Exigences des logiciels RH : comprendre vos besoins
Comprendre le rôle des RH dans les petites entreprises et les grandes entreprises est essentiel lors de l’évaluation des coûts des logiciels RH, afin de s’assurer que la solution correspond au budget et aux objectifs de l’entreprise.
Pour faire face à l’évolution de ces exigences, les logiciels RH évoluent eux aussi. Ils ne servent plus uniquement à gérer la paie, même si celle-ci reste une fonction centrale importante des RH.
Aujourd’hui plus que jamais, la mise en place d’un logiciel RH est importante pour garantir que votre entreprise reste un employeur compétitif dans un monde du travail en pleine évolution.
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Principales exigences relatives aux logiciels RH
Chaque entreprise aura des besoins spécifiques en matière de fonctions et de fonctionnalités pour une solution RH. Cependant, certains points sont communs lorsqu’il s’agit de s’assurer que le logiciel RH que vous choisissez améliorera la productivité et la satisfaction dans l’ensemble de votre entreprise.
Questions de sélection d’un logiciel RH
Quel que soit le type de logiciel de gestion des RH dont vous avez besoin, vous devez prendre en compte les éléments généraux suivants afin de bénéficier de tous les avantages d’un logiciel de gestion des RH :
- Sera-t-il facile à utiliser pour vos professionnels des RH comme pour vos employés ?
- S’intègre-t-il à vos autres systèmes logiciels RH ?
- Est-il évolutif et flexible si les besoins de votre entreprise changent ?
- Est-il accessible en ligne ou hébergé sur site ?
- Une application mobile est-elle disponible ?
- Respecte-t-il les normes de sécurité des données, telles que la conformité au RGPD ?
- Améliorera-t-il l’efficacité des opérations des ressources humaines (c’est-à-dire en éliminant les feuilles de calcul) ?
- Propose-t-il l’automatisation des tâches courantes et chronophages ?
Une fois ces questions résolues, vous pouvez passer à l’étape suivante de votre processus de sélection et commencer à examiner les fonctionnalités propres à chaque logiciel.
Principales caractéristiques d’un logiciel RH efficace
Les logiciels RH sont personnalisables et offrent de nombreuses options pour répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise. Cependant, certaines fonctionnalités nous semblent utiles dans presque tous les cas :
- Portail libre-service pour les employés : donner aux employés un accès direct pour consulter les documents importants, voir leur emploi du temps, demander des congés et suivre les formations signifie qu’ils ne contacteront votre équipe RH que pour les questions vraiment importantes.
- Flux de recrutement et d’intégration : recherchez des outils intégrés qui contribuent à standardiser et à simplifier le processus de recrutement et d’intégration, notamment la publication d’offres d’emploi, les lettres d’offre, les signatures électroniques et les listes de contrôle pour les nouvelles recrues, le tout au même endroit.
- Fonctionnalités d’intelligence artificielle (IA) : les outils RH les plus avancés intègrent désormais l’IA pour faciliter des tâches telles que la sélection des CV, les analyses prédictives de la rotation du personnel et les recommandations d’apprentissage personnalisées, afin de vous aider à prendre des décisions plus pertinentes et plus rapides.
- Gestion du temps : la gestion automatisée du temps peut améliorer les flux de travail, en particulier lorsque les employés y ont directement accès. De nombreux systèmes RH comprennent des calendriers par équipe et des alertes de présence pour contribuer à réduire les effets des absences.
- Gestion de l’inscription aux avantages : l’inscription en libre-service aux avantages permet aux employés de consulter, de sélectionner et de mettre à jour leurs garanties sans avoir à passer par les RH, ce qui réduit les échanges inutiles et garantit le respect des échéances liées aux avantages.
- Possibilités d’apprentissage : dans une étude menée par Quantum Workplace, les employés ont cité les possibilités d’évolution parmi les principales raisons de leur engagement. Envisagez une solution RH dotée d’un système de gestion de l’apprentissage (LMS) intégré ou d’un module de formation pour aider vos employés à développer leurs compétences au fil du temps.
- Analyse et rapports : les logiciels RH recueillent de nombreuses données sur les employés, mais vous ne devriez pas avoir à les exporter vers un autre système pour comprendre ce qu’elles signifient. Les meilleurs logiciels RH incluent des tableaux de bord de données et des fonctionnalités d’analyse intégrées.
