Exigences pour un logiciel RH : Comprendre vos besoins
Comprendre le rôle des RH dans les petites entreprises et les grandes entreprises est essentiel lors de l'évaluation des coûts des logiciels RH, afin de s'assurer que la solution corresponde au budget et aux objectifs de l'entreprise.
Pour faire face à ces exigences changeantes, les logiciels RH évoluent également. Ils ne servent plus seulement à gérer la paie—même si cela reste une fonction de base importante des RH.
Aujourd'hui plus que jamais, la mise en place d'un logiciel RH est essentielle pour garantir que votre entreprise reste un employeur compétitif dans un marché du travail en mutation.
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Exigences clés pour un logiciel RH
Chaque entreprise aura des besoins uniques concernant les fonctions et les fonctionnalités d'une solution RH. Cependant, certains éléments communs existent pour garantir que le logiciel RH que vous choisissez augmentera la productivité et la satisfaction dans l'ensemble de votre entreprise.
Questions à se poser pour sélectionner un logiciel RH
Quel que soit le type de logiciel de gestion RH dont vous avez besoin, vous devrez tenir compte de ces questions générales afin de profiter de tous les avantages d'un logiciel de gestion des RH :
- Sera-t-il facile à utiliser, tant pour vos professionnels RH que pour les collaborateurs ?
- S'intègre-t-il à vos autres systèmes de logiciels RH ?
- Est-il évolutif et flexible si les besoins de votre entreprise changent ?
- Est-il basé sur le cloud ou hébergé sur site ?
- Existe-t-il une application mobile ?
- Respecte-t-il les normes de sécurité des données, comme la conformité au RGPD ?
- Va-t-il améliorer l'efficacité des opérations des ressources humaines (c'est-à-dire supprimer les tableurs) ?
- Propose-t-il des automatisations pour les tâches longues et répétitives ?
Une fois ces questions clarifiées, vous pouvez passer à l'étape suivante de votre processus de sélection et commencer à étudier les fonctionnalités spécifiques de chaque logiciel.
Principaux atouts d’un logiciel RH efficace
Le logiciel RH est personnalisable, avec de nombreuses options disponibles pour répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise. Mais certaines fonctionnalités sont selon nous bénéfiques dans presque tous les cas :
- Portail libre-service collaborateur : Permettre aux collaborateurs d'accéder eux-mêmes à des documents importants, de consulter leur planning, de demander des congés et de suivre leurs formations allège la charge de vos équipes RH, qui se concentrent alors sur les demandes essentielles.
- Workflows de recrutement et d'intégration : Privilégiez les outils intégrés qui facilitent la normalisation et la simplification du processus de recrutement et d'intégration, avec diffusion des offres d’emploi, modèles de lettres d’embauche, signature numérique et listes de contrôle pour les nouveaux arrivants—tout cela au même endroit.
- Fonctionnalités d’intelligence artificielle (IA) : Les solutions RH les plus avancées intègrent désormais l’IA pour des tâches telles que le tri automatisé de CV, l’analyse prédictive sur le turnover, ou la recommandation de parcours d’apprentissage personnalisés—pour vous aider à prendre des décisions plus rapides et plus intelligentes.
- Gestion du temps : L’automatisation de la gestion du temps améliore les flux de travail, particulièrement quand les salariés ont un accès direct. De nombreux systèmes RH incluent des calendriers partagés par équipe et des alertes d’absence permettant de limiter l’impact des absences.
- Gestion des inscriptions aux avantages sociaux : Un portail d’inscription en libre-service offre aux collaborateurs la possibilité de consulter, sélectionner et mettre à jour leurs avantages sociaux sans devoir passer par les RH, ce qui réduit les allers-retours et garantit le respect des échéances.
- Opportunités de formation : Selon une étude de Quantum Workplace, les collaborateurs citent les opportunités d’évolution comme l’un des principaux facteurs d’engagement. Envisagez une solution RH qui intègre un système de gestion de la formation (LMS) ou un module de formation permettant à vos collaborateurs de développer leurs compétences dans la durée.
- Analyse et reporting : Un logiciel RH collecte une quantité importante de données collaborateurs, mais il n’est pas souhaitable de devoir tout exporter dans un autre système pour les exploiter. Les meilleurs logiciels RH proposent des tableaux de bord et des outils d’analyse intégrés.
