un support personnalisé du fournisseur entraîneront probablement des coûts additionnels.
Les petites entreprises peuvent considérer que des logiciels gratuits ou open source conviennent mieux, mais ceux-ci présentent des limites. Un logiciel RH open source vous donne uniquement accès au code source, il vous faudra donc une personne ayant des compétences en programmation pour en faire une solution réellement exploitable.
Certaines entreprises proposent des logiciels RH gratuits ou à faible coût faciles à prendre en main, mais qui n’offrent que des fonctionnalités basiques. Avec ces formules, l’ajout de fonctionnalités supplémentaires sera payant.
Pour en savoir plus sur les coûts de la technologie RH, consultez notre article « Votre organisation est-elle prête pour la technologie RH ? »
Comment lancer un nouveau logiciel RH
Déployer un nouveau logiciel est une tâche difficile. En effet, un rapport de McKinsey a révélé que seulement 16 % des personnes interrogées estimaient que la transformation numérique de leur entreprise était un succès. Cependant, un lancement de logiciel réussi offre de grandes récompenses. Un logiciel RH peut accroître l’efficacité, réduire les coûts, et améliorer la satisfaction des employés ainsi que leur fidélisation. Pour tirer parti de ces avantages des logiciels HCM ou RH, il est essentiel de s’appuyer sur un plan solide.
Mise en œuvre de votre logiciel RH
Une fois votre logiciel RH choisi, il est temps de le mettre en œuvre. PeopleGoal recommande un cycle de mise en œuvre de six semaines.
Ce processus inclut une période de configuration du compte ainsi que des tests pilotes réalisés par votre département RH avant le déploiement du logiciel à l’ensemble de la société.
En suivant une démarche bien planifiée et en documentant chaque étape, vous minimiserez le risque de rencontrer des imprévus.
Une équipe pilote composée de membres à tous les niveaux de l’entreprise, avec des niveaux de compétence technique variés, vous aidera à anticiper et à résoudre les problèmes lors du lancement.
Différentes catégories d’employés auront des besoins spécifiques et rencontreront des difficultés variables dans l’utilisation de votre logiciel RH.
Prenez en compte leurs retours pour favoriser le succès de votre transformation numérique RH.
Présenter le logiciel RH à votre équipe
Après avoir paramétré et testé votre logiciel, et corrigé les éventuels problèmes identifiés par votre équipe pilote, il est temps de le présenter au reste de l’entreprise.
Pendant cette phase, une bonne communication est cruciale pour garantir une expérience positive aux salariés. Assurez-vous que vos collaborateurs soient informés des modalités de lancement et sachent vers qui se tourner pour obtenir de l’aide avec la nouvelle solution RH.
Votre équipe devrait se réjouir des avantages qu'offre votre nouveau logiciel RH. Va-t-il leur permettre de demander facilement des congés ? Ou aider à sécuriser leurs informations sensibles de salarié ? Garantira-t-il qu'ils reçoivent un accompagnement régulier, améliorant ainsi leur développement de carrière ?
Si vos employés sentent qu'ils ont quelque chose à y gagner, vous bénéficierez d'une meilleure implication des employés et d'une plus grande adhésion de la part de toute l'entreprise.
Il est particulièrement important, pour la satisfaction des employés, qu'ils sachent que vous les écoutez.
Si un employé estime ne pas avoir les compétences nécessaires pour le nouveau logiciel, assurez-vous qu'il dispose d'opportunités de formation adaptées à ses besoins.
Ou, si un employé a vécu une mauvaise expérience lors de précédents lancements de logiciels, écoutez ses préoccupations et traitez-les.
Chaque employé satisfait de votre solution RH en influencera d'autres, contribuant ainsi à la satisfaction globale des employés.
Et maintenant ?
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