Exigences spécifiques pour les différents types de logiciels RH
Bien que vous puissiez rechercher une solution de gestion des employés pour résoudre des problèmes dans l’un de ces domaines, les logiciels RH de base se répartissent généralement en quatre grandes catégories :
- Gestion des données RH (par exemple, systèmes d’information des ressources humaines, ou SIRH)
- Logiciels de paie, de finance et de comptabilité
- Logiciels de recrutement, d’embauche et d’intégration
- Logiciels de gestion de la performance des employés
Chaque type de logiciel a des exigences différentes. Mais quelles sont les exigences de chacun d’entre eux et que devez-vous rechercher lorsque vous choisissez votre solution logicielle RH de base ?
Exigences relatives aux logiciels de gestion des ressources humaines
Les logiciels de gestion des ressources humaines (HRMS) sont une suite d’applications qui gèrent divers processus RH, notamment le recrutement, les évaluations de performance, la mise à jour des informations sur les employés et de nombreuses autres tâches.
Les logiciels HRMS offrent des solutions très variées, allant des logiciels HRMS de base (également appelés logiciels HRIS) aux solutions très avancées et complexes.
Comme les logiciels HRMS sont très diversifiés, avant de pouvoir les évaluer, vous devez rédiger un RFP pour un logiciel RH qui définit les besoins de votre entreprise. Les fonctionnalités courantes des logiciels HRMS comprennent :
- Traitement de la paie
- Gestion des avantages sociaux des employés
- Outils de recrutement et d’embauche
- Outils d’intégration et de formation
- Un système de gestion de l’apprentissage (LMS)
- Stockage des données des employés
- Registres de présence ou feuilles de temps numériques
- Indicateurs et analyses RH
Commencez par examiner les priorités et les objectifs de votre entreprise. Dans quels domaines votre entreprise est-elle la plus efficace ? Et dans quels domaines a-t-elle du mal à être efficace ? Concentrez-vous sur les domaines dans lesquels vous avez besoin d’aide et créez une liste de contrôle des exigences pour recenser les fonctionnalités dont vous avez le plus besoin.
Examinez ensuite les exigences techniques de votre entreprise. Combien de dossiers d’employés devront être stockés ? Et combien d’utilisateurs votre logiciel RH devra-t-il prendre en charge ?
Si vous avez besoin que votre logiciel HRMS prenne en charge certaines langues ou vous aide à gérer des questions réglementaires particulières, cela doit figurer dans votre liste de contrôle des exigences ainsi que dans votre analyse de rentabilité.
Toutes les solutions logicielles HRMS n’incluent pas des fonctionnalités telles que la gestion de la paie ou l’administration des avantages sociaux dans leur offre de base. Si ces fonctionnalités sont nécessaires, ajoutez-les donc à votre liste.
Exigences relatives aux logiciels de paie et d’avantages sociaux
Les logiciels de paie et d’avantages sociaux des employés vous aident à suivre les coûts mensuels des avantages sociaux, à traiter la paie, à calculer et à déclarer les taxes sur les salaires, ainsi qu’à gérer les tâches financières connexes.
Avec ce type de logiciel, les questions suivantes vous aideront à déterminer les exigences de votre entreprise :
- Combien d’employés comptez-vous ?
- Avez-vous des employés saisonniers ou temporaires ?
- Proposez-vous des avantages sociaux ?
- Quel est le niveau d’expérience de votre gestionnaire de paie ?
- À quelles lois devez-vous vous conformer ?
- De quel type d’analyses avez-vous besoin ?
- Versez-vous des primes ou des commissions sur les ventes ?
Pour vous aider à comparer ces éléments auprès de plusieurs fournisseurs, je vous recommande de demander des propositions de services de paie à au moins vos trois premiers choix, afin de simplifier le processus.
Les entreprises recherchent généralement des logiciels de paie et d’avantages sociaux qui offrent les fonctionnalités suivantes :
- Intégration avec les bases de données RH existantes
- Assistance en matière de conformité fiscale
- Suivi des congés et des arrêts maladie
- Accès en libre-service des employés aux bulletins de paie et aux formulaires fiscaux
- Suivi automatique de l’admissibilité des employés aux avantages sociaux
Lors de la mise à l’échelle des systèmes de paie, il est essentiel de procéder à une analyse des risques et de définir précisément les exigences avant de choisir un fournisseur. Élaborez une grille d’évaluation solide afin de sélectionner le partenaire adapté à vos besoins.