Exigences spécifiques selon les différents types de logiciels RH
Même si vous recherchez uniquement une solution de gestion des collaborateurs pour des besoins précis, les logiciels RH de base se déclinent en général en quatre grandes catégories :
- Gestion des données RH (par exemple, systèmes d'information des ressources humaines ou SIRH)
- Logiciels de paie, finance et comptabilité
- Logiciels de recrutement, d'embauche et d'intégration des nouveaux employés
- Logiciels de gestion de la performance des employés
Chaque type de logiciel a des exigences différentes. Mais quelles sont les exigences de chacun, et que devez-vous rechercher lors du choix de votre solution logicielle RH principale ?
Exigences des logiciels de gestion des ressources humaines
Le logiciel de gestion des ressources humaines (HRMS) est une suite d'applications qui gère divers processus RH, notamment l'embauche, les évaluations de performance, la maintenance des informations sur les employés, et de nombreuses autres tâches.
Les solutions logicielles HRMS varient considérablement, allant des logiciels HRMS basiques (également appelés logiciels SIRH) à des solutions très avancées et complexes.
Comme les logiciels HRMS sont très variés, avant de pouvoir les évaluer, vous devez rédiger un cahier des charges pour logiciels RH qui définit ce dont votre entreprise a besoin. Les fonctionnalités courantes des logiciels HRMS incluent :
- Traitement des paies
- Gestion des avantages sociaux
- Outils de recrutement et d'embauche
- Outils d'intégration et de formation
- Un système de gestion de l'apprentissage (LMS)
- Stockage des données des employés
- Feuilles de présence ou feuilles de temps numériques
- Métriques et analyses RH
Commencez par examiner les priorités et les objectifs de votre entreprise. Où votre entreprise est-elle la plus efficace ? Et où a-t-elle du mal à atteindre l'efficacité ? Concentrez-vous sur les aspects où vous avez besoin d'aide, et établissez une liste de contrôle des exigences pour recueillir les fonctionnalités dont vous avez le plus besoin.
Ensuite, examinez les exigences techniques de votre entreprise. Combien de fiches employés devront être stockées ? Et combien d'utilisateurs utiliseront votre logiciel RH ?
Si vous avez besoin que votre logiciel HRMS prenne en charge certaines langues ou qu'il vous aide à gérer des questions réglementaires particulières, cela doit également figurer sur votre liste de contrôle et dans votre étude de cas métier.
Toutes les solutions logicielles HRMS n'incluent pas des fonctionnalités telles que la gestion de la paie ou l'administration des avantages sociaux dans leur service de base, donc si celles-ci sont nécessaires, ajoutez-les à votre liste.
Exigences pour les logiciels de paie et d'avantages sociaux
Les logiciels de paie et d'avantages sociaux aident à suivre les coûts mensuels des avantages, à traiter les paies, à calculer et déclarer les charges sociales, et à gérer les tâches financières connexes.
Avec ce type de logiciel, les questions suivantes vous aideront à déterminer les besoins de votre entreprise :
- Combien d'employés avez-vous ?
- Avez-vous des employés saisonniers ou temporaires ?
- Proposez-vous des avantages sociaux ?
- Quel est le niveau d'expérience de votre gestionnaire de paie ?
- A quelles réglementations devez-vous vous conformer ?
- Quel type d'analyses vous faut-il ?
- Payer-vous des primes ou des bonus de performance commerciale ?
Pour vous aider à comparer ces éléments entre plusieurs fournisseurs, je recommande de demander des propositions de paie auprès de vos 3 meilleurs choix au minimum, afin de simplifier le processus.
Les entreprises ont généralement besoin de logiciels de paie et d'avantages sociaux qui offrent les fonctionnalités suivantes :
- Intégration avec les bases de données RH existantes
- Assistance à la conformité fiscale
- Suivi des congés et arrêts maladie
- Accès libre-service des employés à leurs bulletins de paie et formulaires fiscaux
- Suivi automatique de l'éligibilité aux avantages pour les employés
Lors de la montée en puissance des systèmes de paie, il est essentiel de réaliser une analyse des risques et un cahier des charges avant de choisir un fournisseur. Élaborez une grille d’évaluation solide pour sélectionner le partenaire le mieux adapté à vos besoins.