Exigences des logiciels de recrutement
Les fonctionnalités des logiciels de recrutement comprennent souvent un système de suivi des candidatures (ATS), la gestion des relations avec les candidats et un logiciel d’entretien.
Les fonctionnalités communes à de nombreux sous-types de logiciels de recrutement comprennent la publication automatique des offres d’emploi sur les sites web et les réseaux sociaux, la possibilité d’accepter les CV en ligne, ainsi que des outils permettant d’écarter les candidats non qualifiés et de comparer les candidats qualifiés entre eux.
Selon Business News Daily, les entreprises devraient rechercher un logiciel de recrutement qui répond aux exigences suivantes :
- Peut publier des offres sur des sites d’emploi spécifiques
- Dispose d’une interface adaptée aux appareils mobiles
- Propose une tarification flexible
- Offre un processus de candidature rapide
- Garantit la conformité aux lois relatives au recrutement
Par ailleurs, si le prix constitue un facteur limitant pour votre investissement logiciel, les outils de recrutement les plus abordables sont généralement les systèmes de recrutement pour les petites entreprises.
Exigences des logiciels de gestion de la performance
Les logiciels de gestion de la performance aident les entreprises à mieux comprendre la performance de leurs employés. L’un des principaux avantages des outils de gestion de la performance est qu’ils permettent aux dirigeants de suivre et d’analyser les données relatives aux employés et d’évaluer chaque employé individuellement.
Pour ce type de logiciel, les principales exigences sont les suivantes :
- Facilité d’utilisation
- Possibilité de définir des objectifs
- Fonctionnalités de suivi des progrès
- Capacité à fournir des commentaires continus
- Rappels automatiques des échéances des évaluations de performance
- Communication simplifiée entre les employés et les managers
Bien entendu, vous voudrez également que votre logiciel de gestion de la performance soit flexible, adaptable et compatible avec vos autres systèmes. Le prix des systèmes de gestion de la performance est également déterminant, car vous aurez besoin d’une solution adaptée à votre budget. Il en va de même pour tous les logiciels RH que vous présélectionnez !
Nous allons maintenant examiner ces exigences et voir comment les évaluer.
Comment évaluer un logiciel RH
Comment évaluer la flexibilité et l’adaptabilité d’une solution RH ? Et que devez-vous prendre en compte pour déterminer le coût global d’une solution RH ? Examinons cela de plus près.
Compatibilité avec les systèmes RH existants
La mise en œuvre d’une solution de gestion des ressources humaines impliquera probablement son intégration à d’autres systèmes déjà en place, tels qu’un logiciel ERP, de gestion financière ou de gestion de la relation client. Cela vous permettra de partager les informations plus efficacement et d’obtenir une vision beaucoup plus complète des données analytiques de votre entreprise.
Un fournisseur doit être en mesure de vous indiquer si son logiciel est compatible avec les autres systèmes que vous utilisez et vous permettre de le tester avant de vous engager dans un achat. Vous devrez également confirmer que le fournisseur assurera une assistance et des mises à jour continues afin de garantir la compatibilité avec les systèmes que vous pourriez mettre en œuvre à l’avenir.
Flexibilité et adaptabilité
Les entreprises ne sont pas statiques, votre logiciel RH ne peut donc pas l’être non plus. Il doit évoluer (ou se réduire) en fonction de vos besoins. Lorsque vous recherchez une solution RH, réfléchissez aux fonctionnalités clés et à l’ampleur dont vous aurez probablement besoin à l’avenir. Si le logiciel propose les fonctionnalités supplémentaires que vous souhaitez, combien vous coûtera leur mise en œuvre le moment venu ?
La flexibilité est essentielle. Vos processus RH peuvent évoluer au fil du temps, et le système doit vous permettre de vous adapter sans nécessiter une refonte complète. Vous devez pouvoir personnaliser les flux de travail et les rapports afin de répondre à l’évolution de vos besoins.
Facteurs de coût à prendre en compte
Le coût d’un logiciel RH peut être calculé de différentes manières, et il est important de garder cela à l’esprit lors de vos recherches.