Exigences pour les logiciels de recrutement
Les fonctionnalités des logiciels de recrutement incluent souvent un système de suivi des candidats (ATS), la gestion de la relation avec les candidats et des outils pour les entretiens.
Les caractéristiques communes à de nombreux sous-types de logiciels de recrutement sont la publication automatique d’offres d’emploi sur des sites web et réseaux sociaux, la possibilité d’accepter des CV en ligne, ainsi que des outils pour filtrer les candidats non qualifiés et comparer les candidats qualifiés entre eux.
Selon Business News Daily, les entreprises devraient rechercher des logiciels de recrutement répondant aux critères suivants :
- Peut publier sur des tableaux d’offres d’emploi spécifiques
- Interface adaptée aux appareils mobiles
- Tarification flexible
- Processus de candidature rapide
- Assure la conformité avec les lois sur l’embauche
De plus, si le prix est un facteur limitant pour votre investissement logiciel, les outils de recrutement les plus abordables sont généralement les systèmes de recrutement pour petites entreprises.
Exigences pour les logiciels de gestion de la performance
Les logiciels de gestion de la performance aident les entreprises à mieux comprendre les performances des employés. L’un des principaux avantages de ces outils est qu’ils permettent aux dirigeants de suivre et d’analyser les données des collaborateurs et d’évaluer chaque employé individuellement.
Pour ce type de logiciel, les exigences clés sont les suivantes :
- Simplicité d’utilisation
- Capacité à définir des objectifs
- Fonctionnalités de suivi de la progression
- Possibilité de fournir un retour continu
- Rappels automatiques des dates d’échéance des évaluations de performance
- Communication facilitée entre employés et managers
Bien entendu, vous voudrez aussi que votre logiciel de gestion de la performance soit flexible, évolutif et compatible avec vos autres systèmes. Le prix des systèmes de gestion de la performance est également crucial, puisqu’il faut un outil adapté à votre budget. C’est valable pour chaque logiciel RH que vous présélectionnez !
Nous allons maintenant explorer ces exigences et la façon de les évaluer.
Comment évaluer un logiciel RH
Comment évaluer une solution RH pour sa flexibilité et son adaptabilité ? Et que devez-vous considérer pour déterminer le coût global d’une solution RH ? Voyons cela en détail.
Compatibilité avec les systèmes RH existants
Mettre en œuvre une solution de gestion RH signifie probablement l’intégrer à d’autres systèmes déjà en place, comme les logiciels ERP, de gestion financière ou de gestion de la relation client (CRM). Cette intégration vous permettra de partager les informations plus efficacement et d'obtenir une vision bien plus complète des analyses de votre entreprise.
Un fournisseur doit être en mesure de vous dire si son logiciel est compatible avec les autres systèmes que vous utilisez et vous permettre de le tester avant tout engagement. Il faudra également vous assurer que le fournisseur proposera un support continu et des mises à jour afin de garantir la compatibilité avec les systèmes que vous serez amené à adopter à l’avenir.
Flexibilité et adaptabilité
Les entreprises n’ont rien de statique, votre logiciel RH ne peut donc pas l’être non plus. Il doit pouvoir évoluer (ou réduire son périmètre) selon vos besoins. Lors de la recherche d’une solution RH, tenez compte des fonctionnalités clés et des ambitions dont vous aurez besoin à l’avenir. Si le logiciel propose bien les fonctionnalités additionnelles désirées, combien vous coûtera leur mise en place le moment venu ?
La flexibilité est primordiale. Vos processus RH peuvent évoluer avec le temps, le système doit donc vous permettre de vous adapter sans devoir tout refaire. Vous souhaitez pouvoir personnaliser les workflows et les rapports pour répondre à vos besoins changeants.
Facteurs de coûts à prendre en compte
Le coût d’un logiciel RH peut être calculé de différentes manières, ce qu’il est important de garder à l’esprit lors de vos recherches.