Pour de nombreux types de logiciels, les entreprises paient des frais mensuels par utilisateur ou par employé, en plus de frais mensuels de base. Certains systèmes peuvent également facturer des frais de mise en œuvre pour configurer leur logiciel en fonction des exigences de votre système. Comprendre les modèles tarifaires des SIRH peut vous aider à établir efficacement le budget de votre investissement dans les technologies RH.
Les solutions destinées aux grandes entreprises sont plus susceptibles de proposer un achat unique à prix fixe, souvent calculé en fonction de la taille de l’entreprise. Gardez également à l’esprit que l’augmentation de la capacité de stockage, la mise en œuvre de fonctionnalités supplémentaires et l’accès à une assistance personnalisée du fournisseur de logiciels entraîneront probablement des coûts additionnels.
Les petites entreprises peuvent constater qu’un logiciel gratuit ou libre est mieux adapté, mais celui-ci présentera certaines limites. Un logiciel RH libre vous donne uniquement accès au code du logiciel ; vous aurez donc besoin d’une personne possédant des connaissances en programmation pour le transformer en solution utilisable.
Certains fournisseurs peuvent proposer un logiciel RH gratuit ou peu coûteux, abordable pour commencer, mais qui n’inclut que des fonctionnalités très basiques. Avec ces offres, l’ajout de fonctionnalités supplémentaires vous coûtera davantage.
Pour approfondir les coûts des technologies RH, consultez notre article « Votre organisation est-elle prête pour les technologies RH ? »
Comment déployer un nouveau logiciel RH
Introduire un nouveau logiciel est difficile. En fait, un rapport de McKinsey a révélé que seulement 16 % des répondants estimaient que les transformations numériques de leur entreprise avaient été couronnées de succès. Mais un déploiement réussi apporte de grands bénéfices. Un logiciel RH peut accroître l’efficacité, réduire les coûts et améliorer la satisfaction ainsi que la fidélisation des employés. Pour bénéficier de ces avantages d’un logiciel de gestion du capital humain ou d’un logiciel RH, il est essentiel de disposer d’un plan solide.
Mettre en œuvre votre logiciel RH
Une fois votre logiciel RH choisi, il est temps de le mettre en œuvre. PeopleGoal recommande un cycle de mise en œuvre de six semaines.
Ce délai comprend la configuration du compte et les tests pilotes réalisés par votre service RH avant le déploiement du logiciel dans toute l’entreprise.
En suivant un processus bien planifié et en documentant chaque étape, vous pouvez réduire autant que possible les difficultés imprévues.
Une équipe pilote composée de membres issus de tous les niveaux de l’entreprise et présentant différents degrés de connaissances techniques vous aidera à résoudre les problèmes liés au déploiement.
Les différents types d’employés auront des exigences différentes vis-à-vis de votre logiciel RH et rencontreront des difficultés distinctes lors de son utilisation.
Prendre leurs retours en compte contribuera à la réussite de votre transformation numérique RH.
Présenter le logiciel RH à votre équipe
Une fois votre logiciel configuré et testé, et après avoir résolu les problèmes signalés par votre équipe pilote, il est temps de le présenter au reste de l’entreprise.
Dans ce processus, une bonne communication est essentielle pour créer une expérience positive pour les employés. Assurez-vous que vos employés sont informés des détails du lancement et savent où obtenir de l’aide lorsqu’ils utilisent votre nouvelle solution RH.
Votre équipe devrait être enthousiaste à propos des avantages offerts par votre nouveau logiciel RH. Les aidera-t-il à demander facilement des congés ? Ou contribuera-t-il à protéger leurs informations sensibles ? Veillera-t-il à ce qu’ils bénéficient régulièrement de séances de coaching planifiées, améliorant ainsi leur évolution professionnelle ?
Si vos employés sentent qu’ils ont quelque chose à y gagner, vous obtiendrez un meilleur engagement des employés et une meilleure adhésion de la part de l’entreprise dans son ensemble.
En particulier, il est important pour la satisfaction des employés qu’ils sachent que vous les écoutez.
Si un employé estime ne pas posséder les compétences nécessaires pour utiliser le nouveau logiciel, assurez-vous qu’il bénéficie de possibilités de formation adaptées à ses besoins.
Ou, si un employé a vécu une mauvaise expérience lors de précédents lancements de logiciels, écoutez ses préoccupations et répondez-y.
Chaque employé satisfait de votre solution RH influencera les autres, contribuant ainsi à la satisfaction générale des employés.
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