Pour de nombreux types de logiciels, les entreprises paient des frais mensuels par utilisateur ou par salarié, s’ajoutant à des frais mensuels de base. Certains systèmes peuvent également facturer des frais de mise en œuvre pour configurer le logiciel selon vos besoins techniques. Comprendre les modèles tarifaires des HRIS peut vous aider à mieux budgéter votre investissement dans une technologie RH.
Les solutions destinées aux grandes entreprises demandent plus probablement un achat unique à prix fixe, souvent basé sur la taille de l’entreprise. Gardez aussi à l’esprit qu’augmenter la capacité de stockage, mettre en œuvre des fonctionnalités additionnelles, ou disposer d’un support personnalisé de l’éditeur entraînera très certainement des coûts supplémentaires.
Les petites entreprises peuvent trouver que des logiciels gratuits ou open-source sont plus adaptés, mais ils ont leurs limites. Un logiciel RH open-source ne donne accès qu’au code source, il vous faudra donc quelqu’un ayant des connaissances en programmation pour le transformer en solution opérationnelle.
Certains éditeurs proposent des logiciels RH gratuits ou à bas coût accessibles au démarrage, mais qui n’incluent que les fonctionnalités les plus basiques. Avec ces formules, l’ajout de modules complémentaires vous coûtera plus cher.
Pour bien comprendre les coûts liés aux technologies RH, consultez notre article « Votre organisation est-elle prête pour la technologie RH ? »
Comment lancer un nouveau logiciel RH
La mise en place d’un nouveau logiciel est un défi. En fait, un rapport de McKinsey a révélé que seuls 16 % des répondants considéraient la transformation numérique de leur entreprise comme une réussite. Mais un lancement de logiciel réussi apporte de nombreux avantages. Un logiciel RH peut offrir plus d’efficacité, réduire les coûts, et améliorer la satisfaction ainsi que la fidélisation des employés. Pour profiter de ces bénéfices des logiciels HCM ou RH, il est crucial d’élaborer un plan solide.
Mise en œuvre de votre logiciel RH
Une fois votre logiciel RH sélectionné, il est temps de passer à la mise en œuvre. PeopleGoal recommande un cycle de mise en œuvre sur six semaines.
Ce processus inclut une période de configuration du compte et des tests pilotes effectués par votre service RH avant le déploiement à l’ensemble de la société.
En suivant un processus bien planifié et en documentant chaque étape, vous minimisez le risque de rencontrer des obstacles.
Un groupe pilote composé de membres de tous les niveaux de l’organisation, avec différents degrés de compétences techniques, vous aidera à anticiper les problèmes lors du lancement.
Les besoins de vos collaborateurs à l’égard du logiciel RH, ainsi que les difficultés qu’ils pourraient rencontrer, varient selon leur profil.
Prendre en compte leurs retours permettra de faire de votre transformation digitale RH une réussite.
Présenter le logiciel RH à votre équipe
Une fois votre logiciel paramétré, testé et les problèmes détectés par votre groupe pilote résolus, il est temps de le présenter au reste de l’entreprise.
Dans ce processus, une bonne communication est essentielle pour créer une expérience collaborateur positive. Assurez-vous que vos employés sont informés des détails du lancement et savent où obtenir de l’aide lorsqu’ils utilisent votre nouvelle solution RH.
Votre équipe doit se sentir enthousiasmée par les avantages offerts par votre nouveau logiciel RH. Permettra-t-il de demander facilement des congés ? Ou aidera-t-il à sécuriser leurs informations sensibles ? Garantira-t-il qu’ils bénéficient de séances de coaching régulières afin d’améliorer leur développement de carrière ?
Si vos employés ressentent qu’ils ont un intérêt à utiliser cet outil, vous obtiendrez un plus grand engagement des collaborateurs et une meilleure adhésion de l’ensemble de l’entreprise.
Il est particulièrement important pour la satisfaction des employés qu’ils sachent que vous les écoutez.
Si un collaborateur pense ne pas avoir les compétences nécessaires pour le nouveau logiciel, assurez-vous qu’il a accès à des formations adaptées.
Ou, si un collaborateur a eu une mauvaise expérience lors de précédents lancements de logiciels, écoutez ses préoccupations et répondez-y.
Chaque employé satisfait de votre solution RH en influencera d’autres, contribuant ainsi à la satisfaction globale des collaborateurs.
Et ensuite ?
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